Universidad Nacional de La Plata Facultad de Ingeniería Cátedra de Producción I

Transcripción

1 Universidad Nacional de La Plata Cátedra de Apunte Elaborado por el Ing. Carlos A. Bohdan

2 Índice Funciones Básicas...3 SUMA...3 SQRT (RAIZ)...3 Funciones Estadísticas...3 El cálculo de promedios...3 PROMEDIO...4 PROMEDIOA...4 MEDIA GEOMÉTRICA...5 MEDIA ARMÓNICA...5 MEDIANA...6 MODA...7 EXTREMOS...7 MAX...7 MAXA...8 MIN...9 MINA...9 CONTAR CELDAS...10 CONTAR...10 CONTARA...10 CONTAR.BLANCO...11 CONTAR.SI...11 MANIPULAR DATOS...12 ENTERO...12 TRUNCAR...12 FUNCIONES DE BÚSQUEDA U OPCIONES...12 BUSCAR...12 BUSCARV...14 BUSCARH...17 FUNCIONES CONDICIONALES...18 SUMAR.SI...18 SI...19 FUNCIONES VARIAS...21 ALEATORIO.ENTRE...21 ALEATORIO...21 Ing. Carlos A. Bohdan 2

3 Apunte Previo a los Laboratorios de EXCEL Funciones Básicas SUMA Suma todos los números de un rango. SUMA(número1;número2;...) Número1; número2;... son entre 1 y 30 números cuya suma desea obtener. Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos. Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarán los números de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. SQRT (RAIZ) devuelve la raíz cuadrada de un número. 1 Maria Pedro Juan Jose 15 5 Carlos =SUMA(B1:B5) SQRT(número) número es el número cuya raíz cuadrada desea obtener. Si número es negativo, SQRT devuelve el valor de error # NUM! Funciones Estadísticas El cálculo de promedios 1 Número =SQRT(B1) Una necesidad que se presenta con bastante frecuencia es la de calcular el promedio de una serie de valores. Para esto Excel ofrece, por supuesto, el cálculo de la media aritmética o promedio simple. Sin embargo, en muchos casos este promedio es bastante engañoso. Si tenemos algún gran desvío en tan sólo unos pocos números de una serie de datos, la media aritmética nos sesga fuertemente el resultado ya que es muy sensible a esos desvíos. En muchos casos convendrá tener presente que también hay otros métodos para calcular promedios y lo correcto es elegir aquél que mejor se adecue a la característica de la serie de datos a analizar. En un conjunto de valores, promedio será la media aritmética simple, es decir la suma de los números dividida por la cantidad de los mismos. La moda es el valor que se repite con mayor frecuencia; la mediana es el valor central. Ninguna de estas medidas de la tendencia central tomada Ing. Carlos A. Bohdan 3

4 individualmente proporciona una imagen completa de los datos. Supongamos que los datos están agrupados en dos áreas, la mitad de las cuales es un valor bajo que se repite y la otra mitad consiste en dos valores elevados. Tanto promedio como mediana devolverán un valor situado en una zona central relativamente vacía, y moda devolverá el valor bajo dominante. Si por las razones indicadas ninguna de estas medias se adecua a las características de la serie de datos, todavía se puede intentar con la media armónica o con la media geométrica. Téngase presente, sin embargo, que la media armónica es siempre inferior a la media geométrica, que a su vez es siempre inferior a la media aritmética. Sugerencia importante: Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas vacías y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla de verificación Valores Cero de la ficha Ver en el cuadro de diálogo Opciones. Las fórmulas no cuentan las celdas vacías, pero sí cuentan los valores cero. Si hemos configurado Excel para que muestre las celdas con valor cero como vacías, es muy posible que nos equivoquemos en nuestros cálculos creyendo que una celda está vacía cuando, en realidad, lo que contiene es un número cero. PROMEDIO obtener. Para ver el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en Opciones del menú Herramientas. devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. número1;número2;... PROMEDIO(número1;número2;...) son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0. PROMEDIOA 1 Maria Pedro Juan Jose 15 5 Carlos ,8 =PROMEDIO(B1:B5) Calcula el promedio (media aritmética) de los valores en la lista de argumentos. Además de números, se pueden incluir texto y valores lógicos como VERDADERO y FALSO. PROMEDIOA(ref1;ref2;...) ref1; ref2;... son de 1 a 30 celdas, rangos de celdas o valores de los que se desea obtener el promedio. Los argumentos deben ser números, nombres, matrices o referencias. Ing. Carlos A. Bohdan 4

