Cuentas por cobrar. Cuentas por cobrar = Crédito

Transcripción

1 LOS DINEROS María Luisa Saavedra García Cuentas Cómo administrarlas! L as cuentas son créditos que se dan a los clientes, y su manejo repercute en la empresa. En este artículo se ejemplifica cómo la política de cuentas es un elemento de mercadotecnia que influye en el fomento o disminución de las ventas. Cuentas a clientes Las cuentas son créditos que la empresa concede a sus clientes. La política de estas cuentas es un instrumento de mercadotecnia y sirve para fomentar las ventas. 1 La administración de cuentas a clientes implica generalmente un dilema entre la liquidez y la productividad, ya que si se ofrecen muchas facilidades para la adquisición de los productos, se incrementarán las ventas y las utilidades, pero, por otra parte, se comprometen fondos en cuentas que disminuyen la liquidez de la empresa y llevan en sí mismas un costo de mantenimiento. Las políticas relativas al otorgamiento de crédito y los esfuerzos de cobro determinan el monto de esta inversión en relación con las ventas realizadas o por realizar. Es importante conocer el comportamiento de los clientes en la liquidación de las facturas, así como las políticas que la empresa fije respecto a la estrategia de ventas mediante promociones o periodos extras de crédito, que de alguna forma desplazan los productos a bodegas de los clientes, sin que el consumidor los haya adquirido. Esto origina una disminución en el flujo de fondos de los clientes, lo que perjudica su liquidez y el pago oportuno de las facturas de la empresa. Para determinar la política más conveniente es necesario considerar los costos de financiamiento, cobranza y posibles demoras e incumplimientos. De esta manera, la empresa evaluará cada una de las políticas posibles con respecto al Cuentas = Crédito La palabra crédito proviene del latín Creditum que significa tener confianza y que implica un riesgo por la confianza otorgada en que el deudor pagará el importe de la operación. tiempo y descuentos para el pago de la mercancía, y determinará la más conveniente, considerando los costos adicionales de financiamiento y cobranza asociados a esas condiciones. La empresa incurre en costos asociados con la morosidad en el pago como los gastos que implica el empleo de diferentes métodos para el cobro. Si la cuenta definitivamente no se paga, la empresa tendrá que castigar 2 en su totalidad el importe por gasto de las cuentas malas. Una vez elegida la política apropiada, hay que vigilar las cuentas para asegurarse de que los procedimientos de cobranza funcionan como es debido, que se llevan muy claras las cuentas de los clientes individuales y que a cada cliente potencial se le investiga para determinar el riesgo de otorgarle el De una u otra forma, es necesario establecer políticas y mantenerlas congruentes con la actividad económica actual. 3 Para conservar los clientes existentes y atraer nuevos, la mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer Las condiciones de crédito pueden variar entre giros de negocio diferentes, pero las empresas dentro del mismo giro generalmente ofrecen condiciones de crédito similares. Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas, normalmente incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un plazo determinado. Aunque todas las cuentas no se cobren dentro del periodo de crédito, la mayoría de ellas se convierte en efectivo en un plazo inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa. Políticas de crédito La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no debe sólo ocuparse de los estándares 4 de crédito que establece, sino también de la utilización correcta de éstos al tomar decisiones de Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la administración exitosa de las cuentas de la empresa. La ejecución inadecuada de una buena política de crédito o la ejecución exitosa de una política de crédito deficiente no producen resultados óptimos. El nivel óptimo de cuentas es determinado por dos factores: 1. El volumen de ventas a 2. El periodo medio entre ventas y cobros. El periodo medio de cobro depende parcialmente de las condiciones económicas, pero también de un conjunto de factores controlables o variables de política de Las principales variables de esta política son: Estándares de El periodo de REVISTA AH 63

