CONCEJO MUNICIPAL DE DE VILLAVICENCIO SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

Transcripción

1 SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN ANTI PLAN / ESTRATEGIA No. ACTIVIDADES /ACCIONES PROCESO RESPONSABLE INDICADOR VARIABLES SEGUIMIENTO 3 DE ABRIL 31 DE AGOSTO 31 DE DICIEMBRE TOTAL CIERRE VIGENCIA EVIDENCIAS OBSERVACIONES DATOS VALOR DATOS VALOR DATOS VALOR DATOS VALOR Analizar trimestralmente en comité de Reuniones desarrollo administrativo los Presidencia - Seguimiento a la 1 resultados de la gestión y tomar 5 gestión acciones de mejora según corresponda Reuniones Primer seguimiento: Acta No.1 de 7 de enero de 15 y Acta No. del 4 de febrero de 15. Segundo seguimiento: Acta No.4 de8 de agosto de 15. Tercer seguimiento: Acta No. 5 Revisión por parte de la dirección Realizar trimestralmente cierres y cruces de (min. presupuesto contabilidad, tesorería) e invitar a P.U. Control interno FINANCIERA Grupo Gestión financiera Verificación cierres trimestrales Numero de cruces de ejecutados Numero de cruces de programados 1 3 Segundo seguimiento: Acta grupo de gestión financiera con fecha 3 de junio de 15. Tercer seguimiento: Acta No. 5 y No.7 cierre de tercer y cuarto trimestre El primer trimestre no se realizó este cierre. 3 Formular protocolos de seguridad para el manejo de las claves del sistema FINANCIERA Grupo Gestión financiera Seguimiento manejo de claves Acciones definidas en el protocolo Acciones implementadas Segundo seguimiento: No se realizó la no se han definido aún acciones para el manejo de las claves del Tercer trimestre: Se contrato soporte tecnico sistema de financiera del software, en el marco de este contrato se dejaran establecidos los parametros para el manejo de las claves. 4 Seguimiento a las historias laborales mediante auditoria interna DE TALENTO HUMANO No. de hojas de vida con requisitos T.A. Talento humano Seguimiento historias laborales No. de hojas de vida verificadas conforme a la muestra de auditoria Primer seguimiento: Informe de Auditoria Interna No., Radicado 46 del 31 de marzo de 15 Segundo seguimiento: De acuerdo con el programa de auditorias se hará seguimiento a las historias laborales. La corporación viene dando cumplimiento efectivo de los requisitos de vinculación y desviculación 5 Hacer seguimiento a la Politica de seguridad de DOCUMENTAL Implementación politica de seguridad de No. Elementos de la politica implementados No. de elementos en la politica Segundo seguimiento: Las politicas de seguridad informaticas fueron difundidas a los diferentes funcionarios de la entidad. Tercer trimestre: se hizo la verificación de la implementación de las politicas de seguridad mediante un listado de chequeo e informe de fecha 5 de octubre de 15, encontrando un cumplimiento satisfactorio de las politicas 6 Realizar Inventario físico semestralmente DE RECURSOS FISICOS Inventarios actualizados Seguimiento T.A. Recursos fisicos Inventario de bienes de la Corporación No. De funcionarios Primer seguimiento: Se realizó inventario general de los bienes del Concejo Municipal de Villavicencio, realizando el levantamiento de fichas tecnicas de cada uno de los bienes Al corte de este informe el propiedad de la Corporación, actualizando así inventario se encuentra el Inventario de cada funcinario. actualizado y se programa cotejo Segundo Seguimiento: verificación al azar de fisico para el mes de noviembre inventarios actualizados en el Sistema Pimysis de 15. Tercer seguimiento: Los inventarios de cada uno de los funcionarios se encuentran actualizados. 7 Actualizar trimestralmente el normograma del Proceso de Gestión contractual Actualización normograma Primer seguimiento: Se verificó actualización del normograma del proceso de fecha 7 de marzo de 15 Segundo seguimiento: la segunda actualización registra el 1 de julio de 15. Tercer seguimiento: La actualización registra de 15 de diciembre de 15

