DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PUBLICOS GENERALES

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1 INFORME Nro. DFOE-PG-IF de MAYO, 2013 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PUBLICOS GENERALES INFORME DE LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL PODER JUDICIAL SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS SALDOS DE LAS PARTIDAS DE INGRESOS POR TRANSFERENCIAS CORRIENTES, GASTOS DE REMUNERACIONES, SERVICIOS, Y MATERIALES Y SUMINISTROS CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO

2 CONTENIDO Página Nro. RESUMEN EJECUTIVO 1 INTRODUCCIÓN... 1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA... 1 NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA... 1 ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA... 1 GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA... 1 METODOLOGÍA APLICADA... 2 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA RESULTADOS... 3 PAGO DE SUMAS DE MÁS POR CONCEPTO DE REMUNERACIONES... 3 FALTA DE RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR ORIGINADAS DE SUMAS DE MÁS CONCLUSIONES DISPOSICIONES... 6 AL CONSEJO SUPERIOR DEL PODER JUDICIAL... 7 ANEXOS Anexo Nro. 1..8

3 INFORME Nro. DFOE-PG-IF Qué examinamos? RESUMEN EJECUTIVO Mediante la Auditoria Financiera realizada en el Poder Judicial se examinaron las partidas de ingresos por transferencias corrientes, gastos por remuneraciones, servicios y materiales y suministros, correspondientes al ejercicio económico del 2012, con el propósito de determinar su razonabilidad y comprobar su correspondencia con el marco normativo presupuestario aplicable. Por qué es importante? Los resultados obtenidos del examen a las partidas mencionadas, contribuyen a mejorar la calidad de la información presupuestaria, la confiabilidad de la información en la ejecución presupuestaria y la transparencia en la gestión del Poder Judicial; así como servir de insumo para dar cumplimiento a lo establecido en los artículos 181 y 184 de la Constitución Política de la República de Costa Rica y 52 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, referidos a fiscalizar la ejecución y liquidación del presupuesto de la República y rendir un dictamen a la Asamblea Legislativa. Qué encontramos? Sobre la partida remuneraciones, durante el año 2012 el Poder Judicial realizó pagos de más por la suma de ,42, quedando un saldo por recuperar al 31 de diciembre de ,45. Al 31 de diciembre del año 2011 el saldo de sumas pagadas de más había alcanzado la cifra de ,03, con lo cual se observa un incremento en los saldos por cobrar del 50% con respecto al año Además, con respecto a la recuperación de las sumas pagadas de más a funcionarios y exfuncionarios del Poder Judicial, se observa que decayó dicha gestión para el año 2012 comparado con el año anterior, ya que al 31 de diciembre del año 2011 fue recuperado el monto de ,84 que representa un 13% del total de las sumas giradas de más en el año 2011; mientras que para el año 2012 fue recuperada la suma de ,98 que representa un 6% del monto total pagado de más en ese año. En el Balance General al 31 de diciembre del 2012, no se incluyó como parte del saldo de las cuentas por cobrar, lo correspondiente a las sumas pagadas de más a funcionarios y exfuncionarios del Poder Judicial. Qué sigue? Se emitieron disposiciones al Consejo Superior orientadas a revisar los resultados obtenidos de las acciones definidas para disminuir las sumas pagadas de más y la recuperación de sumas pendientes por concepto de remuneraciones; además, que se giren las instrucciones necesarias a la Dirección Ejecutiva, al Departamento Financiero Contable y al Departamento de Gestión Humana para que se cumpla con lo establecido a efecto de revelar en el saldo de las cuentas por cobrar las sumas de más pagadas por concepto de remuneraciones.

