MANUAL DE USUARIO MODULO DE PRESUPUESTOS

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1 MANUAL DE USUARIO MODULO DE PRESUPUESTOS Global Business Solutions Derechos Reservados

2 CONTENIDO Pág. 1. COMO INGRESAR A PRESUPUESTOS 3 2. ELEMENTOS DE LA INTERFAZ DEL SISTEMA MENÚ TABLAS Tipos de Documentos Fuentes Grupos Presupuestales de Ingresos Grupos Presupuestales de Gastos 8 4. MENÚ MAESTROS Plan de Rubros Presupuestales de INGRESOS Plan de Rubros Presupuestales de GASTOS MENÚ MIS DOCUMENTOS GRABAR/ACTUALIZAR/CONTABILIZAR INGRESOS: Presupuesto Inicial (Anual Aprobado) INGRESOS: Adiciones INGRESOS: Traslados INGRESOS: Notas de Ingreso Real GASTOS: Presupuesto Inicial (Anual Aprobado) GASTOS: Adiciones y Traslados GASTOS (1 de 4): CDP Compromisos Alt+F GASTOS (2 de 4): RP Registro Presupuestal Alt+F GASTOS (3 de 4): OBG Obligaciones - Causación Alt+F GASTOS (4 de 4): OBP Obligaciones - Pagos Alt+F MENÚ INFORMES F20A F20B 26 2

3 1. COMO INGRESAR A PRESUPUESTOS Cómo crear el Acceso Directo a Presupuestos? Vamos al Mi PC, clic en el disco C o D:\ Archivos de Programa\GBS\Express, buscar el ejecutable PP_Presupuesto y dar clic derecho, enviar a Escritorio (Crear Acceso Directo) y así queda creado como Acceso Directo, luego damos doble clic al mismo y Bienvenidos al Modulo de Presupuestos GBS Al ingresar al sistema inicialmente muestra el formulario para el inicio de sesión: 1. El sistema automáticamente muestra el formulario para seleccionar empresa y el periodo de trabajo actual. 2. Muestra la fecha del sistema, la cual podemos modificar para que quede la fecha en la que queremos trabajar. 3. Damos Clic al botón Inicio 3

4 Para iniciar debo escoger un Nombre de Usuario y digitar la Contraseña correspondiente, utilice como nombre de usuario GERENTE y como contraseña GERENTE (nótese que se escribe en mayúsculas tanto el nombre como la contraseña), para cambiar su contraseña o definir usuarios favor consultar con su ADMINISTRADOR DEL SISTEMA o la ayuda en línea del módulo El Administrador del Sistema de GBS Express 4

5 2. ELEMENTOS DE LA INTERFAZ DEL SISTEMA. Barra de Datos de la Empresa Área de Trabajo Formulario de Entrada de Datos Barra de Comandos Barra de Estado Interfaz del Sistema Barra de menú: Aquí se encuentran todas las opciones para manejar las diferentes tablas, procesos e informes del sistema. Barra de Datos de la Empresa: Muestra de manera constante mes, año y periodo; nombre de la empresa y fecha del sistema. Escritorio: área donde se desplegarán los formularios e informes. Formularios de entrada de datos: Un formulario es el medio por el cual se ingresarán todos los datos necesarios para trabajar las diferentes opciones del sistema. Barra de comandos: se encuentran en la parte inferior de los formularios de entrada de datos o en la parte superior del editor de informes, contienen las diferentes opciones para trabajar con los datos del sistema. Los botones de comando más usados son: Ir al primer registro del formulario Ir al registro anterior del formulario. Ir al siguiente registro del formulario. Ir al último registro del formulario. 5

6 Realizar búsquedas o consultas de acuerdo a los campos del formulario. Modificar un registro existente. Grabar un registro nuevo o las modificaciones hechas a un registro existente. Agregar un nuevo registro. Eliminar un registro. Eliminar toralmente un comprobante en el Pendientes de Contabilidad. Imprimir un informe con formato personalizado. Sistema. Imprimir informe con formato predeterminado del Salir del formulario. Barra de estado: Muestra información relativa a los procedimientos en ejecución o los formularios mostrados en pantalla. 3. MENÚ TABLAS 3.1 Tipos de Documentos Fuentes En el menú tablas parametrizar los Tipos de Documentos Fuentes. Que para el Modulo de Presupuestos será dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco) y llenar los siguientes datos: Ej. 6