5 Los argumentos que sean matrices o referencias que contengan texto se evaluarán como 0 (cero). El texto vacío ("") se evaluará como 0 (cero). Si el cálculo no debe incluir valores de texto en el promedio, utilice la función PROMEDIO. Los argumentos que contengan VERDADERO se evaluarán como 1; los argumentos que contengan FALSO se evaluarán como 0 (cero). MEDIA GEOMÉTRICA 1 Maria 10 2 Pedro 7 3 Juan 9 4 Jose 2 5 Carlos 6 7 =PROMEDIO(B1:B5) Calcula la media geométrica de una matriz o de un rango de datos positivos. Por ejemplo, es posible utilizar la función GEOMEAN para calcular la tasa de crecimiento promedio, dado un interés compuesto por tasas variables. GEOMEAN(número1;número2;...) número1;número2,... son de 1 a 30 argumentos cuya media desea calcular. También puede utilizar una matriz única o una referencia a una matriz, en lugar de utilizar argumentos separados con punto y coma. Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero. Si uno de los punto de datos es <= 0, GEOMEAN devuelve el valor de error # NUM! La ecuación para la media geométrica es: MEDIA ARMÓNICA 1 Maria 4 2 Pedro 5 3 Juan 8 4 Jose 7 5 Carlos 11 6 Lisa 4 7 Jorge =GEOMEAN(B1:B7) calcula la media armónica de un conjunto de datos. La media armónica es la inversa de la media aritmética de los valores recíprocos. Ing. Carlos A. Bohdan 5

6 HARMEAN(número1;número2;...) número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuya media desea calcular. También puede utilizar una sola matriz o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma. Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero. Si uno de los puntos de datos es <= 0, HARMEAN devuelve el valor de error # NUM! La ecuación para la media armónica es: 1 Maria 4 2 Pedro 5 3 Juan 8 4 Jose 7 5 Carlos 11 6 Lisa 4 7 Jorge 3 8 5, =HARMEAN(B1:B7) MEDIANA devuelve la mediana de los números. La mediana es el número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor. MEDIANA(número1;número2;...) número1;número2;... son entre 1 y 30 números cuya mediana desea obtener. Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Microsoft Excel examina todos los números en cada argumento matricial o de referencia. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas cuyo valor sea 0. Si la cantidad de números en el conjunto es par, MEDIANA calcula el promedio de los números centrales. Vea este segundo ejemplo. Ing. Carlos A. Bohdan 6

7 1 Maria 1 2 Pedro 2 3 Juan 3 4 Jose 4 5 Carlos 5 6 Lisa 6 7 3,5 =MEDIANA(B1:B6) MODA devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posición. MODA(número1;número2;...) número1;número2;... son entre 1 y 30 argumentos cuya moda desea calcular. También puede usar una matriz individual o una referencia matricial en lugar de argumentos separados por punto y coma. Los argumentos deben ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas cuyo valor sea 0. Si el conjunto de datos no contiene puntos de datos duplicados, MODA devuelve el valor de error #N/A. 1 Maria 5 2 Pedro 6 3 Juan 4 4 Jose 4 5 Carlos 3 6 Lisa 2 7 Jorge =MODA(B1:B7) EXTREMOS Una de las referencias útiles que, a veces, desearíamos tener es la determinación de las cantidades máximas y mínimas de una gran serie de datos. Por ejemplo: qué producto tiene el menor precio y cual es el de mayor precio?. Para ello Excel ofrece dos fórmulas muy directas y simples de usar. MAX devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. MAX(número1;número2;...) número1; número2;... son entre 1 y 30 números para los que se desea encontrar el valor máximo. Ing. Carlos A. Bohdan 7