2 Descuentos concedidos por pronto pago. Políticas de cobro de la empresa. Estándares de crédito Los estándares de crédito de la empresa definen el criterio mínimo para conceder crédito a un cliente. Asuntos como evaluaciones de crédito, referencias comerciales, periodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estándares de Determinar un estándar óptimo de crédito supone igualar los costos marginales 5 de crédito con las utilidades marginales 6 por el incremento de las ventas. Los aspectos que se deben comprender para realizar un buen análisis de costos marginales de crédito son: Inversión de cuentas Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas. Mientras más alto sea el promedio de cuentas de la empresa, es más costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace más flexibles sus estándares de crédito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas por cobrar, en tanto que si se presentan restricciones en los estándares, deben disminuir. Los cambios en el nivel de cuentas relacionados con modificaciones en los estándares de crédito provienen de dos factores principales: de las variaciones respecto a las ventas y de los cobros que están íntimamente ligados, ya que se espera que aumenten las ventas a medida que la empresa haga más flexibles sus estándares de crédito teniendo como resultado en promedio un mayor número de cuentas, pero si por el contrario las condiciones de crédito se hacen menos flexibles se da crédito a pocos individuos realizando un estudio exhaustivo de su capacidad de pago, entonces el promedio de cuentas se disminuye por efecto de la disminución de las ventas. En conclusión, se tiene que los cambios de ventas y cobros operan simultáneamente para producir costos altos de manejo de cuentas cuando los estándares de crédito se hacen más flexibles y se reducen cuando los estándares de crédito se hacen más rigurosos. Estimación de cuentas incobrables Otra variable que se afecta por los cambios en los estándares de crédito es la estimación de cuentas incobrables. La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difícil cobro aumenta a medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles y viceversa, esto dado también por el estudio que se hace de los clientes y su capacidad de pago en el corto y largo plazos. Volumen de ventas A medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles se espera que aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tiene entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e ingresos de la empresa y, por ende, la utilidad esperada. Evaluación de estándares de crédito Para determinar si una compañía debe establecer estándares de crédito más flexibles, es necesario calcular el efecto que tengan éstos en las utilidades marginales en las ventas y en el costo de la inversión marginal en las cuentas por cobrar. Costo de la inversión marginal en cuentas El costo de la inversión marginal en cuentas puede calcularse estableciendo la diferencia entre el costo de manejo de cuentas antes y después de la implantación de estándares de crédito más flexibles. Debe calcularse primero la razón financiera del promedio de cuentas por cobrar: Promedio de cuentas = Ventas anuales a crédito Rotación de cuentas Ejemplo La Proveedora, S.A. de C.V., está preocupada por evaluar el manejo de sus cuentas correspondiente a 2005, para lo cual nos proporciona la siguiente información: Ventas totales $ 970,000 Ventas de contado 560,000 Ventas a crédito 410,000 Cuentas al 31-dic ,000 Cálculo de rotación de cuentas por cobrar: Rotación de cuentas = Ventas a crédito Saldo de cuentas Sustituyendo: Rotación 410,000 de cuentas = = 4.82 veces 85,000 Rotación 410,000 de cuentas = = 85, Después se calcula la inversión promedio en cuentas, calculando el porcentaje del precio de venta que representan los costos de la empresa y multiplicándolo por el promedio de cuentas. Suponiendo que para la empresa el porcentaje del precio de venta que representan los costos es de 65%, la inversión promedio en cuentas sería: 85,000 65% = 55,250 Esto quiere decir que La Proveedora tiene en promedio invertido en cuentas, un monto de $ 55,250 que debe financiar con recursos propios o ajenos. Por último, debe calcularse el costo de la inversión marginal en cuentas realizando la diferencia entre la inversión promedio en cuentas por cobrar con el programa propuesto y el actual. Suponiendo que La Proveedora al flexibilizar sus estándares de crédito supone que elevará sus ventas en 25%, entonces tenemos que el saldo en cuentas sería: 85, = 106,250 Y la inversión promedio en cuentas con el programa propuesto, sería: 106, % = 69, La inversión marginal se calcularía así: 69, , = 13, La inversión marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa debe comprometer en cuentas por 64 REVISTA AH

