Presentación Personal.

Transcripción

1 BIENVENIDOS

2 Presentación Personal. Quién administra mi tiempo en la empresa? Qué virtudes considero que tengo? Qué debilidades me encuentro? Se lo que cuesta una hora de mi tiempo?

3 Taller de Administración del Tiempo.

4 Breve Historia del Tiempo Los conceptos de Materia, Espacio y Tiempo, es una especulación metafísica que dura varios cientos de años. Es propio del homo sapiens construir un marco de referencia, saliendo del autismo inicial propio de cada uno.

5 Breve Historia del Tiempo Algunas frases de referencia histórica El tiempo en gran parte es pasado y en gran parte futuro Primer consideración sobre el tiempo, como algo subjetivo. Necesario de la condición humana para la creación de sus propios contextos. Año 354 DC. San Agustín. O Agustin de Hipona. Teologo.

6 Breve Historia del Tiempo Algunas frases de referencia histórica Uno de los primeros pensadores del dualismo metafisico. Divide al mundo que ES y lo que pensamos que es. Es decir, la capacidad del ser humano de atribuir significado y significancia a las cosas que suceden. La verdad es lo que es y en base a la imaginación y la creencia, se de la opinión de lo que se cree que es. Tiempo Subjetivo Tiempo de cada persona Tiempo Objetivo Chronos: tiempo objetivo Año 347 AC. Platón Aristocles Fundador de la Academia de Atenas Filosofo griego Alumno de Socrates y maestro de Aristoteles.

7 Breve Historia del Tiempo Algunas frases de referencia histórica INTRODUCCION DE LOS PATRONES CICLICOS El tiempo es algo absoluto, verdadero y matemático, que transcurre de manera uniforme Capacidad de Medición del Tiempo Año Sir. Isaac Newton Fisico, Filosofo, Teologo, Inventor y Matemático Ingles. Quizás reconocido por sus trabajos en la Ley de la Gravitación Universal.

8 Breve Historia del Tiempo Algunas frases de referencia histórica INTRODUCCION DE LOS PATRONES CICLICOS Introduce una Cuarta Dimensión: 1. Longitud 2. Altura 3. Profundidad 4. TIEMPO Año Albert Einstein Físico Aleman. Considerado el Físico mas importante del Siglo XX Conocido también como E=mc2 Afirma que la materia puede cambiar, solo con el paso cronológico del tiempo.

9 El tiempo Psicológico O TIEMPO SUBJETIVO Desde lo teórico, el tiempo psicológico (subjetivo) esta mas bien constituido por eventos físicos y psicológicos que ocurren internamente Por qué los momentos de felicidad son tan cortos y los de espera y desazón son tan largos? Es el campo inherente a las investigaciones de la percepción del tiempo. Y se encuentra relacionado al aspecto de la atención humana Al mismo tiempo se encuentran diferencias entre los tiempos Prospectivos y los Retrospectivos. Para los tiempos pasados intervienen entre otros factores la memoria, mientras que para el futuro, solo el tiempo biológico. El secreto poder del Tiempo. RSA Animation. Philip Lombardo.

10 El tiempo Psicológico O TIEMPO SUBJETIVO Pasa igual el tiempo para los hombres y mujeres? Qué significado le dan a la siguiente afirmación? Las mujeres hacen un mayor numero de asociaciones ( con eventos) por hora reloj que los hombres. En su vida, una mujer acumula una mayor cantidad y variedad de experiencias vividas frente a un hombre. Esto argumenta, el detallismo de las mujeres en ciertas tareas. Valida también, una mayor inteligencia emocional.

11 El tiempo Psicológico Las mujeres hacen un mayor numero de asociaciones ( con eventos) por hora reloj que los hombres.

12 El tiempo Psicológico Consideraciones El sentido del tiempo tiene igual de importancia que los demás sentidos (olfativo, visual, gustativo, etc). No todos tenemos la misma noción del tiempo. Cuando aparecen distorsiones y deterioros del sentido del tiempo, aparece el Estrés, Depresión, Ansiedad, etc. El tiempo y nuestra noción acerca de el, inevitablemente es parte de nuestra personalidad y conducta. No solo su buena administración productiva si no que también las representaciones psicológicas que hagamos de el.