7 Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Tipo: CDP, Prefijo: CDP, Nombre: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Consecutivo: CDP00000, y dar clic en la opción Presupuestos Ing. y Gastos y dar clic en el Botón Guardar (Disquete). Registro Presupuestal (RP) Tipo: RPG, Prefijo: RPG, Nombre: Registro Presupuestal, Consecutivo: RPG00000, y dar clic en la opción Presupuestos Ing. y Gastos y dar clic en el Botón Guardar (Disquete). Obligación Presupuestal (OBG) Tipo: OBG, Prefijo: OBG, Nombre: Obligación Presupuestal, Consecutivo: OBG00000, y dar clic en la opción Presupuestos Ing. y Gastos y dar clic en el Botón Guardar (Disquete). Pago Presupuestal (OBP) Tipo: OBP, Prefijo: OBP, Nombre: Pago Presupuestal, Consecutivo: OBP00000, y dar clic en la opción Presupuestos Ing. Y Gastos y dar clic en el Botón Guardar (Disquete). 3.2 Grupos Presupuestales de Ingresos Ingresos no Tributarios Transferencias Recursos de Capital Dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco) y llenar los datos: Ej. Código: INGNO-NIR (Notas de Ingreso Real) 7

8 Nombre: INGRESOS NO TRIBUTARIOS APROBADOS Y al terminar dar clic en el Botón Guardar (Disquete). Manual del Usuario, y de Operación del Sistema Estos son los Grupos de Ingresos INGNO-NIR: Ingresos no Tributarios Aprobados INTRA-NIR: Transferencias y Aportes Aprobados INREC-NIR: Recursos de Capital Aprobados 3.3 Grupos Presupuestales de Gastos Gastos Generales (Servicios) Gastos de Personal Transferencias Inversiones Dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco) y llenar los datos: Ej. Código: GASGE-CDPS (CAMBIA GASGE-RPS, GAGE-OBLI, GASGE-PAGO) Nombre: GASTOS GENERALES Y al terminar dar clic en el Botón Guardar (Disquete). Estos son los Grupos de Gastos GASGE-CDPS: Gastos Generales GASGE-OBLI: Gastos Generales GASPE-CDPS: Gastos de Personal GASPE-OBLI: Gastos de Personal 8

9 GASGE-PAGO: Gastos Generales GASGE-RPES: Gastos Generales TRANS-CDPS: Transferencias TRANS-OBLI: Transferencias TRANS-PAGO: Transferencias TRANS-RPES: Transferencias GASPE-PAGO: Gastos de Personal GASPE-RPES: Gastos de Personal INVER-CDPS: Inversiones INVER-OBLI: Inversiones INVER-PAGO: Inversiones INVER-RPES: Inversiones 4. MENÚ MAESTROS Digitación de los Rubros Presupuestales donde asignamos a cada rubro el código del grupo al que pertenece y la contrapartida que el programa debe utilizar cuando yo utilice dicho rubro (Esto es tanto para Gastos como para Ingresos) 4.1 Plan de Rubros Presupuestales de INGRESOS Digitación de los Rubros Presupuestales de Ingresos cuya estructura es: Código Nombre Grupo Pres. Contrapartida Pres. 02. Presupuesto de Ingresos Otras Multas y Sanciones Otras Multas y Sanciones INGNO-NIR

10 4.2 Plan de Rubros Presupuestales de GASTOS Digitación de los Rubros Presupuestales de Gastos cuya estructura es: Código Nombre Grupo Pres. Contrapartida Pres. 03. Presupuesto de Gastos Gastos de Personal Prima Técnica GASPE-CDPS

11 5. MENÚ MIS DOCUMENTOS 5.1 GRABAR/ACTUALIZAR/CONTABILIZAR Digitación de los procesos presupuestales INGRESOS: Presupuesto Inicial (Anual Aprobado) 11

12 Dar clic el Botón agregar (Hoja en Blanco), escoger tipo de documento INI y dar clic en Agregar. Digitar fecha de Emisión Inicial, y escoger Tercero, por lo general como es el Presupuesto Inicial va a nombre de la empresa con la que se está trabajando. Escoger en la cuadricula los rubros a los que se les van a asignar los valores iniciales dando clic en la cuenta para que se despliegue una lista con los rubros, seleccionar el rubro que se necesita y luego con enter pasar hasta la columna valor donde se digita el valor inicial correspondiente a ese rubro, bajar con Flecha de Direccionamiento hacia abajo para agregar un nuevo rubro a la cuadricula y al Finalizar dar clic en el Botón Guardar (Disquete). 12

