SALIDA DE BAJA CON RESPONSABILIDAD POR PÉRDIDA GESTION ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 1. OBJETIVO: Rendir oportuno y completo informe sobre faltantes y sobrantes en los s de elementos y bienes para de esta manera iniciar las investigaciones pertinentes. 2. DEFINICIONES: Denuncio: Documento mediante el cual se hace constancia mediante la entidad competente del Gobierno Nacional de la pérdida o extravío de documentos o elementos. Cotización: Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin). Administración de Bienes en Almacén: Conjunto sistemático de procedimientos relacionados con planear, adquirir, organizar, custodiar, almacenar, conservar, controlar, (dar de baja por obsolescencia y deterioro, donar a otras entidades) y distribuir los elementos proveyendo a los servidores públicos de bienes devolutivos y de consumo tales como muebles, equipos de cómputo, dispositivos, papelería, y demás componentes necesarios para el cabal desarrollo de las diferentes funciones en la UAE - Contaduría General de la Nación. Sistema Online SOA: Aplicación utilizada en el almacén para el manejo y gestión de los inventarios; orientada a administrar los bienes devolutivos y de consumo propiedad de la UAE - Contaduría General de la Nación, a través de la cual se accede a un balance pormenorizado, detallado y actualizado de cualquier tipo de bien, generando diferentes comprobantes, los cuales son los soportes para las conciliaciones entre almacén y contabilidad. Elemento o bien devolutivo: Objeto fabricado o manufacturado con el fin de prestar un servicio y que no se desgasta en un tiempo prudencial. Ej.: muebles, equipos de cómputo, dispositivos electrónicos, etc.

2 Elemento o bien de Consumo: Objeto producido con el fin de ser utilizado para satisfacer necesidades y que se consume con su primer uso o en un periodo razonable de tiempo. Ejemplo: Tonner y papelería. Reposición: Actividad que se genera cuando un servidor público repone un elemento que previamente se ha perdido. Reintegro: Cuando un bien en servicio se remite nuevamente al almacén, para su custodia. 3. MARCO LEGAL 627 del 14 de noviembre de 2012: Por medio de la cual se adoptan los parámetros para el control y la administración de los bienes propiedad de la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación. 681 del 26 de noviembre de 2012: Por la cual se deroga la 049 del 18 de marzo de 1999 y se actualiza el manejo administrativo de los bienes en servicio propiedad de la Contaduría General de la Nación. Caja Menor vigente. No. 021 de 2005 Por medio de la cual se crea el Comité Evaluador de Activos Fijos para la UAE - Contaduría General de la Nación. Artículo No. 19 Autorización para la baja y destrucción de bienes devolutivos no utilizables. NORMA INTERNACIONAL ISO Sistema de Gestión de la Calidad NORMA TECNICA DE LA CALIDAD NTCGP1000:2009 NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional

3 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS ED: Salida elementos devolutivos por bajas con responsabilidad generado por la aplicación SOA. perdida Cotización del bien ID01: Entrada elementos devolutivos por compra de inversión. ID02: Entrada elementos devolutivos por compras funcionamiento. ID30: Entrada elementos devolutivos por compra caja menor funcionamiento ID10: Entrada elementos devolutivos por traspaso de bienes de otra entidad. ID15: Entrada elementos devolutivos por valorización inversión. ID14: Entrada de elementos devolutivos por valorización funcionamiento. IR04: Entrada reintegro bienes devolutivos usados al almacén IS21: Entrada por reposición de bienes. Orden de compra de bien perdido 5. DOCUMENTOS ANEXOS: N/A 6. PROCEDIMIENTO Inicia con el Denunció ante Autoridad Competente, con la Reposición del Bien y termina con el archivo de los comprobantes

4 No. Actividad Descripción Responsable Registro 1 Verificación de Verifica los datos del bien: placa, estado responsable del bien y valor de inventario en el Almacén. generado por la aplicación SOA. 2 perdida o faltante El Servidor Público y/o Contratista responsable del bien formula denuncio ante autoridad competente. Presenta informe con copia del denuncio a Secretaría General y a Servicios, s y Financieros. Servidor Público y/o Contratista Responsable del Bien. perdida 3 Informe a los Procesos Competentes. Servicios, s y Financieros remite al Almacén copia del denuncio. Solicita iniciación de investigación ante la oficina de control disciplinario.. Secretaria General perdida 4 Cotización Solicita cotización del elemento perdido con las mismas características. Asesor Servicios de Cotización del bien 5 Realiza reclamación ante la Compañía Aseguradora Adelanta trámites ante la compañía de seguros para obtener el reconocimiento del siniestro. Se remite el oficio a la Compañía Aseguradora informando del siniestro anexando copia de la denuncia, entrada de Almacén y tres (3) cotizaciones con las mismas características del bien que se perdió. Cotización del bien perdida ID01,ID02, ID30, ID10, ID10, ID15, ID14, IR04 y IS21 6 Elaboración de Elabora resolución de baja del inventario de la Contaduría del bien, según el concepto de la oficina del

5 control disciplinario Baja de s Elaboración Comprobante Firma Comprobante. Entrega Comprobante. El recibe de Secretaria General resolución original de baja de elementos en el almacén. Elabora comprobante Salida de bajas con responsabilidad (ED),en el Aplicativo S.O.A. emitiendo el consecutivo correspondiente, descargándolo al Servidor Público y/o Contratista responsable del bien, dándolo de baja en el almacén en original y dos copias: Original: Almacén Primera copia: Servidor Público y/o Contratista responsable del bien devolutivo. Segunda copia: Contabilidad Firman del comprobante Salida de bajas con responsabilidad (ED). Se archiva original en almacén según tabla de retención documental, se entrega segunda copia al Servidor Público y/o Contratista responsable del bien y se remite segunda copia a contabilidad anexándole copia resolución de baja de elemento. Secretario General. ED ED ED y IS21 generado por la aplicación SOA.

6 11 12 Tramitar Reposición Bien del Elaboración Comprobante de Entrada La aseguradora remite oficio especificando el valor de la reposición. El asesor de Servicios, s y Financieros, solicita CDP por el valor deducible, el cual lo cancelará el Servidor Público y/o Contratista responsable del bien. Se realiza la orden de compra del bien y su respectivo registro. Se realiza el mismo procedimiento que cuando se adquiere un bien, pero únicamente se paga el deducible. Sigue el procedimiento Entrada por Reposición de Bienes (IS21). Se ingresa el bien en reposición al en el Programa S.O.A. con el valor de adquisición. Archivo de comprobantes. Orden de compra Entrada por reposición de bienes (IS21) generado por la aplicación SOA. Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo ) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI.