5.8. REGISTRO DE FACTURAS.

Transcripción

1 5.8. REGISTRO DE FACTURAS. Una factura es un documento probatorio de la realización de una operación económica que especifica cantidades, concepto, precio y demás condiciones de la operación. Este módulo tiene por objeto el control de las facturas que tienen entrada en el registro de la entidad, permite introducir facturas, modificarlas, crearlas e imprimirlas. Además, facilita el seguimiento administrativo de las mismas de acuerdo a los distintos estados que atraviesan. En relación a la Ley de lucha contra la morosidad, diariamente se mostrará un aviso indicando que existen facturas registradas hace más de un mes y que no han sido contabilizadas en fase O. Al entrar en el módulo de contabilidad, si existen facturas registradas hace más de un mes y sin contabilizar, aparecerá un mensaje como el que se muestra a continuación: También se comunicará trimestralmente de facturas cuya fecha de vencimiento de pago ha finalizado y no se ha hecho efectivo el mismo (Fase K). Al entrar en el módulo de contabilidad, los primeros días de cada trimestre, si existiesen facturas cuya fecha de vencimiento de pago ya ha cumplido se mostrará el mensaje: 168

2 1. INTRODUCCIÓN DE FACTURAS. El primer paso es introducir los datos de la factura que la entidad ha recibido: Módulos / Registro Facturas / Introducción de Facturas Aparece la siguiente pantalla: 169

3 Campos a rellenar en el alta de una factura: - Número de factura. - Proveedor: tiene que estar dado de alta como tercero. - Fecha de la factura (por defecto aparece la fecha actual). - Fecha de entrada de la factura: es una fecha obligatoria que debe ser mayor o igual a la fecha de la factura. Por la Ley de lucha contra la morosidad, la fecha de entrada adquiere especial relevancia, ya que se toma como referencia para computar los plazos para el complimiento de pago. - Fecha prevista de pago: no es un campo obligatorio. - Base imponible. - IVA: por defecto aparece el 0%. Debido al incremento sufrido en Julio de 2010 en las cuotas de IVA, la aplicación tiene en cuenta las fechas para aplicar el porcentaje que corresponda. Todas aquellas facturas que se introduzcan con fecha anterior al 1 de julio de 2010 podrán seleccionar los porcentajes del 4%, 7% y 16%. Aquellas otras que se introduzcan a partir del 1 de julio de 2010 podrán seleccionar los porcentajes de 4%, 8% y 18%. - Registro de facturas: es un número de registro interno correlativo, es decir, se adjudicará a medida que se vayan introduciendo las facturas de cada ejercicio. - Descripción de la factura. - Entrega de bienes/prestación de servicios o Expedición de certificaciones: introducimos la fecha de entrega. - Vencimiento de plazo de pago: fecha del vencimiento de plazo para el pago. Se calcula automáticamente. - Endosatario. - Ordinal Tercero/Endosatario. - Órgano Gestor. Para crear los órganos gestores debemos entrar en Tablas Maestras / Órganos Gestores, o bien pulsando en F2: Se muestra una ventana con todos los registros creados. Para dar de alta uno nuevo pinchamos en el botón de mantenimiento : 170

4 - Requerida justificación: Transcurrido un mes desde la anotación en el registro de facturas si haber realizado el reconocimiento de la obligación, se requerirá justificación. En el primer campo introduciremos la fecha del requerimiento y en el segundo una explicación. - Justificada: El órgano gestor justificará por escrito la falta de tramitación de dicha factura. En el primer campo introduciremos la fecha de la justificación y en el segundo una breve explicación. - Devuelta: indica que la factura ha sido devuelta. - El botón de ayuda, muestra una pantalla con información referente a la Ley 15/2010 de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, donde podemos comprobar los apartados relativos a la morosidad de las Administraciones Públicas y Registro de facturas en las Administraciones Locales. 171

5 - Aplicaciones presupuestarias y descuentos: no es de obligatoria cumplimentación. Para introducir las partidas, el total del importe que asignamos en las partidas debe coincidir con el importe de la base imponible, sin tener en cuenta el IVA y los descuentos. Se puede asignar un Centro de Coste un Proyecto de Gastos a cada una de las aplicaciones presupuestarias. Aunque se introduzcan los datos para la contabilidad y las partidas presupuestarias y descuentos NO se realiza aún el asiento contable, es decir, únicamente indicamos los datos. - Guardar cambios. Los distintos estados por los que pasa una factura son: 1. Pendiente. 2. Propuesta. 3. Aprobada. 4. Contabilizada. Desde esta misma pantalla de introducción de facturas podemos consultar los estados de las mismas. En este momento, al introducir la factura y guardarla, el estado de la misma es PENDIENTE: 172

6 Podremos modificar estos datos pinchando en el botón. A medida que vayamos contabilizando facturas a través del módulo, se mostrará el número de operación correspondiente, pero también cabe la posibilidad de introducir manualmente el número de la operación. Para ello pinchamos en el botón F2 y seleccionamos la operación oportuna. Si desde el módulo contabilizamos únicamente el mandamiento de pago (O) de la propuesta y posteriormente, desde el módulo de gastos, contabilizamos el pago (K), el número de operación de ese pago se actualizará automáticamente en la situación de la factura. Desde esta misma pantalla, el botón de imprimir permite obtener listados de facturas. Además, ofrece la posibilidad de elegir entre varios tipos de listados: facturas por situación, por proveedor, por fecha prevista de pago, e incluso, un listado completo del IVA soportado en las facturas. Además permite obtener un listado para Requerimiento de Intervención, es decir, un listado de las facturas que llevan más de 30 días registradas y no ha sido reconocida la obligación, y un Informe de Tesorería de todas las facturas pendientes a una fecha, necesarias para confeccionar el informe trimestral. Por último podemos obtener un listado para Intervención. 173

7 Para el listado de IVA soportado, debemos introducir el intervalo de fechas: 2. PROPUESTA DE MANDAMIENTO. Una propuesta puede incluir varias facturas, de manera que si se quieren incluir varias, hay que seleccionar todas aquellas que se quieran incluir en una propuesta de mandamiento. Módulos / Registro Facturas / Propuesta de mandamiento Aparece la pantalla: 174

8 Aparece la pantalla: Al dar de alta una propuesta, el número de esta lo asigna automáticamente GIA. Debemos introducir la fecha de la propuesta y la descripción. A continuación pinchamos en Incluir Facturas, aparecerá una ventana con todas las facturas pendientes de introducir en alguna propuesta. Elegimos las facturas correspondientes haciendo doble clic sobre ellas, además podemos marcar siempre en primer plano para tener esa ventana siempre delante. 175

9 Si no seleccionamos Siempre en primer plano, esta misma ventana de selección de facturas se sitúa detrás de la ventana de propuesta de mandamiento, lo que puede resultar más incómodo si son varias las facturas a incluir en dicha propuesta. Para incluir las facturas en la propuesta tenemos que marcar la casilla correspondiente de cada factura. Si pulsamos sobre la cabecera de cada columna se ordenan las facturas de mayor a menor, es decir, si por ejemplo queremos ver las facturas ordenadas por fecha porque de este modo las identificaremos más fácilmente, pinchamos en la cabecera de la columna Fecha y se ordenan las facturas desde las más antiguas a las más 176

10 recientes. En el caso de ordenar por Proveedor, al pinchar en la cabecera se ordena alfabéticamente, de la A a la Z. Al mismo tiempo que pulsamos en la cabecera de la columna y se ordenan las facturas, se habilita un campo de búsqueda de facturas de ese criterio (número de factura, fecha, proveedor o importe). Si pinchamos en el botón, se seleccionan todas las facturas para incluirlas en la propuesta. Por el contrario, el botón, deja todas las facturas sin seleccionar. Además podemos consultar el estado de la factura haciendo doble clic sobre la misma. Guardamos y si ahora consultamos el estado de una de estas facturas aparece: PROPUESTA. Una vez guardada la propuesta, tenemos la posibilidad de imprimir el detalle de esta: facturas, importes, IVA, fecha, descripción, etc. Si queremos borrar una propuesta, tenemos que entrar en la ventana de propuesta de mandamiento, pinchamos o pulsamos F2 para seleccionar la propuesta, y hacemos clic en. 177

11 3. APROBACIÓN DE PROPUESTA. Las facturas deberán ser aprobadas por los responsables de gastos. La ruta en GIA es: Módulos / Registro de Facturas / Aprobación de Propuesta Aparecerá la siguiente pantalla: 178

12 El siguiente paso es seleccionar la propuesta, pinchando o pulsando F2 y elegimos la propuesta correspondiente. Por defecto aparecerá el texto que se muestra en la pantalla, decreto de aprobación del gasto con el pie de firmas que vemos. Si queremos cambiar el texto y el pie de firmas sólo tenemos que modificarlo y pulsar el botón de guardar, de esta forma se mantendrá para el resto de propuestas. Nota: En el caso de tener introducido otro texto diferente al que se muestra en pantalla y queramos ese texto que aparece por defecto, pinchamos en Guardar, eliminamos todo lo que aparece en el cuadro de texto y en el pie de firmas y volvemos a pulsar el botón de Guardar. Salimos de esa pantalla y al volver a entrar aparecerá el texto cargado por defecto. Después pinchamos sobre APROBAR y aparece el siguiente informe: 179

13 Las facturas aprobadas se pueden desaprobar. Siguiendo la misma ruta anterior (desde aprobación de propuesta), si recuperamos la propuesta aprobada tendremos disponible la opción de RECHAZAR: 180

14 Si rechazamos la propuesta, al consultar el estado de la factura, comprobamos que vuelve a estar en Propuesta. 4. IMPRESIÓN ORDEN DE PAGO. Podemos imprimir la orden de pago de esas facturas. La ruta en GIA es: Módulos / Registro de Facturas / Impresión de Orden de Pago 181

15 Desde esta opción podemos imprimir un decreto de ordenación de pago de facturas aprobadas, de todas aquellas facturas de las que se haya reconocido obligación a las aplicaciones presupuestarias correspondientes y se haya ordenado el pago. En primer lugar hay que seleccionar la propuesta, pinchando o pulsando F2 y elegimos la propuesta correspondiente, a continuación marcamos las facturas que queramos incluir y pulsamos en el botón de Imprimir, aparecerá un informe como el que se muestra a continuación. En dicho informe se muestra la relación de facturas que procedan realizar el pago con su correspondiente proveedor y las aplicaciones presupuestarias a las que se imputará dicho pago. 182

16 Por defecto aparecerá el texto que aparece en pantalla, si queremos cambiar el texto y pie de firmas debemos modificarlo y pulsar en Guardar, de esta forma se mantendrá para el resto de propuestas. Nota: En el caso de tener introducido otro texto diferente al que se muestra en pantalla y queramos ese texto que aparece por defecto, pinchamos en Guardar, eliminamos todo lo que aparece en el cuadro de texto y en el pie de firmas y volvemos a pulsar el botón de Guardar. Salimos de esa pantalla y al volver a entrar aparecerá el texto cargado por defecto. La denominación del pie de firmas de la Impresión de Orden de Pago se recoge lo que se haya determinado en Cargos (Módulo de Administrador, menú de Empresas/ Cargos). 183

17 5. CONTABILIZACIÓN DE PROPUESTAS. Las facturas que queremos contabilizar deben estar APROBADAS. La ruta en GIA es: Módulos / Registro de Facturas / Contabilizar propuestas Aparecerá la siguiente pantalla: 184

18 Seleccionamos la propuesta correspondiente pulsando la tecla F2 aparecen todas las propuestas pendientes de contabilizar. Las facturas se pueden ordenar pinchando sobre la cabecera de la columna correspondiente. Podemos marcar como CONTABILIZADA la propuesta sin generar la operación en contabilidad (para aquellos casos en los que no se contabilice desde el módulo del Registro de Facturas), en este caso se marcarán como contabilizadas automáticamente las facturas incluidas en esta propuesta. El número de operación O y K de la pantalla de mantenimiento de facturas aparecerá vacio, sin enlace, pero desde esa misma pantalla como se explicó, pinchando en el botón de ayuda F2, se pueden enlazar con las operaciones realizadas desde el módulo de gastos. En esta pantalla es donde rellenamos los datos relativos a la contabilización de dichas facturas, como tipo de operación (fase), fecha, operación a enlazar, ordinal, etc. y a continuación seleccionamos las facturas que queramos contabilizar. Haciendo doble clic sobre cada una de las facturas podemos consultarlas y pinchando en el botón de modificar, podemos modificar sus datos, como cambiar la aplicación presupuestaria que lleva asociada, etc. De igual forma, si hay alguna partida en las facturas que esté asociada a una cuenta?, aparece la pantalla de la operación de la factura correspondiente para 185

