informe Final Universidad de Atacama

Transcripción

1 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Regional de Atacama informe Final Universidad de Atacama Fecha : 31 Diciembre de 2009 N Informe : 110/2009 C 15

2 % CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE ATACAMA Control Externo REMITE INFORME FINAL, SOBRE FISCALIZACIÓN EFECTUADA EN LA UNIVERSIDAD DE ATACAMA.- OFICIO N COPIAPÓ, 3 1 DI C 2009 Se remite a esa entidad para su conocimiento y fines legales pertinentes, copia del Informe Final de Fiscalización sobre "Fondo Solidario del Crédito Universitario", el cual ha sido debidamente aprobado por esta Jefatura. Finalmente, se informa que el presente Informe Final es público a partir de su entrega a esa Autoridad. Saluda atentamente a Ud., ITIS igleíias GIONAL DEATACAMA SUBROGANTE AL SEÑOR RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE ATACAMA PR E S E N TE 1[0J13FUMI - C 1 6 Vallejo N Fono Fax Copiapó

3 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE ATACAMA Unidad de Auditoria e Investigaciones Especiales PREG 3011 INFORME FINAL DE OBSERVACIONES N 110 DE 2009 SOBRE DENUNCIA FORMULADA POR EX FUNCIONARIO DE LA UNIVERSIDAD DE ATACAMA.- COPIAPO, 31 DIC 2009 En cumplimiento del plan de fiscalización de esta Contraloría Regional para el año 2009, se efectúo una auditoria con la finalidad de atender la denuncia formulada por, ex funcionario de la Universidad de Atacama, sobre el Fondo Solidario de Crédito Universitario. Objetivo La auditoría tuvo por finalidad efectuar una Evaluación de Control Interno y Examen de Cuentas a los diferentes temas denunciados por el en relación con el Fondo Solidario de Crédito Universitario, en la Universidad de Atacama. Metodología El examen se practicó de conformidad con las normas de control interno y de auditoría aprobadas por las Resoluciones Exentas Nos y 1486, de 1996, de este Organismo de Control, incluyendo, por tanto, una evaluación a los procedimientos de control interno en las áreas examinadas, la verificación de la documentación legal de respaldo correspondiente, como asimismo, la aplicación de otros procedimientos técnicos en la medida que se estimó necesario en las circunstancias. Universo y Muestra La fiscalización se orientó básicamente a los hechos denunciados por el ex funcionario de dicha casa de estudios, respecto a diversas situaciones acaecidas en el Fondo Solidario de Crédito Universitario, tales como: debilidades del Sistema de Control Interno, pago en exceso de los servicios contratados, irregularidades por duplicidad de pagos por el servicio de protestos de pagarés, valor de cobro por gastos de protestos, entre otros. A LA SEÑORA GLORIA BRIONES NEIRA CONTRALORA REGIONAL DE ATACAMA CONTRALORIA GENERAL DELA REPUBLICA PR ESEN TE hypv AT. N 43/ C.1.7