8 : Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones de números en forma de texto. Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a números causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, se usarán sólo los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarán por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lógicos y el texto. Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. 1 Maria 5 2 Pedro 6 3 Juan 4 4 Jose 4 5 Carlos 3 6 Lisa 2 7 Jorge =MAX(B1:B7) MAXA devuelve el mayor valor en una lista de argumentos. El texto y los valores lógicos como VERDADERO o FALSO se comparan como si fueran números también. MAXA es similar a MINA. Para obtener más información, consulte los ejemplos de MINA. MAXA(ref1;ref2;...) ref1; ref2;... son valores de 1 a 30 para los cuales desea encontrar el mayor valor. Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error causarán errores. Si el cálculo no debe incluir texto o valores lógicos, utilice la función de hoja de cálculo MAX. Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo los valores en la matriz o en la referencia serán utilizados. Las celdas vacías y los valores de texto en la matriz o en la referencia se pasarán por alto. Los argumentos que contengan VERDADERO se evaluarán como 1; los argumentos que contengan texto o FALSO se evaluarán como 0 (cero). : Si los argumentos no contienen valores, MAXA devolverá 0 (cero). 1 Maria 0 2 Pedro 0 3 Juan 0 4 Jose VERDADERO 5 Carlos 6 Lisa 0 7 Jorge =MAXA(B1:B7) Ing. Carlos A. Bohdan 8

9 MIN devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. MIN(número1;número2;...) número1;número2;... son entre 1 a 30 números cuyos valores mínimos desea encontrar. Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones textuales de números. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a números, causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores lógicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la función MINA. Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0. 1 Maria 5 2 Pedro 6 3 Juan 4 4 Jose 4 5 Carlos 3 6 Lisa 2 7 Jorge =MIN(B1:B7) MINA devuelve el valor menor en la lista de argumentos. El texto y los valores lógicos como VERDADERO y FALSO se comparan como si fueran números. MINA(ref1;ref2;...) ref1; ref2;... son valores de 1 a 30 en los que desea encontrar el menor. Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error causarán errores. Si el cálculo no debe incluir texto o valores lógicos, utilice la función de hoja de cálculo MIN. Si el argumento es una matriz o referencia, sólo se utilizarán los valores en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías y los valores de texto en la matriz o en la referencia. Los argumentos que contengan VERDADERO se evaluarán como 1; los argumentos que contengan texto o FALSO se evaluarán como 0 (cero). Si los argumentos no contienen valores, MINA devolverá 0. Ing. Carlos A. Bohdan 9

10 CONTAR CELDAS 1 Maria 0 2 Pedro 0 3 Juan 0 4 Jose VERDADERO 5 Carlos 6 Lisa 0 7 Jorge =MIN(B1:B7) En más de una oportunidad quisiéramos saber cuantas celdas ocupadas tenemos dentro de un rango determinado. En esto podemos encontrarnos con dos casos básicos: o bien las celdas que queremos contar contienen números, o bien contienen texto. Para cada uno de estos casos Excel utiliza una fórmula específica. Además, también podemos querer contar solamente las celdas que cumplen con determinada condición. Por ejemplo: cuantas facturas de un total superior a $5.000 hay registradas en la planilla. CONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de argumentos. Use CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números. CONTAR(ref1;ref2;...) ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números. Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por alto. Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se cuentan los números de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia. Utilice la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o valores de error. CONTARA 1 Maria 5 2 Pedro 6 3 Juan 4 4 Jose No tiene 5 Carlos 3 6 Lisa 2 7 Jorge =CONTAR(B1:B7) Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o matriz. Ing. Carlos A. Bohdan 10

11 CONTARA(valor1;valor2;...) valor1; valor2;... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas vacías. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se encuentran en la matriz o en la referencia. : CONTAR.BLANCO 1 Maria Mujer 2 Pedro 6 3 Juan 2 4 Jose 5 Carlos Varón 6 Lisa Mujer 7 Jorge Varón 8 6 =CONTARA(B1:B7) Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango. CONTAR.BLANCO(rango) rango: es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas en blanco. Las celdas que contienen fórmulas que devuelven " " (texto vacío) también se cuentan, en cambio las celdas que contienen el valor 0 no se cuentan. CONTAR.SI 1 Maria Mujer 2 Pedro Varón 3 Juan Varón 4 Jose 5 Carlos Varón 6 Lisa Mujer 7 Jorge Varón 8 1 =CONTAR.BLANCO(B1:B7) Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. blanco. CONTAR.SI(rango;criterio) rango: es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas que no están en criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas". Ing. Carlos A. Bohdan 11