19 introducir manualmente la cuenta correcta (pinchando con el botón derecho o pulsando F2 obtenemos ayuda para seleccionar la cuenta adecuada). Para cada una de las facturas se puede incluir el número de Operación a Recuperar, en el modelo normal será muy útil, ya que podemos enlazar la operación O con la fase AD o D. A la hora de contabilizar las operaciones se agruparán por número de factura y por proyecto, de manera que se generarán tantas operaciones como agrupaciones existan. Lo vemos con el ejemplo de la pantalla: La factura 1/100 tiene las siguientes aplicaciones presupuestarias: 186

20 Una aplicación asociada al proyecto por importe de 1.800,00, otra que no está asociada a ningún proyecto por importe de 700,00 y otras dos asociadas al proyecto por importe de 500,00 y 200,00 que suman 700,00. La factura 1/101 tiene las siguientes Aplicaciones Presupuestarias: Dos asociadas al proyecto por importe de 1.000,00 y 800,00 que suman 1.800,00 y otra que no está asociada a ningún proyecto por importe de 200,00 De acuerdo con lo explicado anteriormente, las operaciones se agruparán por Número de Factura y por Proyecto de modo que se contabilizarán 5 operaciones, las que se muestran a continuación: Al pinchar en el botón Aceptar, después de haber seleccionado las operaciones e introducido los datos necesarios, aparece un Decreto de aprobación del Gasto y reconocimiento de la Obligación con todas la facturas contabilizadas y el número de operación que se le ha adjudicado. 187

21 Si consultamos ahora el estado de la factura, este habrá cambiado a CONTABILIZADA. 188

22 Si, por otro lado, consultamos los datos de la operación contabilizada: Gastos / Consultas / Operaciones, filtrando y haciendo doble clic sobre la operación correspondiente (se genera una operación por cada factura y proyecto), comprobamos que el texto que marca es la descripción que se puso en la pantalla de introducción de facturas seguido del número de factura, la fecha y el texto de la propuesta. En la parte superior de la pantalla tenemos un botón desde el que podemos consultar todas las propuestas ya contabilizadas: En nuestro ejemplo aparecería así: 189

23 El módulo de Tesorería de Pagos sólo recupera operaciones en fase O. Nota: Desde el módulo de Registro de Facturas, únicamente se pueden contabilizar Reconocimientos de Obligaciones agrupadas con fases anteriores o posteriores, es decir, operaciones ADO y ADOK (modelo normal), O y OK (modelo simplificado). 5. PAGO DE FACTURAS. Tenemos dos opciones para contabilizar el pago de las facturas: 1) A través de Gastos / Ejercicio Corriente, hacemos la fase K recuperando la operación que hicimos en el módulo de registro de facturas. 2) A través de TESORERÍA DE PAGOS (Ver manual de Tesorería de Pagos). 190

24 6. LISTADOS. Desde la tabla de herramientas de GIA: Módulos / Registro de facturas / Listados Mediante esta opción podemos consultar e imprimir facturas según su situación, por proveedor, por fecha prevista de pago y el listado de IVA soportado. Únicamente, tenemos que introducir los datos para filtrar el listado que queremos obtener y ordenarlo por fecha, importe, proveedor o situación. Además tenemos la posibilidad de generar un fichero Excel con los datos del listado que queremos obtener, para ello marcamos la casilla de Generar Excel : 191

25 Primero se visualiza el listado en pantalla y seguidamente aparece un mensaje indicando la carpeta en la que se ha guardado el fichero Excel. Los ficheros Excel generados se guardan en la carpeta FICHEROS que está dentro de la carpeta GIA. Para obtener el listado de IVA soportado: Pinchamos en Aceptar, e introducimos el intervalo de fechas. 192

