RECEPCIÓN DE PROPUESTAS DE COBERTURA. EMISIÓN Y ENTREGA DE CERTIFICADOS DE COBERTURA Y POLIZAS SEGURO VIDA PLUS

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1 RECEPCIÓN DE PROPUESTAS DE COBERTURA. EMISIÓN Y ENTREGA DE CERTIFICADOS DE COBERTURA Y POLIZAS SEGURO VIDA PLUS IMPORTANTE La veracidad y exactitud de la información declarada en el presente es compromiso del responsable del mismo, por lo tanto cualquier observación o corrección que se considere oportuna deberá comunicarse a la brevedad, antes de firmar la conformidad del procedimiento Subgerencia Operativa Zona Norte Subgerencia Operativa Zona Centro Directorio - Presidente OBJETIVO Describir el procedimiento de Recepción de Propuestas de Cobertura, Emisión y Entrega de Certificados de Cobertura y Pólizas. RESPONSABLES Directorio / Gerencia General / Gerencia Comercial Seguros de Vida y Patrimoniales / Subgerencia Operativa. ALCANCE Aplicación en todo el ámbito de acción de la Compañía. VIGENCIA / CUMPLIMIENTO A partir del 01/07/2014 y es de cumplimiento obligatorio. Los Gerentes y Supervisores involucrados deberán tomar las previsiones para su cumplimiento y para la capacitación del personal correspondiente. Versión: 07/2014 1

2 DESCRIPCION ANALÍTICA DEL PROCEDIMIENTO PROCESO N 1: PROPUESTA 1. Casa Matriz - Agencia Responsable administrativo Operativo / Productor 1.1. Ofrecerá un producto de Seguro de Contratación Grupal o Colectiva, dentro de los lineamientos autorizados por la Superintendencia de Seguros. IMPORTANTE: La propuesta del contrato de seguro, cualquiera sea su forma, no obliga al asegurado ni al asegurador Aceptada la propuesta por el contratante, se confeccionará la Solicitud de Póliza o Endoso donde consten todas las especificaciones del producto, la cual deberá ser firmada por el Contratante. Si actúa en representación de un tercero, deberá presentar constancia del documento que lo autoriza a tal fin (Acta de Directorio, Poder, etc), en conjunto con la documentación requerida por la Unidad de Información Financiera.(Formulario UIF) NOTA La documentación requerida por la UIF (Unidad de Información Financiera) debe recabarse de manera obligatoria, ya que ésta designa a las Empresas Aseguradoras como sujeto obligado Entregará a Oficina Técnica dicha solicitud. PROCESO N 2: CONTROL DE SOLICITUDES DE PÓLIZAS Y ENDOSOS 1. Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Oficina Técnica 1.1. Recibirá la Solicitud de Póliza o Endoso y controlará que estén todos los datos bien explayados y en forma completa para su apertura, incluyendo las firmas del Gerente Comercial, el Subgerente de Sistemas y del Cliente Verificará con el área Análisis del Asegurado que quien haya firmado la póliza esté debidamente autorizado para tal fin (Acta de Directorio, Poder,etc). Versión: 07/2014 2

