REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓNDE BRC

Transcripción

1 CERTIFOOD REGLAMENTO DE CERTIFICACIÓNDE BRC Editado Revisado Aprobado Departamento Técnico Director Técnico Director Técnico Página 1 de 34

2 ÍNDICE REGLAMENTO DE CAPÍTULO 0. GESTIÓN DEL DOCUMENTO 1. Hoja de Control de Cambios CAPÍTULO 1. PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE LA NORMA MUNDIAL DE SEGURIDAD ALIMENTARIA BRC 1. Fase Preliminar del Proceso de Certificación Petición de Información Apertura de Expediente Revisión de la Solicitud 2. Proceso de Certificación Programa de iniciación Auditoría de Certificación Evaluación de Centros Adicionales y Sede Central Acciones Correctivas Informe Final de Auditoría Evaluación de Expedientes y Emisión de Dictamen Concesión del Certificado Clasificación de la Auditoría y Frecuencia de Auditorías 3. Seguimiento de la Certificación Renovación de la Certificación Auditorías Opcionales No Anunciada Otras Acciones Modificación del Alcance de la Certificación Suspensión y Retirada de la Certificación 4. Reclamaciones y Recursos Procedimiento de Reclamación Procedimiento de Recurso CAPÍTULO 2. ANEXO 1. Clasificación de No Conformidades 2. Tipos de No Conformidades, Plazos de Acciones Correctivas para la Empresa y Acciones de CERTIFOOD 3. Categorías de Productos Página 2 de 34

3 CAPÍTULO 0 GESTIÓN DEL DOCUMENTO 1. Hoja de Control de Cambios EDICIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 00 01/05 Borrador 01 01/05 Edición de implantación 02 05/07 Inclusión del apartado de modificación de alcance y cambios del proceso de certificación 03 10/07 Solicitud de documentación a los solicitantes para la preparación previa de la auditoría 04 07/08 Cambios del documento normativo 05 08/09 Cambios tras la auditoría de ENAC (revisión de la solicitud, revisión del APPCC y procedimiento de suspensión y retirada) 06 09/10 Cambios tras la auditoría de ENAC (visitas al operador) 07 01/12 Cambios del documento normativo 08 02/12 Cambios tras la revisión documental de ENAC Página 3 de 34

4 CAPÍTULO 1 PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE LA NORMA MUNDIAL DE SEGURIDAD ALIMENTARIA BRC. CERTIFOOD, S.L. (en adelante CERTIFOOD) dispone de información documentada y actualizada que podrá facilitarse a cualquier interesado en la certificación que lo solicite. Entre esta documentación se encuentra: Información sobre la estructura y organización de la entidad. Descripción de los medios de financiación de la entidad. Tarifas de certificación. Descripción del sistema de certificación aplicable al producto (incluyendo los procesos de concesión, mantenimiento, modificación de alcance, renovación, suspensión y retirada de la certificación). Información sobre los procedimientos de reclamaciones y recursos. Listado de certificados concedidos. uso del certificado de producto. Código de conducta. CERTIFOOD asume la completa responsabilidad sobre los trabajos de certificación realizados, ya sea directamente por CERTIFOOD, o por sus comités o por entidades subcontratadas que desarrollan alguna actividad del proceso de certificación. CERTIFOOD desarrolla la certificación de producto, conforme a lo establecido en la norma UNE-EN 45011, verificando el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en el documento normativo de BRC en su versión vigente. El documento normativo para la certificación de BRC es la Norma Mundial de Seguridad Alimentaria, y se encuentra en la sexta edición publicada julio de Esta norma puede aplicarse a las industrias agroalimentarias de cualquier ámbito. Los criterios que se aplican, por parte de CERTIFOOD, para verificar el cumplimiento de los requisitos de BRC y para la valoración de las desviaciones o no conformidades detectadas durante el proceso de certificación (no conformidades menores, no conformidades mayores y no conformidades críticas) se ajustan a lo establecido en la norma vigente de BRC. Página 4 de 34

