PMI Tour Cono Sur Mendoza Desafíos y lecciones aprendidas al gestionar proyectos ágiles. Mónica Colombo

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1 PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013 Desafíos y lecciones aprendidas al gestionar proyectos ágiles Mónica Colombo 1

2 Mónica Colombo Es la Directora de QA (Gerente de Aseguramiento de la Calidad) desde hace 10 años en Belatrix, formando el área de QA, desarrollando e implementado proyectos de calidad del software. Actualmente gerencia diversos proyectos de desarrollo de software y QA con clientes en USA, Canadá, Chile y Europa. Es docente universitaria desde hace más de 24 años en la Universidad Tecnológica Nacional, dictando distintas materias y siendo actualmente la coordinadora de las cátedras de Ingeniería de Software y Administración de Proyectos. Ha sido gerente, líder y coordinadora de proyectos, líder de testing y de implementación, responsable de acreditación de CMMI SEI e ISO 9001/2008, responsable del Laboratorio de testing, analista de sistemas, tester, consultora y auditora. Es Ingeniera y Especialista en Ingeniera en Sistemas (UTN), con diversos postgrados. Es Scrum Master certificada (Scrum Alliance). Su desarrollo profesional ha sido en diferentes empresas del medio y rubros: bancario, financiero, gobierno, empresas privadas y empresas de IT. Ha dictado conferencias en congresos y universidades de Mendoza, Córdoba, y Perú, así como también en Agiles Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI 2

3 Objetivo Compartir lo que representa este desafío de cambio a gestionar bajo metodologías agiles (Scrum) en una empresa de desarrollo de servicios/productos de software. Este desafío termina devolviéndonos constantemente lecciones aprendidas y buenas practicas, las que pueden ser aplicadas en nuevos proyectos o proyectos existentes, las cuales se retroalimentan de forma permanente en una organización. A este desafío, se le agrega una variable más a analizar, la distancia entre equipos de trabajo, generando otro aspecto a compartir, el trabajo remoto. Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI 3

4 Temas a ver 4

5 Desafíos 5

6 El cliente necesita El equipo/la empresa quiere Desafíos.. Tener resultados visibles a corto plazo (time to market) Cambio de requisitos cuando sea necesario Cumplir sus expectativas Obtener un producto dentro de la triple restricción Equipos productivos Solucionar problemas de progreso Utilizar un proceso de gestión liviano Satisfacer y educar al cliente 6

7 Desafíos.. El entendimiento y la promoción de los roles La disciplina de las reuniones Planificaciones frecuentes Scrum con equipo completo Demos de aprobación Retrospectivas 7

8 Desafíos.. Opiniones de usuarios que reconocen que prácticas esenciales no se aplican o se aplican en baja medida. Que el cliente comunique la visión del producto/roadmap Establecer, mejorar y seguir el proceso Un equipo no cambiará sus prácticas en un corto plazo. Testeo de una aplicación que cambia constantemente. Satisfacer pruebas de aceptación acordadas con el cliente 8

9 Desafíos.. Escalar en agil: Scrum de Scrum Acordar y definir que se entiende por trabajo terminado Aplicar ágil en otros ámbitos: practicas técnicas y de trabajo en equipo Respeto por el time-boxing 9

10 Desafíos personales Valentía y flexibilidad para enfrentar nuevos escenarios, esquivar problemas encontrando distintas soluciones y adaptarse a un mercado cada vez más inestable y con nuevos riesgos. Paciencia para esperar el momento adecuado, analizar todas las variables y opciones posibles, para luego actuar de manera precavida. Persistencia para insistir en la aplicación de herramientas, procesos adecuados y buenas prácticas para el proyecto. 10

11 Desafíos en proyectos con procesos débiles Hay algunos tipos de procesos agiles poco perdurables en el tiempo: Se dice que se hace ágil, usando mal los procesos y conceptos por desconocimiento Muy poca experiencia en trabajo en equipo Habilidades que cambian rápidamente En nombre de ágil vamos a... Ágil está optimizado para la entrega de valor rápido. Pero su modelo altamente puede imponer la "tiranía de la iteración urgente", y se debe tener tiempo para la innovación, la exploración y el out-of-box thinking. 11

12 Lecciones Aprendidas 12

13 Lecciones Aprendidas Las lecciones aprendidas: entendimiento ganado por la experiencia y/o proceso Las lecciones aprendidas permiten identificar factores de éxito, deficiencias y y resolver problemas a través de nuevos cursos de acción Mejorar la toma de decisiones futura y servir de modelo base para mejorar las prácticas organizacionales de gerencia de proyectos 13

14 Calidad Competitividad Adaptación a los cambios Comunicación Equipo motivado Trabajo Remoto ágil Kickoff & Sprint 0 Lecciones Aprendidas 14

15 Calidad Ágil es una metodología que pone mucho énfasis en la calidad. La calidad entendida como calidad del código (sin bugs, bien diseñado, etc.) y como proceso global Las pruebas no aseguran la calidad. Es el equipo quien asegura la calidad La calidad de un proyecto depende de la calidad de TODAS las personas 15

16 Calidad Calidad es satisfacer las expectativas de nuestros clientes, y para ello no hay nada mejor que: priorizar los objetivos del proyecto que aportan más valor al cliente mostrar de manera visible y regular el producto final (incrementos de funcionalidad) usar prácticas de ingeniería siendo flexibles a cambios consensuar, actualizar, formalizar y auditar procesos 16

17 Competitividad La agilidad nos puede ayudar a tener una empresa más competitiva, es decir: ser más innovadores proporcionar mayor calidad más productivos Adoptar modelos de gestión que nos permitan adaptarnos de manera continua a un entorno de incertidumbre, en continua evolución, y desarrollar iniciativas. Mitigación sistemática de los riesgos Potenciar los equipos de proyecto 17

18 Adaptación a cambios Flexibilidad a cambios: adaptación a las necesidades del cliente (backlog), a cambios y tendencias del mercado, a nuevas tecnologías, ingeniería, etc. a nivel de Un cambio de cultura profundo en individuos y organizaciones, en sus direcciones y gestores. modelo de gestión basado en la facilitación de la colaboración entre las personas que participan Hay transparencia para el cliente Gestión de expectativas del cliente basada en resultado tangibles 18

19 Adaptación a cambios (cont.) Proporcionar valor en todas las tareas que hacemos: desde la idea del producto hasta que el usuario final lo utiliza. Transformar las relaciones de cliente/proveedor a relaciones de socios de proyecto (win-win) El coaching del equipo, debe adquirir conocimientos de forma colaborativa, que desaprenda, se equivoque y que vuelva a aprender. (orientarlo a que sea mejor tanto técnica como humanamente) Trabajo remoto, con equipos distribuidos geográficamente 19

20 Comunicación Desarrollar estrategias de comunicación con los involucrados Tener en cuenta la cultura organizacional del equipo y del cliente Dedicar tiempo a las comunicaciones Negociar con una percepción positiva del proyecto Desarrollar habilidades de comunicación objetivo valores hábitos experiencias costumbres creencias efectiva medio mensaje audiencia idioma momento y lugar retroalimentación 20

21 Comunicación(cont.) Los stakeholders dan mayor apoyo al sentirse involucrados Resumen de cierre de reuniones con clientes y establecer acciones Coordinar la logística Comunicar para remover impedimentos Retrospectivas: post mortem (mejora continua) Resolver problemas identificar el problema real, analizar alternativas, tomar decisiones en tiempo y forma y comunicarlas para que las comprendan 21

22 Comunicación (cont.) Negociación y manejo de conflictos Establecer ámbitos de comunicación y confianza para lograr acuerdos beneficiosos Sentirse con suficiente libertad y confianza para mostrar su punto de vista (honestidad bruta) 22

23 Equipo motivado Equipo de trabajo Con actitud Comprometido (chancho!) Creativo Empowerment Más rápidos en: aprender, responder, comunicar, inventar y disfrutar!!! Individuos motivados, darles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo. Excelencia y crecimiento técnico Gestión de las competencias y motivación: que se esperar de cada uno y en dar feedback, acordando nuevos desafíos 23

