SAP BUSINESS ONE. La Solución de Gestión de Negocios para las Pequeñas y Medianas Empresas

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1 SAP BUSINESS ONE La Solución de Gestión de Negocios para las Pequeñas y Medianas Empresas

2 2 TABLA DE CONTENIDO Resumen Ejecutivo Acerca de SAP Diferenciadores Clave Beneficios de Negocio Soporte a los Procesos de Negocios Funcionalidades Clave Gestión Financiera Gestión de las Relaciones con los Clientes Ventas Compras Planeación de Requerimientos de Materiales Control de Inventarios Gestión de Llamadas de Servicio Integración con Microsoft Office Alertas y Aprobaciones Niveles de Personalización y Configuración Definidos por el Usuario Reportes Reportes Basados en Excel (Herramienta XL Reporter) La Arquitectura de SAP Business One Kit de Desarrollo de Software Más Información

3 SAP cumple con los requisitos que necesita el pequeño y mediano empresario para salir adelante frente a los formidables retos que nosotros mismos generamos. Ing. Jorge Regules, Director General de Paisa. 3 RESUMEN EJECUTIVO La aplicación SAP Business One es una solución económica e integrada de gestión de negocios que ha sido diseñada específicamente para las pequeñas y medianas empresas del mundo entero. Por primera vez en la historia, los propietarios de este tipo de empresas podrán sacar provecho de una singular aplicación que permite la automatización de los procesos de negocios y que ofrece un panorama veraz y unificado sobre la información actualizada y crítica de negocios que requieren las compañías en todas sus áreas funcionales de negocios. La citada visibilidad de 360 grados sobre las áreas de ventas, finanzas, compras, gestión de almacén y manufacturas, entre otras, le permitirá tomar decisiones confiables, incrementando así la rentabilidad de su empresa y los niveles de control sobre sus respectivos procesos. La aplicación SAP Business One se ofrece a escala mundial, a través de una amplia red de partners de negocios calificados de SAP. Tales partners sacan provecho de la experiencia y conocimientos adquiridos por SAP alrededor del mundo, con el fin de prestar sus servicios y brindar soporte a escala local en sus respectivas regiones y países. Teniendo a su disposición más de 1,300 partners y cerca de 300 soluciones desarrolladas por éstos últimos (soluciones que, de hecho, están orientadas hacia las industrias y mercados específicos que dichos partners conocen profundamente), usted podrá suplementar y extender fácilmente las funcionalidades aportadas por la aplicación SAP Business One para así satisfacer los requerimientos particulares de su negocio. SAP Business One es una solución idónea para aquellas compañías cuyos ingresos se ubican arriba de US$1 millón a US$100 millones anuales o cuyas plantillas de personal no sobrepasan 250 empleados. Implementada en diversos mercados, la aplicación ha sido optimizada para las compañías que pertenecen a las industrias de ventas minoristas, ventas mayoristas, manufacturas básicas (tanto discretas como por procesos) y servicios profesionales. Además, si su negocio fuere una subsidiaria, cliente o proveedor de alguna organización global que ya estuviere disfrutando los beneficios asociados a las operaciones ejecutadas sobre el software empresarial SAP, usted podría sacar provecho de integraciones preconfiguradas que permiten racionalizar el proceso de implementación y materializar velozmente los beneficios asociados al empleo de la aplicación SAP Business One. ACERCA DE SAP SAP es reconocida a nivel mundial como la compañía líder en el suministro de soluciones de administración de negocios para todo tipo de industria, en cada uno de los principales mercados del planeta. Con más de 12 millones de usuarios repartidos en más de 120 países alrededor del mundo, más de 100,000 instalaciones, y más de 1,500 partners a escala universal, SAP es la más grande compañía mundial de software interempresarial y el tercer más grande proveedor global independiente de software. Durante más de treinta años, SAP se ha especializado en aquello que mejor sabe hacer: ofrecer soluciones de negocios que lideran cada industria y que permiten a las organizaciones responder satisfactoriamente a sus desafíos cotidianos. Los citados niveles de experiencia y estabilidad constituyen uno de los motivos primordiales por los cuales las empresas del mundo entero, tanto grandes como pequeñas, elijen a SAP. Aunque las soluciones ofrecidas por SAP alguna vez fueron consideradas como un lujo reservado exclusivamente a empresas de gran envergadura, dicha percepción ha cambiado radicalmente en los últimos tiempos, gracias a lo observado en la práctica real. Sustentada en las actividades de su área de Investigación y Desarrollo, cuyo presupuesto absorbe sumas que superan los US$1,200 millones al año, SAP ha realizado una labor de reingeniería en sus portafolios de soluciones, con el fin de responder a las necesidades singulares de cada tamaño y tipo de empresa dentro de múltiples industrias, quedando así facultada para ofrecer poderosas soluciones de negocios, tales como SAP Business One. Más de 11,000 pequeñas y medianas empresas alrededor del planeta ya han descubierto el poder y la simplicidad de la aplicación SAP Business One. No cree usted que ya es hora de ingresar a ese privilegiado grupo?

4 4 DIFERENCIADORES CLAVE La aplicación SAP Business One es clave dentro del desarrollo del software de gestión de negocios dirigido a las pequeñas y medianas empresas, ya que ofrece los diferenciadores clave descritos a continuación: Funcionalidades Integrales SAP Business One automatiza todas las funciones básicas de negocios, incluyendo la gestión de las relaciones con los clientes (gestión CRM, por sus siglas en inglés); la gestión de campañas y la definición de prospectos; las manufacturas; y financiera. Las funcionalidades anidadas de gestión CRM integran homogéneamente los procesos de ventas, soporte y de otra índole que deben llevarse a cabo de cara al cliente, a nivel de toda la organización. Poderosos Análisis y Herramientas de Reporte Diversas herramientas únicas de consulta y reporte le permiten seleccionar virtualmente cualquier ítem dentro de un reporte, con el fin de acceder a todos los detalles relevantes. Las funcionalidades de reporte del software utilizan una interfaz estándar con Microsoft Excel, con el fin de simplificar la creación de reportes. Flexibilidad y Adaptabilidad SAP Business One proporciona a cada individuo dentro de su organización, la libertad necesaria para agregar campos, modificar formatos y personalizar consultas y reportes con facilidad. Usted cuenta con la capacidad para agregar ágilmente nuevas funcionalidades, a medida que las necesidades de su negocio cambiaren con el transcurrir del tiempo. Función de Arrastre y Asociación (Drag&Relate ) SAP Business One brinda a individuos de todo nivel, una visibilidad de punta a punta sobre las operaciones de la empresa. La característica de arrastre y asociación, denominada Drag&Relate, presenta instantáneamente la información y las transacciones en un formato fácil de entender, permitiendo analizar a fondo la información para posibilitar la investigación y la consecución de respuestas a las preguntas planteadas. Soporte de SAP SAP Business One es una aplicación que ha sido desarrollada por el líder mundial en el suministro de soluciones de software de negocios, con más de 30 años de experiencia y más de 12 millones de usuarios a escala universal. Figura 1: La Oficina Integrada con SAP Business One Soluciones Verticales Integradas y Certificadas Los partners de SAP ofrecen funcionalidades verticales, integradas y poderosas que suplementan las propias de la aplicación SAP Business One. Más de 300 soluciones desarrolladas por proveedores independientes de software se encuentran actualmente disponibles para la aplicación. La calidad de dichas soluciones es meticulosamente monitoreada por SAP, con el fin de garantizar la mejor experiencia de cliente. Muchas de estas soluciones han sido sometidas a revisión por parte de SAP, con el objeto de hacerse merecedoras al otorgamiento de la certificación como producto susceptible de ser integrado a la aplicación SAP Business One. Alertas Basadas en Flujos de Trabajo SAP Business One ofrece alertas basadas en flujos de trabajo, las cuales monitorean, notifican y entran en acción en el momento que ocurra algún evento determinado eventos. Cualquier violación a las políticas de negocios predefinidas activa la inmediata notificación de la anormalidad. SAP Business One incluso va más allá, activando automáticamente un proceso de flujos de trabajo que canaliza los recursos requeridos y propicia una respuesta al evento detectado. Facilidad de Uso SAP Business One es una aplicación poderosa pero flexible que ha sido diseñada con el usuario final en mente; por consiguiente, es fácil de usar, incluso por aquellos que presentan un nivel limitado de habilidades técnicas. La disponibilidad de una interfaz de usuario intuitiva y del ambiente Microsoft Windows contribuye significativamente a reducir las correspondientes curvas de aprendizaje. SERVICIOS FINANZAS SAP BUSINESS ONE EJECUTIVO VENTAS MANUFACTURAS