12 1 Maria Mujer 2 Pedro Varón 3 Juan Varón 4 Jose Varón 5 Carlos Varón 6 Lisa Mujer 7 Jorge Varón 8 5 =CONTAR.SI(B1:B7;"Varón") MANIPULAR DATOS ENTERO TRUNCAR Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. ENTERO(número) número es el número real que desea redondear al entero inferior más próximo. 1 8,9 8 =ENTERO(A1) 2-8,9-9 =ENTERO(A2) Trunca un número a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho número. número es el número que desea truncar. TRUNCAR(número; núm_de_decimales) Núm_de_decimales es un número que especifica la precisión al truncar. El valor predeterminado del argumento núm_de_decimales es 0. TRUNCAR y ENTERO son similares, ya que ambos devuelven enteros. TRUNCAR suprime la parte fraccionaria del número. ENTERO redondea los números al entero menor más próximo, según el valor de la porción fraccionaria del número. ENTERO y TRUNCAR son diferentes solamente cuando se usan números negativos: TRUNCAR(-4,3) devuelve -4, pero ENTERO(-4,3) devuelve -5, ya que -5 es el número entero menor más cercano. 1 8,9 8 =TRUNCAR(A1) 2-8,9-8 =TRUNCAR(A2) FUNCIONES DE BÚSQUEDA U OPCIONES BUSCAR La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial. Un vector es un rango que contiene una sola fila o una sola columna. La forma vectorial de BUSCAR busca en un rango de una fila o de una columna un valor (vector) y devuelve un valor desde la misma posición en un segundo rango de una fila o de una columna. Utilice esta forma de la función Ing. Carlos A. Bohdan 12

13 BUSCAR cuando necesite especificar el rango que contiene los valores que desea hacer coincidir. La otra forma de BUSCAR, busca automáticamente en la primera fila o en la primera columna. 1: Forma vectorial BUSCAR (valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado) Valor_buscado es un valor que BUSCAR busca en la matriz. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico, o un nombre o referencia que se refiera a un valor. Vector_de_comparación es un rango que sólo contiene una columna o una fila. Los valores en el vector_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos. Importante: Los valores en el vector_de_comparación deberán colocarse en orden ascendente:...;-2; -1; 0; 1; 2;...; A-Z; FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede dar un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. Vector_resultado es un rango que sólo contiene una columna o una fila. Debe ser del mismo tamaño que vector_de_comparación. Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utilizará el mayor valor de vector_de_comparación que sea menor o igual al valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el valor más bajo de vector_de_comparación, BUSCAR devuelve el valor de error #N/A. s D 1 Frecuencia Color Fórmula 2 4,14234 Rojo Naranja =BUSCAR(4,91;A2:A7;B2:B7) 3 4,19342 Naranja Naraja =BUSCAR(5,00;A2:A7;B2:B7) 4 5,17234 Amarillo Aguamarina =BUSCAR(7,66;A2:A7;B2:B7) 5 5,77343 Verde #N/A =BUSCAR(7,66E-14;A2:A7;B2:B7) 6 6,38987 Azul 7 7,31342 Aguamarina En la hoja de cálculo anterior BUSCAR(7,66E-14;A2:A7;B2:B7) es igual a #N/A, porque 7,66E-14 es menor que el valor más bajo de los valores en el vector_de_comparación A2:A7. 2: Forma matricial La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o en la primera columna de la matriz y devuelve un valor desde la misma posición en la última fila o columna de la matriz. Utilice esta forma de BUSCAR cuando los valores que desee hacer coincidir se encuentren en la primera fila o en la primera columna de la matriz. Utilice la otra forma de BUSCAR cuando desee especificar la ubicación de la fila o de la columna. Sugerencia: En general, es preferible utilizar la función BUSCARH o BUSCARV en lugar de la forma matricial de BUSCAR. Se incluye esta forma de BUSCAR por compatibilidad con otros programas para hojas de cálculo. BUSCAR (valor_buscado;matriz) Valor_buscado es un valor que BUSCAR busca en la matriz. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico, o un nombre o referencia que se refiere a un valor. Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utiliza el mayor valor de la matriz que sea menor o igual al valor_buscado. Si el valor_buscado es menor que el valor más bajo de la primera fila o columna (dependiendo de las dimensiones de la matriz), BUSCAR devolverá el valor de error #N/A. Matriz es un rango de celdas que contiene el texto, los números o los valores lógicos que se desean comparar con valor_buscado. Ing. Carlos A. Bohdan 13

