" Si hacemos lo que siempre hemos hecho, no llegaremos más allá de donde siempre hemos llegado" KAIZEN COMO MODELO DE INNOVACIÓN.

Transcripción

1 KAIZEN COMO MODELO DE INNOVACIÓN " Si hacemos lo que siempre hemos hecho, no llegaremos más allá de donde siempre hemos llegado" Albert Einstein

2 ÍNDICE 1 KAIZEN 2 EL CICLO PHVA (PLANIFICAR-HACER-VERIFICAR-ACTUAR). 3 CÓMO APLICAR KAIZEN 3 KAIZEN Y LAS 5S`s 4 INNOVACIÓN 5 GRADO DE ORIGINALIDAD, NOVEDAD O IMPACTO 5 POR APLICACIÓN 6 POR NATURALEZA 6 KAIZEN E INNOVACIÓN 7 REFERENCIAS 10 1

3 Hablar de KAIZEN es hablar de mejora continua. Es una filosofía japonesa que dice que todos los días debemos mejorar en algo, en cualquier aspecto (laboral, social, familiar) de manera constante. Esta filosofía se mezcló con los procesos de calidad y racionalización del trabajo y dio paso a lo que hoy conocemos como administración Kaizen. Kaizen se convierte en una forma de gestión en las empresas que requiere el compromiso y participación de todos para mejorar la eficiencia de una forma gradual, sin buscar grandes cambios, llevando las mejoras de cada puesto de trabajo a una suma global de mejoramiento considerable. Se basa en el instinto natural de mejora del ser humano, cree que cada persona puede contribuir a mejorar su lugar de trabajo, dado que pasamos la tercera parte de la vida trabajando. Además, Kaizen nunca busca los culpables en una falla dada o posible falla, sino que busca las soluciones. De hecho, se preocupa más por prevenir las posibles fallas, lo que llaman warusa-kagen : cosas que no aún no son un problema pero que no se encuentran en orden y deben corregirse, eliminar o al menos disminuirlas, esas actividades que no agregan valor a la empresa y que deben suprimirse. La administración Kaizen se fundamenta en los siguientes principios: Círculos de calidad Sistema de sugerencias Eliminación del desperdicio Las 5 S: Seiri: clasificar, separar y eliminar. (Eliminar todo lo que no sea necesario, facilitar el movimiento de las cosas, servicios y personas) Seiton: Orden. (Organización: Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa) Seiso: Limpieza, eliminar toda suciedad. (desarrolla un buen sentido de propiedad, cuando se mantiene la limpieza se comienzan a evidenciar problemas ocultos por el desorden y suciedad) Seiketsu: Estandarizar. (crear estándares para mantener las mejores prácticas implementadas) Shitsuke: Disciplina. (la más difícil de alcanzar e implementar, establecer una serie de normas o estándares en la organización que se cumplan en el tiempo) Son cuantiosos los beneficios que pueden obtenerse al aplicar Kaizen en una empresa, tales como: reducción de tiempos ociosos (maquinaria, procesos productivos), reducción de costos o el aprovechamiento máximo del espacio, entre muchos otros. Algunos de estos cambios aplicados pueden ser clave para marcar la diferencia y llevar a la empresa a ser competitivo. 2

