DOCUMENTO DE REFERENCIA MECI Y CALIDAD SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 2

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1 CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 2 COMPATIBILIDAD ENTRE EL SISTEMA DE GESTIÒN DE LA CALIDAD DEL CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, NORMA TÈCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA (NTCGP 1000:2009) Objeto y Campo de Aplicación: Objeto: Aplicación:... 5 CUADROS REFERENCIALES DE MANUAL DE CALIDAD, NORMA TÉCNICA DE LA CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Sistema Integrado de Gestión Responsabilidad de la Dirección Gestión de los Recursos Realización de Producto o Prestación del Servicio MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA NORMATIVIDAD ASOCIADA CON LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CON BASE EN ESTA NORMA Bibliografía: CONTROL DE REGISTROS... Error! Marcador no definido. CONTROL DE CAMBIOS:... Error! Marcador no definido.

2 DOCUMENTO DE REFERENCIA MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI Y CALIDAD INTRODUCCIÓN Este documento está dirigido a los funcionarios y contratistas de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, con el propósito de difundir los lineamientos de calidad, y así tener los suficientes conocimientos para mejorar la gestión organizacional y proporcionar trámites y servicios que respondan a las necesidades de nuestros usuarios. Para la elaboración de este documento se han empleado como base, la norma NTCGP 1000: 2009 y el Manual Operativo de Calidad de la Entidad. En esta medida, la implementación del presente integra requisitos y conceptos a los del estándar ISO. Necesidades y expectativas de la comunidad. Un enfoque basado en procesos, el cual es utilizado dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad, enfatiza sobre la importancia de: a) La comprensión y el cumplimiento de los requisitos. b) La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor. c) La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso, y d) La mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas. 1 Por lo anterior, el propósito de este documento, es presentar a modo de orientación para la comprensión o aclaración, el Sistema de Gestión de la Calidad para el sector publico (NTCGP1000), ya que es una herramienta de gestión sistemática y transparente, que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la presentación de los servicios, respondiendo a las necesidades y expectativas de sus clientes y que, armoniza con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) se constituye en un instrumento que facilita las acciones de mejoramiento y control sobre el ejercicio de la función pública, que a su vez demuestra la relación con el Manual Operativo de Calidad de Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. 1 Norma Técnica Colombiana de Gestión Pública 1000:2009

3 COMPATIBILIDAD ENTRE EL SISTEMA DE GESTIÒN DE LA CALIDAD DEL CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, NORMA TÈCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA (NTCGP 1000:2009) La compatibilidad, en el marco de esta norma, se refiere a la condición bajo la cual el cumplimiento de los requisitos de un Sistema de Gestión de la Calidad permiten la implementación, sin conflictos, de otro sistema de gestión o de control, es decir es posible implementarlos de manera integrada. En este orden de ideas, el Sistema de Gestión de Calidad se enfoca a dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de satisfacción social con el suministro de productos y/o con la prestación de servicios a cargo de las entidades, a la administración y definición de acciones para la satisfacción del cliente y otras partes interesadas, y el mejoramiento de las entidades, y el Sistema de Control Interno se orienta a la configuración de estructuras de control de la planeación, de la gestión, de la evaluación y seguimiento para lograr que las entidades cumplan los objetivos institucionales propuestos y que se contribuya a la consecución de los fines esenciales del Estado. Al articular estas herramientas, se fortalece la capacidad administrativa, el desempeño institucional, y la gestión de los principales recursos de la entidad: humanos, materiales y financieros. Así mismo, es necesario resaltar que la articulación entre estos sistemas está caracterizada por la adopción de un modelo basado en la gestión por procesos y la mejora continua de los mismos mediante la aplicación del ciclo PHVA.

4 Esta figura representa la compatibilidad de los dos sistemas (Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Control Interno), y no tiene como propósito indicar que un sistema específico contiene otro sistema en forma total o parcial. Igualmente, y desde el punto de vista del modelo PHVA y la Noma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, este modelo aborda desde los numerales generales y no representa el PHVA que puede darse dentro de cada numeral. 2. Objeto y Campo de Aplicación: 2.1 Objeto: Esta norma específica los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a entidades a que se refiere la Ley 872 de 2003, el cual se constituye en una herramienta de gestión que permite

5 dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social con el suministro de productos y/o con la prestación de los servicios a cargo de las entidades Aplicación: Todos los requisitos de esta norma son genéricos, y se busca que sean aplicables a todas las entidades dentro del alcance de la Ley 872 de 2003, sin importar su tipo, tamaño, producto o servicio suministrado. (Ver documento Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Publica.) CUADROS REFERENCIALES DE MANUAL DE CALIDAD, NORMA TÉCNICA DE LA CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Numeral 4 MANUAL OPERATIVO DE CALIDAD NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