3 cobrar si hace más flexible su estándar de Por lo cual la empresa debe determinar si cuenta con los recursos suficientes para financiar esta inversión adicional. Así, la empresa deberá calcular sus costos marginales considerando que deberá financiar un monto más elevado de inversión en cuentas. 7 Evaluación crediticia de clientes Al otorgar crédito la empresa asume el riesgo de que los clientes no cubran sus adeudos pactados, por esta razón los mismos deberán ser sometidos a una evaluación de crédito, para este fin el encargado de evaluar el riesgo del crédito debe considerar las 5C : 1. Carácter. 2. Capacidad. 3. Capital. 4. Colateral. 5. Condiciones. Carácter. El factor moral del cliente es lo más importante en la evaluación del crédito para el cumplimiento de la obligación. La solvencia moral del cliente se puede obtener pidiendo referencias a las empresas que ya le han otorgando Capacidad. Juicio subjetivo y visual del potencial económico del cliente. Investigar si posee otros bienes aparte de la empresa o negocio a la que le estamos otorgando el Capital. Posición financiera, en especial, el capital tangible de la empresa. Determinar si sus activos fijos son suficientemente valiosos para respaldar el Colateral. Representado por los activos que el cliente puede ofrecer como garantía del crédito, como documentos que respalden los inventarios o los activos fijos. Condiciones. Análisis de las tendencias económicas generales del entorno o incidencias que pueden afectar la capacidad del cliente para cumplir sus obligaciones. Consiste en determinar si las condiciones económicas futuras favorecen o afectan a la empresa, en función del sector en el que se encuentra, los insumos que utiliza, la mano de obra, etcétera. Estos factores son importantes en la concesión del crédito en la determinación del monto de inversión que estemos dispuestos a incurrir en las ventas a Una empresa puede hacer muchas ventas, superar a sus competidores si está dispuesta a conceder libremente volumen y plazos; pero en definitiva, créditos de esa naturaleza pueden terminar con dicha empresa, si no dispone de los controles adecuados que permitan medir el efecto de sus políticas de Toma de decisiones Para decidir si una empresa debe hacer más flexibles sus estándares de crédito, deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar. Si las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben hacerse más flexibles los estándares de crédito; de otra manera deben mantenerse sin modificación los que se tienen en esos momentos aplicados dentro de la empresa. Una vez que la empresa ha fijado sus estándares de crédito, deben establecerse procedimientos para evaluar a los solicitantes. A menudo la empresa debe determinar no solamente los méritos que tenga el cliente para el crédito, sino también calcular el monto por el cual éste pueda responder. Una vez que esto se ha hecho, la empresa puede establecer una línea de crédito, estipulando el monto máximo que el cliente puede deberle en determinado momento. Las líneas de crédito se establecen para eliminar la necesidad de verificar el crédito de un cliente importante cada vez que se haga una compra a Los dos pasos básicos en el proceso de la investigación del crédito son: obtener información de crédito y analizar la información para tomar la decisión del Obtención de la información de crédito Cuando un cliente que desea obtener crédito se acerca a una empresa, se da comienzo a un proceso de evaluación del crédito pidiéndole al solicitante que llene diferentes formularios en los cuales se solicita información financiera y crediticia junto con referencias de Trabajando con base en la solicitud de crédito, la empresa obtiene entonces información adicional del crédito de otras fuentes. Si la empresa ya le ha concedido anteriormente crédito al solicitante, ya REVISTA AH 65