5 1.- FASE PRELIMINAR DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN PETICIÓN DE INFORMACIÓN Un solicitante interesado en la certificación de los productos elaborados en su industria agroalimentaria conforme al protocolo BRC podrá contactar con CERTIFOOD para solicitar información para la certificación de este alcance. Para ello, se facilitará al interesado un impreso de Petición de Información, que cumplimentará y lo remitirá a CERTIFOOD, o bien aportará los datos necesarios a un miembro del Dpto. Técnico de CERTIFOOD, para que éste cumplimente el impreso. CERTIFOOD analiza los datos recogidos en la Petición de Información y, en el caso que se considerara necesario, se pondría en contacto con el solicitante para requerirle algún dato adicional. Cuando la Petición de información del solicitante sea correcta y suficiente, CERTIFOOD enviará al interesado: Esquema de Certificación. Presupuesto de Certificación. Solicitud de Certificación. Cualquier interesado podrá solicitar el inicio del proceso y acceder a la certificación. CERTIFOOD garantiza que, en ningún caso, se utilizarán procedimientos discriminatorios que impidan o eviten el acceso a la certificación. El acceso a los servicios de certificación de CERTIFOOD no estará condicionado por motivos que puedan considerarse discriminatorios para los solicitantes APERTURA DE EXPEDIENTE Si, tras recibir toda la documentación informativa, el solicitante desea iniciar el proceso de certificación deberá aceptar el presupuesto y las condiciones expuestas en la Solicitud de Certificación, y remitirla cumplimentada y firmada a CERTIFOOD. Cuando CERTIFOOD reciba el documento de Solicitud de Certificación, procederá a la apertura del expediente del solicitante, asignándole la correspondiente codificación, y se lo comunicará por escrito al interesado, junto con el envío del documento de Reglamento de Certificación de BRC. Así mismo el solicitante deberá aportar junto con la solicitud de certificación la siguiente documentación: - Lista completa de productos de cada centro. - Periodos de actividad de cada producto. - Diagramas de flujo, indicando los correspondientes puntos críticos de control. Página 5 de 34

6 - Plan APPCC. - Plano sencillo del emplazamiento. - Organigrama. - Modelos habituales de los turnos de trabajo, y programas habituales de producción, para permitir que las auditorías cubran los procesos relevantes. - Aspectos relevantes y recientes de calidad, devoluciones o reclamaciones. - Si el centro ya estaba certificado en BRC, pero es el primer año que va a realizarse el trabajo con CERTIFOOD, el solicitante deberá aportar el informe de auditoría y el certificado del año anterior. El sistema de codificación de los expedientes quedará definido de la siguiente manera: P13 XXXX YY P13: Código identificativo del sistema de certificación, compuesto por la identificación del esquema de certificación BRC. XXXX: Código de cuatro dígitos que relaciona el expediente con el nº de petición de información, compuesto por dos dígitos que indican el orden de recepción de la petición de información y otros dos dígitos que identifican el año de entrada de dicha petición. YY: Código de dos dígitos que indica el nº de orden de apertura del expediente REVISIÓN DE LA SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN CERTIFOOD revisará los datos aportados por la empresa en la Solicitud de Certificación, aclarando si fuera necesario con el solicitante la información recogida. Además, CERTIFOOD también comprobará que el solicitante ha aportado junto con la solicitud de certificación la siguiente documentación, solicitando documentación adicional si fuera necesario: - Lista completa de productos de cada centro. - Periodos de actividad de cada producto. - Diagramas de flujo, indicando los correspondientes puntos críticos de control. - Plan APPCC. - Plano sencillo del emplazamiento. - Organigrama. - Modelos habituales de los turnos de trabajo, y programas habituales de producción, para permitir que las auditorías cubran los procesos relevantes. - Aspectos relevantes y recientes de calidad, devoluciones o reclamaciones. - Si el centro ya estaba certificado en BRC, pero es el primer año que va a realizarse el trabajo con CERTIFOOD, el solicitante deberá aportar el informe de auditoría y el certificado del año anterior. Página 6 de 34

