Propuesta de Organización del Sistema de Planificación Energética

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1 PROGRAMA PARA LA GESTION EFICIENTE Y SOSTENIBLE DE LOS RECURSOS ENERGÉTICOS DEL PERÚ (PROSEMER) Convenio de Financiamiento No Reembolsable N ATN/CN PE Propuesta de Organización del Sistema de Planificación Energética Términos de Referencia Lima, setiembre 2013

2 INDICE 1. Antecedentes Objetivo Alcances del Servicio Entregables Plazos y Forma de Pago Coordinación y Supervisión Calificaciones del Consultor Lugar de trabajo Propiedad Intelectual Propuesta de Organización del Sistema de Planificación Energética Página 2 de 11

3 SIGLAS Y ABREVIATURAS BID: Banco Interamericano de Desarrollo. Comité Técnico: Comité Técnico de Trabajo orientado al planeamiento energético y los esquemas de la promoción de energías renovables y eficiencia energética del PROSEMER. CEPLAN: Centro Nacional de Planeamiento Estratégico. COES: Comité de Operación Económica del Sistema. Consultor o Firma Consultora: Firma de consultoría que realice los servicios a contratarse. GdP: Gobierno del Perú. Involucra tanto al Gobierno Central como a los Gobiernos Regionales. GoR: Gobierno(s) Regional(es) MINAM: Ministerio del Ambiente. MINEM: Ministerio de Energía y Minas. OSINERGMIN: Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería. PROSEMER: Programa para la Gestión Eficiente y Sostenible de los Recursos Energéticos del Perú. TdR: Términos de Referencia. UCPS: Unidad de Coordinación de Prestamos Sectoriales del Ministerio de Economía y Finanzas. Propuesta de Organización del Sistema de Planificación Energética Página 3 de 11

4 1. Antecedentes Con fecha 25 de Junio 2012, el GdP y el BID, formalizaron el Convenio de Financiamiento no Reembolsable del Programa para la Gestión Eficiente y Sostenible de los Recursos Energéticos del Perú - PROSEMER. El PROSEMER, tiene por objetivo general contribuir a una gestión equilibrada y sostenible de los recursos energéticos con los que cuenta el país por parte de las diferentes instancias del GdP, vinculadas a este sector, así como por otros actores relevantes, fortaleciendo la interacción y coordinación entre los mismos con el fin último de propiciar un crecimiento económico sostenible. El PROSEMER propone enfrentar la problemática energética actual mediante el desarrollo de un programa de capacitación y fortalecimiento institucional del sector energético que contribuya a generar y consolidar conocimiento y pericia institucional en materia de planeamiento energético de largo plazo, esquemas de promoción de Energías Renovables y Eficiencia Energética y, en relación con la formulación, gestión, seguimiento y evaluación de proyectos energéticos, respaldando los esfuerzos realizados por el Gobierno Peruano para la implementación de buenas prácticas de Gobierno Corporativo en las empresas públicas del sector energético. La UCPS ha conformado un Equipo Técnico para apoyar la ejecución del Programa, teniendo a su cargo como Organismo Ejecutor del PROSEMER, la fiscalización directa y coordinación con las actividades a desarrollar en el marco del Programa. Dicho equipo incorpora, entre otros, un Comité Técnico de Trabajo integrado por personal del MINEM y OSINERGMIN, cuya finalidad es dar soporte a los Componentes 1 y 3 del PROSEMER, denominados Planeamiento Energético y Promoción de Energías Renovables y Eficiencia Energética. Al respecto, en el marco del PROSEMER y como parte del Plan Operativo aprobado en beneficio del MINEM, entre otros, se contempla la ejecución de las asistencias técnicas dirigidas a desarrollar la actividad "Propuesta de Organización del Sistema de Planificación Energética. Sobre el particular, de acuerdo con la normatividad vigente el MINEM es el encargado de formular y aprobar los planes sectoriales e institucionales del sector energía. Asimismo, los Gobiernos Regionales deben efectuar planes de desarrollo energético sobre la base de las politicas dictadas por el MINEM. Complementariamente, es de señalar que estos planes requieren a su vez de la elaboración de una Evaluación Ambiental Estratégica, cuyo informe ambiental se somete a la consideración del MINAM. No obstante, actualmente no existen mecanismos claramente definidos que permitan la adecuada interrelación de estos actores entre si, ni con otros interesados, tales como agentes del sector y sociedad civil. En este contexto, para lograr un desarrollo adecuado del proceso de planificación sectorial, es necesario instrumentar mecanismos de coordinación en materia de coordinación sectorial entre los entes del Gobierno Central, los Gobiernos Regionales 1 y terceros interesados. 1 Politicamente la República del Perú se halla organizada en un gobierno nacional y 25 gobiernos regionales, a los cuales se han tranferido competencias administrativas en diversas materias, entre ellas algunas relacionadas con el sector energía. Propuesta de Organización del Sistema de Planificación Energética Página 4 de 11