5 SAP nos va a dar la fortaleza y la certidumbre para poder continuar invirtiendo, desarrollando negocios y creyendo en lo que hacemos. Esto al final traerá el crecimiento. Mauricio Ruiz, Director General de ECOMOR. 5 BENEFICIOS DE NEGOCIOS Nunca hubo una época mejor que ésta para materializar los beneficios asociados a la aplicación SAP Business One. Al ofrecerle la mejor solución de su clase al precio adecuado para su floreciente empresa, la aplicación desarrollada por SAP cuenta con el poder que usted requiere para impulsar su productividad, recortar sus costos, captar nuevas oportunidades de negocios y prever los desafíos que deberá afrontar su empresa, a un nivel nunca antes visto. Aumento de Ingresos El ágil y sencillo acceso a la información que está disponible en tiempo real en cualquier lugar de la aplicación le ayudará a identificar nuevas oportunidades de venta, agilizar los tiempos de ingreso al mercado de sus productos, y prestar unos niveles de soporte y servicio al cliente que seguramente promoverán la realización de nuevos negocios. Reducción de Costos Olvídese de las costosas actualizaciones y las iterativas parametrizaciones que se requieren como parte de los esfuerzos por mantener la compatibilidad de su software empresarial. Operaciones Sobre Una Sola Solución La aplicación SAP Business One comprende los componentes integrales listados a continuación: contabilidad, gestión de las relaciones con los clientes, ventas, manufacturas, compras, banca e inventarios. Las soluciones plenamente integradas que son aportadas por los proveedores independientes de software que están asociados con SAP vienen a complementar las funcionalidades existentes de la aplicación y a acometer las necesidades particulares de su negocio. Mejores Relaciones con los Clientes La gestión de las relaciones con los clientes le proporciona a su equipo los datos relevantes que a nivel de compañía éste necesita para alcanzar niveles más sólidos de ventas y soporte. Proteja Su Inversión en Tecnología de la Información Contra los Cambios Futuros Por qué habría usted de tolerar soluciones que algún día serán insuficientes para el tamaño de su negocio? Erradique el software de bajo desempeño, la información obsoleta, las limitaciones del almacenamiento de datos y las restricciones fijadas para el número autorizado de locaciones y usuarios simultáneos. Obtenga Instantáneamente Percepciones Más Claras Si desea contar con un control rutinario sin precedentes, utilice las carteleras de control (ó dashboards) que ofrecen vistas de datos actualizados al instante sobre los indicadores clave de desempeño. Manténgase Alerta a la Disponibilidad de Información Crítica SAP Business One ofrece poderosas funcionalidades de alerta de fácil configuración. Mejore la Eficiencia La disponibilidad de un repositorio centralizado de datos mejora dramáticamente la eficiencia y suministra la información apropiada a las personas adecuadas, logrando así eliminar el ingreso de datos redundantes. Acceda a un Soporte Local Una red mundial de partners calificados de negocios ofrece un nivel inigualable de soporte a escala local. Entre Rápidamente En Operación Saque provecho de las configuraciones preestablecidas que brindan soporte a las mejores prácticas de negocios y haga posible una fácil implementación que le permita entrar en operaciones con gran rapidez. Support Multicurrency Transactions Conduct business transactions and report in multiple currencies. Hable el Idioma de Sus Clientes Gracias al soporte brindado a más de 20 idiomas y 40 países diferentes, usted podrá comunicarse con sus clientes y proveedores a escala mundial. Integre SAP Business One con Microsoft Office SAP Business One está plenamente integrada con la suite de productos Microsoft Office. Esto posibilita comunicaciones homogéneas dentro de su organización e incluye funcionalidades tales como el manejo compartido de contactos comerciales, citas de negocios y tareas. Integre SAP Business One con las Aplicaciones SAP Business Suite SAP Business One presenta una arquitectura abierta que se integra homogéneamente con la familia de aplicaciones de negocios SAP Business Suite, así como más de 300 aplicaciones aportadas por proveedores independientes de software.

6 6 SOPORTE A LOS PROCESOS DE NEGOCIOS SAP Business One es una solución versátil e integral de gestión de negocios que está equipada con una interfaz de fácil uso. La aplicación ofrece funciones que ayudan a racionalizar y dar viabilidad a los procesos básicos de negocios descritos a continuación: Gestión de las Relaciones con los Clientes SAP Business One es la aplicación líder en la gestión de negocios dirigida a las pequeñas y medianas empresas. El software ofrece funcionalidades de gestión CRM, incluyendo software para la automatización de la fuerza de ventas, el rastreo de las actividades de pipeline, la gestión de oportunidades, las ventas estratégicas, la gestión de campañas y la definición de prospectos, el acceso virtual, y la gestión de contratos. Este enfoque integrado ofrece una panorámica de 360 grados sobre cada cliente. Gracias a la visibilidad total sobre el proceso de ventas, usted podrá tener un conocimiento más preciso de sus clientes: un factor clave para el perfeccionamiento de las relaciones con los mismos. Al combinarse con las sofisticadas funciones administrativas que reciben soporte de SAP Business One, los citados niveles de visibilidad y comprensión le permitirán tomar un control más efectivo e influir en el proceso de ventas hasta captar una cuota mayor de su respectivo mercado. Gestión Financiera SAP Business One aporta funcionalidades de gestión financiera que permiten a su empresa elevar sus niveles de productividad, brindando soporte a las actividades asociadas al manejo de múltiples divisas, la definición de presupuestos y la ejecución de reconciliaciones bancarias. Gestión de Manufacturas SAP Business One aporta funcionalidades manufactureras que propician la automatización y racionalización de los procesos de planeación de materiales y elaboración de listas de materiales. Las organizaciones con operaciones manufactureras podrán definir los escenarios de planeación y administrar las actividades de planeación de materiales para sincronizar sus niveles de producción con la demanda de los clientes y así formular más eficientemente sus pronósticos. Las completas funcionalidades de gestión de inventarios, que incluyen la conformación de kits de gestión, la gestión de almacenes y la elaboración de listados de precios multinivel, ayudarán a tener actividades más eficientes a través de toda la organización. Control de Gestión y Generación de Reportes SAP Business One suministra las herramientas que las organizaciones necesitan para racionalizar sus procesos operacionales y gerenciales, incluyendo alertas en línea, gestión de descuentos de ventas, gestión de excepciones y aprobaciones de flujos de trabajo. Mediante el empleo de la característica patentada de arrastre y asociación (Drag&Relate), que relaciona la información para generar reportes y análisis instantáneos, los gerentes podrán crear un número ilimitado de reportes que les habrán de ayudar a centrarse en las relaciones y transacciones críticas para su empresa. Gestión de la Información Una interfaz de usuario intuitiva proporciona a todos individuos dentro de su organización poderosas herramientas que dan acceso a la información, tanto a nivel global como a nivel detallado. En consecuencia, SAP Business One promueve un nivel sin precedentes de participación gerencial y ejecutiva, lo cual eleva la calidad y la precisión de las decisiones de negocios. Comunicaciones Mediante el uso de la aplicación SAP Business One, los empleados podrán sincronizar sus calendarios, contactos y tareas, así como capturar y acceder a todas las comunicaciones relevantes para los clientes, partners y proveedores. La homogénea integración con Microsoft Outlook proporcionará un nivel adicional de comunicaciones.

