PROCESO DE ACCESO DEL ESTUDIANTE

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1 PROCESO DE ACCESO DEL ESTUDIANTE Elaborado por: Fecha Revisado por: Fecha Aprobado por: Fecha Firma Firma Firma Página 1 de 11

2 ÍNDICE 1.- OBJETO ALCANCE NORMATIVA DEFINICIONES DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO UNIDADES IMPLICADAS DOCUMENTOS DIAGRAMA SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO DE CAMBIOS ANEXOS... 9 Página 2 de 11

3 1.- OBJETO El objeto de este proceso es describir el sistema por el que se incorporan los nuevos estudiantes a la des Servicio Extremeño de Salud (EESES), perteneciente a la Consejería de Sanidad y Dependencia de la Junta de Extremadura (centro adscrito a la UEx). 2.- ALCANCE Este documento es de aplicación a todos los estudiantes que solicitan su ingreso en la EESES para cursar los estudios de Grado en, que es la única titulación que imparte la misma. 3.- NORMATIVA Estatal Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación. LOU. Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. LOUNLU. Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001. R.D. 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales. RD 861/2010, de 2 de Julio, por el que se modifica el Real Decreto 1393/2007. R.D 69/2000, de 22 de enero, sobre oferta de plazas en las universidades españolas. R.D. 1892/2008, de 14 de noviembre, por el que se regulan las condiciones para el acceso a las enseñanzas universitarias oficiales de grado y los procedimientos de admisión a las universidades públicas españolas. Orden EDU/1434/2009, de 29 de mayo, por la que se actualizan los anexos del R.D. 1892/2008, de 14 de noviembre, por el que se regulan las condiciones para el acceso a las enseñanzas universitarias oficiales de grado y los procedimientos de admisión a las universidades públicas españolas. L.O.P.D (Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal) Normativa Universitaria. Decreto 65/2003, de 8 de mayo, por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad de Extremadura. Convenio de adscripción de la Escuela Universitaria de de Badajoz a la UEx. Consejo de Gobierno de la UEx de 18 de febrero de Calendario oficial de la UEx para selectividad, pruebas para mayores de 25 años, preinscripción, matrícula y similares. Normas de Preinscripción y Matrícula para titulaciones impartidas en la UEX. 4.- DEFINICIONES Admisión: Conjunto de actividades planificadas dirigidas a alumnos potenciales, que deseen iniciar sus estudios de enfermería; en ellas, se proporciona información sobre la oferta formativa de la EESES. Página 3 de 11

4 Matrícula: Proceso mediante el cual la persona admitida, según normativa y plazos aplicables, se convierte en estudiante de la UEx y de la EESES, beneficiándose de su servicio educativo con los derechos y deberes inherentes al mismo. Selección: Descripción conceptual (cuantificada en una nota numérica) de las características del alumno de nuevo ingreso en términos de conocimientos, habilidades y actitudes favorables para cursar y terminar con mayores posibilidades de éxito los estudios que inicia. 5.- DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO 5.1. Desarrollo de las acciones: En la EESES, por ser un centro pequeño, la responsabilidad de la secretaría Administrativa y de Estudios, las desempeña la misma persona. A. Administrativa: Una vez concluidos los estudios y/o las pruebas de selección mediante los que se accede a la universidad, y aportada la documentación y la calificación obtenida, los aspirantes siguen los trámites y tiempos de PREINSCRIPCIÓN designados por la UEx., eligiendo por orden de preferencia, la titulación y el centro que desean (en caso de que la misma titulación se imparta en más de un centro). La EESES recibe de la UEx las listas de admitidos (PAES_EESES_D001) y de espera (PAES_EESES_D002) de aquellos alumnos que han solicitado plaza en el centro. También recibe una comunicación (PAES_EESES_D003) de la Universidad donde se anuncian las fechas de matriculación (generalmente en julio) y las condiciones generales de la misma. En este plazo y fecha los aspirantes, formalizan su matrícula definitiva o condicional (en caso de tener solicitada plaza en otra titulación o centro como opción anterior). Existe un porcentaje de los aspirantes que eligieron el título y el centro como primera opción y realizan su matrícula definitiva en la segunda quincena de julio. De igual forma, algunos aspirantes se matriculan en este periodo pero lo hacen condicionalmente, porque la EESES fue la segunda opción que eligieron y esperan conseguir plaza en otra titulación o centro (si surgiera alguna vacante) en los llamamientos de septiembre En el mes de septiembre, en un primer momento, se asignan las plazas vacantes que no se ocuparon en la matrícula de julio, más las de algunos que realizaron matrícula condicional en ese mes, y que hayan conseguido otra vacante en otra titulación; para ello renuncian a la plaza por escrito, correo electrónico o fax. (PAES_EESES_D004). Una vez concluido el primer periodo de matriculación, las plazas no ocupadas se ofertan en un LLAMAMIENTO GENERAL que se desarrolla en el centro con un día y hora fijados y anunciados convenientemente (PAES_EESES_D005). En el llamamiento general que es de carácter presencial, se confecciona una nueva relación nominal de alumnos (PAES_EESES_D006) por estricto orden de puntuación en su calificación de acceso, y con la condición de estar presentes en la sala (el interesado o persona con autorización). Se levanta acta de la sesión a la que acuden la secretaria de estudios y un administrativo de la secretaría (PAES_EESES_A_I). En los días siguientes se abre el segundo periodo de matrícula y se procede a la matriculación de aquellos alumnos que hayan obtenido plaza en la sesión de llamamiento general, hasta cubrir todas las vacantes y completar la oferta de plazas para la titulación. Página 4 de 11

