UNIVERSIDAD DEL ISTMO FACULTAD DE INGENIERÍA BASES PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA WMS EN EMPRESAS NACIONALES VERÓNICA LUCÍA ESCOBAR AYALA

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1 UNIVERSIDAD DEL ISTMO FACULTAD DE INGENIERÍA BASES PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA WMS EN EMPRESAS NACIONALES VERÓNICA LUCÍA ESCOBAR AYALA Guatemala, 13 de noviembre de 2012

2 UNIVERSIDAD DEL ISTMO FACULTAD DE INGENIERÍA BASES PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA WMS EN EMPRESAS NACIONALES Trabajo de Graduación Presentado al Consejo de la Facultad de Ingeniería de la Universidad del Istmo, para optar el título de: Ingeniero Comercial por VERÓNICA LUCÍA ESCOBAR AYALA Asesorado por: Ing. Carlos Briones Guatemala, 13 de noviembre de 2012

3 ÍNDICE GENERAL Página INTRODUCCIÓN MARCO DE REFERENCIA MARCO CONCEPTUAL Antecedentes Cadena de Suministro Administración del Inventario en la cadena de suministro Manufactura de Clase Mundial MARCO TEÓRICO SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN WMS Documentación y parámetros Recepción Gestión de existencias Preparación de encargos Expedición Reporting e Indicadores claves KPI SISTEMAS, APLICACIONES Y PRODUCTOS SAP SAP Business One SAP en el área de compras SAP en control de inventarios SAP en gestión de servicio SAP R/ MARCO CONTEXTUAL CEMENTOS PROGRESO Logros HENKEL LA LUZ S.A Logros PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVOS Objetivo General Objetivos Específicos ALCANCES Y LIMITACIONES DEL ESTUDIO APORTE METODOLOGÍA IDENTIFICACIÓN DE LAS UNIDADES DE ANÁLISIS. 40

4 6.2 INSTRUMENTOS DE LAS UNIDADES DE ANÁLISIS IDENTIFICACIÓN DE LOS PARTICIPANTES EN LA APLICACIÓN DEL PROCESO INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA SOBRE DATOS HISTORICOS E INSTRUMENTOS PARA LAS EMPRESAS PRESENTACIÓN Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS: El proceso de diseño y puesta en marcha de un sistema de gestión de almacén INVENTARIOS COSTOS DESPACHO SERVICIO AL CLIENTE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.. 57 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS. 61

5 ÍNDICE DE ILUSTRACIONES Figura Descripción Página 1 Cadena de suministro 4 2 Funciones a implementar para WMS 11 3 Documentación y parámetros en bodega/ almacén 12 4 Proceso de recepción 13 5 Ubicación del producto 14 6 Expedición 15 7 Ecosistema de una empresa 19 8 SAP en el área de compras 20 9 SAP en control de inventario SAP en gestión de servicio 22 Diagrama 1 Administración de la cadena de suministro 5 2 Herramientas de documentación y parámetros 12 3 Estructura SAP R/ Problemática y solución Cementos Progreso 26 5 Flujograma de proceso de implementación Cementos 28 Progreso 6 Problemática y solución Henkel La Luz, S.A Flujograma de proceso de implementación Henkel La Luz, 35 S.A. 8 Flujograma proceso modelo 56 Tabla 1 Tipos de Inventarios 7 2 Beneficios Principales WMS 10 3 Indicadores WMS 16 4 Características de SAP 17 5 Descripción de proceso Cementos Progreso 27 6 Descripción de proceso Henkel La Luz, S.A 33 7 Resumen mensual materiales inventario Cementos Progreso 45 8 Resumen mensual cumplimiento de inventario 48 9 Resumen mensual en costos de transacción Cementos Progreso 50

6 Gráfica Descripción Página 1 Porcentaje exactitud materiales Cementos Progreso 46 2 Eficiencia FIFO Henkel La Luz, S.A Cumplimiento inventario Cementos Progreso 49 4 Costos de transacción Cementos Progreso 51 5 Eficiencia total Henkel La Luz, S.A Ahorro por compras automáticas Cementos Progreso 53 7 Atención al cliente interno Cementos Progreso 55

