ESPHG-AD-001(1) CONDICIONES GENERALES PARA PRESENTACIÓN DE OFERTAS A LA ESPH S.A

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1 Presentación de Ofertas 1. Las ofertas deben presentarse en la Unidad de Adquisiciones de la ESPH, S.A., debidamente foliada, en original y tres copias (las cuales deben ser fotocopia exacta del documento original), en idioma español, sobre cerrado, antes de la hora límite señalada para la recepción de la misma, indicando con claridad en el exterior del sobre la descripción del concurso en que participa. 2. La oferta debe indicar: nombre, cédula del oferente (física o jurídica), dirección postal, número de teléfono, correo electrónico, información de la persona de contacto y firmada por el representante legal. 3. La oferta ilegible, que contenga omisiones, alteraciones, borrones, tachaduras o que presenten irregularidades de cualquier clase, no serán admisibles. En caso de errores subsanables, se aceptará nota aclaratoria de oferente debidamente firmada por quien corresponda. 4. Una vez entregada la oferta en la Unidad de Adquisiciones, la misma no podrá ser retirada, entendiéndose que pasa a ser propiedad de la ESPH, S.A. Oferta Económica 1. Los precios cotizados deben ser desglosados para cada partida en precios unitarios y precios totales, con dos decimales como máximo e indicar el monto global de la oferta en letras y números. 2. En el caso de las compras nacionales se ofertará indicando los impuestos respectivos, así como el transporte; por cuenta y riesgo del adjudicatario hasta las instalaciones de la ESPH, S.A., o según especificaciones establecidas en el Cartel. 3. Respecto a la entrega, el precio será total, debe incluir la entrega, de acuerdo a lo solicitado en el cartel y según sea la necesidad empresarial a satisfacer en cada caso en concreto. De no especificarse en el Cartel el Termino de Comercio Internacional a utilizar se entenderá DDP (Delivered Duty Paid). 4. La oferta debe ser presentada en la moneda de curso legal de Costa Rica o en Dólares Americanos. 5. Los precios ofertados serán firmes y definitivos durante la vigencia de la oferta, o en su defecto dentro del plazo de entrega establecido en la oferta. 6. La oferta debe contener claramente la modalidad de pago, que será tomada en cuenta para la adjudicación, de manera que posteriormente a este acto, un cambio a dicha modalidad obliga al adjudicatario a cubrir los gastos que el mismo origine. Si la forma de pago no se indica en la oferta se entenderá que es a través de transferencia bancaria, de manera tal que los documentos respectivos se deben enviar en forma 1

2 directa a la ESPH, S.A. La Empresa de Servicios Públicos de Heredia S. A., dará preferencia a la transferencia bancaria y al giro a la vista, como forma más conveniente de pago. Plazos de Entrega 1. Los plazos de entrega de los bienes y/o servicios ofertados, se deberán de indicar en días naturales que se contarán de la siguiente forma: a) Si el pago a tramitar es giro a la vista, a plazo o transferencia bancaria, a partir de la fecha en que quede en firme la adjudicación, ósea al recibo de la Orden de Compra. b) Cuando se trate de entrega inmediata, se entenderá que el adjudicatario se obliga a entregar los bienes y/o servicios ofrecidos dentro de los 8 días naturales siguientes al recibo de la Orden de Compra. c) Obligatoriamente todos los bienes adquiridos serán consignados a nombre de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia S.A., salvo que en el correspondiente Cartel se indique lo contrario. Vigencia de la Oferta 1. La oferta debe tener una vigencia no menor a los 90 días naturales, contados a partir de la fecha límite establecida para la recepción de las ofertas. 1. Personería Jurídica. 2. Fotocopia de la Cédula Jurídica. Requisitos Legales 3. Fotocopia de la Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa. 4. Comprobante de Consulta de Morosidad Patronal. 5. Constancia de estar al día con las Cuotas Obrero Patronales de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS). 6. Constancia de estar al día con el Fondo de Desarrollo y Asignaciones Familiares (FODESAF). 7. Certificación sobre la naturaleza y propiedad de las acciones que conforman el Capital Social de la Empresa. 8. La oferta debe contener Declaración Jurada autenticada por un abogado, donde se indique que: 2