5 También se atiende la incorporación de estudiantes que hayan iniciado los estudios de la titulación en otro centro y soliciten traslado para continuar estudios en la EESES. Los aspirantes solicitan el traslado (PAES_EESES_D008) en la secretaría del centro en el mes de julio, y se asignan las plazas vacantes, si las hubiere, a las que se le suma el cinco por ciento de las plazas ofertadas en primer curso. Las peticiones se atienden siguiendo criterios marcados por la UEx, en razón de haber completado el curso anterior y de las calificaciones obtenidas en el mismo. Para la asignación de estas plazas, se reúne la Comisión de Traslados en septiembre y estudia las solicitudes y el número de vacantes, y las otorga siguiendo los referidos criterios. La secretaria, que actúa como secretaria de la comisión, levanta acta (PAES_EESES_A_II) y comunica la decisión adoptada positiva para que el alumno realice su traslado de expediente y su matrícula para el nuevo curso. A aquellos solicitantes a los que se les deniega el traslado, se les comunica por escrito, explicando las razones (PAES_EESES_D009) B. de Estudios: Durante el proceso de matriculación la Secretaria de Estudios informa a aquellos que lo soliciten (aclaraciones o dudas que no pudo solucionar el PAS) sobre situaciones especiales de los alumnos: convalidaciones y adaptaciones de plan de estudio, traslados de expedientes, etc Evaluación: Análisis de los resultados. La finalización de este proceso coincide con el cierre de la matrícula en la fecha que indica la UEx. La secretaría comprobará que se han cubierto todas las plazas ofertadas asignándolas a las personas con derecho a ello. El proceso se somete a los indicadores de evaluación previamente establecidos. (PAES_EESES_A_IV). Número de alumnos que se matricularon habiendo pedido el centro como primera opción. Número de alumnos que se matricularon habiendo pedido el centro como segunda opción. Número de matrículas condicionales. Número de plazas vacantes anteriores al llamamiento de septiembre. Número de solicitudes de traslado Número de plazas asignadas por traslado. Nota de corte más alta de todos los matriculados. Número de corte más baja de los alumnos matriculados. 6.- UNIDADES IMPLICADAS Dirección Unidad/Órgano Puesto/Responsable Descripción de tareas de Estudios Dirección de Estudios Recibir el informe del desarrollo de la actividad. Atender a los solicitantes de información de condiciones especiales. Página 5 de 11

6 Administración. de Estudios Dirigir y gestionar los llamamientos. Evaluar el proceso. Emitir informes. Recibir las listas de aspirantes. Realizar matrículas. 7.- DOCUMENTOS PAES_EESES_D001. Listado nominal de alumnos asignados a la EESES PAES_EESES_D002. Listado nominal de alumnos en espera. PAES_EESES_D003. Comunicación de la UEx sobre matriculación de estudiantes y plazos. PAES_EESES_D004. Renuncia de estudiante que no desea ocupar la plaza ofertada. PAES_EESES_D005. Convocatoria al llamamiento general. PAES_EESES_D006. Relación nominal de alumnos que acuden al llamamiento general. PAES_EESES_D007 Informe final sobre el proceso de matriculación de cada curso académico. PAES_EESES_D008: Solicitud de traslado desde otro centro a la EESES. PAES_EESES_D009: Comunicación de la no asignación de plaza por traslado. Página 6 de 11

7 8.- DIAGRAMA PROCESO DE ACCESO DEL ESTUDIANTE Marco de referencia: - Normativa de referencia INICIO Recepción de listados de admitidos, listas de espera, y calendario de matrícula remitidos por la UEx Administrativa. PAES_D001 PAES_D002 PAES_D003 Apertura plazo de matrícula Administrativa Marco de referencia: - Normativa de referencia INICIO NO Los admitidos se matrículan Solicitud de traslados Aspirante PAES_D008 PAES_D004 Renuncia a la plaza. Aspirante Estudio de solicitud de traslados Comisión de traslados Lista de espera PAES_D005 PAES_D006 Llamamiento general. Administrativa. SI Se aceptan los traslados SI NO Segundo periodo de matriculación Administrativa. Comunicación de no aceptación Secretaria PAES_D009 FIN Matrícula definitiva Administrativa PAES_D007 FIN Página 7 de 11