13 Ciclo Circadiano Los tiempos del cuerpo. El 100% de los seres vivos, dependemos de ciertos ciclos biológicos. ( Gansos, Langostas, Flores y hasta los Musgos) En los seres humanos, los tiempos biológicos gobiernan desde los estados emocionales hasta la circulación de la sangre en determinadas horas y edades. 24:00 Medianoche. 02:00 Sueño profundo. 04:30 Temperatura corporal más baja. 06:45 Elevación aguda de la presión arterial. 07:30 Cesa la secreción de melatonina. 08:30 Inicio de la actividad intestinal. 10:00 Alto estado de vigilia. 12:00 Mediodía. 14:30 Coordinación óptima. 15:30 Tiempo de reacción más rápido. 17:00 Eficiencia cardiovascular y muscular óptimas. 18:30 Presión arterial máxima. 19:00 Temperatura corporal máxima. 21:00 Comienza la secreción de melatonina. 22:30 Cesa la actividad intestinal. Mejores horarios para Actividades Físicas.

14 Modulo 2 El tiempo como recurso. Administrar nuestro tiempo, es empezar a administrar ciertos hábitos arraigados en nuestra mente Es decir Administrar el tiempo, es administrar nuestra mente.

15 Modulo 2 El tiempo como recurso. El tiempo como recurso

16 Modulo 2 El tiempo como recurso. El Reloj y la Brújula - Compromisos. - Horarios Cotidianos. - Actividades y urgencias. - Visión y misión de vida. - Valores y principios. - Gustos y convicciones.

17 Modulo 2 El tiempo como recurso. Mitos sobre el tiempo y su administración. 1. Es una practica para los obsesivos. 2. Apaga la creatividad y no deja disfrutar de la vida. 3. La organización es la que no sabe organizar mi trabajo. 4. Existe una sola formula para administrar el tiempo. Una ley! 5. Se puede dividir entre el tiempo laboral y tiempo personal.

18 Modulo 2 El tiempo como recurso. Características intrínsecas del TIEMPO 1. Limitado. 2. De distribución equitativa. 3. Inelástico. 4. Indispensable 5. Irreversible.

19 Modulo 2 El tiempo como recurso. La URGENCIA y la IMPORTANCIA PRESIÓN El costo de la demora: CRISIS URGENCIA Baja calidad de vida laboral y personal.

20 Modulo 2 El tiempo como recurso. El encanto y la adicción a la URGENCIA En situaciones nos parece que: URGENCIA = IMPORTANCIA = AUTOESTIMA Lo urgente puede empeñar las autenticas prioridades de nuestra vida profesional, laboral y personal.

21 NO IMPORTANTE IMPORTANTE Modulo 2 El tiempo como recurso. La matriz de administración temporal. Resulta de un análisis del modo en que invertimos nuestro tiempo URGENTE NO URGENTE

22 NO IMPORTANTE IMPORTANTE Modulo 2 El tiempo como recurso. La matriz de administración temporal Desactivamos bombas urgentes e importantes. 2. Reflexión y preparación Actuamos como bomberos ante lo urgente. 4. Desperdicios temporales. URGENTE NO URGENTE En los cuadrantes 1 y 2 se observa la relevancia de la importancia

23 NO IMPORTANTE IMPORTANTE Modulo 2 El tiempo como recurso. La matriz de administración temporal. Conflictos. Dificultades graves. Compromisos fechados 1 Nuevos contactos. 2 Planificar trabajo. Prevención. Desarrollo Personal. Ciertas reuniones. Llamadas telefónicas. Interrupciones. 3 4 Llamadas telefónicas. Determinadas reuniones. Visitas de cortesía. s. URGENTE NO URGENTE

24 Modulo 2 El tiempo como recurso. La matriz de administración temporal. Auto evaluación. - Cual es el 20% de mis actividades y tareas, que producen el 80% de mis resultados? - Cual es el 20% de mis actividades, que consumen el 80% de mi tiempo? La idea es comprender que una parte pequeña de todas nuestras actividades, es solo la que genera gran parte de nuestros resultados. Como objetivo entonces, es importante descubrir en el trabajo diario, cuales son aquellas actividades que suman.-

25 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales El trabajo con nuestra lista de tareas. Existe? El listado de tareas y actividades a realizar, puede ser mental o físico. Qué filtro usamos para abocarnos a una tarea u a otra? Cuál es la tarea más desagradable o difícil? Cuál es la más fácil y rápida? Qué tiempo me llevara hacerla? Lo tengo? Cuál puede hacer antes para sentirse más seguro, y con una actitud positiva resolver el resto? Cuál tendrá el efecto más profundo y positivo en sus objetivos? Cuál le causa la mayor ansiedad, cuando piensa en ese asunto? Qué podría dejar para mañana, sin mayores consecuencias? Cómo puede afectar mi criterio para priorizar en otras personas? Cuál es la tarea que ha estado esperando hacer con gran interés? Cuál es la que tiene el plazo más apremiante? En qué estado físico y emocional necesito estar para llevar adelante algunos asuntos? Si surgiera un imprevisto, qué tarea no podría esperar? Cuál sería la consecuencia de no hacer hoy esta tarea en particular?

