PROYECTO SAGA ENDESA, CHILECTRA, ENERSIS Y FILIALES LATAM MANUAL DEL PROVEEDOR

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1 PROYECTO SAGA ENDESA, CHILECTRA, ENERSIS Y FILIALES LATAM MANUAL DEL PROVEEDOR

2 TABLA DE CONTENIDO 1.- INTRODUCCIÓN Fundamentos del SAGA Destinatarios Acceso al Portal de Compras REGISTRO DE PROVEEDORES Proveedores antiguos Proveedores nuevos Creación del Administrador y de los Usuarios (para los Proveedores antiguos y Proveedores nuevos) INGRESO AL PORTAL DE COMPRAS LICITACIONES Generalidades Creación de Ofertas Intercambio de Información Aceptación de una Oferta INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ENTRE PROVEEDORES Y MANDANTE A TRAVÉS DEL PORTAL DE COMPRAS Generalidades Ingreso a Documentos Compartidos APROBACIÓN DE PEDIDOS POR LOS PROVEEDORES REGISTRO ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS SUBASTA REVERSA 29 Página 3 de 32

3 PROYECTO SAGA ENDESA, CHILECTRA, ENERSIS Y FILIALES LATAM MANUAL DEL PROVEEDOR 1.- INTRODUCCIÓN 1.1 Fundamentos del SAGA El Sistema de Apoyo a la Gestión de Aprovisionamientos (SAGA) de las empresas del GRUPO ENDESA, permite lograr un ciclo de aprovisionamientos automatizado que integra a los clientes, Proveedores y gestores de compras, consiguiendo mejores niveles de eficiencia, asegurando la homogeneidad y la compatibilidad de la información entre los equipos de compras, de los distintos negocios. Dentro de este sistema de apoyo, se ubica el Portal de Compras, el cual proporciona a los Proveedores funcionalidades asociadas: al autoregistro, al autoservicio y a los procesos de licitación y de subasta reversa. 1.2 Destinatarios Este Manual está destinado a los siguientes Usuarios del Proveedor: Administrador. Corresponde al Administrador de Proveedor. Su rol principal es la creación de Usuarios o empleados. Su rol no permite tratar licitaciones, ni subastas ni pedidos. Usuarios. Corresponde a los empleados del Proveedor. Su rol principal es la participación en licitaciones, subastas, tratamiento de pedidos, etc. El Administrador y los Usuarios que ingresen al portal de Proveedores deberán tener instalado en sus computadores Windows XP, para asegurar el correcto funcionamiento de la aplicación. 1.3 Acceso al Portal de Compras La dirección WEB para acceder al Portal será oportunamente informada a través de correo electrónico. Página 4 de 32

4 Para acceder a las aplicaciones del Portal de Compras, el Proveedor debe ingresar su Identificación Usuario y su Clave de Acceso, según se detalla en el punto 2.3 del presente manual. 2.- REGISTRO DE PROVEEDORES Fig Proveedores antiguos No es necesario el autoregistro para aquellos Proveedores con contratos vigentes con las empresas del GRUPO ENDESA. Es decir, las empresas que están actualmente registradas en el sistema del GRUPO ENDESA, automáticamente serán registradas en el Portal de Compras. 2.2 Proveedores nuevos Página 5 de 32

5 Para ingresar al Autoregistro de Proveedores del Portal de Compras, se debe acceder a la pantalla de acceso, ver Fig. 1, presionando el link: Registrarse aquí: Español, Inglés para acceder al sistema según sea el idioma que desea. El proceso de autoregistro comienza cuando el Proveedor completa el formulario de registro desplegado en el Portal. Una vez completado y enviado, el Proveedor postulante, recibirá automáticamente un con un cuestionario, con preguntas generales y con preguntas para cada categoría del producto del Proveedor. Este último, debe completar el cuestionario y enviarlo nuevamente al Autoregistro. Los datos serán recibidos y comprobados por un encargado de compras de la compañía. Para autoregistrarse como Proveedor se deben seguir los siguientes pasos: 1. Conectarse al formulario de registro. El Proveedor postulante debe conectarse al Portal de Compras y acceder a Autoregistro de Proveedores. Ver Fig Posteriormente, se despliega el formulario de autoregistro, ver Fig.2. Luego deberá incorporar los datos de su empresa y las categorías de productos que el postulante puede proveer. Una vez completado el formulario debe seleccionarse la opción Enviar y cerrar la aplicación. Página 6 de 32