4 EL CICLO PHVA (PLANIFICAR-HACER- VERIFICAR-ACTUAR). El ciclo PHVA es el ciclo tradicional del KAIZEN, herramienta vital que asegura el mejoramiento continuo. El Kaizen enfatiza la importancia de la interacción constante del ciclo entre todas las áreas de la empresa (investigación, diseño, producción y ventas) para el logro de una óptima dirección de los negocios, con el fin de obtener una mejor calidad para satisfacer a los clientes. Kaizen es un reto continuo y necesita saber exactamente dónde se encuentra para poder generar las nuevas mejoras. Inglés Ciclo de control, ciclo de Deming o ciclo de mejoramiento: PHVA Español P Plan P Planear D Do H Hacer o Ejecutar C Check V Verificar o Revisar A Action A Actuar: tomar las acciones pertinentes El ciclo PHVA reúne una serie de actividades para el mejoramiento continuo: Planificar Hacer Verificar Actuar estudiar la situación actual, definir el problema, analizarlo, determinar sus causas y formular el plan para el mejoramiento ejecutar el plan Ver, revisar y confirmar si se ha producido la mejoría deseada Estandarizar el mejoramiento como una nueva práctica para mejorar. No puede haber mejoramientos en donde no hay estándares. El Kaizen busca que las personas tengan conciencia del trabajo que hacen, no que solamente trabajen por rutina, pues al no existir una motivación se busca completar el trabajo de la forma más fácil y con el menor esfuerzo, lo que puede llevar a errores. Con este principio lo primero que debe hacerse es explicarles los objetivos a todos los involucrados, seguramente hayan personas que no acepten al principio, pero con el tiempo se vuelve una forma de vida. Para esto: 1. Desarrolle equipos especialistas. De 3 a 8 miembros de todas las áreas. El tamaño será de acuerdo al área a cubrir o los problemas a corregir. Puede crearse un solo grupo. 2. Nombre un líder en cada grupo, para que sea el que coordine todas las actividades. 3. Cada grupo debe identificar las variables principales a mejorar. Cómo? a. Observación: Qué está pasando en el lugar de trabajo? Enfoque en las máquinas, material, áreas de trabajo, personas. b. Estandarización: Cada actividad, método o proceso se realiza de la misma forma? c. Kaizen del flujo y proceso: puede mejorarse el flujo del material? d. Kaizen del Equipo/Herramientas/Máquinas: la maquinaria ayuda al operador o le entorpece su acción? e. Kaizen Layout espacios-: la posición de los puestos de trabajo, del equipo e insumos requieren modificarse? 3

5 4. Identifique dónde se presentan las 9 formas de desperdicio. Sobreproducción Tiempos de espera Transporte Procesamientos Excesos de inventario Movimientos Productos defectuosos Burocracia Inteligencia-Talento 5. Todo lo realizado en cada proceso debe ser documentado y todos los integrantes del grupo deben estar conscientes que ésta es una labor de todos y que es muy importante para poder realizar las mediciones de mejora. Se debe explicar detalladamente la documentación a utilizar, frecuencia y datos a recolectar. 6. Determine los procesos detectados a mejorar y documente. 7. Tomar tiempos de cada proceso a mejorar y documente. 8. Revisar el proceso, verificar que no se deja nada por fuera. Concentrar los hallazgos y documente. 9. Nombrar responsables para cada mejora y definir fechas para ejecutar las correcciones. 10. Ejecutar los cambios determinados. Revisar periódicamente y documentar. Establecer fechas de revisión y corrección de hallazgos. 11. Generar hábitos de revisión en los procesos corregidos hasta lograr la estandarización del proceso. 12. En paralelo es muy buena práctica implementar un buzón para sugerencias, de esta forma se asegura no dejar un punto de observación por fuera. KAIZEN Y LAS 5S`s Cuando las personas adoptan el Kaizen es necesario establecer las condiciones de orden y limpieza que motiven y agilicen la realización del trabajo. Mediante prácticas sencillas y efectivas se logran establecer las bases para la Mejora Continua de procesos y optimizar la calidad, costos y tiempos improductivos. Esto se logra implementando las 5 S s: SEIRI: eliminar lo innecesario SEITON: ordenar lo que queda SEISO: limpiar máquinas y áreas de trabajo SEIKETSU: estandarizar SHITZUKE: disciplina El KAIZEN o Mejoramiento Continuo es una actitud y debe convertirse en una forma de vida, debe ser parte de la cultura de cada individuo y de la empresa en general. No es una herramienta que se implementa y da resultados de la noche a la mañana. Cuando el KAIZEN logra afianzarse, todas las personas de la compañía, de todos los mandos, comienzan a reconocer que parte de su tarea cotidiana es mejorar constantemente, creándose un hábito. 4

