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1 CRS- GUIA RÁPIDA Conozca el manejo básico del Sistema Central de Reservaciones (CRS). En las próximas 10 páginas aprenderá como ingresar al sistema, consultar reservaciones, actualizar tarifas y disponibilidad, cerrar fechas, conciliar e imprimir facturas. Para conocer la funcionalidad completa del sistema le sugerimos consulte el Manual de Usuario, el cual puede descargar aquí. CONTENIDO Sistema Central de Reservaciones (CRS) Ingresar al sistema Problemas de Acceso Interfaz del sistema Consultar Reservaciones Verificar reservaciones Manejo Básico de Tarifas Crear una tarifa Modificar una tarifa Eliminar una tarifa Actualizar disponibilidad y cierre de fechas Modificar la disponibilidad Cerrar fechas Conciliar Facturas Imprimir Facturas... 9 Información para Contacto /10

2 Sistema Central de Reservaciones (CRS) El CRS es un sistema mediante el cual podrá controlar la disponibilidad de sus habitaciones, tarifas y consultar las reservaciones generadas a través de su página Web, los sitios de UniVisit.com/Viaju.com y sus canales de distribución (visitmexicohotels.com, visitehotelesdemexico.com, y globalizadores 1 ). Cualquier cambio realizado en el CRS; actualizar tarifas, inventario de habitaciones, configuración, etc., será reflejado inmediatamente en todos los canales de distribución UniVisit. Características del CRS: Sencillo sistema totalmente gráfico y seguro que se accede mediante un Navegador de Internet. Capacidad de consolidar y de controlar un solo inventario del hotel para todos los canales de distribución. Concentra todas las reservaciones recibidas por Internet a través de los diferentes canales. Creación y mantenimiento de tarifas y disponibilidad en tiempo real aseguran la cotización actualizada en todos los canales de distribución. 1. Ingresar al sistema El acceso al CRS puede realizarse desde cualquier computadora con conexión a Internet, utilizando el navegador Internet Explorer, escriba la siguiente dirección https://crs.univisit.com/ratemanager, donde deberá ingresar el correo electrónico y contraseña proporcionada por UniVisit. 1.1 Cuenta de acceso Para acceder al sistema de CRS, deberá proporcionar la información que le fue previamente enviada por el equipo de UniVisit al momento de la activación de sus servicios en donde se detalla el correo electrónico registrado y su contraseña de acceso. Ilustración 1. Ingresando al CRS. 1.2 Recuperar Contraseña Si no recuerda su contraseña, acceda a la liga Olvido su contraseña?, en donde habrá de rectificar su correo electrónico registrado y al cual le será enviada nuevamente la información de acceso al CRS. Ilustración 2. Recuperando la contraseña. 1.3 Cambiar Contraseña. Una vez que haya ingresado al CRS puede colocar una contraseña más fácil de recordar, Para cambiar la contraseña, utilice el menú Herramientas/Cambiar contraseña. 1 Sólo si contrató el paquete que incluye el servicio de globalizadores (GDS). 2/10

3 2. Problemas de Acceso Si presenta problemas con el acceso al CRS, por favor contacte a nuestro equipo de atención a clientes a través de nuestro correo electrónico o al teléfono 01 (612) Interfaz del sistema Descripción de la interfaz Botones Idioma Permite cambiar el idioma del sistema español / ingles. Identificación El sistema identifica el Hotel y usuario actual del sistema. Menú del Sistema Permite navegar entre cada una de las opciones del sistema. Tareas comunes Facilita el acceso a las principales acciones en el sistema. Recordatorios Reserv. No verificadas Informará automáticamente sobre acciones pendientes de realizar. Enlista las últimas reservaciones pendientes de verificar. 3/10

4 4. Consultar Reservaciones En el listado de reservaciones podrá consultar las reservaciones en un rango de fechas, opcionalmente mostrarlas por tipo de habitación o hacer una búsqueda por nombre del cliente, estado de la reservación o número de confirmación generado en el portal, UniPantalla o GDS. Por omisión, se muestran las reservaciones a llegar dentro de un mes, cambie las fechas y seleccione Enviar consulta para consultar reservaciones dentro de otros periodos. Se desplegaran hasta 15 reservaciones por página. También puede buscar por fecha en que se hizo la reservación o fecha de salida (check out), cambie la opción en el recuadro Buscar por, dependiendo la opción seleccionada las fechas Desde y Hasta serán tomadas en cuenta. Opción: Reservaciones/Verificar reservaciones o en la página de inicio/consultar mis reservaciones. Páginas. Total Nota: Al seleccionar el número de reservación se mostrará el detalle de la reservación, podrá identificar el origen de la reservación, los datos del cliente, la tarjeta de crédito y las preferencias del cliente. Cuando la reservación fue generada por una fuente GDS (Worldspan, Amadeus, Galileo, Apollo), no se mostrará el código de seguridad de la tarjeta, ya que los GDS no guardan dicho dato. Tip: Para imprimir el detalle completo de la reservación, presione clic derecho sobre la pantalla Detalles de Reservación y seleccione imprimir. Importante: En caso de que su hotel necesite hacer un cargo a la tarjeta de crédito del cliente, previo a su llegada, necesitará tener una terminal de tarjetas que le permita hacer cargos sin el código de seguridad de la tarjeta, hable con su banco para que le proporcione este privilegio, esto solo cuando la reservación se haya generado por un GDS. Si la reserva proviene de una fuente como UniPantalla o Portales UniVisit ésta contendrá el código de seguridad de la tarjeta. 4/10

5 5. Verificar reservaciones Esta opción permite al hotel verificar las reservaciones pendientes y relacionarlas con el número de reservación generado por el sistema interno del hotel, así el hotel podrá llevar un mejor control, asegurándose que ya ingresó la reservación a su sistema o a su libro de reservaciones. Opción: Reservaciones/Verificar reservaciones o desde la página de inicio Revisar y relacionar reservaciones con mi sistema. Nota: En la columna verificar active la casilla y coloque en el recuadro el número de reservación generado por el sistema interno del Hotel o algún texto que indique que fue revisada, por ejemplo: ok, pasada al libro, etc. Después presione guardar. A partir de ese momento ya no aparecerán las reservaciones NO verificadas en la página de inicio, pero podrá consultarlas desde la opción Consultar Mis reservaciones o Reservaciones/Listado. 5/10

6 6. Manejo Básico de Tarifas El sistema permite configurar las tarifas de las habitaciones para una o múltiples temporadas. Cada tarifa será identificada por la habitación y el plan tarifario aplicable. Así también puede establecer el precio por el costo total de la habitación o configurarlo en base al número de ocupantes de la misma. Opción: Tarifas/Tarifas de Habitación o desde la página de Inicio / Actualizar mis tarifas. Mostrará la siguiente pantalla: Sección A Sección B Sección C Sección A. Seleccionar Habitación/Plan. Antes de crear o modificar una tarifa debe consultar las tarifas de la habitación. Seleccione el tipo de habitación, después presione Cargar. Opcionalmente puede filtrar las tarifas por Plan Tarifario. Sección B. Tabla de tarifas Muestra las tarifas de la habitación seleccionada. Se desplegaran hasta 5 renglones de tarifas, si la habitación tiene más de 5 temporadas, aparecerá números de páginas en la esquina superior derecha de la tabla, para visualizar al resto de las tarifas. Sección C. Definición de Tarifas En este apartado ingrese los datos para crear una nueva tarifa o cambie los datos de la tarifa que haya elegido editar. Esta sección por omisión esta lista para crear una nueva tarifa, a menos que haya seleccionado editar. Para cancelar la acción actual seleccione el botón Nuevo o cargar. 6.1 Crear una tarifa Primero consulte las tarifas de la habitación (sección A). Después en la sección C haga lo siguiente: 1. Seleccione el plan tarifario (RACK para tarifa normal). 2. Seleccione la fecha desde y hasta que aplicará la tarifa. Seleccione para agregar el periodo a la lista Tarifas para fechas. Puede agregar múltiples periodos para los cuales aplicará el mismo precio. 3. Escriba los precios para: a. Adultos: Es el precio por todos los adultos que ocupen la habitación. Si su hotel ofrece precios según el número de personas que ocupen la habitación, seleccione mostrar tarifas por ocupación, para detallar cada uno de los precios en la tabla inferior, se omitirá el precio colocado en el campo Adultos. b. Niños: Es el precio por todos los niños en ocupación normal de la habitación. c. Adulto Extra: es el precio por cada adulto extra que se sume a la ocupación normal 2. d. Niño Extra: es el precio por cada niño extra que se sume a la ocupación normal. 4. Seleccione Guardar. Verifique que aparezca la (s) tarifa (s) creada (s) en la tabla. 2 La ocupación normal de una habitación se estableció en el proceso de implementación del hotel, por lo que no podrá realizarse una reservación de una habitación si sobrepasa la ocupación máxima permitida. 6/10

