CONTABILIDAD E INFORMES FINANCIEROS CON EL APOYO DE

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1 CONTABILIDAD E INFORMES FINANCIEROS CON EL APOYO DE UN SOFTWARE INTEGRAL Y ESPECIALIZADO. INITE, S.C. no es responsable del contenido, de la veracidad de los datos, opiniones y acontecimientos vertidos en el presente proyecto. La finalidad del presente es el desarrollo de competencias y es un material para discusión con efectos didácticos.

2 Contabilidad e informes financieros con el apoyo de un software integral y especializado. 2

3 Contabilidad e informes financieros con el apoyo de un software integral y especializado. Desarrollo del proyecto Introducción Este recurso es un acercamiento a la actividad que realizan los contadores en su desempeño laboral, lo que permitirá al alumno la aplicación de conocimientos adquiridos en materias precedentes y lo capacitará en una de las actividades principales que las empresas oferentes de empleo demandan. El recurso ofrece una situación en donde el alumno contador público, respaldado por los conocimientos adquiridos en asignaturas anteriores como Contabilidad financiera I, Contabilidad financiera II y Análisis e interpretación de estados financieros, ofrecerá sus servicios contables a una empresa y estará capacitado para desarrollar la mencionada labor utilizando un software contable que facilite su tarea y además que cumpla con las necesidades actuales de información y forma de presentación para la toma de decisiones en el campo laboral. El presente proyecto consiste en ubicar alguna empresa (persona moral) de interés para el alumno con la que se pueda tener acercamiento y confianza para solicitar el apoyo en el desarrollo del proyecto. Planeación Justificación El proyecto permitirá al alumno reconocer la trascendencia de obtener información financiera útil, confiable y oportuna, apoyado en el uso de una herramienta contable como es el software COI e identificar otras herramientas similares que se ofertan en el mercado. Este proyecto fue seleccionado, debido a que constituye un instrumento de integración y aplicación de conocimientos necesarios para la carrera de contador público y de uso de la tecnología de información, además de resultar un ideal simulador del campo laboral de un profesionista graduado en Contaduría Pública. El principal objetivo de este proyecto es proporcionar al estudiante el conocimiento y uso de una herramienta contable de gran utilidad en la labor de contabilidad para obtener estados financieros; adicionalmente, se pretende acercar al estudiante de contaduría a una de las diferentes actividades que en el campo laboral puede desempeñar. Asimismo se logrará que el estudiante reconozca y valore que los conocimientos adquiridos de esta materia le permitirán el acceso al mundo laboral. Y este proyecto resultará el acercamiento a quien pudiera convertirse en su primer cliente. Contabilidad e informes financieros con el apoyo de un software integral y especializado. 3

4 Plan de trabajo Planificación de acciones Fase 1. Entrega informe de la empresa seleccionada (Sesión 4). Fase 2. Catálogo de cuentas (Sesión 10). Fase 3. Carpeta con pólizas impresas (Sesión 16). Fase 4. Carpeta con pólizas de ajuste de fin de mes y póliza de cierre (Sesión 22). Entrega. Carpeta que integre pólizas, Libro Diario, Libro Mayor, balanza de comprobación, estado de resultados, balance general, estado de cambios en la situación financiera y gráficas de línea (Sesión 25 o 26). Cronograma Tarea Sesiones Fase 1 X x x x Fase 2 x x X x x x Fase 3 x x x x x x Fase 4 x x x x x x Entrega x x x x Recursos Humanos: El desarrollo del proyecto es de forma individual. El alumno realizará el proyecto observando los tiempos establecidos para cada fase. El profesor realizará la supervisión de los avances del proyecto y apoyará cualquier duda. El cliente (empresa seleccionada) proporcionará la información necesaria. Materiales: Una PC que tenga instalado el software COI versión 5.5 Una impresora. Papel blanco tamaño carta. Una carpeta Lefort, separadores. Libros de consulta: 1. Normas de Información Financiera, Contabilidad financiera I, Unitec. 3. Contabilidad financiera II, Unitec. 4. Análisis e interpretación de estados financieros, Unitec. Financieros: Costo del papel blanco, de la carpeta y separadores. Contabilidad e informes financieros con el apoyo de un software integral y especializado. 4

5 Diseño, propuesta o prototipo Se deberá elaborar un catálogo de cuentas estructurado que muestre las características y necesidades de información de una empresa seleccionada, ya sea real o ficticia. Al finalizar el proyecto se debe entregar una carpeta que integre: Pólizas. Libro Diario. Libro Mayor. Balanza de comprobación. Estado de resultados. Balance general. Estado de cambios en la situación financiera. Gráficas en línea. Conciliado con las cuentas que se muestran en la balanza de comprobación inicial y, del cotejo con ésta, sugerir cambios al original. Se entregará el catálogo de cuentas impreso obtenido del software COI. Pasos a realizar: 1. Realizar las impresiones con las fechas y rangos correctos. 2. Repasar los procesos adecuados utilizados en las prácticas de clase y extra clase. 3. Realizar consultas en el propio software. 4. Verificar las fórmulas de las razones financieras en tu texto de Análisis e interpretación de los estados financieros. Implementación Fase 1. Entrega informe de la empresa seleccionada (Sesión 4). Opción 1 Contactar una empresa, persona moral o comercializadora, a quien realizarle la contabilidad y presentar su información general: a) Razón social. b) Giro o actividad principal. c) Copia del acta constitutiva. d) Régimen tributario. e) Descripción de las actividades que realiza. f) Balanza de comprobación del periodo anterior a nivel subcuenta. g) Operaciones realizadas del mes: Cheques pagados y transferencias realizadas (operaciones como: pago de nóminas, pago a proveedores, compra de mercancía al contado, pago de gastos de gasolina, energía eléctrica, renta del local, pago de impuestos, compra de papelería al contado, compra de algún activo fijo al contado, préstamo a empleados, compra al contado de una póliza de seguros; con su respectivo comprobante), facturación por ventas, compras, gastos pendientes de pago, depósitos, estados de cuenta. h) Porcentaje de costo de ventas. i) Relación de activos fijos con monto y fecha de adquisición. Contabilidad e informes financieros con el apoyo de un software integral y especializado. 5

6 j) Listado de información financiera y otros reportes requeridos por la empresa. Opción 2 En caso de no contar con información de una empresa para el desarrollo del proyecto, el estudiante deberá generar dicha información apoyándose en los formatos disponibles. Ver ejemplo anexo DPE.ANX1.PY1.PV.CP Concertar una cita. 2. Elaborar una guía de entrevista que facilite la solicitud de la información correspondiente. 3. Para la opción 2, revisar los elementos de las prácticas para diseñar sus propias operaciones considerando el mínimo de operaciones solicitadas. Nota: Para el desarrollo de este proyecto se considerará cualquier mes de información obtenido como el periodo de diciembre de 2007, de tal forma que la balanza de comprobación del mes anterior se considerará como noviembre de Fase 2. Catálogo de cuenta diseñado (Sesión 10). Elaborar un catálogo de cuentas estructurado que muestre las características y necesidades de información de la empresa seleccionada, conciliado con las cuentas que se muestran en la balanza de comprobación inicial y sugerir cambios al original. Se entregará el catálogo de cuentas impreso obtenido del software COI. Entrega de una carpeta con las operaciones del mes clasificadas (cheques, transferencias, depósitos, ventas, compras). El alumno retomará los conocimientos adquiridos en las materias de Contabilidad financiera I y Contabilidad financiera II que le servirán de recordatorio y guía para realizar la clasificación de cuentas y operaciones. 1. El punto principal es comprender la actividad de la empresa, ser ordenado y observador para verificar importes, fechas, consecutivos y todos los detalles importantes. 2. Separar las operaciones, cheques, transferencias bancarias, depósitos y otras que no representen un depósito o un retiro. 3. Los cheques se ordenarán por número consecutivo, el primero de ellos corresponderá al folio más reciente (hasta el frente deberá ir el número más reciente). 4. Las transferencias se ordenarán por fecha y hora de realización. 5. Los cheques y las transferencias tendrán engrapado el comprobante que avale la operación. 6. Los depósitos están representados por fichas de depósito ordenadas por fecha, el respaldo lo constituyen las facturas de venta que los clientes pagaron (cobranza). 7. Las facturas de venta se ordenarán por número consecutivo; la primera de ellas corresponderá al número más reciente. Las facturas canceladas deberán tener el sello correspondiente con la leyenda CANCELADO y todo el juego de copias deberá existir físicamente. Las facturas de venta pagadas de contado al momento de la entrega deberán tener el sello de PAGADO, entendiendo así, que las facturas de venta sin sello de pagado habrán sido ventas a crédito. 8. Las facturas de compra deberán tener un sello y firma de recibido por el encargado del almacén (aquellas pagadas de contado al momento de la recepción, deberán tener el sello de pagado, entendiendo así, que las facturas de compra sin sello de pagado habrán sido compras a crédito). Contabilidad e informes financieros con el apoyo de un software integral y especializado. 6

