GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA 5 S. 5 s. 5 s. Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Transcripción

1 GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA 5 S Seiri Clasificación Shitsuke Seiketsu 5 s Seiton Seisou Disciplina 5 s Estandarización Orden Limpieza Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

2 Guia de implementación Programa 5 S Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Universidad del Valle Luis Carlos Castillo Gómez Jefe Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Claudia Milena Muñoz Patiño Coordinadora Área de Calidad y Mejoramiento Julieta Ruiz Sinisterra Diseño gráfico y diagramación IMPRESO EN Unidad de Artes Gráficas Facultad de Humanidades Santiago de Cali, Colombia Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Calidad y Mejoramiento Teléfono: (2) Ciudad Universitaria Mélendez Edificio Administración Central Oficina er. piso

3 Guía de Implementación - Programa 5 s 3 Objetivos Proporcionar y conocer la metodología del sistema japonés de las cinco herramientas 5 S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke) con el propósito de mejorar las condiciones de trabajo de cada uno. Comprender en qué consisten cada uno de los términos japoneses y los beneficios que brinda al implantarlos. Crear una nueva cultura organizacional, basada en el compromiso, la disciplina y la creación de condiciones de mejoramiento y calidad en el entorno. Conceptos 5 ś Es un conjunto de actividades que crean condiciones ambientales agradables y placenteras en la Institución, el hogar y la comunidad a través del fomento de los buenos hábitos en nuestro comportamiento y convivencia social. Es uno de los programas de mejoramiento continuo más populares y aplicados en las empresas occidentales, el mismo ha sido desarrollado en muchas empresas dando excelentes resultados. 5 PALABRAS EN JAPONÉS 5 S: Método que utiliza cinco palabras Japonesas que empiezan con la letra S Paso 1 SEIRI Clasificar Paso 2 SEITON Ordenar Paso 3 SEISOU Limpiar Paso 4 SEIKETSU Estandarizar Paso 5 SHITSUKE Disciplina

4 4 OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento Beneficios Mejora la calidad de vida de los funcionarios, transformando el ambiente de trabajo y la actitud de las personas. Genera espacios de mejoramiento en las instituciones y eficiencia en sus procesos del día a día, disminuyendo desperdicios y reduciendo costos de operación. Mejora y mantiene las condiciones de organización, orden y limpieza mostrando a todo el personal, de las instituciones, que la calidad inicia desde su puesto de trabajo propiciando ambientes favorables para el servicio y la gestión de cada funcionario. Colaboradores más comprometidos y motivados. Mayor seguridad y menos riesgos de accidentes laborales. Mayor calidad en sus productos y servicios. FASES DE LAS 5 S MANTENER Y MEJORAR Disciplina y hábito ESTANDARIZAR Y BIENESTAR PERSONAL Control visual FASES OPERATIVAS Clasificación Orden Limpieza Programa 5 s: SEIRI-SEITON-SEISOU-SEIKETSU-SHITSUKE

5 Guía de Implementación - Programa 5 s 5 A través de las siguientes ilustraciones que representan a una oficina, se irá mostrando los cambios que tiene un área de trabajo al ir aplicando cada una de las etapas o fases de la metodología de las 5 S. En la siguiente figura se muestra una oficina en su estado inicial, sin la aplicación de las 5 S. A continuación se describirá cada una las etapas de la metodología de las 5 S bajo los siguientes parámetros: definición, propósito, pasos para poner en práctica, beneficios y algunos consejos o tips. En cada etapa se podrá observar la ilustración de la oficina después de aplicar cada S. SEIRI Clasificar»» Identificar, organizar, clasificar, separar y eliminar del puesto de trabajo todos los materiales innecesarios, conservando solo aquellos requeridos para la función efectiva del puesto de trabajo.

