Detalle de Servicios Explicativos Documentos de Muestra Estadísticas

Transcripción

1 Detalle de Servicios Explicativos Documentos de Muestra Estadísticas

2 Detalle de servicios de notificaciones y sus explicaciones: Ingreso masivo de las operaciones al sistema LegalFact. Ingreso masivo de imágenes de facturas.* Impresión de cartas y facturas.** Inserción de código de barra en las cartas.*** Legalización copia de facturas. Carta de notificación firmada por notario. Mecanización de cartas y facturas. Despacho por carta certificada el mismo día de la entrega del factoring. Certificación notarial de despacho en copia de la carta, adjuntada a la notificación por el proveedor de correo. (archivo adjunto 1) Administración en línea de documentos. (archivo adjunto 2) Reenvío automático de notificación en caso de entrega fallida. Actualización datos de deudores, con envío de informes semanales al factoring, para su actualización en su base de datos. Doble gestión de envío en caso de facturas con dirección incorrecta sin actualizar. Seguimiento de notificaciones. Acuso de recibo oficina deudor (Nombre, Rut, firma y fecha de quién recibe y/o Timbre de la empresa) en la copia de la carta adjunta, descrita en el punto 5. (archivo adjunto 3) Digitalización del acuso de recibo. (archivo adjunto 3) Cambios de estado en el seguimiento en línea. Envío de mail al deudor confirmando la entrega de la notificación y archivo adjunto de la imagen del acuso de recibo (recibido por su empresa). Manejo y custodia de acuses de recibo de cartas (uso de cobranza). Grandes deudores con sistema implementado para el seguimiento de las notificaciones a su nombre (Actualmente se estaría implementando con Bolsa de productos de Chile y Cencosud). Multiusuario para el sistema LegalFact, área comercial, operaciones y cobranza. Seguridad IP para toda sesión de usuarios. *Dependiendo de la operativa de los factoring que digitalizan sus facturas. Recomendado. **Está disponible la opción de tercerizar la impresión de cartas y facturas. ***LegalMail, la empresa de correo certificado, está implementando el sistema de códigos de barra, para un acceso más fácil por documento.

3 El punto 11 trata de las entregas fallidas por direcciones incorrectas en las facturas o no actualizadas (estos es; dirección antigua del deudor, aún detallada en las facturas). Cada vez que los proveedores de correo devuelven esta notificación sin la entrega satisfactoria, LegalFact contacta al deudor para actualizar los datos y se hace un reenvío inmediato a la dirección correcta. El punto 13 proviene del no uso de los servicios entregados en el punto 11. En el caso que la empresa de Factoring no haga uso de las actualizaciones de datos, las futuras facturas (para ese mismo deudor) seguirán entregando una dirección antigua o incorrecta. LegalFact, enterado de esta información errónea, enviará de igual manera una notificación a esa dirección (La ley es clara en decir que, la notificación debe ser enviada a la dirección que aparece en la factura) y paralelamente otra notificación a la dirección correcta. Esto se seguirá gestionando de esta forma hasta que el cliente del factoring corrija en las próximas facturas la correcta dirección del deudor. El punto 8 y 14 de los servicios de LegalFact, es uno de los procesos que más hacen la diferencia a los actuales servicios de notificación, en donde los tiempos entre despacho y recepción por parte del deudor es parte fundamental de este punto. Como queda reflejado en el cuadro Nº 1 (Muestra aleatoria de notificaciones de distintos factoring entre el 01/01/2011 y el 31/01/2011, de deudores en Santiago, en donde la variable días es el transcurso de tiempo entre la recepción de la carta por parte de LegalFact y la recepción de esa misma carta por parte del deudor), siendo solo entre 0 a 2 días, el 99,01% del total de notificaciones. Cuadro Nº 1: Notificaciones entre el 01/01/2011 y el 31/01/ ,79% 99,01% 624 6,22% 99,88% 99,94% 87 0,87% 100,00% 100,00% 6 0,06% 6 0,06% - 0,00% Por último, está siendo de uso habitual, los servicios del punto 10, por parte del departamento de cobranza de nuestros clientes factoring, en el momento de recaudación o cobranza de la factura. Como también en el proceso de exigir dineros cobrados por otros factoring de un deudor en común. Como es costumbre en LegalFact la creación de nuevos servicios, los puntos 18 y 20 buscan generar una línea de información más rápida y directa con los deudores. El proceso de mailing al deudor con el archivo adjunto del acuse de recibo, ha generado en los clientes que trabajan con esta herramienta, una disminución cercana al 40% sobre los cheques que llegan a nombre del cliente. Ahorrando así no solo tiempo, sino gastos de poderes de cobranza.

4 Archivo 1

5 Archivo 2

6 Archivo 3 (Hacer clic en la imagen para volver)