3 PROCESO N 3: CARGA DE SOLICITUDES DE PÓLIZAS O ENDOSOS AL SISTEMA 1. Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Sección Producción 1.1. Recibirá la Solicitud de Póliza o Endoso enviado desde Oficina Técnica Cargará los datos contenidos en la solicitud al sistema Ingresará al Sistema y dará de alta la Póliza. En este paso se le asigna un número a la nueva Póliza e informa a la agencia y a Oficina Técnica la apertura de la misma o su endoso, según corresponda Las operaciones realizadas ingresan en una Base de Datos, una vez al mes se ejecuta un proceso que las filtra y las ingresa al Registro de Emisión de Pólizas el cual es llevado en forma digitalizada. EXCEPCIÓN Con autorización de las Gerencias Operativa/ Comercial se podrán dar de alta en el sistema, pólizas cuya vigencia sea posterior a aquellas que por el período que se trate se estén dando de alta en el mismo. PROCESO N 4: EMISIÓN Y ENTREGA DE PÓLIZAS Y ENDOSOS 1. Casa Matriz - Subgerencia de Sistemas - Oficina Técnica 1.1. Emitirá la Póliza, para ello: Confeccionará la Póliza según los datos contenidos en la Solicitud de Póliza o Endoso. IMPORTANTE La póliza deberá contener los nombres y domicilios de las partes, el interés asegurable, los riesgos asumidos, el momento desde el cual estos se asumen y el plazo, la prima o cotización, la suma asegurada y las condiciones generales del contrato. La misma deberá contener una redacción clara, fácilmente legible y estar debidamente firmada Realizará 3 (tres) copias y las enviará para su autorización a Subgerencia Técnica, si se trata de pólizas de zona centro, o al Directorio, para el resto de las pólizas. Versión: 07/2014 3

4 Una vez firmadas las 3 (tres) copias de la póliza se envían junto a una Constancia de Recepción de la Póliza o Endoso a las agencias correspondientes, para que sean firmadas por los contratantes. La restante copia autorizada queda en la sección hasta que regrese una copia firmada. El contratante de conformidad al derecho que le acuerda el Art. 12 de la Ley de Seguros podrá reclamar o formular observaciones respecto del texto remitido dentro de los 30 días de la recepción de la póliza. IMPORTANTE: -Las pólizas se entregarán dentro de los 15 (quince) días corridos de celebrado el contrato. -Siempre es conveniente tener copia de la póliza firmada por el contratante o un representante de éste. Técnicamente con tener la Solicitud de Póliza o endoso debidamente firmado se considera que existe el consentimiento de la aceptación de la oferta. PROCESO N 5: ARCHIVO DE PÓLIZAS Y ENDOSOS 1.Casa Matriz - Subgerencia de Sistemas - Oficina Técnica 1.1.Una vez firmadas las pólizas por los contratantes éstas son archivadas en Oficina Técnica. PROCESO N 6: SOLICITUD DE INCORPORACIÓN DE UN NUEVO ASEGURADO O GRUPO FAMILIAR. 1. Comercial - Productor La propuesta puede ser originada por los siguientes movimientos: 1.1. Alta Total Se consulta al solicitante si estuvo o es asegurado en la compañía En caso de que la persona fuese asegurada, se consulta su historial en el sistema Si no lo fuera, se procederá a tomar sus datos personales Se procede al llenado de la Declaración Jurada de Salud. Versión: 07/2014 4

5 En caso de que presente enfermedades, se enviará la Declaración Jurada a Auditoría Médica El Auditor Médico la analizará y procederá a su aceptación o rechazo Si se la acepta continúa el proceso en el punto Si se rechaza, se le comunicará inmediatamente al solicitante En caso de que no presente enfermedades, se continúa con el proceso Completará la Solicitud de Incorporación Se firma la Solicitud Se entrega al cliente el duplicado de la Solicitud, el original del Recibo de Pago de dicha emisión, las Cláusulas correspondientes a cada Póliza, Anexos y Folletería Alta de Asegurados Cuando el titular quiere ingresar un nuevo asegurado en su cuenta: Se deberá confeccionar la Solicitud de Incorporación y la Declaración Jurada de Salud, ambos formularios deberán ser firmados por el titular Alta de Riesgos Se genera cuando se agregan beneficios al cliente, como por ejemplo cuando se incorporan cláusulas adicionales. Sólo puede realizarse cuando el producto lo permita, es decir cuando tenga la posibilidad de agregar cláusulas opcionales. Caso contrario no se hará un alta de riesgo sino otro tipo de movimiento Debe realizarla el titular en persona, completando la Declaración Jurada de Salud para los riesgos que corresponda También deberá firmar la Solicitud Altas Por Pase dentro la Compañía (El Tomador es el mismo en ambas Pólizas) Pueden presentarse las siguientes situaciones: Versión: 07/2014 5