6 6 OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento Para recordar La clave es: Mantener únicamente lo necesario para el proceso Consiste en separar los materiales necesarios de los materiales innecesarios. Propósito Tener en el área todo lo que necesitamos y sólo lo que necesitamos para el trabajo diario Para poner en Práctica En el área de trabajo sólo debe haber material indispensable, de uso inmediato y en cantidades mínimas Verificar lo que es útil y necesario. Separar lo que no tiene utilidad para las actividades diarias Cambiar de lugar lo que no sirve, mover a otro lugar Resultados Desocupa espacios Hace visibles los materiales realmente utilizados Puesto de trabajo más confortable y fácil de limpiar Evita la compra innecesaria de materiales Mejora el desempeño Prepara el ambiente para la segunda fase

7 Guía de Implementación - Programa 5 s 7 Metodología 1. Clasificar y organizar archivos o documentos de trabajo según la siguiente tabla: Prioridad Frecuencia de Uso Acción Baja Media Alta Nunca Quizás una vez al año Menos de una vez al año Ocasionalmente Una vez cada 2 a 6 meses, al mes Una vez a la semana Constantemente Una vez al día Una vez por hora Área de descarte Mantener en un depósito separado Colocar un poco separado del lugar de trabajo Mantener en el lugar de trabajo o próximo a él 2. Realizar descarte y limpieza general, según la siguiente tabla: Descarte Estado Acción Cosas aún útiles Cosas inútiles En buen estado Material recuperable En buen estado Material pésimo estado Basura Enviar al área que lo usará o mantener en área de trabajo Recuperación, enviar al área que lo usará Venta, otro uso Venta chatarra, retales Botar 3. Investigue origen (Causa Raíz) del problema y evite nuevos acumulamientos. 4. Aplique el principio LO MEJOR ES UNO (Una copia, un documento, etc.) 5. Si es posible, comparta utilizando un sólo objeto en un determinado ambiente de trabajo. 6. Practique, logre resultados y estandarice. 7. Hoja de chequeo.

8 8 OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento La siguiente figura representa a la oficina, luego de aplicar lo visto en CLASIFICAR Y SEPARAR. SEITON Orden»» Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

9 Guía de Implementación - Programa 5 s 9 Para recordar Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar Consiste en identificar y ubicar los materiales seleccionados en la fase de clasificación. Propósito Que cada cosa esté identificada, en su sitio y haya un sólo sitio para cada cosa. Para poner en Práctica Definir lugar y modo adecuados de organizar, guardar y que todos lo entiendan Colocar a la mano lo que usa a toda hora, cerca lo que usa pocas veces al día, lejos lo que usa de vez en cuando: papeles, libros y folders nunca se apilan. Deben guardarse en forma vertical Ordenar todos los elementos necesarios con nombres y colores para su fácil acceso y uso Resultados Racionaliza los espacios. Facilita el acceso a los materiales y los equipos reduciendo el tiempo de búsqueda. Facilidad en la comunicación, Su ausencia es la causa de errores por excelencia! Mejora el ambiente de trabajo reduciendo esfuerzo físico y mental, pues todo estará en el lugar correcto. Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que se utilizan y ayuda a identificar cuando falta algo.

10 10 OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento La siguiente figura representa a la oficina, luego de implementar la etapa de ORDENAR. SEISOU Limpieza»» Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad y reparar los deterioros asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado.

11 Guía de Implementación - Programa 5 s 11 Propósito Mantener limpio el área de trabajo y todos los materiales en perfecto estado de uso, haciendo visible cualquier anomalía. Para poner en Práctica Recoger y retirar lo que estorba. Barrer y limpiar con un trapo o brocha polvo y suciedad de los sitios de trabajo. (Atacar la fuente). El dispensador de basura debe ser su mejor aliado, téngalo a la mano. Hacer un plan de aseo para los sitios de uso común. Limpiar el puesto de trabajo y el equipo después de su uso, por lo menos dos veces por semana. Resultados Concientizar sobre la necesidad de mantener el sitio de trabajo limpio. Crear un ambiente de trabajo saludable y agradable. Mejorar la imagen y propiciar mejores condiciones en el puesto de trabajo. Reducir la probabilidad de accidentes y contraer enfermedades. Bienestar y Satisfacción de los empleados.

12 12 OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento La siguiente figura representa a la oficina, luego de poner en práctica la etapa de LIMPIAR. SEIKETSU Estandarizar»» El Seiketsu o limpieza estandarizada pretende mantener y conservar el estado de limpieza, de organización y los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras S, solo se obtiene cuando se trabajan continuamente los tres principios anteriores (Clasificar, Ordenar y Limpiar).