7 Gracias a SAP Business One, los procesos de Grupo CELSA están más controlados y seguros, lo que nos permite tener información financiera y operativa de las nueve empresas en tiempo real. Antonio Toledo, Director de Tecnología para Grupo CELSA. 7 ASPECTOS GENERALES DE LAS ÁREAS FUNCIONALES SAP Business One ofrece funciones administrativas que le permitirán parametrizar y mantener copias de repuesto de los datos, definir tasas de cambio de moneda, configurar permisos y alertas, y acceder a información proveniente de software de terceros. Adicionalmente, SAP Business One ofrece funcionalidades en las siguientes áreas, con el fin de racionalizar y facilitar el desarrollo de sus procesos básicos de negocios. Finanzas Administre sus transacciones financieras, incluyendo libro mayor general, configuración y mantenimiento de cuentas, registros de diario, ajustes de moneda extranjera y definición de presupuestos. Banca Administre recibos de caja y registro de cheques, consignaciones y reconciliaciones bancarias. Ventas Cree cotizaciones, ingrese órdenes de clientes, programe entregas, actualice saldos de inventario y administre todas las facturas y cuentas por cobrar. Compras Administre y dé mantenimiento a las actividades asociadas a los proveedores, tales como emisión de órdenes de compra, actualización de números de inventario, cálculo de valores de artículos importados, y manejo de devoluciones y créditos. Gestión CRM Administre y dé mantenimiento a todos los datos de clientes y revendedores, incluyendo perfiles, resúmenes de contactos, saldos de cuenta y análisis del pipeline de ventas. Control de Inventarios Administre niveles de inventario, artículos, listados de precios, acuerdos especiales de precios, transferencias entre almacenes y transacciones de inventario. Planeación de Requerimientos de Materiales Programe y administre partidas para la creación o compra de materiales, empleando una diversidad de criterios que aportarán una simple aunque poderosa función de planeación a los compradores profesionales y planificadores de la producción. Reportes Cree poderosos reportes para prácticamente todos los aspectos de su negocio, incluyendo llamadas a los clientes, deudas a proveedores, ventas, flujos de caja, resúmenes de contactos con los clientes, contabilidad, inventarios en almacén, estados financieros, escalas de precios, actividades de clientes, y mucho más (mediante reportes estándar o consultas definidas por usted mismo). Gestión de Servicio Optimice el potencial de sus departamentos de servicio mediante la prestación de soporte a las operaciones de servicio, la gestión de los contratos de servicio, la planeación del servicio, el rastreo de las actividades de interacción con los clientes, y el soporte al cliente. Chart of accounts Account segments Journal entries Journal vouchers Recurrent transactions Exchange rates in multiple currencies Financial reports Budget cost centers Checks Sales tax calculations Multiple financial periods Deposits Credits Receipts Deferred payments Opportunities and pipeline management Contact management Quotations ing Orders Invoices Deliveries Returns Price lists in multiple currencies Client management Gross profit calculation Microsoft Office integration FUNCIONES DE SAP BUSINESS ONE Funciones de Reporte y Navegación de Datos Service contract management Service planning Tracking across multiple customer interactions Knowledge database Service call management Purchase orders Purchase deliveries Purchase returns Purchase credit notes Landed costs Gestión de Empleados Proporcione a sus gerentes las funcionalidades que éstos requieren para manejar los datos detallados sobre los empleados, la información de contacto con los mismos, y los reportes sobre ausencias laborales. Funcionalidades Verticales y Complementarias Responda a las necesidades específicas de cada industria con soluciones desarrolladas por los proveedores independientes de software que lideran cada una de ellas, con el fin de aportar funcionalidades verticales y complementarias. Diversos partners de SAP ofrecen soluciones micro-verticales que están disponibles para industrias tales como las de manufacturas, ventas minoristas, distribución mayorista y servicios. Las funcionalidades complementarias se ofrecen en áreas tales como reportes avanzados, acceso a dispositivos móviles y gestión de flujos de caja. Kit de Desarrollo de Software Conecte fácilmente aplicaciones externas a SAP Business One, o agregue funcionalidades parametrizadas a la aplicación, a través del uso del denominado Kit de Desarrollo de Software (SAP Business One Software Development Kit - SAP Business One SDK). Tecnologías SAP Subyacentes (Drag&Relate, Alertas y Parametrización de Interfaces de Usuario) Finanzas Ventas Servicio Compras Existencias Manufacturas Web sales Items management Item queries Price lists Receipt to stock Release from stock Stock transactions Warehouse transfers Serial numbers tracking Batch management Pick and pack Kitting Bill of materials Production orders Forecasting Materials resource planning wizard Recommendation reports Kit de Desarrollo de Software SAP Business One Figura 2: Soporte a las Áreas Funcionales

