Proceso optimizado gracias a la facturación electrónica con OB10

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1 Proceso optimizado gracias a la facturación electrónica con OB10 Fecha: 10 de Octubre 2011 Estimados Señores, La eliminación de un uso exceso de papel es uno de los puntos claves de nuestra estrategia de negocio general. Con el fin de racionalizar y simplificar el proceso de facturación a favor de nuestra empresa, Bristol-Myers Squibb está implementando una segunda ola del programa de facturación electrónica, con el cual posibilita a todos sus proveedores una presentación de facturas más eficaz. El programa de facturación electrónica le permitirá tramitar todas sus facturas de forma segura y garantizada en un corto plazo. Todo el proceso de facturación se tornara así más acelerado y eficaz. Además de esta ventaja, la facturación electrónica le permitirá visualizar y revisar el estado de todas sus facturas mediante una cuenta personalizada que le será creada en la Después de analizar el volumen de facturación que hemos tenido con su empresa el último año, le hemos identificado como una de las compañías cuya presentación en el programa de facturación electrónica sería conveniente. Por lo tanto, a partir de 23 de Diciembre 2011, el departamento de cuentas a pagar de Bristol-Myers Squibb no aceptará más las facturas de papel emitidas por su compañía; y la facturación electrónica será la única forma de realizar las facturaciones a Bristol- Myers Squibb. Bristol-Myers Squibb ha seleccionado a OB10, un proveedor de servicios de facturación electrónica, para facilitar su transición a la facturación electrónica y para manejar el proceso a seguir. OB10 ofrece varias opciones flexibles para la emisión de facturas electrónicas teniendo en cuenta la organización de su empresa, los sistemas y volúmenes de facturación usados. Hemos pedido a OB10 que se pongan en contacto con su empresa en los próximos 10 días, para facilitarle todas las informaciones disponibles y ayudarle a realizar una adaptación al programa de facturación electrónica. Además, una vez que su empresa esté dada de alta en la red OB10, podrá enviar las facturas electrónicas también a otros clientes sometidos también en la red OB10, lo cual le ayudará a la mejorar sus propios procesos. Para satisfacer el objetivo indicado arriba, necesitamos que cumpla con los plazos indicados a continuación. Plazos Fecha Acontecimiento Paso a completer con OB10 No más tarde del 11 de Noviembre 2011 No más tarde del 30 de Noviembre 2011 No más tarde del 23 de Diciembre 2011 Opción seleccionada y acordada Envío del fichero de prueba Envío de su primera factura El contrato de servicio debe ser firmado y enviado a OB10. Finalización de la hoja de trabajo relativo a la implementación, envío de ficheros de prueba y trabajo frecuente con el especialista dedicado a su implementación. Envío de su primera factura a Bristol-Myers Squibb a través de OB10

2 Qué implica este cambio para su empresa? Entrega segura y garantizada de la factura dentro de horas, incluyendo la confirmación del recibo de la factura Proceso acelerado de facturación - menos tiempo empleado en la contabilización de la factura lo cual permite el pago de la factura a tiempo Tecnología que permite el trabajo con cualquier tipo de formato de datos - no hay necesidad del software o del soporte físico adicional Transparencia en el proceso y mejor gerencia del flujo de liquidez debido al acceso a información disponible 24 horas al día, 7 días a la semana. La eliminación total de muchas de las causas originales que dan lugar al retraso del pago Facturas conformes a las normas de IVA, sin importar desde donde se envían o se reciben las En su página web en OB10 podrá visualizar el estado de facturas Solución que ayuda al medioambiente Existe un coste asociado a la adaptación al sistema de facturación electrónica mediante OB10. Sin embargo, nuestras expectativas son, que las ventajas del sistema harán este coste neutral para usted. La hoja de información incluida le muestra las diferentes opciones y los costes del servicio OB10. Para obtener información adicional sobre la red y las ventajas que este proceso puede agregar a su empresa puede dirigirse a nuestra página web en OB10 Además OB10 le explicará el proceso con detalle cuando se pongan en contacto con usted. Gracias por adelantado por su ayuda en esta iniciativa crítica para Bristol-Myers Squibb. Esperamos recibir sus facturas vía OB10 en un futuro próximo. Si usted quiere ponerse en contacto con OB10, puede hacerlo enviando un correo electrónico a clienteses@ob10.com Reciban un cordial saludo. Atentamente, George Matsagas Director Global Expenditures Bristol-Myers Squibb Alan Goring Director Indirect Sourcing EMEA Bristol-Myers Squibb

