Informática y colegios de procuradores

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1 Ponencias Primera mesa redonda Informática y colegios de procuradores De izda. a dcha.: Mª Pilar Mampel, vicetesorera del Consejo y decana de Terrasa; José Toledo, presidente de la Comisión de Nuevas tecnologías y decano de La Rioja; Lourdes García, decana de Antequera, que actuó de moderadora; Jacinto Gómez Simón, secretario del Consejo General de Procuradores, y Pablo Bustamante, decano del Colegio de Vizcaya. L a primera mesa redonda de las jornadas de Antequera estuvo dedicada a analizar, desde diferentes puntos de pista, cómo y por qué debe acometerse el proceso de informatización de los colegios de modo que estén dotados de un sistema de gestión integral que organice todos sus contenidos. El estudio estadístico elaborado por el Consejo General de Procuradores, y que publicamos en estas mismas páginas, demuestra que una amplia mayoría de los 67 colegios de procuradores, casi el 70 por cien, está interesada en que el Consejo General les facilite un programa de gestión que cubra todas sus necesidades, lo que confirma la oportunidad e importancia de lo tratado en Antequera. Software de gestión de ingresos y gastos Este fue el título de la ponencia desarrollada por Jacinto Gómez Simón, vicepresidente del Consejo General de Procuradores, quien explicó a todos los miembros de las juntas de gobierno que el Consejo tiene muy avanzado el proyecto para un programa informático, capaz de adaptarse a los distintos tamaños y peculiaridades de los colegios, que permita gestionar toda su actividad administrativa, económica y organizativa. Es decir, que sirva tanto para gestionar el cobro de cuotas a los colegiados (fijas, variables, desgravables, etc.), como para hacer el presupuesto, los balances, o todo aquello que se precise, de forma práctica, modulable en fun- ción de las necesidades, fácil de manejar, segura y compatible con otros programas de uso habitual. La intención del Consejo General es ofrecer a la Asamblea de decanos este proyecto, con un coste que sea proporcional al volumen de trabajo que maneje de acuerdo con el tamaño de los colegios y la estructura de su ámbito territorial. Es decir, que el programa disponga de una serie de parámetros que puedan ser adaptados a cada colegio o a cada Comunidad Autónoma, en virtud de sus distintas aplicaciones y funcionalidades. Jacinto Gómez Simón fue muy vehemente a la hora de defender el concepto de que los procuradores deben ser prestatarios de servicios, ya que la sociedad lo demanda, por Diciembre 2006 PROCURADORES / 17

2 Ponencias Jacinto Gómez Simón fue muy vehemente a la hora de defender el concepto de que los procuradores deben ser prestatarios de servicios, ya que la sociedad lo demanda, por lo que si no quiere quedarse fuera, la profesión debe ser capaz de dotarse de las herramientas necesarias para llevar a cabo este cometido Jacinto Gómez Simón, secretario del Consejo General de Procuradores. lo que, si no quiere quedarse fuera, la profesión debe ser capaz de dotarse de las herramientas necesarias para llevar a cabo este cometido. El objetivo a corto plazo de este programa es trasformar todo el proceso físico que impregna la vida colegial a un trámite digital, y facilitar su relación con los colegiados identificados de forma segura y confiable con su firma electrónica. Este sistema, además, garantizará a todos los colegiados cumplidores que no hay ningún compañero que evada sus obligaciones con el Colegio, por lo que, a lo mejor, según resaltó el vicepresidente del Consejo, si todo el mundo paga lo que le corresponde se pueden bajar las cuotas. Jacinto Gómez Simón pidió a todas las juntas de gobierno de España que hagan bandera de este proyecto y que tiren del carro para hacer entre todos una profesión más firme y consolidada. Mª del Pilar Mampel durante su exposición. Programa de gestión de colegios Mª Pilar Mampel Tusell, vicetesorera del Consejo General de Procuradores y decana de Terrasa, desarrolló la filosofía y objetivos de este programa de gestión de los colegios profesionales. Su objetivo es organizar todo el proceso de gestión, ofreciendo servicios de calidad, dar satisfacción al colegiado en todas sus relaciones con el colegio, y por supuesto ofrecer un mejor servicio a la sociedad. Las estrategias de la organización pasan por sistematizar los procesos, optimizar el manejo de la documentación, ahorrar costes y tiempo en la gestión, priorizar los cambios a acometer en función de las necesidades, facilitar el acceso a la información y mejorar la 18 / PROCURADORES Diciembre 2006