8 8 "Con SAP BO no estamos descubriendo el hilo negro: más bien nos estamos dando la oportunidad de estar a la vanguardia tecnológica, a través de una oportuna, veraz y confiable fuente de información, lo que nos permite una adecuada toma de decisiones estratégicas que son factor fundamental para el crecimiento de nuestra compañía". Eduardo Pizzuto, Director General de CMS International. GESTIÓN FINANCIERA SAP Business One ofrece funcionalidades de gestión financiera que permiten a su empresa alcanzar los más altos niveles de eficiencia y productividad, brindando soporte al manejo de múltiples divisas, la definición de presupuestos y las reconciliaciones bancarias. Contabilidad Cree planes para cualquier país, utilizando una plantilla de planes contables que puede adaptarse para que se acomode a las singulares necesidades de su negocio; defina planes individuales de hasta 10 segmentos, si fuere necesario, con el fin de cumplir satisfactoriamente con los requerimientos de reporte. Registros de Diario Disfrute las funcionalidades automatizadas que ingresan los registros de diario automáticamente desde las áreas de ventas, compras y banca, o cree registros de diario completamente nuevos. Así mismo, podrá buscar registros existentes y asignar automáticamente cualquier transacción a un determinado proyecto o centro de utilidades. Reversión de Diario Reverse automáticamente los acumulados de fin de mes. Por defecto, la reversión de los registros especificados se llevará a cabo el primer día del mes siguiente, aunque SAP Business One brindará a los usuarios la opción de especificar diferentes fechas de reversión para cada registro, en caso de que ello fuere necesario. Diferencias en Tasas de Cambio Evalúe periódicamente sus partidas abiertas en moneda extranjera, identifique cualquier diferencia y elija la transacción correctiva apropiada. Plantillas de Reportes Financieros Genere ágil y fácilmente un número ilimitado de plantillas de reporte financiero que se acomoden a cada una de sus necesidades de negocios, incluyendo, por ejemplo, la generación de estados suplementarios de pérdidas y ganancias. Comprobantes de Diario Guarde múltiples registros manuales de diario a nivel de lote y procéselos simultáneamente. Esto hará posible la verificación y recopilación de asientos antes de que los mismos sean registrados en el libro mayor general. Plantillas de Registro Defina plantillas de cuentas de mayor que le permitan ahorrar tiempo y evitar errores durante el asiento manual de los registros de diario. Registros Recurrentes Defina el carácter recurrente de ciertos registros propios durante la ejecución regular de la contabilidad y especifique la frecuencia de recurrencia para cada registro particular. En el caso de los registros recurrentes, la aplicación automáticamente le recordará ingresar sus transacciones. Figura 3: Plan Contable Completo

9 9 Contabilidad en Tiempo Real Finanzas Plenamente Integradas Automatice actividades clave de gestión financiera y bancaria con funcionalidades plenamente integradas. Cada vez que lleve a cabo una transacción, el software automáticamente ingresará un registro de diario en el libro mayor general para que usted no tenga que realizar algún ingreso o procesamiento por lotes adicionales. Ágil Análisis Detallado Analice fácilmente y en detalle la información, incluso a nivel de cada asiento contable. Podrá, por ejemplo, realizar un análisis detallado para visualizar la información del plan contable mientras estudia un registro de diario para una determinada transacción de ventas. Plan Contable Completo Profundice su análisis dentro del campo de saldos para visualizar aquellas transacciones que hacen parte de un determinado saldo. Figura 4: Herramienta XL Reporter Presupuestos Defina y administre presupuestos, cotejándolos con las cuentas del libro mayor general. Configure métodos de asignaciones presupuestarias, defina cifras presupuestarias en cualquier divisa (local, extranjera, o una combinación de ambas) y visualice un reporte resumido del presupuesto que compare las cifras proyectadas con las reales. Mediante el empleo de SAP Business One, usted podrá definir una alerta en línea que le notificará cualquier evento en el cual determinada transacción exceda su presupuesto mensual o anual. Centro de Utilidades Defina diferentes centros de utilidades o departamentos y asigne las correspondientes cuentas de ingresos y costos a un centro de utilidades predefinido en el plan contable. Reporte de Centro de Utilidades Genere un estado de pérdidas y ganancias basado en ingresos y costos (tanto directos como indirectos), de acuerdo con lo estipulado en las reglas de asignación aplicables. Dicho estado podrá generarse para cualquier centro de utilidades y usted podrá elegir entre formatos de visualización anual o mensual, así como comparar los resultados con las cifras alcanzadas en períodos previos. Reglas de Distribución Defina diferentes reglas de distribución para la caracterización de las actividades de negocios y luego asigne cuentas de ingresos o costos a las reglas de distribución correspondientes. Cierre de Fin de Mes Cierre Acelerado Acelere los cierres de fin de mes mediante la asignación de tareas a individuos o la creación de recordatorios que ayuden a administrar los diversos aspectos contemplados en el cierre, todo ello a través de la ventana de actividades. Cuentas de Control Identifique las cuentas de control y asígnelas como cuentas de registro por defecto para que cubran los incrementos o disminuciones en los saldos de los clientes o proveedores. Esto garantizará la sincronización entre el libro mayor general y los libros auxiliares. Plantillas de Registro Contable Utilice las plantillas de registro contable para asignar costos o transacciones a nivel de diversos departamentos, con base en porcentajes fijos determinados. Los registros contables recurrentes le permitirán crear transacciones con montos fijos. Reversión de Transacciones Use esta característica para reversar automáticamente las transacciones e ingresarlas en una fecha de reversión definida por el usuario. Reportes Financieros Reportes Multinivel Cree una estructura de cuentas del mayor que suplemente sus capacidades de reporte. Los reportes multinivel ofrecen mayor eficiencia, gracias a la flexibilidad aportada por la característica de segmentación de cuentas disponible en SAP Business One. Reportes Integrados Compile reportes de negocios, contables, de almacén y financieros, así como estados de cuenta, y exporte dichos reportes a Microsoft Excel y Microsoft Word. Herramienta XL Reporter Acceda a vistas en tiempo real sobre los datos críticos de negocios contenidos en SAP Business One y haga uso de todas las funcionalidades de Excel para el formateo de reportes de front-end.

10 10 GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES Figura 5: Visibilidad Completa Reportes Gráficos Obtenga una completa visibilidad sobre su pipeline o filtre los reportes para obtener vistas individuales del personal de ventas, los clientes, los leads y las etapas del ciclo de ventas, entre otros. Figura 6: Vista Única sobre los Datos de Negocios SAP Business One ofrece funcionalidades completas e integradas de ventas y servicio, garantizando un control total sobre la captación, retención y rentabilidad de los clientes para la compañía. Características estrechamente integradas de mercadeo, ventas y servicio proporcionan una visibilidad de punta a punta, a través de todo el ciclo de vida útil del cliente. Ventas CRM Registre todas las oportunidades de venta generadas durante la totalidad del ciclo de vida útil del cliente, desde la identificación del lead, la detección y la calificación del cliente hasta la propuesta, el cierre y las actividades de servicio y soporte posventas. Adicionalmente, incluya detalles sobre la oportunidad, tales como fuente, tamaño potencial de la negociación, fecha de cierre, competidores y actividades asociadas. Características CRM Ventas (Cuentas Por Cobrar): Cree cotizaciones de precios, registre órdenes de cliente, programe entregas, actualice saldos de inventario y administre todas las facturas y cuentas por cobrar. Compras (Cuentas Por Pagar): Administre y dé mantenimiento a las transacciones con proveedores, incluyendo la emisión de órdenes de compra, la actualización de los volúmenes de inventario, el cálculo del valor en muelle de los artículos importados, y el manejo de las devoluciones y créditos. Registro Maestro de Partners de Negocios Administre toda la información sobre clientes, revendedores y proveedores, incluyendo direcciones de correo electrónico, perfiles, reportes de ventas, actividades con partners de negocios y saldos de cuenta. Utilice el calendario para rastrear sus actividades y lleve a cabo búsquedas de palabras clave para encontrar artículos específicos dentro del calendario. Reportes: Analice las oportunidades según la fuente de la oportunidad (lead), territorio, industria, cliente y artículo. Los reportes presentan pronósticos e ingresos previstos para una diversidad de rangos de fechas, incluyendo frecuencias mensuales o trimestrales. Usted podrá visualizar la distribución de leads según su fuente y a lo largo del tiempo, con el fin de identificar las actividades más rentables de la generación de leads. Gestión de Campañas y Prospectos: Importe miles de prospectos desde archivos Excel o desde algún otro formato estándar de archivo, tal como archivos de valor separados por comas (comma separated value files). Administre y dé seguimiento a las actividades. Agregue prospectos a los listados de las campañas por correo electrónico, los listados de contactos y los boletines informativos. Ataque los prospectos objetivo o los partners de negocios con campañas por correo electrónico o mediante llamadas en frío. Cree campañas, impleméntelas y rastree sus resultados. Acceso Virtual: Utilice el poder del Internet para permitir que sus equipos de ventas distribuidas y servicio se mantengan conectados y enfocados, gracias al acceso virtual proporcionado por SAP Business One. Dentro de las características ofrecidas se cuentan la gestión de órdenes de venta, la selección y visualización de productos, la gestión de actividades y tareas, la gestión de cuentas, la gestión de oportunidades, la gestión de prospectos, la gestión de catálogos de producto, la gestión de órdenes de servicio, y la gestión de campañas. Reportes Dinámicos: Obtenga una singular vista segmentada en fases cronológicas sobre los datos de negocios, gracias a un reporte dinámico de análisis de oportunidades que le permitirá detectar fácilmente las tendencias, patrones y comportamientos de las oportunidades y el personal de ventas.

11 SAP Business One es una herramienta estratégica para perseguir todos los objetivos inmediatos que proyectamos: consolidación en el mercado nacional, búsqueda de nuevos productos que complementen nuestra línea y crecimiento en los mercados de exportación como es el caso de Guatemala y El Salvador. Fernando Arregui Mendoza, Director General de Global Fuentes. 11 VENTAS SAP Business One ofrece un desarrollo flexible de documentos de negocios, incluyendo cotizaciones. No sólo brinda soporte a diferentes tipos de línea (lo que le permitirá crear subtotales para las líneas previas), sino también le permite insertar textos de forma libre en cualquier punto del cuerpo del documento y desplegar artículos alternos recomendados. Usted podrá almacenar y reutilizar comentarios estándar, así como definir los textos de encabezados y pies de página para cada documento particular. Adicionalmente, podrá calcular las utilidades brutas para cada cotización, revisar fácilmente el historial de precios de venta y, una vez creada la cotización, exportarla rápida y homogéneamente a Microsoft Word. Características de Venta de SAP Business One Órdenes Simplifique el registro de las órdenes de venta al acceder a la información sobre disponibilidad de artículos a nivel de múltiples almacenes. Cuando se presentare alguna escasez, podrá colocar órdenes a partir de un listado de artículos alternos, o, de manera alterna, permitir que se haga una entrega parcial del volumen total de artículos ordenados. Las órdenes brindarán soporte a diferentes fechas de entrega y direcciones de destinatario para cada partida de línea, y usted podrá crear automáticamente órdenes de compra a partir de órdenes de venta, quedando facultado para entregar los embarques contemplados en la orden de compra en las instalaciones del cliente. Entregas Genere documentación de empaquetamiento para todos los bienes enviados al cliente. La función preinstalada de empaquetamiento hace posible la inclusión virtual de los artículos en diferentes paquetes durante la creación de una entrega. Usted podrá almacenar el número de guía de la entrega y acceder al status del embarque contenido en el comprobante de entrega, simplemente haciendo clic con su mouse. El software actualiza automáticamente los volúmenes de inventario cada vez que usted realiza una entrega efectiva. Factura para Cuentas Por Cobrar Cree automáticamente el registro de diario correspondiente a cada factura. De esta manera, podrá crear un recibo automático, en caso de que el cliente decida pagar únicamente una parte de la factura. Factura y Pago de Cuentas Por Cobrar Cree una factura y un recibo en un mismo paso, usando la información proveniente de un mismo documento. Nota de Crédito para Cuentas Por Cobrar Importe fácilmente los datos de la factura original durante la creación de una nota de crédito para la mercancía devuelta. Impresión de Documentos Seleccione el período, número de documento o tipo de documento para imprimir los registros de ventas y compras correspondientes. Borradores de Documentos Imprima, edite y administre todos los documentos que hayan sido seleccionados como borradores. Asistente de Generación de Documentos Agrupe todos los documentos de ventas existentes dentro de una misma factura para un cliente determinado. Podrá crear una diversidad de órdenes y comprobantes de entrega durante el curso de un mes, así como facturas resumidas para cada cliente al final del mes en cuestión. Figure 7: Synchronize Your Calendar Asistente de Cobros Administre múltiples cartas de cobro para cada cliente individual y mantenga un historial de cobros para el mismo. Ponga en acción el asistente a intervalos regulares (mensual o semanalmente), con el fin de detectar todas las facturas de cliente pendientes de pago y de enviar una serie de cartas de cobro, de diferentes niveles y a diferentes intervalos predefinidos. Adicionalmente, podrá especificar el método de cálculo de intereses y las tarifas de cobro aplicables. Gestión de Calendarios Administre las actividades mediante el uso de un calendario que ofrece vistas diarias, semanales o mensuales y que está sincronizado en ambas direcciones con el calendario contenido en Microsoft Outlook. Gestión de Datos Maestros Profundice hasta el nivel de datos maestros para clientes, leads y proveedores, con el fin de obtener una vista en tiempo real de 360 grados que incluya la siguiente información: Contactos e información asociada Saldo de cuenta Número de oportunidades de venta Número de llamadas de servicio Todas las actividades asociadas

12 12 COMPRAS Usted puede administrar y dar mantenimiento a las actividades asociadas a los proveedores, usando las siguientes funciones de SAP Business One. Características de Compra de SAP Business One Órdenes de Compra Cuando ordene materiales o servicios a algún proveedor, podrá crear las órdenes de compra respectivas, e imprimirlas, enviarlas por fax o correo electrónico, directamente al proveedor en cuestión. Las órdenes de compra actualizan las cantidades disponibles de los artículos pedidos e informan al gerente de almacén sobre la fecha de entrega programada. Adicionalmente, usted podrá dividir una orden de compra en múltiples partes (por ejemplo, en aquellos casos en los cuales los artículos contemplados en la orden deben ser enviados a múltiples almacenes). Órdenes de Compra para Recibos de Bienes Decida si desearía recibir las entregas en uno o múltiples almacenes. Los recibos de bienes podrán vincularse a una orden de compra, significando esto que las cantidades expresadas en la orden de compra podrán cambiar si las cantidades recibidas no corresponden a las cantidades establecidas en la orden original. Factura para Cuentas Por Pagar Procese los pagos a los proveedores con base en los ingresos de los registros de diario que el software automáticamente genera cuando usted procesa las facturas a proveedores. Nota de Crédito para Cuentas Por Pagar Emita una nota de crédito en beneficio de cualquier proveedor por concepto de mercancías devueltas. Usted podrá obtener fácilmente los datos que se requieren en la nota de crédito, tomándolos de la factura original. Costos En Muelle Calcule el precio de compra de la mercancía mediante la asignación de diversos elementos de costos en muelle (tales como fletes, seguros y aranceles aduaneros) al costo FOB de cada artículo. El valor real de la mercancía a nivel de almacén se actualizará automáticamente. Figura 8: Cree la Orden de Compra Borradores e Impresión de Documentos Edite y administre todos los documentos de compra que hayan sido guardados como borradores e imprímalos (incluso los borradores) según período, número de documento o tipo de documento.

