Sistemas de Gestión: Objetivo y estructura. Jornada: Claves de las ISO para profesionales de la gestión de documentos.

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1 Sistemas de Gestión: Objetivo y estructura. Jornada: Claves de las ISO para profesionales de la gestión de documentos. Madrid, 21 de Mayo de

2 Índice Qué es un Sistema de Gestión (SG) Las normas ISO, modelos de SG Características de los modelos ISO Principios de los SG Estructura de un SG Estructura documental clásica La UNE aplicable a UNE aplicable para Relaciones La certificación Jornada30301_ Pag. 2

3 Organización privada, independiente y sin ánimo de lucro, reconocida en los ámbitos nacional, comunitario e internacional Actividades multisectoriales de N+C Veintiún centros operativos en España, además de México, Chile, Italia, Portugal, Brasil, El Salvador, Perú y Bulgaria Jornada30301_ Pag. 3

4 . Misión Contribuir mediante el desarrollo de las actividades de N+C a mejorar la calidad de las empresas, sus productos y servicios, proteger el medio ambiente y con ello lograr: El bienestar de la sociedad Entidad designada por el Ministerio de Industria y Energía (R.D. 1614/1985), como entidad para desarrollar las actividades de N+C. Reconocida como Organismo de Normalización y para actuar como Entidad de Certificación (R.D. 2200/1995) Normalización, Difusión e Información, Certificación, Formación, Publicaciones Jornada30301_ Pag. 4

5 . Normalización elabora normas técnicas españolas, asegurando la participación de todas las partes interesadas, e impulsando la aportación española en la elaboración de las normas europeas e internacionales. Miembro español de los organismos de normalización Internacionales, Europeos y UNE norma Americanos española Febrero 2001 TÍTULO Planificación y gestión de las áreas y parques de juego al aire libre Outdoor playgrounds planning and management. Planification et management des parcs des jeux à plain air. CORRESPONDENCIA OBSERVACIONES ANTECEDENTES Esta norma ha sido elaborada por el comité técnico AEN/CTN 147 Deportes, Campos de Juego y otros Equipos de Recreo cuya Secretaría desempeña. Editada e impresa por Depósito legal: M 4524:2011 LAS OBSERVACIONES A ESTE DOCUMENTO HAN DE DIRIGIRSE A: 12 Páginas Jornada30301_ Pag Reproducción prohibida C Génova, 6 Teléfono Grupo MADRID-España Fax

6 Certificación: Sistemas, Productos Acreditado por la entidad nacional de acreditación (ENAC) para todos los CNAE en Sistemas de Calidad (ISO 9000), Sistemas de Gestión Medio Ambiental (ISO 14000), SG de Seguridad de la Información (ISO 27001). Organismo autorizado por el Ministerio de Trabajo para realizar la certificación de Prevención de Riesgos Laborales (APRL) y estándar OHSAS 18001:2007 Miembro español de IQNet Más de certificados de Empresa Registrada en todos los campos de la industria y el sector servicios; Jornada30301_ Pag. 6

7 . Certificación de sistemas Calidad Medio Ambiente Gestión de la Calidad ISO Evaluación del Sello de Excelencia EFQM Gestión de la Calidad en el Sector de la Automoción. UNE-ISO/TS Gestión de la Calidad en el Sector Aeroespacial. UNE-EN 9100 Gestión de Servicios de Tecnologías de la Información ISO Mejora de la calidad de los procesos de desarrollo de software ISO Sistema de Gestión de la Calidad para productos sanitarios UNE-EN ISO Directrices para la Mejora Continua del desempeño - ISO 9004 (UNE 66174). Auditorías de calidad de servicio y facturación en el Sector Telecomunicaciones. Sistemas de Gestión de I+D+I Gestión Ambiental ISO Verificación Medioambiental - EMAS Ecodiseño. UNE :2003 (ECODISEÑO) Gestión Forestal Sostenible Seguridad Certificación OHSAS Auditoría Reglamentaria de Gestión de Riesgos Laborales. Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información ISO Responsabilidad Social Validación del Informe de Análisis y Evaluación de Riesgos Medioambientales Validación de Memorias de Sostenibilidad Accesibilidad Global Jornada30301_ Pag. 7

8 Qué es un Sistema de Gestión (SG)? UNE-ISO30300: Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una organización con el fin de establecer políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos. Nota1: Un SG puede orientarse a una o varias disciplinas. SG para los Documentos (SGD): Nota2: Los elementos de un SG incluyen la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación, le ejecución, etc. SG para dirigir y controlar una organización en lo relativo a los documentos Nota3: El alcance de un SG puede incluir a toda la organización, a funciones o secciones específicas e identificadas de la misma, o a una o más funciones transversales de un grupo de organizaciones. Jornada30301_ Pag. 8

9 Es decir, un SG Está constituido por, Política Política y objetivos; La organización interna (los recursos, la estructura organizativa, los procesos, los materiales, la información y los documentos); Los resultados. Y se desarrolla en un entorno (legal, social, cultural, económico, empresarial). Jornada30301_ Pag. 9