6 Fig.2 3. Luego el Proveedor postulante recibirá un cuestionario de datos generales de la compañía, los que serán enviados al correo electrónico indicado durante el proceso de autoregistro. Es importante no completar el cuestionario dentro del correo electrónico. Se debe abrir el archivo adjunto (HTML) al correo y se debe guardar en el PC. Luego se debe completar y enviar (ver Fig.3). 4. Una vez enviado el cuestionario aparecerá mensaje de Autoregistro exitoso. Ver Fig. 4. Página 7 de 32

7 Fig.3 Página 8 de 32

8 Fig.4 El nuevo Proveedor postulante será invitado a registrarse en REPRO (Registro de Proveedores) para lo cual recibirá el siguiente correo (ver Fig.6) a través del que accederá al link para gestionar su registro: Fig.5 Página 9 de 32

9 2.3 Creación del Administrador y de los Usuarios (para los Proveedores antiguos y Proveedores nuevos) Se enviará, por correo electrónico, a los Proveedores, un link de acceso a la aplicación, que les permitirá crear un Administrador (ver Fig.6). Posteriormente, este Administrador creará Usuarios para ingresar a las funciones del Portal de Compras. Fig INGRESO AL PORTAL DE COMPRAS A través del link recibido en el correo electrónico mencionado en el punto 2.3, el Proveedor creará al Administrador (ver Fig.7). Deberá completar los datos solicitados y luego presionar la opción tomar. Página 10 de 32

10 Fig.7 Posteriormente, para crear a los Usuarios, el Administrador debe acceder al Portal de Compras ingresando su Identificación de Usuario y su Clave de Acceso recientemente creadas (ver Fig.8). Página 11 de 32

11 Fig.8 Al momento de ingresar en la aplicación, se desplegará una pantalla inicial (ver Fig.9) que contiene un menú a la izquierda con las siguientes opciones: a) Crear usuario b) Buscar usuario c) Datos propios d) Datos de la empresa e) Lista de clientes a) Crear usuario El Administrador deberá crear a los Usuarios, ingresando en la opción Crear Usuario. En dicha opción, debe ingresar los datos solicitados (ver Fig.9). Deberá asignarle sólo 2 permisos al nuevo usuario: Responsable orden de mysap SRM SUS. Permite el tratamiento de Pedidos. mysap SRM Licitante SUS. Permite el tratamiento de Licitaciones y Subastas. Página 12 de 32

12 Luego presionar Grabar. b) Buscar usuario Fig.9 El Administrador también podrá Buscar Usuarios para actualizar sus datos, ver Fig.10. Página 13 de 32

13 Fig.10 Una vez realizada la búsqueda se despliegan las coincidencias obtenidas, ver Fig.11: Fig.11 Para cada usuario, el Administrador podrá: visualizar o modificar las atribuciones asignadas; borrar, bloquear o desbloquear accesos; según indican las siguientes figuras: c) Datos propios En la opción Datos Propios el Administrador, podrá actualizar su información personal, ver Fig.12, presionando la opción Tratar, podrá actualizar los datos que el sistema le permita. Página 14 de 32

14 d) Datos de la empresa Fig.12 En la opción Datos de la empresa, el Administrador podrá actualizar información de la empresa, ver Fig.13. Presionando la opción Modificar, el sistema habilitará aquellos campos que podrá actualizar. Una vez hechas las actualizaciones, presionar Grabar. Página 15 de 32