6 Según la tercer edición del Manual de Oslo (de la OECD, siglas en inglés para la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico ) una innovación es la introducción de un nuevo, o significativamente mejorado, producto (bien o servicio), de un proceso, de un nuevo método de comercialización o de un nuevo método organizativo, en las prácticas internas de la empresa, la organización del lugar de trabajo o las relaciones exteriores Las actividades innovadoras se corresponden con todas las operaciones científicas, tecnológicas, organizativas, financieras y comerciales que conducen efectivamente, o tienen por objeto conducir, a la introducción de innovaciones. El término innovar deriva del latín innovare que significa novedad o renovación. Es la acción de cambiar o alterar las cosas introduciendo novedades, generando algo nuevo (un servicio, proceso, sistema o producto), que genere valor para el usuario y que intervenga en el mercado. Es la creación y establecimiento de una novedad en un medio específico con el fin de generar un beneficio, permitiendo conquistar nuevos mercados, aumentar la productividad y mejorar la competitividad. La innovación provoca optimismo, ilusión y ganas de seguir creciendo, alinea objetivos y forma equipos de trabajo eficientes y eficaces; sin embargo, es muy importante prevenir las consecuencias de una innovación deficiente, pues generan lo contrario: desmotivación, baja productividad, pesimismo, depresión La gran ventaja de innovar hoy en día es que se convierte en la única forma de crecimiento de manera sostenible, incorporándola de diferentes formas y para diferentes fines (aumentar calidad, disminuir costos, mayor variedad, eficacia y rapidez en la introducción al mercado, entre otros) y donde todos los involucrados ganan. La innovación se clasifica de acuerdo a su grado de originalidad o novedad y se tipifica por su aplicación o naturaleza. GRADO DE ORIGINALIDAD, NOVEDAD O IMPACTO RADICAL: aplicaciones totalmente nuevas. Conlleva a la ruptura de lo ya establecido. Son innovaciones que crean nuevos productos, servicios o procesos, no relacionados con los ya existentes. No se presentan constantemente en el tiempo como las incrementales y por lo general implica la utilización de un principio científico nuevo provocando la ruptura real con las tecnologías anteriores. Su éxito comercial (condición para que considerarla realmente innovación) depende principalmente de responder a necesidades insatisfechas del ser humano en un momento histórico determinado y que son aceptadas por la mayoría. INCREMENTAL: mejoras sobre algo ya existente. Pequeños cambios que incrementan la funcionalidad y utilidades. Por lo general, si se miden aisladamente son poco significativas, pero acumuladas pueden convertirse en una base permanente de progreso. El éxito se obtiene a largo plazo, a través de una mejora continua y sistemática en los diseños de productos y procesos. 5

7 POR APLICACIÓN PRODUCTO: introducir un bien, nuevo servicio, o uno existente pero significativamente mejorado en características o uso. PROCESO: introducir un nuevo o muy mejorado proceso de producción o de distribución. Implica cambios significativos en las técnicas, los materiales y/o en los programas informáticos. La innovación es un proceso, continuo e intenso que demanda conocimiento de la tecnología, organización interna y recursos técnicos, económicos y humanos y del mercado de la empresa y del entorno en general. Por lo tanto, innovar no es solo hacer productos o servicios más sofisticados, o producirlos con mejor tecnología, es lograr que ellos se adapten mejor a las necesidades del mercado, generando valor. POR NATURALEZA COMERCIAL O MERCADOTÉCNICA: aplicación de un nuevo método de comercialización con cambios significativos en el diseño o el envasado de un producto y en su posicionamiento, promoción o tarificación. ORGANIZACIÓN: introducir un nuevo sistema organizativo en las prácticas, la organización del lugar de trabajo o las relaciones exteriores de la empresa. TECNOLÓGICA: introducir nuevas tecnologías que generan cambios en la empresa. Principalmente relacionadas con los procesos de producción. La tecnología puede ser creada por la empresa u obtenida de otras fuentes, de las siguientes formas: Compra de equipos (lo más común entre las empresas), contratación de personal cualificado (con tecnología incorporada en forma de conocimientos), intercambio de información (por medio de ferias, congresos, publicaciones especializadas, universidades, los competidores, entre otros), adquisición de licencias, contratos de Know-How (transferencia de conocimientos; habilidades y rutinas muy específicas de la empresa y subcontratos a proveedores. 6

8 No es extraño entonces identificar que el Kaizen y la Innovación deben ir de la mano, una no sustituye a la otra, todo lo contrario, son complementarias e ingredientes inseparables del progreso. El mundo tan cambiante de hoy en día, los continuos cambios tecnológicos, los ya tan cortos ciclos de vida para los productos y servicios, clientes mucho más informados, los cambios en sus hábitos y la voraz competencia global exigen a las empresas un tiempo de respuesta más corto, con mayor calidad, mayor variedad y costos menores. Por lo general, se obtienen primero una serie de variaciones incrementales en procesos por medio de Kaizen, y conforme se avanza, se llegan a cambios significativos que generan innovación en los procesos, servicios o productos. Esto se logra si hay un verdadero compromiso de la dirección de la empresa, pues debe mantenerse un equilibrio entre el Kaizen y la Innovación; no debe dejarse el proceso de mejoramiento continuo pero este no debe interferir con la búsqueda de oportunidades innovadoras. Por lo general, la innovación aparece cuando se agota el mejoramiento continuo, pero inmediatamente después que se presenta la innovación vuelve a implementarse el Kaizen. Todas las empresas deben aceptar un cambio constante para poder sobrevivir y mantenerse en el mercado; el éxito está en la capacidad de la empresa de reconocer e interpretar las señales del entorno y la estrategia que defina para trabajar dichas esas señales a su favor. MOTIVACIÓN TRABAJO EN EQUIPO ÉXITO INNOVACIÓN VISIÓN Para lograr lo anterior, las empresas deben aplicar herramientas que le permitan de forma integral y armoniosa enfrentar todos los desafíos y lograr el éxito y la diferenciación de sus competidores, objetivo que bien puede alcanzarse con la aplicación de una herramienta como el KAIZEN. Sin embargo, el Kaizen se asocia principalmente con innovaciones incrementales, pues en sus procesos de mejoras continuas los cambios provocados no son radicales, son cambios graduales. Claro está, no se descartan las innovaciones radicales a partir del Kaizen, aunque son menos comunes. Tanto para el Kaizen como para la innovación, las personas son la parte fundamental. Como lo dijo Steve Jobs, la innovación no es cuestión de dinero, es cuestión de personas, así mismo sucede con el Kaizen, depende 100% de las personas. 7

9 El éxito de las empresas está relacionado directamente con el éxito de su gente, la mejora personal de cada colaborador ante cada enfrentamiento es lo que lleva a ser mejor a la empresa. En la medida que logremos identificar las capacidades de cada una de las personas de la empresa y las aprovechemos para el fin común, la empresa será más exitosa, así logrará cuestionar todo lo vinculado a la empresa (procesos, productos, servicios, gestión, liderazgo, premios, actividades en general) para lograr identificar fallas y establecer las estrategias de mejora con menor resistencia y resolviéndolas de forma más efectiva. Algunas recomendaciones para iniciar con la implementación de Kaizen y en la búsqueda de oportunidades para innovar: Defina claramente su rumbo y filosofía (metodología) de administración. Fórmese la idea y tome conciencia de que todo debe ser mejorado constantemente en todo, vida social, estudios, trabajo, familia. Pregúntese qué tipo de empresa quiere ser: o De las que provocan que las cosas pasen o De las que miran cómo las cosas pasan, o o De las que se preguntan qué habrá pasado Conozca a su gente y a usted mismo. Observe profundamente a cada persona y establezca las competencias de cada uno de sus colaboradores, así sabrá asignar las tareas de acuerdo a sus aptitudes y actitudes, logrando resultados eficientes. Establezca métodos para medir el desempeño y premie a sus colaboradores por el desempeño y los logros obtenidos. Los premios no deben ser necesariamente monetarios, los distinciones por los logros a veces genera mayores beneficios que recompensar con dinero. Involucre a TODOS en el proceso de mejoramiento. Confíe y crea en usted mismo y en los demás. Delegue. Sea consciente de que no todas las mejoras que se apliquen serán exitosas, pero bien vale la pena tomar riesgos. Preste mucha atención a las señales del entorno, sea curioso y crítico, aprenda a captar las amenazas y las oportunidades a su alrededor. Cuestione todo lo que se hace, cómo se hace y por qué se hace, siempre hay mejores formas de hacer las cosas. Lo que sea efectivo con un cliente (interno o externo) puede que no lo sea con otro. No establezca plazos lejos de la realidad. Busque soluciones eficientes, no mejore solo porque sí, sin metas, esto desorienta y desmotiva. Existen muchas herramientas para solucionar cada oportunidad de mejora hallada, tome el tiempo necesario para escoger la más adecuada. Navegue en la red, sea muy crítico con lo que lee, se puede encontrar con la solución de sus problemas asociando eventos, incluso aquellos que usted considera que no tienen ninguna relación. Las soluciones no siempre son técnicas. 8