3 Al oferente no le afectan ninguna de las incompatibilidades o prohibiciones previstas en el capítulo VI del Manual de Compras de la ESPH, S.A. Se ajusta a las Políticas y Normativas Empresariales en cuanto a Salud y Seguridad Ocupacional y Ambiente. Cumple lo establecido en la Ley sobre el Hostigamiento Sexual. Respeta y cumple lo concierte a la Ley de Conservación y Protección del Medio Ambiente. Aceptación expresa del Cartel. Garantías de Participación y Cumplimiento 1. Las garantías se regirán conforme a lo establecido en el Cartel, respetando lo establecido en el Manual de Compras de la ESPH, S.A. De no especificarse en el Cartel los montos o plazos de cada garantía se aplicará lo establecido en este documento. 2. El oferente presentará junto con su oferta, una garantía de participación para asegurar la seriedad de la misma ante la eventual negativa de formular o ejecutar el contrato. El cartel técnico indicará su porcentaje sobre el valor total ofertado y deberá tener una vigencia de 120 días naturales, contados a partir de la fecha límite establecida para la recepción de las ofertas. En caso de ser omiso el cartel técnico, no será necesario rendir garantía de participación. 3. Las garantías de participación de los oferentes que no fueron adjudicados, se pondrán a disposición de los mismos, a partir de la fecha de comunicación del acto adjudicatario o en que se declara desierto o infructuoso el concurso. La garantía de participación del adjudicatario le será devuelta dentro de los 8 días hábiles siguientes a la fecha de presentación de la garantía de cumplimiento, con lo que se formaliza el contrato. 4. El beneficiario rendirá dentro de los 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de notificación, una garantía de cumplimiento de un porcentaje del valor total del monto adjudicado. Este porcentaje será definido en el Cartel Técnico. La vigencia de la garantía de cumplimiento debe ser de un tiempo no menor a los 3 meses posteriores a la recepción del bien o servicio. El plazo podrá ser ampliado a conveniencia de la empresa, bajo la responsabilidad de la Unidad Interesada. 5. La garantía de cumplimiento le será devuelta al adjudicatario en el momento en que a juicio de la ESPH, S.A. éste haya cumplido satisfactoriamente todas y cada una de las cláusulas convenidas en el contrato objeto de adjudicación. 6. Las garantías deben ser rendidas en moneda de curso legal de Costa Rica o en Dólares Americanos. 7. Si las garantías son rendidas en efectivo, se debe depositar directamente en las cajas recaudadoras de la ESPH, S.A. calle cero y primera, avenida 8 en Heredia o bien en las cuentas bancarias de la Empresa: 3

4 Cuentas Bancarias Cedula Jurídica Cuenta Banco Nacional Cuenta Corriente Cuenta Cliente Moneda Colones Dólares Cuentas Banco de Costa Rica Cuenta Corriente Cuenta Cliente Moneda Colones Dólares El recibo o comprobante de depósito debe presentarse junto con la oferta. 8. Las garantías tanto de participación como de cumplimiento, serán ejecutadas por la ESPH, S.A. por motivo de incumplimiento en la ejecución del contrato en los casos previstos en el Cartel y en el respectivo Contrato, con apego a las normas establecidas en la Legislación Costarricense. 9. Tanto la garantía de participación como la de cumplimiento serán rendidas según lo estipulado en el capítulo XII del Manual de Compras de la ESPH, S.A. Apertura de las Ofertas 1. El acto de apertura se realizará en la Unidad de Adquisiciones de la ESPH, S.A., ubicado en Heredia; San Rafael; de la Iglesia Católica de San Josecito; 300 metros norte y 400 metros oeste, a la hora y fecha establecida, en presencia de los funcionarios de dicha Unidad y de los participantes interesados en asistir a la misma. 2. Se levantará un acta con respecto al Acto de Apertura de las Ofertas, la cual será firmada por los presentes. Adjudicación 1. Con el fin de facilitar el análisis comparativo de las ofertas, la ESPH, S.A. podrá solicitar a los oferentes las aclaraciones que estime convenientes, siempre que ello no altere en aspectos de fondo el contenido original de la oferta. 2. El Acto de Adjudicación se dará dentro de los 30 días hábiles siguientes, a la fecha límite establecida para la recepción de las ofertas, salvo que la ESPH, S.A justifique un plazo mayor para adjudicar. 4