6 4. Sistema Integrado de Gestión 4. Sistema de Gestión de la Calidad Modelo control de la planeación y gestión. 4.1 Requisitos Generales 4.1 Requisitos Generales Componentes: Para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión se establecieron los procesos identificados en el Mapa de Procesos (y su respectiva caracterización) el Plan Estratégico, la identificación del riesgo en cada proceso y elaboración del mapa de riesgos, seguimiento de acciones correctivas y preventivas. El Sistema Integrado de Gestión es adoptado mediante Resolución 1073 del 29 de mayo de Parta garantizar el cumplimiento de los recursos físicos, financieros y humanos se establecen nivel de apoyo con sus respectivos procesos y procedimientos, el seguimiento se determina con el ciclo PHVA. 4.2 Requisitos de la documentación Literales a, b, c, d, e y f; se incluyen todos los procesos de la Entidad, los cuales le permiten cumplir su función. El literal g, establece controles sobre los riesgos identificados y minimizar su materialización a través de acciones correctivas y preventivas. La Entidad debe asegurarse de recursos e información del seguimiento de los procesos. 4.2 Gestión Documental Generalidades: Los documentos del sistema deben estar documentados, con la política de calidad, objetivos, manual de calidad, procedimientos, registros y los documentos necesarios para el cumplimiento de las funciones que le permitan la eficacia de la planeación, operación y control de sus procesos. Direccionamiento estratégico Administración de riesgos Elementos: Modelo de operación por procesos. Políticas de operación. Política de administración del riesgo. Identificación del riesgo Análisis y valoración del riesgo. Eje transversal: Información y comunicación Generalidades: la Política de Calidad, planificación, operación y control de los 4.2 Manual de Calidad: La entidad debe mantener un manual de calidad para

7 procesos y procedimientos documentados requeridos por la norma internacional ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000: 2009 demostrar el alcance, los procedimientos documentados y la interacción entre los procesos del Sistema de la gestión de la calidad Manual Operativo de Calidad: En este se describen los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y el alcance del mismo, los procesos, procedimientos y su interrelación Control de documentos: La Entidad control los documentos mediante el procedimiento Control de documentos Control de documentos: Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse. Deben establecer un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para el cumplimiento de las funciones. De acuerdo a lo expuesto en el cuadro anterior se establecen los aspectos comunes entre el Manual Operativo de Calidad de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y Modelo Estándar de Control Interno. a) Determinación de los controles sobre los riesgos que puedan impedir los resultados propuestos en los objetivos generados por la Entidad. Estos están desarrollados en los procedimientos y en el mapa de riesgos. b) La elaboración y desarrollo de la documentación necesaria para evidenciar la implementación del Sistema Integrado de Gestión, los cuales están en los procesos y procedimientos como la interrelación de estos. Para la información y atención de quejas o reclamos de los clientes se cuenta con el Proceso de Mejora Continua y el Procedimiento de la Medición y Control. c) La documentación incluye: Política de calidad que para MECI es una política de operación. El Manual Operativo de Calidad se relaciona con los documentos que soportan la función de la Entidad y que identifican el control de las actividades que se encuentran en los procedimientos, manuales, instructivos, registros, guías, actas, normatividad interna o externa. Numeral 5

8 MANUAL OPERATIVO DE CALIDAD NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO 5. Responsabilidad de la Dirección 5. Responsabilidad de la Dirección planeación y gestión Componentes: Direccionamiento estratégico Administración de riesgos Elementos 5.1 Compromiso de la Dirección El Director General evidencia su compromiso con la mejora continua del mismo, la Política de Calidad. Las estrategias de comunicación con el cliente y los requisitos legales y reglamentarios para asegurar la disponibilidad de los recursos. La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores cuenta con el Organigrama y Manual de Funciones para el cumplimiento de los objetivos propuestos. De igual forma con la Resolución 1407 se modifica el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo estableciendo funciones relacionadas con el sistema integrado de gestión de gestión. 5.1 Compromiso de la Dirección Garantizar el compromiso de la alta dirección, asegurando la identificación continúa de las necesidades y expectativas de los clientes, la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento y la gestión de los procesos y programas de la Entidad de manera que la política y objetivos de calidad se alcancen. Estructura organizacional planeación y gestión Componente: Direccionamiento estratégico Define la ruta organizacional que debe seguir una entidad para lograr sus objetivos institucionales. Elemento: Estructura organizacional Configura integral y articuladamente los cargos, funciones, relaciones, niveles de responsabilidad y autoridad de la entidad pública, para dirigir y ejecuta los procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal.

9 5.2 Enfoque al cliente En concordancia con los lineamientos de la Dirección General, se elabora el plan operativo específico con los programas y proyectos a las necesidades del usuario como lo establece el Sub - proceso Planeación en el procedimiento Planes y Programas, asimismo se mide la satisfacción del cliente a través del Sub - proceso Mejora Continua. 5.3 Política de Calidad La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, tiene su política de calidad con su respectivos elementos e indicadores que le permiten medir el cumplimiento de los objetivos propuestos por la Entidad para lo cual fue creada. Así mismo los procesos establecen las funciones y responsables que garanticen la satisfacción de los clientes y la optimización de los recursos, 5.2 Enfoque al cliente Identificar las necesidades y expectativas actuales y (cuando sea posible) futuras de sus clientes, a fin de satisfacerlas oportunamente mediante la gestión de sus recursos y procesos y dentro del marco de referencia de sus poderes legales. 5.3 Política de Calidad Garantizar que la alta dirección defina formalmente las orientaciones de la entidad en materia de calidad, que le permitan cumplir la función para la cual fue creada, satisfacer a sus clientes y optimizar el uso de sus recursos. 5.2 planeación y gestión Componente: Direccionamiento estratégico Elemento: Modelo de operación por procesos Contar con una estandarización de actividades necesarias para dar cumplimiento a su misión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o servicios Eje transversal: Información y comunicación Mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la Entidad y de cada proceso, sea adecuada a las necesidades específicas de la ciudadanía y de las partes interesadas 5.3 planeación y gestión Componentes: Talento humano Direccionamiento estratégico Administración de riesgos Elementos: Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. Desarrollo del talento humano. Planes, programas y proyectos