7 De este modo, también se comprobará que la información de la solicitud coincide con la documentación enviada. Toda esta información permitirá al auditor preparar mejor la realización de la auditoría. En la solicitud de certificación la empresa también debe indicar si existen productos que quiera excluir del alcance de la certificación, acordándolo con Certifood antes de la auditoría. Esta exclusión de productos fabricados en un emplazamiento solamente se aceptará de forma excepcional, cuando dichos productos excluidos puedan ser claramente diferenciados de los productos dentro del alcance y constituyan una minoría de la totalidad de los productos fabricados en el emplazamiento. Además, estos productos deben producirse en una zona separada de la fábrica, o producirse con diferentes equipos de producción. Cuando se acepten estas exclusiones, el auditor evaluará cualquier riesgo en las zonas o en los productos excluidos (por ejemplo la introducción de alérgenos). Una vez aclarada la información, se dejará constancia de la persona que hace la revisión de la solicitud y de la fecha en que la realiza. Página 7 de 34

8 2.- PROCESO DE CERTIFICACIÓN Una vez realizada la apertura de expediente con la asignación de código por parte de CERTIFOOD, se procede a iniciar el proceso de certificación PROGRAMA DE INICIACIÓN Este programa está diseñado para empresas que no disponen de una certificación conforme a la Norma BRC. Proporciona una iniciación al proceso de certificación de BRC, y una puntuación relacionada con el progreso del emplazamiento hacia una eventual certificación. Los emplazamientos que deseen formar parte del programa de iniciación, serán registrados en el Directorio de BRC por CERTIFOOD, junto con la fecha propuesta de auditoría. Se realiza una auditoría completa del emplazamiento (cuya duración será en función del número de empleados, el tamaño de las instalaciones y el número de estudios de APPCC incluidos dentro del alcance), indicándose las no conformidades encontradas. Si el número de no conformidades es menor que el que impide la certificación, la empresa puede decidir proseguir con el proceso, cerrando adecuadamente dichas no conformidades (en el plazo de 28 días tras la auditoría) y obteniendo la certificación y el grado que corresponda. La frecuencia de las siguientes auditorías será la establecida en el punto 2 del Anexo de este documento. Si se ha detectado un número de no conformidades superior al máximo permitido, o la empresa decide no cerrarlas adecuadamente, el emplazamiento entra en fase de desarrollo continuo. Se crea una tarjeta de puntuación de auditoría y un informe de auditoría que CERTIFOOD carga en el Directorio de BRC en un plazo de 42 días tras la auditoría. El auditor identifica las no conformidades, y da una puntuación para cada clausula. Cada no conformidad implica puntos de penalización que se restan de la puntuación máxima. Se obtiene una puntuación para cada una de las siete secciones y una puntuación total. Esta tarjeta de puntuación se descarga del Directorio de BRC. Si un emplazamiento cumple los requisitos y logra la certificación, ya no está en fase de desarrollo y no tiene puntación, sino el grado que le corresponda. Se espera que los establecimientos en fase de desarrollo resuelvan las no conformidades en un plazo de 28 días naturales desde la auditoría, aportando a CERTIFOOD las evidencias y planes de mejora correspondientes, información que se incluirá en el Informe de Auditoría y se descargará en el Directorio de BRC. Si un emplazamiento en fase de desarrollo desea obtener la certificación, debe recibir otra auditoría completa antes de 12 meses. Si por el contrario no se desea obtener la certificación y transcurren 12 meses sin realizarse otra auditoría, se eliminarán los datos del emplazamiento del Directorio de BRC. Página 8 de 34

