Cuando use KEOPS.Pack&Ship Desktop las opciones típicas son:

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2 ÍNDICE ÍNDICE... 2 Introducción El conjunto KEOPS KEOPS.Locate&Select KEOPS.Pack&Ship Desktop KEOPS.Track&Trace Requerimientos Instalación Use KEOPS.Pack&Ship Ajustes (menú F6) Sincronización con Kiala Carpetas Datos de mantenimiento... 7 Haga una copia de seguridad pulsando en el botón. Si perdiera todos sus datos por algún percance siempre será posible restaurarlos pulsando al botón. Sea cuidadoso, esta acción eliminará toda la información actual y la reemplazará por la de la copia de seguridad! Configuración de impresora Otros Importación de paquetes desde un archivo (F1) Gestión manual de los paquetes (F2) Impresión automática por escaneado (F3) Periodos de gestión (F4) Confirmar devolución de paquetes (F5) Atajos Características de KEOPS.Pack&Ship Integrando KEOPS: especificaciones Ficheros de Importación Componentes Ordenador y Escáner Impresora Sincronizando con Kiala Contacto

3 Introducción 1.1. El conjunto KEOPS KEOPS.Pack&Ship Desktop es una herramienta que puede integrar fácilmente en su Sistema de Gestión de Almacén para gestionar la creación de etiquetas, hojas de entregas y para enviar instrucciones de envío mediante intercambio electrónico de datos. Es parte del Kiala Easy Operations (KEOPS), que es un conjunto de herramientas que le ayudan a gestionar sus paquetes de una forma fácil, y le permite realizar un seguimiento de los paquetes gracias al sistema track and trace KEOPS.Locate&Select Esta herramienta le permite relacionar a cada cliente con el Punto Kiala más cercano. Les ofrecerá la posibilidad de que escojan el Punto Kiala deseado con unos pocos clicks. Puede ser fácilmente integrado en su Sistema de Gestión de Almacén junto con el programa KEOPS.Pack&Ship KEOPS.Pack&Ship Desktop Cuando use KEOPS.Pack&Ship Desktop las opciones típicas son: 1. Importar ficheros con datos de clientes y paquetes. 2. Recibir actualizaciones sobre los Puntos Kiala. 3. Editar o crear paquetes manualmente si es necesario. 4. Escanear e imprimir etiquetas y hojas de entregas. 5. Enviar las instrucciones de envío a Kiala. 3

4 KEOPS.Track&Trace Esta herramienta le será de mucha utilidad para realizar el seguimiento de los paquetes, verificar las validaciones de entrega digitales y mejorar el servicio al cliente dándole la posibilidad de ver el estado de su envío. Puede ser fácilmente utilizado junto el programa KEOPS.Pack&Ship para completar sus funcionalidades y elevar el nivel de su servicio Requerimientos La instalación de KEOPS.Pack&Ship Desktop y de la base de datos en su sistema la realiza Kiala. Para usar KEOPS.Pack&Ship hay algunos requerimientos básicos: Ser capaz de generar ficheros de texto en formato UTF-8 o ANSI (Windows Latin-1) con datos del cliente y el paquete extraídos de la base de datos. Tener conexión a Internet para sincronizar con Kiala y enviar sus instrucciones de envío. Tener una impresora Zebra LP 2844-Z Tener un ordenador con Windows XP o Vista, procesador de 1,5GHz como mínimo y preferentemente 1GB de RAM. Necesitará un puerto USB o LPT1 para conectar la impresora. Tener un escáner manual USB. 4

5 2. Instalación Después de recibir un usuario y contraseña de Kiala, podrá instalar KEOPS.Pack&Ship fácilmente en sus equipos gracias a un instalador automático, introduciendo la información de registro y configuración en Deberá probar la impresora, el escáner y la sincronización con Kiala, después de eso ya estará listo para realizar su primer envío. 5

6 3. Use KEOPS.Pack&Ship 3.1. Ajustes (menú F6) El menú de Ajustes sólo es accesible con el usuario administrador. En este menú será capaz de revisar los parámetros de su cuenta, instalar actualizaciones, cambiar la localización de las carpetas de datos, hacer copia de seguridad y restaurar su sistema, limpiar datos antiguos, solucionar problemas con la impresora y seleccionar lenguaje. Una vez haya finalizado la modificación de los parámetros, no olvide pulsar el botón Sincronización con Kiala El menú de Ajustes le permite comprobar la lista de Puntos Kiala disponibles en su sistema y actualizar toda la información relacionada con la impresión de etiquetas. Esta información vendrá del fichero kplist.xml, que contiene toda la información sobre los Puntos Kiala (dirección y horario de atención) y transportistas (almacén, ruta ). También encontrará aquí la información sobre la última sincronización, las últimas actualizaciones de los Puntos Kiala, el número de Puntos que tiene en su base de datos y el porcentaje de rango de códigos de barras que ha usado. Muestra información de cada Punto Kiala. Actualiza la lista de Puntos Kiala y el rango de códigos de barras, también envía una instrucción de envío a Kiala. Descarga e instala nuevas versiones del programa. 6