6 Pase entre cuentas grupales en la compañía: Deberá realizarse una sola solicitud marcando con una cruz en ALTA POR PASE COMPAÑÍA Pase a una Cuenta con Mayor Capital: Se deberán respetar las edades máximas estipuladas en cada póliza Se considerarán los períodos de carencia establecidos para la nueva póliza Mientras dure la carencia, estará cubierto por la póliza anterior Deberá confeccionar la Declaración Jurada de Salud Pase a una Cuenta con Menor Capital: Se dará al asegurado vigencia inmediata en la cuenta nueva Pase de una parte de los asegurados de una cuenta, hacia otra cuenta nueva, y se quiere a su vez dar de baja a un asegurado: Se deben realizar dos operaciones distintas: Baja de Asegurados: en la cuenta a la cual el asegurado dejará de pertenecer, considerando los datos del titular actual de la cuenta de la cual se dará de baja al asegurado, consignando firma del titular A continuación del punto anterior se procederá a realizar un movimiento de Alta por Pase de la Compañía a la póliza que la o las personas deseen pasarse. IMPORTANTE Ambos formularios deberán ser entregados conjuntamente y se confeccionarán en el mismo momento. Versión: 07/2014 6

7 Pase de una parte de los asegurados de una cuenta, hacia otra cuenta nueva y se quiere a su vez dar de baja al titular y/o a alguno/s de los asegurado/s: Se deberán realizar dos operaciones distintas: Realizar un movimiento de Alta por Pase de la Compañía a la póliza que la o las personas desean pasarse A continuación, realizar Baja Total en la cuenta a la cuál el titular y/o los otros asegurados dejará/n de pertenecer. IMPORTANTE Ambos formularios deberán ser entregados conjuntamente y se confeccionarán en el mismo momento. Deberán estar presentes el titular de la Cuenta Existente y el Nuevo Titular Pases de Seguro Colectivo a Grupal: Se deberá adjuntar a la solicitud: La solicitud de Baja Total del Seguro Colectivo, consignando firma del titular. El comprobante de pago del Seguro Colectivo Pase de una cuenta existente a otra cuenta existente: Se deberá adjuntar a la solicitud: La solicitud de Baja Total de la cuenta o Baja de Asegurados de la cuenta anterior firmada por su titular. El Alta en la nueva cuenta, firmada por el nuevo titular. IMPORTANTE Ambos formularios deberán ser entregados conjuntamente y se confeccionarán en el mismo momento Altas Por Pase de otra empresa Versión: 07/2014 7

8 Se deberán respetar las condiciones de Asegurabilidad para el titular y los asegurados La fecha de cobertura en la compañía estará supeditada a que se pueda corroborar el estado de pagos en la compañía anterior La documentación requerida para este movimiento es la siguiente: Recibo de pago del mes anterior en la otra empresa. Comprobante de que todas las personas que solicitan el seguro estaban aseguradas en la otra compañía. Declaración Jurada de Salud. IMPORTANTE Esta documentación deberá ser entregada conjuntamente. NOTA Cuando en el momento de realizar un Alta el asegurable notifique poseer otro u otros seguros tanto con la Compañía como con otras empresas, se requerirá autorización expresa de la Gerencia Comercial, previo análisis Declaración Jurada de Salud. de la 1.6. Baja Total Se realiza cuando el titular de una cuenta solicita el cierre total de la misma para dar de baja el seguro. En observaciones consignar el/los motivo/s por que se dio de baja a la cuenta. IMPORTANTE La baja debe ser realizada por el titular personalmente. 1.7.Baja de Asegurados Cuando el titular de una cuenta desea que un miembro del grupo no esté más asegurado. IMPORTANTE La baja debe ser realizada por el titular personalmente Baja de Riesgos Versión: 07/2014 8

