Gestión de relaciones de Microsoft Business Solutions Navision

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1 Gestión de relaciones de Microsoft Business Solutions Navision

2 RENUNCIA Este material sólo tiene fines informativos. Microsoft Business Solutions ApS no se responsabiliza de las garantías y condiciones relacionadas con el uso del material para otros fines. Microsoft Business Solutions ApS no incurrirá en responsabilidad alguna por daños especiales, directos, indirectos o emergentes, sea contractual o extracontractual o de cualquier clase, en relación con el uso o el rendimiento del material. Nada en este documento debe interpretarse como constitutivo de ningún tipo de garantía. AVISO DE COPYRIGHT Copyright 2003 Microsoft Business Solutions ApS, Dinamarca. MARCAS COMERCIALES Microsoft, Great Plains, bcentral y Microsoft Windows 2000 son marcas comerciales registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation o Great Plains Software, Inc. en los Estados Unidos y en otros países. Great Plains Software, Inc. y Microsoft Business Solutions ApS son subsidiarias cuya propiedad pertenece totalmente a Microsoft Corporation. Navision es una marca comercial registrada de Microsoft Business Solutions ApS en los Estados Unidos y en otros países. Los productos y las compañías reales mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o transmitida de ninguna forma, ni por ningún medio sin la previa autorización por escrito de Microsoft Business Solutions ApS. La información contenida en este documento está sujeta a cambios sin previo aviso. Lo derechos no concedidos expresamente son derechos reservados. Publicado por Microsoft Business Solutions ApS, Dinamarca. Publicado en Dinamarca Id. de documento: NA-370-ILT-029-v01.00-ESES

3 CONTENIDO Capítulo 1 Introducción Acerca del curso Gestión de relaciones Presentación del curso Capítulo 2 Introducción a Gestión de relaciones Definición de Gestión de relaciones Aplicación de gestión de relaciones Puntos de venta de Gestión de relaciones Capítulo 3 Configuración de la gestión de relaciones La ventana Config. gestión relaciones Interacciones registradas automáticamente Sincronización con clientes, proveedores y bancos Búsqueda de duplicados Archivo de correo electrónico Capítulo 4 Contactos Configuración de contactos Ficha de contacto Creación de empresas de contacto

4 CONTENIDO 4.4 Creación de personas de contacto Búsqueda de contactos Búsqueda de duplicados Sincronización de contactos con clientes, proveedores y bancos Exportación de contactos Estadísticas de contactos Informes de contactos Ejercicio Autoevaluación Capítulo 5 Gestión de interacciones y documentos Introducción Configuración de interacciones Utilización del asistente Crear interacción Llamadas telefónicas Correos electrónicos Interacciones registradas automáticamente Cancelación y eliminación de los movimientos del log de interacción Estadísticas de interacciones Ejercicios Capítulo 6 Campañas y segmentación Introducción a las campañas y segmentos

5 6.2 Configuración de campañas Creación de campañas Creación de segmentos Creación de interacciones para segmentos Creación de segmentos reutilizando segmentos registrados Creación de segmentos reutilizando criterios de segmentos guardados Tarifas de campaña estadísticas de campañas Ejercicios Capítulo 7 Gestión de tareas Introducción a la gestión de tareas Configuración de equipos y actividades Creación de tareas Asignación de actividades Creación de tareas periódicas Modificación de tareas Envío de correo electrónico con invitaciones a reuniones Cierre, cancelación y eliminación de tareas Visualización de información estadística acerca de las tareas Ejercicios

6 CONTENIDO Capítulo 8 Integración con Outlook Introducción a la integración con Outlook Configuración de la integración con Outlook Integración de contactos Integración de tareas Sincronización de datos Resolución de problemas y control de errores Ejercicios Capítulo 9 Gestión de oportunidades Introducción a la Gestión de oportunidades Configuración de oportunidades Creación de oportunidades Actualización de oportunidades Creación de tareas para oportunidades Creación de ofertas y pedidos de venta para las oportunidades Cierre y eliminación de oportunidades Estadísticas Ejercicios Capítulo 10 Perfiles y clasificación Introducción a los perfiles y la clasificación

