ANEXO 2 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO GUIA DE AUDITORIA AMBIENTAL FORMATOS GENERALES

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1 ANEXO 2 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO GUIA DE AUDITORIA AMBIENTAL FORMATOS GENERALES Formato 1: Orden de trabajo Formato 2: Notificación de inicio Formato 3: Solicitud de información Formato 4: Planificación Formato 5: Acta de inspección

2 OFICIO (Número y siglas unidad administrativa de control) Sección: (UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL) Asunto: Orden de trabajo para actividad de control imprevista (Ciudad, día mes año) Señor/a (Nombres y apellidos del Jefe de Equipo) (Cargo) (Entidad) Presente. En cumplimiento a los artículos 211 de la Constitución de la República del Ecuador y 36 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, dispongo a usted que con cargo a imprevistos del Plan Operativo de Control del año (año), de la (unidad de control), y en cumplimiento a la disposición desautoridad que dispone), contenida en el (memorando u oficio), en calidad de Jefe de Equipo, realice la (tipo y nombre de la acción de control ambiental) a cargo de (principal institución responsable) ubicada en el (cantón),(provincia), (nombre de otras instituciones responsables) e instituciones relacionadas,por el período comprendido entre el (fecha de inicio del período analizado) y el (fecha de finalización del período analizado). Los objetivos generales son: El equipo de trabajo estará conformado por: Operativo(s) (nombres y apellidos), Personal de Apoyo (nombres y apellidos) y como Supervisor(a) (nombres y apellidos), quien en forma periódica informará sobre el avance del trabajo. El tiempo estimado para la ejecución de esta acción de control es de (días) días laborables que incluye la elaboración del borrador del informe y la conferencia final. Atentamente, Dios, Patria y Libertad Por el Contralor General del Estado, (Nombres y apellidos del servidor(a) a cargo de la unidad administrativa de control o delegado provincial) (CARGO DEL SERVIDOR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL O DELEGADO PROVINCIAL) CC. (Nombres y apellidos de los integrantes del equipo de control) Anexos (Documentos que motivaron la acción de control) Formato 1

3 «c g n t r a l g r ìa GENERAL K L ESTADO OFICIO Sección: Asunto: (Número y siglas unidad administrativa de control) (UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL) Orden de trabajo para actividad de control planificada Anexo 2 (Ciudad, día mes año) Señor/a (Nombres y apellidos del jefe de equipo) (Cargo) (Entidad) Presente. En cumplimiento a los artículos 211 de la Constitución de la República del Ecuador y 36 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, dispongo a usted que con cargo al Plan Operativo de Control del año (año), de la (unidad de control), en calidad de Jefe de Equipo, realice (tipo y nombre de la acción de control ambiental) a cargo de (principal institución responsable) ubicada en el (cantón),(provincia), (nombre de otras instituciones responsables) e instituciones relacionadas,por el período comprendido entre el (fecha de inicio del período analizado) y el (fecha de finalización del período analizado). Los objetivos generales son: El equipo de trabajo estará conformado por: Operativo(s) (nombres y apellidos), Personal de Apoyo (nombres y apellidos) y como Supervisor(a) (nombres y apellidos), quien en forma periódica informará sobre el avance del trabajo. El tiempo estimado para la ejecución de esta acción de control es de (días) días laborables que incluye la elaboración del borrador del informe y la conferencia final. Atentamente, Dios, Patria y Libertad Por el Contralor General del Estado, (Nombres y apellidos del servidor(a) a cargo de la unidad administrativa de control o delegado provincial) (CARGO DEL SERVIDOR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL O DELEGADO PROVINCIAL) CC. (Nombres y apellidos de los integrantes del equipo de control) Formato 1

4 OFICIO (Número y siglas unidad administrativa de control) Sección: Asunto: (UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL) Notificación inicio de acción de control Ciudad, (Título académico o señor/a) (Nombres y apellidos) (Cargo de la máxima autoridad) (Nombre de la entidad) (Dirección comercial o domicilio) Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente) Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideración: De conformidad a lo dispuesto en el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 20 de su Reglamento notifico a usted que la (unidad administrativa de control) de la Contraloría General del Estado, iniciará la (tipo y nombre de la acción de control) a cargo de (principal institución responsable) ubicado en el (cantón), (provincia), (nombre de otras instituciones responsables) e instituciones relacionadas, por el período comprendido entre el (fecha de inicio del período analizado) y el (fecha de finalización del período analizado). Los objetivos generales de la acción de control son: Para esta acción de control el equipo estará conformado por: (nombres y apellidos) Supervisor(a), (nombres y apellidos) Jefe de Equipo, (nombres y apellidos) Operativo(s); (nombres y apellidos) Personal de Apoyo; por lo que se servirá disponer se preste la colaboración necesaria para la ejecución del trabajo indicado. Agradeceré enviar respuesta a la (unidad administrativa de control) de la Contraloría General del Estado, ubicada en (dirección de la unidad administrativa de control), señalando sus nombres y apellidos completos, dirección domiciliaria completa, nombre y dirección del lugar de trabajo, números de teléfonos de domicilio, trabajo y celular; cargo, período de gestión y copia legible de su cédula de ciudadanía. Atentamente, DIOS, PATRIA Y LIBERTAD Por el Contralor General del Estado, (Nombres y Apellidos del servidor(a) a cargo de la unidad administrativa de control o delegado provincial) (CARGO DEL SERVIDOR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL O DELEGADO PROVINCIAL) Formato 2

5 Oficio: (número y siglas de identificación) Sección: Asunto: (UNIDAD ADMINISTRATIVA) Solicitud de información (Título académico o señor/a) (Nombres y apellidos) (Cargo de la máxima autoridad) (Nombre de la entidad) (Dirección comercial o domicilio) Presente o Ciudad (cuando sea la misma ciudad del remitente) Ciudad y provincia (cuando sea fuera de la ciudad) De mi consideración: Como es de su conocimiento la (unidad administrativa de control) de la Contraloría General del Estado, se encuentra realizando la (tipo y nombre de la acción de control) a cargo de (principal institución responsable) ubicada en el (cantón), (provincia), (nombre de otras instituciones responsables) e instituciones relacionadas, por el período comprendido entre el (fecha de inicio del período analizado) y el (fecha de finalización del período analizado). Por lo indicado solicito se sirva remitir la siguiente información1: Dado el limitado tiempo asignado para la acción de control, solicito se sirva atender a la petición en los próximos diez días a partir de la recepción del presente, conforme lo establecen los artículos 76 y 88 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 7 de su Reglamento. Agradeceré enviar respuesta a la (unidad administrativa de control)de la Contraloría General del Estado, ubicada en (dirección de la unidad administrativa de control), o en la oficina asignada al equipo de Contraloría. Atentamente, (Nombres y Apellidos del servidor(a) jefe de equipo) (JEFE DE EQUIPO o SUPERVISOR) 1 La cantidad y tipo de información depende del alcance de la orden de trabajo y de la entidad a la que se dirige el pedido. Formato 3

6 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO (UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL) Planificación de la auditoría de aspectos ambientales (nombre de la acción de control), por el período comprendido entre el (fecha de inicio del período analizado) y el (fecha de finalización del período analizado). Antecedentes Descripción general de la entidad auditada y otras instituciones relacionadas, del sistema de control interno ambiental, del proceso, actividad o proyectos a ser auditados y su entorno. Referencia a la orden de trabajo. 1. Motivo de la auditoría La auditoría de aspectos ambientales (nombre de la acción de control), se realiza con cargo al Plan Operativo de Control del año (año del plan) de la (Unidad Administrativa de Control)de la Contraloría General del Estado y en cumplimiento a la orden de trabajo (Número de la orden de trabajo) de (fecha de la orden de trabajo). 2. Objetivos de la auditoría Generales - (Los establecidos en la orden de trabajo) Específicos - (Establecidos por el equipo de Contraloría, orientados al cumplimiento de los objetivos generales) 3. Alcance (Definición del período a ser analizado, extensión y delimitación del proceso, actividad o proyectos a ser auditados, instituciones y unidades relacionadas con el proceso. Descripción de los criterios de selección y determinación de la muestra). 4. Principales disposiciones legales Las actividades administrativas del (institución auditada e instituciones relacionadas), están reguladas por las siguientes disposiciones legales y reglamentarias: 5. Sistema de Archivo La información de la (institución auditada e instituciones relacionadas) relativa a (nombre de la acción de control) se encuentra en el archivo de la (nombre de la unidad responsable del manejo de la información), (descripción de la información). Formato 4-1

