Repaso y Atajos Fórmulas Matemáticas Funciones Comentarios Llenando celdas automáticamente... 5

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1 EXCEL INTERMEDIO 1

2 Índice Repaso y Atajos... 3 Fórmulas Matemáticas... 3 Funciones Comentarios... 4 Llenando celdas automáticamente Atajos del botón derecho del mouse... 5 Formatear general... 6 Dirección Absoluta de una celda Funciones Lógicas... 6 Usando =IF... 6 Usando =IF repetitivamente... 7 Usando =SUMIF... 8 Formateo... 8 Formateo de Celdas... 8 Formatear fechas Tablas y Graficas Creando tablas y gráficas Formateando la Gráfica HLOOKUP VLOOKUP

3 Microsoft Excel es un programa que hace hojas de cálculo o balance más fáciles para crear y mantener todo tipo de información. Las funciones de cálculo de Excel son ideales para crear productos de inventarios, registros o facturas de venta. Abriendo Excel: Para poder abrir Microsoft Excel deberás Darle clic al botón de inicio localizado en la parte baja izquierda de la pantalla Darle clic en la opción de All Programs Bajar y darle clic en la opción de Microsoft Office como se muestra. Repaso y Atajos Fórmulas Matemáticas Formulas son ecuaciones que evalúan ciertos cálculos en tu hoja de cálculo. Las formulas siempre empiezan con un signo de igual (=). Los operadores especifican el tipo de calculación que se quiere evaluar en los elementos de la formula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos distintos de operadores: aritmética, comparación, texto y referencia Por ejemplo, la siguiente formula multiplica a 2 por y después agrega 5 al resultado: =5+2*3. Al entrar esto en una celda, la formula mostrara el valor de la expresión (11). Entrando la formula en una celda de la hoja de cálculo de Excel Después de presionar la tecla Enter 3

4 Funciones. Funciones son formulas matemáticas predeterminadas que evalúan calculaciones al usar calores específicos, llamados argumentos, en un orden particular, o estructural. Funciones pueden ser usadas en calculaciones simples o complejas. La estructura de una función siempre empieza con un signo de igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis para abrir, los argumentos de la función seguido por comas, y un paréntesis para cerrar. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como en VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como N/A, o referencias de celdas. El argumento que usted use deberá producir un valor valido para la formula. Los argumentos también pueden ser constantes, formulas u otras funciones. Por ejemplo, la función para redondear, ROUND, redondea un numero en la celda C1 a dos decimales =ROUND (C1, 2). Entrando la formula en una celda de la hoja de cálculo de Excel Después de presionar la tecla Enter Comentarios Un comentario es como una pequeña nota que se le agrega a una celda, separada de lo que contenga. Son útiles ya que sirven como un recordatorio para usted mimo, como notando como una formula compleja puede trabajar, o simplemente para explicarlo a otros usuarios. Dale clic en la celda que quieres comentar. Ve al tabulador de revisión (Review), y dale clic en New Comment. En la ventanilla, escribe lo que necesites. Si no quieres que tu nombre aparezca, tienes la opción de seleccionarlo y borrarlo. Al terminar, simplemente dale un clic fuera de la ventanilla. 4

5 Llenando celdas automáticamente. Usando esta técnica podrás copiar texto de una o más celdas a través de varias celdas conectadas. Para usar esto, tendrás que seleccionar las celdas que quieres copiar. Después mueve el mouse hace la esquina baja derecha de las celdas seleccionadas hasta que veas un símbolo negro que refleja un +. Ahora tendrá que mover el mouse a través de las celdas que quieres llenar. Al final, solo suelta el botón del mouse. Copiando celdas y después, llenando las celdas contiguas: Atajos del botón derecho del mouse Al usar el botón derecho del mouse mientras se está apuntando a una celda, una lista de opciones aparecerá. Los comandos de cortar, copiar y pegar te dejaran copiar información de una celda y trasladarla a otra celda. También encontraras los comandos de Insertar y Borrar, los cuales te dejan agregar o remover texto de una o más celdas seleccionadas. La opción de borrar contenidos te dejara remover texto de las celdas seleccionadas. Es posible Agregar Comentarios es un atajo para adjuntar texto a una celda. Formato de celda esto un comando que trae un menú que permite el usuario formatear el contenido de las celdas incluyendo números, bordes, estilos, alineamientos y patrones. Finalmente, la 5

