ORGANISATION CHART . PRESUPUESTO ASESORAMIENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA EL ÉXITO DEL CONGRESO. Asesoramiento de A&B para el éxito de un Congreso

Transcripción

1 ORGANISATION CHART OFICINA DE CATERING Forma parte del departamento de alimentos y bebidas y es el centro administrativo de todos de los eventos internos y externos que se desarrollan tanto dentro del centro de convención como fuera del hotel. BANQUETES Este departamento reporta a la oficina de catering. Banquetes es el lado operacional de los eventos (armado de mesa, desarrollo de los servicios etc.) MONTAJES La brigada de montaje se encarga de armar y desarmar los salones según los requerimientos de los clientes ASESORAMIENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA EL ÉXITO DEL CONGRESO STEWARDING Provee todo el material de cocina y servicio para el buen desarrollo de los eventos de banquetes a su vez se encargan del back of the house. CAPACIDAD DE SALONES Asesoramiento de A&B para el éxito de un Congreso La experiencia es nuestra principal herramienta de trabajo en lo que es el asesoramiento. School Theater Conferen Banquet Recept Punta del Este Ballroom Punta del Este Ballroom A Punta del Este Ballroom B Punta del Este Ballroom C Punta del Este Ballroom D Punta del Este Ballroom E Río de Janeiro Ballroom Río de Janeiro Ballroom A Río de Janeiro Ballroom B Río de Janeiro Ballroom C Portofino Boardroom n/a n/a n/a 12 n/a Riviera Caribe Cancún Bariloche Viña del Mar Boardroom n/a n/a n/a n/a n/a Montecarlo Exhibition Room n/a n/a n/a Copacabana Showroom n/a n/a n/a 416 n/a Es necesario consultar con el departamento de catering por capacidad y mas cuando es un servicio buffet o un show 1. CONOCER EL PERFIL DE SU CLIENTE Es necesario conocer el propósito, la procedencia y la profesión que desarrolla su cliente PROPOSITO Si es un viaje de incentivo, de premiación, de ventas va a influir en los menues PROCEDENCIA Sin duda saber de que países o región ayudara a definir que tipo de menú ofrecer, especialmente en bebidas PROFESION También es un factor que influye 2.ESCUCHAR AL CLIENTE Es importante escuchar el cliente porque el seguramente sabe lo que necesita y nuestra función es asesorarlo y no imponer 3.ASESORAR En función de los puntos 1 y 2 podremos asesorar al cliente. PRESUPUESTO Mucha veces el servicio de A&B los clientes lo toman como un servicio mas del centro de convenciónes por lo cual no logramos un presupuesto muy alentador como lo logran a veces los servicios externos pero la satisfacción pasa por vender al precio justo es una ganancia para todas las partes MARKETING A veces en nuestra profesión usamos un vocabulario muy vendedor para poder vender un menú mas que otro. DEGUSTACION La degustación son momento propicio para asesorar el cliente SOCIO EN EL ÉXITO Mucha veces por razones presupuestal el cliente tratara t de no contratar t lo correcto. NUEVAS HERRAMIENTAS Muchas herramientas informáticas son muy poco usadas en el sector por el miedo a divulgar información el hotel ha empezado a usarla ENTERTAINMENT Las opciones de cenas temáticas nos han ayudado a vender el destino Conrad y Punta del este MENUE ESPECIAL Las opciones especial en nuestro mercado no son un problema representan solamente el 3 % de los clientes PRESENCIA Y DIALOGO Estar presente representa seguridad a los clientes estar cerca de la necesidad RECOMENDACIONES COFFEE BREAKS Los Coffees breaks son eventos que corresponden a un receso entre dos reuniones Duración aproximada 30 minutos al menos que sea continuo (aplica otro precio) Un coffee break no debe reemplazar un almuerzo o una cena Se desarrolla en grupo o sea no puede haber una salida del tipo flow Es recomendado que no se desarrolle en una secretaria o lugar de acreditación donde la cantidad de participantes es difícil de controlar COCKTAIL El cocktail corresponde a un evento completo. No es una cena o un almuerzo. Para proteger nuestra imagen ciertas condiciones son necesarias. Es importante transmitir a nuestros huéspedes las limitaciones cuanto a cantidades de comida ofrecida. En ocasiones un meeting planner con budget limitado tratara de pasar un cocktail por una recepción. Duración recomendada 1.30 hs El cocktail es un servicio que no lleva sillas y mesas RECEPCION La recepción corresponde a un mini-evento previo a una cena o un almuerzo: Recomendar siempre una recepción antes de una cena servida Duración máxima 1.00 hs Al igual que el cocktail, la recepción es una comida que no lleva sillas y mesas ALMUERZO Y CENA EN BANQUETES Necesitamos definir la secuencia de servicio para garantizar el servicio de comida en optima condiciones (punto de la carne, calidad de los alimentos etc.) Definir bien los horarios para no generar retrasos que afectan la calidad y el costo de nuestros servicios TIPO DE SERVICIOS Buffet Servido. En general para el departamento de A&B el tipo de servicio tiene poca importancia. Si uno requiere mas personal también tiene un costo de alimentos inferior. El Buffet se recomienda cuando el evento es del tipo casual y el servido a menudo más formal, o cuando un speaker es programado. 1

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