7 6. Evaluación de control interno La evaluación de control interno de la (nombre de la entidad), determinó el nivel de confianza (alto, medio o bajo) y el riesgo de control (alto, medio o bajo); de la revisión de la información se establecen las siguientes observaciones al proceso: 6.1. (Título del comentario) (Condición) (Criterio, norma de control interno) (Causa) (Efecto) 7. Áreas Críticas Las áreas críticas identificadas, que deberán ser consideradas en el transcurso de la revisión y análisis del proceso de la auditoría, son: 8. Recursos a utilizar 8.1. Recurso Humano El equipo de auditoría asignado para la ejecución del examen está conformado por: Supervisor: Jefe de Equipo Operativo: Personal de Apoyo 8.2. Materiales De acuerdo a las necesidades del equipo de auditoría, los requerimientos del material se solicitarán al servidor responsable Económicos En (nombre de la acción de control), cuando se requiera el traslado del equipo auditor para la ejecución de la auditoría, se solicitará al (Director de la Unidad Administrativa de Control o Delegado Provincial)que autorice la asignación de viáticos y movilizaciones que correspondan y disponga la realización del trámite respectivo. Formato 4-2

8 8.4. Programa de actividades RESPONSABLE Disitribución del trabajo y tiempo asignado ACTIVIDAD DIAS HOMBRE Supervisor (a) - Revisión de la planificación. - Supervisión de campo. - Revisión de la comunicación de resultados. - Revisión del borrador de informe. - Participación en la conferencia final. - Revisión delinforme para trámite. Total días laborables Jefe(a) de Equipo - Planificación. - Administración dela acción de control. - Relevamiento de información. - Análisis dela información de los procesos relacionados con la acción de control. - Comentarios, conclusiones y recomendaciones. - Elaboración de la comunicación de resultados. - Elaboración del borrador de informe. - Convocatoria a la conferencia final. - Inclusión de puntos de vista en informe. - Oficio resumen de responsabilidades y síntesis. Total de días laborables Operativo (a) - Colaboración en la elaboración de la planificación. - Entrega de oficios. - Notificaciones de inicio y convocatorias. - Análisis de la información de los procesos relacionados con la acción de control. - Elaboración de papeles de trabajo. - Comentarios, conclusiones y recomendaciones - Colaboración en la elaboración de la comunicación de resultados, informes y documentos finales. Total de días laborables Personal de apoyo - Análisis de la información técnica relacionada con el área de especialidad. - Elaboración de papeles de trabajo. - Comentarios, conclusiones y recomendaciones. - Colaboración en la elaboración de la comunicación de resultados e informes. Total de días laborables Personal de apoyo legal - Entregar la base legal para la ejecución de la acción de control. - Análisis y pronunciamiento legal de los requerimientos del equipo de Contraloría. - Revisión de aspectos legales de la comunicación de resultados provisionales y de los informes. - Colaboración en la elaboración del oficio resumen y síntesis del informe Total de días laborables ELABORADO POR: (Nombres y apellidos del Jefe(a) de Equipo) JEFE (A) DE EQUIPO REVISADO POR: (Nombres y apellidos del Supervisor (a)) SUPERVISOR (A) APROBADO POR: (Nombres y apellidos del servidor(a) a cargo de la unidad administrativa de control o delegado provincial) (CARGO DEL SERVIDOR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL O DELEGADO PROVINCIAL) Formato 4-3

9 8.5. Cronograma CRONOGRAMA GENERAL Institución: SUPERVISOR: JEFE DE EQUIPO: OPERATIVO: PERSONAL DE APOYO: DíAS LABORABLES: Orden de Trabajo: DíAS CALENDARIO: Mes No. Actividad Funcionario Responsable Días Asignados Días JEFE DE EQUIPO Formato 4-1

10 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO (UNIDAD ADMINISTRATIVA DE CONTROL O DELEGACIÓN PROVINCIAL) ACTA DE INSPECCIÓN AMBIENTAL A... UBICADA EN (CANTÓN Y PROVINCIA) En (nombre de la entidad),a los (fecha en letras), se suscribe el acta de la visitas técnicas - ambientales a (lugar de inspección); Descripción de las actividades realizadas: Observaciones: Para constancia de lo actuado, suscriben la presente acta: Nombres, apellidos y cargo Institución / Empresa Firma (Nombres, apellidos y cargo) (Nombre de la institución a la que pertenece el servidor) (Nombres, apellidos y cargo) (Nombres, apellidos y cargo) (Nombres, apellidos y cargo) (Nombre de la institución a la que pertenece el servidor) (Unidad administrativa de control) Equipo de Contraloría (Unidad administrativa de control) Equipo de Contraloría Formato 5