4 tiene su información histórica acerca de los patrones de pago de éste. Las fuentes externas principales de información crediticia es la brindada por: Estados financieros Pidiéndole al solicitante proporcione sus estados financieros de los últimos años (dos por lo menos) la empresa puede analizar su estabilidad financiera, su liquidez, rentabilidad y capacidad de endeudamiento. Aunque en un balance o un estado de resultados no aparece información con respecto a las normas de pago pasadas, el conocimiento de la situación financiera de la empresa puede indicar la naturaleza de la administración financiera total. La buena voluntad por parte de la empresa solicitante para facilitar estos estados puede ser un indicador de su situación financiera. Los estados financieros auditados son una necesidad en el análisis de crédito de solicitantes que deseen hacer compras importantes a crédito o que deseen que se les abran líneas de Buró de Crédito El Buró de Crédito es una Sociedad de Información Crediticia (SIC), orientada a integrar y proporcionar información completa y confiable que apoye a los otorgantes de crédito a determinar de manera oportuna el comportamiento crediticio de personas físicas y morales. Otros proveedores Consiste en obtener información de otros proveedores que vendan al solicitante del crédito y preguntarles cuáles son las normas de pago y sus relaciones interempresariales. Condiciones de crédito Las condiciones de crédito especifican el periodo en que se extiende el crédito y el descuento, si lo hay, concedido por pronto pago. Por ejemplo, si las condiciones de crédito de una empresa para todos los clientes aprobados se especifican como 2/10 neto 30, esto significa que se concede un descuento de 2% del precio de venta si se paga dentro de 10 días, y se paga el importe total de la factura si el pago se realiza a 30 días. Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero debe tenerse mucho cuidado, ya que pueden ofrecerse descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa. Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total. Políticas de cobro Son los procedimientos que la empresa sigue para cobrar sus cuentas a su vencimiento. La efectividad de las políticas de cobro de la empresa puede evaluarse parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro, sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación. Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento Evaluación de una política de crédito El caso de La Proveedora, S.A. de C.V. El licenciado Jorge Marín, administrador de La Proveedora, S.A. de C.V., recientemente ha observado una baja en las ventas de la empresa, motivo por el cual ha decidido relajar la política de crédito de la empresa. De manera específica, ha resuelto cambiar los términos de crédito de 2/10 neto 30 8 a 3/20 neto 45, 9 así como relajar las políticas de cobranza. De acuerdo con los cálculos del licenciado Marín, dicho cambio provocaría que las ventas se incrementen de 18 a 22 millones de pesos. Actualmente, 63% de los clientes pagadores de La Proveedora pagan el día 10 y toman el descuento; el 34% lo hace el día 30 y el 3% restante paga (en promedio) el día 60. Sólo el 2% de las ventas se convierte realmente en pérdidas por cuentas malas. Si se adoptara la nueva política de crédito el licenciado Marín estima que 70% de los clientes pagadores tomarían el descuento: el 11% pagaría el día 45, y el 19% pagaría en forma extemporánea el día 90. Así, debido al relajamiento de las normas de crédito, las pérdidas por cuentas malas ascenderían de 2 a 4%. Los costos variables de operación 10 son actualmente de 75% de las ventas brutas, el costo de los fondos usados para mantener las cuentas 11 es de 10% y su tasa de impuestos de 34%. Ninguno de estos factores cambiaría como resultado de un cambio en la política de Para estar en condiciones de decidir si debe adoptarse o no la nueva política, el licenciado Marín debe responder las siguientes preguntas: Preguntas a) Cuáles son las cuatro variables que integran la política de crédito de una empresa?, en qué dirección cambiaría cada una de ellas si se relajara la política de crédito?, cómo tendería a afectar cada variable a las ventas, a nivel de cuentas y a las pérdidas por cuentas malas? b) Cuál sería el nivel de días de venta pendientes de cobro si se mantuviera la actual política de crédito?, y, si se adopta la política propuesta? c) Cuál será el monto en pesos de las pérdidas por cuentas malas bajo la política de crédito actual y bajo la política propuesta? d) Cuál será el monto en pesos de los descuentos concedidos bajo la política de crédito actual y bajo la política propuesta? e) Cuál será el monto en pesos