26 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales Trabajando con los desperdiciadores temporales Auto Evaluación. Qué tipo de administrador del tiempo soy? Requisitos - Sinceridad y autorreflexión.

27 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales Por qué postergamos? Que significa Postergar? Razones Internas Miedo al cambio. Miedo al fracaso. Demasiados Compromisos. Tareas desagradables. Razones Externas Instrucciones. Demasiado Complicadas. Flujo de tareas difuso. Metas Difusas.

28 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales Consideraciones sobre la POSTERGACION DE TAREAS Dividir la tarea en partes. ( Imaginarla como un proyecto) Establecer tiempos de realización. Tener en cuenta el cuadrante. Si es importante y urgente, sin mas abórdela. Entender nuestro propio miedo al cambio. Postergar no siempre es negativo.

29 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales A que consideramos un Desperdiciador Temporal Operativo? 1. Llamadas Telefónicas. 2. Correo Electrónico. 3. Internet y Redes Sociales. 4. Reuniones y Visitas.

30 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales Desperdiciadores Temporales Operativos Llamadas Telefónicas Qué es una llamada telefónica? En el 99% de los casos, una llamada telefónica es una interrupción. Dos hábitos a desarrollar: 1. Realizar llamadas. 2. Recibir llamadas.

31 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales Desperdiciadores Temporales Operativos Llamadas Telefónicas Saber hacer llamadas. Tip s. 1. Ser protocolar - Saludar con formalismos. 2. Procure Siempre la Calidad y la Calidez 3. El saludo Rompe el hielo - Nos entrega indicios. 4. Identifíquese si hace falta. 5. Preguntar si se encuentra disponible para respondernos. 6. Tener en cuenta el tema y ver si dispone el receptor del tiempo. 7. No desperdiciar el tiempo del receptor. Si es importante la llamada, planificar brevemente los temas y el objetivo. 8. Sea breve y directo, no disperso y denso. 9. Que usted llame no le da derecho a hablar. 10. Si le interesa el tema y es usted el que llama: LLAME USTED DESPUES. En el 99% de los casos, una llamada telefónica es una interrupción. NO LO OLVIDES.

32 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales Desperdiciadores Temporales Operativos Llamadas Telefónicas Recibir llamadas. Tip s. 1. Apague el celular si no desea recibir llamadas. 2. No reciba llamadas en reuniones. 3. Aclare si dispone o no de tiempo. Sea consiente de su tiempo. 4. Sonría. 5. No deje que otra persona disponga sobre su tiempo. 6. Pregunte si fue útil o fue claro. 7. Si no contesta, devuelva la llamada. 8. Te llamo en 5. Es TE LLAMO EN 5.

33 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales Desperdiciadores Temporales Operativos Llamadas Telefónicas Resumen LLAMADAS TELEFONICAS 1. Procure calidad en la llamada 2. Sea asertivo. 3. Procure calidez en las llamadas. 4. Sonría. 5. Que no dispongan sobre nuestro tiempo. 6. Sume a sus tareas o anotaciones lo conversado, si corresponde. 7. Si el tema es importante, y no esta en el contexto adecuado, posponga la llamada. 8. Hable de manera lenta y pausada. 9. Cierre el tema.

34 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales CORREOS ELECTRONICOS. Existen dos formatos de administrar los s. 1. On the go. 2. Process Time. 1. On the go: formato simple y aleatorio para el procesamiento de los correos electrónicos. 2. Process Time: formato dedicado al tratamiento especifico de los correos, con análisis complejo y respuestas elaboradas. Procesamiento: No solo implica la respuesta del , si no también su análisis a nivel de gestión administrativa, si este lo demanda.

35 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales CORREOS ELECTRONICOS. TIP s 1. Pruebe al menos 1 semana con cada sistema. Cuál de los dos le parece que le será mas efectivo? 2. Al redactar utilice la opción CC y CCO cuando corresponda. 3. Redacte con asertividad. 4. Use los puntos y separe por temas. 5. Responda por puntos. 6. No tenga todo el día abierto el programa de s. 7. Ordene por carpetas. 8. Trabaje con los asuntos de manera correcta. 9. Corrija la ortografía. Un mail mal redactado, es como si usted hablara mal. 10. Si el se puede contestar en menos de 2 minutos, respóndalo!