9 Esta operación se presenta cuando el asegurado titular quiere dar de baja una cláusula o riesgo adicional asegurado al producto principal. IMPORTANTE -Debe realizarla el titular personalmente. -Sólo podrán darse de baja las cláusulas opcionales, no las obligatorias Alta, Baja y Cambio de Beneficiario Se realizará cuando el titular de la cuenta quiera cambiar el beneficiario, o también cuando se quieran agregar otros, ya que puede haber tantos beneficiarios como se desee. En caso de que trate de una incorporación y no de una modificación, se deberá aclarar en el espacio destinado a observaciones. IMPORTANTE -Debe realizarla el titular en persona. -La fecha de aceptación o contrato es coincidente con el día de confección de la solicitud de modificación Corrección de Datos Lo realiza el titular en persona manifestando su voluntad de modificar algún dato de la cuenta como el nombre de algún asegurado, domicilio, documento, fecha de nacimiento, edad, etcétera. Aclarar en observaciones qué es lo que se modifica Cambio de Titularidad: Deberán concurrir conjuntamente el titular y su sucesor Colocar lugar y fecha del día y especificar en el formulario si se trata o no de una corrección de datos El que suscribe, es el contratante o antiguo titular. Versión: 07/2014 9

10 Colocar fecha de contrato, según corresponda a su emisión Consignar número de cuenta En observaciones colocar si se trata de un cambio de titularidad y deberá firmar el antiguo titular En el cuadro de participantes escribir todos los datos del nuevo titular, vigencia inmediata y capital que le corresponde. Si el capital es mayor, se dará la carencia propia de tal Al dorso firmará el nuevo titular Si se quiere realizar cualquier otro movimiento, se deberá confeccionar otra solicitud; por ejemplo cambio de domicilio. Si se va a designar un nuevo beneficiario, deberá además aclarar en observaciones PROCESO N 7: CONTROL EFECTUADO A LA SOLICITUD DE INCORPORACIÓN 1. Agencia - Administrativo / Operativo 1.1. Se tendrá en cuenta: La solicitud debe tener el nombre del contratante manuscrito Debe estar confeccionada con letra clara y sin borrones, de lo contrario deberá ser aclarado en el campo observaciones Fecha de la solicitud: que corresponda con la emisión Número de Póliza: que esté colocado y que corresponda con la cuota y con el capital vendido Número de Productor: debe estar colocado en el casillero correspondiente No se recibirán solicitudes con inscripciones en los márgenes Datos del Solicitante: deben estar completos. No deben existir casilleros en blanco. Los casilleros sin datos deben estar anulados con una línea Fecha de contrato: debe estar colocada y ser la correcta. En caso de no estar colocada, la solicitud será rechazada por personal de Producción. Versión: 07/

11 Participantes incluidos en la solicitud: El primer participante (titular) debe ser el solicitante, mayor de 18 de edad y menor a la edad máxima permitida para la póliza (excepciones con autorización firmada en la solicitud por personal autorizado), o menor emancipado. En el caso de los menores mayores de 18 años, éstos podrán contratar seguros sobre su vida, sólo si designan beneficiarios a sus ascendientes, descendientes, cónyuge o hermanos, que se hallen a su cargo (Art Ley de Seguros N ) Deben estar todos los campos llenos y sin errores, salvo que en las observaciones estén salvados éstos y firmados por el solicitante Que los hijos menores de un año tengan capital establecido en la póliza Que el vencimiento de la próxima cuota esté colocado y sea el correcto Que estén correctamente colocados los rangos de edades, con sus respectivas vigencias. La omisión de un rango de edades será motivo para que el personal de Producción rechace la solicitud Si figura el beneficiario, que esté asentado el número de documento y que sea distinto del titular Que esté colocado el lugar y la fecha en los lugares correspondientes, no omitir ninguno Confeccionar el Recibo Manual (Ver Anexo 1) y verificar que la fecha sea coincidente con la cuota mensual inicial consignada en el formulario. Controlará que el importe cobrado sea el correcto En caso de ser pase, debe estar consignado de cuenta proviene y el último mes pagado y la fotocopia del comprobante del pago debe estar abrochada a la solicitud. Para pases de otra empresa se deberán adjuntar las constancias que acrediten haber estado asegurado en otra empresa de Seguros En una Solicitud para Seguro Colectivo, el dorso (en "Contratante"), deberá estar el nombre del convenio y en el frente la firma del solicitante (en "Firma del Titular") y la firma del Productor, en el lugar indicado. En una contratación individual, que esté firmada por el titular de la cuenta y el productor Cláusulas Adicionales: Versión: 07/