7 10.2 Cuestionarios de perfiles Clasificación de contactos Introducción de perfiles de contacto Creación de segmentos utilizando información de perfil Actualización de cuestionarios de perfiles Prueba e impresión de cuestionarios Ejercicios Capítulo 11 Anexo y saludo multilenguaje Introducción Configuración de fórmulas de saludos Asignación de un código de saludo al contacto Creación de una interacción utilizando un código de saludo Creación de una interacción utilizando un segmento incluido en el registro del segmento Ejercicios Soluciones Capítulo 12 Ofertas a contactos Introducción Configuración de plantillas de cliente Creación de una oferta de venta desde la ventana Lista oportunidad Creación de una oferta de venta desde la ventana Oferta venta 12-8

8 CONTENIDO 12.5 Creación de un pedido de venta desde la ventana Oferta venta Ejercicios Soluciones Capítulo 13 Registro de documentos Introducción Cómo guardar una oferta de venta Restauración de una oferta de venta Cómo registrar y guardar una versión de un pedido de venta Restauración de un pedido de venta Ejercicios Soluciones Apéndice A. Calendario del curso... 1 Apéndice B. Lista de terminología... 3 Apéndice C. Proyecto del curso... 9

9 Introducción 1-7 PREFACIO Navision es una solución de gestión empresarial cooperativa para las medianas empresas. Se trata de un producto integrado que incluye funcionalidad para ofrece la gestión de relaciones, financiera, distribución y fabricación. Este curso está pensado para alumnos que tienen un conocimiento básico de Navision (equivalente al contenido del curso Navision Essentials) y está destinado para las personas que trabajan en los Microsoft Certified Business Solutions Partners que desean demostrar, proporcionar ayuda y configurar el módulo Gestión relaciones.

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11 Capítulo 1 Introducción Este capítulo describe en líneas generales la estructura del curso Gestión de relaciones. Este capítulo contiene las siguientes secciones: Acerca del curso Gestión de relaciones Presentación del curso

12 1-2 Gestión de relaciones de Microsoft Business Solutions Navision 1.1 ACERCA DEL CURSO GESTIÓN DE RELACIONES El curso Gestión de relaciones Navision es un curso de formación dirigido por un instructor. Proporciona información pormenorizada sobre los gránulos que conforman el área de aplicación Gestión de relaciones. El curso proporciona el material necesario para ampliar los cursos de Microsoft Business Solutions Navision Organización del curso El curso se compone de los siguientes capítulos: Gestión de relaciones Configuración de la gestión de relaciones Contactos Gestión de interacciones y documentos Campañas y segmentación Gestión de tareas Integración con Outlook Gestión de oportunidades Perfiles y clasificación Anexo y saludo multilenguaje Ofertas a contactos Registro de documentos Los capítulos contienen texto docente, en el que se presenta un área del sistema, ofrecen ejemplos del funcionamiento del área en cuestión e incorporan ejercicios de práctica. Además de los capítulos del curso, existen unos apéndices que le ofrecen información adicional.

13 Introducción 1-3 Apéndice A: Calendario del curso Apéndice B: Lista de terminología Apéndice C: Proyecto del curso Público Este curso está dirigido a los miembros de los Microsoft Certified Business Solutions Partners encargados de realizar demostraciones de Gestión de relaciones y de su configuración, así como a los individuos que quieren formarse en el apoyo a la Gestión de relaciones. Requisitos previos Los participantes deben poseer conocimientos básicos de Navision (nivel equivalente al curso Microsoft Business Solutions Navision Essentials), así como conocimientos de Microsoft Word, Microsoft Outlook y Microsoft Internet Explorer a nivel de usuario. Objetivos del curso Este curso está diseñado para que los alumnos adquieran los conocimientos necesarios sobre el producto para realizar demostraciones y configurar la Gestión de relaciones, así como obtener el nivel necesario para ofrecer apoyo a la Gestión de relaciones.