13 La empresa se dirige a seguir creciendo con base en las necesidades que tengan sus clientes y lo interesante es que la mayoría de ellos trabajan con SAP, por tanto, se vislumbra que en los siguientes años se pueda crear una red de trabajo sustentada en las aplicaciones de SAP y que permita facilitar labores de comercialización entre clientes y proveedores en el país. Jorge Montemayor, Director Administrativo, ELMET. 13 PLANEACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES SAP Business One ofrece una simple pero poderosa función de planeación que le ayudará a programar y administrar los artículos que habrán de ser producidos o adquiridos, a través del empleo de una diversidad de criterios. Características de Planeación de Requerimientos de Materiales de SAP Business One Pronósticos Prediga la demanda con base en diversas métricas de pronóstico y no exclusivamente en los historiales y las órdenes recibidas. Los cálculos de pronóstico le ayudarán a prever la demanda futura de los productos y a ajustar consecuentemente la planeación de materiales, a través del uso de los pronósticos de la demanda disponibles en el asistente de planeación de requerimientos de materiales (asistente MRP, por sus siglas en inglés). Asistente MRP Organice y optimice los requerimientos futuros de materiales, y administre y ejecute las recomendaciones y excepciones de compras y manufacturas. Mediante la consideración de las cantidades mínimas de pedido y las órdenes múltiples, usted podrá materializar reducciones en costos y así sacar provecho de las variaciones coyunturales en los precios de compra y de los tamaños de los lotes de producción estándar. El asistente generará un reporte recomendatorio que ofrecerá sugerencias sobre el desarrollo o la compra de artículos. Numerosas opciones de profundización estarán a su disposición para que pueda visualizar fácilmente los cálculos netos de los requerimientos y los documentos que efectivamente generarán los requerimientos brutos. Reporte Recomendado para Órdenes Cree automáticamente órdenes de producción y de compra, basándose en la información contenida en los reportes recomendatorios. Si algún artículo debe obtenerse mediante outsourcing, usted podrá convertir fácilmente la orden de producción en una orden de compra. Podrá, además, consolidar múltiples órdenes de compra dirigidas a un mismo proveedor en una sola orden, racionalizando aún más el proceso de compra. Figura 9: Planeación MRP con el Asistente de Planeación

14 14 CONTROL DE INVENTARIOS Administre la información maestra, los números de serie y los listados de precios de los artículos. Así mismo, defina artículos alternos, realice ajustes de aumento o disminución de inventarios, ejecute conteos de ciclos y genere listados de selección para órdenes de venta abiertas. Características del Control de Inventarios de SAP Business One Datos Maestros de los Artículos Defina artículos de producción (fabricación), adquisición (compra) o no inventariados, tales como mano de obra o viajes. Mantenga la información por defecto para cada artículo, incluyendo proveedor de compra, unidad de medida de compra, unidad de medida de venta, y status tributario. Podrá mantener los artículos inventariados en múltiples almacenes, con diferentes costos asociados, dependiendo de la locación. SAP Business One brinda soporte a diversos métodos de valoración de inventarios. El software actualmente ofrece soporte a los métodos de costo estándar, promedio ponderado de movilización y FIFO. Dé mantenimiento a los datos de planeación contenidos en los datos maestros de los artículos. Usted podrá definir el método de aprovisionamiento (fabricación o compra, por ejemplo), así como los intervalos dentro de los cuales se deberá comprar un artículo determinado (mensual, semanal o diario). Además, podrá definir los tamaños de los lotes de artículos comprados, la cantidad mínima de la orden, y los tiempos promedio de espera. Posteriormente, podrá utilizar esta información en conjunción con las funcionalidades de planeación MRP. Números de Serie Genere automática o manualmente los números de serie, mediante el empleo de plantillas. Lotes Asigne lotes a los productos y clasifíquelos según su vida útil en estanterías o cualquier otro atributo de libre definición. Posteriormente, podrá definir los lotes de estos productos en las órdenes de venta, los comprobantes de entrega y los movimientos de inventario. Artículos Sustitutos Cree un listado de artículos alternativos que se ofrezcan cuando las selecciones del cliente no se encuentren disponibles, clasificando dichos artículos alternos de acuerdo con su similitud, a nivel de características, precio o cantidad. Número de Catálogo de Partner de Negocios Tenga a su disposición una tabla que permita cotejar los números de parte de los clientes y proveedores con los números de parte en inventario. Podrá utilizar los números de parte de los clientes en los documentos de compra, en lugar de los números de parte en inventario.

15 Lo primero en lo que nos benefició SAP Business One fue en la recuperación de la cartera vencida. Antes de surtir cualquier pedido, nos informamos sobre el status de pagos para proceder. Además de conocer cuánto debo y cuánto me deben para planear flujos de efectivo. Eduardo Gracia, Director General de Ensel Technologies. 15 Liberación y Recibo de Bienes Registre las liberaciones y recibos de bienes que no estén directamente relacionados con un determinado documento de compra o venta. Transferencia de Inventarios Mueva los inventarios entre distintos almacenes. Asiento Contable de Inventarios Ingrese los saldos iniciales de los artículos en inventario y actualice los datos de almacén. Conteo Cíclico de Inventarios Racionalice las actividades de conteo de inventarios mediante la identificación de los puntos en los cuales cada artículo en inventario está programado para ser contabilizado. Las alertas y reportes producidos ayudarán a garantizar que los artículos de diversos niveles de importancia sean contabilizados con la frecuencia requerida. Lista de Precios Defina diversas listas de precios y enlácelas con distintos clientes y proveedores. Cree fácil y rápidamente vínculos dinámicos entre las listas de precios, las cuales se actualizarán automáticamente, cada vez que la lista primaria sea modificada. Precios Especiales Defina precios especiales para clientes o proveedores individuales, precios específicos para ciertos volúmenes de orden, y períodos de validez para cada precio en particular. Gerente de Procesos de Recolección y Empaque (Pick & Pack) Administre el proceso de recolección y empaque hasta con tres filas de espera. Cuando las órdenes de venta se ingresen, serán visualizadas en la fila de espera denominada abiertas. Posteriormente, usted podrá marcar las cantidades como total o parcialmente liberadas para recolección. La lista denominada liberadas desplegará todas aquellas órdenes que hayan sido liberadas para recolección y que usted podrá marcar como total o parcialmente recolectadas. Tanto en la fila de órdenes abiertas como en la fila de órdenes liberadas, podrá crear automáticamente listados de recolecciones para una sola orden o todo un rango de órdenes. Esta característica ofrece extensas funcionalidades de profundización que incluyen datos maestros de clientes y artículos, así como documentos fuente. Figura 10: Funcionalidades de profundización con el Gerente de Procesos de Recolección y Empaque