7 6.2 Modificar una tarifa 1. Consulte las tarifas para la habitación (sección A) 2. Seleccione editar en el renglón de la tarifa (sección B). El renglón se sombreará de color azul. Se desplegarán los datos en los cuadros de texto (sección C) 3. Puede agregar periodos de aplicación de la tarifa o eliminarlos. 4. Modifique los precios si es necesario. Opcionalmente seleccione Mostrar tarifas por ocupación para detallar los precios en base a la ocupación. 5. Seleccione Guardar, para almacenar los cambios. Verifique en la tabla que la tarifa ha sido actualizada. 6.3 Eliminar una tarifa Consulte las tarifas de la habitación. Una vez mostrada la tarifa en la sección B, seleccione Eliminar. Se mostrará un mensaje de confirmación, responda Si. Mensajes de Error Este mensaje puede mostrarse cuando intenta agregar un periodo (sección C) y significa que esta intentando agregar un periodo de fechas que esta contemplado en un periodo que ya agregó a la lista Tarifas para fechas. Importante: Es requisito indispensable tener definidas las tarifas de las habitaciones para que el cliente pueda hacer una reservación. Gran cantidad de clientes hacen sus reservaciones con bastante tiempo de anticipación, por lo que le recomendamos tener definidas sus tarifas en un lapso de un año o mayor; en base a la fecha actual, y así evitar perder reservaciones. Nota: Si desea conocer a fondo el manejo de tarifas, le recomendamos consultar el Manual de Usuario CRS. 7/10

8 7. Disponibilidad de habitaciones y cierre de fechas El sistema lleva automáticamente el control de disponibilidad de habitaciones, es decir, si usted tiene un total de 10 habitaciones disponibles y tiene 3 reservaciones, restan 7 habitaciones disponibles, cuando se termine la disponibilidad (sea igual a cero), ya no recibirá más reservaciones. Es por eso que puede cerrar fechas colocando a cero el número de habitaciones disponibles. Opción: Habitaciones/Inventario o desde la página de inicio Actualizar inventario de habitaciones. Mostrará un calendario mensual, al inicio se muestra el inventario para Todas las habitaciones. En cada fecha del calendario se muestra la tarifa, 0/15 significa 0 reservaciones y 15 habitaciones disponibles. Presione Mostrar Opciones para ver el siguiente apartado, seleccione la habitación y el mes para el cual desea mostrar el inventario. 7.1 Modificar la disponibilidad Seleccione la habitación para la cual quiere cambiar el número de habitaciones disponibles, en el apartado Cambiar datos por Intervalo, seleccione la fecha de desde y hasta que aplicará, en el recuadro habitaciones escriba el numero de habitaciones y presione el botón Guardar Disp. Verifique en el calendario que se haya actualizado la información de disponibilidad. Ejemplo: En la siguiente pantalla actualizaremos la habitación D2D Double Room a 5 habitaciones en fechas del 15 al 30 de abril. Definición 7.2 Cerrar fechas El procedimiento para el cierre de fechas es semejante al de modificar la disponibilidad, ya que básicamente se establece el inventario de Todas las habitaciones a cero. En el campo Tipo de habitación debe seleccionar Todas, seleccione la fecha de desde y hasta que aplicará, en el recuadro habitaciones escriba cero y presione el botón Guardar Disp. Verifique en cada una de las fechas cerradas en el calendario muestre 0/0. Nota: Puede realizar el cierre de fechas aunque haya reservaciones en algunas fechas, cuando cierre las fechas mostrará números negativos los días que existan reservaciones, por ejemplo 0/-2 si tiene 2 reservaciones para ese día. 8/10

