SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN HOTELERA ZEUS. FRONT DESK

Transcripción

1 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN HOTELERA ZEUS. FRONT DESK Zeus Tecnología ha desarrollado esta herramienta que brinda en forma rápida confiable y segura información, que facilitara a los funcionarios del Hotel la realización de sus labores, agilizando las funciones de administración y control, generando oportunamente información para la toma de decisiones, puesto que se pueden emitir reportes de tipo financiero y estadístico, que permiten evaluar las transacciones y rendimientos de las áreas operativas del Hotel en cualquier momento. Zeus Hoteles, es un Software Visual, desarrollado en tecnología Cliente Servidor y Bases de Datos relacionales SQL, listo para operar de manera amigable sobre plataforma Windows. Zeus es muy flexible y está diseñado para que pueda ser parametrizado según las características del Hotel; en todos los módulos Zeus permite búsquedas de información en forma rápida para que los usuarios tengan todo lo que necesiten a la mano. El software ZEUS incluye los módulos estándares de: parámetros generales, reservas, recepción y caja, auditoria, ama de llaves, mantenimiento, tarificador telefónico y seguridad. Además, cuenta con módulos adicionales: POS, Hand Held, KDS, Banquetes & Eventos, Zeus On Line. Características Técnicas Desarrollado con tecnología Cliente-Servidor. Plataforma Windows-NT con motor de Base de Datos MS SQL-SERVER. Backups en línea programados sin necesidad de detener las operaciones. La parte Cliente está desarrollada con Visual FoxPro 6.0 y 7.0 con las ventajas de un programa Windows y en Visual Basic y Delphi. Seguridad de acceso a la bases de datos. Consulta de los datos desde herramientas sencillas tales como Excel, Crystal Report, etc.

2 Parámetros Son parámetros, los datos o factores necesarios para crear analizar y/o valorar las situaciones con las que diariamente se pueden encontrar en la operación del Hotel. En otros términos son todos los datos básicos con los que posteriormente se dará inicio a la operación del Hotel mediante el empleo del Software Hotelero Zeus. Agencias. Aerolíneas. Empresas. Países. Ciudades. Tipos de habitación. Clases de habitación. Habitaciones Huéspedes o clientes. Monedas. Cargos. Temporadas Planes. Tarifas. Descuentos. Límites de créditos. Cuentas contables. Cajas. Oficinas. Motivos de cancelación. Tasas de cambio. Motivos de viaje. Calendario de festivos. Autorización. Eventos del hotel. Cajillas de seguridad. Tipos de Vouchers. Complejos. Creación. Quejas. Oficios. Preferencias. Mercadeo. Segmento. Motivación. Elementos. Tarjetas. Contactos. Vuelos Aéreos. Cambios de claves. Modificación de reportes. Modificación de parámetros del hotel. Presupuesto.

3 Reservas Es el módulo de ZEUS que brinda las herramientas necesarias para realizar las reservaciones de habitaciones, tanto a nivel individual como de grupos, además dispone de facilidades para la elaboración de reservas. Este módulo permite realizar entre otros, depósitos a las reservas así como los procesos de devoluciones, transferencias y aplicaciones de los mismos.

4 Reservas de una o varias habitaciones con llegadas y salidas distintas. Programación de reservas. Ayudas para localización de reservas por múltiples variables. Ayudas gráficas hasta 30 días de disponibilidad por tipo de habitación. Manejo de Planes, en donde se define el Paquete que incluye especificando de manera flexible cuando se debe aplicar, cuantas veces, tarifas por días de semana, adultos, niños, temporada, etc. Manejo de Grupos: Cotización, preparación y organización para lograr Check in rápidos. Reservas Remotas. Lista de huéspedes de grupos. Asignación de preferencias de habitaciones. Actualización de datos de huéspedes. Observaciones para los recepcionistas. Hacer depósitos y definir como se distribuyen (Equitativos, Manual). Definir agencias para comisiones. Consulta de planos y distribución de habitaciones del hotel. Información para Pre registros. Planes. Grupos. Apertura folio maestro de grupos. Pre registro de grupos. Pre registros individuales. Preparación de grupos. Reservas. Cancelación Automática de reservas. Ubicación automática en lista de espera. Depósitos. Devolución de depósitos de reservas. Transferencia de depósitos entre reservas. Recalculo de tarifas-planesreservas. Aplicación de depósitos a folios.