4 Gtirl; Ijr"4 ", CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA j CONTRALORÍA REGIONAL DE ATACAMA.p Unidad de Auditoría e Investigaciones Especiales Antecedentes generales La Universidad de Atacama, es una institución de educación superior, con personalidad jurídica y patrimonio propio, de carácter público y regido por sus propios estatutos, los cuales indican que su objetivo es "la enseñanza y el cultivo superior de las artes las letras y las ciencias". Además, está sujeta a la ley Orgánica Constitucional de Enseñanza y como institución estatal, de la ley Orgánica Constitucional de Bases de la Administración del Estado, al Estatuto Administrativo y a la fiscalización y control de sus actos administrativos por parte de la Contraloría General de la República. Los resultados de la labor realizada fueron expuestos por esta Contraloría Regional en el Preinforme de Observaciones N 110, de 2009, y enviados a la Universidad de Atacama, mediante Oficio N 3513 del presente año, dando respuesta dicha entidad mediante Oficio ORD. N 228, de 2009, la cual fue incorporada para la emisión del presente informe. determinaron las siguientes situaciones: Ahora bien, del examen practicado se I.- SOBRE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 1 - Servicios de Cobranza y Protestos El Fondo Solidario de Crédito Universitario de la Universidad de Atacama, realiza el pago total o parcial de sus matrículas o aranceles a los alumnos que cumplan con ciertos requisitos como por ejemplo ser chileno, que se encuentren matriculados como alumnos regulares en alguna carrera que imparta la institución, que dada las condiciones socioeconómicas del alumno y de su grupo familiar, necesite crédito y que la calidad académica lo haga merecedor de ello. Dicho beneficio, se hará exigible transcurrido dos años desde su egreso de la institución de enseñanza superior, por haber cursado sus estudios completos, éste o no en posesión del título profesional o grado respectivo; en caso de no pago de ellos, la Casa de Estudios Superiores, protesta el documento y lo manda a cobranza judicial. Respecto de los deudores del Fondo Solidario de Crédito Universitario, cuya fecha de pago se encontraba vencida, procedió a contratar en forma directa los servicios con la Empresa DICOM S.A., para lo cual dicha casa de estudios entregó a la citada empresa, la cantidad de mil cuatrocientos veinticuatro pagarés en tres nóminas. Por otra parte, la Universidad contrató en forma directa los servicios de cobranza con a la Empresa SERPRO Y CIA. LTDA., haciéndole entrega mediante acta de 20 de enero de 2006, la cantidad de dos mil seiscientos setenta y un pagarés. En mérito de lo expuesto, y luego de analizar los documentos proporcionados por el denunciante, se constataron las siguientes observaciones: a) No existe evidencia que la Universidad de Atacama haya efectuado un proceso de licitación o de cotizaciones con otras empresas, para contratar el servicio de cobranza lo que vulnera lo establecido en la ley sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios. 2 C 8

5 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE ATACAMA rw Unidad de Auditoría e Investigaciones Especiales En oficio respuesta, el Sr. Rector de dicha Casa de Estudios Superiores señala que de acuerdo a la documentación examinada, no consta que hubiere existido un proceso de licitación o cotizaciones. Conforme lo anterior, la respuesta no hace más que confirmar lo observado, por lo tanto procediéndose a mantener ésta en todos sus términos, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Universidad sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe. Los contratos suscritos entre la Universidad de Atacama y las empresas antes citadas, no se encuentran aprobados mediante acto administrativo alguno. En su respuesta la autoridad, informa que en principio no se ha encontrado evidencia de acto administrativo que aprobara estos contratos; agregando además, que se seguirá investigando en otras instancias la existencia o inexistencia de ellos. Conforme lo anterior, la respuesta no hace más que confirmar lo observado, por lo tanto, se procede a mantener ésta en todos sus términos, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Universidad sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe. Existe una modificación de tarifas, de acuerdo a lo estipulado en la cláusula cuarta del contrato firmado entre la Universidad de Atacama con la empresa de servicios DICOM S.A., la cual no fue formalizada por acto administrativo alguno. No fueron proporcionados por la Universidad los contratos firmados entre la Universidad de Atacama y la Empresas de Servicios DICOM S.A. y SERPRO Y CIA. LTDA. No existe evidencia que la Universidad haya recepcionado en forma oficial los servicios prestados por estas empresas. Respecto de los puntos c), d) y e) la Universidad de Atacama no proporcionó respuesta alguna, procediéndose a mantener íntegramente las observaciones formuladas, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Universidad sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe. 2.- Antecedentes solicitados por este Organismo de Control y no encontrados por la Universidad de Atacama. Con el fin de investigar los hechos denunciados se procedió a solicitar la información relacionada, sin que fueran proporcionados los siguientes antecedentes: Estado Financiero del año 2005 Facturas en original Nos y , de 31 de agosto de 2004 de la Empresa de Servicios DICOM S.A. 3 C19