10 además los compromisos y protocolos éticos se encuentran en el código ético de la Entidad. Modelo de operación por procesos. Estructura organizacional. Indicadores de gestión. Políticas de operación. 5.4 Planificación 5.4.1Objetivos de calidad. La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, tienen formulados sus objetivos de calidad, los cuales son coherentes con los propósitos de la Entidad y sujetos de medición para monitorear el cumplimiento de estos se establece el Formato Seguimiento a compromisos a Revisión por la Dirección Planificación con el Sistema Integrado de Gestión La planificación del Sistema Integrado de Gestión, se encuentra en el Mapa de procesos, se realiza a través de las caracterizaciones de estos. Así mismo el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo se encarga de establecer el cumplimiento de los objetivos teniendo en cuenta los resultados de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, como las necesidades de los clientes y cambios que se puedan generar. 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación Responsabilidad y autoridad El Sistema Integrado de Gestión en los procesos y procedimientos se específica el alcance y responsabilidad; de 5.4 Planificación Asegurar que se establecen objetivos de calidad coherentes con las políticas institucionales y que se despliegan a los niveles pertinentes de la organización para gestionar su cumplimiento. Así mismo, se pretende que la planificación asegure la integridad del Sistema de Gestión frente a cambios que puedan afectarlo Planificación con el Sistema Integrado de Gestión Debe garantizar que se establecen los objetivos de calidad con relación a las políticas institucionales como su cumplimiento y los cambios que puedan afectarlo. 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación La Alta Dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la Entidad. planeación y gestión Modulo de evaluación y seguimiento Componentes Direccionamiento estratégico Autoevaluación institucional Elementos Planes, programas y proyectos Autoevaluación del control y gestión Modelo de operación de procesos Políticas de operación Elementos que permiten asegurar el cumplimiento de los objetivos institucionales. Identificación y gestión de manera más efectiva, de todas aquellas actividades que tengan una relación entre sí y las cuales constituyen la red de procesos de una organización. 5.5 planeación y gestión Componente: Direccionamiento estratégico Elemento: Estructura organizacional

11 igual manera la divulgación de los documentos del organigrama de la Entidad y el Manual de Funciones adoptado por la Resolución Número 32 de Enero 25 de Representante de la Dirección Teniendo en cuenta los lineamientos de la Dirección General de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, se expidió la Resolución 740 del 29 de Noviembre de 2013, por la cual se crean y definen las funciones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en los temas relacionados con el Sistema Integrado de Gestión. Así mismo, el Representante de la Dirección debe asegurarse de que se comuniquen las responsabilidades, implementación, mantenimiento y la mejora del mismo Comunicación interna La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores en su Sistema Integrado de Gestión, establece el Formato para estrategias de comunicación e información, asimismo establecemos mecanismos de comunicación permanentes y participativos como la intranet, correo electrónicos, sensibilizaciones y talleres con todo el personal de la Entidad Representante de la Dirección Asegurar que se establecen y se comunican las responsabilidades y autoridades requeridas para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad Comunicación interna Asegurar que existen procesos eficaces de comunicación entre los niveles de la entidad y los diferentes procesos para compartir la información relacionada con el desempeño de la Entidad. Los procesos eficaces incluyen procedimientos, estrategias o mecanismos, según sea adecuado para la Entidad. Configura de manera integral los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública, para dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal. planeación y gestión Componente: Direccionamiento estratégico Elemento: Estructura organizacional Marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en procura de alcanzar su visión. Eje transversal información y comunicación Información y comunicación interna Conjunto de datos originados del ejercicio de la función de la Entidad y se difunde en su interior, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia

12 5.6 Revisión por la Dirección Generalidades La Dirección General revisa semestralmente el Sistema Integrado de Gestión, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad, incluyendo la evaluación de las oportunidades de mejora por medio de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, correspondientes para evidenciar este seguimiento se cuenta con el Procedimiento Revisión por la Dirección y el Formato Seguimiento a los compromisos a revisión por la Dirección Información de entrada para la revisión De acuerdo a la medición de cada proceso y los resultados de auditoría se determina la información necesaria para lo cual debe evaluarse la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión. Lo anterior se verifica con las auditorías internas, la retroalimentación con el cliente, seguimiento de las acciones correctivas y preventivas, cambios que pueden afectar el sistema y la identificación de los riesgos para el mejoramiento continuo de la implementación del sistema Resultados de la Revisión 5.6 Revisión por la Dirección Generalidades Realizar por parte de la Alta Dirección, revisiones periódicas del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, de acuerdo con los parámetros de la información de entrada definidos en la norma Información de entrada para la revisión Garantizar que la Alta Dirección cuenta con la información suficiente para evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad Resultados de la Revisión los cuales se enfoca el accionar de la Entidad. evaluación y seguimiento Componentes: Autoevaluación institucional Planes de mejoramiento Elementos: Autoevaluación del control y gestión. Planes de mejoramiento. La entidad desarrolla mecanismos de medición, evaluación y verificación, necesarios para determinar la eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno en la realización de su propósito de contribuir al cumplimiento de los objetivos de la entidad. Componente que le permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la Entidad. Modulo de evaluación y seguimiento

13 La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores establece su mejora continua para el SIGC con base en los resultados que emite cada proceso y quedan registrados en el Formato Seguimiento a los compromisos a Revisión por la Dirección, con el fin de tomar las decisiones pertinentes para mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos y por consiguiente el producto y/o servicio en relación con los requisitos del cliente y las necesidades de los recursos. Confirmar si las actividades y procesos del Sistema de Gestión de la Calidad corresponden a la política de calidad y permiten el logro de los objetivos de calidad; y definir cualquier acción correctiva y/o preventiva necesaria. Componente: Planes de mejoramiento Elemento: Planes de mejoramiento Toma de acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en la gestión de los procesos. De acuerdo a lo establecido en el cuadro anterior con relación al numeral cinco (5) se establecen los aspectos comunes entre el Manual Operativo de Calidad de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y Modelo Estándar de Control Interno basado en la actualización NTCGP 1000: La alta dirección debe demostrar que: a) La existencia de canales de comunicación eficaces para difundir los requisitos del cliente, los legales y aplicables y la forma de satisfacer, el SIG de la Entidad lo establece mediante el Formato para estrategias de comunicación e información. b) La existencia de la política de calidad en la Entidad que para MECI es entendida como políticas de operación, los objetivos de calidad que tiene implícitas las variables que nos permite medir el grado de cumplimiento de la razón de ser de la Entidad, por medio de cada uno de sus procesos y procedimientos, a los cuales se les realiza el debido seguimiento por el mismo Sistema Integrado de Gestión. c) Identificación de las necesidades y expectativas de los usuarios, para esto la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores cuenta con el Formato Encuesta de Satisfacción, el cual hace parte del Subproceso Atención al Ciudadano. d) El procedimiento de Revisión por la Dirección el cual evidencia el seguimiento al desempeño de los procesos, al cumplimiento de la política y objetivos, la administración de los riesgos, la realización del seguimiento la efectúa cada uno de los líderes, responsables de cada proceso, se evidencia por el informe que es entregado con la medición del indicador y las acciones correctivas y preventivas con su respectivo plan de mejoramiento.

14 Numeral 6 MANUAL OPERATIVODE CALIDAD NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO 6. Gestión de los Recursos 6.1 Provisión de los recursos La provisión de los recursos necesarios para implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión y mejora continuamente su eficacia se realiza a través del anteproyecto de presupuesto, y la programación presupuestal ya que se tiene en cuenta las necesidades de cada proceso para el desarrollo de sus actividades y esto es aprobado por la dirección. 6. Gestión de los Recursos 6.1 Provisión de los recursos Asegurar la disponibilidad de recursos para el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad y para cumplir los requisitos de sus clientes/ciudadanos. planeación y gestión. Componente: Talento humano Direccionamiento estratégico Elementos Desarrollo del talento humano Planes, programas y proyectos Debe contar con la existencia de recursos suficientes dentro de su presupuesto, buscando que se asegure la disponibilidad de éstos para el cumplimiento de los planes, programas y proyectos establecidos. 6.2 Talento Humano La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores cuenta con un 6.2 Talento Humano Garantizar que los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas Asimismo parte de la identificación y cubrimiento de las necesidades cualitativas y cuantitativas de personal. Modulo control de planeación y gestión Componente

15 Manual de Funciones, establecido a nivel nacional, lo cual contempla los requisitos mínimos y competencias laborales de los servidores públicos de la Entidad. Para la evidencia de los registros y seguimientos se estableció el Procedimiento Vinculación y Retiro y el Procedimiento Evaluación de Desempeño. 6.3 Infraestructura La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores ha caracterizado el Procedimiento de Apoyo a la supervisión de mantenimiento. Asimismo se establece el Sub - Proceso de Almacén con el propósito de proveer y custodiar de manera efectiva los recursos físicos de la entidad a través del control de los bienes muebles e inmuebles, con el fin del cumplimiento de la misión institucional 6.4. Ambiente de Trabajo: Las condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo y se presta el servicio a la comunidad no se encuentran en su totalidad adecuadas; por tal motivo se desarrolló el estudio técnico para solicitar el recurso económico que nos permita cambiar de Sede y de esta manera contar con espacios adecuados de acuerdo a los factores físicos y ambientales según las normas técnicas. Sin embargo dentro del procedimiento Bienestar social se tienen planteadas distintas cuentan con las competencias (educación, formación, habilidades y experiencia) necesarias para realizar los trabajos que afectan la calidad del producto o servicio. 6.3 Infraestructura: La entidad debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del cliente Ambiente de Trabajo: La entidad debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. Talento humano Elemento Desarrollo del Talento Humano Compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, a través de las políticas y prácticas de gestión humana que debe aplicar. planeación y gestión Componente: Direccionamiento estratégico Elemento Planes, programas y proyectos Debe contar con la existencia de recursos suficientes dentro de su presupuesto, buscando que se asegure la disponibilidad de éstos para el cumplimiento de los planes, programas y proyectos establecidos.

