Pliego técnico para la adquisicíon de la Herramienta de Inventario y Facility Management

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1 Pliego técnico para la adquisicíon de la Herramienta de Inventario y Facility Management LANBIDE requiere la adquisición de un sistema de información para la gestión integral de inmuebles en modalidad SaaS (Software as a Service), donde el soporte lógico del software y los datos que maneja se alojan en servidores de la empresa licitadora, a los que se accederá con un navegador web desde Lanbide. La empresa proveedora se ocupará del servicio de mantenimiento y del soporte del software usado por el cliente. Regularmente el software podrá ser consultado desde cualquier ordenador de Lanbide. Este sistema debe cumplir con los siguientes requisitos técnicos y funcionales: Aspectos técnicos: Los aspectos técnicos que debe cumplir el nuevo sistema son: - La aplicación debe ser totalmente funcional a través de la web, debe soportar todos los navegadores (Microsoft Internet Explorer, FireFox, Chrome, ) - La aplicación debe ajustarse al espacio de pantalla que disponga el usuario, de manera que la aplicación sea totalmente funcional en monitores de 15, 21 o más. - Se debe poder realizar el inventario de activos materiales mediante dispositivos móviles - El sistema debe contemplar la posibilidad de ser multidioma. - Debe existir un registro de las consultas y modificaciones que realicen los usuarios en las correspondientes fichas del sistema. - Se requiere que la aplicación realice una gestión de usuarios para dar a cada uno las autorizaciones correspondientes de consulta y/o modificación de cada activo. - Es sistema deberá garantizar que dos personas no puedan modificar a la vez un mismo registro de datos. Aspectos de Sistema y Comunicaciones - El adjudicatario debe disponer de un centro de proceso de datos que garantice la disponibilidad del sistema en el horario de oficina de LANBIDE - Se deben realizar copias de seguridad que garantice la recuperación total de los datos - Se debe utilizar una base de datos estándar - Aplicación tecnológicamente avanzada que permita integraciones con ostros sistemas - Producto estándar de mercado - La conexión deberá ser mediante https - Disponibilidad de al menos dos entornos: preproducción (durante la fase de implantación del sistema) y producción. - Disponibilidad de sistemas de protección / firewall que incluya: antivirus e IPS (Intrusion Prevention System). Requisitos funcionales

2 Aspectos genéricos - El sistema debe incorporar una interface de usuario agradable, fácil de utilizar y con capacidad de generar gráficos para la representación de la información. - El sistema debe mostrar la información estructurada de una manera clara, sencilla y que permita crecer en otros ámbitos de gestión. - Debe ser rápida y ágil en la gestión de los activos. - Posibilidad de que el usuario de la aplicación pueda en cualquier momento añadir atributos a los activos gestionados a parte de los que se definan durante el arranque del sistema. - El sistema debe incorporar la posibilidad de que el usuario pueda realizar sus propias extracciones de información, ya sea en formato PDF o en Ms Excel - Debe poder generar alarmas sobre cualquier condición MODULOS FUNCIONALES REQUERIDOS: 1. Gestión de bienes materiales. - El sistema debe permitir definir el inventario de activos en relación a la siguiente información: o Dirección principal o Dirección secundaria o Clasificación de tipo de activo o Uso del mismo. - Se requiere poder asignar la adscripción de los diferentes espacios de un inmueble a la estructura organizativa de LANBIDE. - Se requiere la posibilidad de adjuntar documentos de todo tipo a los inmuebles: Ms Excel, Ms Word, PDF, - Se requiere que los elementos de inventario estén ubicados dentro de la estructura de los inmuebles, ya sea a nivel de complejo, edificio, planta o dependencia. - Debe existir una clasificación jerárquica de los elementos de inventario que permita la gestión de mobiliario, instalaciones, equipamiento informático, vehículos, - Los activos deben vincularse al centro de coste del departamento/sección al que está asignados - Se debe permitir hacer el seguimiento del ciclo de vida del activo. - Se debe contemplar la gestión del inventario preferentemente mediante lectores de códigos de barras, permitiendo altas, bajas y traslados automáticos al consolidar la información. - Se requieren funcionalidades para la planificación de y ejecución de traslados masivos.