16 16 GESTIÓN DE LLAMADAS DE SERVICIO Figura 11: Búsqueda de Llamadas de Servicio Rastreo y Gestión del Ingreso de Llamadas Al momento de recibir una llamada de servicio, busque sus clientes por artículo o número de serie. Mediante el uso de listados de despliegue vertical, podrá rastrear diversos tipos de problemas o llamadas, pudiendo también rastrear la llamada en cuestión hasta su punto de origen. SAP Business One ofrece funcionalidades de gestión CRM como parte de la aplicación, garantizando un pleno control sobre la captación, retención, lealtad y rentabilidad de los clientes, de cara a su empresa. Funciones estrechamente integradas de mercadeo, ventas y servicio proporcionan una visibilidad de punta a punta sobre el ciclo completo de vida útil. Las funciones de gestión de llamadas de servicio brindan soporte a las operaciones de servicio, la gestión de contratos de servicio, la planeación de servicios, el rastreo de las actividades de interacción con los clientes, el soporte al cliente, y la gestión de las oportunidades de venta. Características de la Gestión de Llamadas de Servicio de SAP Business One Contratos de Servicio Cree un contrato de garantía o soporte regular para los artículos o servicios vendidos a un cliente. Dicho contrato contemplará las fechas de inicio y finalización, así como términos contractuales específicos, incluyendo tiempos garantizados de respuesta o resolución de problemas. Historiales de los Equipos del Cliente Mantenga información detallada sobre los artículos vendidos al cliente, incluyendo número de serie del fabricante, número de serie de un repuesto, e historial de llamadas de servicio. Los historiales también enumeran los contratos de servicio asignados a cada artículo específico. Reporte Sobre los Equipos del Cliente Visualice todos los equipos y números de serie correspondientes que se hayan vendido a un cliente determinado o a un cierto rango de clientes. Llamadas de Servicio Revise la información sobre todas las llamadas de servicio que hayan sido creadas, resueltas o cerradas en una fecha determinada o dentro de un cierto rango de fechas. Podrá restringir el reporte para que se visualicen únicamente las llamadas de servicio hechas para una línea, un técnico, un tipo de problema, una prioridad, un artículo o un status de llamada específicos. Podrá optar por incluir - o no - una vista sobre las llamadas aún pendientes de resolución. Llamadas de Servicio en Listas de Espera Rastree y dé mantenimiento a las llamadas de servicio, revisando el historial de llamadas asociadas a cada evento particular. Usted podrá monitorear el status de una llamada específica y asignarla a algún técnico individual, o, alternativamente, mantenerla dentro de una lista de espera para un equipo de técnicos. Tiempos de Respuesta Según Cesionario Dé seguimiento a las comunicaciones entre un determinado cliente y el departamento de servicio, determinando el tiempo que se necesita para responder apropiadamente a una llamada de servicio individual. Figura 12: Reporte Gráfico de Servicio Monitoreo del Servicio Monitoree las llamadas abiertas y vencidas, a través del uso de un reporte gráfico dinámico. Una alarma sonora se escuchará cada vez que el número definido de llamadas abiertas o vencidas exceda el límite trazado con anterioridad.

17 Nuestra producción se ha optimizado. Antes, 20% del tiempo de producción se iba en hacer cambios a las máquinas que muchas veces no eran funcionales o eran producto de fallas de cálculo. Con SAP Business One ya no tenemos ese desperdicio de tiempo de producción porque todo lo acomoda por prioridades y tipos de pieza compatibles. Los cambios que se hacen son estrictamente los necesarios. Thomas Trapp, Interim Manager de Aksys. 17 INTEGRACIÓN CON MICROSOFT OFFICE SAP Business One se integra con Microsoft Outlook, permitiéndole intercambiar y compartir datos para mantener a todas las partes informadas sobre los desarrollos en su cuenta y sobre las oportunidades de negocios que se presenten. Características de la Integración de SAP Business One con Microsoft Office Sincronización de Datos Sincronice las citas de negocios, contactos y tareas de calendario entre SAP Business One y Microsoft Outlook. Esta función le permitirá programar operaciones automáticas de sincronización y resolver cualquier conflicto pendiente que pudiera presentarse en cualquiera de las dos aplicaciones. Usted podrá crear pantallazos con la información de SAP Business One y enlazarlos a los contactos disponibles en Microsoft Outlook. Conexión con Microsoft Word y Microsoft Excel La integración con Microsoft Outlook le permitirá conectarse con SAP Business One desde Microsoft Word y guardar un documento en Microsoft Word como una actividad en SAP Business One. La misma función estará disponible para Microsoft Excel. También podrá guardar los libros de trabajo (workbooks) como actividades asociadas a un partner de negocios o una persona contacto en SAP Business One. Cotizaciones Usted podrá importar cotizaciones de SAP Business One a Microsoft Outlook y luego desplegarlas, editarlas y enviarlas como correos electrónicos. También podrá crear nuevas cotizaciones en Microsoft Outlook y guardarlas en SAP Business One. Integración de Correos Electrónicos Usted podrá ejecutar las siguientes funciones, gracias a la integración con Microsoft Outlook: Guardar un correo electrónico de Microsoft Outlook como una actividad en SAP Business One Guardar el texto original y los anexos originales del correo electrónico, en calidad adición (add-on) a una actividad en SAP Business One Establecer seguimientos y recordatorios para cualquier actividad Figura 13: Pantallazo de Actividades Comerciales en Formato Excel

18 18 ALERTAS Y APROBACIONES Usted podrá establecer notificaciones inmediatas y respuestas automáticas a importantes eventos de negocios, a través del empleo de alertas basadas en flujos de trabajo y programables por el usuario. También podrá designar los eventos que desea rastrear y definir los rangos aceptables de tolerancia y los límites asociados a tales eventos. Cuando los indicadores quedaren fuera del rango predeterminado que haya sido fijado para el evento en cuestión, recibirá una notificación con opción de respuesta. Cualquier violación a las políticas de la empresa generará una notificación inmediata al gerente a cargo e iniciará un proceso de flujos de trabajo que se encargará de manejar el evento en cuestión. Profundizar el análisis para obtener una visibilidad instantánea sobre la información que detalla las características de la alerta, lo que podrá ayudarle a tomar decisiones informadas sobre las acciones futuras que habrán de ejecutarse en relación con el evento en cuestión Informar a los gerentes sobre eventos particulares de negocios y activar procesos de flujos de trabajo Responder instantáneamente a las alertas generadas como parte de los procesos de flujo de trabajo, procedimientos de aprobación y acciones activadas automáticamente Figura 14: Respuesta Inmediata a las Alertas Características de las Alertas y Aprobaciones de SAP Business One Gestión Preactiva Basada en Excepciones Reciba alertas automáticas sobre importantes eventos de negocios, de modo que no tenga que monitorear manualmente las actividades. Las alertas disponibles le permitirán llevar a cabo las actividades descritas a continuación: Notificar a los empleados sobre cualquier discrepancia o evento que esté siendo monitoreado dentro de la organización Ofrecer información interna (en línea) asociada al rol de cada empleado dentro de la compañía. Cada vez que un umbral sea superado, una alerta podrá ser activada en tiempo real para avisar al usuario que haya solicitado dicha notificación.

