SISTEMA DE APARTADO DE SALAS PARA EVENTOS

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1 SISTEMA DE APARTADO DE SALAS PARA EVENTOS Dirección General de Comunicaciones e Informática Febrero

2 INDICE 1. Objetivos del Sistema Solución de problemas Introducción Requisitos Entrada al Sistema Público Solicitantes Operadores de la Dirección de Conferencias y Eventos Sociales Informe de Actividades Asignar, confirmar o cancelar sala Asignar sala Confirmar sala Cancelar sala Detalle de ocupación de salas Modificación de salas Reporte de actividades Operadores de la Dirección de Servicios Informáticos Administración Alta de claves de usuario Modificación de claves de usuario Baja de claves de usuario

3 1. Objetivos del Sistema Proporcionar al personal adscrito a la Dirección de Conferencias y Eventos Sociales una herramienta que les permita llevar el control de la reservación de los salones y de las salas en el Área de Conferencias mediante una computadora que cuente con acceso a Internet. 3

4 2. Introducción La administración y control de los salones y de las salas en el Área de Conferencias ubicadas en los pisos uno y tres de la Cancillería se encuentran bajo la responsabilidad de la Dirección de Conferencias y Eventos Sociales, por lo que será esta Dirección la principal beneficiada con este Sistema. El Sistema está diseñado basándose en páginas web, lo que permitirá a los usuarios el acceso al mismo con el único requisito de tener una computadora con acceso a Internet. Este Sistema requirió de la creación de una base de datos, el diseño de las páginas que permitirán la interacción del usuario con la base de datos y el desarrollo de las mismas. Para el acceso al Sistema, se contemplan cinco tipos de usuarios: los operadores de la Dirección de Conferencias y Eventos Sociales, los solicitantes de cada una de las Unidades Administrativas, los operadores de la Dirección General de Comunicaciones e Informática, el público en general y el administrador del Sistema. El Sistema consta de 5 secciones principales: a) La entrada; donde se solicita el nombre y password del usuario para poder ingresar al Sistema. b) Menú de la Dirección de Conferencias y Eventos Sociales; donde se permite al usuario asignar, confirmar, cancelar y modificar salas o el detalle de alguna de ellas, así como generar el reporte diario o de un período determinado de la ocupación de salas. c) Formato de solicitud de salas; permite al usuario del Sistema el registro de solicitudes de salas para eventos. d) Menú de Administración; permite al administrador del Sistema el control de las claves de usuario. e) Información pública; se encuentra localizada en la página de Extranet de la Cancillería en la siguiente dirección: https://extranet/servicios/conferencias/conferencias.asp Es importante que para solicitar el uso de una de las salas se sigan los siguientes pasos: 4

5 3. Requisitos Para que pueda usted trabajar con este Sistema, requiere de una computadora con acceso a Internet y el Adobe Acrobat Reader instalado para poder visualizar los reportes y en el caso de requerir imprimir, necesitará una impresora compatible con su Sistema operativo previamente conectada y configurada. Necesitará también una cuenta de usuario que debe ser proporcionada por el administrador del Sistema, es decir, una persona que labore en la Dirección de Conferencias y Eventos Sociales y que será la encargada de la administración del Sistema. La cuenta de usuario será necesaria para ingresar a todas las secciones del Sistema, excepto a la información pública. 5

6 4. Entrada al Sistema Para ingresar al Sistema de Salas para eventos, deberá escribir en la barra de dirección de su navegador de Internet la siguiente dirección https://extranet/servicios/conferencias/conferencias.asp y elegir la opción Solicitud de Salas para que el sistema le lleve a la página de validación de usuarios, por medio de la cual entrarán al Sistema mediante un nombre de usuario y una contraseña o password. El Sistema al recibir el nombre de usuario y contraseña en la página de logon, determinará quien es un usuario permitido y quien no, en el primer caso, hará una segunda diferencia, en la cual, dependiendo de los privilegios del usuario, se le direccionará al menú de la Dirección de Conferencias y Eventos Sociales, al formato de solicitud de salas, al informe de actividades o al menú de administración. En el caso de que exista un error al escribir el nombre de usuario o de la contraseña, el Sistema enviará el mensaje Usuario o Contraseña no válidos, favor de verificarlos. y no permitirá la entrada. En este caso haga clic en el botón Aceptar, reingrese sus datos y vuelva a dar clic en el botón Aceptar. El Sistema preveé que si un usuario conoce la dirección de alguna de las páginas y desea ingresar a ella sin validarse, no se lo permite remitiéndolo a la página de logon. 6

7 5. Público Esta sección tiene el objetivo de dar a conocer las salas ubicadas en los pisos uno y tres de la Cancillería, sus características y los lineamientos de uso. Cualquier persona que tenga acceso a la Extranet, podrá ver esta sección. Para ingresar a ella, deberá abrir su explorador de Internet e ingresar a la siguiente dirección: https://extranet/servicios/conferencias/conferencias.asp 6. Solicitantes Este módulo del Sistema permite a los Solicitantes de las Unidades Administrativas de la Cancillería solicitar vía Internet una sala para eventos, llenando los campos del formato de solicitud de sala. De acuerdo con los lineamientos de uso de salas para eventos, las solicitudes de sala solo podrán ser enviadas por las personas designadas en cada área, para lo cual deberán contar con una clave de acceso previamente asignada por la Dirección de Conferencias y Eventos Sociales. Una vez que haya llenado los datos de su reunión, deberá hacer clic en el botón Enviar información, en este momento el Sistema hace varias validaciones, si no capturó todos los datos de carácter obligatorio marcados con un asterisco en color rojo, aparecerá el mensaje siguiente: 7

8 si todos los datos fueron capturados, verifica primeramente que el fin del evento no sea anterior al inicio del mismo, si fuera así, el Sistema presentaría el siguiente mensaje: revisa también que la fecha y horario no sean anteriores a la actual, de ser así, el mensaje sería el siguiente: el Sistema valida también que entre la fecha actual y la fecha de inicio del evento haya un mínimo de 48 horas de diferencia, lo que el Sistema indicaría mediante un mensaje al usuario: si esto no se cumple, no es posible solicitar la sala. Si todo es correcto y la solicitud es enviada, el Sistema regresará el siguiente mensaje: 8

9 al hacer clic en el botón Aceptar, el Sistema limpiará el formulario, caso contrario el mensaje será como este: en cuyo caso la información no se borra y usted puede volver a hacer clic en el botón Enviar información. 7. Operadores de la Dirección de Conferencias y Eventos Sociales Un operador de la Dirección de Conferencias y Eventos Sociales, es cualquier persona de la Dirección de Conferencias y Eventos Sociales autorizada para ingresar al Sistema y son estos operadores lo que tendrán acceso a la mayor parte del Sistema. Cuando un usuario con este perfil se valida correctamente, el Sistema lo lleva al siguiente menú: 9

10 7.1 Informe de Actividades Este informe indicará las reuniones a celebrarse en la fecha señalada. Para visualizar y/o imprimir este reporte será necesario tener instalado en la computadora el Adobe Acrobat Reader, programa de uso gratuito que puede ser descargado de Internet de la página: Para acceder al informe, deberá validarse como usuario del Sistema y en el menú seleccionar la opción Informe de Actividades, con lo que el Sistema presentará la siguiente pantalla: en la que deberá capturar la fecha en formato dd/mm/aaaa de la cual requiere el reporte y hacer clic en el botón Buscar, el Sistema abrirá una nueva ventana presentando el reporte en forma horizontal, por lo que si requiere imprimirlo deberá verificar que la impresora tenga seleccionada la orientación horizontal. La vista del informe será similar a esta: para imprimirlo, haga clic en el icono de la impresora: y la ventana de diálogo se abrirá, indique la impresora y haga clic en el botón Aceptar. Si desea guardar este informe, haga clic en el icono Guardar una copia, seleccione la ubicación donde desea guardar el archivo y haga clic en el botón Guardar. 10

11 7.2 Asignar, confirmar o cancelar sala. En este módulo del Sistema, el personal, podrá asignar, confirmar o cancelar una sala solicitada. Para realizar cualquiera de estas acciones, primero deberá ubicar la reunión para la cual fue solicitada la sala, para esto, elija la opción de menú Asignar, confirmar o cancelar sala, el Sistema presentará una página para consulta de solicitudes: en esta deberá capturar algún parámetro de búsqueda y hacer clic en el botón Buscar, el Sistema presentará un listado de las reuniones que coincidan con el parámetro de búsqueda introducido: en caso de no haber reuniones que coincidan con los parámetros de búsqueda introducidos, el Sistema mostrará el siguiente mensaje: Cada una de ellas tendrá a la izquierda un botón que irá cambiando dependiendo de la acción que se puede realizar con cada una de las reuniones del listado. Las acciones posibles son: asignar, confirmar o cancelar. Haga clic en el botón de la acción para la reunión que desea afectar. Los parámetros de búsqueda que puede usar son fechas de inicio y final de la reunión, el nombre del solicitante (funcionario responsable) y/o el área solicitante. 11