6 el comando de hipervínculo le da la opción al usuario para crear un vinculo hacia otro recurso como otro documento o una página en de internet. Formatear general El formato de general permitirá reproducir el formato de una celda a la otra. Para hacerlo, dale clic en Formato General copiara el formato de una celda hacia otra. Para usar este comando tendrás que darle clic en el tabulador de casa. Dirección Absoluta de una celda. Una referencia absoluta de una celda es por ejemplo $A1$. Eso es útil ya que habrán ocasiones en que tu formula necesitara la referencia exacta de la celda que necesites. Si la posición de la celda que contiene la formula cambia, la dirección absoluta no cambiara y se quedara igual. Si copias la formula a través de filas o columnas, la dirección absoluta no ajustara. Por ejemplo, si copias una referencia relativa, como =A1, en la celda B2 a la celda B3, esta cambiara a =A2. Con dirección absoluta, =$A1$ no cambiara aunque se copie hacia otra celda. Las formulas usaran direcciones relativas hasta que se cambie a dirección absoluta. Funciones Lógicas Usando =IF La función IF (si) es usada para dirigir exámenes condicionales en valores o fórmulas. Este comando da un valor si la condición que el usuario especifica es Verdadera, y otro valor si la condición es Falsa. Se compone de la siguiente forma: IF (Examen_Logico, Valor_si_Verdadero, Valor_si_falso). Por ejemplo, podemos escribir, =IF (C1.D1, C1 Gana, D1 Gana ). Si el valor en la celda C1 es mayor que el valor de D1, entonces la formula producirá C1 Gana en la celda E1, si no, la formula producirá D1 Gana. 6

7 Si el valor en la celda C1 es mayor que el valor de D1: Si el valor en la celda C1 no es mayor que el valor de D1: Usando =IF repetitivamente =IF (D1>89,"A", IF (D1>79,"B", IF (D1>69,"C", IF (D1>59,"D","F")))) es un ejemplo del uso del comando repetitivamente. Como puedes ver, es simplemente una función IF dentro de otra función. La función presentada, mostrara una calificación basada en un grado número. Si el valor en la celda D1 es mayor que 89, entonces se le asignará una calificación de A. Si esta condición es falsa, otra función IF será evaluada. Finalmente so todos los casos son falsos, la función mostrara F cuando el número no sobrepase 59. 7

8 Usando =SUMIF SUMIF suma los valores de celdas especificando un criterio. La función esta en la forma de SUMIF (rango, criterio, Rango de suma). El rango es simplemente el rango de las celdas que se quieren evaluar. El criterio es lo que define cuales celdas se han de llenar. Por ejemplo, el criterio puede ser expresado como 32, 32, >32 o naranjas El rango de suma son las celdas actuales que serán agregadas si pasan el criterio. En el ejemplo encima, el numero de celdas en entre C1 a C4 es mayor que 3, entonces la suma de los valores E1 a E4 serán evaluados. Formateo Formateo de Celdas Formatea las celdas te deja cambiar la forma en la cual la celda muestra la información que tu entras. Las celdas pueden ser formateadas para que muestren números en varias formas. Para empezar, sigue estos simples pasos: 1. Escribe el número en la celda C1 y presiona Enter. Encuentra el grup de Números en el tabulador de Casa. 8

9 2. Dale clic en el símbolo de la coma para usar el separador de miles. 3. El numero en la celda C1 ahora deberá de ser 98, Ahora la formatearemos de nuevo para que interprete el número como un valor monetario. 5. Dele clic en la barra encima de la coma. 6. Presione la tecla de abajo, para ver el menú con las opciones posibles. 7. Seleccione Currency como su opción. 8. Deja el símbolo como $ y dale clic a OK. 9. La celda C1 deberá de leer $98,

10 Formatear fechas 1. Apunta el cursor en la celda C2. 2. Dale clic en la barra de número una vez más. 3. Presiona la tecla de abajo 4. Dale clic en Mas formatos de números More Number Formats 5. Selecciona *Wednesday, March 14, 2001 y dale clic en OK. 6. Ahora escribe 7/4/99 en la celda C2 y presiona Enter. 7. La celda C2 ahora deberá de decir Sunday, July 04, Date cuenta de que el formato del número cambia automáticamente, ya que lo escribistes aun se puede ver en la barra de formula como 7/4/ Procesos similares se usan para formatear números para ser usados como tiempos o porcientos. Tablas y Graficas Creando tablas y gráficas. Tablas y graficas son formas útiles de presentar información en un ambiente gráfico sin necesidad de escribirlo. Ahora encontraras una breve descripción en como crear ciertos tipos de tablas y gráficas. 1. Primero en la celda A1 escriba Días de la semana. En la celda A2 escribe Lunes y en la celda A3 escriba Martes 2. Seleccione las celdas A2 y A3 y llena las celdas automáticas hasta el domingo. 3. Ahora escribe Numero de Platos en la celda B1. En la celda B2 escribe 2, B3 4, B4 5, B5 3, B6 2, B7 4, B Selección A1-A8 y B1-B8 a la misma. 10

11 5. Dale clic en el tabulador de insertar. 6 Dale clic en la columna. Y selecciona 2-D columna. 11

12 7 Una vez que se le dé clic, aparecerá una grafica básica en la pantalla. Formateando la Gráfica. Una vez creada, hay varias formas en las que se puede cambiar la apariencia de la gráfica, además de agregar o borrar ciertos puntos claves. 1. Pobras ver la barra de herramientas en la pantalla una vez que la grafica se halla creado. 2. La barra de herramientas te data la opción de cambiar muchas partes de cómo se ve la gráfica fácilmente. 12