13 Guía de Implementación - Programa 5 s 13 Propósito Establecer hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones, hábitos los cuales deben ser permanentes. También implica elaborar estándares de limpieza y de inspección para realizar acciones de autocontrol constantemente. Para recordar Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada las acciones realizadas anteriormente La visualización juega un papel muy importante en la estandarización, al permitir una gestión continua de la higiene o mantenimiento de la limpieza alcanzada. Una técnica muy utilizada es control visual. Como se puede observar en la siguiente figura:

14 14 OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento Se analiza a cotinuación el funcionamiento del control visual, utilizando como ejemplo la anterior figura, con la cual se pueden explicar las siguientes normas: 1) Por dónde circulan los vehículos? R./ La calle 2) Por dónde circulan los peatones? R./ El Anden 3) Por dónde cruzan la calle los peatones? R./ El cruce peatonal y la línea de detención de los vehículos (Cebra) 4) El ordenamiento del tráfico de vehículos y peatones por un medio visual: el semáforo. 5) El nombre y la dirección de la calle y el sentido de circulación dados por: el cartel indicador de la esquina. 6) Dónde se depositan los residuos?: R./ En el dispositivo a mitad de cuadra. 7) Prohibido ensuciar las paredes: cartel indicador Para poner en Práctica Es necesario preparar previamente el lugar de trabajo con la aplicación de las primeras S s : Clasificar, Ordenar y Limpiar. Posteriormente desarrollar un estándar para dichas S s Realizar el control visual en el lugar de trabajo, iniciando con el planteamiento de las siguientes preguntas: 1. Qué información, procedimientos y normas deben ser conocidos por los funcionarios? 2. Cómo se difunden en la actualidad? 3. Pueden ser notificados usando el control visual? 4. Qué recursos se necesitan para implementarlo? Actividad adicional: Realizar periódicamente una serie de visitas por las áreas y/o oficinas que hayan implementado la metodología de 5 S y detectar aquellos puntos que necesitan acciones de mejora. Posteriormente comunicar al funcionario o equipo de trabajo responsable de aplicar las 5 S en el área y/o oficina visitada, para que se coloque en marcha las acciones de mejora pertinentes.

15 Guía de Implementación - Programa 5 s 15 Resultados Mantiene el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S Se mejora el bienestar del funcionario al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente. Se evitan errores en la limpieza que pueden conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa la productividad. La siguiente figura representa como se produce la metamorfosis de la oficina luego de implementar las etapas anteriormente vistas, incluida la de ESTANDARIZAR y CONTROL VISUAL.

16 16 OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento SHITSUKE Disciplina Mejorar constantemente, desarrollar la fuerza de voluntad, la creatividad y el sentido crítico para trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas. Para recordar Mantener constantemente el estado de orden, limpieza e higiene de nuestro sitio de trabajo es: Cuestión de Hábito! Consiste en actuar en todo momento conforme con las normas establecidas. Propósito Definir, implantar y evaluar los procedimientos de trabajo acordados y evidenciar áreas de mejora con el fin de mantener y mejorar continuamente la organización, orden y limpieza del entorno de trabajo. Para poner en Práctica Cumplir la responsabilidad en cada tarea SIN que se lo tengan que recordar. Tener el hábito de hacer bien el trabajo, desde la primera vez. No criticar, tratar de resolver problemas y presentar soluciones. Hacer evaluaciones al lugar de trabajo Respetando y haciendo respetar las normas del sitio de trabajo.