10 Las pruebas son muy importantes. Tómese el tiempo y recursos para realizarlas antes de implementar por completo un proyecto. No todo sale según lo planeado, el éxito no se obtiene a la primera, paciencia y vuelva a intentarlo. Termine todo lo que comienza. Acostúmbrese a administrar las tareas, diga no cuando deba decirlo y aprenda también a trabajar bajo presión Disfrute lo que hace. La clave del éxito no se basa en disponer de la mejor tecnología, sino en la dirección del proceso del cambio y la administración de los recursos. "La simplicidad es la sofisticación suprema", es una frase de Leonardo da Vinci que podemos interpretar como: no se complique, busque hacer las cosas de la forma más sencilla. Busque ayuda. Reconozca sus deficiencias y busque cómo solventarlas. Una buena gestión de la innovación comprende la organización y dirección de los recursos económicos y humanos para el incremento de nuevos conocimientos. Mantenga y mejore los estándares. Sea innovador, aproveche las oportunidades Es muy recomendable estar en un constante proceso de revisión de las estrategias y recursos, sobre todo en los momentos de crisis y alza en la competencia y apostar por los métodos de mejora continua podría garantizar la viabilidad de la empresa. El Kaizen demanda disciplina y compromiso a largo plazo y por parte de todos, lo que puede llegar a ser difícil de implementar en un principio. Tanto el Kaizen como la innovación pueden ser aplicados en cualquier tipo de empresa, sin importar tamaño o mercado, la mayor dificultad que se puede encontrar es la cultura y resistencia al cambio. El Kaizen y la innovación son una forma de hacer las cosas, un proceso continuo, no es un objetivo o fin. El Kaizen y la innovación no se aplican para resolver algunos problemas por algunos grupos ó equipos de mejoramiento, son un hábito que deben desarrollar todas las personas en la empresa. 9

11 Foster, Jack. (2003). Cómo Generar ideas. Madrid: Editorial Universitaria Ramón Areces. Barba, Enric. (2011). Innovación. 100 consejos para inspirarla y gestionarla. Barcelona: Libros de Cabecera S.L. Japón y el método 'kaizen': lecciones de eficiencia y productividad para la empresa valenciana F. C.. 06/07/ Hirata, Ricardo. KAIZEN vs KAKUMEI (mejora vs. Innovación). [en línea]. [30 de julio de 2013]. Udiz, German. "Kaizen", la filosofía de mejora continua. [en línea]. 5 de octubre de [6 de agosto de 2013]. Moreno, Marco Antonio. El método Kaizen para el mejoramiento continuo. [en línea]. 30 de marzo de [30 de julio de 2013]. Udiz, German. El milagro japonés (I): "BASOIG" como la base del crecimiento empresarial. [en línea]. 4 de octubre de [6 de agosto de 2013]. EL EFECTO PIGMALION EN LAS EMPRESAS Y ORGANIZACIONES. DOMINGO, 28 DE NOVIEMBRE DE OECD, Manual de Oslo (2006). Guía para la recogida e interpretación de datos sobre innovación. Madrid: Grupo TRACSA, Empresa de Transformación Agraria, S.A. 10