14 1-4 Gestión de relaciones de Microsoft Business Solutions Navision 1.2 PRESENTACIÓN DEL CURSO Antes de comenzar el curso, debe instalar Microsoft Business Solutions Navision en su equipo. En el capítulo 2, Gestión de relaciones, se describe el concepto de la gestión de relaciones y se ofrece una panorámica general del tema. También se describen los pasos que deben seguirse para implementar un sistema de gestión de relaciones, así como las ventajas que ofrece una solución integrada: ERP (Planificación de recursos empresariales) y gestión de relaciones. Asimismo, proporciona información general acerca de la Gestión de relaciones y la estructura completa del área de la aplicación Gestión de relaciones. En el capítulo 3, Configuración de la gestión de relaciones, se describen todos los pasos necesarios para configurar la gestión de relaciones. Aprenderá acerca de: la ventana Config. gestión relaciones interacciones registradas automáticamente sincronización con los clientes, proveedores y bancos búsqueda de duplicados registrar el correo electrónico. En el capítulo 4, Contactos, se describe cómo puede el sistema ayudarle a gestionar los contactos. En este capítulo, aprenderá a: configurar contactos crear empresas de contacto crear personas de contacto buscar contactos buscar duplicados sincronizar contactos con clientes, proveedores y bancos exportar contactos

15 Introducción 1-5 ver estadísticas de los contactos ver informes de los contactos. En el capítulo 5, Gestión de interacciones y documentos, se describe cómo puede utilizar el sistema para registrar las interacciones (es decir, todas las comunicaciones entre su empresa y los contactos) y cómo puede realizar un seguimiento de los documentos. Aprenderá a: configurar interacciones crear plantillas de interacciones asignar anexos a plantillas de interacciones crear documentos de Microsoft Word copiar, importar y exportar anexos crear interacciones registradas automáticamente integrar sus correos electrónicos con MS Outlook utilizar el registro de interacciones ver las estadísticas de las interacciones. En el capítulo 6, Campañas y segmentación, se describe cómo puede utilizar el sistema para crear campañas para diversos cometidos y configurar segmentos de los contactos. Aprenderá a: configurar y crear campañas crear segmentos crear interacciones para segmentos crear segmentos reutilizando los segmentos registrados crear segmentos reutilizando los criterios de los segmentos guardados crear descuentos y precios de las campañas ver estadísticas de las campañas.

16 1-6 Gestión de relaciones de Microsoft Business Solutions Navision En el capítulo 7, Gestión de tareas, se describe cómo se pueden emplear las herramientas del sistema para gestionar las tareas. Aprenderá a: configurar equipos y actividades crear y modificar las tareas pendientes asignar actividades crear las tareas pendientes repetitivas cerrar, cancelar y eliminar las tareas pendientes ver información estadística acerca de las tareas pendientes. En el capítulo 8, Integración con Outlook, se explica cómo configurar y utilizar la programación de las reuniones, el calendario y las tares integradas de MS Outlook. Aprenderá a: integrar reuniones y citas en Outlook con tareas en Navision integrar tareas en Outlook con tareas en Navision transferir contactos de Outlook a Navision y viceversa sincronizar datos en Outlook y Navision. En el capítulo 9, Gestión de oportunidades, se describe cómo se pueden utilizar las oportunidades para efectuar un seguimiento de las posibles ventas. Aprenderá a: configurar y crear oportunidades actualizar oportunidades crear tareas pendientes para las oportunidades crear ofertas y pedidos para las oportunidades cerrar y eliminar oportunidades ver estadísticas. En el capítulo 10, Perfil y clasificaciones, se describe cómo puede el sistema ayudarle a crear perfiles de los contactos. Aprenderá a:

17 Introducción 1-7 configurar cuestionarios de perfiles introducir perfiles de contactos crear segmentos utilizando la información de los perfiles actualizar los cuestionarios de los perfiles probar e imprimir los cuestionarios. En el capítulo 11, la funcionalidad Anexo y saludo multilenguaje se indican los pasos necesarios para configurar saludos y anexos. Aprenderá acerca de: crear fórmulas de saludo asignar un código de saludo al contacto crear una interacción utilizando un código de saludo crear una interacción utilizando un segmento incluido en el registro del segmento. En el capítulo 12, la funcionalidad de Ofertas a contactos le ayuda a configurar una plantilla de cliente y utilizarla en las ofertas a contactos. Aprenderá acerca de: configurar plantillas de cliente crear una oferta de venta desde la ventana Lista oportunidad crear una oferta de venta desde la ventana Oferta venta crear un pedido de venta desde la ventana Oferta venta. En el capítulo 13, Registro de documentos se explica cómo aplicar esta funcionalidad. Aprenderá acerca de: guardar una oferta de venta restaurar una oferta de venta o un pedido de venta registrar y guardar una versión de un pedido de venta restaurar un pedido de venta.

18 1-8 Gestión de relaciones de Microsoft Business Solutions Navision Duración del curso Se recomienda que el curso se imparta durante un periodo de tres días. El Apéndice A contiene una propuesta de programación. Fechas Las fechas que aparecen en las capturas de pantalla están en formato europeo. Si utiliza un formato de fecha distinto, por ejemplo el americano, existirán algunas diferencias entre las soluciones del material de formación y sus soluciones. La fecha de trabajo es 25/01/01 (25 de enero de 2001). Es importante utilizar esta fecha en las actividades. Datos de demostración Todos los ejercicios están basados en una empresa ficticia, CRONUS España S.A. Información sobre licencias Para ejecutar los ejemplos y ejercicios de este curso, necesita una licencia de formación. Información adicional Puede obtener más información acerca de Microsoft Business Solutions Navision en los cursos Navision Essentials y Gestión financiera.

19 Capítulo 2 Introducción a Gestión de relaciones En este capítulo se describe el concepto de gestión de relaciones y el producto. Este capítulo contiene las siguientes secciones: Definición de Gestión de relaciones Aplicación de gestión de relaciones Puntos de venta de Gestión de relaciones

20 2-2 Gestión de relaciones de Microsoft Business Solutions Navision 2.1 DEFINICIÓN DE GESTIÓN DE RELACIONES Para Navision, gestión de relaciones es algo más que un grupo de productos, es un método diseñado para gestionar todos sus contactos y las interacciones con ellos y una estrategia empresarial para identificar, atraer y mantener a los clientes, esto ayuda a las empresas a optimizar la rentabilidad y aumentar la satisfacción de los clientes. Sin embargo, el simple hecho de implementar una solución de software de gestión de relaciones (RM, relationship management) para un cliente no implica que el cliente en cuestión disponga de una estrategia de RM. El establecimiento de una estrategia es, en realidad, el primer paso para implementar la gestión de relaciones con clientes. Las empresas deberían empezar con la implementación de una estrategia de RM antes de implementar un sistema que admita dicha estrategia. El objetivo de su cliente consiste en establecer una relación duradera con los clientes. Los sistemas de RM sólo ayudarán a crear y mantener estas relaciones. De esto se desprende que sus clientes deben, ante todo, decidir si basan su política empresarial en torno a los clientes y, a partir de ahí, determinar la estrategia para lograr este objetivo. Si la estrategia de RM no es la adecuada, es más que probable que la implementación del producto de RM sea un fracaso. Las implementaciones de RM bien diseñadas integran los procesos empresariales con los sistemas TI (tecnologías de la información). Ventajas de una solución integrada CRM sirve de complemento a ERP (Planificación de recursos empresariales) y hasta que no se integra en un sistema ERP no es posible disponer de una visión completa de la relación con los clientes. Por ejemplo: Los empleados del departamento de marketing deben saber qué clientes han comprado productos en el pasado antes de atraer el interés de los clientes en nuevos productos u oportunidades de ventas cruzadas. Esta información puede estar disponible en el historial de pedidos del sistema ERP. Los empleados del departamento de ventas deben saber si los productos están disponibles antes de aceptar nuevos pedidos para garantizar que los productos puedan entregarse de acuerdo con las necesidades de los clientes. Esta información puede estar disponible en una ficha de productos de uno de los módulos de gestión de