7 DEDICATORIA A Dios por llenarme de sabiduría y gracia a lo largo de mi carrera universitaria y por ser fiel proveedor para poder terminar mis estudios. A mi mamá por su inmenso e interminable amor, la motivación de nunca darme por vencida, de seguir adelante y por los días de tristeza al estar lejos y hacerme siempre sonreír. A mi papá por su interminable dedicación y sacrificio, por ser el ejemplo de cómo ser un profesional de éxito y sobrellevar los momentos más difíciles, además de su gran amor y paciencia. A mi hermano por ser mi compañero en los momentos más difíciles y por ser un ejemplo, te admiro. A mi abuelita por el amor inigualable, por sus oraciones y preocupaciones, te amo. A mis tías que son como mis hermanas, por siempre preocuparse por mí y por ser un ejemplo a seguir. A mis abuelos por su apoyo y amor en todo tiempo. A mis primitas, primos y demás familia gracias por apoyarme y estar conmigo siempre. A mis amigos a quienes Dios ha puesto en mi vida y diariamente son una bendición. A mi asesor Ing. Carlos Briones por su dedicación y atención en todo momento. A todo el personal de la Facultad de Ingeniería por ser siempre un apoyo a lo largo de mi carrera universitaria, en especial al Ing. Jorge López, Ing. Karina de Urrea y Nora de Pérez. Gracias por confiar en mí. A Henkel La Luz S.A y Cementos Progreso por abrirme las puertas para poder culminar la última etapa de mi carrera universitaria.

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10 INTRODUCCIÓN El presente trabajo busca presentar un modelo de gestión que contribuya a optimizar la administración del flujo de información, en la Cadena de Suministro (CS). La cadena de suministro está formada por cuatro procesos de primer nivel: abastecimiento, transformación (producción), distribución y planeación, este último es el proceso encargado de la administración del flujo de información. El flujo de información hace sostenible el valor agregado generado por el flujo físico para los clientes. El costo y servicio son relevantes en el proceso de distribución y administración de inventarios. La optimización está enfocada en reducir costos y tiempo en los procesos de administración de inventarios, en los almacenes de materia prima y de producto terminado. En el entorno actual de los negocios y en la búsqueda de una mayor productividad en las operaciones diarias de la empresa, se encuentra la globalización que demanda un permanente esfuerzo en generar mayor competitividad y mejores resultados. Por lo tanto, el propósito de este trabajo es estudiar las bases de la implementación del sistema WMS (Warehouse Management System) en algunas empresas que operan en el país, como instrumento de mejora en la productividad de sus actividades dentro de la cadena de suministro y, luego, generar una metodología de implementación del mismo para referencia de otras empresas que todavía no lo tengan en su gestión de inventarios. El WMS es un Sistema de Gestión de Almacenes que constituye una importante ayuda a las compañías, orientado a la optimización de los procesos de recepción, almacenaje y despacho. 1

11 1. MARCO DE REFERENCIA 1.1 MARCO CONCEPTUAL En la actualidad, para lograr el éxito de un producto o servicio, no basta con cumplir los requerimientos de calidad, realizar campañas publicitarias o tener grandes procesos de manufactura con una planta eficiente. La clave para lograr dicho éxito es tener cobertura en todos los puntos de venta, de manera que el producto llegue eficientemente al consumidor. Los desafíos logísticos más difíciles tienen que ver con los procesos de integración interna y externa de la empresa. Todo proceso de integración logística se unifica en la estructura organizacional, en la responsabilidad efectiva de los inventarios, en las prácticas de compartir información y en la naturaleza de los sistemas de medición del desempeño. Cuando una organización realiza una administración de la cadena de suministro optimiza la planificación y ejecución de ésta, para así lograr los resultados esperados de la estrategia establecida. Debido a la complejidad de los negocios y que las empresas deben competir innovando, ofreciendo productos diferenciados, personalizados para los clientes, los tiempos de operación deben reducirse y la demanda de calidad en el servicio debe ser mayor. Las empresas deben buscar nuevas herramientas que aseguren altos niveles de servicio y el incremento de eficiencia y en la productividad por medio de costos controlados, de manera que, es lo más acertado que pueden hacer las organizaciones, razón por la cual la Tecnología de Información, o TI, es una herramienta necesaria para alcanzar distintos objetivos propuestos por las organizaciones. Los sistemas más comunes utilizan en la gestión logística son: Sistema de Gestión de Almacenes- WMS (Warehouse Management System) 2