7 Carpetas Este menú le permite cambiar las carpetas de importación y exportación: Importación manual del DSP: selecciona la carpeta para importar sus ficheros de instrucciones de envío con los datos del cliente, paquete, importe, etc. Estos ficheros se componen de varias filas, cada una de las cuales representa un paquete con su información relacionada. Importación automática: selecciona la carpeta para importar sus ficheros de instrucciones de envío automáticamente e imprimir una etiqueta por cada paquete del fichero. Descargar desde Kiala: selecciona la carpeta donde se descargan las actualizaciones de los Puntos Kiala. Enviar a Kiala: selecciona la carpeta donde KEOPS guarda sus instrucciones de envío (ficheros shipinst ) para Kiala. Informes: selecciona la carpeta donde se guardan los ficheros de información sobre el procesado de algún paquete. Informes: selecciona la carpeta donde se guardan los reportes de errores al procesar paquetes. Kiala recomienda mantener estas carpetas en C:\Kiala\KEOPS\data\ Datos de mantenimiento Haga una copia de seguridad pulsando en el botón. Si perdiera todos sus datos por algún percance siempre será posible restaurarlos pulsando al botón. Sea cuidadoso, esta acción eliminará toda la información actual y la reemplazará por la de la copia de seguridad! También encontrará el botón para eliminar los paquetes cancelados. Siempre se puede hacer un backup, por precaución, antes de eliminarlos. 7

8 Configuración de impresora En este submenú podrá solucionar problemas con la impresora: Para inicializar la impresora, al principio o cuando se presenta algún problema. de la impresora Para imprimir una etiqueta con la configuración Para imprimir una etiqueta de prueba Otros - Tiempo entre la impresión y el envío: establece el tiempo estimado entre la impresión de las etiquetas y la llegada del paquete al centro de ordenado de Kiala. - Tamaño de la página: define el máximo de paquetes visibles en el menú Paquetes. - Idioma: escoja el idioma de la aplicación. 8

9 3.2. Importación de paquetes desde un archivo (F1) Este menú permite importar ficheros de datos relacionados a sus paquetes mediante el botón (los campos y estructura de estos ficheros están definidos en C:\Kiala\KEOPS\conf\layout\layout-kiala-shipinst.xml): También es posible importar ficheros desde un servidor FTP si la opción está activada (en la configuración de KEOPS). Los ficheros que son importados pueden contener algunos errores de sintaxis, también puede que el Punto Kiala sugerido esté cerrado o bloqueado. En tales casos, aparecerá una ventana emergente que nos indicará el número de paquetes importados que tienen asignado un Punto Kiala cerrado o bloqueado y el número de paquetes que no han sido importados a causa de errores en la sintaxis. 9

10 Cada fichero aparecerá en el menú de Importación (F1) de KEOPS.Pack&Ship. Podrá visualizar todos los ficheros importados y ver los análisis de los errores haciendo doble click sobre el fichero deseado o seleccionando el fichero y pulsando el botón Errores corregidos. La pantalla de Errores de la Importación le mostrará los errores de cada paquete. Si quiere puede guardar un reporte de errores pulsando el botón Guardar los registros con errores. Si elige esta opción podrá guardar un fichero de errores, corregirlo y volver a importar el fichero corregido.. 10

11 También se le da la posibilidad de buscar ficheros importados por su nombre o periodo de importación. Si hay errores de sintácticos puede abrir un fichero específico para ver los detalles de cada paquete, los datos relacionados y los eventuales errores. 11

12 3.3. Gestión manual de los paquetes (F2) Este menú le permite gestionar todos los paquetes, importados y creados manualmente, e imprimir manualmente las etiquetas correspondientes. Cada línea representa un paquete y sus datos relacionados. Permite crear un paquete manualmente en esta lista. En lugar de importar los datos desde un fichero, tendrá que introducir manualmente todos los campos necesarios para crear el paquete. Con el menú de búsqueda podrá especificar paquetes por DSP, código de barras de Kiala, número de paquete, número de pedido, fecha de pedido, estado (Creado, Etiquetado, Enviado, Borrado), fecha del estado, nombre del archivo. Cuando selecciona un paquete, puede: - Ver sus detalles haciendo doble click en la línea. - Editar el paquete y cambiar datos manualmente. - Copiar un paquete (si necesita imprimir 2 etiquetas, por ejemplo). - Suprimir paquetes. - Verificar PK le permitirá comprobar si los paquetes seleccionados tienen un Punto Kiala asignado y actualizado. Este botón es muy importante si la lista de Puntos Kiala ha sido actualizada después de su última sincronización. Al mismo tiempo, cuando pulse este botón se guardará un informe con todos los paquetes sin Punto Kiala asignado en C:\Kiala\KEOPS\data\feedback 12

