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1 6C)9 GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA REPÚBLICA DE COLOMBIA SECRETARIA DE EDUCACIÓN PARA LA CULTURA Dirección de Fomento a la Cultura ARCHIVO IlISTORICC-3 DE AMIQODIA (U-ino?ah MAY 25 A II: 31 O qt Medellín, 17 de mayo de 2004 Doctor JORGE LUIS OROZCO GÓMEZ Alcalde Municipal El Carmen de Viboral, Antioquia Asunto: Aprobación Tablas de Retención Documental. Respetado Señor Alcalde: Se anexa el Acuerdo emitido por el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, en el cual se aprueba la Tabla de Retención Documental presentada por la Alcaldía, Personería y Concejo del municipio a digna dirección. El paso a seguir es emitir el acto administrativo por el cual las entidades en cuestión adoptan las tablas y ordena su implementación en la administración de la información para las diferentes etapas del archivo (gestión, central e histórico), convirtiéndose en una obligación para la eficiente administración de los documentos. Cordialmente 4 kd i JO bya rs FORERO Secre~t lo Con ejo Departamental de Archivos Técni Archivo Histórico de Antioquia. Anexo: Acuerdo 001 de 2004 en (2) dos folios UNA ANTIOQUIA NUEVA UN HOGAR PARA LA VIDA Palacio de la Cultura "Rafael Uribe Uribe" Can-era 51 No , Teléfono ext. 66 Telefax Correo Electrónico: Pagina Web:

2 GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA REPUBLICA DE COLOMBIA SECRETARIA DE EDUCACIÓN PARA LA CULTURA Afección de Femenina la Cuntsa 030siElaDwaniona.oLAYEnnes ACUERDO 001 DEL 10 DE MARZO DE 2004 POR EL CUAL SE APRUEBAN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA ALCALDÍA, CONSEJO Y PERSONERÍA MUNICIPAL DEL CARMEN DE VIBORAL El Consejo Departamental de Archivos de Antioquia; en uso de sus facultades legales y en especial las otorgadas por el Decreto departamental 1148 del 26 de marzo de 1996, el Acuerdo 12 de 1995 del Archivo General de la Nación, y CONSIDERANDO: Que la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, en su Artículo 24 establece la obligatoriedad para las entidades de la Administración Pública la elaboración y adopción de las respectiva& Tablas de Retención Documental. Que el Archivo General de la Nación, mediante Circular 001 de 2001 estableció el cronograma para la presentación de las Tablas de Retención Documental para los organismos del orden municipal. Que es deber de la Administración Pública la organización y conservación de sus archivos en sus diferentes fases de formación, entendidos estos como los Archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico de la entidad. Que el Acuerdo 39 de 2002 del Archivo General de la Nación, establece la metodología para la elaboración, presentación y aplicación de las Tablas dé Retención Documental. Que el Acuerdo 42 de 2002 del Archivo General de la Nación, establece la metodología para la aplicación de las Tablas de Retención Documental. Que el Comité Evaluador de Documentos actúa como organismo asesor del Consejo Departamental de Archivos de Antioquia Que el susodicho comité revisó y evaluó las Tablas de Retención Documental presentadas por la Alcaldía, Personería y Concejo Municipal del Carmen de Viboral y emitió concepto favorable con fecha 16 de febrero de 2004, considerándose que se encuentran en un alto grado de confiabilidad en lo relacionado con la identificación y conformación de series documentales, lo mismo que los tiempos de retención establecidos para las diferentes fases archivísticas y que los procedimientos adoptados para la disposición final son apropiados. ACUERDA: Artículo 1. Aprobar las Tablas de Retención Documental elaboradas y presentadas por la Alcaldía, el Concejo y la Personería del Carmen de Viboral. UNA ANTIOQUÍA NUEVA, UN HOGAR PARA LA VIDA Palacio de la Cultura "Rafael Uribe Uribe" Carrera , Teléfono ext. 66 Telefax Correo Electrónico: archivotigloobant.clov.co Pagina Web:

3 GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA REPUBLICA DE COLOMBIA SECRETARIA DE EDUCACIÓN PARA LA CULTURA ~mido defauenloa k Culta DEPARCAMENIA3 pe ARCR~ Acuerdo 001 de 2004 pág. 2 de 2 Artículo 2. Ordenar a la Administración Municipal del Carmen de Viboral, adoptar a través de la expedición de acto administrativo, la adopción de la Tabla de Retención Documental y su aplicación en los distintos Archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico de la Alcaldía, el Concejo y la Personería. Parágrafo: Igualmente debe señalar que la responsabilidad de la organización, conservación, transferencias y consulta de las series documentales relacionadas en la Tabla de Retención Documental de todas las dependencias corresponde a cada uno de los jefes de las mismas. Artículo 3. La Tabla de Retención Documental de la Alcaldía, del Concejo y de la Personería del Municipio del Carmen de Viboral, se aprueba una sola vez. En consecuencia, deberá ajustarse en caso de ocurrir modificaciones al interior de las entidades; teniendo en cuenta los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación. Las actualizaciones y modificaciones deberán quedar perfectamente descritas en las Actas de los Comités de Aréhivo. Artículo 4. El Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, los Entes de Control del Estado, cualquier instancia del Sistema Nacional de Archivos y los ciudadanos en general podrán, en cumplimiento de la normatividad archivística vigente, verificar la aplicación de la Tabla de Retención Documental y la conformación de sus archivos en sus diferentes fases desde el punto de vista del ciclo vital; en caso de incumplimiento, tendrán la facultad de poner en conocimiento de la Procuraduría Regional del Departamento la presunta omisión, para que se adelanten las investigaciones a que haya lugar. Artículo 5. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición. COMUNÍQUESE, NO11111QUESE Y CÚMPLASE Dado en Medellín, a los 10 días del mes de marzo de az. a. GLORIA LUCÍA ROBLEDO ARANGO Presidenta Consejo Departamental de Archivos Director omento para la Cultura de Antioquía FORERO S o C nsejo Departamental de Archivos Té ico del Archivo Histórico de Antioquia UNA ANTIOQUIA NUEVA, UN HOGAR PARA LA VIDA Palacio de la Cultura "Rafael Uribe Uribe" Carrera , Teléfono ext. 66 Telefax Correo Electrónico: pagina Web:

4 ACUERDOS ACUER MUNIU: 'AL 018 DE 2004 POR EL. CUAL SE ADkliPTAN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL, CONCEJO MUNICIPAL Y PERSONERÍA MUNICIPAL Y SE OBLIGA SU ESTRICTA APLICABILIDAD EN TODAS LAS DEPENDECIAS DEL MUNICIPIO. EL CONCEJO MUNiCibAL DE EL CARMEN DE VIBORAL, ANTIOQUIA En uso de sus ah ibucione3 constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Constitución PoliljTa, y las beyes 136 de 1994, 594 de 2000 y 734 de 2002, ACUERDA: ARTICULO 1: Adoptar,:.i[TiO norma reguiadora del quehacer archivístico en nuestro municipio las Tabla; c.:2 Retención Documental Municipal, avaladas por el Comité de Archivo Municipal y aprobad f JJ: por el Comité Evaluador de Documentos del Departamento de Antiagl definielico como Tablas de Retención Documental un listado de series con sus corresponcientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de poi; \a:anona:a en cada etapa del ciclo vital de los documentos. ARTICULO 2: Con la adopción de las Tablas de Retención Documental, entiéndase su aplicación do obligatorio cumplimiento, en todas las dependencias tanto de la AdministraciónCentral, corno las descentralizadas, incluyendo el Concejo y la Personería Municipal. Las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicca, j que ala fecha no las hayan elaborado deberán proceder a su elaboración con fundamento a la Ley 594 de ARTICULO 3: Teniehaa en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se formaran a través dc las siguientes fases: i. ARCHIVOS DE GET:ION O DE LAS OFICINAS PRODUCTORAS DE, DOCUMENTOS: en los que se reúne!a documentación en trámite en busca de solución a :os asuntas iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrati-. a por las mismas uncirlas u otras que la soliciten. 2. ARCHIVOS CENTRAi.E;3 E INa,,RMEDIOS: en los que se agrupan documentos transjeric Ss por lor cistintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por ida propias oficinas y los particulares en general. 3. ARCHIVOS PERMANENTES O HISTÓRICOS: a los que se transfiere desde el archivo intermedio!a documentación que, por decisión del respectivo Comité de Archivo, deba conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura. ARTÍCULO 4: El Sea Elario General y los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a la entidad pública a cuyo cargo estén los archivos públicos. see±: reponsables del cumplimiento del presente Acuerdo y de la administracióri Ce!os archivos y ejercerá el control de la documentación durante todo su ciclo vitai Jaai mismo velará por el cumplimiento y aplicación de la ley 594 del 2000 "Ley C3,:loral de Archivo", en toda la Administración Pública; ITE,s.Jei. de i G,.7!lc,3.7::fioire.e "PliPrnx: Fr7 t1 1 e- e r11-111: ne)