14 La forma matricial de BUSCAR es muy parecida a la de las funciones BUSCARH y BUSCARV. La diferencia es que BUSCARH busca valor_buscado en la primera fila, BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR busca de acuerdo a las dimensiones de la matriz. Si la matriz cubre un área que es más ancha que alta (más columnas que filas), BUSCAR buscará valor_buscado en la primera fila. Si la matriz es cuadrada o más alta que ancha (más filas que columnas), BUSCAR buscará en la primera columna. Con BUSCARH y BUSCARV puede especificar una celda buscando hacia abajo o a través de filas o de columnas pero BUSCAR siempre selecciona el último valor de la fila o columna. Importante: Los valores deben colocarse en orden ascendente:...;-2; -1; 0; 1; 2;...; A-Z; FALSO;VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. s BUSCARV D 1 Frecuencia Color Fórmula 2 4,14234 Rojo Naranja =BUSCAR(4,91;A2:B7) 3 4,19342 Naranja Naraja =BUSCAR(5,00; A2:B7) 4 5,17234 Amarillo Aguamarina =BUSCAR(7,66; A2:B7) 5 5,77343 Verde #N/A =BUSCAR(7,66E-14; A2:B7) 6 6,38987 Azul 7 7,31342 Aguamarina Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desean encontrar. BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango (p.ej. A2:C10) o un nombre de rango, (p. ej. MiTabla). Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente:...; -2; -1; 0; 1; 2;... ; A-Z; FALSO;VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción " Ascendente. Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos. El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente. Indicador_columnas es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparación; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error # VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error # REF! Ing. Carlos A. Bohdan 14

15 Ordenado Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A. D E 1 Densidad Viscosidad Temperatura 2 0,457 3, ,946 =BUSCARV(1;MiTabla;VERDADERO) 3 0,525 3, ,17 =BUSCARV(1;MiTabla;2) 4 0,616 2, =BUSCARV(1;MiTabla;3;VERDADERO) 5 0,675 2, #N/A =BUSCARV(0,1;MiTabla;2;VERDADERO) 6 0,746 2, ,71 =BUSCARV(2;MiTabla;2;VERDADERO) 7 0,835 2, ,946 2, ,09 1, ,29 1,71 0 Nota: En la hoja de cálculo, el rango A2:C10 (resaltado en color verde) es la matriz_de_comparación que se ha definido con el nombre de MiTabla. USO PRÁCTICO DEL BUSCARV Uno de los usos prácticos más interesantes de la función de BUSCARV es la posibilidad de traducir códigos en textos con sentido y viceversa. Por ejemplo: supongamos que tenemos una planilla en dónde debemos colocar la Localidad y el Código Postal. Como es sabido, el tema de ingresar los nombres de las Localidades puede volverse crítico si es que, más adelante, queremos ordenar la planilla o buscar determinados datos en ella. Si a la localidad de San Isidro la ingresamos una vez como S.Isidro, otra vez como San Isidro y, quizás, una tercera vez como Sanisidro, es obvio que tarde o temprano tendremos un problema. Además, el ir a una tabla de códigos postales para encontrar el adecuado cada vez que ingresamos una localidad también es engorroso y una considerable pérdida de tiempo. Excel nos permite resolver los dos problemas simultáneamente. Para hacer una prueba hagamos lo siguiente. Abramos un Workbook de Excel con dos planillas. Nombremos a la primera, por ejemplo como Direcciones y a la segunda como Codigos. Ahora, vayamos a la de códigos e ingresemos una simple tabla con Localidades en una columna y sus respectivos Códigos Postales en la columna adyacente a la derecha. Ing. Carlos A. Bohdan 15

16 Obsérvese que en la primer columna los nombres de las localidades se hallan ordenadas alfabéticamente!. fórmula: Ahora vayamos a la planilla de Direcciones y en la celda B2 escribamos la siguiente =BUSCARV(A2;Códigos!$A$1:$B$5;2;FALSO) Con ello le estamos diciendo a Excel: A2 --> Lo que está en la celda A2 Códigos!$A$1:$B$5 --> Búsquelo en el rango A1:B5 de la planilla de Códigos 2 --> y devuelva lo que está en la segunda columna de ese rango FALSO --> buscando exactamente lo escrito en A2, dentro de lo que hay en la primer columna del rango Obsérvese que al rango lo hemos definido de una manera absoluta ($A$1:$B$5) y no relativa (que hubiera sido A1:B5). Esto es para asegurarnos de que la referencia no cambiará cuando copiemos la fórmula a otras celdas. Copiemos ahora esta fórmula hacia abajo, en digamos unas cinco o diez celdas por debajo de B2. En todas las celdas así copiadas aparecerá la leyenda de #N/A (no disponible) y esto es lógico puesto que no hemos ingresado nada todavía en las celdas de la columna A. Pero, posicionémonos en A2 y escribamos, por ejemplo, Munro y pulsemos ENTER. En B2 aparecerá automáticamente 1605 ya que ése es el código postal que le asignamos en la planilla de Códigos. Podemos repetir el experimento con otras celdas. Obtendríamos algo parecido a esto: Ing. Carlos A. Bohdan 16