del mantenimiento de cuentas bajo la política de crédito actual y bajo la política propuesta? f) Cuál será la utilidad incremental esperada que resultaría del cambio propuesto en la política de crédito? Tomando como base el análisis hecho hasta este momento, debería hacerse el cambio? Respuestas Para dar respuesta a las interrogantes planteadas deberá realizar los siguientes cálculos: a) Son: 1. El periodo de crédito aumenta 2. Las normas de crédito se relajan 3. La política de cobranza se relaja 4. El descuento aumenta b) Nivel de ventas pendientes de cobro: política actual 63% paga el día 10 y toma el descuento de 2% 34% paga el día 30 3% paga el día 60 (0.63) (10) + (0.34) (30) + (0.03) (60) = = 18 días 66 REVISTA AH

5 en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro. El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades. Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, éstos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así las ventas de la empresa. La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobro, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro. Modalidades de procedimiento de cobro Normalmente se emplean varias modalidades. A medida que una cuenta envejece, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. El procedimiento básico de cobro que se utiliza se lleva a cabo en el siguiente orden: 1. Cartas. Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta, normalmente la empresa envía una carta en buenos términos, recordándole al cliente su obligación. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se hace llegar una segunda carta más perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas. 2. Llamadas telefónicas. Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, pueden hacerse arreglos para prorrogar el periodo de pago. 3. Utilización de agencias de cobros. Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible que la empresa reciba un monto menor del que espera recibir. 4. Procedimiento legal. Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados. Existe un punto más allá del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto. Control financiero de cuentas El control financiero de cuentas centra su atención en la sobreinversión de Nivel de ventas pendientes de cobro: política nueva 70% paga el día 20 y toma el descuento de 3% 11% paga el día 45 19% paga el día 90 (0.70) (20) + (0.11) (45) + (0.19) (90) = = 36 días c) Pérdidas por cuentas malas: política actual ,000 (0.02) = 360,000 Pérdidas por cuentas malas: política nueva ,000 (0.04) = 880,000 d) Monto en pesos de los descuentos: política actual ,000 (0.63) (0.02) = 226,800 Monto en pesos de los descuentos: política nueva ,000 (0.70) (0.03) = 462,000 Con la política nueva el monto de los descuentos se incrementa en 235,200 pesos: 462, ,800 = 235,200 e) 18 (18 000, ) (0.75) (0.10) = 67, (22 000, ) (0.75) (0.10) = 165,000 f) La Proveedora, S.A. de C.V. Política Efecto de Política actual los cambios nueva Estado de resultados $ $ $ Ventas brutas , , ,000 ( ) Descuentos (1) 226, , ,000 (=) Ventas netas , , ,000 ( ) Costos variables (2) , , ,000 (=) Utilidad antes de costos de créditos e impuestos 4 273, , ,000 Costos relacionados con el crédito: ( ) Costo de mantenimiento (3) 67,500 97, ,000 ( ) Cuentas malas (4) 360, , ,000 (=) Utilidad antes de impuestos 3 845, , ,000 ( ) Impuestos 34% 1 307,538 50, ,620 (=) Utilidad neta 2 538,162 97, ,380 Proporción de clientes que pagan a tiempo con la política actual y toman el 2% de descuento. 2% de descuento por pronto pago con la política actual. Proporción de clientes que pagarán a tiempo con la política nueva y tomarán 3% de descuento. 3% de descuento por pronto pago, con la política nueva. Días en promedio de mantenimiento de cuentas con la política actual, calculado en el inciso a). Costo variable de operación. Costo de los fondos utilizados en la inversión en cuentas. Días en promedio de mantenimiento de cuentas con la política nueva, calculado en el inciso a). REVISTA AH 67

