DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS (Tipo F Factura de venta)

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1 DEFINICIÓN DE S (Tipo F Factura de venta) Cuál es la ruta para definir documentos? Para ingresar a parametrizar documentos es posible hacer uso del buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Contabilidad - Parámetros de documentos Definición de documentos. Allí el sistema despliega una ventana con todos los documentos que maneja SIIGO, cada uno de ellos identificado con una letra que indica el Tipo de documento y su correspondiente nombre. La funcionalidad del documento Tipo F Factura de venta es registrar la venta de productos y/o servicios; afectando la correspondiente carga tributaria, ventas y costos este último dependiendo del tipo de costeo, también puede descargar los inventarios dependiendo del cruce de documentos que maneje la empresa.

2 Importante: Es necesario repasar los parámetros genéricos del documento Tipo F Factura de venta y asignar los campos específicos solo si al momento de instalar la empresa se seleccionó la casilla Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de definir el documento tipo F Factura de venta? En los documentos existen campos genéricos que tienen la misma funcionalidad para todos y también existen otros campos que son específicos para cada documento, entre ellos tenemos: a. Campos Genéricos: Tipo: Letra que identifica el documento que se requiere definir. Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio. Descripción: Corresponde a un nombre corto que identifica el tipo de contabilización que realizara el documento. SIIGO NIIF AMBAS: Esta casilla se habilita únicamente cuando se ha instalado el módulo de NIIF o normas internacionales y es necesario confirmar la norma sobre la cual tendrá efecto la contabilización que se realice en este documento. Documento inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documento para no ser visualizado al momento de elaborar documentos. Desea modificar descripciones de las secuencias: Permite al momento de elaborar un documento modificar el nombre o las observaciones en cada transacción.

3 Numeración automática: Seleccionar cuando la empresa requiere que al momento de grabar un documento el programa asigne el número con el cual se contabilizara el comprobante en SIIGO. Número de Ítems: Digitar el número de secuencias que se pueden incluir al momento de elaborar un comprobante, SIIGO máximo permite incluir 250 ítems. Tipo de impresión: Combo que permite seleccionar como se requiere la impresión del documento: Factura genérico Factura genérico clasificaciones Factura genérico en bloque Factura genérico en bloque media hoja Factura genérico en bloque saldo Factura genérico IVA diferencial Factura genérico media hoja Factura genérico multiples retenciones Factura genérico seriales Factura genérico vencimiento lote Factura genérico propiedad horizontal Factura genérico propiedad horizontal estado de cuenta Factura genérico propiedad horizontal media pagina Título: Digitar el nombre del documento el cual se visualizara al momento de realizar la impresión. Utiliza cantidades de producto con dos decimales - Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar estas opciones el sistema imprime en cantidades y/o valores dos decimales de lo contrario imprimirá cinco decimales. b. Campos Específicos En el documento Tipo F Factura de Venta se habilitan los siguientes campos específicos:

4 Actualiza Inventario: Seleccionar la casilla si la factura de venta es el único documento que se utiliza en el proceso de facturación (esto para que una vez realice una factura se descargue el inventario). Tipo de Cruce: Seleccionar el tipo de documento que es necesario elaborar antes de la Factura de Venta (Pedido Cotización Remisión) o también puede no cruzar. Este cruce permite traer la información que se ha capturado en el documento anterior. Estos cruces pueden ser implementados según los procesos y necesidades de cada compañía, como por ejemplo: Cotización Orden de Pedido Nota de Remisión Factura de Venta Cotización Nota de Remisión Factura de Venta Cotización Factura de Venta Orden de Pedido Nota de Remisión Factura de Venta Orden de Pedido Factura de Venta Nota de Remisión Factura de Venta Factura de Venta

5 Permite utilizar nit con diferente sucursal: Esta opción se habilita SOLO SI se definió algún cruce y permite elaborar notas de remisión de varias sucursales y luego cruzarlas con la factura de venta en una sola sucursal. La factura será cruzada por la Remisión: Al seleccionar es posible primero elaborar la factura de venta y luego cruzar con la nota de remisión. Obliga cruce: Se habilita solo si se marcó cruce con algún documento y el objetivo es NO permitir elaborar la Factura de venta sin elaborar previamente el documento definido. Consolida productos de remisión/pedido en la impresión: Esta opción se habilita solo si se marcó cruce con Remisión o Pedido, al marcar esta casilla el sistema en la impresión de la factura de venta mostrara la suma de las unidades de un mismo producto que se repitan en varias remisiones o pedidos que crucen. Cuentas contables de ICA: Estas solo se habilitan si en el registro de control se marcó la opción de Reforma Tributaria Municipal. Cargos y Descuentos: En cada columna se pueden incluir hasta tres conceptos, es de aclarar que SIIGO realiza en forma correcta el cálculo de Retención en la Fuente cuando la cuenta contable se asigna en el tercer descuento y de igual forma para el impuesto a las ventas (IVA) la cuenta contable es necesario que se encuentre en el tercer cargo. Cuentas Autorretención: El sistema habilita la ventana para incluir las cuentas débito y crédito para la contabilización de la autorretención en renta y del CREE, esta ventana únicamente se habilita si en los parámetros del registro de control se marcó el uso de estas autorretenciones.

6 OTROS DATOS DE LA FACTURA: Resolución DIAN: Corresponde al número de autorización para la facturación expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), estos datos se visualizaran en la impresión del documento por ser un requisito legal de la factura. Allí el sistema solicita datos como numeración autorizada, prefijo, numero inicial, número final y fecha de autorización. Recalcula IVA en el total: Se marca si en el proceso de facturación se requiere asignar manualmente el valor del IVA; no se recomienda marcar esta opción si se maneja IVA diferencial. Cambia nombre del tercero. Seleccionar la casilla si en el momento de facturar se requieren modificar los datos del tercero (dirección teléfonos).

7 Mensaje fijo: Es posible digitar un mensaje y siempre se visualizara al momento de la impresión.

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