8 9.- SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN El seguimiento de este proceso (PA) lo realiza la secretaria de estudios que controla toda la documentación que llega de la UEx, así como el cumplimiento de todos los plazos de matrícula y los sucesivos llamamientos para asignar plaza a los aspirantes por orden numérico de sus calificaciones, para ello cuenta con la lista de seguimiento y evaluación del proceso. (PAES_EESES_A_III) Una vez finalizada toda la actividad y cerrado el plazo de matrícula, se evalúa por la Secretaria Administrativa la correcta matriculación e incorporación de los alumnos de nueva entrada. Se realiza una encuesta a los usuarios para que manifiesten su satisfacción o las dificultades encontradas en el desarrollo del proceso. (PAES_EESES_A_V) y se elabora un informe sobre el proceso de matriculación antes de que concluya el mes de octubre (PAES_EESES_D007). En el caso de detectar fallos en el proceso de asignación o matriculación, la Administrativa realiza una propuesta de mejora para el curso siguiente. (PAES_EESES_A_VI) ARCHIVO Identificación del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservación Listado nominal de alumnos asignados a la EESES. Papel o informático. (PAES_EESES_D001) Listado nominal de alumnos en espera (PAES_EESES_D002) Comunicación de la UEx sobre matriculación de estudiantes y plazos. (PAES_EESES_D003) Renuncia de estudiante que no desea ocupar la plaza ofertada. (PAES_EESES_D004) Convocatoria al llamamiento general. (PAES_EESES_D005) Relación nominal de alumnos que acuden al llamamiento general (PAES_EESES_D006) Informe final sobre el proceso de matriculación de cada curso académico (PAES_EESES_D007) Solicitud de traslado desde otro centro a la EESES (PAES_EESES_D008) Comunicación de la no asignación de plaza por Papel o informático. Papel o informático. Papel o informático. Papel o informático. Papel o informático Papel o informático Papel o informático Papel o informático. Página 8 de 11

9 traslado. (PAES_EESES_D009) 11.- HISTÓRICO DE CAMBIOS EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES REALIZADAS 1ª 16/11/2010 Documento inicial 12.- ANEXOS PAES_EESES_A_I. Acta del llamamiento general. PAES_EESES_A_II. Acta de la asignación de plazas por traslado. Indicadores de evaluación. PAES_EESES_A_III. Lista de seguimiento y evaluación del proceso. PAES_EESES_A_IV. Indicadores de la evaluación. PAES_EESES_A_V. Cuestionario para recoger la satisfacción de los usuarios. PAES_EESES_A_VI. Propuesta de mejoras para el curso siguiente. PAES_EESES_A_VII: Listado de verificación (Checklist) Página 9 de 11

10 ANEXO VII. Cuestionario de Verificación del Proceso de Acceso. 1.- Se ha recibido el listado de admitidos, la lista de espera y la comunicación sobre plazos de matriculación por parte de UEx? 2.- Se han realizado las matrículas definitivas o condicionales correspondientes al mes de julio? 3.- Los estudiantes que obtuvieron plaza y renunciaron a ella, lo hicieron por escrito? 4.- Se ha convocado a los incluidos en la lista de espera al llamamiento general para la asignación de plaza? 5.- La convocatoria ha sido suficientemente publicitada y con tiempo adecuado?. 6.- Se ha llevado a cabo el segundo plazo de matriculación? SI NO Observaciones 7.- Se ha abierto el plazo de solicitud de traslados a la EESES desde otros centros? 8.- Se ha reunido la comisión de traslados para adjudicar las plazas vacantes? 9.- Se ha comunicado a los aspirantes su no admisión del traslado? Comprobación de evidencias Documentos Sí No Observaciones Listado nominal de alumnos asignados a la EESES. (PAES_EESES_D001) Listado nominal de alumnos en espera (PAES_EESES_D002) Comunicación de la UEx sobre matriculación de estudiantes y plazos. (PAES_EESES_D003) Renuncia de estudiante que no desea ocupar la plaza ofertada. (PAES_EESES_D004) Convocatoria al llamamiento general. (PAES_EESES_D005) Relación nominal de alumnos que acuden al llamamiento general (PAES_EESES_D006) Página 10 de 11

11 Informe final sobre el proceso de matriculación de cada curso académico (PAES_EESES_D007) Solicitud de traslado desde otro centro a la EESES (PAES_EESES_D008) Comunicación de la no asignación de plaza por traslado. (PAES_EESES_D009) Página 11 de 11

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