Pero... INo lo haga solo!!! ESTANDARIZACION SEIKETSU 4.-unifique a través de procedimientos y normas, corréinense con los demás

Transcripción

1 LA REVOLUCION DE LAS 5"S". Desde hace muchos años, en el.japón, se maneja un conjunto de prácticas y actividades que fomentan 1 generación de mejores" hábitos y disciplina de trabajo, lo cual es indispensable para el desarrollo de un adecuado ambiente laboral. En reconocimiento a esta aportación del Control Total de Calidad Japonés, a estas actividades y prácticas se les denominan las.5 S", porque los nombres en el idioma Japonés inician con la letra "S''. La metodología de las 5'S", surge como una respuesta a la necesidad de desarrollar planes de mejora continua del ambiente de trabajo, integra 5 conceptos fundamentales, claros y evaluables en torno a los cuales. Empresas y empleados pueden lograr el ambiente de confianza adecuado para producir bienes y servicios ele calidad Con Las Cosas ESPAÑO ORGANIZACIÓN LIMPIEZA JAPONES SEITON SEISOU Comience en su área de trabajo Mantenga todo en orden. 3.-Mantenga todo limpio. Con la empresa Con Usted mismo Pero... INo lo haga solo!!! ESTANDARIZACION SEIKETSU 4.-unifique a través de procedimientos y normas, corréinense con los demás DISCIPLINA SHITSUKE 5.- Mantenga un comportamiento confiable en sus hábitos de salud relación en sus tareas 5 ASPECTOS CLAVE PARA UN AMBIENTE DE TRABAJO DE CALIDAD Las estrategias de Control 'Total de Calidad responden a una situación de supervivencia empresarial en la actualidad, Sin embargo, es prácticamente imposible aplicar estas estrategias sin tener las condiciones adecuadas de trabajo, mentales y físicas, no se puede realizar un buen trabajo, sin tener orden y limpieza en la casa. la calidad del proceso comienza con la calidad de nuestra área de trabajo". Una de las metas principales para cualquier empresa es y será la de lograr mejores condiciones de trabajo especialmente en las áreas de mayor riesgo. La consistencia en la aplicación de las 5"S" forma como consecuencia. Un hábito, una disciplina de trabajo que asegura el seguimiento confiable de reglas, acuerdos y sistemas de la empresa. Generando un ambiente de mejora continua y confianza EL OBJETIVO CENTRAL DE LAS 5' S" es CREAR LA DISCIPLINA DE RESPETAR A LAS PERSONAS Y LO ESTABLECIDO. 1.- SEIRI - CLASIFICACION: Consiste en separar, seleccionar las cosas conforme las normas, políticas Y principios establecidos. Es separar por clases, tamaños, tipos, frecuencias de uso, etc.

2 Clasificar para fines de metodología, consiste en separar en las áreas de trabajo: Lo que sirve de lo que no sirve. Lo necesario de lo innecesario. Lo suficiente de lo excesivo. Pero. Seleccionar y clasificar no suele ser tan sencillo como puede parecer. SE NECESITAN CRITERIOS SELECCION Y CLASIFICACION. Por ejemplo: Eliminar la documentación que tenga una antigüedad mayor a 5 años exceptuando la estadística, conservando solo los expedientes imprescindibles y preferentemente en otros medios (diskettes, microfilm, etc.). Deshacerse de artículos sin rotación en 3 años y que no tengan posibilidades de use en tres alas. Tal vez el costo de almacenamiento y la incomodidad de tenerlos sea mayor a volverlo a comprar cuando se necesite. También es importante determinar la localización de los elementos. Como puede ser el siguiente: ARTICULO USO UBICACION A cada Momento. - Cerca de nosotros. En la oficina. Diario en el área de trabajo, 'l'odas las semanas. en el escritorio NECESARIO Mensual. escritorio. Cerca de la oficina o del área de Trabajo. Trimestral o En un depósito o en el almacén. esporadico. INNECESARIO No se prevec. Eliminarlo, descartarlo sin cargo De conciencia. Se deben seguir siempre reglas establecidas por escrito y arreglar y componer los pequeños desperfectos antes de que sean mayores o inútiles nuestros intentos. SUGERENCIAS PARA EL ESCRITORIO Y LA OFICINA: sobre el solo lo estrictamente necesario para trabajar, conservando a la Mano todos los materiales o útiles de uso diario o semanal una vez que ya no use algo regréselo a su lugar prevea y tenga siempre todo lo necesario para trabajar de tal forma que no tengamos sistemáticamente que pedir prestado arregle el escritorio al salir clasifique el contenido que deba tener cada cajón ejemplo: pendientes por hacer, documentación por revisar, prontuarios, plumas lápices y papelería etc. Tenga ala mano siempre la agenda Arregle de inmediato cada desperfecto 2.- SEITON- ORGANIZACION: Es ordenar una serie de elementos en conjuntos, bajo patrones lógicos y metódicos. Es disponer y ubicar las cosas, de tal manera que se sepa su lugar preciso, en el momento que sea requerido. En combinaciones acordes con principios racionales y metódicos.