3 comunicación con todos los agentes intervinientes. Todo ello debe ir acompañado también de la consiguiente formación continuada del personal, de la eliminación de cualquier resistencia al cambio, y de la práctica del benchmarking (aprendizaje de los mejores), a fin de mejorar la imagen pública de los procuradores y de sus instituciones. La utilización de las nuevas tecnologías, y la implantación de un software o programa integral de gestión, debe ir encaminada también a la mejora continuada de las actividades y responsabilidades colegiales, a dar una mayor cobertura a las partes interesadas y a mejorar la confianza de los colegiados. El programa tendrá en cuenta las prescripciones de la Ley 15/99 de 13 de diciembre de protección de datos en la creación de ficheros, y facilitará, entre otras, la gestión de las siguientes fichas: Fichas de seguimiento. Control de demandas y contestaciones, traslado previo de copias, listados, estadísticas y cálculo de la cuota variable. Ficha contable, que se nutre de la ficha de seguimiento. Previsión de cobros y pagos, Plan General Contable y Fiscal, facturación de la cuota fija y agenda de cobros y pagos. Ficha de recursos humanos. Archivo de contratos, gestión de nóminas y agenda de control de pagos. Asistencia jurídica gratuita. Organización del turno de oficio, designación y comunicación telemática de procurador, registro de actuaciones digitalizado, revisión de actuaciones, acepto y cierre mensual de actuaciones, traslado al Consejo General y consejos autonómicos, consultas y listados. Para la gestión de la asistencia jurídica gratuita, el sistema realizará las siguientes tareas: tendrá un código de usuario, dará alta de una actuación, con el número de expediente de justicia gratuita, adjudicará el módulo económico, y ofrecerá un justificante digitalizado así como las consultas y listados. Lo que se pretende es que sea un sistema común y único, que dé transparencia e inmediatez de la información, facilite la unidad de criterios, integre a todos los agentes del circuito (procurador, colegio, Consejo y Administración), y digitalice todos los documentos que ahora se hacen papel. Expansión de las nuevas tecnologías José Toledo Sobrón, decano de la Rioja y presidente de la Comisión de Nuevas Tecnologías del Consejo General, se encargó de La utilización de las nuevas tecnologías, y la implantación de un software o programa integral de gestión, debe ir encaminada también a la mejora continuada de las actividades y responsabilidades colegiales, a dar una mayor cobertura a las partes interesadas y a mejorar la confianza de los colegiados José Toledo hizo una reflexión sobre la urgencia de aplicar las nuevas tecnologías al trabajo de la Procura. aportar una reflexión sobre el carácter urgente e imprescindible de la aplicación de las nuevas tecnologías al trabajo institucional y privado de la Procura. Tecnologías que, según dijo, están aquí, ya no se van a marchar, y que nos han cambiado la vida, han aumentado el control sobre la vida del más escondido de los ciudadanos, o incluso de los animales (ya no hay perro o gato que no reciba correos electrónicos de su veterinario), ni vaca o cabra que no esté perfectamente identificada en Bruselas. Y más ejemplos: para los más jóvenes, las nuevas tecnologías son la vida misma porque no han conocido otra cosa. La mayor bronca que se puede plantear con los hijos en el hogar será el día que se haya caído la conexión a Internet. Las notas en los colegios o la Universidad se cuelgan en la web, y si vas a una taquilla para adquirir una entrada, las mejores ya se han vendido por Internet, aseguró. Para algunos de los que nacieron cuando la televisión se veía en el teleclub, o cuando era en blanco y negro, las nuevas tecnologías han sido recibidas como un factor de rejuvenecimiento y adaptación; otros lo ven como una cosa que no va con ellos, Diciembre 2006 PROCURADORES / 19