16 actividades de salud ocupacional. DOCUMENTO DE REFERENCIA MECI Y CALIDAD De acuerdo a lo establecido en el cuadro anterior con relación al numeral (6) se establecen los aspectos comunes entre el Manual de Calidad del Centro de Gestión Administrativa, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y MECI basada en la actualización de la NTCGP 1000:2009. a) Con relación a la asignación de recursos financieros, humanos y operacionales, para dar cumplimiento a los objetivos de la Entidad se evidencia a través de de la programación presupuestal y Plan de Compras; estos Planes son el resultado de la planificación institucional que se hace referencia en el Modelo Estándar de Control Interno, para establecer y desarrollar los objetivos de calidad garantizando los cambios que se puedan generar en el sistema. b) De acuerdo a los requerimientos de la Entidad los servidores públicos y/o particulares deben evidenciar las competencias que contribuyan al logro de los objetivos de la calidad y mantener sus registros apropiados. Estos se pueden unificarse tanto para el SIGC como para MECI en los siguientes sistemas. - Manual de Funciones. - Perfiles de cargo. - Plan de bienestar Estos sistemas identifican el ingreso, la permanencia y retiro del servidor público y/o particulares que ejercen funciones públicas. c) La entidad realizo un estudio técnico de valoración de la infraestructura ya que no se cuenta con las instalaciones adecuadas para el desarrollo de sus actividades; por tal motivo se desarrolló el estudio técnico para solicitar el recurso económico que nos permita cambiar de Sede y de esta manera contar con espacios adecuados para el optimo desarrollo de las funciones institucionales. Numeral 7: MANUAL OPERATIVO DE CALIDAD NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

17 7. Realización de Producto o Prestación del Servicio 7. Realización de Producto o Prestación del Servicio: planeación y gestión 7.1- Planificación de la realización del Producto o Prestación del Servicio: La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores inicia la Planificación para la realización del servicio con la elaboración del Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción, teniendo como base las metas propuestas por el Gobierno Nacional, para el desarrollo de estas actividades se adopto el Sub -Proceso de Planeación, específicamente el Procedimiento Planes y Programas, junto con los siguientes Formatos: Formulación Planes Programas, Formato Informe seguimiento a planes, Formato lista de chequeo verificación planes. 7.2.Procesos relacionados con el Cliente Determinación de los requisitos relacionados con el producto y /o servicios. La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores establece los 7.1- Planificación de la realización del Producto o Prestación del Servicio. Planificar la operación eficaz y eficiente de los procesos de la realización (Misionales) y los demás procesos asociados que garanticen que la entidad esta en capacidad de satisfacer a los clientes, así mismo las actividades de verificación, validación, seguimiento, medición requeridas Procesos relacionados con el Cliente Determinación de los requisitos relacionados con el producto y /o servicios. La Entidad debe determinar los requisitos por el cliente con base en la comprensión adecuada y Componentes: Direccionamiento estratégico Administración de riesgos Elementos: Planes, programas y proyectos Indicadores de gestión Política de administración del riesgo. Componentes y elementos que permiten asegurar de una manera razonable, que la planeación y ejecución de la misma en la entidad tiene los controles necesarios para su realización. Eje transversal de información y comunicación A partir de la comunicación externa, realizada con la ciudadanía y partes interesadas se pueden reducir los riesgos y

18 requisitos relacionados con la prestación de los servicios desde un análisis realizado con los resultados de la Encuesta de Satisfacción, Asimismo en los procesos misionales de Registro e Inspección y Vigilancia; tienen definido en sus procedimientos los mecanismos, parámetros para realizar actividades relacionadas con los usuarios y/o clientes Revisión de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o Servicio. Los cambios que se presentan durante la prestación del servicio se pactan con el usuario y se encuentran claramente definidos en los requisitos para la generación de los mismos, (Registro de contadores públicos y Sociedades prestadoras de servicios contables), estos requisitos se encuentran en el Proceso de registro y en el Proceso de Inspección y Vigilancia Comunicación con el Cliente. La entidad ha establecido medios tanto internos como externos para la comunicación con el usuario y ciudadanía en general, la implementación y divulgación de estos canales de comunicación se encuentra plasmado en el Subproceso Comunicaciones Internos: Intranet Carteleras permanente de las necesidades y expectativas con el fin que se faciliten su traducción oportuna y completa en requisitos para la Entidad Revisión de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o Servicio. La entidad debe garantizar las necesidades de los requisitos del cliente y que se asegure de su capacidad, para cumplir con estos antes de comprometerse a su entrega Comunicación con el Cliente La entidad debe determinar e implementar los mecanismos para comunicar al cliente las especificaciones relacionadas del producto y/o la prestación del servicio y facilitar la comunicación del cliente con la entidad optimizar la efectividad de las operaciones. El MECI determina establecer los lineamientos claros para la gestión y el desempeño de la Entidad definiendo límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en el cumplimiento de su función. Eje transversal de información y comunicación Garantizar la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés. Las quejas y reclamos constituyen un medio de información directo de la