12 Debe estar colocado el capital Debe estar aclarado si el titular es zurdo, debe colocarse una cruz. La falta de este dato se toma como que el titular es diestro Deben estar las firmas en los lugares correspondientes, tanto del titular como del cobrador / comercial. IMPORTANTE: El incumplimiento de alguna de estas pautas producirá el rechazo automático de la solicitud por parte del operativo. Se deberá realizar el proceso de rechazo correspondiente que deberá ser realizado en el término de 48 (cuarenta y ocho) horas; contadas desde la fecha que se rinde la solicitud. PROCESO N 8: RECHAZO DE SOLICITUDES DE INCORPORACIÓN 1.Agencia - Administrativo / Operativo 1.1. La ausencia de algunos de los items mencionados en el Proceso N 7 producirá el rechazo de la Solicitud Se entregará la Solicitud al Comercial o Productor El Comercial o Productor deberá comunicarse con el asegurado para completar los datos faltantes. Continúa el Proceso N 7. PROCESO N 9: CARGA DE SOLICITUDES DE INCORPORACIÓN 1. Agencia - Administrativo / Operativo 1.1. Recibirá la siguiente documentación: Original de las Solicitudes rendidas o los tres cuerpos de aquellas Anuladas. El Triplicado de la Solicitud será entregado al Asegurado, el duplicado será para el productor o comercial, para su control y el original será archivado por la Sección Producción Original del Comprobante de Rendición Diaria de solicitudes (Ver Anexo 2) Duplicado del Recibo Manual adjuntado a la Solicitud con Boleta de Depósito. La Boleta de Depósito podrá incluir hasta diez solicitudes Sellará (sello fechador) las Solicitudes recibidas. Versión: 07/

13 1.3. Verificará que las Solicitudes entregadas sean exactamente las rendidas (verificará los números de Solicitud, de Boleta de Depósito y de Recibo Manual, receptados en la Rendición Diaria coincidan) Controlará que las Solicitudes tengan todos los campos llenos y todos los documentos que deben acompañar la misma. Si rechaza la Solicitud en esta etapa previa al ingreso de datos: Colocará en las dos copias de la Rendición la leyenda "Rechazada" al lado del número de la Solicitud que posea esta condición Una vez que la Solicitud supere el proceso de control, cargará los datos en el sistema. Las Solicitudes anuladas, se darán de baja en el sistema Si no hubo problemas en la carga, colocará el número de lote y el número de cuenta en la Solicitud en el margen superior derecho Luego de cargar las Solicitudes, cerrará el lote. IMPORTANTE: No deberá cerrar el lote hasta constatar que los datos están correctamente cargados. Para realizar el control podrá imprimir el cierre total del lote con el Visor de Reporte Las operaciones realizadas ingresan en una Base de Datos, una vez al mes se ejecuta un proceso que las filtra y las ingresa al Registro de Emisión de Pólizas el cual es llevado en forma digitalizada Imprimirá la Rendición de Colocación por cada Productor, si fuera emitido con o sin importes monetarios, a través de la Boleta de Depósito rendidas en el lote Comparará el total del "Importe Neto" del Comprobante de la Boleta de Depósito con el "Importe Cobrado" de la Rendición de Colocación Firmará las dos copias de la Rendición de Colocación Archivará una copia de la rendición de Colocación y otra del Detalle Enviará a Archivo la siguiente documentación: La Rendición de Colocación El detalle de Rendición de Colocación Enviará las solicitudes cargadas a Casa Matriz, Sección Producción. PROCESO N 10: RECEPCIÓN DE SOLICITUDES EN CASA MATRIZ Versión: 07/