5 Acuerdo Municipal 018 de tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios de archivos. ARTICULO 5: La organización de los archivos administrativos de la entidad, estará fundamentada en las normas y reglamentaciones consignadas en la Tabla de Retención Documental. ARTICULO 6: Para la aplicación de la presente Tabla de Retención, se entiende por eliminación la CeArucciór re los documentos que hayan perdido su valor administrativo, lega' o fiscal y que ; I o tengan valor histórico. La autorización para la eliminación de documentos será responsabilidad del Comité Municipal de Archivo, el cual deberá levantan en cada caso un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas. ARTICULO 7: publicación. El presento acuerdo rige a partir de la fecha de su sanción y Expedido en el Salón del Concejo Municipal de El Carmen de Viboral, al primer (1) día del mes de septiembre de dos mil cuatro (2004), según Acta 046, después de haber sido debatido y aprobado en sesiones de período ordinario. 4...)...)..".; ---2-,,,...., UAN GUIL O SOTO JIA---R P: residente. i 11 rranu fluvial o» k.r..1 ADRIANA MARÍA OSSA ZULUPGA Secretaria Por disposición legal, remijr, os cinc.) (05) copias del presente Acuerdo a la Alcaldía Municipal, hoy seis (06) de,ptiernlore de dos mil cuatro (2004), para efectos de su sanción legal r iii ---Al VC:k-)C- ) 1--;:-_, `,/a-;,--c' -. AN GUIL E MO SOTOMA.ÍN 1 AMOKALONS9 CARDONA GARCÍA residente Vicepresidente Primero \.).) WILLIAM DE JESÚS GOI,n)Z PAREJA Vicepresidente Segundo Adriana O

6 Recibido en la Alcaldía Municipal, el martes 14 de septiembre de 2004 a las 9:20 de la mañana. -410C.nar NES, JIMÉNEZ Secretar o - - y e Gobierno P.? er 9, r~ De conformidad con el Código de Régimen Municipal y la Ley 136 de 1994, el presente Acuerdo se sanciona por el Alcalde Municipal, el quince (15 tiembre de Enviese dos (2) ejemplares a la uia, División Jurídica. Publíquese y Ejecútese. JORGE LUI Alcalde Municipal n GÓMEZ Constancia Secretarial 15 de septiembre de 2004, se publica este Acuerdo.

7 5 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 01 ACTAS 01 Actas de Comisiones 02 Actas de Comités 03 Actas de Consejos 04 Actas de Juntas 05 Actas de Levantamiento de Cadáveres 06 Actas de Posesiones 07 Actas de Renuncia a Mejoras 08 Actas de Reuniones 09 Actas del Concejo Municipal 02 ACUERDOS 01 Acuerdos del Concejo Municipal 02 Acuerdos de Consejos, 03 AUTORIZACIONES Y 01 Tarjetas de Operación Vehicular PERMISOS 04 CERTIFICADOS 01 Certificados de Bono pensional 02 Certificados de Buena Conducta 03 Certificados de Estratificación 04 Certificados de Paz y Salvo 05 Certificados de Residencia 06 Certificados de Supervivencia 07 Certificados laborales