3 Preguntas frecuentes a cerca de OB10 Necesitaré firmar un acuerdo con OB10? Sí. Si usted elige utilizar la solución integrada usted firmará un acuerdo específico con OB10. Si usted elige utilizar el formulario Web, le pedirán que acepte las condiciones estándar Por qué Bristol-Myers Squibb no paga las cuotas? Para utilizar el servicio OB10, tanto usted como Bristol-Myers Squibb pagan cuotas ya que ambos obtendremos ventajas del servicio. Nuestro análisis demuestra que una vez que usted tome en cuenta los costes de la impresión y de la entrega de facturas, puede ser más barato presentar una factura electrónicamente vía OB10. Es necesario facturar vía OB10 para hacer negocio con Bristol-Myers Squibb? Sí. A partir del 23 de Diciembre 2011 el departamento de Cuentas a Pagar de Bristol- Myers Squibb no aceptará las facturas de papel de su compañía. En su lugar, las facturas electrónicas serán la única forma aceptada para iniciar el pago de la factura Necesitaré utilizar este servicio si mi cuenta se paga actualmente a tiempo? Sí. Su uso del servicio OB10 ayudará a mantener el pago de sus facturas a la fecha de vencimiento Qué sucede si continúo enviando las facturas de papel? Mientras usted esté trabajando con OB10 para completar su registro continuaremos aceptando sus facturas de papel. Hemos fijado un plazo de 23 de Dicimebre 2011 para la transición de nuestros proveedores a la red de OB10. Una vez que usted esté enviando las facturas vía la red OB10 asegúrese por favor que dejen de enviar las copias de papel. Nota: las facturas de papel recibidas después de que usted comience a transmitir vía OB10 serán rechazadas. Ya estoy usando BMS PCard. Necesito también de asignarme a OB10? Sí, porque PCard se dejara de usar para todos los proveedores con sede en Europa. Por este motivo se requiere que todos los proveedores comiencen a usar OB10. Ya estoy usando JPM Xign. Necesito también de asignarme a OB10? Sí, porque el sistema Xign ya no es accesible para los proveedores de BMS con sede en Europa. Hará Bristol-Myers Squibb pagos a través de OB10? OB10 no es una plataforma del pago. Bristol-Myers Squibb continuará utilizando su método del pago actual. Necesito instalar software? No. No es necesario la instalación de software. OB10 proporciona una solución fácil de utilizar. En vez de exigir ciertos estándares de datos, OB10 tiene la capacidad de aceptar facturas en cualquier formato y cualquier estructura de archivo. Envío ya ciertos datos de facturación electrónica directamente a otros clientes; puedo enviar facturas de EDI/XML directamente a Bristol-Myers Squibb? El EDI y XML son formatos de datos por lo tanto usted puede utilizar este formato preferido para entregar los datos a OB10 si usted elige utilizar la solución integrada. Bristol-Myers Squibb no aceptará ningunos datos electrónicos directamente de proveedores ya que aceptamos un solo archivo consolidado de facturación a través de OB10, que incluirá facturas de todos nuestros proveedores.

4 Mi empresa tiene disponible la posibilidad de poner facturas a disposición mis clientes vía Internet permitiendo la visualización de la factura online. Puedo utilizar esta facilidad en vez de OB10? No, la red OB10 se asegura de que Bristol-Myers Squibb reciba los datos que usted envía en un formato que cargue a nuestros programas informáticos de contabilidad y, en caso pertinente, se corresponda a un recibo de mercancías. OB10 proporcionará a Bristol- Myers Squibb una imagen de la factura. Qué puedo hacer si no tengo un sistema capaz de crear facturas electrónicas? Hable por favor con su representante OB10 con respecto a otras soluciones disponibles Puedo enviar facturas electrónicas usando OB10 a todos mis clientes? Sí. Una vez que se suscriba a la red OB10, OB10 puede permitirle enviar facturas electrónicas a cualquier otro cliente que sea miembro de la red. Estoy planeando cambiar mi software de facturación pronto; puedo esperar? Nuestra objetivo es tener todos los proveedores registrados y enviando facturas a partir de 23 de Dicimebre La red OB10 acepta cualquier formato de datos así que usted puede registrarse y enviar sus facturas. Cuando usted esté listo para utilizar su nuevo software, simplemente avise a OB10 de los cambios en la salida de datos y ellos realizarán los cambios necesarios asegurando una transición cómoda y una entrega ininterrumpida de facturas. Puede OB10 ofrecer ayuda en idiomas múltiples? Sí, OB10 proporcionan ventas, la puesta en práctica y los servicios de asistencia en inglés, francés, alemán, holandés, español e italiano. OB10 también tienen números locales para el departamento de Servicio al Cliente para los países siguientes: Australia +61 (0) Bélgica +32 (0) Dinamarca +45 (0) Finlandia +358 (0) Francia +33 (0) Alemania +49 (0) Irlanda +353 (0) Italia Malasia +60 (0) Holanda +31 (0) Nueva Zelanda +64 (0) Singapur +65 (0) España +34 (0) Suecia +46 (0) Reino Unido +44 (0) Hay información adicional disponible sobre el servicio OB10? Sí, visite por favor Dónde obtengo más información sobre cómo hacerse cliente comprador utiliza el servicio OB10? Visite por favor que