12 Sistema de Gestión de Transporte- TMS (Transportation Management System) Sistema de Ruteo RS (Routing System) Antecedentes Cadena de Suministro La cadena de suministro es expresada como: todas las actividades involucradas en la entrega de un producto, desde su estado como materias primas hasta su llegada al cliente. Este concepto ha evolucionado en el mundo de los negocios, en donde se ha consolidado como un concepto estratégico, para lograr la satisfacción del cliente mediante la unión y coordinación de esfuerzos entre los diferentes miembros de la cadena. Una cadena de suministro está formada por diferentes entidades o miembros que interactúan entre sí, para lograr satisfacer necesidades expresadas por un cliente, los cuales pueden ser: Consumidores Minoristas Mayoristas/Distribuidores Fabricantes Proveedores de componentes y materia prima. Un fabricante puede recibir materiales de diferentes proveedores y posteriormente abastecer a diferentes distribuidores, por lo tanto, la mayoría de las cadenas de suministro son realmente redes, por ejemplo: 3

13 Figura No. 1 CADENA DE SUMINISTRO Fuente: Redecon La administración de la cadena de suministro debe tratar los siguientes problemas: Configuración de una red de distribución: número y localización de proveedores, instalaciones de producción, centros de distribución, almacenes y clientes. Estrategia de la distribución: centralización o descentralización, envío directo, push o pull de la estrategia y logística a terceros. Información: integración de sistemas y procesos a través de la cadena de suministros para compartir información valiosa, incluyendo señales de demanda, pronósticos, inventario y transporte. Gerencia de inventario: cantidad y localización de inventario incluyendo las materias primas, productos en proceso y mercancías acabadas. 4

14 La administración de la cadena de suministro enfrenta cada vez retos mayores, al enfrentarse a entornos más complejos y competidos a nivel mundial y en donde la satisfacción del cliente y la rentabilidad del negocio, marcan la pauta para los desafíos en un mundo globalizado que puede enfrentar toda empresa. Diagrama No. 1 ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO Planeación de la Cadena de Suministro Planificacion de la Demanda y pronóstico Planificación de Abastecimiento Planificación de Distribución Planificacion y programación de Manufactura Ejecución de la Cadena de Suministro Gestión de Centros de Distribución -WMS Gestión de Transportes- TMS Sistema de Ruteo- RS Entregar Producto Correcto Lugar Correcto Tiempo correcto Fuente: Propia 5

15 Administración del Inventario en la Cadena de Suministro Un inventario consiste en la existencia de productos físicos que se conservan en un lugar (almacén). El inventario es un conductor muy importante dentro de la cadena de suministro, ya que puede alterar dramáticamente la eficiencia y respuesta de la misma. Un rol muy importante de la gestión del inventario dentro de la cadena de suministro es, ayudar a incrementar el monto de demanda que puede ser satisfecha, por tener el producto listo y disponible cuando el cliente lo requiera. Otro enfoque del inventario es sobre los espacios físicos en donde se almacenan, estos son llamados bodega o almacén. Es necesario tomar en cuenta algunas variables que influyen en la operación de una bodega o almacén: Distancia y costo de mover material del origen a la bodega Distancia y costo de mover material de la bodega al destino Costos de renta, luz, impuestos municipales, servicios y mantenimiento Capacidad de las bodegas Porcentaje de utilización de las bodegas Superficie en bodega ocupada por pieza o lote Volumen en bodega ocupado por pieza o lote Costos parciales y totales por pieza o lote en bodega Vida útil de la bodega Facilidades para el manejo en pallet de los productos. Nuevos procesos y sistemas de información exigen mantener los inventarios en un nivel mínimo, pero sin que se sacrifique el equilibrio entre la oferta y la demanda. Si bien generalmente los inventarios altos ofrecen un mejor servicio al cliente, bajos costos y economías a escala; pero con inventarios bajos se baja el pago de impuestos, mermas, intereses entre otros. A continuación, se presentan las ventajas y desventajas de tener cualquiera de los dos tipos de inventarios. 1 1 BALLOU, Ronald H. Logística, Administración de la cadena de suministro. 5ta edición. México: Pearson Educación, p328. 6