21 Introducción a Gestión de relaciones 2-3 inventarios. Los directores de fabricación necesitan tener una panorámica completa de los proveedores y cuándo determinados proveedores entregarán el material utilizado en la fabricación. El departamento financiero de la empresa necesita tener información actualizada y accesible de los bancos con los que trabaja la empresa. Los empleados del servicio técnico deben saber si un cliente ha pagado las cuotas del contrato de servicio técnico antes de responder a una llamada de asistencia. Estos datos pueden estar disponibles en la información de facturación o albaranes de caja que se guardan en un módulo de cobro de cuentas. Las empresas asociadas deben tener acceso a los datos ERP relacionados con los clientes, del mismo modo que los clientes electrónicos que efectúan pedidos en línea deben saber si los artículos que desean adquirir se encuentran en stock y sus precios están actualizados. Esta información puede estar disponible en un módulo de control de inventarios. En todos los ejemplos anteriores, grupos de personas distintos de una misma empresa deben tener acceso a cierta información que está almacenada en diferentes ubicaciones. Si se utiliza una solución integrada, toda la empresa puede compartir y tener acceso a distintos almacenes de información de datos para que cualquier empleado disponga de toda la información necesaria acerca de los clientes.

22 2-4 Gestión de relaciones de Microsoft Business Solutions Navision 2.2 APLICACIÓN DE GESTIÓN DE RELACIONES En esta sección se analiza la Gestión de relaciones con productos. En este capítulo se describen de forma general la filosofía de la Gestión de relaciones y su estructura. Información general acerca de la Gestión de relaciones Comunicación es la palabra clave para entender la Gestión de relaciones. Nuestra intención es que las empresas que utilizan la Gestión de relaciones pueden adaptar las comunicaciones de acuerdo con las necesidades de diferentes clientes (tanto existentes como potenciales), proveedores, socios comerciales, etc. Pensamos que esto es necesario para el éxito futuro de las empresas. Esto también significa que la Gestión de relaciones es una herramienta que ayuda a las empresas a comunicarse con sus clientes basándose en las interacciones previas. Esta herramienta también facilita el seguimiento que las empresas pueden hacer de todos los documentos que se envían a los clientes. Esto permite a las empresas utilizar la Gestión de relaciones para comunicarse con sus clientes de forma más personalizada y, en consecuencia, realizar una política de marketing individualizada. Estructura de la Gestión de relaciones En esta sección se describen las funciones y los módulos incluidos en la Gestión de relaciones. En la siguiente tabla se representa la hoja de datos de la Gestión de relaciones: en la columna Características clave aparecen las características principales de la Gestión de relaciones así como los seis módulos que la componen. La Gestión de relaciones no puede venderse sin el módulo Gestión de contactos, puesto que es el módulo básico.

23 Introducción a Gestión de relaciones 2-5 Funciones clave Descripción Gestión de contactos Mantener el control de los contactos La comprobación de duplicados le advierte automáticamente si introduce información de un contacto que ya existe Clasificar por categorías sus contactos basándose en los criterios de perfiles que desee Personalizar la forma de gestionar los contactos Gestión de tareas Organizar las tareas de marketing y ventas Crear listas de tareas Asignar tareas a otros usuarios o equipos de usuarios registrados en el sistema Crear una actividad compuesta de varias tareas Crear tareas internas sin un contacto Clasificación de contactos Clasificar sus contactos en distintas categorías y personalizar sus mensajes de marketing para adaptarlos a las necesidades individuales del cliente. Agrupar sus contactos automáticamente en diferentes clases basándose en criterios especificados, por ejemplo, agrupar los contactos por sus ingresos. Clasificar los contactos basándose en la importancia de dos preguntas para identificar el valor de una tercera pregunta