5 1 / 4 Cómo funciona y vista general de Opciones Dése de alta y obtenga estas ventajas: Una entrega segura y garantizada de sus facturas, en cuestión de horas Procesamiento rápido de facturas - menos tiempo de procesamiento, facturas pagadas con mayor rapidez Se acabaron los retrasos por falta de información, porque la factura no llega a la mesa correcta o por manipulación incorrecta Tecnología de OBconnect - no hace falta ni software ni hardware adicional Mayor transparencia en el procesamiento y gestión de flujo de caja mejorado gracias al acceso y la generación de informes las veinticuatro horas del día, siete días por semana. Facturas con IVA que cumplen todos los requisitos fiscales, independientemente del punto de envío o recepción de las facturas Fácil de utilizar y eficiente en costes para enviar sus facturas - en cualquier momento Hay dos métodos principales para enviar transacciones de facturación y crédito a través de OB10. Puede enviar un archivo de datos directamente a OB10 utilizando la Solución Integrada, o bien generar sus facturas en la web utilizando el Formulario Web. Los costes se realizan directamente en OB10 y dependen del servicio que utilice. Por favor, lea este documento con atención antes de decidir cuál es la mejor opción para su empresa. OptionsOverview_ES, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

6 2 / 4 Cómo funciona OB10 y cuáles son los costes: OB10 ofrece dos opciones que le permiten enviar facturas electrónicas: Solución Integrada y Formulario Web. Si desea más información continúe leyendo. Proovedor Cliente Para asegurar el procesamiento automatizado y directo y el pago puntual, OB10 comprueba si hay facturas duplicadas, si falta información y si los datos son precisos. A través del portal OB10 también puede acceder al OBarchive y a diversas funciones de presentación de informes. 1. Enviar un archivo con datos extraídos utilizando la Solución integrada Se beneficiará de las ventajas de un proceso completamente automatizado, ya que los datos de facturación se extraen directamente de su sistema de facturación utilizando el formato, los contenidos y la estructura que elija. OB10 configura su cuenta en la red, asegurando la integración con su sistema existente. OB10 aceptará su factura y datos y los trasladará directamente al formato que cualquiera de sus clientes en la red requiera. Los archivos de datos se pueden enviar a la red a través de la página web segura de OB10, EDI o FTP. Si sigue las pautas de OB10 a la hora de crear sus archivos de datos, no debería ser necesario realizar cambios cuando clientes adicionales soliciten sus facturas a través de OB10. OptionsOverview_ES, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

7 3 / 4 Precios para la Solución Integrada Cuota anual 1100* Precio por factura 1 20 facturas por mes facturas por mes facturas por mes facturas por mes facturas por mes 0.32 * Las cuotas de conexión con cliente son aplicable. La comisión anual abarca la creación y el mantenimiento de su cuenta correspondiendo a una sola entidad fiscal. Si posee varias entidades fiscales, es probable que se incurra en gastos adicionales. Esos gastos adicionales variarán en función de una serie de formatos diferentes, del número de conexiones individuales, etc. Le rogamos que comente este aspecto directamente con su representante de OB10. Nota: las transacciones se cobran de forma mensual e incremental. 2. Enviar facturas electrónicas utilizando el Formulario Web El Formulario Web de OB10 está diseñado para empresas que envían un volumen bajo de facturas cada año a cada comprador. OB10 le proporciona un servicio web de última generación que le permite presentar sus facturas online, utilizando una conexión segura. OB10 garantiza que sus facturas se entregarán en un plazo de horas, lo que permite a sus clientes procesarlas y realizar su pronto pago. Costes del Formulario Web No se requiere pagar ningún honorario de implementación o de registro antes de empezar a utilizar este servicio. Usted sólo paga un honorario de transacción por factura. Las transacciones se pueden comprar en lotes. Durante el proceso de registro se le solicitará comprar su primer lote de 25 facturas. Los costes por transacción incluyen cada factura o crédito procesado con independencia del número de líneas o del valor de la factura. Planes tarifarios pre-pago Nivel de Transacción Transacciones * * Si desea pagar el lote de transacciones mediante factura, deberá seleccionar el nivel 3. Así mismo, tendrá que pagar un honorario de administración del 15% de las 125 transacciones. ** El primer lote de transacciones será válido durante un período de 12 meses a partir de la fecha de compra de este primer lote. Qué hacer para empezar a utilizar el Formulario Web OptionsOverview_ES, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

8 4 / 4 Para empezar a utilizar OB10 deberá registrarse en la red para lo cual su representante de OB10 le enviará un correo electrónico. Deberá hacer clic en el vínculo que aparece en éste para acceder a la página de registro. Durante el proceso de registro se le solicitará comprar su primer lote de 25 facturas. Después de introducir sus datos recibirá sus datos de acceso por correo electrónico junto con la confirmación que puede empezar a enviar sus facturas electrónicas a través de OB10. OptionsOverview_ES, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

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