5 Liquidador de plan. Actualización de cargos a planes. Reservas recibidas por Zeus On- Line. Recepción y caja Mediante este módulo se realizan todos los movimientos necesarios desde el ingreso del huésped al hotel hasta su salida. Entre estos podemos mencionar: el registro de huéspedes (Check in), los cargos a folios, la transferencia de cargos, los cambios de habitación, los abonos, el Check Out de huéspedes, etc. El módulo de recepción, además de contar con opciones como las antes mencionadas, cuenta con un completo menú de consultas e informes que permiten conocer al detalle el estado de los movimientos realizados.

6 Check In Individuales, Acompañantes, etc. Asignación de habitaciones en forma automática bajo el criterio de envejecimiento uniforme. Asignación de habitaciones por atributos parametrizados (vista a la playa, ayuda para minusválidos, fax, etc.) Check In rápidos de Grupos. Manejo de Recepcionistas cajeros. El Uso de Planos para ver estado de habitaciones según ama de llaves, recepción, etc., distribución, etc. Impresión de tarjeta de registro antes o durante el registro. Definición de folios individuales, de Compañía; Extras y Maestros. Traslado entre folios. Cargos, débitos, créditos a folios; en el caso que se defina el sistema exige una autorización (local o remota de un supervisor). Pagos a folios. Facturación. (Incluye SAF Disponible desde oct. 1998). Ajustes a Folios de días previos. Cambio de divisas. Cajillas de Seguridad. Manejo y Control de Vouchers de alimentación. Organización del Hotel. Registro de huéspedes. Cambio de habitación. Distribución de depósitos. Cambios a huéspedes Check-In. Consulta de habitaciones y/o folios. Check Out. Huéspedes. Eventos / varios, grupos. Cambiar folio maestro. Bloqueo / desbloqueo administrativo de habitaciones. Actualizaciones en folios cerrados. Transferencia de folios. Apertura de eventos varios. Cargo a folios. Bloqueo / desbloqueo de folios. Autorizaciones.

7 Actualización estadía / tarifa. Organización del hotel. Cambio de documentos. Transferencias cuentas maestras / extras. Cambio titular / subtitular / acompañante. Intercambio de habitaciones. Preparación de grupos. Cajillas de seguridad. Check In. Check Out. Consulta. Vouchers. Cambio de Vouchers. Cargar Vouchers adicionales. Generar Vouchers. Cambio de plan. Quejas de huéspedes. Registro de objetos olvidados. Préstamo de elementos. Devolución de elementos. Transferencia de acompañantes. Cambio de plan acompañantes. Enrutamiento de folios. Ubicación de huéspedes. Cargos Automáticos fuera del plan. Apertura de cajas. Abonos y recibos de caja. Abonos paidout. Caja de cambio. Cuadre de caja. Devoluciones Abonos y pagos. Huéspedes Check In. Ama de llaves Este módulo hace referencia especialmente al estado de las habitaciones y su preparación para la venta la cual reporta su disponibilidad a recepción una vez confirmado su estado.

8 Definir planes de aseo según ocupación y aseadoras. Generar plan detallado por aseadora. Actualizar estado de habitaciones gráficamente. Monitor de estado de habitaciones gráficos. Reportar daños a mantenimiento. Generar reporte de control de calidad. Manejo de información de aseo por medio de la Central Telefónica.

