EB VINTAGE RESUMEN GESTIÓN 2013 AIESEC EAFIT

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1 EB VINTAGE RESUMEN GESTIÓN 2013 AIESEC EAFIT

2 NUESTRO PROPÓSITO COMO EQUIPO Somos un equipo con el pleno desarrollo de una entidad mas humana que nos inspire a servir mejor conservando nuestra. Nuestros son nuestra inspiración y tenemos la plena convicción que solo a través del tendremos la oportunidad de generar un positivo y relevante.

3 NUESTRA VISION 2013 Para 2013 AIESE EAFIT será referente de desarrollo de líderes responsables e integrales a través de experiencias de alto impacto y calidad.

4 CUMPLIMIENTO METAS ORGANIZACIONALES

5 REALIZACIONES ANUALES IGCDP OGCDP IGIP OGIP CUMPLIMIENTO ANUAL IGCDP OGCDP IGIP OGIP 102% 76% 80% 98% GOAL 300 ACHIEVED 256 (84%) GAP 44

6 EXPERIENCIAS DE EQUIPO ANUALES TMP TLP CUMPLIMIENTO ANUAL TMP TLP 84% 103% GOAL 770 ACHIEVED 681 (88%) GAP 89

7 EB VINTAGE RESUMEN GESTIÓN POR ÁREAS 2013 AIESEC EAFIT

8 Strategy Direction People Management People Development Performance Management

9 IMPACT Member CUSTOMERS SUSTAINABILITY INTERNAL PROCESSES Finance Exchange People & Infrastructure FRONT OFFICE BACK OFFICE HARMONY

10 CRECIMIENTO ANUAL % %

11 EJECUCIÓN RAMARE JUL-DIC IGCDP OGCDP IGIP OGIP PLA EJE PLA EXE PLA EXE PLA EXE RA MA RE

12 EJECUCIÓN FINANCIERA Dic Dic F. Operativo $ $ F. De Desarrollo $ $ F. De Reservas $ $ TOTAL $ $

13 LOCAL COMMITTEE PRESIDENT RESUMEN Proceso de planning y replanning local. Representación en eventos locales, nacionales, internaconales y de ciudad Representación en el subcomité de estrategia nacional y sub comité de ética. Participación en el Ciclo de Educación Local y reuniones periódicas con equipo de TLP. Gestión de Relaciones Públicas con Universidades Aliadas y Potenciales. Firma de convenios mas impacto Gestión de patrocinios por un total de $ Consolidación identidad 2013 (Gestión Compartida) Gestión Grupo auditor local. Apoyo gestión financiera.

14 LOCAL COMMITTEE PRESIDENT RETOS 2014 Crecimiento sustancial del programa IGIP. Retención y desarrollo de liderazgo del cuerpo de mandos medios. Administración de las relaciones con las diferentes universidades. Seguimiento exhaustivo del proceso de auditoría local. Implementación de plan de riesgos y contingencia local. Relevancia externa de la marca AIESEC. Posicionamiento nacional como entidad. Innovación en los procesos.

15 ACTIVIDADES EJECUTADAS Relaciones Externas: Universidad EAFIT: Desarrollo Estudiantil Departamento de Prácticas Deberes Nacionales: National Presidents Summit Steering Team meeting Ethics sub-committee Colegiatura Colombiana Departamento de Negocios Internacionales Manejo Comité local Elecciones LCP Proceso de Transición Deberes administrativos: Soporte a responsabilidades financieras Facturación y Cobro de Cartera

16 TALENT MANAGEMENT RESUMEN Implementación de 4 reclutamientos anuales Posicionamiento del sistema de educación Estructuración de ciclo de inducción Diversificación de eventos para la membresía: 12 eventos Zonalitos con alta asistencia de facilitadores externos Estandarización de la herramienta de tracking Sistema de seguimiento a los mínimos de calidad Posicionamiento de los productos dual XP- IXP Nomadas Referente nacional Cooperación para el crecimiento de la red. Mejor gestión del año a nivel nacional

17 TALENT MANAGEMENT RETOS GESTIÓN 2014 Estandarizar procesos de transición y performance appraisal Fortalecimiento de la estructura de liderazgo: Implementación de LEAD todo el año Dinamizar los reclutamientos: Mas cortos y efectivos Acomodar el ciclo de educación a los timelines operacionales Sinergia con las 4 áreas operacionales Madurez en todos los procesos del TM flow Cultura de tracking

18 LOGROS 3 eventos sostenibles: Finalito, Papalito / Graduación de newbies, Awards Participación en el equipo nacional de soporte: Manager de LEAD nacional ( Samuel Vélez) Manager de Nomadas ( VP TM ) Participación en el summit estratégico de TM 2013 Único comité a nivel nacional en ejecutar efectivamente la estrategia de winter para Talent capacity Segundo comité en tener una herramienta estandarizada para la membresía. 100 % de la meta de TLP GCP nacional en como evaluar los mínimos de calidad Reconocimiento a nivel nacional como la mejor gestión en el área de Talento Humano ( NPM 2013) AIESE EAFIT ganadores del challenge de IXP nacional ( sinergia con OGX y IGCDP)

19 PRINCIPALES ACTIVIDADES RECLUTAMIENTO winter Planeado Ejecutado Aplicantes Nuevos Miembros rondas de selección 2 Induction Day Proceso de inducción funcional - 2 rondas: TM products- EP flow TN Flow Finalito: *Asistentes: 20 Newbies 15 Oldies *Facilitadores : 2 Alumni- EB Vintage- LCP 2014 *Realización del Amazing Race, Objetivo principal: Integrar oldies y Newbies, aumentar la cultura organización y el sentido de pertenencia por el comité

20 PRINCIPALES ACTIVIDADES EDUCACION: Ejecución del evento Train the Tariners: 3 externos invitados Entrenamientos : Social Media- Gestión de proyectos- Conflict Management Quality and Tracking : Implementación de la herramienta de tracking a nivel local Ejecución del programa de Mentorship Consolidación del OC Global Village, OC delivery IGCDP, Task force OGCDP, OC reclutamiento winter, OC TTT&TTS Ejecución programa Go & Back Reallocation final de año Realización de la evaluación para adquirir pleno derecho

21 PRINCIPALES ACTIVIDADES Trainee service Soporte a familias globales Todos los trainees de winter con Buddy Consolidación del welcome package para todos los trainees Estructuración de LEAD para trainees 1 Multicultural nigth Implementacion de la campañas «BE global» y «Todos somos trainee service» Soporte al OC delivery Difusion del programa IXP Comunicación Organizacional Envió de 4 news letters Actualizacion del BLOG C o n so l i d a c ión d e l b l o g como medio de interacción del comité Dance club Camisa del comité

22 Indicadores de Eficiencia Retention Rate in Q4 = 93% % active members in the LC in Q3 = 88% Los que cumplen con los mínimos de membresi a Anual Productivity # Intercambi os / promedio miembros (255/120)*10 0= 212% # active sellers in Q3 = 22 # of Integrate d XP in Q4 = 36 TXP vs Members Anual = 5,6

23 Comenzar Ciclos de educación con externos y a largo plazo Dinamización de actividades de construcción de comité Campañas de motivación por área Sinergia con IGIP y OGIP Seguimiento a los mínimos de calidad Evaluación de desempeño de TLPs Parar Ciclos de educación a corto plazo Baja asistencia a los ciclos de educación Poca cultura de tracking Continuar Optimización de procesos de TM Mantener la tasas de eficiencia en nivel alto Implementación de estrategias nacionales Participación del área en el NST Sinergias con OGCDP y IGCDP Rol estrategico de TM Upselling- crosselling

24 IGCDP RESUMEN Creación de un proyecto masivo (Merry Christmas) Consolidación de relaciones con nuevos TN Takers. Consolidación de cooperaciones con otros LCs. GCPs: Familias Globales, Huellas en Acción, Merry Christmas Projects RETOS GESTIÓN 2014 Trabajo en sinergia con las demás áreas estratégicas Participación masiva de los miembros del comité local en los proyectos Diversificación del fundraising.

25 LOGROS ü Cumplimiento de meta en RE ü Crecimiento mayor del 95% en el área. ü Pipeline de membresía empoderada. ü Top 5 en RE a nivel Colombia.