17 Guía de Implementación - Programa 5 s 17 Resultados Facilita la ejecución de tareas. Propicia resultados de acuerdo a lo planeado. Propicia el crecimiento personal y profesional. Mejora los servicios y las relaciones personales. Prepara a instituciones y funcionarios para los programas de calidad. 5 puntos en 5 s Fijar las normas y respetarlas. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Si no se hace nada, nada mejorará. El cambio empieza por uno mismo Si no puede hacerlo Ud. mismo, busque alguien que le pueda ayudar. Siempre que intentemos poner en práctica algo nuevo, encontraremos la mayor residencia dentro de la propia persona y dentro de nosotros mismos. Si no somos capaces de vencer a ese enemigo, no habrá progreso Kaoru Ishikawa Precursor de los círculos de calidad en Japón

18 18 OPDI / Área de Calidad y Mejoramiento Conclusiones -Las 5 S permiten Clasificación eiton Orden Adquirir autodisciplina Identificar los tipos de desperdicios que existen en el lugar de trabajo Reduce los movimientos innecesarios Permite que se identifiquen visualmente y se solucionen los problemas Reduce los accidentes de trabajo Mejora la eficiencia en el trabajo eisou Disciplina 5 s Estandarización Limpieza Plan de Trabajo Las etapas que contempla el proyecto de 5 S a desarrollar son: a) Seleccionar un área o puesto de trabajo para aplicar la metodología de las 5 S, lo ideal es empezar por su propio puesto de trabajo. b) Tomar varias fotos del área o puesto de trabajo, desde diferentes ángulos. c) Después de observar cuidadosamente las fotografías, se describirán los problemas más notorios en el ambiente de trabajo, con relación a cada una de las 5 S. La descripción de los problemas debe sujetarse a una idea corta y concreta. Por ejemplo:»» Hay desperdicios de comida en el piso»» El piso está lleno de polvo o El piso está muy sucio»» Hay muchos materiales esparcidos desordenadamente por el área»» Las cosas están fuera de su lugar, sin ningún motivo»» Entre otros problemas percibidos d) Una vez identificados los problemas, el participante, quien ha tomado la iniciativa de aplicar esta metodología para mejorar, deberá priorizar los aspectos que requieren de mayor atención.

19 Guía de Implementación - Programa 5 s 19 e) Por último, se deberá realizar la implementación de cada una de las etapas de la metodología 5 S como se ha explicado en esta guía, tanto en su puesto de trabajo como en el resto de las oficinas de su área. La puesta en práctica de las primeras tres S deberá hacerse S por S, considerando el siguiente orden: primero Clasificación, después Organización y posteriormente Limpieza. Las actividades puntuales de las primeras tres S son: 1. Identificar y listar todos los materiales o documentos absolutamente necesarios 2. Analizar en profundidad el origen y destino de los materiales o documentos, según se trate. 3. Listar todos los materiales o documentos innecesarios. 4. Separar los materiales o documentos innecesarios, ubicándolos adecuadamente hasta la toma de decisiones con respecto a su destino como venta, reparación o desecho. 5. Descubrir y anular las causas de aparición de los materiales o documentos innecesarios. 6. Limpiar con detenimiento toda la zona o puesto de trabajo en estudio. 7. Anular todos los focos de suciedad encontrados 8. Ordenar la ubicación de los materiales y documentos necesarios según su frecuencia de uso, tamaños y pesos, rotación de existencias, sistema de almacenaje, etc. 9. Señalar los materiales o documentos necesarios identificándolos por medio de una codificación idónea a desarrollar, que identifique el tipo de material o documento y su ubicación correcta. 10. Definir e incorporar los, recipientes, contenedores, pallets, estanterías, baldas, armarios, archivadores, etc. 11. Señalar con letreros y etiquetas los recipientes en donde van a ser ubicados los materiales o documentos necesarios. 12. Considerar y determinar el flujo de materiales más adecuado durante el proceso de operación en el área, departamento o puesto de trabajo de que se trate. 13. Racionalizar la ubicación de los documentos y equipamiento necesario para la operación y también la de los documentos que se utilicen en el lugar sujeto a estudio. 14. Establecer los controles visuales más adecuados para efectuar con mayor facilidad el seguimiento del grado de orden, organización y limpieza alcanzado en el sitio de estudio. La documentación de los avances logrados en las áreas a través de fotos es recomendable para llevar a cabo, posteriormente, la evaluación del proyecto.

20 La calidad, una cultura de hacer las cosas bien, en el tiempo justo y con los recursos necesarios Recuerda que en podrás encontrar información adicional sobre el programa de 5 S (Videos, Listas de Chequeo, Formatos, Bibliografía, Casos de Éxito, etc.) Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Info: Correo: gicuv@univalle.edu.co