Puesta en escena del conocimiento

Transcripción

1 Puesta en escena del conocimiento TT KNOWLEDGE FORCE FORMACIÓN E-LEARNING CREACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PRODUCTIVIDAD TRANSMISIÓN DE CONOCIMIENTO EFICIENCIA ROI

2 TT KNOWLEDGE FORCE FORMACIÓN E-LEARNING CREACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PRODUCTIVIDAD TRANSMISIÓN DE CONOCIMIENTO EFICIENCIA ROI Qué es TT Knowledge Force? Es una aplicación informática organizada en diferentes módulos que ofrece la más avanzada solución del mercado para racionalizar la transferencia del conocimiento de las empresas a sus empleados. Desarrollada y comercializada por la multinacional alemana TTS, más de 300 compañías y organizaciones en toda Europa han optado por la utilización de TT Knowledge Force para mejorar la calidad y efectividad de la formación de sus empleados. A quién va dirigido TT Knowledge Force? A todas aquellas organizaciones que generan contenidos de formación de cualquier tipo (implantación de aplicaciones, formación comercial, etc.), que desean que sus directivos, empleados y demás usuarios obtengan la formación e información adecuada de forma eficiente. Qué se puede hacer con TT Knowledge Force? Crear contenidos formativos e informativos. Creación rápida y automática de manuales de usuario, guías de instalación, simulaciones de e-learning, tutoriales guiados y cursos completos de e-learning para cualquier aplicación informática (o de cualquier otro tipo) de la organización. TT Knowledge Force es también una potente herramienta de e-learning para la creación de contenidos formativos no vinculados a aplicaciones informáticas, como, por ejemplo, cursos de formación de productos y servicios para equipos comerciales, etc. Estructurar los contenidos. TT Knowledge Force incorpora prácticas funciones de gestión documental: La documentación creada con TT Knowledge Force y la ya existente en la organización se puede estructurar en un formato didáctico (cursos de formación), con carpetas temáticas o utilizando un árbol de procesos de negocio. Dar acceso a los contenidos. Proporciona un portal accesible desde la Web a los usuarios de los contenidos de formación, así como el acceso a dichos contenidos desde cualquier aplicación de la organización que requiera ayuda contextual. 2

3 Qué beneficios aporta TT Knowledge Force a una organización? Mejora en la calidad de la formación. Generar contenidos formativos de alta calidad, de una forma sencilla y rápida (tutoriales y simulaciones de e-learning, manuales de usuario, etc.). Integrar todos los contenidos ya existentes de la organización con los contenidos generados con TT Knowledge Force. Homogeneizar todos los contenidos de la organización. Toda la información generada por diferentes autores estará disponible con el mismo formato. Ahorro de recursos. Reducir el tiempo de creación de contenidos hasta en un 50%*. En una misma acción se generan simultáneamente manuales de usuario, simulaciones de e-learning, ejercicios y guías rápidas. Reducir el tiempo de traducción y localización de contenidos hasta en un 70%* debido a los mecanismos de traducción automática. Reducir el tiempo de formación presencial hasta en un 40%*. Reducir la carga de trabajo del Helpdesk hasta en un 45%*. Reducir el tiempo de actualización de contenidos hasta en un 75%* ya que TT Knowledge Force permite incorporar cambios en los contenidos existentes. *Tiempos miedos de ahorro basados en la experiencia real de los clientes de TTS. Incremento de la productividad de los empleados. Contenidos formativos e informativos más didácticos. Repositorio único centralizado de todos los contenidos de formación de la empresa, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Una mayor efectividad de la formación (acceso a la información necesaria en cada momento). Una mayor autonomía de sus empleados. Una mayor seguridad de procesos. INCREMENTO PRODUCTIVIDAD TT KNOWLEDGE FORCE CALIDAD FORMACIÓN AHORRO RECURSOS 3