17 Veamos como ahora, si escribimos S.Isidro incorrectamente, el código postal seguirá siendo #N/A. BUSCARV, con el parámetro de FALSO buscará una igualdad exacta entre lo que escribimos y lo que cargamos en la planilla de Códigos. Si no encuentra lo que escribimos, devolverá #N/A como resultado, indicándonos que algo está mal. No obstante, nótese que en el caso de florida BUSCARV encontró a Florida y puso el código postal 1604 correctamente. Esto es porque BUSCARV no distingue entre mayúsculas y minúsculas. BUSCARH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar. BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango. Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en deberán colocarse en orden ascendente:...-2; -1; 0; 1; 2;..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es posible que BUSCARH no devuelva el valor correcto. El texto en mayúsculas y minúsculas es equivalente. Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A continuación haga clic en Opciones y después en Ordenar de izquierda a derecha y en Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y después en Ascendente. Ing. Carlos A. Bohdan 17

18 Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberá devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error # VALOR!. Si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error # REF! Ordenado es un valor lógico que especifica si desea que el elemento buscado por la función BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la función BUSCARH buscará el valor exacto. Si no encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A. s D E 1 Ejes Rulemanes Engranajes =BUSCARH("Ejes"; A1:C4;3;VERDADERO) =BUSCARH("Rulemanes";A1:C4;3;VERDADERO) =BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) FUNCIONES CONDICIONALES SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Rango es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina qué celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32"; "manzanas". Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. Supongamos que en una planilla de queremos sumar, por un lado las facturas superiores a $ y, por el otro las de un importe menor a $ Utilizaríamos la fórmula SUMIF de la siguiente manera: Ing. Carlos A. Bohdan 18

19 SI 1 Factura N Importe $ 450, $ 1.230, $ 728, $ 5.478, $ 52, $ 2.375, $ 230, $ 751, $ 8.975,00 11 Más de 1000 $ ,55 =SUMAR.SI(B2:B10;">1000") 12 Menos de 1000 $ 2.211,25 =SUMAR.SI(B2:B10;"<1000") 13 TOTAL $ ,80 =SUMAR.SI(B2:B10) La fórmula IF es una de las más útiles que tiene Excel y, al mismo tiempo, desgraciadamente una de las más complicadas. En principio, sin embargo, su función es simple: Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si la condición es FALSO. FALSO. SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso) Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o Valor_si_verdadero es el valor que se devolverá si prueba_lógica es VERDADERO. Si prueba_lógica es VERDADERO y se omite el argumento valor_si_verdadero, la función devuelve VERDADERO. Nota: valor_si_verdadero puede ser otra fórmula. Valor_si_falso es el valor que se devolverá si prueba_lógica es FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y se omite el argumento valor_si_falso, la función devuelve FALSO. Nota: valor_si_falso puede ser otra fórmula. Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor que arroja la ejecución de las instrucciones o fórmulas que en estos parámetros se indiquen. Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI. Cuando alguno de los argumentos valor_si_verdadero o valor_si_falso es una función que ejecuta una acción, se ejecutan todas las acciones. Ing. Carlos A. Bohdan 19