16 Tabla No. 1 TIPOS DE INVENTARIOS Características Inventarios Bajos Inventarios Altos Interés o Costo de Bajo Alto oportunidad Costo de Almacenamiento Bajo Alto y manejo Impuestos, Seguros y Bajo Alto mermas Servicio al cliente Riesgo de NO satisfacerlo Seguridad en servicio al cliente Costo de hacer pedidos Alto Bajo Utilización de mano de obra Baja Eficiencia Alta eficiencia Costo de transporte Alto Bajo Pago a proveedores Costo Alto Descuentos Fuente: Propia Sistema empujar (push): Se basa en pronósticos de venta y de producción. Los compradores acopian sus insumos basados en un programa de compras. Se tiene siempre niveles de inventario de seguridad, con el fin de que nunca (o casi nunca) fallen al cliente o a la línea de producción, acarreando niveles altos de inventario. Este sistema es poco flexible, por lo que no puede dar respuestas eficientes a corto plazo. Sistema jalar (pull): Mantiene niveles relativamente bajos de inventario. El flujo de materiales e insumos a través de la cadena de suministros, se lleva a cabo solo cuando el eslabón final demanda o consume el producto terminado, en vez de basar el flujo en pronósticos. Este sistema es muy flexible y dinámico, pero requiere de mayor talento y de la implementación de sistemas de calidad. 7

17 Manufactura de Clase Mundial Tener éxito en el mercado de su elección contra cualquier competidor, sin importar su tamaño, país de origen o recursos del mercado, por lo tanto, si los fabricantes no se expanden hacia nuevos mercados geográficos, es muy probable que su participación en el mercado se vuelva menor ya que nuevos competidores entrarán en su territorio. Ser una empresa que cuenta con Manufactura de clase Mundial significa igualar o rebasar a cualquier competidor en cuanto a calidad, tiempo de entrega, flexibilidad, relación costo/precio, servicio al cliente e innovación. Las claves para el éxito, sin ningún orden particular, son: 2 1. Reducir los tiempos de entrega (Lead Times) 2. Reducir los costos de operación 3. Reducir el tiempo de lanzamiento de los productos al mercado 4. Exceder las expectativas del cliente 5. Incrementar la sub-contratación de servicios de terceros 6. Administrar la empresa global 7. Mejorar la visibilidad de la compañía Con estas claves, las empresas deben tomar ventaja e introducir nuevas prácticas para conseguir resultados competitivos y que sean los mejores, por lo que deben establecer una presencia virtual y utilizar tecnología con el fin de responder mejor y con mayor rapidez a los requerimientos del cliente. 2 RODRÍGUEZ, SALAZAR. José Cruz. La importancia de la relación entre la satisfacción de los empleados y el desempeño de los sistemas de manufactura de clase mundial, Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey. 8

18 2. MARCO TEÓRICO 2.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN WMS El WMS (Warehouse Management System) es generalmente traducido al español por Sistema de Gestión de Almacén o SGA, este tiene la función de ayudar a las compañías a ser más eficientes en la distribución, ubicación y búsqueda de los productos y así lograr incrementar la eficiencia de la recepción y despacho de los productos en el almacén, una parte muy importante en la cadena de suministro. En países desarrollados o empresas con alto nivel tecnológico en Tecnologías de Información, conectan el WMS al ERP (Enterprise Resource Planning). Este es un software que interviene en el control de actividades mediante interfaces electrónicas y un módulo de conciliación de movimiento, para asegurar la igualdad de los sistemas. Sin embargo, algunas empresas que no cuentan con el suficiente capital para invertir en este sistema y en radiofrecuencia, crean un método casero por Excel o lo enlazan con el sistema SAP. Los beneficios que puede tener la compañía al implementar WMS son: Control de Inventarios Orden y sistematización de procesos Reducción de ciclos de despacho y de recepción Mejora la productividad y aumenta la calidad del área logística Facilita la visibilidad de ubicación de productos El WMS es aplicable para cualquier tipo de empresa como: Supermercados y Cadenas de Retail Productos de Consumo Masivo Cosmetica y Limpieza Medicamentos Industria Automotriz Textiles, ropa y moda 9

19 Tabla No. 2 BENEFICIOS PRINCIPALES WMS Fuente: Redecon Módulo Administrativo Permite un control de las operaciones desde el escritorio, asigna las cargas de trabajo y consulta indicadores de desempeño. Este módulo corre sobre internet explorer. Módulo Móvil El sistema corre en una handheld o computadora de mano, utilizando la tecnología de radio frecuencia como medio de comunicación y el láser lector de código de barras, como medio de lectura y captura de información. 10