13 Después de pulsar el botón Comienzo de periodo (F9) (ver menú 3.5. Periodos de gestión ), puede Imprimir códigos de barras Kiala para los paquetes seleccionados. En caso que un paquete no cumpla las condiciones obligatorias para crear una etiqueta, se mostrará un mensaje de error explicando qué paquetes no se han podido imprimir y por qué. Antes de empezar a imprimir, el botón menú Periodos de gestión debe estar activado. en el Finalmente, es importante tener en cuenta que no todas las acciones se pueden hacer en cualquier momento. Para evitar errores, KEOPS toma medidas de seguridad: - Ver un paquete siempre es posible. - Editar paquetes será posible si no se han enviado todavía. - Copiar un paquete será posible si no se ha suprimido. - Suprimir paquetes será posible si no se han enviado. - Reimprimir etiquetas será posible si no se han enviado los paquetes. - Verificar el estado de un PK será posible si no se han impreso las etiquetas de los paquetes para ese Punto Kiala. 13

14 Tengan en cuenta que las opciones Ver, Editar y Copiar sólo son aplicables para un solo paquete. ¹ Cuando edita un paquete que ya tiene etiqueta impresa, una nueva etiqueta será impresa automáticamente. Deberá pegar la etiqueta encima de la antigua. ² Cuando suprime un paquete que ya tiene etiqueta impresa, deberá retirar y destruir la etiqueta que lleva el paquete. ³ Copiar un paquete es casi lo mismo que crear uno nuevo. Esto es una reimpresión de la etiqueta. Los paquetes importados y copiados tendrán, indiferentemente, Estado Creado. 14

15 3.4. Impresión automática por escaneado (F3) El menú Scanner le permite imprimir etiquetas, sin usar teclado ni ratón, simplemente escaneando sus paquetes. El escaneado generará la etiqueta automáticamente y actualizará el sistema KEOPS.Pack&Ship. Cuando escanea sus paquetes, en la pantalla podrá ver lo que será impreso en la etiqueta, con la información del cliente, paquete y Punto Kiala asignado. Una vez escaneado un paquete, o introducido manualmente su clave de escaneado, puede: - Hacer una copia del paquete (F7) - Reimprimir una etiqueta (F8) En este menú también puede activar el botón: Cuando este modo está activo podrá, automáticamente, importar cualquier el fichero de envíos que esté guardado en la carpeta de importación automática (ver Ajustes (F6) y apartado Carpetas de este mismo documento), que por defecto se sitúa en C:\Kiala\KEOPS\data\poll Puede escoger entre sólo importar o importar e imprimir automáticamente una etiqueta por cada paquete en el orden en el que aparecen en el fichero. 15

16 Para trabajar correctamente con el Modo Automático deben respetarse tres condiciones: - La sintaxis de los ficheros debe ser correcta (sin errores). - Todos los paquetes deben estar relacionados con un Punto Kiala abierto. - Debe tener activado el botón antes de activar el Modo Automático. 16

17 3.5. Periodos de gestión (F4) El menú Periodos de gestión le permite dividir el día en diferentes periodos. Puede ser interesante, por ejemplo, para los reportes y facturación. Con esta opción puede seguir y estructurar su actividad con más eficacia. Ningún paquete será etiquetado si no se ha definido el Comienzo de periodo (F9). Cada periodo entre el Comienzo de periodo y el Fin del periodo (F10) será marcado con la hora, de esta manera podrá encontrar la recapitulación de todos los eventos y buscarlos con la barra de búsqueda. Cuando un evento ha sido seleccionado, podrá ver todos los paquetes relacionados. Cuando pulse, automáticamente se produce: 1) Sincronización 2) Instalación de actualizaciones de Kiala 3) Activación de la impresión de etiquetas Cuando pulse, automáticamente se produce: 1) Desactivación de la posibilidad de imprimir etiquetas 2) Generación de un fichero de instrucciones de envío para Kiala, que está listo para enviar y se guarda en C:\Kiala\KEOPS\data\out 3) Sincronización con Kiala 4) Generación de un informe con toda la información de los paquetes etiquetados. Se guarda en C:\Kiala\KEOPS\data\feedback 5) Generación de un informe No KP para los paquetes que no han podido ser etiquetados al no tener asignado un Punto Kiala válido. Se guarda en C:\Kiala\KEOPS\data\feedback 6) Generación de un listado de envíos con los paquetes etiquetados. Se guarda en formato PDF en C:\Kiala\KEOPS\data\report 17