9 Auditoria Todos los procesos y transacciones realizadas en un hotel durante el día convergen, al final de este, en otra serie de procesos que tienen como finalidad realizar una revisión exhaustiva que permita corregir los posibles errores o inconsistencias que se hayan podido presentar. Para estas labores de revisión ZEUS cuenta con el módulo de Auditoria, el cual cuenta con las herramientas necesarias para una revisión rápida y precisa de los datos. Generar cargos a folios según planes y tarifas. Crítica de cargos. No Shows. Reportes de auditoría. Generación de estadísticas. Generación de movimientos contables del día. Cambios de estado de habitaciones programados. Back ups Automáticos por el sistema. Huéspedes que no salieron. Reservas utilizadas parcialmente. Inconsistencias. Datos incompletos check in. Reservas no shows. Actualización de estadía/tarifa/plan. Consulta de habitaciones. Consulta de registros. Huéspedes genéricos. Cambiar tarifas de registros. Cambio tarifas / temporadas. Cambio de plan. Auditoria de folios. Anulación de facturas. Actualizar mercadeo. Cambio de documentos. Apertura de eventos varios. Presupuesto informe de gerencia. Cargo a folios. Generación cargo general. Generación de cargos por habitación. Aplicación general de cargos. Transferencia entre folios. Transferencia entre cuantas maestras y extras. Aplicación de bonos. Anulación de bonos. Actualización en folios cerrados.

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11 Mantenimiento El módulo de mantenimiento podemos llevar un control de todos los elementos con que cuenta una habitación. El usuario de Mantenimiento puede crear los elementos que considere y realizar una gran variedad de transacciones con ellos, por ejemplo: entradas, salidas y traslados entre otros. Definir Ítem. Entradas, Salidas de ítem de bodega y habitaciones. Reparaciones. Historial de Ítem y habitación. Bloqueo y desbloqueo de habitaciones. Programación de mantenimiento.

12 Tarificación telefónica Define Extensiones. (Habitaciones, públicas y administrativas). Directorio de Consulta. Definir Indicativos de Ciudades y tarifas. Llamadas administrativas. Cargo a folios automáticos. Apertura de Líneas en Check in. (^) Bloqueo de Línea en Check out. (^) Cargos a mini bar. (*) Cambio de estado de habitación. (*) Toma mensajes para huéspedes. (^) Requiere Planta inteligente con puerto informático de dos vías. (*) Requiere Planta Inteligente con detección DTMF.

13 Seguridad Pensando en lograr un control más estricto a los accesos se creó el módulo Seguridad de ZEUS; este complementa el nivel que brinda el motor, proporcionando una interfase que permite restringir los accesos por cada opción del menú, pudiendo incluso llegar a especificar por cada usuario a que opciones de los menús de los diferentes módulo de ZEUS tienen permisos y a cuáles no. A cada uno de estos niveles de acceso se les conoce como perfiles y se pueden definir tantos perfiles como se necesiten. Manejo de grupos de usuarios. Manejo de usuarios. Control por opción por usuario.

14 RAZONES PARA IMPLEMENTAR ZEUS Empresa Colombiana afiliada a Fedesoft. Producto 100% Colombiano con oficinas en Cartagena y Bogotá con más de 20 ingenieros de desarrollo y soporte. Líder en el mercado. Apoyo directo de Microsoft. Tecnología de Punta. Programa visual, grafico, amigable e intuitivo. Bases de datos relacionales SQL. No requiere indexación de datos lo cual ahorra tiempo y mejora notablemente la exactitud de la información. Sistema Multilingüal. Sistema robusto, se disminuye el riesgo de pérdida. Alto nivel de seguridad. Backups increméntales en línea para asegurar que ante fallas no se pierda la información. Total posibilidad de Ejecución Remota vía internet, basada en su modelo Cliente Servidor. Soporte Remoto y económico. Soporte Local. Se adapta totalmente a las leyes colombianas. Único proveedor, evitando juego de ping pong. Producto Integral (Hoteles, POS, Teléfonos, Banquetes & Eventos, Contabilidad, Inventarios - Costos, Activos Fijos y Nómina). Interfaces nativas disminuyendo el riesgo de errores por el reprocesamiento de la información y permitiendo la obtención de información rápida para toma de decisiones. Optimización del recurso humano hacia actividades de análisis y auditoria; ahorro en mano de obra. Posibilidad de hacer cambios a la medida o módulos especiales, incluyendo interfaces de cualquier índole. Zeus Excel, herramienta que permite construir informes desde Excel combinando los módulos de hoteles, contabilidad e inventarios. Interface Zeus On-Line y Central de Reservas. Manejo de segmentación motivación. Oferta en Venta o Arriendo.