6 SOBREINVERSIÓN EN DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR Síntomas Relación de cuentas /ventas. Madurez de cuentas. Relación de cuentas incobrables/ cuentas. Plazo medio de cobranza. Causas Liberalidad en Cobranzas deficientes. Situación competitiva. Tipo de clientes. Fraude de funcionarios. MATRIZ DAFO Efectos Necesidad de endeudamiento. Mayor riesgo por cuentas incobrables. Aumento de costos de cobranza. Disminución de utilidades. Posibles soluciones: Verificar saldos con clientes. Mejorar política y método de cobranza. Documentar las cuentas y descontarlos en bancos/factoraje. Si existen dificultades económicas procurar fondos con nuevas aportaciones de socios, créditos a largo plazo. Rentabilidad Liquidez Riesgo cuentas, en el cuadro que aparece arriba pueden observarse los síntomas, causas y efectos de este problema. Toda decisión que se tome en la empresa con respecto a la política de crédito, tendrá un impacto en la rentabilidad, liquidez y riesgo de la misma, por esta razón será de vital importancia evaluar con sumo cuidado la política de El efecto es positivo puesto que aumenta la utilidad neta, hay que considerar que esto sucede siempre y cuando el cambio de política lleve consigo un aumento de las ventas, en caso contrario el efecto podría ser adverso. Por otro lado, se debe considerar la importancia de llevar un adecuado control administrativo de cuentas, realizando un análisis de antigüedad de las mismas para verificar si realmente los clientes están cumpliendo con los plazos estipulados de pago. Uno de los métodos que se utiliza para obtener financiamiento vía cuentas es el factoraje, por esta razón dedicaré un pequeño apartado para describir los aspectos más importantes de este tipo de financiamiento. Factoraje Implica la venta directa de cuentas por cobrar a un factor u otra institución financiera. Aunque el factor es la principal institución de factoraje, algunos bancos comerciales y compañías financieras comerciales también factorizan cuentas. El factoraje de cuentas realmente no implica un préstamo a corto plazo, pero es similar al préstamo de cuentas como garantía. El factor Es una institución financiera que compra cuentas a las empresas. Generalmente el factor acepta todos los riesgos de crédito relacionados con las cuentas que compra. Un factor consigue sus fondos de operación por medio de la venta del capital por deuda y aportaciones de capital. El arreglo de factoraje Un arreglo de factoraje se extiende estableciendo las condiciones exactas, cargos y procedimientos de la factorización; normalmente las empresas que efectúan este tipo de arreglos lo hacen continuamente, vendiendo todas sus cuentas por cobrar a su factor. El acuerdo de factoraje comprende los procesos de: Selección. Un factor selecciona las cuentas que esté dispuesto a comprar, optando únicamente por aquellas cuentas que crea que son riesgos de crédito aceptable. Notificación. El factoraje se hace normalmente con base en una notificación, esto porque los pagos se le hacen directamente al factor. Los clientes cuyas cuentas hayan sido factorizadas, pueden no recibir notificación de ello; puede ser que se les pida que giren los cheques a favor del factor. El grado de reserva respecto a este arreglo, depende en parte de la empresa frente a las expectativas que tenga de cómo tomarán sus clientes el hecho de que sus cuentas hayan sido factorizadas. El grado de reserva necesario se incorpora en el arreglo de factoraje. Falta de recurso. Esto significa que el factor conviene en aceptar todos los riesgos de crédito; si las cuentas que haya comprado resultan ser incobrables, el factor debe asumir las pérdidas. Reservas del factor. Después de que un factor selecciona las cuentas que se vayan a incluir en un arreglo de factorización, se separa cierto porcentaje de las cuentas totales para cubrir cualquier devolución o descuento sobre la mercancía vendida. El factor normalmente mantiene una reserva de 5 a 10% sobre el monto factorizado para protegerse contra esas situaciones. Fechas de pago. Un arreglo de factoraje se extiende entre el factor y la empresa. El arreglo no solamente establece las cuentas que se vayan a factorizar o el criterio para factorización continua, sino que también indica las fechas de pago de las cuentas dentro del factoraje. Normalmente al factor no se le exige que pague a la empresa hasta que la cuenta se haya cobrado o hasta que llegue el último día del periodo de Adelantos y excedentes. El factor establece una cuenta similar a una cuenta de depósito bancaria para cada uno de sus clientes. A medida que se recibe el pago o que llega la fecha de vencimiento, deposita el dinero en la cuenta de la empresa. Si la empresa deja el dinero en la cuenta, existe un excedente sobre el cual el factor debe pagar intereses. En muchos casos, la empresa puede necesitar más efectivo del que hay 68 REVISTA AH