7 9. Se recomienda comentar con los compañeros de clase y aclarar cualquier duda con el profesor en todo momento del desarrollo del proyecto. Fase 3. Carpeta con pólizas impresas (Sesión 16). Entrega de una carpeta con las pólizas impresas (del software COI), de cheque, egresos, ingresos y diario con sus respectivos comprobantes que serán el respaldo de las operaciones realizadas, el Libro Diario y auxiliares de las cuentas de bancos, clientes, proveedores, IVA acreditable e IVA trasladado. 1. Consulta de los libros de texto correspondientes a las materias de Contabilidad financiera I y Contabilidad financiera II. 2. Contabilizar las pólizas en papel y codificar con base en su catálogo de cuentas antes de capturar en el software COI. 3. Solicitar la revisión y aprobación de las pólizas de parte del profesor previo a su captura en el software COI. Fase 4. Carpeta con pólizas de ajuste de fin de mes y póliza de cierre (Sesión 22). Con base en la información de los activos fijos se realizará el cálculo de las depreciaciones (método de línea recta sin valor de desecho) y de los pagos anticipados (en caso de que la empresa los tenga, como son: seguros pagados por anticipado, predial y otros). Estos cálculos serán realizados en el módulo correspondiente del software y serán registrados en pólizas de diario como las últimas operaciones del periodo para tener el mes completo y proceder al cierre del mismo. Al concluir las operaciones de un mes se efectuará la apertura del siguiente (periodo 13) y se realizará el traspaso de saldos del mes concluido (periodo 12) al mes siguiente (periodo 13). En el periodo 13 se ejecutará el proceso de cierre del ejercicio (asiento de pérdidas y ganancias). Se realizará la impresión y entrega de la balanza de comprobación del mes 12 y mes Consultar el tema de depreciaciones en su texto de Contabilidad financiera II. 2. Verificar la configuración del módulo de cálculo de depreciaciones. 3. Consultar el tema de póliza de cierre o pérdida y ganancias en sus textos de Contabilidad financiera I y Contabilidad financiera II. 4. Verificar que la balanza de comprobación esté cuadrada. Entrega. Carpeta que integre pólizas, Libro Diario, Libro Mayor, balanza de comprobación, estado de resultados, balance general, estado de cambios en la situación financiera y gráficas de línea (Sesión 25). Realizar la impresión de los estados financieros del ejercicio, estado de resultados, balance general, gráficas de línea de información estadística, gráfica de ventas, gráfica de compras, gráfica de utilidad, gráficas de activos, pasivos y capital y gráficas de principales razones financieras liquidez, prueba del ácido, rotación de inventarios, rotación de cartera. El estado de cambios en la situación financiera se elaborará en Excel con los datos del balance general inicial (al capturar en el software la balanza inicial proporcionada por la empresa o determinada por el propio alumno, automáticamente podrán imprimir el balance general) y datos del balance general final obtenido, relación de activos fijos con monto y fecha de adquisición. Contabilidad e informes financieros con el apoyo de un software integral y especializado. 7

8 1. Realizar las impresiones con las fechas y rangos correctos. 2. Repasar los procesos adecuados utilizados en las prácticas de clase y extra clase. 3. Realizar consultas en el propio software. 4. Verificar las fórmulas de las razones financieras en el texto de Análisis e interpretación de los estados financieros. Evaluación o mantenimiento Es recomendable que el docente brinde un acompañamiento permanente, personalizado y oportuno, tanto en el aspecto teórico como en el uso del software COI, a cada uno de los miembros del grupo con la finalidad de garantizar un adecuado desarrollo de las actividades que conforman el curso. Contabilidad e informes financieros con el apoyo de un software integral y especializado. 8