3 - Es necesario que la aplicación guarde información histórica de todos los cambios realizados sobre cada elemento de inventario. 2. Gestión de Espacios El sistema permitirá llevar a cabo un análisis de las superficies que componen los inmuebles de una organización, identificando las diferentes zonas, superficies, usos y adscripciones a determinadas áreas organizativas de la misma. 3. Gestión Gráfica El sistema preferiblemente deberá permitir enlazar la información gráfica (planos) con la información alfanumérica (base de datos). 4. Gestión Documental En relación a la gestión documental el sistema debe cumplir con las siguientes necesidades: - Posibilidad de que el usuario adjunte cualquier tipo de documento y vincularlo a cualquier ficha de elemento gestionado por la aplicación (inmueble, elemento de inventario, orden de trabajo, etc.). Debe permitir además asociar un mismo documento a más de un elemento (sin tener que duplicar el documento). - Permitirá establecer múltiples clasificaciones de la documentación. - Permitirá almacenar cualquier formato de documento: planos, fotografías, PDF, Ms- Word, MS-Excel, etc. - Los documentos quedarán almacenados en la propia base de datos del sistema. - Se podrán establecer restricciones de acceso según el tipo de usuario. - Podrá permitir informar la ubicación física de los documentos en el archivo (ubicación, contenedor, caja, carpeta). 5. Gestión de Contratos El sistema permitirá llevar a cabo una gestión completa y automatizada de la diversidad de contratos relacionados con los inmuebles de una organización (suministros, arrendamiento, mantenimiento, etc). 6. Gestión Económica El sistema permitirá llevar a cabo, de forma unificada y ágil, múltiples procesos vinculados a la gestión económica, tales como: generación de órdenes de pago y repercusiones de factura, entre otros. 7. Gestión del mantenimiento correctivo El sistema contemplará el mantenimiento de los diferentes activos de una organización, de manera completa y automatizada, desde su vertiente correctiva.

4 8. Gestión del mantenimiento preventivo El sistema permitirá gestionar el mantenimiento de sus activos (inmuebles e instalaciones) desde su vertiente preventiva y normativa, en base a un plan de mantenimiento y sus correspondientes gamas. 9. Gestión de Servicios El sistema permitirá gestionar las peticiones de servicio (por ejemplo: limpieza, jardinería, vigilancia, etc ), así como las órdenes de trabajo correspondientes asociadas a sus inmuebles y solicitados por el agente interno o externo. 10. Canal de Peticiones El sistema proporcionará un canal de comunicación para enviar, controlar y realizar el seguimiento de las solicitudes por parte de los usuarios solicitantes de los inmuebles (ya sean externos o de la propia organización). Las solicitudes se discriminarán entre las correspondientes a mantenimiento correctivo y las correspondientes a servicios. 11. Acceso al sistema para los proveedores El sistema proporcionará un canal de comunicación con los proveedores externos de la organización, para la ejecución y control de las órdenes de trabajo asignadas, ya sean correctivas, preventivas o de servicios. Las principales funcionalidades serán las que permitan a los proveedores recibir avisos de las nuevas órdenes de trabajo, acceder a las mismas en el sistema, así como informar del trabajo realizado. La oferta que no presente las funcionalidades de gestión de bienes materiales, gestión documental, de contratos y gestión del mantenimiento de los bienes anteriormente indicadas, será excluida de la licitación. Posibles mejoras funcionales Aunque no estén en el alcance actual de la contratación, se valorará que el sistema disponga actualmente de funcionalidades con las que se pueda crecer en un futuro en la organización. Concretamente: - Ámbito de Inmuebles y obras o Gestión patrimonial o Gestión de proyectos de inversión - Sostenibilidad o Gestión de medio ambiente o Eficiencia energética - Gestión de Espacios o Gestión de salas

5 o Reservas de puestos de trabajo - Mantenimiento y Servicios Generales o Acuerdos de nivel de servicio (indicadores) - Otras funcionalidades o BPM / Gestión de expedientes o Cuadros de mando Licencias: Inicialmente se requiere que dos usuarios puedan utilizar la aplicación al mismo tiempo Planificación La implantación debe realizarse en menos de 3 meses, siendo el plazo de implantación un criterio valorativo a ofertar en sobre C. Hasta la implantación el adjudicatario prestará la formación necesaria a los usuarios del software. Servicio de soporte La empresa adjudicataria debe prestar un servicio de soporte en horario de oficina de 8h a 17h de lunes a viernes. El adjudicatario debe disponer de un canal para la comunicación y seguimiento de las incidencias y consultas

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