19 Externos: Buzón de sugerencias en los puntos de atención, Encuestas de satisfacción, Correo electrónico institucional. Redes Sociales, Sitio web PBX: , Puntos de atención presencial, Cartelera Externa, Eventos con la Ciudadanía (Ferias de Atención al Ciudadano, Foros y Charlas Académicas) Adicionalmente se cuenta con el procedimiento de peticiones, quejas y reclamos código MC- PD-002, que permite gestionar los diferentes requerimientos de los usuarios. 7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. Para garantizar el suministro oportuno y de calidad de Bienes o Servicios a todas las dependencias de la entidad de acuerdo con las necesidades específicas y la disponibilidad de recursos, se estableció el Sub - proceso Contratación, integrado por los siguientes procedimientos: Procedimiento de Contratación Procedimiento de Estudios Previos Proceso de adquisición de bienes y servicios La verificación de la calidad y requisitos técnicos de los productos comprados, se realiza con el Procedimiento de Entradas de Almacén perteneciente al Subproceso de Almacén. 7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. La entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido debe depender de su impacto. Por consiguiente la intencionalidad de La Norma es establecer requisitos mínimos de confiabilidad para la adquisición de bienes y servicios con el fin de seleccionar y evaluar proveedores que tengan la capacidad para cumplirlos. entidad con la ciudadanía y las partes interesadas, permitiendo registrar, clasificar y realizar seguimiento al grado de cumplimiento de los intereses de los beneficiarios. planeación y gestión Componente: Direccionamiento estratégico Elementos: Planes, programas y proyectos Debe contar con la existencia de los recursos suficientes dentro de su presupuesto, buscando que se asegure la disponibilidad de éstos para el cumplimiento de los planes, programas y proyectos. El proceso de planeación requiere para su construcción reconocer y entender las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas.

20 7.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios El Procedimiento Contratación incluye el Formato Pliego de condiciones con el propósito de detallar los requisito apara la aprobación del bien o servicio Verificación de los productos y/o servicios adquiridos Otra manera de para garantizar el cumplimiento de las obligaciones de los contratistas de acuerdo a la normatividad vigente es con el Procedimiento Apoyo a la supervisión de contratos de personas jurídicas, el cual se encuentra en el Subproceso Gestión Logística 7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO Control de la producción y de la prestación del servicio Para planificar y llevar a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, se implemento los procesos misionales de Registro e Inspección y Vigilancia, en estos procesos se definen desde el desarrollo de sus actividades las características del servicio, instrucciones de trabajo, recursos utilizados, control de riesgos, herramientas de medición y seguimiento Propiedad del Cliente Con el propósito de identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente los procesos misionales han 7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO Establecer controles sobre los procesos de producción y prestación del servicio para garantizar que se alcanzan los objetivos planificados. Así mismo conocer la capacidad de los procesos, incluyendo aquellos que no pueden ser verificados a través de procesos de seguimiento y medición. planeación y gestión Modulo de evaluación y seguimiento. Componentes: Direccionamiento estratégico Autoevaluación institucional. Elementos: Administración de riesgos Autoevaluación del control y gestión Ejecutar la planeación bajo condiciones de control que logran evidenciar las posibles desviaciones en el cumplimiento de los objetivos, permitiendo contar con los elementos necesarios para asegurar razonablemente el

21 elaborado los siguientes formatos. Registro: Lista de Chequeo de Documentos Aportados para la Inscripción y Expedición ( duplicado, renovación) de Tarjeta Profesional de Contador Publico Relación de Cajas Para Archivo Inspección y Vigilancia: Lista de Chequeo Documentos Diligencia de Inspección y vigilancia In Situ. Informe de la Diligencia de Registro o de Inspección. Planilla Control Entrega y Recibo de Expedientes. cumplimiento de la misión que le ha sido asignada Preservación del producto y/o servicio El proceso misional de Registro es el encargo de custodiar las tarjetas profesionales expedidas, renovadas o duplicadas, según sea el caso, esta actividad queda plasmada en los Procedimientos Inscripción y Expedición de tarjetas profesionales de contadores públicos; Duplicado de tarjeta profesional de contador público, Inscripción y expedición de registro de personas jurídicas y en el aplicativo MyJcc. De acuerdo a lo establecido en el cuadro anterior con relación al numeral (7) se establecen los aspectos comunes entre el Manual de Calidad del Centro de Gestión Administrativa, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y MECI basada en la actualización de la NTCGP 1000:2009. El numeral 7.6 es exclúyete para nuestro sistema. a) Se debe evidenciar la Planificación para la asignación de los recursos, identificando los procesos su interrelación, seguimiento e implementar acciones que permitan alcanzar los resultados planificados. La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores lo presenta en su anteproyecto de presupuesto, programación presupuestal, plan estratégico institucional, plan de acción, toma física e identificación de inventarios.