18 Si fuera necesario, también es posible repetir por separado las acciones mencionadas pulsando los siguientes botones: Sincroniza con Kiala. Envía toda la información contenida en C:\Kiala\KEOPS\data\out (ficheros shipinst ) a Kiala, y recibe todas las actualizaciones en C:\Kiala\KEOPS\data\in Regenera las instrucciones de envío (ficheros shipinst ). Regenera los informes de paquetes etiquetados y No KP. Vista previa del listado de envíos, se puede guardar y reimprimir. 18

19 3.6. Confirmar devolución de paquetes (F5) Si ha pedido a Kiala que active la opción Devoluciones, será capaz de escanear paquetes en modo Devolución y enviar a Kiala ficheros de Confirmación de Devolución. Escanee sus paquetes uno a uno en el menú Devoluciones, la información básica de los paquetes aparecerá en pantalla. Recomendamos escanear todos los códigos de barras de los paquetes para asegurarnos de que no olvida ninguno. Si escanea un código de barras creado por KEOPS aparecerá en azul. Puede hacer doble click sobre las líneas azules para ver los detalles del paquete. Cuando haya terminado de escanear los paquetes de devoluciones pulse el botón Sincronizar para enviar el fichero de Confirmación de Devolución a Kiala. 19

20 3.7. Atajos Con KEOPS puede utilizar algunos atajos para facilitar y agilizar el trabajo: - F1: muestra el menú de Importación (Importación de paquetes desde un archivo). - F2: muestra el menú de Paquetes (Gestión manual de los paquetes). - F3: muestra el menú de Scanner (Impresión automática por escaneado). - F4: muestra el menú de Periodos de gestión. - F5: muestra el menú de Devoluciones (Confirmar devolución de paquetes). - F6: muestra el menú de Ajustes. - F7: copia el paquete mostrado en el menú Scanner. - F8: reimprime la etiqueta para el paquete mostrado en el menú Scanner. - F9: Comienzo de periodo de gestión. - F10: Fin del periodo de gestión. - F11: importación de un fichero. - F12: reporta preguntas o problemas relacionados con KEOPS al equipo de apoyo de Kiala. 20

21 4. Características de KEOPS.Pack&Ship Imprimir hojas de envío y etiquetas Instalador automático y actualizaciones ( Importar múltiples ficheros con información de cliente y paquete Posibilidad de importar ficheros desde un servidor FTP Detección y reporte detallado de errores en ficheros importados Menú de búsqueda (por fichero / por paquete) Gestión manual de paquetes (creación, edición, impresión) Escaneado e impresión de sus paquetes Modo Automático Gestión de periodos (divida los días en diferentes periodos) Copia de seguridad y restauración del sistema Escaneado de confirmación de devolución Adaptado a diferentes tipos de clientes y países (Francia, Bélgica, Holanda, España, Austria) 21

22 5. Integrando KEOPS: especificaciones 5.1. Ficheros de Importación Cuando genera sus ficheros de importación puede elegir entre los dos formatos más utilizados para la codificación de estos ficheros: UTF-8 (código Unicode estándar, el que KEOPS usa por defecto) ANSI (Windows Latin-1) Puede cambiar la codificación y el formato a usar editando el fichero C:\Kiala\ KEOPS\profile\(su DSPID)\import\partner-importlayout-delimited.xml 5.2. Componentes Ordenador y Escáner Recomendamos usar un escáner USB y un ordenador con Windows XP, procesador de 1,5GHz y 1GB de RAM. Necesitará un puerto USB o LPT1 para conectar la impresora Impresora 1. Asegúrese de tener la impresora Zebra LP 2844-Z. En la actualidad es la única impresora soportada. 2. Necesitará un cable USB (recomendado) o LPT1 para conectar la impresora al ordenador. Si usa el LPT1 necesitará desinstalar los controladores de ZEBRA para poder imprimir correctamente. Probando la impresora: 1. Asegúrese de que la impresora tiene papel y que está conectada al ordenador mediante el cable USB o LPT1. 2. Encienda la impresora 22

23 3. La luz verde debe estar encendida sin parpadear. Si parpadea pulse el botón. 4. Reinicie la aplicación. Si la impresora está correctamente conectada emitirá una etiqueta en blanco. 5. Vaya al menú Ajustes, en la sección Configuración de impresora pulse Impresión etiqueta de prueba 6. Si es necesario pulse Inicializar impresora y repita el paso anterior Sincronizando con Kiala Cada día enviará información a Kiala y recibirá actualizaciones si son necesarias. Para ello necesitará una conexión a Internet. Asegúrese de que el firewall permite todas las conexiones salientes hacia la IP desde todos los puertos. Si todavía no funciona, permita también todas las conexiones entrantes desde la IP Contacto Eduardo López soporte KEOPS España Tlf: Pieter Willems soporte KEOPS España y Austria Tlf:

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