10 Las normas ISO, modelos de SG SG Calidad: UNE-EN ISO 9001 SG Medio Ambiente: UNE-EN ISO SG Seguridad Información: UNE-EN ISO SG para los Documentos: UNE-ISO Normas de apoyo Directrices para la gestión de documentos: UNE-ISO (UNE-ISO Generalidades) Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos: UNE-ISO/TR Directrices para auditorías de los SG: UNE-EN ISO Para la certificación acreditada Requisitos para las entidades de certificación de SG: ISO/IEC 17021:2011 Requisitos para los organismos de acreditación: UNE-EN ISO/IEC 17011:2004 Jornada30301_ Pag. 10

11 Características de los modelos ISO Basados en la experiencia, y establecidos por consenso. Reconocimiento internacional. Enfoque y principios comunes. Requisitos compartidos de SG. Basados en ciclo PDCA de mejora continua, y en procesos. Integrables. Certificables entidades acreditadas (Infraestructura para la Calidad y la Seguridad Industrial). Jornada30301_ Pag. 11

12 Principios de los SG a) Enfoque al cliente y a otras partes interesadas. b) Liderazgo y responsabilidad. c) Toma de decisiones basada en hechos / evidencias. d) Implicación del personal. e) Enfoque basado en procesos. f) Enfoque de sistema para la gestión. g) Mejora continua. h) Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor. Jornada30301_ Pag. 12

13 Estructura de un SG, de la calidad Jornada30301_ Pag. 13

14 Estructura de un SG, para los Documentos Jornada30301_ Pag. 14

15 Estructura documental clásica PROCEDIMIENTO Manual del SG Política y Objetivos MANUAL DE CALIDAD Documentación organizativa, Procedimientos Instrucciones técnicas, especificaciones, guías, manuales de equipos, Registros Jornada30301_ Pag. 15

16 UNE aplicable a Un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD) que, se puede establecer en una organización de todo tipo y tamaño o en un conjunto de organizaciones que comparten actividades de negocio. Compatible e integrable con otros SG. Preparada por ISO/TC 46/SC11 en el marco de las normas de sistemas de gestión para ser compatibles y compartir elementos y metodología con otras de estas normas. Jornada30301_ Pag. 16

17 UNE aplicable para Establecer, implementar, mantener y mejorar un SGD como apoyo de sus actividades; Asegurarse a sí misma la conformidad con su política de gestión documental; y Demostrar conformidad con esta Norma mediante: La realización de una auto-evaluación y una auto-declaración (Anexo C), o La confirmación de su auto-declaración por una parte externa a la organización, o La certificación de su SGD por una organización externa. Jornada30301_ Pag. 17

18 Relaciones gestión documental Normas de sistema de gestión para los documentos Marco de gobernanza para los documentos Normas e informes técnicos relacionados Implementación de procesos de gestión documental Fundamentos y terminología Requisitos Directrices Soporte a los elementos de la estructura de alto nivel ISO Management systems for records - Fundamentals and vocabulary ISO Management systems for records - Requirements ISO Management systems for records - Requirements for bodies providing audit and certification ISO Management systems for records - Guidelines for implementation ISO Management systems for records - Assessment guide ISO Records management General-1 Guidelines-2 ISO TR Implementation guidelines for digitization of records Jornada30301_ Jornada30301_ Pag. 18 ISO Metadata for records. Principles-1 Conceptual and implementation issues-2 Self assessment method-3 ISO Digital records conversion and migration process ISO TR Work process analysis for records ISO Principles and functional requirements for records in electronic office environments-1 3 2

19 Relaciones con otros SG Descritas en el Anexo B, para algunos SG Jornada30301_ Pag. 19

20 Relaciones Gestión y los SG CALIDAD (ISO 9001,...) OBJETIVOS Organización Procedimientos F f v V GESTIÓN DE DE LA LA INFORMACION SISTEMAS DOCUMENTOS Procesos Recursos RESULTADOS Jornada30301_ Pag. 20

21 La certificación de su SGD Acto por el que una tercera parte testifica que ha obtenido la adecuada confianza en la conformidad de un determinado producto, proceso o servicio, debidamente identificado, con una norma u otro documento normativo especificado. Comprobación de que cumple con los requisitos especificados en ISO Independencia, credibilidad Cualificación, competencia Metodología Jornada30301_ Pag. 21

22 Ventajas de la certificación Apoya enfoque de negocio de la Dirección, y la actividad del Responsable de gestión. Gestión normalizada, alineamiento de políticas, ahorro de costes, control de riesgos, Demuestra el cumplimiento de los requisitos (legales, negocio, otros). Auditores independientes y cualificados. Genera confianza / credibilidad interna y externa Clientes, empleados, accionistas / propietarios, administraciones / jueces, Imagen de empresa, marca y diferenciación. Novedoso. Contribuye a la mejora continua. Otros servicios de (Revista, Aenornet, formación, publicaciones, normalización, CID, ) Jornada30301_ Pag. 22

23 El proceso de certificación CUESTIONARIO PREVIO Y SOLICITUD PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN FASE I INFORME/s VISITA PREVIA FASE I AUDITORÍAS DE RENOVACIÓN (Cada tres años) AUDITORÍA DEL SISTEMA FASE II INFORME AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO (Anuales) PLAN DE ACCIONES CORRECTORAS 1 mes Jornada30301_ CONCESIÓN DEL CERTIFICADO Pag. 23 AUDITORÍA EXTRAORDINARIA

24 Muchas gracias José Angel Valderrama Antón Gerente Nuevas Tecnologías : C/ Génova, Madrid - Tel Jornada30301_ Pag. 24