12 7.2.1 Asignar sala Del listado de reuniones obtenido en la consulta de solicitudes, haga clic en el botón Asignar de la reunión a la que desea asignar una sala, el Sistema lo llevará a la página de asignación de salas: El Sistema mostrará si hay alguna sala ocupada en el horario de la reunión seleccionada y cuántas personas asistirán a la reunión para que el encargado de la asignación pueda tomar una correcta desición sobre la sala que va a asignar. Seleccione la sala(s) a asignar para el evento y haga clic en el botón Asignar sala. Si la asignación se realizó correctamente, el Sistema mostrará el siguiente mensaje: de lo contrario mostrará un mensaje de error: 12

13 Si desea asignar más de una sala a un evento, haga clic sobre el nombre de la primera sala y posteriormente para cada una de las demás salas, presione la tecla Ctrl (control) y SIN SOLTARLA, haga clic en cada una de las siguientes salas. Cuando haya elegido todas las salas necesarias, puede soltar la tecla Confirmar sala Del listado de reuniones obtenido en la consulta de solicitudes, haga clic en el botón Confirmar de la reunión para la que desea confirmar una sala, el Sistema lo llevará a la página de confirmación de salas: haga clic en el botón Confirmar Sala. Si la confirmación fue exitosa, el Sistema mostrará el siguiente mensaje: en caso contrario, el mensaje será de error: 13

14 7.2.3 Cancelar sala Cuando se desee cancelar una sala, deberá primero ubicar la reunión de la misma forma en que lo hace con la asignación o confirmación de salas y posteriormente hacer clic en el botón Cancelar de la reunión que desea cancelar y el Sistema le llevará a la siguiente página: usted debe verificar que realmente esa es la reunión que desea cancelar, si es así, haga clic en el botón Cancelar Sala en este momento el Sistema mostrará una ventana de diálogo preguntándole si realmente desea cancelar esa reunión: en este punto se recomienda volver a valorar si se cancela o no la reunión, pues si decide hacerlo, NO PODRÁ DESHACER LA CANCELACIÓN, si está seguro de querer cancelar esta reunión, escriba si en el recuadro y haga clic en el botón Aceptar, si no está seguro, haga clic en el botón Cancelar. Para salir de este módulo haga clic en el botón Salir. 7.3 Detalle de ocupación de salas Este módulo genera un documento PDF conteniendo todos los detalles de una reunión sin omitir ninguno. Es importante destacar que, si hay algo que el usuario no haya solicitado, no va a aparecer en este reporte, por ejemplo, un rotafolio. Para obtener este documento, deberá ingresar al módulo haciendo clic en el botón Detalles de Ocupación de Salas y posteriormente ubicar la reunión de la cual lo necesitamos usando como parámetros de búsqueda las fechas de inicio y final de la 14

15 reunión, el nombre del solicitante (funcionario responsable) y/o el área solicitante y hacemos clic en el botón Buscar : el Sistema entregará un listado con las coincidencias encontradas: por último, para ver los detalles, haga clic en el botón Ver Detalles de la reunión que le interesa, el Sistema abrirá una nueva ventana mostrando el documento PDF con los detalles de la reunión. 15

16 Si desea imprimir ese documento, haga clic en el icono de la impresora o si desea guardar una copia, haga clic en el botón Guardar una copia. Si desea regresar al menú, cierre la ventana con el PDF y haga clic en el botón Salir de la página de consulta de detalles de salas. 7.4 Modificación de salas En este módulo del Sistema se pueden modificar la fecha del evento, los horarios de inicio y término y el nombre de la persona que lo preside. Para ingresar al módulo, deberá seleccionar la opción Modificar Salas desde el menú. El Sistema mostrará una página de consulta, en la cual se ubicará primero la sala de la cual se van a modificar los datos mediante la introducción de parámetros de búsqueda. Una vez que ha hecho la consulta, haga clic en el botón Modificar Sala : 16

17 se desplegará una página mostrando el nombre de la reunión, la fecha, horarios y persona que preside, de los cuales, solo el nombre no se puede modificar. Modifique el dato de su interés y haga clic en el botón Modificar información, el Sistema revisa que la fecha y horario no sean anteriores a la actual, de ser así, el mensaje sería el siguiente: el Sistema valida también que entre la fecha actual y la fecha de inicio del evento haya un mínimo de 48 horas de diferencia, lo que el Sistema indicaría mediante un mensaje al usuario: si esto no se cumple, no es posible solicitar la sala. Si todo es correcto y la solicitud es enviada, el Sistema regresará el siguiente mensaje: en caso contrario, el Sistema lo indicará con el siguiente mensaje: 17