15 e) Lista de Clientes Fig.13 Página 16 de 32

16 En la opción Lista de Clientes, se desplegará un listado con la información de las sociedades que pertenecen al GRUPO ENDESA como clientes del Proveedor (ver Fig.14). Seleccionando sobre alguna de ellas se verá el detalle por sociedad. Fig.14 Cuando el Administrador ha creado los Usuarios y ha grabado los datos tratados, los nuevos Usuarios podrán acceder al Portal y verán las siguientes opciones, ver Fig.15: - Licitaciones creadas por licitante. Permitirá generar ofertas en licitaciones o subastas generadas por el Mandante. - Proveedor de servicios. Permitirá confirmar el envío de productos y servicios al Mandante. - Documentos compartidos: Permitirá al usuario compartir los Documentos de Licitación con el Mandante. - SUS. Permitirá tratar los Pedidos generados por el Mandante. Fig.15 Página 17 de 32

17 4.- LICITACIONES 4.1 Generalidades Los Proveedores invitados a una licitación recibirán un correo electrónico que contendrá un enlace a la licitación. A continuación se anexa el correo tipo: "Estimado Proponente: Tenemos el agrado de invitar a Ud. a participar en la Licitación: EMPSYN : Los plazos de la misma son los siguientes: - Visita al terreno. - Recepción de Consultas. - Emisión de respuesta a Consultas. - Recepción de Oferta Técnica. - Recepción de Oferta Económica. Plazo de presentación de la oferta: :00:00 Los documentos que los Proponentes deberán considerar para la presentación de la Oferta, serán los siguientes: - Instrucciones a los Proponentes. - Bases administrativas Generales. - Bases Administrativas Especiales. - Especificaciones Técnicas. - Formularios de Presentación de Oferta. - Programa de Salud Ocupacional. - Compromiso de Confidencialidad. - Normas Ambientales y de Seguridad. - Modelo de Contrato. Estos documentos están disponibles en el Espacio Colaborativo, al cual se accede a través del Portal de Compras (Documentos Compartidos). Esperando contar con vuestra valiosa participación. Le saluda atentamente. GERENCIA DE APROVISIONAMIENTOS LATAM. Favor acusar recibo de esta invitación y confirmar vuestra participación. Fig.16 Página 18 de 32

18 También podrá acceder directamente a la aplicación a través del Portal de Compras (ver Fig.17). 4.2 Creación de Ofertas Fig.17 El Proveedor debe emitir su oferta, para esto debe seleccionar la pestaña Tratar oferta. En la pantalla que se despliega debe buscar la oferta (ver Fig.18). Es posible realizar la búsqueda por el nombre o el número de la licitación. Una vez encontrada, presionar sobre el número de la licitación. Para ingresar a crear ofertas, la licitación deberá tener el valor No se ha creado ninguna oferta, en la columna Status Oferta. Fig.18 Al visualizar la licitación, se debe presionar Crear, para crear una oferta, ver Fig. 19: Página 19 de 32

19 Fig.19 Al presionar Crear, el Proponente puede revisar las condiciones de la licitación. Una vez introducida la información correcta en la oferta, ver Fig.20, podrá: Grabar la oferta seleccionando Retener oferta, el sistema graba la oferta sin verificarla. Verificar que ha completado la oferta correctamente seleccionando Verificar oferta. Emitir la oferta al Mandante, presionando Emitir. El Mandante sólo podrá ver la oferta después de la fecha de apertura. 4.3 Intercambio de Información Fig.20 El tema se detalla en el punto 5 del Presente Manual. Página 20 de 32

