Portal Proveedores Perú. Manual de Usuario - Versión 2. Portal de Proveedores de Perú. Manual de Usuario

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1 Portal de Proveedores de Perú Manual de Usuario Septiembre de 2013

2 Índice 1. INTRODUCCIÓN INGRESO DE COMPROBANTES FACTURAS CARGA DE FACTURAS INGRESO DE FACTURA MODIFICACIÓN DEL INGRESO DE FACTURA ELIMINACIÓN DEL INGRESO DE FACTURA NOTAS DE CRÉDITO CARGA MASIVA DE DOCUMENTOS DESCARGA PLANILLA EXCEL PREPARACIÓN PLANILLA EXCEL INGRESO PLANILLA EXCEL GENERACIÓN DE LOTE FILTRO DE TABLAS AGREGAR AL LOTE GENERAR LOTE REPORTES ABONOS ANTERIORES DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGO COMPENSACIÓN POR COBRANZA CUENTA CORRIENTE DEUDORES DETRACCIONES REPORTE DOCUMENTOS INGRESADOS REPORTE DE LOTES REPORTE DE RECEPCIONES REPORTE DE FACTURAS DE NOTA DE CRÉDITO REPORTE CARGA MASIVA... 28

3 1. Introducción Este manual de introducción al Portal de Proveedores de Perú ha sido elaborado con la intención de ofrecer la información necesaria para el uso de este sistema. El mismo se divide en dos grandes partes. El ingreso de comprobantes por un lado, y la emisión de reportes por el otro. Pantalla Bienvenida Ud. debe ingresar al Portal con el usuario y contraseña indicado por el Grupo: Inmediatamente después de ingresar con su usuario y contraseña, le será requerido que indique el rubro al que pertenecen sus comprobantes, debiendo seleccionar alguna de las siguientes alternativas: Mercadería o Insumos para Supermercados y Shopping: incluye proveedores que entregan mercadería o insumos en las cadenas Wong y Metro; y proveedores que entregan insumos en los Shopping Center. Servicios, Activos, Obras, Insumos para Oficinas Centrales, o Mercadería o Insumos de Tiendas Paris: incluye proveedores de servicios, activos y obras para todo el Grupo; proveedores de insumos para Oficinas Centrales; y proveedores de mercadería para Tiendas Paris (nuevo portal de ingreso)

4 2. Ingreso de comprobantes 2.1. Facturas Carga de Facturas En la siguiente pantalla se realiza la carga de facturas correspondiente al portal: Siempre se podrá ver el menú en todo momento para seleccionar el formulario de carga de facturas. Es importante tener en cuenta que los campos Sociedad, Rubro, Unidad de Negocio y Match mantienen cierta lógica, en el sentido de que, por ejemplo, si la sociedad seleccionada es Cencosud Perú S.A., en el campo Rubro sólo podrán seleccionarse servicios o insumos/activos fijos. CARGA DE FACTURAS DE MERCADERIA DE PARIS A continuación se menciona al detalle la forma de cargar facturas de mercadería de las tiendas por Departamento Paris. Los siguientes campos deben ser completados: Datos constantes / Obligatorios: Sociedad: CENCOSUD RETAIL PERU S.A. Rubro: MERCADERIAS Match: GUÍA DE REMISIÓN Unidad de Negocio: TIENDAS POR DEPARTAMENTO

5 Datos variables: Comprobante: corresponde al Numero Documento de Recepción, indicado en le Reporte de Recepciones. Este dato siempre debe ser ingresado, con el formato legal establecido por la Sunat GR-XXXXX-YYYYYYY. Año: se indica el año de Recepción. Nro. De Factura / Recibo: indicar el número de Documento legal. Tipo Documento: valor a ingresar para este caso es FACTURA. Fecha Emisión de Factura: fecha de documento legal. Moneda: Soles o Dólares (según corresponda). Valor Venta: valor antes de impuesto, se puede obtener de campo Monto Neto, del Reporte de Recepciones. IGV Crédito Fiscal: valor impuesto, indicado en el reporte. Monto Total: valor total de la factura. IMPORTANTE: los valores monetarios deberán ingresarse utilizando el siguiente formato: Ejemplo: PEN 4.500,25 (cuatro mil quinientos soles con veinticinco centavos) Esto significa que los miles se separan con un punto y los decimales con una coma Ingreso de Factura Una vez completados los campos se procede a pulsar el botón Ingresar Factura * para dar por finalizado esta tarea. Si los valores son correctos se nos mostrará una pantalla que nos confirmará que la acción se ha efectuado con éxito: Así mismo dicha factura ingresada se verá visible en la primera fila de la tabla inferior de la pantalla. Los comprobantes tendrán alguno de los siguientes posibles estados:

6 PRELIMINAR: es el estado que aparece siempre en primera instancia, ni bien la factura es ingresada. INGRESADO SAP: el comprobante se encontrará en este estado cuando los datos de la factura sean consistentes a los existentes en el sistema interno de Cencosud Perú. RECHAZADO SAP: en caso que los datos no sean consistentes, éste será el estado de la factura. Al hacer click sobre el estado se desplegará un menaje que indica los motivos del rechazo. A continuación se muestran algunos ejemplos de rechazos: Ejemplo 1: El menaje de rechazo, esta indicando el que Numero de Guía de remisión no corresponde para este proveedor, favor cargar nuevamente, con un valor correcto Ejemplo 2: El mensaje de Rechazo, indica que el valor ingresado en el portal (1000), no corresponde al valor de la Guía de remisión (documento Mercadería / Factura) que esta indicado en el Reporte de Recepciones, que en este caso es (monto neto). A RECIBIR: comprobante listo para ser recibido en las oficinas receptoras de Cencosud. PENDIENTE RESPUESTA: comprobante en revisión, pendiente de respuesta por parte de Cuentas a Pagar. CONTABILIZADO: documento contabilizado RECHAZADO ERROR DE PROCESO RECHAZADO CUENTAS A PAGAR Modificación del ingreso de Factura Los registros de la tabla inferior se podrán editar con el botón situado en la parte derecha que tiene como logo un lápiz, siempre y cuando esté habilitado para su uso.

7 En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo de una modificación de factura mediante la edición de campos en el formulario: Sólo podrán modificarse aquellos comprobantes que se encuentren en estado Ingresado SAP o Rechazado SAP. Cualquiera puede ser el motivo que genere la necesidad de modificar un comprobante ingresado, por ejemplo, un error en la carga de los datos. Si pulsamos sobre este botón (lápiz) para editar la fila, los datos de la factura se volverán a ver en el formulario superior de carga, pero está vez tendremos dos botones diferentes:

8 Modificar Factura: efectúa la modificación con los nuevos datos del formulario Cancelar Modificación: cancela la modificación si el usuario no desea hacerla Al modificar una factura, aparecerá el siguiente mensaje: Eliminación del ingreso de Factura Los registros de la tabla inferior se podrán eliminar con el botón situado en la parte derecha que tiene como logo un cesto de basura *, siempre y cuando esté habilitado para su uso:

9 En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo de una eliminación de factura: Si pulsamos sobre este botón (cesto de basura) para eliminar la fila (factura), se nos mostrará un pop up preguntándonos si deseamos realmente eliminar la factura: 2.2. Notas de Crédito Las notas de crédito se cargan, se ingresan, se modifican y se eliminan de igual manera que las facturas. La pantalla de acceso para acceder a estas operaciones se encuentra en el menú Carga de Documentos, como se muestra a continuación:

10 2.3. Carga Masiva de Documentos Las facturas y las notas de crédito pueden ingresarse al portal de manera manual, como se vio en los puntos anteriores, o bien pueden ingresarse de forma masiva. A la pantalla para realizar esta tarea se accederá de la siguiente forma:

11 Descarga Planilla Excel La pantalla presenta dos links dónde se podrán descargar las plantillas de carga masiva tanto de facturas como de notas de crédito. Una vez hecho un click sobre el link se nos presentará la opción para guardar la plantilla: Preparación Planilla Excel Una vez descargada la planilla en el ordenador, debemos completarla con los datos de los comprobantes. Dentro del archivo, en cada columna, se indica el formato con el que deben ser introducidos los datos. Es importante recordar que existen dos planillas modelo, una para facturas y otra para notas de crédito. Jamás deben ingresarse facturas y notas de crédito en una misma planilla: Formato del archivo Excel para ingreso de Facturas Número de Recepción Sólo se completa uno de los 1ros 4 campos Número de Hoja de Servicio Guía de Remisión Factura Nota de Crédito Código Tipo de Documento Fecha de Emisión del Documento Número de Factura / Recibo FC / BL dd.mm.aaaa XXXXX- XXXXXXX Año 4 dígitos / obligatori o si se completa el 'Número de Recepció n' Import e Neto Con separa dor decima l "." Importe IGV Con separador decimal "." Importe Total Con separador decimal "." Moneda PEN / USD

12 Formato del archivo Excel para ingreso de Notas de Crédito Número de Recepció n Número de Hoja de Servicio Guía de Remisión Factura Nota de Crédito Código Tipo de Documento Fecha de Emisión del Documento Número de NC Sólo se completa uno de los 1ros 4 campos NC dd.mm.aaaa XXXXX- XXXXXXX Año 4 dígitos / obligatorio si se completa el 'Número de Recepción' Importe Neto Con separador decimal "." Importe IGV Con separador decimal "." Importe Total Con separador decimal "." Moneda PEN / USD Motivo Acuerdo Comercial Motivo Devolución de Mercadería Seleccionar con X uno de estos campos Para el caso especial de las tiendas por Departamento Paris, considerar los siguientes campos para el llenado de la planilla de carga de facturas: Número de Recepción GR GR GR GR Número de Hoja de Servicio Guía de Remisión Factura Nota de Crédito Código Tipo de Documento Fecha de Emisión del Documento Número de Factura / Recibo Año Importe Neto Importe IGV Importe Total FC PEN FC PEN FC PEN FC PEN Moneda Ingreso Planilla Excel Para seleccionar un archivo Excel (sólo puede ser de este tipo), debemos pulsar sobre el botón Seleccionar como figura en la imagen: Se abrirá una ventana de Windows para seleccionar nuestro archivo Excel preparado para subir al portal:

13 Una que vez seleccionemos un archivo, quedará cargado en la página. Sólo debemos pulsar sobre el botón de upload o sobre el botón de cancelar si no se desea realizar la operación: - Upload - Cancelar En el caso que todos los datos se encuentren correctamente ingresados, se desplegará el siguiente mensaje:

14 En caso contrario, el siguiente: Para ver el detalle del error se debe presión el botón AQUÍ, el cual arrojará una planilla Excel con las observaciones de los registros que no han sido cargados exitosamente. A continuación se muestra un ejemplo: Número de Recepción Número de Hoja de Servicio Guía de Remisión Factura Nota de Crédito GR FC Código Tipo de Document o Fecha de Emisión del Document o Número de Factura / Recibo Año Importe Neto Importe IGV Importe Total Moneda PEN Observacione s Ingrese Nro. Comprobante Legal válido.

15 3. Generación de Lote En la siguiente pantalla se realiza la generación de lotes de facturas y notas de crédito: 3.1. Filtro de tablas Para que se muestren facturas o notas de crédito en las tablas inferiores es necesario utilizar los filtros correspondientes de la pantalla: Luego de filtrar acorde a los datos del formulario, la pantalla mostrará las tablas con los datos filtrados:

16 3.2. Agregar al Lote Una vez que tengamos el resultado de los filtros aplicados, podremos seleccionar los comprobantes deseados y agregarlos al lote, como se muestra a continuación: Los comprobantes se seleccionan tildando en el casillero de la primera columna (empezando desde la derecha). Una vez seleccionados los comprobantes deseados, se debe pulsar el botón Agregar al Lote para que los registros se traspasen a las tablas de la parte inferior de la pantalla (LISTA DE FACTURAS DEL LOTE y LISTA DE NOTAS DE CREDITO DEL LOTE)

17 Si fuera necesario, se podrá quitar cualquiera de los comprobantes de la grilla. Para ello, primero se deben seleccionar a través del casillero correspondiente ( ) y paso siguiente hacer click en el botón Quitar Comprobante :

18 3.3. Generar Lote Una vez realizada la selección final de comprobantes, será el momento de generar el lote de los mismos. Esto se realiza pulsando el botón Generar Lote. En un mismo lote pueden convivir facturas y notas de crédito. Al generarse el lote se abre una pantalla que indica el éxito de la operación. También se muestra el número del lote: Una vez generado el lote, se debe bajar a formato Excel o PDF y desde aquella opción, imprimirlo para presentarlo en físico junto con los comprobantes legales de respaldo en las oficinas de Cencosud Perú. Es importante recalcar que se debe generar un lote por sociedad, por moneda.

19 4. Reportes En la parte superior izquierda de la pantalla se muestra el Menú de la aplicación llamado Reportes dónde se puede acceder a las diferentes pantallas. Todos los reportes pueden, además, ser exportados en formato Excel o PDF, mediante los botones que se ubican en la parte superior de la pantalla: 4.1. Abonos Anteriores En esta pantalla se visualiza el listado de todos los pagos efectuados en los últimos 90 días, junto con el detalle de las facturas de cada uno y de las retenciones. La información de un abono anterior en particular se puede visualizar seleccionando la casilla correspondiente (ubicada en la primer columna, empezando desde la izquierda) y luego pulsando el botón Ver que se encuentra en la parte inferior de la tabla. El detalle del registro seleccionado se verá de la siguiente forma:

20 4.2. Documentos Pendientes de Pago En esta pantalla se visualiza el listado de todas las facturas pendientes de pago, de la siguiente manera: 4.3. Compensación por Cobranza En esta pantalla se visualiza el listado de todas las compensaciones por cobranzas efectuados en los últimos 90 días.

21 4.4. Cuenta Corriente Deudores En esta pantalla se visualiza el listado de los movimientos de la cuenta corriente deudor efectuados en los últimos 90 días. La pantalla Cuenta Corriente Deudores se visualizará de la siguiente forma: 4.5. Detracciones En este reporte se visualiza el listado de todas las detracciones efectuados en los últimos 90 días. La pantalla Detracciones se visualizará de la siguiente forma: * En la imagen no se advierte el casillero porque no hay registros cargados. El detalle de una detracción en particular se puede visualizar seleccionando el casillero correspondiente ubicado en la primera columna (empezando desde la izquierda) y luego pulsando el botón Ver que se encuentra en la parte inferior de la tabla. El detalle del registro seleccionado se verá en una nueva pantalla de la siguiente forma:

22 4.6. Reporte Documentos Ingresados La pantalla de reporte de documentos ingresados se presentará de la siguiente manera:

23 Las opciones de filtrado disponibles son: comprobantes por sociedad, estado, tipo documento, rango de fechas y número de documento Reporte De Lotes La pantalla de reporte de lote se presentará de la siguiente manera:

24 Se podrá filtrar los lotes por número de lote, sociedad, estado, y rango de fechas. El detalle de cada lote estará disponible haciendo click en el ícono correspondiente: De esta forma se abrirá una nueva pantalla que mostrará el resumen de los comprobantes contenidos en el lote, tal como se muestra a continuación:

25 En este caso, es importante tener en cuenta la posibilidad de exportar el reporte en formato Excel o PDF, dado que será necesario realizar esta tarea para luego imprimir el reporte y enviarlo junto con las facturas a la oficina correspondiente Reporte de Recepciones La pantalla de reporte de recepciones se presentará de la siguiente manera:

26 Para el caso de las tiendas por Departamento Paris, para la emisión de este reporte se debe señalar: Sociedad: CENCOSUD RETAIL PERÚ S.A. Unidad de Negocio: TIENDAS POR DEPARTAMENTO Rubro: MERCADERIAS Fecha de Recepción: fecha de documento recepción de mercadería 4.9. Reporte de Facturas de Nota de Crédito La pantalla de reporte de facturas NC se presentará de la siguiente manera:

27 Para el caso de las tiendas por Departamento Paris, para la emisión de este reporte se debe señalar: Sociedad: CENCOSUD RETAIL PERU S.A. Rubro: MERCADERIAS

28 4.10. Reporte Carga Masiva La pantalla de reporte de carga masiva de comprobantes se presentará de la siguiente manera: En la pantalla se podrá filtrar únicamente por rango de fechas.

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