8 6 CÓDIGO SERIE CODIGO SUBSERIE 05 COMPROBANTES 01 Colillas de Cheques 02 Colillas de Pago 03 Comprobantes de Egresos 04 Comprobantes de Ingresos 05 Comprobantes de Ingresos y Egresos 06 COMUNICACIONES 01 Acciones de Tutela OFICIALES 02 Circulares 03 Comisorios o Exhortos 04 Comunicados de prensa 05 Correspondencia Enviada y Recibida 06 Derechos de Petición 07 Memorandos 07 CONCEPTOS 01 Conceptos Jurídicos 02 Conceptos Técnicos 08 CONTRATOS 01 Contratos de Adquisición de Bienes y Servicios 02 Contratos de Arrendamiento 03 Contratos de Comodato 04 Contratos de Compraventa 05 Contratos de Obra Pública 06 Contratos de Pólizas y Seguros 07 Contratos de prestación de Servicios 08 Contratos de Prestamos

9 3 CODIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 09 CONTRAVENCIONES 01 Contravenciones de Transito 02 Contravenciones Especiales 03 Contravenciones Ordinarias 10 CONVENIOS 01 Convenios Ínter administrativos 02 Convenciones Colectivas de Trabajo 11 DECLARACIONES 01 Declaraciones Extrajuicio 02 Transferencias a la Seguridad Social 03 Tributarias 12 DECRETOS 13 DENUNCIAS 01 Denuncias por Perdida de Documentos 02 Denuncias por Robo 14 ESTUDIOS 01 Estudios Agroambientales MUNICIPALES 02 Estudios de Estratificación 03 Estudios Laborales 04 Estudios Socioeconómicos 15 HISTORIAS 01 Historias Académicas 02 Historias Beneficiarios Fovis 03 Historias de Condenados

10 CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 04 Historias de Conductores de Vehículos de Tracción Animal 05 Historias de Sindicados 06 Historias Establecimientos Abiertos al Público 07 Historias Laborales 16 INFORMES Informes Comisiones 02 Informes Contables 03 Informes de Gestión 04 Informes de Personal 05 Informes de Visitas 06 Informes Estadísticos 07 Informes Financieros 08 Informes Técnicos 17 INSTRUMENTOS DE CONTROL 01 Fichas de Predial 02 Libros Alfabéticos y Manzaneros 03 Libro Auxiliar de Bancos 04 Libro de Presupuesto 05 Listados 06 Registros 18 INVENTAMOS 01 Bienes Culturales y Patrimoniales 02 Bienes de Uso Público 03 Bienes Inmuebles 04 Bienes Muebles

11 9 CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 19 CONSTANCIAS 01 Movimiento de Inventario de Almacén 20 LICENCIAS 01 Construcción, Urbanismo y Parcelación 02 Inhumación de Cadáveres 03 Movilización de Ganado 04 Movilización Menaje Domestico 05 Trabajo a Menores 21 LICITACIONES 01 Construcción de Obras 02 Suministros 22 MANUALES 01 Archivísticos 02 De Funciones 03 De procedimientos 04 Normas de Seguridad 23 MEMORIAS 01 Eventos Institucionales 02 Foros 24 PLANES 01 Plan Básico de Ordenamiento Territorial 02 Planes de Acción 03 Planes de Desarrollo 04 Planes de Emergencia 05 Planes de Inversión

12 10 CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 25 PROCESOS 01 Procesos Adjudicación de Baldíos 02 Procesos Administrativos 03 Procesos Civiles de Policía 04 Procesos De Carrera Administrativa 05 Procesos De Ejecuciones Fiscales 06 Procesos De Familia 07 Procesos De Subasta Pública 08 Procesos Disciplinarios 09 Procesos Jurídicos 26 PROGRAMAS 01 Programas de Bienestar Laboral 02 Programas de Gobierno 03 Programas Comunitarios de Vivienda 04 Programas Culturales 05 Programas Deportivos y Recreativos 06 Programas de Salud 07 Programas de Salud Ocupacional 08 Programas de Saneamiento Ambiental 09 Programas Educativos 10 Programas Sociales 27 PROYECTOS 01 Proyectos de Acuerdo 02 Proyectos de Inversión Social 03 Proyectos de Presupuesto 04 Proyectos de obras de Infraeni-ictura

13 11 CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE 28 QUERELLAS 29 REGLAMENTOS 01 Reglamentos de Grupos Comunitarios 02 Reglamento Interno de Trabajo 30 I RESOLUCIONES 31 TÍTULOS 01 Títulos de Propiedad

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