4 Ponencia José Toledo: el esfuerzo que el procurador debe realizar para adaptarse no debe ser tenido como una carga, sino como una inversión, y mucho más cuando el Consejo General tiene el firme propósito de que nadie caiga en la brecha digital por cuestiones económicas pero pobres, no tienen libertad de elegir, afirmó el ponente. Para las nuevas tecnologías no hay fronteras, ni puertas y ventanas. Se puede mantener un criterio de aceptación o rechazo, pero desde una óptica filosófica. Quieras o no hay una nueva forma de funcionar. El sistema ha cambiado, recalcó. Incidiendo en esta misma idea, José Toledo explicó que quien se introduzca en este nuevo mundo podrá o no triunfar en su trabajo, pero lo que es seguro es que quien se quede en la brecha digital no saldrá de ella y desaparecerá socialmente. Y en concreto, refiriéndose a la Procura, es muy difícil entender una prestación adecuada de servicios en un despacho de procurador en el que no se utilicen las nuevas tecnologías. El procurador agregó, como representante del ciudadano ante los tribunales, tiene que ser eminentemente pragmático, olvidándose de gobiernos de turno o de ideologías, al menos mientras desarrolla su trabajo puesto que el beneficio de su cliente, de su poderdante, así lo exige. Aplicada esta predisposición, que sin duda es una de las señas de identidad de esta profesión, en estos momentos para subsistir e incluso ampliar lo que ahora es la Procura no hay más remedio que estar en la cabeza de la utilización de las nuevas tecnologías, insistió el decano de La Rioja, y más teniendo en cuenta que en el despacho del procurador se mueven datos y documentación que cada día están más sujetos a leyes restrictivas que se traducen en responsabilidad para quien tiene acceso a los datos de los demás, sobre aspectos algunas veces íntimos de la persona o de su patrimonio. La celebración de las jornadas de Antequera, insistió, deben servir para marcar un punto de inflexión en la Procura en cuanto al uso cotidiano de las nuevas tecnologías. El que quiera ejercer esta profesión en el futuro ya no se planteará si tiene que comprar tal o cual programa; tiene que tener el convencimiento de comprar el mejor programa, de prestar el mejor servicio, puesto que el ritmo de funcionamiento de la Administración y el nivel de exigencia de los clientes va a crecer de forma exponencial en los próximos años. Hace unas décadas, recordó, una máquina de escribir manual, un bolígrafo y algunos archivadores fueron elementos suficientes para desarrollar este trabajo en el que la voluntad, los conocimientos y el ofrecimiento de todo el tiempo necesario eran herramientas suficientes para tener éxito. Ahora ya no es así. En la actualidad, matizó, hay despachos de procuradores que pueden dar una respuesta sobrada a los nuevos retos tecnológicos, pero hay otros muchos que, confiando en que los clientes son derechos adquiridos vitalicios, desconfían de la utilización de las nuevas tecnologías, y en algunos casos llegan a considerarlas como el mayor enemigo de esta profesión. Las nuevas tecnologías son la herramienta imprescindible para el ejercicio de la profesión de procurador, acorde con las exigencias de los tiempos actuales. Los clientes no son derechos adquiridos, y la inestabilidad de los mismos es cada vez es mayor. No obstante, el presidente de las Comisión de Nuevas Tecnologías matizó que el esfuerzo que el procurador debe realizar para adaptarse no debe ser tenido como una carga, sino como una inversión, y mucho más cuando el Consejo General tiene el firme propósito de que nadie caiga en la brecha digital por cuestiones económicas. Ya no es el momento, concluyó, de la filosofía sobre si las nuevas tecnologías son buenas, malas, perniciosas o insignificantes. La sociedad del conocimiento está aquí, y ni tan siquiera tenemos los ciudadanos, y mucho menos los profesionales, el derecho a optar. Es momento de utilizar el pragmatismo como una de las señas identitarias de esta profesión, y cogiendo el toro por los cuernos, decir que los procuradores podemos estar en vanguardia