5 3. Salvo que se indique lo contrario la ESPH, S.A. se reserva el derecho irrestricto de adjudicar a uno o más oferentes en forma total o parcial, incluso reducir o aumentar el porcentaje que requiera de la oferta o bien no adjudicar a ninguna si considera que las ofertas recibidas no son satisfactorias a sus intereses, todo lo anterior sin ninguna responsabilidad de la ESPH, S.A. 4. El comunicado de adjudicación será efectuado por el mismo medio empleado para la invitación del curso. 5. Para el perfeccionamiento del Contrato no se requiere necesariamente su protocolización en escritura pública o privada, debiendo entenderse como norma general que éste está conformado por: Las Disposiciones Reglamentarias que lo afecten. El Cartel del Concurso. La Oferta y sus complementos. La Orden de Compra. 6. En el caso de que la formulación documental del contrato resultare procedente y fuera necesario, la ESPH, S.A. notificará al adjudicatario la fecha señalada para la firma del documento. Los gastos que de ello se originen, serán cubiertos por el oferente y la ESPH, S.A. por partes iguales, a menos que se indique lo contrario. Si el adjudicatario no concurriere en la fecha fijada para firmar el contrato, se le concederá una prórroga por 3 días más, en caso de no hacerlo sin justa causa, perderá su garantía de participación, teniendo la ESPH, S. A. la facultad de anular la adjudicación o de adjudicar a otro de los oferentes si conviniere a sus mejores intereses. Multas y Sanciones 1. En cuanto esta materia prevalecerá lo indicado en el cartel técnico sobre las presentes condiciones generales. 2. Si existiera atraso en la entrega de los bienes y/o servicios adjudicados, conforme a las condiciones del Contrato, el adjudicatario deberá pagar a la ESPH, S.A. por concepto de cláusula penal, una multa, como mínimo de 0,2% del monto total adjudicado, por día natural de atraso en la entrega del bien o servicio contratado; hasta un máximo de un 20% del monto total adjudicado, quedando a juicio de la ESPH, S.A. prorrogar el plazo de entrega con el pago de las multas respectivas por el plazo que sea necesario para la entrega efectiva de los bienes y/o servicios, en cuyo caso deberá el contratista ampliar la vigencia de la garantía de cumplimiento por el tiempo que sea necesario, de manera tal que en todo momento el Contrato se encuentre garantizado. Sin embargo la ESPH, S.A. podrá tener por incumplido el Contrato y optar por hacer efectiva la correspondiente garantía de cumplimiento y tomar las acciones correspondientes por dicho incumplimiento. 3. Para efectos de interpretación de la cláusula penal se entenderá: a) Como fecha límite establecida por el adjudicatario para la entrega de bienes de importación, se tomará la fecha de arribo consignada en la correspondiente guía 5

6 para determinar si existió atraso en la entrega. b) En cuanto a bienes nacionales, se tomará como fecha de entrega para determinar si existió atraso en el suministro de los bienes, la fecha anotada como recibido en la factura del proveedor por parte del Almacén de la ESPH, S. A. al momento de recibir los bienes. 4. El adjudicatario dará garantía sobre los bienes ofrecidos tanto en la sustancia como en los vicios ocultos o redhibitorios y de buen funcionamiento y quedará también comprometido a reponer por su cuenta y riesgo incluyendo el transporte y seguros y cualquier otro gasto adicional, los bienes y/o servicios que se compruebe se han dañado durante el período de garantía, tanto como consecuencia de defectos de fabricación así como por mala calidad de los materiales empleados, por deficiencia de embalaje o por cualquier otra causa. Lo mismo ocurrirá si el daño o deficiencia se repitiere una o más veces, en cuyo caso los bienes conservarían las mismas garantías originales. Disposiciones Finales 1. En caso de existir contradicciones entre el Cartel y las Condiciones Generales, se atenderá lo indicado en el Cartel. 2. En el caso de bienes de importación el adjudicatario debe presentar la documentación en idioma español describiendo con claridad el nombre del bien, debe presentar la siguiente documentación: Factura original con tres copias. Original de conocimiento de embarque con tres copias. Lista de Empaque. Certificado de Origen. Certificado Original sobre póliza de seguro. 3. El contratista que presté servicios a la ESPH, S.A. estará obligado a cumplir con lo establecido en el documento Reglas de Calidad, Salud y Seguridad y Ambiente para Contratistas de la ESPH, S.A., según su actividad económica y los trabajos a realizar. 6

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