4 INFORME Nro. DFOE-PG-IF DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PUBLICOS GENERALES INFORME DE LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL PODER JUDICIAL SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS SALDOS DE LAS PARTIDAS DE INGRESOS POR TRANSFERENCIAS CORRIENTES, GASTOS DE REMUNERACIONES, SERVICIOS, Y MATERIALES Y SUMINISTROS CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO INTRODUCCIÓN OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.1. Auditar las cuentas de Ingresos por transferencias corrientes, remuneraciones, servicios, y materiales y suministros, correspondientes al ejercicio económico del 2012, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los saldos de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo presupuestario aplicable. NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA 1.2. La auditoría comprende el examen de los registros correspondientes a la ejecución presupuestaria realizada por el Poder Judicial de los rubros de Ingresos por transferencias corrientes; así como de los egresos por remuneraciones, servicios, y materiales y suministros, correspondientes al ejercicio económico comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 1.3. La Administración del Poder Judicial suministró oportunamente la información solicitada para ejecutar los procedimientos de auditoria, lo cual facilitó el trabajo de investigación. GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA 1.4. El presupuesto de egresos del Poder Judicial, aprobado por la Asamblea Legislativa para el periodo 2012 y sus respectivas modificaciones fue de millones. De esos recursos se ejecutó en la partida remuneraciones un total de millones, en la partida servicios se ejecutó el monto total de millones, y en materiales y suministros el presupuesto ejecutado fue por millones.

5 Con respecto a la partida de ingresos por trasferencias corrientes, por ser recursos que provienen del Presupuesto Nacional de la República y que se administran por medio de la Caja Única del Estado, se registran siguiendo el principio de devengado; en tal sentido el Poder Judicial no recibe recursos en efectivo, excepto para lo correspondiente a la Caja Chica. En el Estado de Resultados para el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2012, se reconoció un total de millones como ingresos corrientes El Poder Judicial ejecuta su presupuesto mediante el Sistema de Presupuesto Judicial y mediante el nuevo Sistema de Gestión Administrativa (SIGA PJ) el cual tiene algunos módulos en desarrollo. De manera complementaria utiliza el Módulo de Poderes para integrar la información con el Ministerio de Hacienda, quien mediante el sistema SIGAF, creado con la herramienta SAP-ERP, integra el proceso presupuestario del Poder Ejecutivo De acuerdo con la Ley de Administración Financiera de la República el control de la ejecución presupuestaria tendrá como objetivo verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y técnicas que regulan la gestión presupuestaria, el cual, será ejercido por medio de la Unidad Financiera del órgano de la Administración Central respectivo. En ese sentido, todo documento de ejecución presupuestaria deberá ser aprobado y refrendado física y electrónicamente por los responsables de la institución que los generó Por otra parte, corresponde a la Administración Activa verificar en el proceso de visado la conformidad de un gasto con el bloque de legalidad con anterioridad a la emisión de la orden de pago, de acuerdo con lo establecido en las directrices, lineamientos e instructivos que emita el Ministerio de Hacienda. METODOLOGÍA APLICADA 1.9. En la ejecución de la auditoría se aplicó la metodología establecida por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa para el desarrollo de auditorías, así como las técnicas y prácticas de la profesión, y lo establecido en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República Nro , así como otra normativa técnica presupuestaria vigente. 1 Publicada en el diario oficial La Gaceta Nro. 244 del 20 de diciembre de 2011.

6 -3- COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Los resultados, conclusiones y disposiciones del presente estudio fueron expuestos el día 23 de abril de 2013, en las oficinas de la Corte Suprema de Justicia a los siguientes funcionarios: señora Zarela Villanueva Monge, en ese entonces Presidente a.i. de la Corte Suprema de Justicia, y a los señores Alfredo Jones León, Director Ejecutivo; Francisco Arroyo Meléndez, Director de Gestión Humana; José Luis Bermúdez Obando, Sub jefe Gestión Humana, y Hugo Ramos Gutiérrez, Auditor Judicial Además, en esa misma reunión se le hizo entrega del borrador del informe a la Administración; solicitándole hacer las observaciones que estimaran pertinentes de previo a la emisión final del producto, mismas que fueron recibidas el día 30 de abril de 2013, mediante oficio Nro DE-2013, e incorporadas en lo procedente a este informe. 2 RESULTADOS 2.1. El estudio realizado sobre las partidas de Ingresos por transferencias corrientes, egresos por remuneraciones, servicios, y materiales y suministros del presupuesto del Poder Judicial, correspondientes al año que finalizó el 31 de diciembre de 2012, identificadas mediante la aplicación de criterios de materialidad, el cual incluyó la revisión con base en pruebas selectivas de las transacciones correspondientes a gastos ejecutados con las partidas mencionadas; evidenció que los saldos de esas partidas presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, el resultado del ejercicio presupuestal de conformidad con la normativa presupuestaria aplicable No obstante lo anterior, en el análisis efectuado por este Órgano Contralor, se detectaron las debilidades e inconsistencias que se comentan de seguido. PAGO DE SUMAS DE MÁS POR CONCEPTO DE REMUNERACIONES 2.3. Mediante el informe Nro. DFOE-PG-IF del 30 de abril del 2012, la Contraloría General de la República dispuso al Consejo Superior del Poder Judicial que se implementaran procedimientos de control interno adicionales, para disminuir las sumas pagadas de más por concepto de remuneraciones, y optimizar la recuperación de los saldos pendientes por dicho concepto Al respecto, en atención al acuerdo tomado por el Consejo Superior en la sesión Nro , del 10 de mayo del 2012, punto 1), con el oficio Nro. 362-JD-2012/7072-DE-2012, del 27 de julio del 2012, el Director Ejecutivo, el Jefe del Departamento de Gestión de Personal y la Jefe del Proceso Financiero Contable, remitieron al Consejo Superior las acciones para disminuir las sumas pagadas de más por concepto de remuneraciones.