24 Equipo motivado (cont.) Entrenar y dar soporte al equipo en proceso ágil y en sus habilidades Delegación Explicar que se espera y como será apoyado para realizar una tarea Se reconoce su esfuerzo y se hace algo útil Todos son parte del equipo y debemos lograr el éxito. Tener estrecha integración y coordinación. Relaciones del equipo basadas en la confianza, y la confianza se ve facilitada por objetivos comunes y por feedback continuo. 24

25 Equipo motivado (cont.) Entregar valor al cliente (acceptance test para chequear el alcance) Mantener una comunicación face-to face Tener coraje!!! mantenimiento de un ritmo rápido iterativo del medio ambiente entender que las iteraciones nos dan la oportunidad de aprender cómo adaptarse a fallar 25

26 Equipo motivado (cont.) Priorizar las pruebas Keep it simple Practicar la mejora continua (retrospectiva y mejoras profesionales) Responder y ser flexible a los cambios Ser auto-organizado Focalizarse en la gente: equipo, SM, PO, BA, cliente, etc. Preguntarse diariamente sobre los avances, viendo si funciona lo que se ha desarrollado no sirve si no alcanzamos el DONE (DoD) 26

27 Trabajo remoto ágil Características más importantes dispersión geográfica y cultural visiones del producto/servicio escala de valores culturas de empresas husos horarios idiomas procesos de trabajo entendimiento de roles formas de trabajo experiencias Team Building y Visibilidad Lograr confianza e intimidad con el cliente La gente va primero, los procesos y la tecnología después Confianza y comunicación Participación constante Solución de conflictos Uso compartido de herramientas e información 27

28 Kick off & Sprint 0 Realizar planificaciones: prioridades, capacidades, dividir el trabajo de forma granular o atómica. No tiene ítems de producto, son actividades preparatorias para poder comenzar a ejecutar el proyecto, Instalaciones en los diferentes ambientes (desarrollo, pruebas, pre-producción y producción), además de los IDEs, servidores, motores de BD, herramientas de gestión, pruebas y repositorios, gestores de configuración y de integración, tener los dispositivos móviles necesarios para el desarrollo etc. 28

29 Kick off & Sprint 0 (cont.) Definir: Herramientas de gestión Releases y plan del producto (visual story mapping) Arquitectura base del producto. Pruebas Lineamientos gráficos del sistema (UI & UX) DoD Criterios de liberación Proceso ágil, responsables y entregables Comunicaciones y reuniones Estándares Documentación y actualización Tamaño de los Sprints ETC!! 29

30 Como enfrentar un proyecto ágil y no morir en el intento!!! 30

31 Como enfrentar un proyecto ágil y no morir en el intento!!! Nunca asumir compromisos que no podremos cumplir Si lo objetivos del proyecto cambian, el equipo debe ser flexible. Si se define y aplica disciplinadamente el proceso ágil, ayuda a del producto final la visibilidad Nunca hay que recortar el tiempo de pruebas. Lo más importante que tenemos que probar son los requisitos funcionales que definen el alcance del proyecto (happy way ). 31

32 Como enfrentar un proyecto ágil y no morir en el intento!!! La gestión de configuraciones (versiones) es un apartado fundamental del alcance y la gestión de cambios. Ser equilibrados (definición y aplicación de Done) Los testers movilizan (push) al equipo de trabajo Se necesita Sii la colaboración del cliente/product Owner No abusar de las planificaciones, seguir creciendo y poniendo metas No irse a los extremos en la documentación 32

33 Como enfrentar un proyecto ágil y no morir en el intento!!! Ser tolerantes al cambio No abusar de la honestidad bruta Respetar el entendimiento de que se desarrolla y entregar incrementos a producción Ser auto-organizados, entregando trabajo de calidad Reflexionar, para ser mas efectivos, ajustando los comportamientos para ser mejores... siempre pensar en QUE mejorar (no en quien) Estar orientados al equipo, el compromiso, el conocimiento, productividad, entendimiento y comunicación 33

34 Conclusión Los elementos empleados por las organizaciones para ejecutar proyectos son: personas, procesos y tecnología. Las personas trabajan de forma más productiva cuando pertenecen a un equipo Los resultados de la gestión ágil dependen más del valor de las personas que de los procesos de la organización. 34

35 Muchas Gracias por su atención! Mónica Colombo Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI 35

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