7 disponible en su cuenta; para suministrar a la empresa fondos inmediatos, el factor puede hacer adelantos contra cuentas y que representan un saldo negativo en la cuenta de la empresa. Costos de factoraje Los costos de factoraje incluyen los rubros de comisiones, intereses sobre adelantos e intereses sobre excedentes. Comisiones. Son los pagos que se hacen al factor por los costos administrativos de verificación y cobro de créditos, así como por el riesgo que asume cuando compra cuentas sin recurso. Normalmente las comisiones de factoraje se establecen en un porcentaje de 1 a 3% sobre el valor nominal de las cuentas por cobrar factorizadas. Intereses sobre anticipos. El cargo de interés que se impone a los adelantos es generalmente a tasas competitivas de mercado. Se impone a la suma real que se adelanta, se paga anticipadamente elevando así el costo efectivo del préstamo. Intereses sobre excedentes. Es el interés que se paga sobre excedentes o saldos positivos de cuentas que quedan en un factor. Ventajas del factoraje La capacidad que da a la empresa para convertir de inmediato las cuentas en efectivo. No tienen que ocuparse del cobro de las cuentas. Cuando la empresa recibe un adelanto no tiene que hacer ningún pago. Una vez que el factor cobra la cuenta o vence su obligación de pago, simplemente retiene el dinero. Asegura a un patrón los flujos de caja. Simplifica la planeación del flujo de caja de la empresa. Si es continuo un arreglo de factoraje, dentro de la empresa pueden eliminarse los departamentos de: créditos, cobros, así como algunos gastos administrativos. Cada arreglo de factoraje entre la empresa y el factor es único, ya que las condiciones son puestas entre las dos partes y dependen de los arreglos que consideren más benéficos para cada uno. REFERENCIAS 11 Así, por ejemplo, una política restrictiva de cuentas provocaría que las ventas disminuyeran; en caso contrario, una política relajada o flexible provocaría el aumento de las ventas. 12 Castigar una cuenta significa que al ser imposible cobrar la misma, el importe debe ser enviado a pérdidas. 13 Si la economía se encuentra en expansión, puede resultar conveniente aplicar una política restrictiva, puesto que los clientes se encontrarán en mejores condiciones para pagar. Si la economía se encuentra en recesión, puede resultar necesario aplicar una política relajada, puesto que los clientes encontrarán mayores dificultades para obtener liquidez. 14 Un estándar es una medida ideal del resultado que queremos alcanzar en la operación de un negocio. 15 Son los costos adicionales en los que se incurre como efecto de otorgar mayor crédito a los clientes. 16 Son los ingresos por ventas adicionales que se obtienen como efecto de flexibilizar las políticas de 17 Estos costos marginales tendrán relación con el aumento del castigo por cuentas malas, descuentos por pronto pago y otros que considere la administración de la empresa. 18 Significa que si los clientes pagan dentro de los 10 días siguientes a la compra se les hace 2% de descuento, y si pagan dentro de los 30 días, pagan el importe total de la factura. 19 Significa que si los clientes pagan dentro de los 20 días siguientes a la compra se les hace 3% de descuento y si pagan dentro de los 45 días, pagan el importe total de la factura. 10 Los costos variables de operación corresponden a gastos de ventas y de administración que pueden aumentar o disminuir de acuerdo con el aumento o la disminución de las ventas. 11 Es lo que cuesta financiar las cuentas, ya sea con recursos propios o ajenos. BIBLIOGRAFÍA Besley, Scott, Fundamentos de administración financiera, McGraw-Hill, México, Copeland, Thomas y Weston, Fred, Finanzas en administración, McGraw-Hill, México, Lawrence J., Gitman, Fundamentos de administración financiera, Harla. Moreno Fernández, Joaquín y Rivas Merino, Sergio, La administración financiera del capital, IMCP, México, Madroño Cosío, Manuel Enrique, Administración financiera del circulante, IMCP, México, Van Horne, James, Administración financiera, Prentice-Hall Hispanoamericana, México, Weston, J., Fred y Brigham, F., Eugene, Fundamentos de administración financiera, México, McGraw- Hill Nuestra autora: María Luisa Saavedra García es profesora investigadora de la UAEH. Tutora del Programa de Posgrado en Ciencias de la Administración de la FCA de la UNAM. REVISTA AH 69