20 s =SI(A4=100;SUM(B1:B4);"Incompleto") En el ejemplo de arriba, si el valor en la celda A4 es igual a 100, prueba_lógica será VERDADERO y se calculará la suma del rango B1:B4. De lo contrario, prueba_lógica será FALSO y se devolverá una cadena de texto con la palabra Incompleto, como puede verse en el ejemplo de abajo Incompleto =SI(A4=100;SUM(B1:B4);"Incompleto") Supongamos que una hoja de cálculo contiene las cifras de los gastos realizados y los presupuestados. D E 1 Mes Presupuestado Erogado Resultado 2 Enero Ajustado =SI(C2>B2;"Excedido";"Ajustado") 3 Febrero Excedido =SI(C3>B3;"Excedido";" Ajustado ") 4 Marzo Excedido =SI(C4>B4;"Excedido";" Ajustado ") 5 TOTAL Ajustado =SI(C5>B5;"Excedido";" Ajustado ") 6 =SUMA(B2:B4) =SUMA(C2:C4) Las fórmulas indicadas nos permitirían saber si las erogaciones se han ajustado al presupuesto o si lo han excedido. La planilla incluso nos muestra que, a pesar de habernos excedido en los meses de Febrero y Marzo, en el total del período seguimos aún dentro de lo presupuestado. La fórmula SI se puede volver tremendamente compleja en varias ocasiones. Por ejemplo, si empezamos a anidarla. Supongamos que deseamos calificar un desempeño con letras cuando los puntajes están expresados con números del 0 al 100. Si el puntaje es El desempeño es Mayor que 89 Excelente De 80 a 89 Muy Bueno De 70 a 79 Bueno De 60 a 69 Regular Menor que 60 Malo Suponiendo que el puntaje está indicado en la celda B2 la función SI anidada tendría esta sintaxis: SI(B2>89;"Excelente";SI(B2>79;"Muy Beno";SI(B2>69;"Bueno";SI(B2>59;"Regular";"Malo")))) En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción IFes el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (A1>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "Excelente". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente. Ing. Carlos A. Bohdan 20

21 Para las celdas subsiguientes (hacia abajo en la planilla y siempre en la columna B), naturalmente la celda que suministra el valor a los argumentos de prueba_lógica debe cambiar a B3, B4, B5... etc. 1 Prueba Puntaje Evaluación 2 Tensión 55 Malo 3 Resistencia 75 Bueno 4 Tenacidad 68 Regular 5 Torsión 85 Muy bueno 6 Dureza 58 Malo 7 Tracción 92 Excelente Un consejo: En fórmulas complejas y con varios argumentos anidados, preste mucha atención a los paréntesis. La cantidad de paréntesis que abren ( debe ser siempre igual a la de los que cierran ). Otro: Tenga mucho cuidado de no confundir las puntuaciones. El punto y coma ; no es igual a los dos puntos : y la coma, no es igual al punto. Es muy fácil equivocarse en esto. A veces, los espacios en blanco también pueden causar problemas. FUNCIONES VARIAS ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre los números que se especifiquen. Nota importante: La función genera un nuevo número aleatorio cada vez que se calcula la planilla. Si esta función no está disponible (algo de lo cual se dará cuenta porque le generará un error), ejecute el programa de Instalación e instale el Herramientas para análisis. Después de instalar el Herramientas para análisis, deberá habilitarlo marcándolo en la opción de Complementos del menú de Herramientas. Si no desea instalar el Herramientas para análisis utilice la función ALEATORIO que se describe más adelante. ALEATORIO.ENTRE(Inferior;Superior) Inferior es el menor número entero que la función ALEATORIO.ENTRE debe devolver. Superior es el mayor número entero que la función ALEATORIO.ENTRE debe devolver. : = ALEATORIO.ENTRE(10,25) generaría un número entre 10 y 25 cada vez que se recalcula la planilla. Si no tiene el Herramientas para análisis instalado (y no desea instalarlo) puede usar la función RAND para obtener prácticamente los mismos resultados. ALEATORIO Devuelve un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, distribuido uniformemente. La función genera un nuevo número aleatorio cada vez que se calcula la planilla ALEATORIO( ) Ing. Carlos A. Bohdan 21

22 Para generar un número real aleatorio entre a y b, use: ALEATORIO()*(b-a)+a. Por ejemplo, para obtener un número entre 10 y 25 deberíamos ingresar: =ALEATORIO()*(25-10)+10 Si desea usar ALEATORIO para generar un número aleatorio por una única vez es decir : si no desea que el número cambie cada vez que se recalcula la planilla escriba =ALEATORIO() en la barra de fórmulas y después presione la tecla F9 para cambiar la fórmula a un número aleatorio. Para generar un número aleatorio mayor o igual que 0 pero menor que 100 ingrese: ALEATORIO()*100 Ing. Carlos A. Bohdan 22