de la utilización de las nuevas tecnologías en nuestro trabajo, incluso por delante de la propia Administración de Justicia. La evolución de los Colegios, añadió, debe de tener como objetivo su utilidad para dar respuesta a los aspectos públicos de los mismos, para responder adecuadamente a las exigencias de los colegiados y para ser un permanente centro de adaptación a las nuevas tecnologías y a los nuevos conocimientos que cada día necesitan los colegiados para desarrollar su trabajo. Software de comunicaciones El último ponente en esta mesa redonda fue Pablo Bustamante Esparza, decano de Vizcaya, quien basó su intervención en los diversos programas que ayudan a los 20 / PROCURADORES Diciembre 2006

5 Pablo Bustamante: todo lo que hoy en día existe está en Internet. Y si no está, entonces no existe usuarios a establecer una conexión con otra computadora o una red y proporcionan una interfaz para que los usuarios se comuniquen entre sí. La interfaz es la parte de un programa informático que permite a éste comunicarse con el usuario o con otras aplicaciones, facilitando el flujo de información. Según el ponente, la idea clave para sacar partido a las nuevas tecnologías es que la oferta es muy superior a la demanda. Todo lo que necesitemos no tenemos mas que encontrarlo, y lo mejor que podemos hacer es tratar de ser ingeniosos en la búsqueda de posibles herramientas para conseguir aquello que necesitamos. Todo lo que hoy en día existe, está en Internet. Y si no está, entonces es que no existe, aseveró. En este punto, explicó varias aplicaciones que pueden ser utilidad para la profesión. 1) Terminal Server. Mediante Terminal Server, los usuarios pueden ejecutar programas, guardar archivos y utilizar recursos de red desde una ubicación remota, como si estos recursos estuvieran instalados en sus propios equipos, de manera que configurando un equipo como terminal server (o terminal), se puede utilizar éste para permitir que varios usuarios tengan acceso a un programa al mismo tiempo desde diferentes ordenadores. En el Colegio de Vizcaya, por ejemplo, se ha configurado un equipo en la sede del partido judicial de Bilbao como terminal server, que consigue que todos los partidos judiciales estén interconectados en tiempo real entre ellos, a la vez que permite el acceso a todos los datos introducidos sobre cualquier tema de importancia para el Colegio, como aceptos o cuotas variables adquiridos por los colegiados, designaciones de oficio, o cualquier modificación en los datos personales o profesionales que realice un colegiado en su partido judicial de ejercicio. Mediante este sistema, que permite tener englobada toda la información, cada vez que un colegiado adhiere una póliza, bien a través de uno de los oficiales del Colegio, o bien mediante la página Web del Colegio, esta información queda registrada, repartiendo automáticamente el programa la cuantía del acepto a destinar a cada una de las partidas (Mutualidad, y el importe que se destina al propio Colegio). El sistema automáticamente genera la suma de todas las cuantías tanto de cuota variable como de cuota fija mensual a abonar por cada uno de los profesionales, y al finalizar el mes emite la factura correspondiente. Estas facturas pueden ser impresas desde cualquiera de los partidos judiciales y entregadas directamente a cada procurador, ahorrando así tiempo, papeleo innecesario y otros gastos como correo o mensajería. Este programa permite también introducir toda la información tanto personal como profesional de cada uno de los colegiados y sus habilitados, de forma que desde cualquier partido judicial los empleados del Colegio pueden tener acceso a esta información en caso de necesitarla o de serle requerida por terceras personas interesadas en contactar con dicho procurador, actualizada en todo momento y sin necesidad de almacenarla en papel. Otra de las aplicaciones del servidor consiste en la gestión de los turnos de oficio. Sólo es necesario introducir los datos relativos al procedimiento que previamente han hecho llegar al Colegio los demandantes de procurador de oficio o bien los propios juzgados, letrados o interesados, y el sistema automáticamente asigna ese asunto al procurador correspondiente de forma aleatoria, siempre dentro de los colegiados que llevan turno de oficio, ya que en algunos partidos judiciales es obligatorio y en otros no. Una vez que el programa ha realizado la designación aleatoria, mediante unos modelos que también Ponencia Diciembre 2006 PROCURADORES / 21

6 Ponencia estánincluidos en el sistema, el programa genera automáticamente los oficios, vía carta o , que se harán llegar a cada una de las partes interesadas en dicho asunto, que serán el propio procurador designado y quien haya solicitado la designación (juzgado, letrado o interesado). También se genera automáticamente cada período de liquidación el importe que se deberá abonar a cada colegiado por la gestión de los turnos de oficio. El programa permite generar listados de diferentes tipos en función de la información que necesitemos en cada caso, y con un programa adecuado los informáticos pueden solucionar los problemas que se generen en el software del Colegio sin necesidad de desplazarse hasta el mismo, ahorrando tiempo y dinero. Del mismo modo dichos profesionales podrán realizar en el programa de gestión cuantas reformas y mejoras sean necesarias, igualmente sin desplazamientos. Por último, se pueden realizar backups o copias de seguridad on line de forma automática, poniendo a salvo toda la información del Colegio en caso de robo de ordenadores, virus, incendios, etcétera. 2) Skype. Es un programa que permite llamar gratis a través de Internet a cualquier otro usuario de Skype, en cualquier lugar del mundo. Si el interlocutor usa cámaras web, se pueden también realizar videollamadas gratuitas. Se puede incluso realizar llamadas a teléfonos fijos y móviles a tarifas muy económicas. El Skype tiene la ventaja de que nos puede ahorrar desplazamientos y costos en las comunicaciones. La videoconferencia nos da una mayor cercanía y facilidad a la hora de tratar diversos temas, e incluso la posibilidad de mostrar objetos o trabajos que se están presentando a nuestro interlocutor. Es el progra- ma más utilizado actualmente en todo el mundo con este fin, por lo que es altamente compatible con otros usuarios y de muy sencillo manejo. 3) Outlook Express. Es el programa de gestión de correo electrónico (o ) más difundido en todo el mundo actualmente. Existen innumerables programas de gestión del correo electrónico como el Pando o el Autosend para enviar paquetes de ficheros de hasta 1 Gb, el Annoymail para correo anónimo, el Eudora o el Mailing List para enviar correo personalizado y dentro de la empresa. El programa Microsoft Outlook Express es un programa gratuito de correo electrónico y de noticias de red que va incluido en el navegador Microsoft Internet Explorer. Al instalar el navegador, se instala Outlook. No hay que confundir el programa de correo Outlook Express con Microsoft Outlook. Este último viene integrado en el paquete ofimático Office, y a pesar de que también es un programa de correo electrónico lo integra dentro de otras funciones como agenda, planificador de tareas, etcétera. Antes que nada, lo primero será necesario disponer de una dirección de correo electrónico que haya proporcionado un proveedor de acceso a Internet. Las direcciones de correo electrónico son del tipo Las extensiones pueden ser:.com,.net,.es,.info,.org,.biz,.eu, etc. Los dominios pueden ser registrados por el usuario de una manera muy sencilla, con el requisito de que el mismo se encuentre libre y pagando la cuota anual correspondiente. Una vez registrado el dominio necesitaremos un parking donde alojarlo, que puede en algunos casos incluir también alojamiento para una página web. Como ejemplos, el Consejo General tiene registrado el dominio cgpe.net y el Colegio de Vizcaya tiene registrado el dominio procuradoresvizcaya.com. El registro de un dominio y su alojamiento es muy sencillo si se realiza desde una empresa que se dedique a ello, como por ejemplo Arsys.es. Todo ello se puede tramitar a través de su página web, eligiendo el tipo de parking que mas se adecue a nuestras necesidades. Tiene la ventaja de que podemos optar a cuentas de correo de capacidad ilimitada para transferir archivos de gran tamaño. Además nos dan la opción de contratar un antivirus por el cual los mensajes que recibamos serán filtrados en el propio servidor, evitando riesgos serios de infección de virus. La renovación anual del dominio será tramitada directamente por la empresa, salvo 22 / PROCURADORES Diciembre 2006