13 HLOOKUP HLOOKUP busca por un valor en la fila alta de la tabla y después muestra un valor en la misma columna desde una fila específica. Usa HLOOKUP cuando tus valores de comparación están localizados en una fila a través de la parte alta de la tabla en donde esta tu data, y cuando quieres buscar un numero especifico de fila. Usa VLOOKUP cuando tus valores de comparación están localizados en una columna, ya que VLOOKUP significa Vertical VLOOKUP Digamos que una agencia de viajes te manda un reporte de fin de mes de todos los lugares que tus empleados han viajado. El reporte usa los códigos de aeropuertos en vez de los nombres de las ciudades. Sería muy útil si tú pudieras poner el nombre de la ciudad en vez de tener solo el código. Digamos que encuentras en internet una lista mostrando el nombre de la ciudad para cada código del aeropuerto. 13

14 Pero, cómo puedes poner esta información en cada record del reporte? 1. Usa la función de VLOOKUP. Ya sabemos que VLOOKUP significa Búsqueda Vertical. Puede ser usado en cualquier momento en que se tenga una lista de información con el campo principal en la primera columna a la izquierda. 2. Empieza a escribir la función =VLOOKUP (. Presiona Ctrl+A para acceder a la ayuda de la función. 3. VLOOKUP necesita 4 parámetros. Primero necesita el código de ciudad del aeropuerto original. En este ejemplo, este será D4. 14

15 4. Después necesitara el rango de tu tabla de búsqueda, la cual puedes seleccionar. Asegúrate de que presiones F4 para hacer el rango absoluto. 5. El tercer parámetro le dice a Excel en que columna el nombre de la ciudad puede ser encontrado. En el rango de I3:J351, el nombre de la ciudad esta en la columna 2. Escribe 2 para este parámetro. 6. El cuarto parámetro le dice a Excel si coinciden, quedara bien, si esto no es posible, entra Falso. 15

16 7. Dale clic OK para completar la formula. Al copiar la información podrás ver como cambia. 8. Al haber usado la dirección absoluta de celdas en tu formula, podrás copiar la columna E a la D para conseguir la ciudad de destino. En este caso, todas las partidas son de Aeropuerto Internacional Pearson en Toronto Mientras que este ejemplo trabajo perfectamente, cuando los usuarios usan VLOOKUP, usualote significa que están tratando de coincidir listas que vienen de recursos distintos. Cuando esto pasa, siempre hay posibilidad de que existan pequeñas diferencias que dificultaría como las listas coinciden. Aquí tenemos tres ejemplos de que puede ir mal, y como corregirlo. A) Una lista tiene unas cuantas rayas y la otra no. Usa la función de =SUBSTITUTE () para quitar las rayas; ya que al no hacerlo, cuando uses la función de VLOOKUP, te mostrara errores de N/A. 16

17 Para quitar las rayas con una formula, usa la formula de SUBSTITUTE. Esta requiere de 3 argumentos. Primero, es la celda que contiene el valor, después es el texto que quisieras cambiar, y lo ultimo es el texto de reemplazo. En este case, tu quisieras cambiar las rayas por nada, lo que quiere decir que la formula será =SUBSTITUTE (A4,"-",""). Ahora podrás usar la función de VLOOKUP para obtener la descripción B) Esta es pequeña pero muy común. Una lista tiene un espacio blanco sin texto alguno. Usa la función de =TRIM() para remover eso espacio innecesario Algo que se puede usar para chequear es ir a la celda con el valor de búsqueda. Presiona F2 para poner la celda en modo de edición. Una vez ahí, puedes ver que el cursor está localizado un espacio después de la última letra. Esto es lo que indica el espacio extra. Para resolver estos problemas, usa la función de Trim. La formula =TRIM(D4) se encargara de remover todos esos espacios innecesarios. En este caso, la función hace lo 17

18 que necesitamos y elimina los espacios innecesarios. =VLOOKUP(TRIM(D4),$I$3:$J$351,2,FALSE) es la formula. Esta fórmula usa la función de =ISNA () la cual detecta si el resultado de la formula es un error de N A. Si hay un error, usa el segundo argumento de la función de IF para decirle a Excel que muestre el texto de tu deseo. =IF(ISNA(VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE)),"Invalid Code",VLOOKUP(D4,$I$3:$J$351,2,FALSE)) VLOOKUP te ayudara en salvar tiempo mientras estas tratando de coincidir listas. Es importante aprender cómo usar esta función ya que te ayudara a convertirte en un usuario más poderoso de Excel. Para terminar, usa VLOOKUP en vez de HLOOKUP cuando tus valores para comparar están localizados en una columna a la izquierda de la información que quieres encontrar. 18

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