6 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA í CONTRALORÍA REGIONAL DE ATACAMA Unidad de Auditoría e Investigaciones Especiales Comprobante de egreso N 59, de 30 de diciembre de 2004, mediante el cual se pagó las facturas Nos y de 31 de agosto de 2004, con los respaldos correspondientes. Boletines comerciales N 3959, de 04 de enero de 2005; 3966, de 22 de febrero de 2005; 3997, de 27 de septiembre de 2005 y 4028, de 02 de mayo de Memorándum N 137, de 28 de diciembre de 2004, donde se solicita emitir comprobante de egreso a nombre de DICOM S.A., por las facturas Nos por $ y por $ de agosto de Nómina que acredite el envío de las notificaciones realizadas por DICOM S.A., respaldando los servicios prestados, según factura N , de 31 de agosto de Procedimiento formal de cobro a los deudores por concepto de protestos. Documento de Garantía por parte de la Empresa SERPRO y CÍA. LTDA, según contrato suscrito. Cabe hacer presente que lo acontecido limitó el alcance de la fiscalización realizada, debiendo utilizar para ello procedimientos alternativos, según las circunstancias. Respecto de los antecedentes solicitados por este Organismo de Control y no proporcionados por la Universidad, señalados en el punto 2 desde la letra a) a la h), la autoridad no entregó respuesta alguna, procediéndose a mantener íntegramente las observaciones formuladas, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Casa de Estudios Superiores sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe, ello sin perjuicio de las acciones civiles que realice este Organismo de Control. II.- SOBRE EXAMEN DE CUENTAS 1.- Pago a las Empresas DICOM S.A. y SERPRO CÍA LTDA., por el Servicio de Protesto. Se constató que la Universidad realizó pagos en exceso por los servicios contratados a las empresas antes citadas, como se demuestra a continuación: a) De acuerdo a información proporcionada por el denunciante, la Universidad de Atacama firmó un Mandato Especial de Tramitación de Protesto de Documentos, el 16 de agosto de 2004, con la empresa DICOM S.A., procediendo entregar mil cuatrocientos veinticuatro pagarés junto a las siguientes nóminas. Nómina 1 con ochocientos sesenta y siete deudores (Ley N ) - Nómina 2 con doscientos cincuenta y siete deudores (Ley N ) Nómina 3 con trescientos deudores (Ley N ) 4 C20

7 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORÍA REGIONAL DE ATACAMA Unidad de Auditoría e Investigaciones Especiales Al respecto, se verificó que se pagó por parte de esa Casa de Estudios Superiores, a través del comprobante de egreso N 59, de 30 de diciembre de 2004, la factura N , de 31 de agosto de 2004 a la mencionada empresa la cantidad de $ , que incluía $ en exceso, correspondientes a diferencias entre los valores convenidos y los montos pagados como se detalla a continuación: Cantidad de Pagarés Valor pagado por la Universidad según factura N Valores contratados por la Valores verificados por Diferencia / Universidad Contraloría Regional 867 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ En cuanto a este punto, la Universidad manifiesta que en relación al pago de las facturas Nos y por $ y $ ambas de agosto de 2004, respectivamente, pagadas con cheque N del Banco del Desarrollo, por un monto de $ a la empresa DICOM S.A. por concepto de protestó de pagarés de 1424 documentos, no se encontraron en los expedientes del Fondo Solidario Crédito Universitario (F.S.C.U.), como asimismo señala que tampoco se ha encontrado contrato alguno que permita comparar los montos cobrados con los pagos efectuados. En atención a lo anterior, esta Contraloría Regional procede a mantener la observación antes citada toda vez que los argumentos planteados no hacen más que confirmarla, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Casa de Estudios Superiores sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe, ello sin perjuicio de las acciones civiles que realice este Organismo de Control. b) Respecto de los servicios de protestos contratados con la empresa SERPRO y CiA LTDA, la Universidad de Atacama le entregó, a través de un Acta de Entrega de 20 de enero de 2006 a la citada empresa la cantidad de dos mil seiscientos setenta y un pagarés relacionados con el decreto con fuerza de ley N 4 de 1981 del Ministerio de Educación Pública y ley de Crédito Universitario, por los cuales la Universidad pagó mediante comprobante de egreso N 13, de 27 de enero de 2006, $ según factura N 002, del 25 de enero de 2006, determinándose de igual forma un pago en exceso de $ , correspondiente a las diferencias entre los valores convenidos y los montos pagados como se indica a continuación: Valor pagado Valores Valores Diferencia Cantidad de por la Contratados verificado por Pagarés Universidad por la Contraloría según factura Universidad Regional N 002/ $ $ $ $ $ $ $ $