20 4.4 Aceptación de una Oferta Una vez realizada la comparación de las Propuestas recibidas, el Mandante seleccionará la mejor oferta y rechazará el resto. A los Proveedores cuyas ofertas hayan sido aceptadas les llegará una notificación vía correo electrónico. De la misma forma, se notificará a los Proponentes no seleccionados sobre el rechazo de su Oferta. Estimado Proponente: Con relación a Su oferta: para su licitación: EMPSYN :46 Informamos a Ud. que, luego de analizadas las ofertas recibidas, el Contrato será adjudicado a vuestra empresa. La formalización de dicha adjudicación será realizada a la brevedad mediante la emisión de la Orden de Proceder respectiva, donde se incluirán las condiciones de adjudicación. Le saludan atentamente. GERENCIA DE APROVISIONAMIENTOS LATAM. Fig.16 Adicionalmente, al visualizar el Status de la Oferta, para una determinada Licitación, en la opción Tratar Ofertas del Portal de Compras, se visualizará ACEPTADA. 5.- INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ENTRE PROVEEDORES Y MANDANTE A TRAVÉS DEL PORTAL DE COMPRAS 5.1 Generalidades Consiste en el intercambio de información entre Aprovisionamientos y los Proveedores a través del Portal de Compras (Documentos Compartidos). Incluye el traspaso de documentos como Bases Administrativas, Especificaciones Técnicas, Cuadros de Precios, Formularios de Propuestas, etc. Para cada proceso de Licitación, existirán carpetas previamente creadas donde los Proveedores obtendrán: los Documentos de Licitación; las Series de Preguntas y Respuestas generadas; los Apéndices emitidos por el Mandante. Por otra parte, Página 21 de 32

21 existirán carpetas en las cuales podrán efectuar sus consultas y entregar las Ofertas Técnicas y el Formulario de la Propuesta completo incluyendo los Cuadros de Precios. 5.2 Ingreso a Documentos Compartidos Para ingresar a esta opción, el Proponente debe seleccionar la pestaña Documentos Compartidos: Proveedor. En dicha pantalla podrá ingresar a la administración de documentos (ver Fig.21). Fig.21 Deberá seleccionar sobre el nombre de la carpeta para ingresar en los contenidos. Si desea abrir el documento que esté dentro de la carpeta, deberá presionar con el mouse sobre éste. Si desea agregar un nuevo documento (solo si posee los permisos necesarios para realizar esta acción), debe seleccionar la flecha bajo el nombre de la carpeta (ver Fig.22). Fig.22 Deberá adjuntar el documento como se muestra en la Fig.23: Página 22 de 32

22 Fig.23 Página 23 de 32

23 6.- APROBACIÓN DE PEDIDOS POR LOS PROVEEDORES Un pedido corresponde a una solicitud específica de un determinado bien o servicio. Dicho pedido puede estar asociado a un Contrato abierto existente entre el Mandante y el Proveedor, o puede corresponder a una compra específica (sin pasar por un proceso de licitación o subasta). Una vez efectuado un pedido de bienes o servicios por parte del Mandante, se inicia el proceso de Aprobación o Rechazo de dicho pedido por parte del Proveedor. Es decir, el Usuario es responsable de Aprobar o Rechazar los pedidos emitidos por el Mandante. Para lo anterior, el Proveedor debe ingresar al Portal de Compras, opción SUS (ver Fig. 24). Fig.24 Para acceder a las opciones de tratamiento de pedidos debe utilizar el menú a la izquierda de la pantalla, o bien, acceder directamente sobre el link de las opciones en la página de inicio. - Al acceder a Nuevos visualizará los pedidos que deberán ser aprobados y rechazados. - Al acceder a Modificados es posible ver los pedidos tanto nuevos como los que ya han sido tratados. - En la opción En tratamiento, puede acceder a los pedidos que han sido recibidos y no han sido enviados al Mandante. Página 24 de 32

24 - La opción Confirmados, corresponde a la que visualiza los pedidos aprobados y listos para despachar mercancía. Se genera un documento llamado Notificación de Pedido para el Mandante. - Al acceder a Confirmados Parcialmente, es posible ver aquellos pedidos que tienen algunos de sus materiales aprobados y otros rechazados. Si hubiese pedidos en alguna de las opciones mencionadas anteriormente, aparecerá la opción acompañada de un número que indicará la cantidad de pedidos que se encuentran en el estado indicado (por ej. Modificados (5), indicando que hay 5 pedidos a tratar en el estado modificados). Para tratar el pedido deberá ingresar a Nuevos para obtener el listado de pedidos nuevos a tratar por el Proveedor, ver Fig.25. Fig.25 Al ingresar al pedido, se despliega una pantalla de detalles del pedido, ver Fig. 26, donde es posible visualizar las posiciones y también ingresar a cada una de ellas a través del número de la posición. Para aprobar o rechazar el pedido, el Usuario debe presionar la opción tratar. Página 25 de 32