36 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales CORREOS ELECTRONICOS. TIP s 11. Tomate al menos 10 o 20 minutos al correo. 12. Si la respuesta demanda de mas de 5 líneas, quizás sea mas efectivo llamar telefónicamente. 13. No discutas por . El correo, no es el medio para gestionar emociones. 14. No escriba en mayúsculas. 15. Prepare respuestas frecuentes. 16. Lea el correo antes de enviarlo. 17. Cuidado con el diseño. 18. Despídase cordialmente.

37 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales EL USO DE INTERNET. TIP s 1. Navegar 2 horas al día de manera improductiva, al año implica perder un mes al año. 2. Cuando estamos en internet, navegando. Sabemos a que estamos renunciando? 3. Si quiere potenciar su productividad, apague el Wi-Fi. 4. Trabaje con favoritos ordenados. 5. Aprenda a gestionar la sindicación de contenidos o RSS. 6. Le interesa un tema especifico? Google Alerts.

38 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales REUNIONES E INTERRUPCIONES. Las interrupciones son una fuente tradicional de los problemas en la administración del tiempo. Es importante entonces identificar: POSITIVAS NEGATIVAS De que manera afecta a la tarea que me encuentro desarrollando?

39 Modulo 3 Desperdiciadores Temporales REUNIONES E INTERRUPCIONES. Algunos Tip s 1. Es necesario abocarse al tema ahora? 2. En que estado me encuentro, resolviendo mis temas? 3. Si es tan importante: Por qué debería de abordarla de manera ineficiente? 4. Preguntar cuanto puede durar la interrupción. 5. Una puerta abierta; es una interrupción potencial. 6. Tener en cuenta que siempre existe otro momento para reunirse. 7. Ponerse de pie, u ocupar las sillas con documentos. 8. No quebrar las reglas de cortesía. 9. Decir no en situaciones, es lo correcto.

40 Modulo 4 Hábitos Productivos. Ideas para poner en practica la #PRODUCTIVIDADPERSONAL Idea #1 - Diferencia tus tareas. Idea #2 - Empieza el dia con lo clave. Idea #3 - Aprovecha el FLOW. Idea #4 - Genera MiniPausas. Idea #5 - Aléjate del trabajo mentira Idea #6 - Piensa en papel

41 Modulo 4 Hábitos Productivos. Una practica guía de consulta para mejorar nuestra productividad personal Idea #1 - Diferencia tus tareas. De que manera diferencian sus tareas diarias? Las tareas Operativas. 1. Operativas. 2. Creativas. Entre ellas, las tareas que resolvemos con facilidad, típicas tareas de rutina, reuniones cotidianas, generación de informes. Revisar y contestar s. Ciertos llamados. Reuniones con colaboradores o gerentes. (De rutina). Delegación de tareas diarias. Tareas de Baja Energía.

42 Modulo 4 Hábitos Productivos. Una practica guía de consulta para mejorar nuestra productividad personal Idea #1 - Diferencia tus tareas. De que manera diferencian sus tareas diarias? Las tareas Creativas. 1. Operativas. 2. Creativas. Son aquellas que exigen de nuestra concentración, pensamiento, análisis y creación de cursos de acción. Lectura de textos, e interpretación. Informes complejos. Diseño de proyectos. Respuesta de ciertos s importantes. Reuniones importantes.

43 Modulo 4 Hábitos Productivos. Una practica guía de consulta para mejorar nuestra productividad personal Idea #1 - Diferencia tus tareas. De que manera diferencian sus tareas diarias? 1. Operativas. 2. Creativas. Es importante saber, que para nuestra mente es mas seductor resolver aquellas tareas operativas y de rutina. Ya que las creativas demandan que entreguemos nuestra atención y tiempo. 1. De acuerdo al cuadrante IMPORTANTE/NO IMPORTANTE. 2. Evalúe a cada una. 3. Es recomendable comenzar por las Creativas. Ya que demandan de mayor concentración y energía. 4. Las Operativas, son solucionables también en momentos de cansancio. Intercepción de conceptos. Es importante saber que las tareas operativas, se relacionan mas con las cosas urgentes. Importantes o no. Por otro lado, las creativas se relacionan mas con lo importante y estratégico. EN LA MAYORIA DE LOS CASOS

44 Modulo 4 Hábitos Productivos. Una practica guía de consulta para mejorar nuestra productividad personal Idea #2 - Empiece el día con lo clave. Lo clave es lo importante. Creativo u Operativo, es importante no desperdiciar nuestros primeros momentos de creatividad, lucidez, inspiración y productividad. Si tiene algo creativo, y lo deja para las 5 PM. Seguramente lo terminara mañana. No abra s, no reciba a nadie, solo enfóquese. Trae el beneficio de empezar bien el día. A primera hora hay menos distracciones.