20 Generalmente el WMS cuenta con 6 actividades principales: 3 1. Documentación y parámetros 2. Recepción 3. Gestión de las existencias 4. Preparación de encargos 5. Expedición 6. Reporting e Indicadores llaves de realización KPI Figura No. 2 FUNCIONES A IMPLEMENTAR PARA WMS Fuente: Redecon Documentación y parámetros Permite al responsable del almacén definir las reglas que rigen las entradas, los movimientos, el almacenamiento y las salidas de los productos de su almacén. Parámetros básicos a definir: 3 Sistema de gestión de almacén WMS, 11

21 Diagrama No. 2 HERRAMIENTAS DE DOCUMENTACIÓN Y PARÁMETROS Tipo de Racks Layout Producto Embalaje Frontales Penetrables Doble Profundidad Estanterias Auto-Estiba Cantidad de pasillos Cantidad de columnas por pasillos Cantidad de niveles por columna Altura de nichos por columna Área de picking Áreas de alta, media y baja rotacion Docks de carga Referencia producto Descripción producto Clasifica ABECEDARIO del producto Familia logística del producto Embalaje asociado al producto Tipo de embalaje Dimensiones del embalaje Peso máximo de carga soportada en el embalaje Peso máximo de carga soportada en apilado Fuente: Propia Figura No. 3 DOCUMENTACION Y PARÁMETROS EN BODEGA/ALMACÉN Fuente: Redecon 12

22 2.1.2 Recepción Verifica que la mercancía recibida sea la esperada, luego encamina la mercancía recibida hacia el área adecuada ya sea de almacenamiento, preparación o directamente hacia una zona de expedición, según los parámetros especificados. 4 La recepción generalmente se hace por una lectura del código de barra de la referencia producto y de su cantidad. Figura No. 4 PROCESO DE RECEPCIÓN Fuente : Redecon Gestión de las existencias La función gestión de las existencias permite contabilizar las entradas y las salidas producidas, para tener la visión del estado de las existencias en cualquier momento: al nivel de productos, cantidad, localización en el almacén. La gestión de las existencias encamina la mercancía recibida hacia el emplazamiento predeterminado, para esto se determina en qué posición del almacén guardar un pallet, asegurando que los productos de alta rotación se almacenen en áreas cercanas y, los productos de baja rotación, en los sectores menos productivos. 4 Sistema de gestión de almacén WMS, 13

23 2.1.4 Preparación de encargos Esta función permite asegurar la gestión de la preparación de encargos, se define el recorrido de los operarios, la ubicación de los productos en el área de picking, ya que esta función le señala a los preparadores cuáles productos o artículos deben escoger, a donde recogerlos y en cual embalaje/palet deben reagruparlos. Se emiten órdenes que se reciben en los hand-held (computadora portátil que se puede llevar en una mano a cualquier parte mientras se utiliza) y, cuando se realiza el picking (recolectar el producto), se controla mediante el código de barras que se tome el articulo solicitado de la posición y cantidad correcta. 5 Figura No. 5 UBICACIÓN DEL PRODUCTO Fuente: Redecon 5 Sistema de gestión de almacén WMS, 14

24 2.1.5 Expedición Es la última función física del almacén; por medio de la expedición se puede controlar los productos que salen, su preparación y el destino de cada mercancía cargada a un medio de transporte en el que se identifica por medio de un código (matriculación o número de contenedor). La función expedición registra estas informaciones, edita los documentos de transporte y envía al sistema de facturación las informaciones logísticas necesarias para la emisión de factura. 6 Figura No. 6 EXPEDICIÓN Fuente : Redecon 6 Sistema de gestión de almacén WMS, 15

25 2.1.6 Reporting e Indicadores clave KPI Los indicadores KPI (Key Performance Indicators), son indicadores numéricos que hacen posible evaluar el desempeño, en cada parte del proceso del WMS, ya que se enfocan en el como para alcanzar el objetivo fijado. Por medio de la metodología del Balance Scorecard (Herramienta de gestión que traduce la estrategia de la empresa en un conjunto coherente de indicadores), se integra los KPI s para presentar una estrategia del negocio a través de objetivos claramente encadenados entre sí. Los indicadores más comunes utilizados para la WMS son: Tabla No. 3 INDICADORES WMS Coste por proceso Actividad Recepción Preparación de pedidos Cross Docking Expedición Control de stock Estacionalidad ( mensual, semanal, diario) Flujo de recepción/capacidad Flujo de preparación/capacidad Flujo de expedición/capacidad Medido en días o semanas Medido Kg Lbs o Tn y también en números absolutos Productividad Número de palets heterogéneos o homogéneos recibidos por persona por hora Número palets reposicionados por persona por hora Medido en números absolutos Transporte Tasa de utilización de la capacidad Coste medio por palet (homogéneo, heterogéneo, contenedor ) en recepción Numero medio de descargas por viaje Coste medio por línea de pedido transportada Medido moneda local o internacional Fuente: Propia 16

26 2.2 Sistemas, Aplicaciones y Productos SAP SAP, un software empresarial cuya principal función es generar información y compartirla con la mayor facilidad, fue creado en 1972 en Walldorf, Alemania, por IBM y sus siglas quieren decir Sistemas, Aplicaciones y Producto. SAP es el principal proveedor de software empresarial en el mundo, una de sus principales características es el desarrollo de estrategias de satisfacción al cliente, procesos de calidad y mejoras continuas. 7 Como se menciona anteriormente, SAP cubre las necesidades de las empresas sin importar el tamaño, sean grandes o pequeñas. También abarca diferentes áreas en un solo programa como lo son: área contable, comercial, finanzas, logística entre otras. Tabla No.4 CARACTERÍSTICAS DE SAP Fuente: Integrasap 7 SAP Bussines One, Folleto Integrasap: La solución de gestión de negocios para las pequeñas y medianas empresas,

27 2.2.1 Sap Business One SAP Business One es un innovador software derivado de SAP, el cual se encarga de la gestión de negocios. SAP Bussines One fue creado con el objetivo de ser una herramienta de apoyo para el crecimiento de pequeñas y medianas empresas. Cuenta con centros de trabajo singulares, que pueden personalizarse para cada usuario y que le permiten: Acceder a informes de carteleras de control Brindar acceso a los recursos comunes con un solo clic Insertar páginas web personalizadas Integrar fácilmente correo electrónico de Microsoft Outlook utilizando funciones de arrastrar y colocar. SAP Business One cuenta con funciones integradas de gestión de relaciones con clientes (CRM), para ayudar a los usuarios a: Gestionar oportunidades de ventas y llevar a cabo un análisis del proceso (pipeline) de ventas Realizar un seguimiento de perfiles de clientes y proveedores, información de contacto y saldos de cuentas Brindar soporte a gestión de contratos y planificación de servicios. Recomendaría SAP Business One a cualquier empresa de nuestro tamaño. Algunos consideran que se trata de aplicación destinada a grandes empresas. Sin embargo, no es un producto costoso y representa una herramienta de trabajo completa para cualquier compañía que realmente quiera entender cómo funciona. 8 Philip Delaney, Director General, Dairyglen 8 Ibid. 18

28 SAP Business One proporciona una plataforma de negocios flexible, que libera el potencial de su ecosistema. Se trata de clientes y proveedores o de empresas matrices, dispositivos móviles y servicios web, SAP Business One hace posible integrar cada aspecto de los negocios utilizando las tecnologías de integración. Figura No. 7 ECOSISTEMA DE UNA EMPRESA Fuente: Integrasap 19

29 2.2.2 SAP en el área de compras SAP provee a las empresas herramientas que son necesarias para manejar el proceso de adquisición. Un asistente lo guía por el proceso de solicitud de cotizaciones de sus proveedores a través de internet, para luego gestionar su respuesta y la decisión final. 9 La planeación de requerimientos de materiales (MRP) es un asistente que ayuda a planear y optimizar los requerimientos futuros de materiales y, luego, administrar y ejecutar las recomendaciones y excepciones de compras y manufacturas. El asistente de MRP ayuda a reducir costos considerando las cantidades mínimas de pedido, órdenes múltiples entre otros. Figura No. 8 SAP EN ÁREA DE COMPRAS Fuente: Integrasap 9 SAP Bussines One, Folleto Integrasap: La solución de gestión de negocios para las pequeñas y medianas empresas,

30 2.2.3 SAP en control de inventario SAP permite a los usuarios gestionar la información maestra de los artículos en inventario, números de serie y lote, así como listados de precios. Sistemas, Aplicaciones y Productos SAP hace posible realizar ajustes según las necesidades de la empresa como lo es: aumento o reducción de inventario, revalorización de costos de almacenamiento en el sistema basándose en los precios de mercado actuales, generación de listas de selección para órdenes de venta abierta, entre otros. Mediante estas funciones SAP resulta adaptable a las necesidades de la empresa. Figura No. 9 SAP EN CONTROL DE INVENTARIO Fuente: Integrasap 21

31 2.2.4 SAP en gestión de servicio SAP ofrece la función de gestión de relaciones con los clientes (CRM), con características estrechamente integradas de mercadeo, ventas y servicio, que proporcionan una visibilidad de punta a punta de todo el ciclo de vida útil del cliente. La funcionalidad de CRM garantiza un completo control sobre los clientes en cuanto a adquisición, retención, lealtad y rentabilidad empresarial. Figura No. 10 SAP EN GESTIÓN DE SERVICIO Fuente: Integrasap 22

32 2.2.5 SAP R/3 También llamada SAP ERP, el significado de R/3 quiere decir: R procesamiento en tiempo real y, el número 3, se refiere a 3 procesos que son: base de datos, servidor de aplicaciones y cliente. SAP R/3 Es una versión de software y hardware que tiene el objetivo de automatizar e integrar los procesos relevantes de la organización. 10 R/3 puede ser utilizado desde 30 usuarios hasta 3,000 usuarios, esto asegura que el software SAP R/3 provee el soporte necesario a la compañía y, a la vez, permite que exista flexibilidad para adaptarse a cambios y progresar. Diagrama No. 3 ESTRUCTURA SAP R/3 SAP CLIENTE SAP APLICACIONES SAP BASE DE DATOS Fuente: Propia Como se mencionó anteriormente, SAP R/3 cuenta con tres procesos importantes sobre los cuales caen todas las operaciones y funcionalidad del sistema. Servidor de cliente: permite la interacción entre el usuario y la computadora por medio del teclado, ratón y monitor. Servidor de aplicaciones: prepara, da formato y procesa los datos ingresados, esto se puede operar sobre una o más computadoras. Servidor de base de datos: almacena la información que utilizan los usuarios y controla la administración de ésta para que se utilice de la mejor manera por todos los usuarios. 10 SAP Bussines One, Folleto Integrasap: La solución de gestión de negocios para las pequeñas y medianas empresas,

33 Uno de muchos beneficios que da el servidor R/3 a una empresa, es la ventaja competitiva en relación a las demás empresas en el rubro del negocio, esto debido a la flexibilidad para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, lo que lo hace más flexible y de esta manera da una mejor respuesta al cliente y apoya en el crecimiento efectivo para la empresa. 24

34 3. MARCO CONTEXTUAL Se visitó e investigó dos empresas guatemaltecas que sufrían algunas deficiencias en sus operaciones de manejo de inventarios, por lo que decidieron tomar acciones para enfrentarlas y solventarlas. 3.1 CEMENTOS PROGRESO Generalidades: Cementos progreso nace el 18 de Octubre de 1899 fundado por Don Carlos Federico Novella Klée, que invirtió en una cementera ejerciendo un liderazgo transformador ya que, en ese tiempo, el cemento no era el material utilizado en Guatemala para la construcción. 11 A raíz del terremoto de 1917 se generó una fuerte demanda para el producto, ya que se constató que todas aquellas construcciones hechas con cemento, soportaron las inclemencias de tal fenómeno natural. En 1974 se construyó la primera línea de producción en Planta San Miguel, Sanarate, El Progreso. Cinco años después, en 1979 se construyó la segunda línea y se legalizó el nombre de Cementos Progreso, S.A. En 1996 principió la construcción de la tercera línea, la cual se completó en En el año 2000, el 20% de las acciones fueron adquiridas por la cementera Suiza Holcim, líder a nivel mundial en la producción de cemento. Actualmente, Cementos Progreso elabora diversidad de productos adecuados a las distintas necesidades de construcción. 12 Misión: Producir y comercializar cemento y otros materiales para la construcción acompañados de servicios y de alta calidad Ibid 13 Ibid 25