2 SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN ANTI 8 Revisar y actualizar los procedimientos de Gestión contractual Seguimiento a actualizaciones Segundo seguimiento: El manual de contratación de la entidad se actualizo mediante Resolución 95 de julio de 15 Tercer trimestre: El manual de contratación incluye todos los procesos actualizados 9 Incluir dentro del PIC (Plan institucional de capacitación), capacitación en contratación para los funcionarios del Concejo Indice de capacitaciones en materia contractual Capacitaciones capacitaciones Primer seguimiento: El T.A. de bienes, la P.U. de control interno y el asesor juridico que presta servicios a la corporación asistieron a la capacitación "Seminario Estudios del sector y análisis de riesgos en la contratación estatal" orientado los dias 16 y 17 de abril de 15 por la ESAP. Segundo seguimiento: La P.U. de Control interno asistió a la capacitaciónanálisis del contexto actual de la contratación estatal Decreto 18 de 15" el día 8 de julio de 15 Gobernación del Meta Y La comisión nacional de moralización del Meta. Tercer seguimiento: Se realizo capacitación interna sobre el manual de contratación orientada por el asesor Juridico de la contratación de fecha de septiembre de 15 1 Realizar es de difusión y asesoria que fortalezca la cultura del autocontrol GESTION DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Actividades P,U. control interno Avances Difusión Actividades Primer seguimiento: Se realizaron un total de 3 boletines y dos capacitaciones delas Segundo seguimiento: Se difundieron un total de 4 boletines en temas relacionados con control interno. Tercer seguimiento: Se incremento la en cuanto a difusión y asesoria, esto con el fin de dar cumplimiento a lo planeado en el Programa de Auditoria interna. AVANCE TOTAL MAPA DE RIESGOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS 1 Publicar trimestralmente en la Pagina Web el seguimiento al Plan de Accion ESTRATEGICA gestión Informes publicados Informes proyectados Primer seguimiento: En la pagina web en el link planeación, control y gestión se encuentra publicado el seguimiento plan de acción primer trimestre 15. Segundo seguimiento: En la pagina web en el link planeación, control y gestión se encuentra publicado el seguimiento plan de acción primer trimestre y segundo trimestre 15. Tercer seguimiento: publicación tercer trimestre y cuarto trimestre en la pagina web RENDICIÓN DE CUENTAS Establecer la metodologia para elaborar y consolidar el informe de gestión de la vigencia - Metodologia Informe de gestión Metodologia difundida Metodologia existente Segundo seguimiento: Correo de fecha del de julio de 15 estableciendo las pautas para consolidar el informe de Rendición de cuentas del primer semestre a todos los funcionarios del Concejo municipal. Tercer seguimiento: correo del 3 de noviembre de 15 estableciendo pautas para consolidar el informe de rendición de cuentas de la vigencia La Corporación aplica para la rendición de cuentas la metodología diseñada por el DAFP, la cual ha sido enviada a los correos electronicos de todos los funcionarios. RENDICIÓN DE CUENTAS 3 Realizar audiencia publica de rendicion de cuentas semestralmente Seguimiento a las audiencias de rendición Audiencias 1 1 Audiencias 1 1 Segundo seguimiento: Se realizó la audiencia publica de rendición de cuentas el dia de julio de 14 con asistencia de 4 personas (ver carpeta informe de rendición de cuentas) Tercer seguimiento: La audiencia publica de rendicion de cuentas de la vigencia se programo para el 1 de diciembre de 15. Se programaron dos audiencias de rendición las cuales se haran semestsralmente.

3 SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN ANTI RENDICIÓN DE CUENTAS 4 Publicar el informe de Rendición de cuentas rendición de cuentas Informes publicados 1 1 Informes proyectados 1 1 Segundo seguimiento: En el link planeación y gestión - Informes de gestión se encuentra publicado el informe de rendicion de cuentas del primer semestre de 15. Tercer seguimiento: En el link planeación y gestión - Informes de gestión se encuentra publicado el informe de rendicion de cuentas del de la vigencia 15 Se tiene programado publicar dos informes semestrales consolidando la gestión. RENDICIÓN DE CUENTAS 5 Publicar en la pagina web la relación actualizada de los contratos y su estado contratación Contratos publicados Contratos suscritos Primer seguimiento: Se verificó en la pagina web de la entidad la publicación de los 1 procesos contractuales iniciados durante el de análisis. Segundo seguimiento: Se ha dado continuidad a la publicación de los procesos contractuales en la pagina web, encontrando que para el presente informe se tienen 18 links publicados que enlazan directamente con el SECOP. Tercer seguimiento: Se ha dado continuidad a la publicación de los procesos contractuales en la pagina web, encontrando que para el presente informe se tienen links publicados que enlazan directamente con el SECOP. AVANCE TOTAL RENDICIÓN DE CUENTAS 1 Publicar trimestralmente el Registro publico de PQRS Gestión documental Aux. Administrativo ventanilla unica Publicación Registro publico PQRS Documentos publicados Documentos s programados a publicar Primer seguimiento: Se verifcó en la pagina web de la entidad la publicación de el Registro publico de derechos de petición de 1 de enero al 31 de marzo de 15 link tramites y servicios informe PQRS Segundo seguimiento: en el link Tramites y servicios - Informe PQRS se encuentra el Registro publico de derechos de petición del segundo semestre y el informe de control interno. Tercer trimestre: en el link Tramites y servicios - Informe PQRS se encuentra el Registro publico de derechos de petición del tercer semestre y cuarto trimestre y el informe de control interno del segundo semestre Elaborar y publicar semestralmente el Informe de PQRS Gestión de la Evaluación y el seguimiento P.U. Control Interno Oportunidad de respuesta PQRS PQRS contestadas oportunamente Total de PQRS recibidas evaluado Segundo seguimiento: se contestó de manera extemporánea 4 solicitudes, las cuales correspondían a Solicitudes de y fueron clasificadas por error involuntario como petición, afectando la fecha de respuesta, puesto que para el primer caso corresponde a 1 días y en el segundo 15 días, razón por la cual se contestaron extemporáneamente frente a la norma. Tercer seguimiento: Todas las PQRS se contestaron oportunamente Este informe se realiza con corte al 3 de junio, por lo que en este momento no se ha realizado 3 Expedir y formular la carta de trato digno al usuario conforme a los requerimientos del Art.7, inciso 5 de la Ley 4157 de 11 y Acuerdo 47 de 14 Avace politicas de trato digno a usuario Primer seguimiento:la carta de trato digno se adoptó mediante la resolución 9 de 15 y la misma está disponible en la pagina web de la entidad Segundo seguimiento: se ha dado continuidad a la publicación del documento en la entidad.

4 SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN ANTI 4 Creación de la sección "Transparencia y acceso a la publica" en la página web del Concejo, en cumplimiento de el Decreto 13 de 15. Presidencia - Administrador pagina web Publicación de la publica Elementos publicados 1 1 Elementos requeridos seguin norma Primer seguimiento: Se verificó la pagina web del Concejo de acuerdo con los lineamientos de la ley de transparecia (171 de 14) y el Decreto 13 de 15, encontrando un cumplimeinto del % de la misma. Segundo seguimiento: se cumple con un % de lo establecido en el Decreto 13 de 15, se verifica actualización de la publicada. Tercer seguimiento: se cumple satisfactoriamente en un 79% La sección como tal no tiene aún el nombre de "transparencia" debido a que no se cuenta con el personal competente en diseño para realizar este cambio, pero el esquema se estableción en la sección mapa del sitio 5 Elaborar, adoptar y actualizar el esquema de publicación de que trata el Decreto 13 de 14 (Art.41 y 4) Presidencia - Administrador pagina web Avance esquema de publicación Actividad cumplida No se ha realizado la por falta de claridad conceptual del tema Actividad programada 6 Realizar el seguimiento trimestral a la gestión de la publicada teniendo en cuenta la minima a publicar según la Ley 171 de 14 y el Decreto 13 de 15. Gestión de la evaluación y el Mejoramiento P.U. Control Interno Seguimiento a la publicación de Seguimientos propusetos Seguimientos realizados Primer seguimiento: Se realizó seguimiento de la pagina web y se entregó informe al de la Corporación mediante oficio No.11 de 7 de enero de 15, al hacer el seguimiento de las acciones correctivas se verifico que de las 11 observaciones se subsanaron7, es decir 64% Segundo seguimiento: mediante lista de chequeo se verifico la publicación de la documentación requerida, obteniendo un cumplimiento del % Tercer seguimiento: mediante lista de chequeo se verifico la publicación de la documentación requerida, obteniendo un cumplimiento del 79% 7 Medir la satisfacción del usuario y analizar la para la toma de decisiones en el mejoramiento de la prestación del servicio. Mejora continua Presidencia Indice de satisfacción al usuario Mediciones 1 mediciones 1 Las encuestas de percepción analizaron el Control politico, el desarrollo de los debates y los acuerdos, encuenstando un total de 4 ciudadanos y obteniendo una percepción favorable del 8% AVANCE TOTAL ATENCIÓN AL CIUDADANO y PQRS PLAN DE ACCIÓN ANTITRAMITES 1 PLAN DE ACCIÓN ANTITRAMITES Actualizar el invetario de tramites de la entidad con su respectivo soporte normativo Inscribir los trámites ante el SUIT (Sistema único de de trámites) PROCESOS MISIONALES PROCESOS MISIONALES Inventario de tramites del Cocejo Inscripción trámites SUIT Se solicito concepto al DAFP, sobre si el Concejo deberia El Concejo por su naturaleza misional no tiene inscribir tramites en el SUIT, y tramites en el sentido literal frente a la mediante oficio radicado ciudadania, sin embargo los procesos No del de adminsitrativos propios como de participación octubre de 15, el DAFP ciudadana y relacionados con la gestión de respondio que los Concejos acuerdos y control politicos fueron Municipales son corporaciones actualizados. político- administrativas, los cuales no integran la Rama Ejecutiva del Poder Público; por consiguiente, las disposicioens establecidas en la Ley 96 de 5, el Decreto 19 de 1 y el Plan anticorrupción en lo correspondiente al componente estrategia antitrámites no aplican, lo que implica que no se debe registrar en el SUIT.

5