5 Adicionalmente, es importante establecer los alcances, metodología y niveles de responsabilidad en el proceso de planificación energética, toda vez que hoy en día existen una multiplicidad de actores que dotan al MINEM de alternativas de planes de desarrollo del sector energía no necesariamente consistentes entre si, como por ejemplo el plan de transmisión elaborado por el COES con alcance nacional, el plan de transmisión del contrato de concesión por remuneración anual garantizada sobre su área de concesión, el plan de transmisión aprobado por OSINERGMIN para la expansión de redes regionales, los requerimientos de reserva fría de generación que elabora el COES, planes energéticos desarrollados por los gobiernos regionales, etc. Con la finalidad de atender esta problemática se requiere la contratación de una consultoría cuyos ejes principales de actuación son: i) identificación del modelo objetivo a implementar para realizar un proceso de planeamiento energético apropiado, ii) identificación de brechas organizativas, de personal, tecnológicas y legales para alcanzar el modelo objetivo, y iii) propuestas que permitan subsanar las brechas identificadas. 2. Objetivo El objetivo general de la consultoría a contratar es dotar al GdP de un sistema de planificación energética debidamente estructurado a nivel central y regional, a partir del conocimiento del estado situacional actual y del modelo objetivo que se determine apropiado implementar. Los objetivos específicos del trabajo a desarrollar son los siguientes: 1. Contar con una definición precisa de los productos que deben desarrollarse para que el GdP disponga de una planificación de largo (estratégico) y mediano (operativo) plazo que guíe el desarrollo del sector energético. 2. Contar con un sistema organizado de planificación energética que disponga de una matriz de responsabilidades, de metodologías y de procedimientos que regulen las relaciones entre los diferentes niveles del GdP, y de éstos con terceros interesados, de modo que se garantice la elaboración de los productos de planificación definidos, con los consensos necesarios entre actores e interesados. 3. Delimitar las capacidades técnicas y materiales (hardware y software) que se requieren para que cada nivel del GdP ejerza debidamente las actividades bajo su responsabilidad en materia de planeamiento energético. 4. Proponer el contenido de un Plan de Formación que permita superar las debilidades que se identifique a nivel técnico y organizacional, y otras que se consideren relevantes para que las instituciones puedan desempeñar las responsabilidades que les deben corresponder en el proceso de materialización del planeamiento energético. 5. Proponer todas las mejoras y modificaciones que sean necesarias introducir al marco normativo e institucional para desarrollar el proceso de planificación que finalmente se determine, confeccionando un borrador de los instrumentos jurídicos que se requieran. 6. Determinar la información básica que requiere el proceso de planeamiento del sector energético. Se deberán identificar las fuentes oficiales que deben facilitar dicha información y recomendar un esquema que permita garantizar la disposición de la misma de manera confiable y oportuna. Propuesta de Organización del Sistema de Planificación Energética Página 5 de 11