24 2-6 Gestión de relaciones de Microsoft Business Solutions Navision Gestión de campañas Organizar campañas basándose en los segmentos creados Segmentar sus contactos basándose en criterios específicos, como ventas, perfiles de contactos e interacciones Reutilizar los segmentos existentes, para especificar si estos segmentos deben actualizarse cada vez que se introduzca información nueva en el contacto o congelar el grupo para realizar un seguimiento de actividades, como un mailing directo Utilizar plantillas de multilenguaje para dirigirse a contactos en diferentes idiomas Combinar correspondencia del segmento con un documento de Microsoft Word Gestión de Registrar las interacciones con sus contactos, como, documentos y log por ejemplo, una llamada de teléfono, una reunión o de interacción una carta. Si una interacción incluye un documento, puede guardarlo con el contacto pertinente y realizar un seguimiento del documento en cuestión Registrar interacciones realizadas en otras áreas de la aplicación, incluido el envío de documentos a los contactos Llamar a un contacto simplemente haciendo clic en un botón de la ficha de contacto y utilizando dispositivos de comunicaciones compatibles con TAPI (Telephony Application Programming Interface) Gestión de oportunidades Realizar el seguimiento de las oportunidades de venta Dividir el proceso de ventas en etapas Mantener el control de las oportunidades en el canal de ventas

25 Introducción a Gestión de relaciones 2-7 Búsqueda de contactos Buscar toda la información relacionada con un contacto, como una oportunidad, una dirección o un comentario Si escribe mal el nombre del contacto aún puede recuperar información ya que utiliza la funcionalidad de lógica difusa Archivo para MS Exchange Server Registrar toda la correspondencia del correo electrónico: de entrada y salida Registrar los correos electrónicos enviados a través de Navision o Microsoft Outlook Solución basada en servidor para mantener sus mensajes de correo electrónico en su entorno natural Integración con el Sincronizar sus contactos y tareas en Navision con cliente Outlook reuniones, tareas y contactos en Microsoft Outlook Crear, actualizar, cancelar y eliminar elementos en un sistema y actualizar automáticamente el otro sistema. Obtener acceso a información de contactos cuando trabaja desconectado Actualizar su información mediante un proceso cuando vuelve a trabajar conectado Requisitos del sistema Microsoft Exchange Server (como mínimo versión 5.5 con Service Pack 4) para Logging for Microsoft Exchange. Navision es compatible con la tecnología gráfica de 32 bits y el entorno multitarea cliente/servidor genuino. Se admiten los siguientes sistemas operativos: Cliente de 32 bits: Windows XP, Windows 2000, Windows NT y Windows 98 Servidor: Navision Database Server: Windows 2000, Windows NT, IBM AIX Microsoft SQL Server Option para Navision: cualquier sistema operativo compatible con MS SQL Server 2000.

26 2-8 Gestión de relaciones de Microsoft Business Solutions Navision 2.3 PUNTOS DE VENTA DE GESTIÓN DE RELACIONES Esta sección describe de forma general los puntos de venta de la Gestión de relaciones. No es una explicación detallada acerca de los puntos de venta, sólo pretende ofrecerle una introducción Encontrará información detallada acerca de los puntos de venta, consulte la hoja Selling Against Sheet for Relationship Management que puede obtener en las oficinas locales de Microsoft Business Solutions. Integración de la solución ERP Una empresa sólo debe tener conocimientos de una plataforma de software. El área de aplicación del producto está integrada completamente en Navision Solutions. Se trata de una aplicación front-office que dispone del apoyo de información back-office. Adaptación cómoda a su metodología de trabajo La aplicación puede personalizarse para ajustarse a unas determinadas necesidades. Esto ofrece ventajas muy competitivas. Fácil de utilizar Los nuevos asistentes, integrados dentro de la Gestión de relaciones, ayudan a los usuarios a trabajar con el producto. El aprendizaje del funcionamiento del producto es fácil y rápido. Toda la información que necesita en una sola ubicación La información del cliente puede accederse mientras se está hablando por teléfono con el cliente. La comunicación se adapta para cada cliente de forma individual y, en consecuencia, la lealtad del cliente se afianzará.