13 Clic en el botón Contabilizar y aparecerá un Formulario donde debo escoger desde comprobante inicial hasta el comprobante Final que en este caso será uno y dar clic en el botón Contabilizar INGRESOS: Adiciones El procedimiento es el mismo de grabar el Presupuesto Inicial, solo que se debe escoger como Tipo de Documento ADI (Ir a la pag.11). 13

14 5.1.3 INGRESOS: Traslados El procedimiento es el mismo de grabar el Presupuesto Inicial, solo que se debe escoger como Tipo de Documento TRA y en la cuadricula cuando se escogen los rubros se debe seleccionar que rubro disminuye y en la columna Destino, cual va a aumentar y para finalizar dar clic en el Botón Guardar y Contabilizar INGRESOS: Notas de Ingreso Real El procedimiento es el mismo de grabar el Presupuesto Inicial, solo que se debe escoger como Tipo de Documento NIR (Ir a la pag.11) GASTOS: Presupuesto Inicial (Anual Aprobado) 14

15 El procedimiento es el mismo de grabar el Presupuesto Inicial de Ingresos, solo que se debe escoger como Tipo de Documento INI pero con Prefijo GIN (Ir a la pag.11) GASTOS: Adiciones y Traslados El procedimiento es el mismo de grabar Adiciones de Ingresos y Traslados de Ingresos, solo que se debe escoger como Tipo de Documento ADI pero con Prefijo GAD y Tipo TRA con Prefijo GTR (Ir a la pag.13) GASTOS (1 de 4): CDP Compromisos Alt+F1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal 15

16 Dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco), aparece una pantalla con el tipo de Documento (CDP) y dar clic en el botón Agregar. Dar clic en Emisión, si es necesario se puede modificar la fecha de emisión, escoger el tercero o persona a la que se le esta realizando el CDP, si no se encuentra en la base de Datos se puede dando clic en el Botón de la Hoja en Blanco y aparecerá un formulario donde se debe agregar los datos de ese tercero y dar clic en Guardar y Clic en Salir del Formulario (Carpeta Amarilla). 16

17 Escribir el detalle o concepto del CDP, dar clic en el Botón Guardar (Botón del lápiz). Una vez guardado mirar en el encabezado en la opción Grupo escoger el grupo Presupuestal al que pertenece el CDP (Si es gasto general o de personal, etc.). Dar clic en el botón rubros, seleccionar el rubro que se necesita y dar clic en el botón aceptar. Clic en el Botón Imprimir para tener el soporte del CDP y Clic al Botón Contabilizar. 17

18 Y automáticamente me envía las cuentas con su valor al CDP. 18

19 5.1.8 GASTOS (2 de 4): RP Registro Presupuestal Alt+F2 Dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco), aparece una pantalla con el tipo de Documento (RPG) y dar clic en el botón Agregar, doy clic en Emisión, si es necesario se puede modificar la fecha de emisión, escoger el tercero o persona a la que se le esta realizando el RPG, si no se encuentra en la base de Datos se puede dando clic en el Botón de la Hoja en Blanco agregar los datos de ese tercero, escribir el detalle o concepto del RPG, dar clic en el Botón Guardar (Botón del lápiz). Una vez guardado mirar en el encabezado relacionado este RPG. y escoger con que CDP está Escoger el grupo Presupuestal al que pertenece el RPG (Si es gasto general o de personal, etc.), doy clic en el botón rubros, seleccionar el rubro que se necesita y 19

20 en el valor poner signo (-) si el valor va a restar en el RPG y dar clic en el botón aceptar. Clic en el Botón Imprimir para tener el soporte del RPG y Clic al Botón Contabilizar. El programa automáticamente genera las cuentas y cierra el RP GASTOS (3 de 4): OBG Obligaciones - Causación Alt+F3 Dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco), aparece una pantalla con el tipo de Documento (OBG) y dar clic en el botón Agregar, doy clic en Emisión, si es necesario se puede modificar la fecha de emisión, escoger el tercero o persona a la que se le esta realizando el OBG, si no se encuentra en la base de Datos se puede dando clic en el Botón de la Hoja en Blanco agregar los datos de ese tercero, escribir el detalle o concepto del OBG, dar clic en el Botón Guardar (Botón del lápiz), una vez guardado mirar en el encabezado y escoger con que RPG está relacionado esta OBG 20

