Para la correcta cumplimentación de la Relación Justificativa de Gastos, deberá seguir las siguientes instrucciones:

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1 Para la correcta cumplimentación de la Relación Justificativa de Gastos, deberá seguir las siguientes instrucciones: El modelo es un fichero Excel que contiene 5 hojas: 1- Instrucciones: es recomendable habilitar las macros en Excel para que la importación se realice correctamente, para ello hay que bajar el nivel de seguridad de las macros, por ejemplo Microsoft Excel 2007, acceder al menú herramientas --> Opciones --> Seguridad --> Seguridad de macros (dentro de esta ficha marcar Medio. 2- RELACION_JUSTIFICATIVA: Tabla con los campos a cumplimentar 3- RELACION_CIFS_EXTRANJEROS: Lista de CIF s de proveedores extranjeros (opcional). 4- Ayuda para la cumplimentación: esta hoja contiene las instrucciones explicadas en este documento. 5- Ejemplo de Relación Justificativa: Ejemplo de la hoja RELACION_JUSTIFICATIVA cumplimentada con datos ficticios. Una vez completado el modelo y adjuntado en el apartado habilitado a tal efecto dentro de la memoria económica, la aplicación importará los datos del fichero a través de ella, por lo que deberá realizarlo siguiendo las especificaciones técnicas que se indican a continuación: INSTRUCCIONES PARA CUMPLIMENTAR LA HOJA EXCEL 2 DE LA RELACION JUSTIFICATIVA - En la Relación Justificativa de Gastos NO SE INCLUIRAN TODOS LOS GASTOS DE LA ACCION, sino únicamente aquellos gastos que son susceptibles de ser financiados por la ayuda Fecyt, y por tanto no son financiados por otras ayudas ajenas a ésta, teniendo en cuenta que Fecyt pagará como máximo el importe de la ayuda concedida. Sería posible incluir, si se desea, los gastos únicamente por el total del importe de la ayuda concedida, pero en caso de que Fecyt considerara alguno de estos gastos como no elegible por no cumplir los criterios fijados en las bases, el importe final a pagar se verá reducido, por tanto es aconsejable incluirlos hasta el límite del importe no financiado por otras fuentes ajenas a la ayuda Fecyt. Así por ejemplo: - Supongamos que la ayuda concedida por Fecyt es de , - La acción total ha costado , de los cuales han sido financiados por ayudas ajenas a la ayuda Fecyt, - Los restantes podrán incluirse en esta relación ya que son susceptibles de ser financiados a través de la ayuda Fecyt, aunque Fecyt nunca pagará más allá del importe concedido ( ). - En esta hoja se relacionarán todos los documentos contables fiscalmente aceptados (facturas, nóminas ) que contengan total o parcialmente gastos que serán susceptibles de financiación por la ayuda Fecyt, de modo que no se incluirán los documentos que conteniendo gastos del proyecto no se van a imputar a la ayuda Fecyt. No se admitirán en ningún caso autofacturas ni facturas pro-forma. C/ Pedro Teixeira, Madrid. Telf Fax /6

2 Aquellos documentos que contengan parcialmente gastos que se imputarán a la ayuda Fecyt, serán incluidos en esta relación por su importe total, y el porcentaje de imputación determinará qué parte del gasto será susceptible de ser financiado por la ayuda Fecyt. Ejemplo de factura que contiene parcialmente gasto imputable a la ayuda Fecyt: Factura 1 del proveedor X de la que el 30% es imputable a la ayuda Fecyt Base Imponible : 100 Cuota de IVA no deducible (gasto financiable) : 18 Coste elegible : 118 Se incluirán los datos que figuren en la factura y en el porcentaje de imputación a la ayuda Fecyt se pondrá el 30%. El importe autocalculado resultante como imputable a la ayuda será: ( ) * 0,3 = 35,40 - La columna CODIGO CONCEPTO DE GASTO ha de cumplimentarse con los valores fijos que se indican en el Anexo II de este manual de ayuda del modelo Relación Justificativa de Gastos. - Los CIF s de proveedores extranjeros deben introducirse en 2 hojas: 1- En la hoja RELACION_JUSTIFICATIVA con el siguiente valor H 2- En la hoja RELACION_CIFS_EXTRANJEROS deben listarse los CIF s reales con el nº de fila que corresponde en la RELACION_JUSTIFICATIVA. - Se han de cumplimentar todos y cada uno de los campos contenidos en cada fila que contenga información. - Puede añadir todas las filas (registros) que sean oportunos. - Puede copiar y pegar datos de otros ficheros siempre que estos respeten las especificaciones del Anexo I. - No se deben añadir ni modificar las fórmulas del formulario. - No se debe modificar el nombre de la hoja o pestaña del formulario: RELACION_JUSTIFICATIVA. C/ Pedro Teixeira, Madrid. Telf Fax /6

3 ANEXO I COLUMNA DATO DESCRIPCIÓN Nº CARACTERES FORMATO MASCARA A REFERENCIA ACCIÓN Referencia de la ayuda (será el mismo en todos los registros) Extraer de la referencia de la acción las 4 últimas cifras 4 Numérico NNNN B NÚMERO DE ORDEN DE JUSTIFICANTE Número correlativo del justificante 3 Numérico NNN C CODIGO CONCEPTO DE GASTO (*) Código de concepto de gasto (Anexo II) 2 Numérico N Nombre o razón social del proveedor, cuando los documentos de gastos son facturas. D PROVEEDOR/NOMBRE DEL TRABAJADOR Nombre del trabajador, cuando el gasto esté documentado mediante solicitudes de gastos de viaje del trabajador a la entidad por desplazamientos, viaje.. o mediante nóminas al tratarse de gastos de personal. 128 Alfanumérico A(128) E CIF CIF/NIF del Proveedor o Trabajador (sin guiones ni barras, p-.ej. CIF X , NIF X) 9 Alfanumérico ANNNNNNNA Número factura del proveedor. F Nº FACTURA/PERIODO NOMINA/PERÍODO SEGURIDAD SOCIAL Número del mes de la nómina imputada para costes de personal. 32 Alfanumérico A(32) Número del mes del pago de SS a cargo de la empresa. C/ Pedro Teixeira, Madrid. Telf Fax /6

4 Fecha de emisión de la factura. G FECHA FACTURA/NOMINA/SS Fecha del último día del mes de la nómina si se trata de costes de personal. Así, el importe de la nómina del mes de febrero tendrá como fecha el 28/02/ Fecha dd/mm/aaaa Fecha en que se paga la SS a cargo de la empresa. H DESCRIPCION DEL GASTO Descripción del concepto de la factura nombrando la actividad a la que se destina. 512 Alfanumérico A(512) I BASE IMPONIBLE Total del importe sin IVA que aparece en la factura recibida. En el caso de gastos de personal y seguridad social a cargo de la empresa el coste dedicado a la actividad se incluirá en la columna de Base Imponible, y al igual que en las facturas, el % de imputación determinará qué cantidad estará incluida en la ayuda Fecyt. 8 Numérico NNNNNN,NN J CUOTA IVA Importe del IVA que figura en la factura. 8 Numérico NNNNNN,NN K %IVA NO DEDUCIBLE Es el porcentaje de IVA que la entidad no se deduce de la factura recibida, siendo este porcentaje financiable por la Fecyt. Si no es deducible: 100% El porcentaje no deducible puede ser distinto para cada concepto de gasto o único si se trata de una prorrata. 5 Porcentaje NNN.NN L IMPORTE IVA NO DEDUCIBLE Columna autocalculada: Cuota IVA * % IVA no deducible C/ Pedro Teixeira, Madrid. Telf Fax /6

5 Importe de amortización del material inventariable que corresponde al período en que se ha utilizado dicho material con arreglo a las normas de contabilidad generalmente aceptadas M COSTE DE AMORTIZACION Ejemplo: si se utiliza un ordenador por importe de con un 18% de IVA no deducible durante 8 meses del cual el 50% de dicho material es usado en el proyecto objeto de financiación de la ayuda Fecyt y el otro 50% es utilizado en otro diferente ajeno a la ayuda Fecyt, se tendría que indicar de la siguiente manera: 8 Numérico NNNNNN,NN En la columna de COSTE AMORTIZACIÓN, se pondrá el 25%(porcentaje de amortización según normas de contabilidad) del importe prorrateado a 8 meses: 0,25 * 8/12 * = 196,66 En la columna de % IMPUTACION A FECYTse pondrá el 50%. El importe final imputable a la ayuda Fecyt daría como resultado el importe de 98,33. N COSTE TOTAL Columna autocalculada: Base Imponible + Cuota IVA no deducible o Amortización (si existe) O % IMPUTACIÓN A FECYT Porcentaje que determina qué cantidad de la factura/nómina/seguridad social/amortización es susceptible de ser financiado por la ayuda Fecyt 5 Porcentaje NNN.NN P IMPORTE IMPUTABLE A LA AYUDA FECYT Columna autocalculada: Coste Total * % imputación a FECYT Q FECHA PAGO Fecha en la que se realiza el pago real de la factura. Se incluirán de manera obligatoria las fechas de pago de los costes financiados por la Fecyt tal y como indican las bases en su punto Fecha dd/mm/aaaa Leyenda: A: Alfanumérico N: Numérico dd/mm/aaaa: día (2 caracteres) / mes (2 caracteres) / año (4 caracteres). P.ej: 01/01/2009 A(número): Cadena alfanumérica con longitud máxima número contando espacios C/ Pedro Teixeira, Madrid. Telf Fax /6

6 ANEXO II TABLA DE CÓDIGOS DE CONCEPTOS DE GASTO CODIGO CONCEPTO DE GASTO DESCRIPCION 10 PERSONAL 20 AMORTIZACION 31 MATERIAL PROMOCIONAL Y DOCUMENTAL 32 VIAJES Y ALOJAMIENTO 33 COLABORACIONES EXTERNAS Y CONSULTORIA 34 GASTOS PUBLICIDAD 35 OTROS GASTOS Todos los costes relacionados tienen que tener un porcentaje de imputación a la Ayuda Fecyt, pues esta relación contiene los costes que total o parcialmente son susceptibles de financiación por la ayuda concedida por Fecyt. Todos los gastos contenidos en esta relación han de estar pagados a la presentación de la justificación de la ayuda. La columna de IMPORTE IMPUTABLE A LA AYUDA dará lugar a un importe que es susceptible de ser financiado a través de la ayuda Fecyt. Este importe se compone de los gastos que cumpliendo los criterios de eligibilidad según las bases de la presente convocatoria y no siendo financiados por ayudas ajenas a la ayuda Fecyt, podrían imputarse a la ayuda concedida, teniendo en cuenta que Fecyt nunca podrá pagar más allá del importe de la ayuda concedida en el marco de la presente convocatoria. C/ Pedro Teixeira, Madrid. Telf Fax /6