3 Organizar es tenor una disposición y una ubicación para cada elemento_ de tal manera que sepamos donde se encuentra en el moment que cualquier persona lo necesite. Debe 'haber un lugar para cada cosa y debe estar cada cosa en su lugar". Muchos elementos pueden ser mejor utilizados y aprovechados si se ordenan, si se sisternatiza su orden. Puede que en nuestras empresas existan ciertos estándares o alguna metodología para organizar algunas cosas: normas para clasificar y conservar los documentos en archivos. Instrucciones sobre la ubicación de la materia' prima, procedimientos de almacén etc... Si existen conviene revisarlos cuestionar su existencia y el grado de aplicación y, en su defecto, actualizarlos, pero si no existen es recomendable establecerlos. Al establecer lugares de colocación para las cosas cada usuario deberá devolverlas a su lugar preciso término de su uso. Sistemáticamente. Un procedimiento sencillo para organizar las cosas puede ser Siguiente: a) Seleccione claves o una nomenclatura para cada conjunto de cosas. b) Determine con exactitud los sitios para ubicarlas. c) Defina corno las va a guardar tomando en cuenta lo siguiente Fácil de ubicar donde se encuentra, por cualquier persona. Fácil de guardar. De volver a su ubicación original. Fácil de sacar, que no haya ni obstáculos ni riesgos Fácil de reponer, que se puedan detectar faltantes. Lo que más se necesite, más a la mano. Lo que está primero, es lo que primero sale Fácil de observar su obsolescencia y caducidad Es muy importante investigar y determinar lugares adecuados. Así como, la manera de colocar las cosas para que puedan satisfacerse los requerimientos de seguridad. Eficiencia, calidad y productividad, que se evite su deterioro y su maltrato y se pueda disponer de ellas fácilmente cuando se necesiten. Que exista la adecuada señalización, identificación y distribución que permita ruta control visual más profundo. SUGERENCIAS PARA EL ESCRITORIO Y LA OFICINA: Ordenar todas las cosas de tal manera que separarlos donde debe de estar siempre (hacer una lista). Ubicarlos de tal forma que sea fáciles de tornar. Conforme su frecuencia de uso. Desechar de los cajones todo aquello que tenga más de un mes sin uso. Disponer un lugar para cada cosa y que esté cada cosa en su lugar.

4 No poner.fotografías o listas. Recados entre el vidrio y el escritorio, mejor diseñar y utilizar prontuarios. 3.- SEIS0U - LIMPIEZA: Es el acto de retirar lo sucio de algún. Material, objeto, pasillo, espacio etc. La limpieza de las áreas de trabajo es responsabilidad de la empresa. Pero también de los empleados. A la primera le corresponde ofrecer los medios para que se puedan tener espacios limpios, higiénicos y pulcros. Pero gran parte del éxito. En estos aspectos clave para la mejora del ambiente laboral, se fundamenta en la actitud de los empleados. Un lugar limpio no es aquel que más se asea, sino el que menos se ensucia". Si cada uno se responsabiliza y se aplica en mantener limpio su lugar de trabajo. La suma de los esfuerzos de todos. Más el cumplimiento eficiente del departamento de mantenimiento, intendencia o de limpieza. Arrojará corno resultado áreas de trabajo higiénicas. Agradables y dignas para las actividades laborales. La necesidad de mantener limpio y agradable un sitio de trabajo es algo fácil de entender pero desgraciadamente es en ocasiones difícil de lograr. Todo el personal debe cumplir con las reglas de colocar cada cosa en su lugar, por otra paste la limpieza es un aspecto clave que facilita las tareas de inspección. SUGERENCIAS PARA EL ESCRITORIO Y LA OFICINA Lo primero que debe estar limpio es nuestro aspecto personal. Después nuestro escritorio. Limpie periódicamente sus cosas y su escritorio. Este alerta para detectar desperfectos. Anomalías o problemas al estar limpiando. Recoja lo que esté fuera de su lugar, desechando lo que no sea útil y reubicando lo que sirva (tenga cuidado, sabe cuánto cuesta a la larga cada clip tirado?) Recuerde es mejor no ensuciar que limpiar. 4.- SEIKETSU ESTANDARIZACION: Es normalizar. Fijar especificaciones sobre una actividad o proceso. Es normar a través de reglas claras y específicas o por procedimientos formales. La estandarización es un apoyo para evitar que los logros alcanzados, con mucha dedicación y trabajo, se pierdan con el paso del tiempo, con la rotación o con el reemplazo de personal. Significa asegurar por escrito todo aquello que es necesario conservar dentro de un rango controlado de variación o definitivamente la secuencia de eventos que deben efectuarse sin desviación alguna. Es formalizar de manera explícita, muchas de las