4 Ejemplos reales de la utilización de TT Knowledge Force Muchas organizaciones han encontrado respuesta a sus necesidades implantando TT Knowledge Force. A continuación se describe la problemática que se ha resuelto y un ejemplo real de este escenario. Dispersión geográfica de empleados y usuarios en múltiples sedes de negocio, oficinas, franquicias, etc., que pueden ser formados en su puesto de trabajo, sin desplazamientos innecesarios. Hoteles Hesperia, con 49 hoteles alrededor del mundo, crea contenidos formativos e informativos con TT Knowledge Force para complementar la formación que reciben todos sus empleados para la utilización de sus aplicaciones informáticas. Rotación de empleados y usuarios. Con TT Knowledge Force los nuevos empleados de su empresa serán formados rápidamente pudiendo asumir así sus tareas en el menor tiempo posible. Un empleado nuevo (que haya sustituido a otro en el mismo puesto) tendrá a su alcance la información necesaria para aprender sus tareas en el menor tiempo posible. Igualmente si es un empleado actual que está asumiendo las tareas de otro puesto que ha desaparecido. Los compañeros de los empleados nuevos (o de de aquellos que asumen más taréas) deberán invertir menos tiempo en enseñar al nuevo, y serán más productivos. Lufthansa, una de las compañías aéreas líderes en el mundo, con más de empleados, utiliza TT Knowledge Force para crear contenidos formativos de sus aplicaciones de ticketing y formar a sus empleados nuevos de sus departamentos de Gestión de Reservas y Call Center. Implantaciones y cambios de versión (upgrades) de aplicaciones y sistemas de TI. Los usuarios de aplicaciones pueden ser formados antes del arranque del mismo: mientras todavía se está implementando la nueva aplicación, los futuros usuarios ya pueden acceder a las simulaciones en un entorno de formación para que se vayan acostumbrando a la nueva aplicación. TT Knowledge Force es una herramienta que le permite gestionar el cambio, involucrando a sus empleados y haciéndoles sentirse partícipes. Por otra parte, los usuarios de aplicaciones existentes deben ser formados periódicamente para mantener el conocimiento de los procedimientos que precisan para su trabajo. Bodegas Miguel Torres: Catas de SAP* Según Miquel Miró, Gerente de Administración, Organización y Sistemas: Miguel Torres seleccionó la herramienta de autor de TTS para implementar su proyecto de cualificación de SAP para más de 250 usuarios finales. Nuestro programa de formación para introducir SAP se basó casi exclusivamente en lecciones multimedia de autoaprendizaje, creadas y compiladas en la empresa por nuestros propios empleados en un proceso asombrosamente rápido. Nuestros formadores y autores locales quedaron especialmente impresionados por la facilidad de uso de TT Author, que garantiza un proceso de producción sumamente eficaz. En apenas dos meses, documentamos todos nuestros procesos SAP con TT Author, generando 850 simulaciones de elearning. Dos años después del arranque del proyecto, TT Author se mantiene como herramienta fundamental en todos los proyectos de mejora relacionados con SAP Nota*: Para más información acerca del uso de TT Knowledge Force en Bodegas Torres, véase el caso de éxito de dicho cliente. 4

5 Procesos de fusión o absorción de empresas que conllevan la unificación de los sistemas de información. TT Knowledge Force permite gestionar el cambio de manera íntegra y así lograr una enseñaza rápida y eficaz de aplicaciones y sistemas desconocidos por una parte de los empleados. Commerzbank fue adquirido por Dresdner Bank y se convirtió en el segundo mayor banco de Alemania, con empleados. Commerzbank utiliza TT Knowledge Force para formar a sus nuevos empleados de Dresdner Bank en los procesos, productos y sistemas de información del banco. El 90% de dicha formación se realiza mediante e-learning en el puestode trabajo del empleado. Formación rápida y autónoma de empleados nuevos, que deben aprender los procesos y procedimientos de la organización para poder desempeñar sus funciones. Adidas: Think Global Act Local Usamos la herramienta de autor de TTS en todo el mundo. Su capacidad para crear y mantener contenidos de aprendizaje en los idiomas más variados es verdaderamente única. TT Author y TT Localizer son una herramienta de autor eficiente y de alto rendimiento, con la ventaja adicional de que es fácil de usar. Empresas en fase de crecimiento acelerado que requieren informatizarse rápidamente para poder mantener el crecimiento. Desigual, empresa de referencia en el sector téxtil, con empleados, aproximadamente tiendas en el mundo e ingresos que se han multiplicado por 20 en 7 años, utiliza TT Knowledge Force para formar a los empleados de sus tiendas en los procesos y sistemas corporativos. Colectivos de usuarios con horarios de trabajo diferentes. Cuando los empleados de una empresa trabajan con diferentes franjas horarias o en 3 turnos de 8 horas, por ejemplo, resulta difícil la organización de cursos de formación presenciales en los que se pueda incluir a todos los empleados. El Servicio Balear de Salut (IB Salut) utiliza TT Knowledge Force para documentar los procedimientos de sus aplicaciones corporativas y formar a los médicos, personal de enfermería y personal administrativo de los diferentes hospitales y centros de salud de las Islas Baleares. Formación de equipos comerciales. Equipos comerciales que deben ser formados en los productos/servicios de la empresa y sus técnicas de venta. Sennheiser, empresa líder en la producción de micrófonos y auriculares de gama alta, utiliza TT Knowledge Force para crear presentaciones de e-learning de sus productos y formar a su red comercial. Los vendedores de Sennheiser utilizan dichas simulaciones como material de soporte en sus presentaciones comerciales a los clientes finales. 5

