HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN

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Salvador Aguilera Álvarez
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1 Pág. 1 de 7 HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN No. Rev. Pág (s). Afectadas Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia _ 4,5 1,2,3,4,5,6 1,2,3,4,5,6 1,2,3,4,5,6 Emisión Emisión 24/Sep/01 08/agosto/02 21/Junio/06 20/Junio/07 30/Enero/09

2 Pág. 2 de 7 HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Recepción de Artículos El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla: Área Funcional Copia No. Dirección General Subdirección Medica Subdirección Administrativa

Desarrollo Organizacional La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la

3 Pág. 3 de Propósito.- Verificar, controlar y mantener un adecuado control en el recepción de material y en su acomodo dentro del almacén para brindar una capacidad de respuesta a las áreas que solicitan el material de una manera mas rápida y eficiente así como el de almacenar la base de datos del sistema SAE. 2.- Alcance: El Jefe de Almacén solicita al proveedor copia del pedido y factura original para verificar que lo que éste entregue es lo solicitado. 3.-Referencias: Manual de organización y funcionamiento del departamento de Recursos Materiales Pedido () Orden de Suministro () Factura del proveedor 4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Director del Hospital del Niño Morelense, autorizar este procedimiento. Es responsabilidad del Subdirector Administrativo revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad del Jefe de Departamento elaborar y mantener autorizado este procedimiento. Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5.-Definiciones: Ninguna 6.-Método de Trabajo: 6.1.Diagrama de Flujo, 6.2 Descripción de Actividades Elaboró Revisó Autorizó C.P. Laura de la Garza Iglesias Jefe de Recursos Materiales C.P. Claudio Hernández Macías Subdirector Administrativo Dr. Melquisedec Piedragil Ayala Director General del H.N.M. Fecha: 30 de Enero de 2009 Fecha: 30 de Enero de 2009 Fecha: 30 de Enero de 2009

una manera mas rápida y eficiente así como el de almacenar la base de datos del sistema SAE. 2.

5 Pág. 5 de Descripción de Actividades: Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo (No. de Control) 1 Jefe de Almacén y/o Solicita al proveedor los documentos requeridos que deben ser: Factura original y 3 Copias, Copia del Pedido u Orden de Suministro. Factura del proveedor Pedido () Orden de Suministro 2 Jefe de Almacén y/o Verifica que los datos contenidos en la Factura coincidan con los del Pedido u Orden de suministro. (Datos del Hospital Correctos, Descripción, Precios, importes, Vigencia de la Factura) y procede a la recepción del material. 3 Jefe de Almacén y/o Recibe cada una de las Partidas descritas en el Pedido u Orden de Suministro teniendo especial cuidado con las especificaciones, sobre todo en Número de lote y Caducidad del material que así lo requiera. (Caducidad Mayor a 18 meses). Si NO pasa a la actividad 5 Si SI pasa a la actividad 6 4 Jefe de Almacén y/o En caso de recepción de equipo, refacciones y accesorios turnarlo al departamento de mantenimiento para su revisión. 5 Jefe de Almacén y/o Si el producto no cumple con las especificaciones descritas, se devuelve al proveedor. 6 Jefe de Almacén y/o Una vez aceptado el material se sella la Factura y las copias, Almacén se queda con la Factura Original, se entrega una copia al proveedor con la leyenda que diga que la factura original se queda en poder el Almacén. 7 Jefe de Almacén y/o Acomoda el material en los anaqueles de izquierda a derecha de arriba hacia abajo en su lugar asignado. Evitando dejar cajas en los pasillos y no pegar cajas a la pared. Considerando siempre que las primeras entradas son las primeras salidas.

Factura del proveedor Pedido () Orden de Suministro 2 Jefe de Almacén y/o Verifica que los datos contenidos en la Factura coincidan con los del Pedido u Orden de suministro.

6 Pág. 6 de 7 8 Jefe de Almacén y/o Si el material recibido no cabe en el Almacén del Hospital y es necesario transportarlo a la Bodega del Hospital el material se deberá estibar conforme a las especificaciones de las cajas. 9 Jefe de Almacén Una vez recibido el material y verificado que la documentación este correcta se elabora el Alta. (AALM03) 10 Jefe de Almacén Se generan tres juegos de altas. 1. Almacén: Alta con: Copia de Factura, Copia del Pedido Firmado en su totalidad, y documentación adjunta a la entrega del material. 2. Recursos Materiales: Alta con: Copia de Factura 3. Proveedor: Alta con: Factura Original. 11 Jefe de Almacén Captura el alta en el sistema SAE, elabora reportes mensuales y los turna al Departamento de Recursos Financieros.

(AALM03) 10 Jefe de Almacén Se generan tres juegos de altas. 1. Almacén: Alta con: Copia de Factura, Copia del Pedido Firmado en su totalidad, y documentación adjunta a la entrega del material.

7 Pág. 7 de 7 7. Registros de Calidad: No. Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia Tiempo de Referencia 01 Alta de bienes (AALM03) Jefe de Almacén 5 años 8. Anexos: Anexo No. Descripción Clave Ninguno

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