14 1. Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Sección Producción 1.1.Recibe de las agencias las solicitudes para su control y archivo. PROCESO N 11: ENTREGA DE CERTIFICADOS DE INCORPORACIÓN 1. Casa Matriz - Subgerencia Operativa - Sección Producción 1.1. Una vez cargadas las Solicitudes, se imprimen los respectivos Certificados de Incorporación, según corresponda: Si se trata de un nuevo asegurado se procederá a la impresión del Certificado de Incorporación (Ver Anexo 3 y 4) el cual tiene adosado el correspondiente recibo de pago En caso de tratarse de modificación en la base de datos, una vez al mes se emite el Certificado de Incorporación (Ver Anexo 5 y 6) De haberse presentado las modificaciones mencionadas en el punto anterior, deberán cargarse en el sistema Se entregan los certificados a los productores matriculados o a los comerciales según corresponda, para su posterior distribución entre los asegurados Los certificados de incorporación se confeccionan en papel con membrete de la aseguradora, se enumeran y registran cronológicamente por sistema Las operaciones realizadas ingresan en una Base de Datos, una vez al mes se ejecuta un proceso que las filtra y las ingresa al Registro de Incorporación de Certificados o al Registro de Anulación de Certificados los cuales son llevados en forma digitalizada. PROCESO N 12: APROBACIÓN / RECHAZO DE LA DECLARACIÓN JURADA DE SALUD 1. Comercial - Productor Versión: 07/

15 1.1. Una vez confeccionada la Declaración Jurada de Salud y atento al Manual de Suscripción Médica de Vida, ya que existen excepciones, el productor enviará la misma a Auditoría Médica. 2. Auditoría Médica 2.1. Emitirá su dictamen de acuerdo a lo establecido en el Manual de Suscripción Médica de Vida Entregará la Declaración al Suscriptor de Vida. NOTA: Los formularios que se adjuntan a continuación son sólo ejemplificativos, por lo cual los mismos podrán ser modificados por el sector correspondiente sin que ello implique que se ha introducido una reforma al manual de procedimiento. Versión: 07/

16 ANEXO 1: RECIBO MANUAL Versión: 07/

17 ANEXO 2: RENDICIÓN DIARIA DE VIDA PLUS Versión: 07/

18 ANEXO 3: CERTIFICADO DE INCORPORACIÓN CON RECIBO (FRENTE) Versión: 07/

19 ANEXO 4: CERTIFICADO DE INCORPORACIÓN CON RECIBO (DORSO) Versión: 07/

20 ANEXO 5: CERTIFICADO DE INCORPORACIÓN (FRENTE) Versión: 07/

21 ANEXO 6: CERTIFICADO DE INCORPORACIÓN (DORSO) Versión: 07/

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OBJETIVO Describir el procedimiento de Recepción de Propuesta de Cobertura, Emisión y Entrega de Certificados de Cobertura y Pólizas. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: RECEPCION DE PROPUESTAS DE COBERTURA. EMISIÓN Y ENTREGA DE CERTIFICADOS DE COBERTURA Y PÓLIZAS - RENOVACIÓN DE POLIZAS SEGUROS GENERALES Y SEGUROS DE PERSONAS EXCEPTO VIDA PLUS

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