6 Helpdesks o Centros de Atención a Usuarios que reciben muchas incidencias recurrentes. Con TT Knowledge Force su Helpdesk puede crear ágilmente tutoriales guiados y manuales de las incidencias que recibe. Cuando llaman los usuarios, el Helpdesk les envía el tutorial correspondiente, reduciendo así drásticamente el tiempo de atención de resolución de la incidencia. Si, además, los tutoriales se ubican en un repositorio fácilmente accesible por los usuarios (por ejemplo, organizados por preguntas frecuentes FAQs), los usuarios dejarán de llamar al Helpdesk. Por otro lado, una mejor formación inicial de sus usuarios con contenidos formativos cualitativos fácilmente accesibles desde el puesto de trabajo del usuario, contribuye a que éstos reciban una mejor formación y sean más eficientes en el uso de las aplicaciones corporativas y, por tanto, tengan una menor dependencia de la ayuda del Helpdesk. Bank Vontobel, uno de los principales bancos privados suizos, ha implementado Avaloq, un innovador software bancario estandarizado, en sustitución de su sistema anterior basado en un entorno mainframe. Con TT Knowledge Force creó contenidos formativos de e-learning para los procedimientos de Avaloq. Los usuarios de sus filiales bancarias accedieron a dichos contenidos a través del portal TT Accelerator y como ayuda contextual de Avaloq (con TT Accelerator QuickAccess). El resultado fue impresionante: la excelente preparación de los usuarios se tradujo en una gran reducción de las incidencias registradas por el Helpdesk durante y después del arranque de la nueva aplicación. Imperativos legales para documentar sus procesos de negocio. Ejemplos de regulación: Procesos de registro de nuevos productos en el sector químico-farmacéutico. Certificaciones de calidad ISO. Normas Sarbanes-Oxley en el sector financiero. Etc. Axa, una de las mayores compañías aseguradoras del mundo ( empleados), crea con TT Knowledge Force contenidos formativos de e-learning para sus productos financieros, con los que forma a sus asesores de banca. Además utilizan TT Knowledge Force para documentar sus soluciones informáticas y requerimientos legales. Usuarios y empleados con diferentes idiomas y contextos culturales que tienen que ser formados cada uno en su idioma y teniendo en cuenta su situación cultural. Normalmente la traducción de documentación o formación corporativa de un idioma a otro es muy cara, conlleva una alta probabilidad de errores de traducción importantes y no suele ofrecer una manera fácil de incorporar modificaciones importantes a los contenidos, modifi caciones que pueden ser necesarias debido a diferencias culturales, legales, etc. (la manera de vender un producto en España puede diferir bastante de la manera de venderlo en China). TT Knowledge Force permite solucionar estos problemas. Bayer, una de las mayores empresas mundiales del sector químico farmaceútico, con más de empleados, utiliza TT Knowledge Force para crear contenidos formativos, gestionarlos y dar acceso a ellos a los empleados y usuarios de sus 350 empresas del grupo en todo el mundo. 6