18 7.5 Reporte de actividades Este reporte es igual al informe de actividades, excepto que este puede arrojar las reuniones de un período de tiempo dado por el usuario y el informe solo proporciona datos de un día, también marcado por el usuario. Para obtenerlo haga clic en la opción Reporte de Actividades del menú, al aparecer la página del reporte actividades capture las fechas de inicio y final del reporte y finalmente haga clic en el botón Buscar : el Sistema abrirá una nueva ventana mostrando el reporte en formato PDF: 8. Operadores de la Dirección de Servicios Informáticos Algunos de los servicios que se ofrecen en los eventos que se efectúan en las salas para eventos como son: cañón, pantalla, computadora, sonido, grabación, interpretación, receptores y micrófonos, son proveídos por la Dirección de Servicios Informáticos, por lo 18

19 que el personal de esta área deberá poder tener un reporte que le indique las peticiones para cada día. Para ingresar a este reporte, deberán capturar su nombre de usuario y contraseña, que les habrán sido otorgados con anterioridad por el administrador del Sistema (persona autorizada de la Dirección de Conferencias y Eventos Sociales responsable de la alta, baja y modificación de claves de acceso al Sistema), si estos son válidos, el Sistema le llevará a la página del Informe de Actividades, para mayor información sobre éste, diríjase al punto Administración En esta sección usted podrá administrar las cuentas de usuario de acceso al Sistema. Para ingresar al módulo, el administrador deberá capturar su nombre de usuario y contraseña, si estos son válidos, el Sistema lo llevará a la página de administración de personal. 9.1 Alta de claves de usuario Si desea dar de alta un nuevo usuario, seleccione la casilla (Para dar de alta personal, clic aquí) y hacer clic en el botón Agregar : con esto, el Sistema le llevará a la página de captura: al capturar los datos y hacer clic en el botón Registrar, el Sistema revisa la preexistencia del usuario que intenta registrar, si ya existiera, nos lo indicaría con el siguiente mensaje: 19

20 en cuyo caso deberá modificar un nuevo nombre de usuario e intentar registrarlo nuevamente, si la clave se registra exitosamente, el Sistema mostrará el siguiente mensaje: si no se hubiera agregado, nos mostrará el siguiente mensaje: 9.2 Modificación de claves de usuario Para modificar una clave de usuario existente, deberá primero ubicarla mediante la introducción del nombre y/o apellidos como parámetro(s) de búsqueda y hacer clic en el botón Buscar : 20

21 el Sistema presentará los datos de los usuarios que concuerden con los parámetros de búsqueda, la clave de cada usuario aparecerá como una liga que le llevará al detalle de la clave seleccionada: Si no introduce parámetros de búsqueda y hace clic en el botón Buscar, el Sistema presentará todos los usuarios que se han dado de alta en el Sistema. Cuando haya modificado los datos y hecho clic en el botón Cambio, el Sistema indicará el éxito del proceso mediante el siguiente mensaje: si no fuera así, el mensaje será este: 21

22 9.3 Baja de claves de usuario Para dar de baja una clave, también deberá primero ubicarla al igual que si se fuera a modificar, pero deberá seleccionar la casilla (Baja) y hacer clic en el botón Eliminar, aparecerá un mensaje de advertencia preguntándole si está seguro que desea borrar esa clave: en el recuadro blanco usted deberá escribir la palabra si y hacer clic en el botón Aceptar para borrar la clave y la palabra no y hacer clic en el botón Aceptar para que ésta permanezca en el catálogo, o bien, hacer clic en el botón Cancelar. Si la clave es eliminada del catálogo correctamente, el Sistema mostrará el siguiente mensaje: en caso contrario, el Sistema nos lo indicará: 22

23 10. Solución de problemas 1. Al solicitar el informe de actividades se abre la nueva ventana pero me aparece el informe. Cuando esto suceda, solamente cierre la ventana donde debía haber aparecido el informe y vuelva a hacer clic en el botón Buscar. 2. Como configurar la orientación horizontal en la impresora Esto se hace cuando se manda a imprimir y aparece la ventana de diálogo: haga clic en el botón Propiedades, se abrirá una nueva ventana, seleccione la pestaña Conceptos básicos : la ventana cambiará las opciones que muestra: 23

24 en el ángulo inferior izquierdo, se muestra la orientación de la página, seleccione la orientación Horizontal : haga clic en el botón Aceptar para cerrar esa ventana, volverá a visualizar la ventana con las opciones de impresión, verá que la imagen del recuadro Previsualizar cambió su orientación: finalmente haga clic en el botón Aceptar para enviar el documento a la impresora (previamente configurada). 24

25 3. Al salir de la página de Informe de Actividades solo veo una página en blanco. Presione la tecla F5 o haga clic en el icono Actualizar. 25

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