7 que se indique lo contrario, evitando un descuido involuntario que daría lugar a la perdida del referido dominio. La imagen profesional es un dato muy positivo a tener en cuenta en el registro de un dominio. Correo corporativo. El Consejo de Procuradores y algunos Colegios ponen a disposición de los colegiados, y de las oficinas del propio Colegio, cuentas de correo corporativo que son de gran interés por gozar en algunos casos de varias de las ventajas que antes se han citado. Como imagen corporativa también son muy positivas. El Consejo General de Procuradores pone a disposición tanto de los colegiados como de los Colegios un correo corporativo y gratuito del siguiente tipo: nombredelcolegio.cpge.net. Para configurar la cuenta todo procurador deberá tener un nombre de usuario y un login o contraseña que deberá ser introducido para acceder a la cuenta de correo. De esta forma las distintas sedes colegiales podrán estar siempre conectadas enviando documentación en tiempo instantáneo y ahorrando costos de mensajería. La configuración de las cuentas del Outlook Express es muy sencilla y únicamente deberemos acudir en la barra de herramientas a Herramientas Cuentas Correo y podremos configurar cuantas cuentas precisemos introduciendo las claves. De gran utilidad es la libreta de direcciones, donde alojaremos todas las direcciones que conocemos, evitando tener que introducirlas cada vez que enviamos un mensaje, y posibles fallos a la hora de escribirlas. Se pueden agrupar las direcciones que tengamos tanto en carpetas como en grupos, bien para elegir las personas a las que escribir en función de una determinada categoría, o bien para agrupar a todas las personas a las que queramos remitir un mismo mensaje. El principal atractivo del correo electrónico consisten en la posibilidad de adjuntar a los mensajes documentos de distinto tipo como por ejemplo.doc,.xls,.pps,.pdf,.jpg,.tif, etc. Por último, y en caso de no estar delante de nuestro ordenador, también podemos acceder a nuestro correo electrónico y los archivos adjuntos con cualquier otro ordenador con conexión a Internet, por medio de una página del tipo Squirelmail. 4) Internet Explorer. Un navegador es una aplicación que permite al usuario visualizar documentos desde páginas web de todo el mundo a través de Internet. Los navegadores actuales permiten mostrar o ejecutar gráficos, secuencias de vídeo, sonido, animaciones y programas diversos, además del texto y los hipervínculos o enlaces. El seguimiento de enlaces de una página a otra, ubicadas en cualquier ordenador conectado a Internet, se llama navegación; que es de donde se origina el nombre de navegador. El navegador más utilizado en la actualidad en todo el mundo es el Microsoft Internet Explorer, para el que aportamos algunos trucos: La lista del Historial de Internet Explorer facilita encontrar y volver a sitios y páginas web que se hayan visitado en el pasado. Tanto si ha sido hoy como hace varias semanas, la lista del Historial puede registrar cada página visitada, por lo que resulta fácil volver más adelante. Antes de imprimir una página web, se puede comprobar en Vista Previa para ver como queda. Con la lista de Favoritos se pueden tener a mano los sitios web que se visitan con frecuencia. Con la barra de herramientas de Imagen se puede fácilmente guardar, imprimir o enviar por correo electrónico imágenes que encuentra en la web. Cuando queramos acceder a una página.com nos bastará con meter el nombre de la página y pulsar Control + Enter. El Explorer nos rellenará el pagina.com. A través de Internet y del Explorer podemos acceder a múltiples servicios on line de gran utilidad para los colegios, como por ejemplo la banca electrónica, con la que ya operan todas las entidades, la Agencia Tributaria, los motores de búsqueda de personas y empresas, etcétera. Ponencia Diciembre 2006 PROCURADORES / 23

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