26 También disponemos de otros informes en relación a la Ley de lucha contra la morosidad Ley 15/2010: Informe trimestral de Tesorería (Art: 4). Relación trimestral de Intervención (Art: 5.4). Requerimiento de facturas pendientes y no justificadas (Art: 5.3). Informe trimestral de Tesorería (Art: 4). Aparecerá la siguiente pantalla donde se informa que de acuerdo con la Ley 15/2010 de lucha contra la morosidad en su Art.4.3 Los Tesoreros o, en su defecto, Interventores de las Corporaciones Locales elaborarán trimestralmente un informe sobre el cumplimiento de los plazos previstos en esta Ley para el pago de las obligaciones de cada Entidad local, que incluirá necesariamente el número y cuantía global de las obligaciones pendientes en las que se esté incumpliendo el plazo. El listado se puede obtener a una fecha determinada y seleccionar facturas posteriores a una fecha determinada. Se puede establecer un filtro por Órgano Gestor. El listado se puede ordenar por: Fecha de Vencimiento. Fecha Factura Importe. Proveedor. 193

27 Además tenemos la posibilidad de generar un fichero Excel con los datos del listado que queremos obtener, para ello marcamos la casilla de Generar Excel. En todos los listados aparecerán diferentes columnas con información sobre la Base Imponible, el IVA Deducible, el Total, los Descuentos y el Líquido. Relación trimestral de Intervención (Art: 5.4). Aparecerá la siguiente pantalla donde se informa que de acuerdo con la Ley 15/2010 de lucha contra la morosidad en su Art.5.4 La Intervención y órgano de la Entidad local que tenga atribuida la función de contabilidad incorporará al informe Trimestral al Pleno regulado en el artículo 4.3, una relación de las facturas o documentos justificativos con respecto a los cuales hayan transcurrido tres meses desde su anotación en el citado registro y no se hayan tramitado los correspondientes expedientes de reconocimiento de la obligación o se haya justificado por el órgano gestor la ausencia de tramitación de los mismos. El Pleno, en el plazo de 15 días contados desde el día de la reunión en la que tenga conocimiento de dicha información, publicará un informe agregado de la relación de facturas y documentos que se le hayan presentado agrupándolos según su estado de tramitación. 194

28 El listado se puede obtener a una fecha determinada o incluir solo las facturas posteriores a una fecha determinada. Por defecto aparecerán las facturas que lleven más de 90 días registradas y no se haya hecho el Reconocimiento de la Obligación, pero podemos introducir un número de días distinto. Se puede establecer un filtro por Órgano Gestor. Es posible seleccionar que facturas se quieren incluir en el listado: todas las que estén pendientes, las requeridas y no justificadas, las justificadas o las devueltas. El listado se puede ordenar por: Fecha de Vencimiento, Fecha Factura, Importe y Proveedor. Además tenemos la posibilidad de generar un fichero Excel con los datos del listado que queremos obtener, para ello marcamos la casilla de Generar Excel. Requerimiento de facturas pendientes y no justificadas (Art: 5.3) Aparecerá la siguiente pantalla donde se informa que de acuerdo con la Ley 15/2010 de lucha contra la morosidad en su Art.5.3 Transcurrido un mes desde la anotación en el registro de la factura o documento justificativo sin que el órgano gestor haya procedido a tramitar el oportuno expediente de reconocimiento de la obligación, derivado de la aprobación de la respectiva certificación de obra o acto administrativo de conformidad con la prestación realizada, la Intervención o el órgano de la Entidad local que tenga atribuida la función de contabilidad requerirá a dicho órgano gestor para que justifique por escrito la falta de tramitación de dicho expediente. 195

29 El listado se puede obtener a una fecha determinada o incluir solo las facturas posteriores a una fecha determinada. Se puede establecer un filtro por Órgano Gestor. Se van a incluir las facturas que lleven mas de 30 dias registradas y aun no se haya hecho el reconocimiento de lo obligacion ( Es posible cambiar el número de dias). Además tenemos la posibilidad de generar un fichero Excel con los datos del listado que queremos obtener, para ello marcamos la casilla de Generar Excel. 196