5 actividades que tenemos como implícitas. La estandarización se necesita para asegurar que el esfuerzo para mejorar el ambiente de trabajo sea perdurable. Para ello. Se hace necesario que ese esfuerzo sea colectivo, simultáneo y parejo. Los procedimientos o las normas direccionan esa dinámica y no deben limitar la capacidad de una empresa o de un área para realizar las transformaciones necesarias y convenientes, porque deben ser medios para institucionalizar los cambios que sean convenientes. Este aspecto clave para la mejora del ambiente de trabajo es la piedra angular de todo el esfuerzo. Porque implica fijar referencias cuantitativas además de las cualitativas. Tengamos presente que "solo se puede mejorar lo que se ha controlado, además, solo se puede controlar lo que se mide. Controlar significa mantener los resultados dentro de un rango deseable y ese espacio de variación se debe encontrar en un parámetro, en un ESTANDA.R. Es recomendable implementar apoyos visuales para que se pueda verificar y actuar con rapidez. Pueden diseñar y aplicarse métodos y herramientas de control como Señales de peligro. alerta o restricción. Indicaciones de cómo y dónde van las cosas. Señalamientos en el equipo. Displays o ayudas visuales para evitar los errores de operación Instrucciones generates. Señalamientos de mantenimiento. Indicadores con rango de actuación debidamente marcados. Alarmas, etc... SUCERENCIAS PARA EL ESCRITORIO V LA OFICINA: Haga una lista de verificación de los artículos y accesorios que deba tener en los cajones, así como de los útiles del escritorio. Determine que debe contener cada cajón. Formalice un pequeño procedimiento que normalice la estructura de los oficios externos e internos. Elija los avisos preventivos y restrictivos que requiera la oficina. así como su ubicación exacta (extintores. no fumar, salida de emergencia, contenido de los archivos. etc.).

6 5.- SHITSUKE DISCIPLINA Es el apego permanente a un conjunto de normas, leyes o reglas que rigen nuestra vida en sociedad, en una comunidad o en la empresa. Una persona disciplinada es un ser humano confiable. Porque su comportamiento es previsible en cuanto a orden y control personal. La disciplina se adquiere a través del desarrollo de ciertas facultades morales (valores). Físicas (orden) y mentales (actitudes), sin disciplina ninguna sociedad puede vivir en armonía y menos alcanzar el bien común. Dentro de la metodología de las 5S". La disciplina, el control o la autodisciplina y el autocontrol son conceptos que describen al empleado capaz de mantener el hábito o la costumbre de respetar las instrucciones correctas, las políticas. Los lineamientos, las reglas, etc. La disciplina es un proceso de práctica consistente de buenos hábitos y debe ser una práctica empresarial, muyos ejemplos de la vida nos comprueban que las sociedades, empresas o personas de éxito, son aquellas que dan testimonio de su.alto nivel de disciplina y apego a su misión, con una filosofía de acción sustentada en valores humanos universales, a sus políticas, procedimientos. etc.,. Como parte de la metodología de las 5 "S",un procedimiento para promover la disciplina puede ser el siguiente: l.- Determine cuales son las actividades vitales de su proceso o empresa. 2.- Establezca procedimientos estándares de operación ( PEO's ). para esas actividades vitales, los cuales deben cumplirlos todos, directivos y empleados. 3.- Desarrolle (Capacitación + Adiestramiento + Motivación) a su personal para que conozca los procedimientos, normas, reglas. manuales, instructivos, para que sepan, puedan y quieran hacer las cosas en apego a lo establecido. Prepare material didáctico sencillo Y práctico, a través de medios impresos o audiovisuales, que instruyan de una manera accesible. 4.- Asegúrese de llegar a cada uno de los empleados involucrados en las actividades vitales, apoyándolos a desarrollar el hábito con la estrategia de "aprender sobre la marcha" SUGERENCIAS PARA EL ESCRI'T'ORIO Y LA OFICINA: Use su gafete de identificación permanente. El escritorio está ordenado y limpio cada día al salir. He sido puntual en mis citas o en la entrega de mis servicios. Cumplo con las aletas y actividades propuestas de -5 "S - todos los días. Mejora la calificación o se mantiene en la calificación mayor.

7 Se fuma en horas y lugares específicos. Soy un buen ejemplo para los demás. Desarrollar un ambiente de seguridad, confianza, mejora continúa de la calidad y con calidez, es indispensable para la mejora del ambiente de trabajo y es la base para el desarrollo cíe la empresa. Al tener la certeza de que cada empleado, sin distinción, hace lo que debe hacer y lo hace bien desde la primera ver, todas las demás estrategias se llevarán a cabo con eficiencia y con certidumbre. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLANTACION DE LAS 5 "S". I.- Formación del comité para la revisión permanente Diseño del programa y la estrategia de implantación. Proyecto de Formación y difusión. Establecimientos de instrumentos y técnicas de apoyo, Formularios Hojas de verificación Encuestas Gráficas Concursos Reconocimientos Calendarización de actividades Análisis de la situación actual. 1V.- Establecimientos de nietas. V.- Selección de las acciones y proyectos prioritarios VI.- Aplicación de las acciones preventivo - correctivas. VII.- Evaluación y comparación con la situación anterior. VIII.- Motivar en forma permanente, especialmente con el buen ejemplo.