7 Quién ha desarrollado TT Knowledge Force? TTS es una empresa multinacional especializada en la transferencia del conocimiento de las empresas a sus empleados, clientes, proveedores, etc. Desde la creación de TTS en 1998, más de 300 compañías y organizaciones internacionales en más de 15 países han optado por los servicios y productos de TTS. Cuáles son los componentes modulares de TT Knowledge Force? TT Knowledge Force se compone de 6 módulos, de los cuales la herramienta de autor TT Author es el componente básico. TT Author se puede complementar con los demás módulos en función de las necesidades de cada cliente. El conjunto de los módulos cubre todas las necesidades de transferencia del conocimiento de una organización. La función de regrabación de TT Author permite la actualización rápida y rentable de la documentación y simulaciones ya existentes, incorporando: los cambios de una nueva versión de la aplicación, la traducción del contenido a otro idioma, o las modificaciones en los datos originales. TT Author permite la actualización rápida y rentable de la documentación y simulaciones ya existentes, incorporando los cambios de una nueva versión de la aplicación, la traducción del contenido a otro idioma o las modificaciones en los datos originales. TT Author permite sonorizar los textos de la simulación bien a través de un interfaz con un sintetizador de voz (herramienta text to speech, no incluido en TT Knowledge Force), bien mediante una producción de estudio que consiste en exportar los archivos de texto y, a continuación, importar los archivos de sonido. TT Author funciona perfectamente con cualquier clase de aplicación: ERPs (SAP, Axapta, Navision), Java, Oracle, Peoplesoft, Microsoft, Lotus Notes, Siebel, etc. 7

8 TT Integrator apoya el trabajo de equipos de autores mediante la administración centralizada de contenidos de cualquier formato. Permite a diferentes autores crear y editar sus contenidos localmente, compartir dichos contenidos y gestionarlos conjuntamente, estructurándolos en cursos de formación o carpetas temáticas. De esta manera, diferentes autores ubicados en diferentes departamentos, sedes o áreas geográficas pueden crear conjuntamente un repositorio corporativo común de conocimiento. TT Localizer traduce y adapta los contenidos a las especificaciones locales. Permite la creación central de un contenido formativo y su posterior localización, traduciendo únicamente los textos o bien sustituyendo también las pantallas por las pantallas de su aplicación local, incorporando en este proceso cualquier cambio de idioma, de diseño de la pantalla o de ejemplo. 8

9 TT Modeler permite modelar sus procesos y procedimientos de negocio en una estructura de árbol, mostrando su descripción, los perfiles o roles de usuario que intervienen en cada proceso y su resultado. Asimismo, permite vincular los contenidos formativos e informativos (manuales, simulaciones, gráficos, etc.) al proceso, procedimiento o elemento de proceso que describe dicho contenido. El resultado es la alineación de la información con los procesos de negocio. TT Accelerator da acceso a los usuarios finales a la información. Incluye un portal de documentación, en el que los usuarios acceden a los cursos de formación, carpetas temáticas o procesos de negocio, cada uno en función de sus necesidades formativas o informativas. Dicho portal es integrable en cualquier Intranet existente. Además, TT Accelerator incluye una herramienta de ayuda online sensible al contexto, que permite el acceso a los objetos de información desde la misma pantalla, ventana o transacción en que se encuentra el usuario en cada momento. TT Knowledge Force se integra perfectamente en su arquitectura de sistemas existente; Los contenidos formativos creados con TT Author pueden ser publicados en cualquier Intranet, portal o plataforma de e-learning (LMS). El portal TT Accelerator puede convertirse en un subportal de su Intranet o de otro portal. La ayuda online TT Accelerator QuickAccess funciona para todo tipo de aplicaciones. 9

10 Hemos despertado su interés? Llámenos o escríbanos y estaremos encantados de informarle o ofrecerle una presentación personalizada de TT Knowledge Force. Barcelona Berlin Colonia Heidelberg Madrid Princeton Viena TTS contacto@tt-s.com Tomás Edison, 4 Bloque II D Rivas Vaciamadrid Tel World Trade Center Muelle de Barcelona, Ed. Sur 2ª Barcelona Tel