DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del documento. Modificación del formato FO-S-DE-07-03

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1 de 6 HISTORIAL DE CAMBIOS No VERSION 1 DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del documento MOTIVO DEL CAMBIO FECHA NA Adición de formatos Se adicionan dos formatos FO-S-DE Formato análisis de precios unitarios y FO-S- DE Formato listado de materiales, mano de obra y equipo Modificación del formato FO-S-DE Se modifica el formato por actualización del Manual de Contratación Eliminación de los formatos FO-S-DE-07-01, FO-S-DE-07-03, FO-S- DE-07-04, FO-S-DE-07-05, FO-S-DE y FO- S-DE Se eliminan los formatos mencionados para dinamizar el trabajo del personal de obra y eliminar repetibilidad de procesos Adición del formato FO-S- DE-07-1 Se adiciona el formato Acta de Inicio de Obras para reportar el inicio de las obras desarrolladas por administración directa

2 de 6 1. OBJETIVO Registrar y controlar el suministro de material y herramienta de trabajo en las obras civiles que se están realizando en las instalaciones de la Universidad de la Amazonia, así mismo como el control del personal que labora en ellas.. ALCANCE Este procedimiento inicia con la solicitud del material y herramienta de trabajo y termina con el control y registro del personal que trabaja en las obras civiles de la Universidad de la Amazonia 3. DEFINICIONES 3.1 HERRAMIENTA: Una herramienta es un objeto elaborado a fin de facilitar la realización de una tarea mecánica que requiere de una aplicación correcta de energía. 3. PLANEACION: Planear significa prever y decidir hoy las acciones que puedan conducir a un futuro deseable o posible, con la utilización eficiente y racional de los recursos disponibles. La planeación es un proceso que busca soluciones a problemas y necesidades a través de acciones dirigidas al cumplimiento de metas y objetivos. La planeación transforma la intención en acción, permite vislumbrar los impactos y consecuencias de los acontecimientos e influir en ellos. 3.3 PLAN DE DESARROLLO: Plan que establece los lineamientos generales de la planeación institucional, Los planes de desarrollo o estratégicos son diseñados a largo plazo y comprenden todas las áreas de la institución. En el Plan de Desarrollo se consignan, los objetivos de desarrollo y bienestar, las estrategias y programas que se van a impulsar, las metas que se pretenden alcanzar, y los recursos que se van a invertir durante el periodo definido. 3.4 PROYECTO: Es un conjunto de actividades a realizar en un tiempo determinado, con una combinación de recursos físicos, financieros y con costos definidos, orientados a producir un cambio en la institución y que permita alcanzar los objetivos de los Planes.

3 de 6 4. DESCRIPCION No PASOS A REALIZAR DESCRIPCION RESPONSABLE / DEPENDENCIA 7.1 Formulación Plan de Mejoramiento Infraestructura A partir de los lineamientos del Plan de Desarrollo y los requerimientos de las diferentes dependencias, la formula el Plan de Mejoramiento de la infraestructura de la Universidad. FO-S-DE Elaboración, Diseño Arquitectónico, Estructural y eléctrico A partir del plan de Mejoramiento y de los requerimientos y necesidades de las diferentes Sedes de la Universidad se elaboran los diseños y planos de las construcciones a realizar. 7.3 Calculo de Presupuesto, Personal y Cantidad de Materiales Después de desarrollar los diseños, se calcula el presupuesto de materiales, herramienta requerida y personal necesario. (FO-S-DE-07-08, FO-S-DE-07-09, FO-S-DE-07-11) 7.4 Definir Cantidades de Materiales para Compra Una vez conocidas las cantidades presupuestadas, se definen las cantidades de materia y herramienta requeridas para las obras 7.5 Solicitud de Requerimientos para la obra De acuerdo a lo definido en el paso anterior para el Plan de Mejoramiento, se realiza la vinculación de personal (seguir el procedimiento PD-A-TH-01) 7.6 Estudio de Mercadeo Al tener el listado de materiales y herramienta requerida, se debe hacer un estudio de mercadeo para identificar el comportamiento del precio de los productos requeridos en la ciudad de Florencia Vicerrectoría Administrativa 7.7 Cotización Después de realizado el estudio de mercadeo y de acuerdo a las cantidades solicitadas de material y herramienta de trabajo, se solicitan tres cotizaciones en diferentes almacenes de la ciudad. Vicerrectoría Administrativa Inicio Proceso de Contratación Solicitud Material de Obra Conocidas y evaluadas las cotizaciones del material de obra y de la herramienta de trabajo, la Vicerrectoría Administrativa realiza gestión para contratación del suministro de materiales. De acuerdo al avance de los trabajos de obra se hace la solicitud de los materiales necesarios al supervisor del contrato de ferretería. El supervisor del contrato de ferretería hace la solicitud de los materiales a la ferretería mediante el formato FO-S-DE-07-0 Vicerrectoría Administrativa Supervisor del Contrato

4 de Ingreso del Material y Herramienta a Almacén Una vez suministrado el material y la herramienta de trabajo, almacén supervisa y verifica las cantidades e ingresa el inventario. Almacén 7.11 Inicio de Obra Ya teniendo material y herramienta de trabajo en cada una de las obras, se levanta el Acta de Inicio de Obra (FO-S-DE-07-1) para iniciar con los trabajos de construcción. Teniendo en cuenta el avance y consumo de los materiales requeridos, toda vez que se necesite un nuevo pedido remitirse al paso 7.9, hasta que la obra sea culminada..

5 de 6 5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA PLANEACIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO EN OBRAS OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA SUPERVISOR DEL CONTRATO ALMACEN Inicio Formulación Plan de Mejoramiento Infraestructura FO-S-DE Elaboración, Diseño Arquitectónico, Estructural y Eléctrico Calculo de Presupuesto y Personal y Cantidad de Materiales FO-S-DE FO-S-DE FO-S-DE Definir Cantidad de Materiales Para Compra Solicitud de Requerimientos para la obra Estudio de Mercado Cotización Inicio Proceso de Contratación Solicitud Material de Obra Ingreso del Material y Herramienta a Almacén FO-S-DE-07-0 Inicio de Obra FO-S-DE-07-1 Fin

6 de 6 6. ANEXOS FO-S-DE-07-0 Formato orden de pedido FO-S-DE Formato análisis de precios unitarios FO-S-DE Formato listado de materiales, mano de obra y equipo FO-S-DE Formato solicitud para mejoras locativas FO-S-DE Formato de presupuesto para obras FO-S-DE-07-1 Formato acta inicio de obras 7. DOCUMENTO DE REFERENCIA OD-A-GD-04 Norma básica para la creación y elaboración de documentos del Sistema Integrado de Gestión de Calidad. Elaborado por Revisado por Aprobado por Nombre: Wilder Meneses Nombre: Patricia Pinilla Nombre: Patricia Pinilla Patiño Gomez Patiño Cargo: Asesor Oficina de Cargo: Jefe de. Cargo: Jefe de Fecha: Fecha: Fecha: