Ficheros Electrónicos

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1 Última actualización: Marzo 11 Versión para Imprimir Ficheros Electrónicos Ver Índice Introducción A continuación detallamos los aspectos funcionales asociados a la gestión de ficheros electrónicos, herramienta que incorpora la configuración estándar de determinados ficheros electrónicos de uso habitual (declaraciones de hacienda, etc) y otros que puede personalizar (EDI, DAA, ECOEMBES, etc). Por su complejidad y alcance se incorporará documentación técnica de apoyo para el desarrollo de nuevos ficheros. Ficheros Declarativos y otros El diseño de esta herramienta le permite tanto gestionar los ficheros estándar de naturaleza declarativa (declaraciones a Hacienda) como otros formatos de documentos trasladados vía electrónica: Facturae, EDI, etc. Actualmente el sistema incorpora los siguientes modelos de fichero: Declaraciones de Hacienda. Factura-e. Ver más información sobre la gestión de la factura electrónica. EDI. Bodegas (DAA). Declaración ECOEMBES (punto verde). Es importante distinguir los ficheros de tipo Declarativo de los que no lo son ya que la operativa de cada uno de ellos cambia, mientras que los ficheros de Declaración se generan desde la pantalla Modelos de Declaraciones, el resto de ficheros se lanzarán desde el proceso de origen: el fichero de Factura-e a partir de la factura, los ficheros EDI desde el módulo EDI, etc. Modelos de fichero Paso 1: Modelos de Ficheros En primer lugar, acceda al mantenimiento Modelos de Declaraciones si el fichero a inventariar es una declaración de hacienda o bien a Modelos de Fichero si se trata de otro tipo de ficheros (factura-e, EDI, etc) para inventariar el fichero que desea definir, los datos a indicar son los siguientes:

2 Datos Modelo: identificador del modelo de fichero, por ejemplo: Factura-e, 340, 303, etc. Descripción Modelo: literal que permite detallar el modelo de fichero que se trata. Generar Fichero: acción que habilita la posterior generación del fichero. Se recomienda activar siempre. Declaración: los ficheros relacionados con Declaraciones de Hacienda, deberán tener activa la marca. No será necesario en otros, por ejemplo el fichero Factura-e. Periodo: dado que la periodicidad de presentación de las declaraciones es libre, e incluso puede responder a periodos en unos casos (340) o a fechas determinadas (factura-e): Declaraciones realizadas: en la generación del fichero se facilita el filtro por valores utilizados en la declaración: Año Declaración, Número de declaración. Intervalo de fechas: en la generación del fichero se facilita el filtro por fechas. Anual, Trimestral o Mensual: en la generación de ficheros se facilita como filtro valores asociados al periodo: Si es anual: se muestra el valor Año declaración. Si es trimestral: se muestran los valores de filtro conforme a los trimestres. Si es mensual: se muestran los valores de filtro conforme a los meses. Tipo de Salida Fichero: indique el tipo de fichero, las opciones son: Fichero XML: para ficheros de Factura-e, por ejemplo.

3 Fichero Plano Fijo: fichero txt, si selecciona esta opción puede utilizar la información de la columna delimitador fila. Fichero Plano Delimitado: fichero txt, si selecciona esta opción puede cumplimentar la información de todas las columnas: delimitador fila, delimitador columna y delimitador campo. Escribir en Línea: si tiene que hacer salto tras cada línea (activado: salto de línea). Tiene sentido si selecciona el Tipo de Salida Fichero: Delimitador Fila: indique cómo desea identificar el fin de cada fila: barra vertical, retorno de carro (CR), retorno de carro con línea nueva (CRLF)*, línea nueva (LF)*, punto y coma, etc. Por defecto adopta el valor ninguno. (*) Utilizar este tipo de delimitadores son requisitos de los modelos de fichero, resultando transparente en la visualización de los ficheros. Delimitador Columna: por defecto adopta el valor ninguno. Calificador Texto: por defecto adopta el valor ninguno. Las opciones son: comillas dobles o simples. Informe: indique el nombre de fichero que representa el informe. Se muestra el listado de informes inventariados en la aplicación, mostrando el alias. Posteriormente se podrá imprimir este informe para cada fichero generado, pulsando sobre el botón de la línea del fichero generado. Una vez generado el fichero deberá acceder al detalle del Modelo, para ello, seleccione con el botón secundario del ratón sobre la línea del modelo correpondiente a Facturae y seleccione la opción Detalle Modelo. De esta forma accederá a la pantalla Ficheros Modelo Detalle. Detalle Modelo: acceso a la pantalla Ficheros Modelo Detalle de configuración del fichero por lo que visualizará la estructura del mismo. Ver más info. Declaraciones Modelo: acceso al proceso de Generación de Ficheros para los ficheros de tipo Declaración y a la visualización del listado de ficheros generados. Ver más info. Estructura del modelo del fichero (plantillas de ficheros) En la pantalla, de tipo ficha, Ficheros Modelo Detalle se muestra la configuración de cada uno de los modelos de fichero existentes. Existirá una ficha por cada modelo. Esta pantalla le permite configurar los datos cuyos valores se trasladarán posteriormente al fichero (dicha configuración corresponderá al responsable financiero junto a un técnico de la aplicación).

4 Paso 2: Crear la estructura del modelo de fichero Datos En esta ficha se registrarán los siguientes datos: 1. Datos de Cabecera: el modelo activo muestra en cabecera los datos heredados del mantenimiento de Modelos de Fichero. 2. Ruta Fichero: ubicación para los ficheros que se generen. Puede indicar la ruta, seleccionando la ubicación mediante el botón.

5 3. Filtrado: con el objetivo de navegar entre los datos de configuración, se puede realizar una búsqueda por el tipo de dato. Únicamente debe indicarlo en el filtro situado en la zona superior de configuración. 4. Ver Estructura Modelo: este comando solo se muestra en los ficheros de tipo XML. Muestra la jerarquía del fichero, es decir los distintos niveles de dependencia existente entre los valores. Muestra completa la estructura generada. Contrae la estructura, mostrando únicamente los niveles del nodo superior. 5. Datos Líneas: aquí es donde configuraremos cada una de las páginas, secciones y líneas de nuestro fichero:

6 Página: página del modelo de fichero. Número: orden de gestión del campo. Posición: número de carácter donde comienza el código. Longitud del campo: número de caracteres. Tipo de dato, Numérico / Alfanumérico: Hacienda considera como alfanuméricos los importes ya que los negativos irán precedidos del carácter N y los positivos por un espacio en blanco. Descripción. Tipo: sintaxis del cálculo, función, etc. necesario para que el sistema devuelva el valor que debe ir en cada campo del fichero:

7 Texto libre: cuando debe ir un literal fijo. [dato de presentación]: será un dato que el usuario rellena en el momento de hacer la declaración correspondiente, el sistema solicita determinada información en una ventana auxiliar cuando se ejecuta la generación del fichero {datos de la tabla general}: datos de los parámetros generales de los ficheros. Posteriormente puede insertar los valores de los parámetros recogidos, pulsando sobre el proceso Parámetros Modelo. (Estos datos se almacenan la tabla tbparametrizacion). Función: insertaremos la función estándar correspondiente, ejemplo: Blancos () rellenará con espacios en blanco tantos caracteres como sea la longitud establecida. Totales: resultado de un procedimiento almacenado. Totales vista: resultado de una vista o consulta de datos. Expresión: completa el valor del Tipo anteriormente indicado. La configuración de esta pantalla corresponde al responsable de implantación o administrador de la aplicación. La información se debe obtener de la plantilla del modelo correspondiente y posteriormente se analizará los datos o cálculos necesarios para obtener los valores necesarios para completar el fichero. Parámetros generales de los ficheros Los ficheros pueden incorporar información que no se obtiene de valores o cálculos con los valores registrados en la aplicación, son otros valores (persona de contacto, por ejemplo) que consideraremos como parámetros del fichero. Veamos cómo se gestionan: 1. Configure en el detalle del modelo de fichero, en la posición adecuada el campo como Tipo = datos de la tabla general en indique el valor entre llaves {}. Por ejemplo, {PersonaContacto}. 2. Inserte los valores por defecto, no es obligatorio, que adoptarán estos parámetros. Para ello, ejecute el proceso Parámetros Modelo, inserte los valores y pulse Aceptar. 3. Posteriormente, en la generación de cada fichero puede utilizar estos valores o bien insertar otros que corresponda en cada momento. Listado de parámetros Puede visualizar los parámetros establecidos para cada uno de los ficheros, utilizando en la pantalla de Detalle el filtro = Datos de tabla general.

8 Otras acciones Generar ficheros Ejecute el proceso Ver ficheros Ejecute el proceso Generar Modelo para crear un nuevo fichero. Ver más info sobre la generación de ficheros. Ver ficheros para visualizar el listado de ficheros generados, organizados jerárquicamente según los directorios en los que se encuentran.

9 Si pulsa sobre el botón Cargar Fichero accederá al contenido del mismo. Parámetros de Modelo Ejecute el proceso Parámetros Modelo para abrir la pantalla en la que aparecen los campos cuyos valores se deben indicar en el mismo momento de la generación del fichero. Ver más info. Declaraciones de Modelo Ejecute el proceso Declaraciones Modelo para abrir la pantalla en la que puede tanto generar los ficheros como visualizar o consultar el histórico de ficheros generados. Exportar plantilla a MS Excel Ejecute el proceso Exportar plantilla a MS Excel para exportar la estructura de fichero a un archivo excel. Ayuda Pantalla de acceso a links de interés de la Agencia Estatal de Administración Tributaria tanto a nivel de usuario como de desarrollador. Los ficheros de declaración Paso 3: generar los ficheros Nota: ya hemos aclarado al inicio del presente documento que este proceso sirve para generar los ficheros de tipo declarativos, el resto de ficheros electrónicos se deben ejecutar desde los procesos que los origina: factura-e desde la ficha de facturas, ficheros bancarios desde la pantalla de cobros y pagos, etc

10 Para generar un nuevo fichero de tipo declaración a partir del modelo, siga los siguientes pasos: 1. Acceda a la pantalla de Modelos de Declaraciones, el acceso puede realizarlo de 2 formas: Desde la pantalla de Modelos de ficheros situándose en el modelo y seleccionando del menú contextual la opción Declaraciones Modelo. Directamente accediendo a la pantalla Modelos de Declaraciones y localizando el modelo a través del localizador de registros. También puede generar ficheros desde la pantalla Detalle Modelo ejecutando el proceso Generar Modelo. 2. Ejecute el proceso Generar Fichero, el sistema le mostrará la pantalla en la que: Debe indicar la ubicación del fichero generado. Definir los filtros para obtener los valores que desea pasar al fichero Indicar aquellos otros valores que debe insertar en el momento, los que consideramos como parámetros de fichero.

11 3. Ubicación del fichero: Por defecto, el sistema muestra la ubicación general establecida en el modelo de fichero. Si desea cambiar, de forma puntual, la ubicación seleccione otra pulsando sobre el botón. 4. Los Filtros: La zona de filtros cambia de forma automática según la configuración del modelo de fichero, en concreto en función del valor existente en el dato Periodo y si es Mensual, Trimestral o Anual. Periodo: dado que la periodicidad de presentación de las declaraciones es libre, e incluso puede responder a periodos en unos casos (340) o a fechas determinadas (factura-e): Declaraciones realizadas: en la generación del fichero se facilita el filtro por valores utilizados en la declaración: Año Declaración, Número de declaración. Intervalo de fechas: en la generación del fichero se facilita el filtro por fechas. Anual, Trimestral o Mensual: en la generación de ficheros se facilita como filtro valores asociados al periodo: Si es anual: se muestra el valor Año declaración. Si es trimestral: se muestran los valores de filtro conforme a los trimestres. Si es mensual: se muestran los valores de filtro conforme a los meses. 5. Los datos parametrizables: Se trata de información que por defecto se recoge de los parámetros establecidos en el modelo de fichero. Puede modificar la información para ajustarla a las necesidades del fichero a generar. 6. Una vez completada la información, pulse el botón Aceptar para generar el fichero. 7. El sistema muestra una barra de progreso, informando de cuándo ha finalizado el proceso. 8. Los efectos son:

12 En la pantalla de Modelos de Declaraciones aparecerá una nueva línea con la información del nuevo fichero generado, el sistema construye automáticamente el Nombre del fichero a partir del Nombre del modelo y del periodo de la declaración (trimestre y año). Ficheros generados En la pantalla Modelos de Declaraciones puede visualizar una línea por cada fichero generados con la información principal de éste: fecha de declaración, nombre de fichero, ejercicio, trimestre, etc. Además de esto, dispone de distintas utilidades: Botón para imprimir el informe asociado al fichero, si es que dispone de este (recuerde que el fichero asociado al informe se indica en el modelo de fichero). Botón para ver las líneas del fichero generado. Botón para generar de nuevo el fichero. Histórico de ficheros En la pantalla de Modelos de Declaraciones se muestran tantas líneas como ficheros generados por cada modelo.