21 Escoger el grupo Presupuestal al que pertenece el OBG (Si es gasto general o de personal, etc.), doy clic en el botón rubros, seleccionar el rubro que se necesita y en el valor poner signo (-) si el valor va a restar en el OBG y dar clic en el botón aceptar el programa automáticamente envía los rubros y cierra el comprobante. Clic en el Botón Imprimir para tener el soporte del OBG y Clic al Botón Contabilizar. La Obligación Presupuestal también puede hacerse desde el Modulo de Contabilidad cono una NC (Nota de Contabilidad), a Contabilidad Ingresamos con el mismo usuario con el que ingresamos a Presupuesto. Entonces en Contabilidad damos clic en Agregar (Hoja en Blanco), escoger tipo de Documento NC, escribir la fecha de emisión, escoger el Tercero, escribir el detalle y en la cuadricula escoger las cuentas contables del PUC correspondientes a la nota de causación, en la parte inferior encontrará una opción donde pueden escoger la obligación ya hecha en el Modulo de presupuestos. 21

22 O hacer esa obligación desde el modulo de contabilidad, como? Pues ahí se encontrará un botón de una hoja en blanco pequeña la cual abrirá el modulo de presupuestos para que se puedan llenar los datos correspondientes a la Obligación presupuestal, tal y como se explicó anteriormente (Ver pag.19). Cuando se termina de crear la Obligación se vuelve al modulo de Contabilidad y se imprime la Nota de Causación de la Obligación GASTOS (4 de 4): OBP Obligaciones - Pagos Alt+F4 Dar clic en el Botón Agregar (Hoja en Blanco), aparece una pantalla con el tipo de Documento (OBP) y dar clic en el botón Agregar, doy clic en Emisión, si es necesario se puede modificar la fecha de emisión, escoger el tercero o persona a la que se le esta realizando el OBP, si no se encuentra en la base de Datos se puede dando clic en el Botón de la Hoja en Blanco agregar los datos de ese tercero, escribir el detalle o concepto del OBP, dar clic en el Botón Guardar (Botón del lápiz), una vez guardado mirar en el encabezado y escoger con que OBG esta relacionado esta OBP y guardar. 22

23 Escoger el grupo Presupuestal al que pertenece el OBP (Si es gasto general o de personal, etc.), dar clic en el botón rubros, seleccionar el rubro que se necesita y en el valor poner signo (-) si el valor va a restar en el OBP y dar clic en el botón aceptar. Clic en el Botón Imprimir para tener el soporte del OBP y Clic al Botón Contabilizar. El Pago Presupuestal también puede hacerse desde el Modulo de Contabilidad cono un CE (Comprobante de Egreso) 23

24 Entonces en Contabilidad damos clic en Agregar (Hoja en Blanco), escoger tipo de Documento CE, escribir la fecha de emisión, escoger el Tercero, escribir el detalle y en la cuadricula escoger las cuentas contables del PUC correspondientes al Comprobante de Egreso, en la parte inferior encontrará una opción donde pueden escoger el documento de pago ya hecho en el Modulo de presupuestos. O hacer ese pago desde el modulo de contabilidad, como? Pues ahí se encontrará un botón de una hoja en blanco pequeña la cual abrirá el modulo de presupuestos para que se puedan llenar los datos correspondientes al Pago presupuestal, tal y como se explicó anteriormente (Ver pag.21). Cuando se termina de crear el Pago se vuelve al modulo de Contabilidad y se imprime el Comprobante de Egreso o Pago. 24

25 6. MENÚ INFORMES En este menú podrá sacar los informes F20A (Ejecución Presupuestal de Ingresos), F20B (Ejecución Presupuestal de Gastos) entre otros. 6.1 F20A 25

26 6.2 F20B 26

27 Y por ultimo en el modulo de Contabilidad se puede Generar el Informe CGN teniendo en cuenta que ya se han contabilizado los Comprobantes de Egreso y las Notas de Contabilidad. 27

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