6 3. Alcances del Servicio Las actividades mínimas que deberán ser realizadas por el Consultor como parte del servicio a ser contratado se describen a continuación, las mismas no deben considerarse como limitativas para el cumplimiento de los objetivos, es decir el Consultor podrá ampliarlas o modificarlas en caso que, de acuerdo a su experiencia, lo considere necesario para alcanzar el objetivo propuesto. El Consultor para el logro de los objetivos deberá considerar una visión estratégica de desarrollo sectorial de largo plazo y una visión operativa de mediano plazo que consideren aspectos técnicos, económicos y socio-ambientales, así como la necesaria participación en dicho proceso de las diversas instituciones y niveles del GdP que tienen responsabilidades en la materia y otros actores e interesados, mediante talleres, foros u otras herramientas que promuevan su activa participación en dicho proceso. 3.1 Diagnóstico situación actual El Consultor realizará entrevistas con los especialistas de las instituciones vinculadas con el proceso de planeamiento energético, entre ellas: CEPLAN, MINEM (Viceministerio de Energía y todas las Direcciones Generales que lo integran), OSINERGMIN, MINAM y los GoR (a través de la Asamblea de Gobiernos Regionales), con la finalidad de elaborar el mapa actual de distribución de responsabilidades en dicha materia, relación de información que administran y sistemas de información implementados, así como identificar tanto la organización, perfiles del personal involucrado, los procedimientos y metodologías aplicadas, así como si disponen mecanismos de participación de actores e interesados. Como resultado se deberá elaborar un reporte que contenga la descripción de la situación institucional actual del proceso de planificación energética, el cual deberá resumir los resultados de las entrevistas efectuadas, identificando aquellos aspectos que pueden facilitar o dificultar el proceso de implementación de un sistema coordinado de planificación energética, ordenándolos según su impacto y nivel de consenso, u otros criterios que considere apropiados. Asimismo, se identificará las normas principales normas legales que regulan la planificación energética. 3.2 Formulación de la Propuesta de Diseño Institucional del Sistema de Planificación Energética El Consultor realizará un análisis comparativo de los criterios y metodologías seguidas por los organismos encargados de la planificación energética de países que tengan una estructura administrativa descentralizada, como el Perú, e incorporen en dicho proceso mecanismos de coordinación entre los diversos niveles de gobierno (gobierno central y gobiernos subnacionales) 2 y con terceros interesados (actores del sector y sociedad civil). Del análisis desarrollado deberán extraerse conclusiones aplicables al estudio. A partir de las conclusiones extraídas de las experiencias en materia de planificación energética en otros países, de la experiencia propia del Consultor y de la información recabada conforme al alcance 3.1 anterior, se efectuará una propuesta de organización del sistema de planificación energética que se recomiende adoptar al GdP en sus diferentes niveles (central y subnacional). 2 El Consultor propondrá como parte de su oferta técnica la relación de paises a considerar, explicando el porqué de su selección sobre la base de como esas experiencias pueden servir de base para efectos del logro de los objetivos del servicio. Propuesta de Organización del Sistema de Planificación Energética Página 6 de 11

7 El desarrollo de la propuesta deberá ser resultado de la aplicación de alguna metodología de trabajo que permita involucrar de manera activa a las instituciones del GdP que deben participar en el proceso de planeamiento y a terceros interesados, de modo que la propuesta se base en la medida de lo posible en la búsqueda de consensos. Dicha propuesta debe responder a las siguientes interrogantes: Qué productos y qué actividades son necesarios para que el GdP disponga de una visión estratégica de largo plazo de desarrollo del sector energético, orientada a delinear la política energética del país, y de un planeamiento de mediano plazo, cuyo objetivo básico sea configurar una cartera de proyectos energéticos que responda a las prioridades del GdP, minimice los costos de inversión y operación y posibilite la consecución de los objetivos de confiabilidad y calidad del servicio? ALCANCE DE LA PLANIFICACIÓN Con qué frecuencia debe formularse el planeamiento de largo y mediano plazo? Para el caso del largo plazo, éste permita visualizar el objetivo de largo plazo a seguir, y para el mediano plazo, permita conocer de manera oportuna las necesidades energéticas que requiere el país PERIODICIDAD DE LA PLANIFICACIÓN Cómo deben realizarse dichos productos y actividades, y qué fuentes de información se requieren? Definición precisa de las actividades que se requiere efectuar para el desarrollo de los productos y determinación de la información necesaria para dar soporte a dicho proceso - METODOLOGÍA DE PLANIFICACIÓN Quién debe hacerse cargo de efectuar las actividades que se contemplan en el proceso de planeamiento, conforme a sus funciones y responsabilidades, y cómo deben interactuar para garantizar que el resultado del dicho proceso cuente con los consensos básicos necesarios? ESTRUCTURA INSTITUCIONAL / MATRIZ DE COMPETENCIAS / GOBERNANZA DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN La propuesta a elaborar por el Consultor deberá tener en cuenta que el proceso de planificación energética implica un proceso de toma de decisiones para el establecimiento de metas, políticas y procedimientos destinados a actuar tanto sobre la oferta como sobre la demanda futura de energía. En este sentido, la metodología que forme parte de la propuesta debe estar orientada a reducir la posibilidad de la toma de decisiones no acertadas, en el sentido que como resultado del proceso de planificación energética se tomarán decisiones para promover el desarrollo de infraestructura que implican inversiones irreversibles en activos que operaran por varias décadas y que, por tanto, impondrán restricciones para el desarrollo futuro del sistema energético. Es decir, la metodología (y los procedimientos de detalle que se desarrollen para su aplicación) deben orientar a la toma de decisiones apropiadas y deberá considerar, en la medida de lo posible, lo siguiente: 1. Debe abordar todo el proceso de toma de decisiones, desde la identificación del problema hasta la selección del sistema energético, asi como los procesos de revisión y ajuste periódico de las decisiones previamente adoptadas. 2. Debe ser de fácil entendimiento para los interesados. 3. Debe incorporar además de aspectos de naturaleza técnica y financiera, aspectos económicos, ambientales y sociales. 4. Debe permitir la inclusión de información cualitativa relacionada con el contexto que condiciona la toma de decisiones. Propuesta de Organización del Sistema de Planificación Energética Página 7 de 11

8 5. Debe abordar la problemática de rápido crecimiento regional, donde la extrapolación de tendencias históricas no resulte válida para la toma de decisiones. 6. Debe ser capaz de diferenciar entre tecnologías y poderlas comparar. 7. Debe ser de aplicación general y lo suficientemente flexible para adaptarse a la disponibilidad de información y circunstancias locales. 8. Debe vincular las decisiones a nivel regional con las políticas nacionales, de modo que las opciones a nivel regional se encuadren en el marco regulatorio nacional. Complementariamente, sobre la base de la matriz de competencias propuesta para realizar las funciones de planificación energética, el Consultor elaborará: i. Una propuesta de la organización necesaria de implementar, tanto a nivel central como regional, ii. Descripción de las características de las herramientas informáticas que sea necesario utilizar, iii. Los perfiles de los profesionales que se requieren en las diversas instituciones que han de participar del proceso de planeamiento, y iv. El detalle de la información que debe estar disponible para poder dar soporte a de la labor de planeamiento. Se deberán identificar las fuentes oficiales que deben facilitar dicha información y recomendar un esquema que permita garantizar la disposición de la misma de manera confiable y oportuna. 3.3 Desarrollo de instrumentos legales para implementación de la propuesta Establecida la Propuesta de Diseño Institucional del Sistema de Planificación Energética, el Consultor elaborará los proyectos de dispositivos legales (leyes y reglamentos) que permitan instrumentar la referida propuesta y desarrollar en detalle los procedimientos necesarios para una correcta aplicación de la metodología de planificación y participación de los diversos actores involucrados, de modo que puedan ser aplicados por los profesionales encargados de las labores de planificación energética. 3.4 Determinación de brechas y propuesta de capacitación El Consultor, en base a los perfiles profesionales elaborados conforme al alcance 3.2 precedente, deberá efectuar una evaluación de las competencias técnicas del personal encargado de desempeñar funciones relacionadas directamente con el planeamiento sectorial en las diversas instituciones del GdP involucradas en dicho proceso. A partir de los mencionados perfiles se deberá elaborar una propuesta de currícula de formación que permita dotar al GdP de profesionales con habilidades suficientes para dar soporte al proceso de planeamiento energético. Dicho programa deberá estructurarse de manera modular con la finalidad que, además de permitir la formación de nuevos expertos, permita a los profesionales que actualmente se desempeñan en el GdP puedan incrementar sus competencias técnicas y reducir brechas de conocimiento en la materia. Propuesta de Organización del Sistema de Planificación Energética Página 8 de 11

9 4. Entregables Se ha previsto la presentación de cuatro entregables (informes), los cuales serán presentados en medio impreso (un original y dos copias) foliado y además en medio magnético (formato.doc). Asimismo, se presentará un archivo en formato.pdf, donde se integrará los textos, tablas, cuadros y anexos del entregable, de tal manera que se refleje fielmente aquél presentado en medio impreso. Entregable Contenido Informe 1 Informe conteniendo en desarrollo completo del alcance 3.1 Informe 2 Informe conteniendo en desarrollo completo del alcance 3.2 Informe 3 Informe conteniendo en desarrollo completo del alcance 3.3 Informe Final Informe consolidado con el desarrollo de todos los alcances (3.1 a 3.4) 5. Plazos y Forma de Pago El servicio tendrá una duración total de ocho meses calendario, contados a partir de la fecha de suscripción el contrato. Los entregables y porcentajes de pago asociados son los que se muestran a continuación. Entregable Fecha máxima de entrega Porcentaje de Pago Informe 1 Informe 2 Informe 3 Informe Final A los 30 días calendario de firmado el contrato A los 150 días calendario de firmado el contrato A los 210 días calendario de firmado el contrato A los 240 días calendario de firmado el contrato 10% 40% 40% 10% La UCPS efectuará los pagos luego de emitido el informe de conformidad correspondiente por parte del Comité Técnico de Trabajo y del Coordinador Técnico del Programa. En el caso del Informe Final requerirá adicionalmente de la no objeción del BID. Propuesta de Organización del Sistema de Planificación Energética Página 9 de 11

10 6. Coordinación y Supervisión La coordinación y supervisión de las actividades y la conformidad de los entregables que se desarrollarán en el marco de la presente consultoría, estará a cargo del Equipo Técnico de la UCPS y del representante del MINEM ante el Comité Técnico de Trabajo. El consultor presentará, según le sea requerido por el Equipo Técnico de la UCPS, reportes de avance de las labores realizadas. 7. Calificaciones del Consultor 7.1 Calificaciones, Experiencia y Habilidades El Consultor deberá tener experiencia (de preferencia aplicada a entidades gubernamentales) en el diseño o rediseño de organizaciones (de preferencia en el sector público), análisis y definición de estructuras organizativas, planificación y dimensionamiento de plantillas, definición de perfiles. Asimismo, durante los últimos 10 años, debe haber elaborado al menos tres estudios en materia de diseño, implementación o desarrollo de planes nacionales de energía. Adicionalmente, dadas las características del estudio, se estima que serán necesarios los siguientes especialistas clave 3 que deberán cumplir mínimamente con la descripción siguiente: Experto en Personas y Organizaciones: Psicólogo, Administrador de Empresas, Economista, Abogado, Ingeniero u otro cuya formación se vincule con la estructuración y gestión de organizaciones. Deberá contar con más de 15 años de experiencia y haber participado como líder de equipo en al menos cinco proyectos vinculados con diseño organizacional y gestión de recursos humanos durante los últimos 10 años. Deberá liderar el equipo que considere necesario para validar los aspectos relacionados el análisis de la estructura organizacional vigente, evaluación de personal y el desarrollo de la propuesta de organización futura, incluyendo el diseño de los programas de capacitación. Experto en Planeamiento Energético: Ingeniero, Físico, Economista, u otro cuya formación se vincule con el manejo de recursos. Deberá contar con más de 15 años de experiencia y haber participado como líder de equipo en al menos cinco proyectos vinculados con desarrollo de planes energéticos con alcance nacional o subnacional durante los últimos 10 años. Deberá liderar el equipo que considere necesario para validar los aspectos relacionados el análisis de los productos y metodologías de planificación vigentes, así como del desarrollo de la propuesta de ALCANCE DE LA PLANIFICACIÓN, PERIODICIDAD DE LA PLANIFICACIÓN y METODOLOGÍA DE PLANIFICACIÓN. 3 Los cuales serán complementados por los equipos de trabajo que el Consultor conforme considere más conveniente. Propuesta de Organización del Sistema de Planificación Energética Página 10 de 11

11 Experto en Derecho Administrativo: Abogado con más de 10 años de experiencia en derecho público, de preferencia en temas relacionados con el estudio de la organización y funciones de las instituciones del Estado. Deberá liderar el equipo que considere necesario para validar los aspectos relacionados el análisis de la normatividad vigente y el desarrollo de instrumentos legales requeridos. El Consultor designará a unos de los miembros del personal clave como líder del equipo. 8. Lugar de trabajo Las actividades previstas en los alcances del presente servicio se realizarán en las instalaciones del Consultor. 9. Propiedad Intelectual Todas las especificaciones, diseños, informes y otros documentos preparados por el Consultor en virtud del servicio pasarán a ser de propiedad del contratante y del MINEM como beneficiario del PROSEMER. Propuesta de Organización del Sistema de Planificación Energética Página 11 de 11

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