22 b) Los objetivos de calidad establecidos por la entidad están enfocados a satisfacer no sólo las necesidades y expectativas de los usuarios Externos, sino además aquellas de los usuarios Internos y de las Partes Interesadas en su gestión. Los temas relacionados a la identificación de necesidades, soluciones de inquietudes, definición de recursos e idoneidad del personal son contemplados en los procesos del sistema. c) Se establecen que se deben definir los lineamientos que aseguren la prestación del servicio, su verificación que debe incluir los requisitos solicitados frente a los requisitos legales aplicables, los requisitos del producto o servicio previamente definidos y los requisitos adicionales por la entidad. Así mismo existe disponibilidad para conocer la información necesaria a través de medios para que estén en permanente contacto con la entidad. d) Gestionar y controlar la planificación y realización del diseño y desarrollo del producto y/o servicio, a través de los planes, seguimiento y medición de procesos, productos y/o servicios. e) La gestión y el control sobre la adquisición de bienes y servicios debe incluir la planificación que contenga: - La identificación de la reglamentación aplicable a la adquisición de bienes y servicios. - La determinación y asignación de los recursos. - La identificación de las necesidades de compra de la entidad. - Los métodos y mecanismos para llevar a cabo la actividad (Procedimientos, instructivos y manuales). f) Comunicar a los proveedores los requisitos para la adquisición de bienes y servicios requeridos - Pliego de condiciones o términos de referencia que para la entidad está en cada contrato. - Instructivo para las diligencias, estudios y documentos previos g) Contar con Procedimientos que permitan gestionar y controlar la adquisición de bienes y servicios, que de acuerdo a las directrices de MECI se deben identificar las actividades y responsables; controles identificados. La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores contempla 75 procedimientos que cumple con lo requerido por Modelo Estándar de Control Interno y la normatividad NTGP-1000: h) Se debe gestionar y controlar los procesos de producción y prestación del servicio mediante - La planificación de los procesos (cada líder o responsable debe evidenciarla y realizar su debido seguimiento). - La gestión de los riesgos asociados (cada líder o responsable debe evidenciarla y realizar su debido seguimiento). - La implementación de los procedimientos y sus respectivos controles.

23 Para MECI se denomina Manual de operaciones exigido, para nuestro Centro lo reverenciamos en el Manual de Calidad, Manual de Procesos y Procedimientos, Instructivos y Matrices (Indicadores, Responsabilidades, Canales de Comunicación y de Procesos). MANUAL OPERATIVO DE CALIDAD NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA planeación y gestión 8.1 GENERALIDADES 8.1 GENERALIDADES Componente: La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, planifica e implementa actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora para demostrar la conformidad del servicio, la conformidad del Sistema Integrado de Gestión y su eficacia, eficacia y efectividad. Esto se plasma en el Subproceso de Planeación, específicamente en el Procedimiento de Planes y Programas con sus formatos Lista de cheque verificación de cumplimiento de planes, y con el constante diligenciamiento de la matriz de indicadores. La entidad debe realizar las mediciones de la eficacia, eficiencia y efectividad para la toma de decisiones Que le permitan la recopilación y validación de datos para identificar aspectos para el mejoramiento del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad. Direccionamiento estratégico Elemento: Indicadores de gestión Todas las actividades relacionadas con los planes, programas y proyectos pueden medirse con parámetros que enfocados a la toma de decisiones son señales para monitorear la gestión. 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Satisfacción del cliente. Una de las medidas del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, la entidad

24 En la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores se ha establecido el Subproceso de Atención al Ciudadano y el Procedimiento Recepción y Trámite PSQRDF, Encuesta de satisfacción, los cuales permiten conocer y medir la percepción del usuario en cuanto al cumplimiento de los requisitos Auditoría interna: Con el propósito de determinar que el SIGC está conforme con las actividades planificadas se han establecido el Procedimiento de Auditoría Interna encargado de hacer seguimiento a los hallazgos y oportunidades de mejora, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos Seguimiento y medición de los proceso Los métodos para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema están establecidos mediante la Guía de Indicadores, documento establecido en el Subproceso de Planeación, y las revisiones periódicas al interior de los procesos, seguimientos de compromisos, evaluaciones externas. debe garantizar que se cuenta con los mecanismos eficaces, eficientes y continuos, para recopilar, analizar la información relacionada con la satisfacción del cliente a fin de mejorar el desempeño de la entidad Auditoría interna: La entidad debe llevar acabo y desarrollar un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la eficaz implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad Seguimiento y medición de los procesos La entidad debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, y cuando sea posible para asegurar que la entidad realiza mediciones para evaluar y monitorear el desempeño de sus procesos, facilitando la gestión interna de estos y el seguimiento por parte de los clientes y las partes interesadas. Así mismo establecer un conjunto de variables Modulo de evaluación y seguimiento Componente: Auditoría interna Elemento: Auditoría interna Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad. planeación y gestión Componente: Direccionamiento estratégico Elemento: Indicadores de gestión Todas las actividades relacionadas con los planes, programas y proyectos pueden medirse con parámetros que enfocados a la toma de decisiones son señales para monitorear la gestión.