45 Modulo 4 Hábitos Productivos. Una practica guía de consulta para mejorar nuestra productividad personal Idea #3 - Aprovecha tu FLOW Se puede decir que es un estado óptimo de motivación intrínseca, en la que la persona está inmersa en lo que está haciendo. Mihály Csíkszentmihályi Investigador en Psicología Positiva. El estado de fluir también implica una especie de atención enfocada. Es algo que todos hemos percibido más de una vez, y se caracteriza por una sensación de gran libertad, gozo, compromiso y habilidad, durante la cual las sensaciones temporales (la hora, la comida y el yo) suelen ignorarse.

46 Modulo 4 Hábitos Productivos. Una practica guía de consulta para mejorar nuestra productividad personal Idea #3 - Aprovecha tu FLOW Para alcanzar un estado de fluir, debe alcanzarse un estado de equilibrio entre : El desafío de la tarea. Y la habilidad de quien la realiza. Si la tarea es demasiado fácil o demasiado difícil, el fluir no podrá presentarse. El estado FLOW en la productividad personal, suele presentarse después del minuto 15 o 20. En determinados deportes también.

47 DESAFIO Modulo 4 Hábitos Productivos. Una practica guía de consulta para mejorar nuestra productividad personal Idea #3 - Aprovecha tu FLOW + RINCON DEL ESTRÉS Sobre-exigido - Infra-exigido RINCON DE LA APATIA - CAPACIDADES +

48 Modulo 4 Hábitos Productivos. Una practica guía de consulta para mejorar nuestra productividad personal Idea #4 - El poder de las MiniPausas. Una MiniPausa, o descanso entre tareas. TRABAJAR + PRODUCIR +

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50 Modulo 4 Hábitos Productivos. Una practica guía de consulta para mejorar nuestra productividad personal Idea #4 - El poder de las MiniPausas. Cómo y cuando generar las MiniPausas? 1. Siempre que cambiemos de actividad. 2. O cada una hora. 3. Debe durar entre 2 o 3 minutos. De lo contrario es una PAUSA. 4. Levántese y aléjese de la mesa de trabajo. 5. Estire y relájese. 6. Beba un vaso de agua. Alguien sugiere otras alternativas? MENTE Y CUERPO SON INDIVISIBLES.

51 Modulo 4 Hábitos Productivos. Una practica guía de consulta para mejorar nuestra productividad personal Idea #5 - Aléjate del trabajo mentira. Trabajo como un burro, pero veo resultados! Las hacemos por rutina, tradición o porque nos lo han dicho otros. No nos planteamos no hacerlo. Son actividades indoloras, que individualmente no exigen ni mucho tiempo ni esfuerzo (el problema sobreviene cuando se suman). Son cosas que al hacerlas (actividad y movimiento) transmiten una falsa sensación de progreso. Son actividades entretenidas o agradables. A veces nos permiten conectar o interactuar con otros (leyendo, debatiendo, respondiendo, comentando) lo que acrecenta la satisfacción. Ni son el corazón de tu trabajo ni las necesitas para tu trabajo. No tienen nada que ver con tus objetivos y metas. Intercepción de conceptos. El trabajo de mentira habitualmente es aquel trabajo Urgente/NoUrgente pero que se caracteriza por no ser IMPORTANTE, o relevante con nuestros objetivos estrategicos.

52 Modulo 4 Hábitos Productivos. Una practica guía de consulta para mejorar nuestra productividad personal Idea #5 - Aléjate del trabajo mentira. ACTIVIDAD HACER MOVERME VS CONSEGUIR PRODUCTIVIDAD VS AVANZAR

53 Modulo 4 Hábitos Productivos. Una practica guía de consulta para mejorar nuestra productividad personal Idea #6 - Piensa en papel. Es desarrollar el habito de anotar. Anotar lo que pensamos. Deja tu cabeza vacía! Las ideas centrales de cada tema, quedan plasmadas. Cada uno anota donde quiere y como quiere. Mientras mas espacio tengas, mas desarrollaras el habito. No a los papelitos.

54 Fin Modulo 1