25 Fig.26 Una vez en la pantalla de tratar pedido, es posible Confirmar todas las posiciones o Rechazar todas las posiciones. Para grabar y enviar la confirmación del pedido al Mandante se debe presionar Enviar, ver Fig. 27. Página 26 de 32

26 Fig.27 Página 27 de 32

27 7.- REGISTRO ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS Antes de la entrega de bienes o servicios, por parte del Proveedor al Mandante, es necesario realizar la confirmación de dichos bienes. Para lo anterior, el Proveedor deberá ingresar al Portal y en la pestaña Proveedor de Servicios / Registrar entrega / servicios, se desplegará la pantalla que se muestra en la Fig. 28, en donde podrá realizar la búsqueda de pedidos a confirmar. La búsqueda podrá realizarse por los siguientes campos: Descripción de la posición: corresponde al nombre del material por posición del pedido. Nombre de la cesta de compra. Período: puede ser hoy, últimos 7 días, últimos 30 días, últimos 90 días o último año. Número del pedido. Fig.28 Una vez ubicado el pedido, se debe confirmar la entrada de mercancías a través del icono, el cual, al presionarlo, desplegará una nueva pantalla, ver Fig. 29, donde se debe: seleccionar cada posición; revisar la cantidad de mercancías; agregar el nombre; y el resto de los campos obligatorios. Por último, presionar Confirmar. Página 28 de 32

28 8.- SUBASTA REVERSA Fig.29 El Proveedor será invitado vía correo electrónico a participar en una subasta en línea. El correo tendrá la siguiente información: Fig. 30 El Proveedor podrá acceder a la subasta en línea desde el link recibido por mail o bien podrá ingresar directamente al Portal de Compras en la transacción "tratar oferta", en Página 29 de 32

29 donde deberá seleccionar la subasta a la que fue invitado. Puede buscarla y seleccionarla, al igual que las licitaciones (ver fig. 31 y 32). Fig.31 Fig.32 Dentro de la subasta existe la opción "subasta en vivo" (al igual que el Mandante) desde donde se despliega el tablero de control de la subasta. Una vez dentro del tablero, el Usuario puede ingresar sus ofertas para la subasta, las que pueden ser o no aceptadas por el Mandante (ver Fig.33). El sistema mostrará las subastas vivas o activas. En el campo del precio de oferta, el Usuario debe incorporar un precio, y luego seleccionar Presentar. Página 30 de 32

30 Fig.33 Si se desea enviar mensajes al Mandante, basta seleccionar el botón correspondiente y escribir un mensaje, este mensaje se ve en línea del lado del Mandante, pero no lo ven los demás Proveedores participantes (es privado). Aunque el Proveedor ingrese sus precios de oferta para la subasta, pueden ser o no aceptados por el Mandante. Fig.34 Fig.35 Página 31 de 32

31 Podrá enviar mensajes al Mandante, para esto ingrese el texto en el campo en la parte inferior de la pantalla y presione Enviar, este mensaje se ve en línea del lado del Mandante (ver Fig.36). Fig.36 Si el Mandante ha configurado la subasta para que el Proveedor o los Proveedores participantes, puedan ver la mayor cantidad de información en el panel, se mostrará la siguiente información: Detalles de la subasta, Historial de la subasta, Fig.37 Fig.38 Gráficas de la subasta, Página 32 de 32

32 Factores que afectan a la subasta, Fig.39 Fig.40 Una vez completada la fecha y hora de fin de la subasta, y si no se han ingresado prórrogas por parte del Mandante, el estatus de la subasta cambia de activa a terminada. El Mandante dará por finalizada la subasta. El Proveedor deberá esperar la respuesta del Mandante, indicando resultado de la subasta. Para lo anterior, recibirá un correo electrónico con dicha notificación (ver Fig. 41). Fig.41 Página 33 de 32

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