25 cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permitan observar la situación y las tendencias de cambio generadas, determinando con ello como se ejecutan o se llevan a cabo los procesos, al igual que las tendencias de cambio en relación con el logro de los objetivos y metas previstos. Se debe garantizar la difusión de la información de la entidad sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente a los diferentes grupos de interés (clientes y partes interesadas), dando cumplimiento al principio constitucional de la publicidad y transparencia. Se debe asegurar que la entidad realiza mediciones para evaluar y monitorear el desempeño de sus procesos, facilitando la gestión interna de éstos y el seguimiento por parte de los clientes y las partes interesadas Seguimiento y medición del producto y/o servicio: La Entidad realiza seguimiento y medición para determinar, verificar que se cumplan con los requerimientos del servicio a fin de que se han alcanzado los Seguimiento y medición del producto y/o servicio: Garantizar que se establecen y especifican requisitos de medición (incluyendo criterios de aceptación) para los productos y servicios a fin de Modulo de evaluación y seguimiento Componentes Autoevaluación institucional Auditoría interna Planes de mejoramiento

26 requisitos de los clientes y que se han utilizado para mejorar los procesos de su realización o prestación; así mismo para que garanticen con la continuidad de del sistema, tomando como base los resultados de la medición de la eficacia, la eficiencia y la efectividad. 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores ha definido como servicio no conforme Salida de un proceso destinada a un cliente externo o solicitada por él que no cumple con alguno de los requisitos o especificaciones establecidos La identificación del servicio no conforme es responsabilidad del líder del proceso La autoridad frente al tratamiento del servicio no conforme es del líder del proceso, quien debe tomar la acción correspondiente para eliminar la no conformidad detectada u otras acciones relacionadas, para tal procedimiento la actividad cuenta con los siguientes formatos: Formato Estadística del producto y/o servicio no conforme, Formato Gestión producto servicio no conforme, Formato identificación tratamiento y disposición del servicio o producto no conforme 8.4 ANÁLISIS DE DATOS La Entidad recopila y analiza los datos para demostrar la verificar que se han alcanzado los requisitos de los clientes y que se han utilizado para mejorar los procesos de su realización o prestación 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME La entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio que no sea conforme con los requisitos establecidos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados. Así mismo se debe asegurar la oportuna detección, clasificación y disposición del producto o servicio no conforme, con el fin de evitar su uso no intencionado. 8.4 ANÁLISIS DE DATOS La entidad debe determinar, recopilar y analizar los datos Elementos: Autoevaluación del control y gestión Auditoría interna Planes de mejoramiento Valorar en forma permanente la efectividad del sistema de la entidad pública, la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencia y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización pública. Una vez efectuado el diseño e implementación de los elementos orientados a controlar los procesos de la entidad, deberá emprenderse en forma paralela el diseño e implementación de los mecanismos de verificación que permitan determinar la eficiencia y eficacia de los controles, el logro de los resultados de cada proceso.

27 conveniencia, adecuación, la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión con el fin de evaluar y a partir de esto generar la mejora continua. Cada uno de procesos y procedimientos tiene la medición a la cual se le realiza el análisis de datos a partir de los resultados del servicio no conforme, el tratamiento de las no conformidades, la medición y satisfacción al cliente, al informe de las PSQRDF, el seguimiento a los indicadores, las cuales nos permite identificar acciones correctivas o preventivas para darle el tratamiento respectivo. 8.5 MEJORA Mejora continua La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, busca permanentemente el mejoramiento continuo del SIGC a través de la implementación de la Política y los Objetivos de calidad, la medición de los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, el análisis de datos, la formulación e implementación de los procedimientos de Revisión por la Dirección, Producto y servicio no conforme, Medición y control Acción Correctiva Acción Preventiva La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores toma acciones para eliminar las causas de las no apropiados para demostrar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua. El análisis de datos se debe obtener de las diferentes fuentes tanto frente a los planes, objetivos, requisitos del cliente y otras metas definidas, para identificar oportunidades de mejora. 8.5 MEJORA Mejora continua La entidad debe mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad. Consolidar acciones de mejoramiento individual, por proceso e institucional que permitan corregir las desviaciones presentadas en el desarrollo de las actividades en cumplimiento de la función de la entidad Acción Correctiva Tomar de manera oportuna acciones que permitan eliminar las causas de no conformidades reales o potenciales que Modulo de evaluación y seguimiento Componente Plan de Mejoramiento Elemento Planes de Mejoramiento Acciones necesarias para corregir las desviaciones encontradas en la gestión de los procesos, como resultado de la autoevaluación realizada por cada líder de proceso, de la auditoría interna de control interno. También se busca promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas o de la implementación de

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