7 -4- Dichas acciones fueron aprobadas por el Consejo Superior en la sesión Nro , del 7 de agosto del 2012 y comprende actividades referentes a la definición de políticas, mejoras en procedimientos, mejoras dependientes de desarrollo tecnológico y capacitación y comunicaciones; algunas de las cuales se encuentran ya implementadas y otras están en desarrollo Durante el año 2012 el Poder Judicial realizó pagos por concepto de remuneraciones por un monto de ,80; el cual tuvo un incremento del 9.77%, respecto del monto devengado por ese concepto durante el año 2011 ( ,00). Mediante el análisis de la información suministrada por el Departamento de Gestión Humana 2 se determinó que para el año 2012 el Poder Judicial realizó pagos de más, por concepto de salarios, por la suma de ,42 (lo cual representa un 0,03463% del pago correspondiente al 2012), quedando un saldo por recuperar al 31 de diciembre de ese mismo año de , De acuerdo con lo comentado en el párrafo inmediato anterior, respecto de que las sumas de más para el año 2012 ascienden a ,42; es importante señalar que al 31 de diciembre del año 2011, el saldo por ese mismo concepto alcanzó la cifra de ,03, lo que evidencia que en el año 2012 dichas sumas experimentaron un incremento del 50% en relación con el año Además, con respecto a la recuperación de las sumas pagadas de más a funcionarios y exfuncionarios del Poder Judicial, se observa que decayó dicha gestión para el año 2012 comparado con el año anterior, ya que al 31 de diciembre del año 2011 fue recuperado el monto de ,84 que representa un 13% del total de las sumas giradas de más en el año 2011; mientras que para el año 2012 fue recuperada la suma de ,98 que representa un 6% del monto total pagado de más en ese año En materia normativa la Ley General de Control Interno en su artículo Nro. 17, establece el seguimiento que debe darse al sistema de control interno, con actividades para valorar la calidad del funcionamiento de ese sistema, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud Tal como se explicó en el informe Nro. DFOE-PG-IF , del 30 de abril del 2012, las sumas pagadas de más en remuneraciones del Poder Judicial, tienen su origen en la tramitación de movimientos de personal, tales como sustituciones por incapacidad, falta de comunicación oportuna para el trámite de permisos sin goce de sueldo, ascensos, descensos, jubilaciones, cese de nombramientos, traslados, entre otros. 2 Oficio Nro. 021-UICC-2013 del 25 de enero del 2013.

8 El pago de sumas de más afecta la sana administración del recurso económico con que cuenta el Poder Judicial; con el consecuente esfuerzo que se debe llevar a cabo para la recuperación de dichas sumas. FALTA DE RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS POR COBRAR ORIGINADAS DE SUMAS DE MÁS Sobre el reconocimiento en los informes contables, de las cuentas por cobrar originadas de las sumas de dinero pagadas de más a favor de funcionarios y exfuncionarios del Poder Judicial por concepto de remuneraciones, en el informe Nro. DFOE-PG-IF , del 30 de abril del 2012, la Contraloría General de la República dispuso al Consejo Superior instruir a la Dirección Ejecutiva para que los informes de contabilidad revelen en las Cuentas por Cobrar las sumas de más pagadas por concepto de remuneraciones. (instrucción que efectivamente se giró en aquella oportunidad a la Dirección Ejecutiva) Al respecto, el Consejo Superior en la sesión Nro , del 10 de mayo del 2012, punto 2), acordó lo siguiente: El Departamento Financiero Contable deberá revelar en los informes de contabilidad las Cuentas por Cobrar, las sumas de más pagadas por concepto de remuneraciones De la revisión del Balance General al 31 de diciembre del 2012, se tiene que mediante nota explicativa correspondiente a las cuentas por cobrar, se indica la determinación de pagos en demasía por concepto de remuneraciones pendientes de resolución; no obstante, no se incluyó como parte del saldo de las cuentas por cobrar dichas sumas pagadas de más y su respectiva estimación por incobrables En esta materia, el numeral 10 del artículo 4 (Revelación Suficiente) de los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense 3, establece que los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y de los recursos y gastos del Ente y, de esta manera, sean la base para la toma de decisiones. Dicha información en consecuencia, debe ser pertinente, comprensible, imparcial, verificable, oportuna, confiable, comparable y suficiente./ Cuando ocurran eventos o transacciones en términos monetarios extraordinarios o que ameriten algún tipo de explicación para que la información sea transparente, se deberán poner notas explicativas al pie de los estados financieros y otros cuadros. 3 Decreto Ejecutivo Nro H, La Gaceta 82 del 29 de abril de 2008.

9 Con respecto a la estimación de cuentas incobrables, la Contabilidad Nacional mediante la Directriz Nro. CN estableció la normativa referente a la Creación de la estimación para cuentas malas o incobrables y métodos para estimar montos ; dicha directriz fue derogada con la Nro. CN , del 7 de junio del 2012; sin embargo, el 16 de enero del presente año, fue sustituida por la Directriz Nro. CN denominada Generación de la previsión de incobrabilidad sobre cuentas a cobrar, la cual establece en su artículo Nro. 5 que antes de realizar la previsión por incobrabilidad, se debe hacer un análisis legal y técnico de todas las cuentas por cobrar, dentro de las posibilidades reales de la institución y determinar la incobrabilidad de las mismas según la normativa vigente, independientemente del caso, ya sea por prescripción, monto exiguo, defunción del deudor, no localización del deudor, etc El no reconocimiento de las sumas pagadas de más por concepto de remuneraciones como parte de las cuentas por cobrar, genera falta de información importante en el Balance General para la toma de decisiones adecuadas, además del incumplimiento de la normativa contable. 3 CONCLUSIONES 3.1. El Poder Judicial ha realizado esfuerzos en procura de fortalecer el control interno relacionado con la administración del recurso humano, para evitar el pago de sumas de más en remuneraciones; sin embargo, para el año 2012 se observa un crecimiento del 50% en las sumas pagadas de más, comparado con el año En relación con la recuperación de las sumas pagadas de más, se tiene que esta disminuyó, pasando de un 13% en el 2011 a un 6% en el 2012; si bien la administración ha realizado esfuerzos sobre el particular, el resultado evidencia una desmejora en ese aspecto En el Balance General al 31 de diciembre del 2012, no fueron reconocidas como parte de las cuentas por cobrar las originadas de sumas pagadas de más en remuneraciones, las cuales constituyen derechos exigibles a favor del Poder Judicial Del examen realizado sobre las partidas de egresos por remuneraciones, servicios, y materiales y suministros, se concluye que los saldos de esas partidas presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, el resultado del ejercicio presupuestal al 31 de diciembre del DISPOSICIONES 4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán

10 -7- ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones. AL CONSEJO SUPERIOR DEL PODER JUDICIAL 4.3. Revisar las acciones que se definieron a efecto de disminuir las sumas pagadas de más por concepto de remuneraciones y la recuperación de las sumas pendientes por ese concepto, según lo estipulado en el acuerdo tomado por el Consejo Superior del Poder Judicial, en la sesión Nro , articulo XXVIII, del 7 de agosto de Al respecto se deben tomar las acciones correctivas que corresponda. Remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 31 de julio de 2013, una certificación de que se efectuó la revisión solicitada y de que se definieron las eventuales medidas correctivas. Ver del párrafo 2.3 al 2.10 del presente informe Girar las instrucciones necesarias a la Dirección Ejecutiva, al Departamento Financiero Contable y al Departamento de Gestión Humana, para que de manera conjunta, se cumpla con lo dispuesto por ese Consejo Superior en el punto 2) de la sesión Nro , del 10 de mayo del 2012, donde se le indicó al Departamento Financiero Contable revelar en los informes de contabilidad en las Cuentas por Cobrar, las sumas de más pagadas por remuneraciones; así como su respectiva estimación para incobrables, de acuerdo con la Directriz Nro.CN de la Contabilidad Nacional Generación de la previsión de incobrabilidad sobre cuentas por cobrar, del 16 de enero del Sobre el particular se deben tomar las acciones correctivas que correspondan. Remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 28 de junio de 2013, una certificación de la revelación en los informes de contabilidad, en las cuentas por cobrar, de las sumas pagadas de más por concepto de remuneraciones, así como de su respectiva estimación para incobrables. Ver del párrafo 2.11 al 2.16 del presente informe.

11 -8- ANEXO Nro. 1 OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL PODER JUDICIAL SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS SALDOS DE LAS PARTIDAS DE INGRESOS POR TRANSFERENCIAS CORRIENTES, GASTOS DE REMUNERACIONES, SERVICIOS, Y MATERIALES Y SUMINISTROS CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO 2012 Nro. Párrafos Observaciones Administración 1- Si bien es cierto queda claramente establecido tanto en el Resumen Ejecutivo como en el borrador del Informe que éste se basa en una auditoria de los registros correspondientes a la ejecución presupuestaria, y por tanto no existe un análisis de causalidad, es relevante para nuestros efectos destacar que la generación de sumas de más responde a un fenómeno de múltiples causas, que no necesariamente debe asociarse con actuaciones deficientes o erróneas, sino que en muchos casos sus orígenes son estructurales y propios de la compleja dinámica organizacional, los proceso de nombramiento, sustitución, comunicación y acreditación. 2. El Poder Judicial tiene una planilla que asciende a casi 11 mil servidores por cada mes laborado, y posee un complejo sistema de sustituciones derivado de la naturaleza y las condiciones particulares de los cargos. Esta intrincada conjunción de elementos genera como afirmación consecuente, que las sumas giradas de más sean un residuo natural de la dinámica de sustituciones que debe ser administrado. Disminuir al mínimo las sumas de más es una correcta aspiración que debe ser valuada en sus efectos para que las decisiones que se tomen sean integradas, afectivas y dimensionadas en sus alcances. Se acoge? Sí No X Parcial Argumentos CGR Se toma nota de lo señalado por la Administración; no obstante, lo indicado en el oficio son observaciones a las cuales no se les adjunta el sustento documental debido; además de que su contenido no varía en el fondo lo estipulado en el informe.. Nro. Párrafos 2.5 Observaciones Administración El resultado 2.5 del informe indica que el Poder Judicial realizó en el año 2012, pagos de más por la suma de ,42, de un total de remuneraciones canceladas de ,80, lo que representa un porcentaje de 0,03463% del total. Si bien el porcentaje es sumamente bajo, estimamos que la apreciación debe dimensionarse tomando en consideración que en el año 2011 el total de salarios pagado fue de y las sumas de más eran de ,03 a la fecha de corte del informe. La comparación entre ambas cifras evidencia que el incremento entre un año y otro fue menor, partiendo de bases comparables, ya que deben tomarse en consideración factores como el crecimiento institucional, la cantidad de plazas, el crecimiento de la planilla.

12 -9- Se acoge? Sí No Parcial X Argumentos CGR Nro. Párrafos Disposición 4.4 Observaciones Administración Se acoge? Se acoge de manera parcial la observación de la Administración, reflejándose su inclusión en el párrafo 2.5 del informe.. Finalmente, en cuanto a las disposiciones que se giran, en nuestro criterio la disposición 4.4 debe dirigirse tanto a esta Dirección como al Departamento de Personal y al Departamento Financiero Contable ya que con la participación de estas tres dependencias se debe implementar un procedimiento que permita reflejar oportunamente las Cuentas por Cobrar originadas en sumas pagadas de más, como una cuenta y no mediante una nota a los Estados Financieros. Sí X No Parcial Argumentos CGR La observación de la administración se refleja en la disposición 4.4. del presente informe.

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