8 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE ATACAMA Unidad de Auditoría e Investigaciones Especiales Respecto de la presente observación dicha Casa de Estudios Superiores, no proporcionó respuesta alguna, procediéndose a mantener integramente las observaciones formuladas, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Casa de Estudios Superiores sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe, ello sin perjuicio de las acciones civiles que realice este Organismo de Control. 2.- Pago de Servicio de Protesto de Pagarés y Notificación. Examinada la documentación disponible, respecto del pago de servicios a las empresas citadas, se pudo comprobar lo siguiente: La Universidad, mediante comprobante de egreso N 59, de 30 de diciembre de 2004, pago factura N , de DICOM S.A., de 31 de agosto de 2004, por $ , correspondiente a los deudores indicados en el punto 1 letra a) de Examen de Cuentas del presente informe, por concepto de envió de cartas de notificación, en circunstancias que tal como se señala en el cuadro correspondiente, mediante la Factura N , de 31 de agosto de 2004, la mencionada empresa cobró $ , que incluía los servicios de tramitación de protestos de los citados deudores. A través de comprobante de egreso N 22, de 17 de marzo de 2006, la Universidad de Atacama pagó a la empresa DICOM S.A., la Factura N , de 31 de octubre de 2005 por $ , correspondiente a quinientos cincuenta y siete servicios de notificación. Cabe precisar, que dentro de las quinientas cincuenta y siete notificaciones, doscientas cincuenta y siete correspondían a servicios de tramitación de protestos, que ya habían sido pagados a la mencionada empresa, según factura N , de 31 de agosto de 2004, produciéndose una duplicidad de pago por $ En su oficio respuesta, la autoridad señala que en relación con la observación planteada por Contraloría Regional, no se encontraron antecedentes del contrato que permita determinar la veracidad de lo observado, al no contar con los antecedentes que permitan comparar lo pagado con lo estatuido en el contrato, existiendo solamente un acta, el comprobante de egreso y el cheque pagado a DICOM S.A., adjuntando fotocopia del comprobante de egreso y del depósito. En virtud de lo señalado, cabe indicar que no se aportó la documentación formal de respaldo que permita desvirtuar la observación formulada, por lo que se procede a mantenerla íntegramente, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Casa de Estudios Superiores sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe, ello sin perjuicio de las acciones civiles que realice este Organismo de Control. c) Se pudo comprobar que la Universidad pagó mediante comprobante de egreso N 22 de 17 de marzo de 2006 $ , según factura N , de DICOM S.A., de 31 de octubre de 2005, servicios de trámites de protestos de quinientos cincuenta y siete pagarés. 6 r 2

9 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA e CONTRALORÍA REGIONAL DE ATACAMA Unidad de Auditoría e Investigaciones Especiales Al respecto, cabe indicar que los quinientos cincuenta y siete servicios de tramitación de protestos indicados en el párrafo anterior, ya habían sido pagados en virtud de la factura N , de 31 de agosto de 2004, por $ , lo que ha provocado un pago en exceso por parte de esa Casa de Estudios Superiores ascendente a $ En mérito de lo expuesto en los párrafos anteriores, se pudo constatar que la Universidad de Atacama pagó indebidamente la cantidad total de $ , por servicios que ya habían sido cancelados con anterioridad, lo que denota deficiencias en el Sistema de Control Interno y ha provocado un detrimento patrimonial a la entidad. En oficio respuesta, la Autoridad señala que no se pudo emitir un pronunciamiento, respecto a la observación antes citada, dado que no existen en el Departamento del Fondo Solidario de Crédito Universitario los antecedentes que sirvan de base para aclarar lo observado. En virtud de lo señalado, cabe indicar que no se aportó la documentación formal de respaldo que permita desvirtuar la observación formulada, por lo que se procede a mantenerla íntegramente, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Casa de Estudios Superiores sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe, ello sin perjuicio de las acciones civiles que realice este Organismo de Control. 3.- Cobro a deudores por concepto de protestos. Del examen realizado, se pudo determinar que respecto de los pagarés enviados a protesto, el procedimiento incluye la cobranza del valor de costo de los mencionados protestos, más en algunos casos, el valor de la carta de notificación y, una comisión de un 3% sobre el valor nominal del pagaré protestado. Respecto de la comisión cobrada, no existe ninguna ley vigente del Fondo Solidario de Crédito Universitario que faculte a sus administradores a realizar cobros por este concepto. En su respuesta, la Autoridad señala que respecto de la comisión del 3% del valor nominal, ésta comisión fue pagada por los ex alumnos de la Universidad, sin producir detrimento al patrimonio de la Universidad, eliminándose de acuerdo a lo sugerido por el Organismo Contralor a partir del 21 de abril de En atención a lo anterior esta Contraloría Regional procede a mantener la observación antes citada, toda vez que los argumentos planteados no hacen más que confirmarla, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Casa de Estudios Superiores sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe, ello sin perjuicio de las acciones civiles que realice este Organismo de Control. 7 Ccr3

10 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE ATACAMA Unidad de Auditoría e Investigaciones Especiales III. CONCLUSIONES: Atendida las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, corresponde concluir que: En cuanto a que no existe evidencia de que la Universidad de Atacama haya efectuado un proceso de licitación o de cotizaciones con otras empresas, para contratar el servicio de cobranza, la respuesta proporcionada no hace más que confirmar lo observado, manteniéndose en todos sus términos, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Universidad sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe. Respecto de los contratos suscritos entre la Universidad de Atacama y las empresas antes citadas, no se encuentran aprobados mediante acto administrativo alguno, la respuesta proporcionada no hace más que confirmar lo observado, manteniéndose en todos sus términos, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Universidad sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe. En relación a la modificación de tarifas no formalizada por acto administrativo alguno; los contratos firmados entre la Universidad de Atacama y la Empresas de Servicios DICOM S.A. y SERPRO Y CIA. LTDA. Que no fueron proporcionados a este Organismo y, la falta de evidencia de la recepción conforme de los servicios prestados por dichas empresa, la autoridad no proporcionó respuesta alguna, procediéndose a mantener íntegramente las observaciones formuladas, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Universidad sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe. Sobre los antecedentes solicitados por este Organismo de Control y no encontrados por la Universidad de Atacama señalados en el punto 2 letras desde la letra a) a la h), la autoridad no proporcionó respuesta alguna, procediéndose a mantener íntegramente las observaciones formuladas, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Universidad sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe. En lo relacionado con los pagos en exceso por $ efectuados por la Universidad de Atacama UDA, por los servicios contratados con la empresa DICOM S.A., se procede a mantener la observación antes citada, toda vez que los argumentos planteados no hacen más que confirmarla, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Casa de Estudios Superiores sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe, ello sin perjuicio de las acciones civiles que realice este Organismo de Control. Respecto de los pagos en exceso por $ efectuados por la UDA., por los Servicios contratados con la empresa SERPRO Y CIA LTDA., la autoridad no proporcionó respuesta alguna, procediéndose a mantener íntegramente la observación formulada, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Casa de Estudios Superiores sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe, ello sin perjuicio de las acciones civiles que realice este Organismo de Control. 8 C24

11 CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA REGIONAL DE ATACAMA Unidad de Auditoría e Investigaciones Especiales En cuanto a las doscientas cincuenta y siete servicios de notificación, que ya habían sido pagados a la empresa DICOM S.A., produciéndose una duplicidad de pago por $ , la autoridad no proporcionó la documentación formal de respaldo que permita desvirtuar la observación formulada, por lo que se procede a mantenerla íntegramente, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Casa de Estudios Superiores sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe, ello sin perjuicio de las acciones civiles que realice este Organismo de Control. En relación al pago de quinientos cincuenta y siete servicios de tramitación de protestos, que ya habían sido pagados a la empresa DICOM S.A., produciéndose una duplicidad de pago por $ , cabe indicar que no se aportó la documentación formal de respaldo que permita desvirtuar la observación formulada, por lo que se procede a mantenerla íntegramente, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Casa de Estudios Superiores sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe, ello sin perjuicio de las acciones civiles que realice este Organismo de Control. 9.- En cuanto al cobro de una comisión de un 3% sobre el valor nominal del pagaré protestado, sin que exista facultad legal para realizarlo, se procede a mantener la observación formulada, toda vez que los argumentos planteados por la autoridad no hacen más que confirmarla, por tanto, ello deberá formar parte del sumario que instruye esa Casa de Estudios Superiores sobre la materia de la referida presentación, lo que será validado en la etapa de seguimiento del presente informe, ello sin perjuicio de las acciones civiles que realice este Organismo de Control. SALUDA TENTA ENTE A UD., p JORGE BRAVO ROJ FE DE CONTROL EXT e ERAL NO CONTRALortm REGIONAL DE C ATACAMA o o +>. ot wts 9 C.4.

12 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Contraloría Regional de Atacama