19 SAP Business One se adapta a cualquier tipo de compañía, su flexibilidad es su principal ventaja. Todos los días podemos tomarle el pulso a la empresa, pues la rapidez para generar los reportes nos permiten una administración de negocios confiable. Alba Rosa Vargas, Director Administrativa, Delti. 19 FUNCIONALIDADES DE PERSONALIZACIÓN Y CONFIGURACIÓN DEFINIDAS POR EL USUARIO Funcionalidades de Personalización y Configuración Definidas por el Usuario SAP Business One le proporciona poderosas herramientas que permiten configurar las formas, consultas y reportes a la medida de sus requerimientos específicos de negocios, sin necesidad de una capacitación técnica especializada. Usted podrá establecer las configuraciones requeridas para definir tasas de cambio, fijar parámetros de autorización y crear funciones de importación y exportación de correos internos, correos electrónicos y datos. Características de Configuración de SAP Business One SAP Business One ofrece las siguientes funcionalidades extensivas de configuración: Selección de compañía: diversas configuraciones básicas Inicialización y preferencias generales: datos de compañía y configuraciones generales Definiciones de usuario: plan contable, códigos tributarios, empleados de ventas, territorios, proyectos, formatos de dirección, términos de pago, proveedores, clientes, grupos de artículos y comisiones, almacenes, plantillas y listas de espera para contratos de servicio, bancos, métodos de pago y métodos de embarque Autorizaciones: acceso controlado a la información (total, de sólo lectura, o de acceso denegado); acceso otorgado según equipo, departamento o sucursal Definición de tasas de cambio: la base de todos los reportes y datos registrados Funciones útiles: copias de seguridad de datos, procesos automatizados, e importación y exportación de datos Recuperación: administración y extracción de datos Funciones de alerta: definición de perfiles personales para los mensajes de advertencia Mensaje de envíos: usuario interno, cliente y proveedor Saldos iniciales: para la cuenta del mayor y el partner de negocios Registro de datos maestros para la aplicación completa Archivos de partners de negocios que contienen los registros de datos maestros de un cliente o proveedor Listas de materiales: árboles de productos que representan el encabezado y que cubren los materiales individuales asignados Documento de venta o compra: documentos para la línea de encabezado y las líneas de documento que contienen las partidas individuales asignadas Registros de diario según título o descripción Acomodamiento a las Cambiantes Necesidades de Negocios SAP Business One puede adaptarse de las siguientes maneras para satisfacer sus cambiantes requerimientos de negocios, sin que ello genere una carga pesada y permanente sobre el área de la tecnología de la información: Guarde preferencias de formas, consultas y reportes, permitiendo que los modelos de proceso anidados reflejen directa y efectivamente las actividades cotidianas de negocios Integre otras aplicaciones, aprovechando de esta manera sus inversiones en tecnología Controle las transacciones y flujos de trabajo, a través de funcionalidades de alerta Implemente cambios inmediatos en SAP Business One, con el fin de adaptar velozmente la aplicación a diversas variaciones y alteraciones Integre toda modificación a las nuevas versiones de la aplicación con un mínimo esfuerzo, eliminando los costos usualmente asociados a las actualizaciones Campos Definidos por el Usuario Defina sus propios campos dentro de las ventanas de objetos de datos para artículos tales como partners de negocios, órdenes y especificaciones de inventario. Usted podrá seleccionar campos definidos por el usuario para diversos tipos de información, tales como textos, direcciones, números telefónicos, URLs, anexos de archivo, imágenes y listados de despliegue vertical. Estos campos reflejarán automáticamente los cambios presentados en su base de datos, cada vez que se lleve a cabo una actualización. Figura 15: Campos Definidos por el Usuario Búsquedas Formateadas Registre los valores para cada campo en la aplicación, incluyendo campos definidos por el usuario, a partir de un proceso predefinido de búsqueda. Usted podrá utilizar búsquedas formateadas en las situaciones descritas a continuación: Registro automático de valores en los campos, de acuerdo con alguna de las siguientes circunstancias: Uso de diferentes objetos en la aplicación Listado de predefinidos Consultas predefinidas (definidas por el usuario) Definición de dependencias entre los campos de la aplicación Visualización de campos usados únicamente para consultas, tales como firma de usuario, fecha de creación y saldo de cheques pendientes (para un partner de negocios) Creación de Campos Definidos por el Usuario Usted podrá agregar un número ilimitado de campos definidos por el usuario a la mayoría de formas contempladas en la aplicación, a nivel de encabezado o documento, y de fila o detalle. También podrá seleccionar el campo o la extensión del campo. Esta función estará controlada mediante códigos de autorización; con la autorización apropiada, usted podrá adicionar o modificar cualquier campo definido por el usuario, en cuestión de minutos.

20 20 REPORTES Usted podrá crear reportes e implementar acciones correctivas de inmediato. La función de reporte incluye reportes contables, de inventario, financieros y de apoyo a la toma de decisiones. Usted podrá, no sólo exportar cualquier reporte a Microsoft Excel tras la generación del mismo, sino también extraer fácilmente los datos, gracias a una simple navegación de datos. Igualmente, podrá ejecutar reconciliaciones internas y externas mediante reportes de excepciones, algo útil durante las actividades de cierre de libros y elaboración de reportes. Características de Reporte de SAP Business One SAP Business One es la única aplicación que utiliza la herramienta de arrastre y asociación (Drag&Relate) para brindarle una visibilidad de punta a punta sobre sus operaciones de negocios. Esta característica es también útil para ayudarle a comprender instantáneamente las relaciones y transacciones clave que se efectúan dentro de su empresa. Un generador de consultas ofrece funcionalidades intuitivas que posibilitan la creación de consultas a la base de datos y de reportes de definición. Usted podrá usar los datos provenientes de cualquier campo para crear un reporte, bien sea a nivel de resumen o a nivel detallado. Una vez la consulta haya sido definida, podrá guardarla en la biblioteca de consultas para usos posteriores. Si fuere necesario, podrá usar un editor de reportes para refinar y modificar cualquier consulta existente. El asistente de consultas es similar al generador de consultas, con la diferencia que, en este caso, usted será guiado, paso a paso, a través del proceso de generación de consultas. Esta herramienta es muy útil si usted desea formular consultas pero no está familiarizado con la sintaxis SQL. Figura 16: Reportes Predefinidos para cada Área Funcional Reportes Predefinidos SAP Business One ofrece un número significativo de reportes predefinidos para cada área funcional. Usted podrá generar reportes para un área funcional específica dentro de su empresa y parametrizar su contenido para que se ajuste a sus necesidades. También podrá imprimir, enviar por correo electrónico, o exportar cualquier reporte a Microsoft Excel. Contabilidad Reportes sobre antigüedad Reportes de compañía Reportes comparativos Reportes presupuestarios Oportunidades de Ventas Oportunidades Análisis Escalonado Pipeline de oportunidades Pronósticos de oportunidades y a lo largo del tiempo Oportunidades aprovechadas y desaprovechadas Mis oportunidades abiertas y cerradas distribución de leads a lo largo del tiempo Ventas y Compras Listado de partidas abiertas Análisis de ventas Análisis de compras Partners de Negocios Resumen de actividades Clientes inactivos Historial de cobros Producción Órdenes de trabajo abiertas Listas de materiales Servicio Llamadas de servicio Llamadas de servicio según lista ade espera Tiempos de respuesta para cada cesionario Tiempos promedio de cierre Contratos de servicio Reporte sobre equipos del cliente Monitor de servicio Mis llamadas de servicio Mis llamadas de servicio abiertas Mis llamadas de servicio vencidas Inventario Lista de artículos Últimos precios vigentes Artículos inactivos Listado de asientos de inventario según artículo Status de inventario Inventarios en almacén Valoración de inventarios Transacción con números de serie Transacción con números de lote

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