27 Capítulo 3 Configuración de la gestión de relaciones En este capítulo, se tratan los siguientes temas: La ventana Config. gestión relaciones Interacciones registradas automáticamente Sincronización con clientes, proveedores y bancos Búsqueda de duplicados Registro diario de correo electrónico

28 3-2 Gestión de relaciones de Microsoft Business Solutions Navision 3.1 LA VENTANA CONFIG. GESTIÓN RELACIONES En la ventana Config. gestión relaciones puede decidir cómo desea que el sistema gestione determinados aspectos de los contactos, como los valores predeterminados y la numeración. Para abrir la ventana Config. gestión relaciones, haga clic en Gestión relaciones, Configuración, Config. gestión relaciones. La ventana Config. gestión relaciones tiene ocho pestañas: General Herencia Valores predeterminados Interacciones Sincronización Numeración Duplicados Archivo . Pestaña General Almacenamiento de anexos En Navision puede almacenar todos los documentos que envíe a sus contactos, así como los documentos que reciba de ellos como, por ejemplo, cartas, listas de precios, información sobre productos, etc. Estos documentos pueden asignarse como anexos a las plantillas de interacción y puede utilizarlos para crear interacciones como, por ejemplo, enviar una carta a un contacto. (Consulte el capítulo 5 Gestión de interacciones y documentos. ) Puede anexar cualquier tipo de documento a las interacciones y a las plantillas de interacción como, por ejemplo, documentos de Microsoft Word, archivos de Microsoft Excel, presentaciones de Microsoft PowerPoint, archivos de texto, etc. Antes de trabajar con los anexos, debe especificar la ubicación en que se almacenarán. Esta información se

29 Configuración de la gestión de relaciones 3-3 especifica en la pestaña General de la ventana Config. gestión relaciones. En el campo Tipo almacenamiento anexo, puede decidir dónde desea que el sistema guarde los anexos: en Navision (opción Intercalado) o en un archivo en disco. Para facilitar el acceso a los anexos, es aconsejable almacenarlos en Navision. Si decide almacenarlos en un archivo en disco, asegúrese de que todos los usuarios del área de la aplicación Gestión de relaciones tengan acceso al archivo. Si ha seleccionado la opción Archivo disco como el almacenamiento para los anexos, en el campo Ruta almacenamiento anexo puede especificar la unidad y la ruta donde desea almacenar los anexos. Búsqueda modo índice El índice de búsqueda de contactos se puede establecer de forma manual o automática. En el campo Búsqueda modo índice, seleccione la opción que necesite: Auto o Manual. Si selecciona Auto, cada vez que agregue o modifique cualquier información, por ejemplo, si cambia la descripción de una interacción o la dirección de un contacto, el sistema procesará automáticamente esta información para futuras operaciones de búsqueda. Si selecciona Manual, tendrá que ejecutar el proceso Generar índice búsqueda para que el sistema procese la información nueva o cambiada para futuras operaciones de búsqueda.

30 3-4 Gestión de relaciones de Microsoft Business Solutions Navision Herencia Parte de la información de las empresas de contacto es la misma que la de las personas de contacto que trabajan en estas empresas, como la información de la dirección (por ejemplo, los campos Dirección, Dirección 2 y C. P.). El sistema puede copiar automáticamente estos campos desde la ficha de la empresa de contacto a la ficha de la persona de contacto cada vez que cree una persona de contacto para una empresa de contacto registrada. Este proceso evita tener que introducir dos veces la misma información, una vez en la ficha de la empresa de contacto y la otra en la ficha de la persona de contacto. El sistema puede copiar la siguiente información: El código del vendedor El código de territorio El código de país El código de idioma Los detalles de la dirección, como la dirección, la dirección 2, la población, el código postal y la provincia Los detalles de comunicación, como el número de fax, el número de télex de respuesta y el número de teléfono Esta información puede especificarse en la pestaña Herencia de la ventana Config. gestión relaciones.

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