9 8. Conciliar Facturas Cuándo debo conciliar? La conciliación de facturas deberá elaborarse los días primeros de cada mes, siempre y cuando haya recibido reservaciones en línea en el mes anterior inmediato. Deberá elaborar la conciliación antes de la fecha límite indicada, de no realizarla, el sistema tomará como correctas todas las reservaciones y se incluirán las comisiones correspondientes en la factura. Cuál es el objetivo de conciliar? La conciliación le permitirá realizar ajustes en el número de noches de la reservación o registrar que un cliente no llegó (No Show). Opción: Comisiones/Conciliar facturas Las reservaciones tienen como estado inicial correcto. Para cambiar el estado seleccione el botón Corregir. Cambie el estado y seleccione el botón actualizar. Seleccione Guardar Conciliación para almacenar los cambios y continuar conciliando posteriormente. Seleccione Terminar Conciliación para guardar y finalizarla por completo. Una vez terminado esto no podrá realizar más cambios a la factura, después de terminar la conciliación estará lista su factura para imprimir. 8.1 Imprimir Facturas Permite abrir o descargar las facturas electrónicas generadas por UniVisit, la factura estará disponible después de que haya terminado la conciliación. Si no realizó la conciliación, entonces estará disponible un día posterior a la fecha límite para conciliar. Opción: Comisiones/Imprimir facturas Se listarán todas las facturas que UniVisit haya generado para su hotel y estarán disponibles en todo momento. Seleccione el icono Rojo, descargar PDF. Se abrirá una ventana, seleccione abrir o guardar. Importante: Para poder abrir la factura, deberá tener instalado en su computadora un programa que permita abrir archivos tipo PDF, como Acrobat Reader. Descargue Acrobat Reader en: sp/adberdr709_dlm_es_es.exe 9/10

10 UV Información para Contacto Su satisfacción es nuestra razón de ser. Deseamos ofrecerle el mejor servicio con atención rápida, amable y calificada. Ayúdenos a servirle utilizando los canales de comunicación adecuados que tenemos a su disposición: Conmutador Nuestra atención telefónica es de Lunes a Viernes de 8:00 a 15:30 hrs., (Hora del Pacífico -7 GMT), Sábados 8:00 a 13:00 hrs. (Hora del Pacífico -7 GMT), al teléfono: (612) Implementación Contrato servicios de representación en UniVisit? Su Hotel está en proceso de implementación? Desea conocer en qué proceso va su Hotel? Nuestra área de implementación se pone directamente en contacto para darle seguimiento a su solicitud de registro de servicios, como también le solicita información general de su hotel que debe completarse para que su servicio sea activado. Soporte Técnico Tiene dudas sobre el uso de las características de su servicio?, Tiene algún problema que no le permita usar el servicio? Recuerde que nuestro Departamento de Soporte Técnico está disponible los 365 días del año a través de nuestro correo electrónico ó Puede contactarnos a través del servicio de telefonía gratuita por Internet Skype (Nuestro código es: UVLearning y UVLearning_anabel), Para atender cualquier problema o duda técnica que se le presente. Atención a Clientes Tiene alguna duda sobre su estado de cuenta, facturación o pago de su servicio? Comuníquese a nuestra área de Atención a Clientes en donde con gusto le brindaremos la atención debida Somos su socio de negocios y tomamos muy en serio a nuestros clientes. Una vez más le agradecemos su confianza y le damos la más cordial bienvenida, no sin antes desearle mucha suerte y éxito en su nuevo canal de reservaciones a través de UniVisit. Atentamente, El Equipo de UniVisit Líder de Representación de Hoteles en México UniVisit.com S.A. de C.V. 10/10

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