26 ACTIVIDADES Projects Coordination ü Consecución fondos Merry Christmas ü Planeación y ejecución del proyecto ü Acompañamiento a trainees de Pomos ü Manejo de Relación con Los Pomos Match Coordination ü Match de proyecto Merry Christmas ü Cooperaciones exitosas con otros países ü Seguimiento a legalidad External Relations Coordination ü Seguimiento a los TN Takers ü Consecución de fondos Merry Christmas ü Cierre de año con TN Takers Winter OC ü Planes turísticos para trainees ü Consecución y seguimiento de casas ü Acompañamiento y seguimiento constante a trainees. Delivery Coordination ü Consecución de casas para trainees ü Recogida trainees en el aeropuerto ü IPS ü Seguimiento trainees

27 SEMÁFORO PARAR Hacer actividades de fundraising que dejan pocos ingresos. Tener trainees con distintas fechas de llegada y partida. No manejar ordenadamente un presupuesto por proyecto. COMENZAR Tener mayor control sobre los trainees. Mayor orden con familias globales y planeación. Estrategias fundraising con mayor anterioridad Mayor seguimiento a todas las coordinaciones. CONTINUAR Proyectos masivos en picos de alto impacto. Medición constante de satisfacción y calidad. Acompañamiento a todos los stakeholders. Proyectos de alto impacto social. Integración dentro de membresía. Entrenamientos según timelines de operación.

28 IGCDP RA MA RE

29 OGCDP RESUMEN Implementación de los 4 Picos del timeline de ogcdp Posicionamiento del porgrama en el LC Extension de los convenios de MAS IMPACTO por cada universidad Diversificación de beneficios para los intercambistas ( 2 OPS- 2 EPIC- 2 RETURNEE NIGHT ) Estandarización de procesos como LEGALIZACION y MATCH Referente nacional y regional Reconocimiento nacional para la estrategia de IXP Manejo sostenible del programa de multiplica tu impacto

30 OGCDP RETOS Desafío BRASIL ( diversificación de países focos ) Sinergia con cada una de las áreas estratégicas Madurez en el conocimiento del programa por parte de la membresía Impulsar los resultados offpeaks dentro del programa Cultura de tracking a las operaciones

31 LOGROS TOP 2 PERFORMANCE DE AIESEC in Colombia LCs TOP Performance para la red IGN Cierre de negociación de MAS IMPACTO con POLITECNICO Cierre de negociación con UNAULA convenio de subconvencion Cierre de negociación de MAS IMPACTO con Salazar y Herrera Mayor Numero de EPs reintegrados a un Realización de 2 RETURNEE NIGHT GCP nacional por nuestro proceso de selección ( MRB) AIESE EAFIT ganadores del challenge de IXP nacional (sinergia con OGX y IGCDP)

32 ACTIVIDADES RECLUTAMIENTO ü Crecimiento en la tasa de conversacion de aplicantes a raises ü Creacion de un nuevo modelo de info session para padres ( 3 versiones ) ü Plan de referidos para los EPs ü Continuacion de la estrategias de MRBs virtual ü Estrategia de Challenge semanal ( Actividades Diarias de reclutamiento ) ü Fortalecimiento de la estrategia VIAJERO ü Promocion en el centro de idiomas ü Implementacion y lanzamiento de la campaña de IXP en sinergia con TM ü Consecucion de la estrategia de Calling mania local ü Alineacion de la estrategia del CALL CENTER Nacional ü Mini Global Village con Returnees para promocion del programa ü Consecucion de la estrategia de Black Wednesday ü Generacion de estrategias BTL en EAFIT en sinergia con MKTG ü Lanzamiento de GO&BACK ( ü Plan de referidos para la RED ALUMNI ü Promocion y Seleccion del convenio de + IMPACTO POLITECNICO

33 ACTIVIDADES MATCH ü Entrenamiento en sinergia con el NST para el manejo de multiplica tu impacto y MATCH en general del producto de ciudadano global. ü Diversificacion de estrategias para la legalizacion ü Calling-Mania para aumentar la tasa RA/MA ü Mailing-Mania conjunto con EIA para aumentar la tasa RA/MA ü Creacion de tutoriales para el porceso de MATCH DELIVERY ü Creacion del OC para el delivery del pico de WINTER ü Re- estructuracion del proceso de EP MANAGERs centrado en QUALITY&DELIVERY ü Fortalecimiento del perfil de ciudadano EAFIT en Facebook para el seguimiento de las experiencias y promocion de oportunidades para los EPs ü Nueva estrategiade linea de servicio al cliente para todo el proceso despues del RA ü Seguimiento a los Documentos POST-MATCHED ü Consecucion de 2 EPIC de manera conjunta con EIA ü PR para Alianza con SOS PAISA

34 SEMÁFORO PARAR Estrategia de Dependencia sobre los CONVENIOS Retrasos en el porceso de legalizacion COMENZAR Info Session con TRAINEES Estrategias de promocion mas interactivas e inclusivas Fortalecimiento del CRM y CEM CONTINUAR Estrategia de Calling- mania Nuevo modelo de Info Session para padres Estrategia del Viajero- 5 * 50 Legalizaciones Virtaules

35 OGCDP RA MA RE

36 IGIP RESUMEN Estandarización de proceso de entrevista Recuperación de cuentas perdidas Ejecución de SDP durante segundo semestre. Cross selling de productos IGIP RETOS GESTIÓN 2014 Trabajo en sinergia con las demás áreas estratégicas Participación masiva de los miembros del comité local en los proyectos Diversificación del fundraising.

37 LOGROS ü Retención de miembros dentro del área ü Consolidación de un equipo de trabajo entrenado heredado al 2014 ü Candidato directo a VP IGIP para el 2014 ü Excelente relación con las organizaciones aliadas ü Satisfacción de los trainees ü Satisfacción de las organizaciones ü Buen pipeline para el 2014 ü Garantia sostenibilidad para Q con 3 RE

38 ACTIVIDADES 30 empresas visitadas 6 reuniones de área 15 entrevistas realizadas 7 visitas de seguimiento a empresas 1 Re-Raise ejecutado (Metalandes) 3 Re-Raise negociado (Tepsa Opa) Recibimiento trainee Legalización trainee dentro de Colombia Acomodación trainee en la ciudad Acompañamiento trainee en la experiencia Consolidación de pipeline en Ra Ma para el 2014 Inicio de Visado de trainees con la nueva modalidad ( Con el acompañamiento del VP )

39 SEMÁFORO PARAR Uso de un precio estandarizado para las ventas de IGIP COMENZAR Planeación y ejecución de SDP en conjunto con TM Elección y análisis de segmentos en conjunto con mercadeo CONTINUAR Envió de las entrevistas realizadas a candidatos de intercambio junto con sus hojas de vida Reuniones de área con exposiciones de miembros sobre diferentes tópicos Seguimiento a las empresas sobre el desempeño de los trainees

40 IGIP RA MA RE

41 OGIP RESUMEN Top 2 Nacional durante todo el año Especialización del mercado Top 8 global de match. RETOS GESTIÓN 2014 Trabajo en sinergia con las demás áreas estratégicas Diversificación de la oferta de perfiles. Diversificación de paises para match EP Service y Calidad en las experiencias

42 LOGROS Reconocimiento Nacional por estar en el TOP 8 global ogip Nominación a la mejor área de OGIP en AIESEC en Colombia 2013 Reconocimiento por el ser el area con mayor numero de IXP OGIP en Colombia. Primer lugar de RAISE en AIESEC en Colombia Posicionamiento en el cluster de buen manejo de volumen a nivel nacional. Se rompe la barrera de los 45 Xs en una gestion en OGIP.

43 ACTIVIDADES REALIZADAS Match time (promoción Eps en la red) Ejecución plan referidos para Eps y para membresía. Cooperación con los TOP LCs en India y Brasil Reporte al DEPP y estandarizacion de procesos para proximos convenios.

44 COMENZAR Promoción ETs. (diversificación) Seguimiento estandarizados a doc Post match. PARAR EP managers desalineados. Legalizaciones centradas en una sola persona. CONTINUAR Mantener un relación RA MA eficiente. Seguimiento a Eps en todo su proceso de RA-MA. Recruitment especializado en programas y universidades foco.

45 OGIP RA MA RE

46 EXPANSION RESUMEN Relaciones sostenibles con 8 nuevas universidades y con buen pipeline para capitalizar en el Entrega 2 miembros de junta directiva 2014 membresía consolidada que tuvo enfoque en consolidación de equipo y orientación a resultados. Entrega una nueva entidad local con buenas relaciones con EAFIT y referente a nivel nacional en colaboración y procesos de expansión. Entrega a su vez nuevas estrategias de posicionamiento de nuestra marca a nivel de ciudad y de la red de AIESEC en Colombia, demostrando que fue posible conectar nuestra esencia con las acciones!

47 RAMARE Q4 EXPANSION IGCDP OGCDP RA 5 8 MA 2 7 RE 2 6 RETOS Firma de convenios marco y específicos con las universidades restantes. Penetración de mercado en el sector público (procesos ágiles y eficientes).

48 LOGROS - Cierre exitoso con Remington, Colegio Mayor - Cierre exitoso del proceso de expansión en todo el 2013 dentro del LC - Empoderamiento de un equipo activo - Mejor posicionamiento de AIESEC en la ciudad y nuevas formas de entrar al sector público de una manera 100% asequible

49 ACTIVIDADES - Stand para iniciar entrada en Pascual Bravo - Stand promoción OGCDP USB - Iniciación de relaciones con Marco Fidel Suárez - MRB UdeA desarrollado por R&I de la unidad especializada en UdeA - Firma de convenio específico integral con Remington por 5 años con soporte en los 4 intercambios, espacios, difusión y apoyo para eventos en sus estudiantes - Cierre de actividades con Colegio Mayor y planeación para 2014 con las relaciones con AIESEC - Pago de multa a bienestar universitario por incumplimiento con MIP project - Actividad de reconocimiento-team building con los miembros del área por su desempeño y compromiso - Transición de VP entrante - Aprobación de la moción para dar paso a la creación de UdeA como entidad local - Conformación del equipo directivo y planeación Presentación a convocatoria de la secretaría de cultura- >posicionamiento de AIESEC ante el sector público - Continuación relación con secretaría juventud (proyecto de economía azul) - Promción virtual en universidades para reclutamietno de y OGX - Desarrollo del video viral

50 SEMÁFORO PARAR - Desorden en el contacto a interesados y universidades - Fallas en la comunicación con cúcuta - Dependencia del paro estudiantil para las operaciones COMENZAR - Estandarización en el proceso de contacto a las universidades y aplicantes, y en el manejo de las relaciones con ellas - Mejorar la sinergia con las demás áreas - Estrategias para utilizar el paro como ventaja para las operaciones con AIESEC - Estandarización en la relación con cúcuta y definición clara de los canales de comunicación para el soporte y seguimietno CONTINUAR - Nuevas formas de promoción - Participación activa de la membresía - Relaciones sostenibles en el largo plazo con las universidades - Soporte a las entidades en expansión

51 MARKETING RESUMEN Relevancia de marca en la ciudad (eventos, alianzas) Reconocimiento establecido de los programas en las universidades. Profesionalismo y fortalecimiento de la imagen. Porcentaje de conversión cortos aplicantes / RA Segmentación acertada ICX RETOS Reestructuración del os procesos de marketing Continuidad en el manejo de marca. Manejo de detractores del programa.

52 ACTIVIDADES ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü Entrenamiento sobre mercadeo. Director general y creativo de Tienda Creativa y de B2C. Planeación nacional y local para Q4 con MCVP MKT. Capacitación Customer Experience Mgmt. Capacitación Customer Loyalty. OGX Corners y ICX Corners según lo necesario. Tracking a actividades de sinergia con ICX OGX corners. Administración de Página Oficial facebook AIESEC EAFIT Area de 18 miembros después de reestructuración. Material de promoción para eventos. Transición con los LCVPs MKT O y MKT Y ü Capacitación a miembros de Winter y división en áreas gestión 2014.

53 MKT PROMO (OGX SYNERGY) ü Preparación Ventas OGCDP ü Soporte Universidades y Nuevas Entidades ü Material gráfico OGCDP ü Video para viralización (OGX / OD)

54 MKT SALES (ICX SYNERGY) ü Promoción Merry Christmas. ü Cotización Cámara de Comercio. ü Segmentación para IGIP (Education and IT) Data Base ü 2 contactos (possible trainees) para proyectos IGCDP (AIESEC EAFIT Facebook Page) ü Creación Estrategia Fidelización ü Soporte Global Village (Winter season IGCDP) ü 1 Showcasing Proyecto Merry Christmas

55 SOPORTE OGX Proporción aplicantes/ RA OGCDP OCT NOV DIC Applicants RA % OGIP OCT NOV DIC Applicants RA %

56 ü segmentación. SOPORTE ICX COTIZACIÓN CAMARA DE COMERCIO 8575

57 PARAR Retraso en entrega. COMENZAR Actividades de integración de área Cultura de seguimiento a actividades Soporte a TM CONTINUAR Banco de ideas Aparición en medios Presencia relevante en eventos de ciudad. Trabajar con DDL Sinergia con Core Areas. Profesionalismo de material gráfico. Showcasing de calidad Capacitación con externos. Proceso base datos / segmentación

58 RESUMEN LLC ER Se consolidó el rol que tiene LLC en el comité local, no sólo como área que maneja a los alumni sino que también como soporte para las otras áreas en términos de: Consecución de recursos Aliados de aprendizaje Participación de alumni en las actividades del comité local Conseguimos que los alumni se reconectaran con el comité local para aportarnos y soportarnos. Se inició la consolidación del área de Relaciones Externas y estandarización de ciertos procesos con el que se consiguió la primera alianza en los medios Se logró recopilar gran parte de la historia del comité local y plasmarlo en un libro que quedará para la historia. RETOS Diversificación de las alternativas para vinculación de alumni con el LC Soporte en dinero y en especie para todos los eventos y proyectos..

59 LOGROS Estrategias alternativas de fundraising que dan resultado y aportaron a IGCDP Culminación del proyecto del YEARBOOK que contiene la historia de los 51 años de historia del comité local. Aparición en medios de comunicación (CANAL U) dándonos a conocer como organización.

60 ACTIVIDADES EJECUTADAS Participación alumni en Asamblea Q3 Esteban Lopera Participación alumni en el TTT Juan Sebastián Monsalve Participación alumni en el proceso de trancisión Andrés Giraldo Newsletter (octubre noviembre) Happy hour en conjunto con EIA, participación de alrededor de 30 exmiembros. Soporte económico para IGCDP - Cita con Gluky - Cita con Portafolio Verde - Estrategia Cupcakes: Estrategia alcancía: Grabación de videoclicks Canal U - Promoción Global Village - Qué es AIESEC - Proyecto de Navidad

61 Year book: - Se terminó de recopilar la información ü ü ü ü ü ü Entrevista con Ana Constanza Manjarrez Entrevista con Luis Guillermo Pelaez Entrevista con fundador de AIESEC EAFIT Carta de Federico Restrepo Carta Ana María Saldarriaga Carta de los miembros de la EB Vintage - Se redactó y organizó el contenido - Se realizó el proyecto gráfico y editorial. - Se hizo una revisión del mismo y por último la producción gráfica. - Se hizo una versión virtual y una física que se entregó al comité local durante los AIESEC EAFIT AWAR DS. - Se hizo la respectiva entrega a los alumni por medio virtual y se realizó la promoción para aquellos que lo querrían en físico.

62 Comenzar Búsqueda de alianzas a través de ER para proveedores durante el año Búsqueda de nuevos aliados de aprendizaje Búsqueda de nuevos aliados en medios para posicionamientos de AIESEC Parar Enfoque empresas para fundraising IGCDP Correos continuos a los alumni Continuar Happy hours en conjunto con otros comites locales. Newsletter Elaboración del Year book Plan de medios Fundraising IGCDP Promoción OGIP y campaña referidos OGCDP Participación alumni como aliados de aprendizaje

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