9 2.2.- AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN CERTIFOOD contactará con el interesado para fijar las fechas de la auditoría de certificación y designará el equipo auditor que se va a encargar de realizarla. El interesado será informado por medio del Programa de Auditoría de las fechas y contenidos previstos para desarrollar en la auditoría, así como de las personas que la llevarán a cabo. La fecha de la auditoría se establecerá en base a la información aportada por el solicitante en relación a las líneas de productos, los productos manipulados, y los periodos de actividad, teniendo en cuenta también lo establecido en el documento normativo de referencia en relación al momento de auditoría. Si fuera necesario se pueden planificar visitas adicionales a la auditoría de certificación en otro momento del año. Esto puede darse por ejemplo porque se considere necesario verificar distintos procesos in situ con periodos de actividad diferentes, porque sea necesario verificar puntos que no han podido auditarse, ampliaciones de alcance, etc. La duración típica de una auditoría se calcula en función del número de empleados, el tamaño de las instalaciones y el número de estudios de APPCC incluidos dentro del alcance, según lo cual las jornadas de auditoría serán: Duración de auditorías para 1-3 APPCC (jornadas) Tiempo mínimo en la zona de producción (horas) Nº empleados Superficie del centro de producción Superficie del centro de producción < m m m > APPCC adicionales Horas adicionales al tiempo total de auditoría Horas adicionales al tiempo en la zona de producción 4-8 APPCC 4 2 > 9 APPCC 8 4 No obstante, los siguientes factores pueden influir en hasta un 30% en la duración de la auditoría, según lo establecido en el documento normativo: Complejidad del proceso de fabricación. El número de líneas de producción. Diseño y antigüedad del emplazamiento y el impacto en el flujo de materiales. La cantidad de mano de obra necesaria en los procesos. Dificultades de comunicación, por ejemplo el idioma. El número de no conformidades registrados en la anterior auditoría. Dificultades que se han tenido durante la auditoría que requieren una investigación posterior. Página 9 de 34

10 La calidad de la preparación de la empresa, por ejemplo documentación, APPCC y Sistemas de Gestión de Calidad. Previamente a la realización de la auditoría, el auditor revisará toda la documentación aportada por el solicitante. Toda esta información permitirá al auditor preparar mejor la auditoría, ya que dispondrá previamente de parte de la documentación a auditar. Esta documentación de trabajo del auditor junto con las conclusiones de su estudio quedarán archivadas en el expediente correspondiente. La auditoría constará de las siguientes fases: Reunión inicial: para confirmar el alcance y proceso de la auditoría. Revisión de la documentación o APPCC o Sistema de Gestión de la Calidad Prueba de trazabilidad: incluyendo una auditoría vertical de los registros de producción asociados. Inspección de las instalaciones de producción: para revisar la implantación práctica de los sistemas, incluyendo la observación del procedimiento de cambio de proceso productivo y entrevistas al personal. Revisión de las inspecciones de las instalaciones de producción: para verificar y llevar a cabo más comprobaciones de documentación. Revisión final de los hallazgos encontrados por el auditor. Reunión del equipo auditor como preparación a la reunión final Reunión final Durante la auditoría, y según establece BRC, el equipo auditor podrá cumplimentar el Checklist completo de Auditoría de BRC o los dos Checklist parciales de Auditoría de BRC (sistema documental y BPM), dejando constancia de la verificación de todos los requisitos del documento normativo. En la reunión final, el equipo auditor presentará sus conclusiones y las no conformidades detectadas, si las hubiera, pudiendo ser éstas Críticas, Mayores o Menores, según lo establecido en el Anexo del presente documento. Del mismo modo, también se comentarán los plazos para resolver dichas no conformidades. Por último, se redactarán las no conformidades existentes, dejando una copia de las mismas en la empresa. En el caso de que la empresa disponga de varias líneas de producción con periodos de actividad diferentes y que no estén en funcionamiento en el momento de la auditoría anual, el auditor dejará constancia de ello en sus notas de auditoría, y tomará registros sobre papel de los aspectos necesarios para verificar la idoneidad de dichas líneas. No obstante, podrá ser necesaria una segunda visita cuando dichas líneas estén en funcionamiento, para que el auditor verifique in situ los aspectos necesarios. En el caso de que se realice esta visita adicional, el equipo auditor dejará constancia de las verificaciones realizadas con las correspondientes notas de auditoría que se adjuntarán al informe del auditor. Si durante esta visita se detectaran desviaciones se seguirá el mismo procedimiento que para el resto de desviaciones detectadas en la auditoría de certificación. Página 10 de 34

11 2.3.- EVALUACIÓN DE CENTROS ADICIONALES Y SEDE CENTRAL Existen circunstancias excepcionales en las que las actividades se realizan en más de una localización, y por lo tanto todas pueden incluirse dentro de un solo informe y certificado. Se debe cumplir todas las condiciones siguientes: - Todos los emplazamientos son propiedad de una misma organización. - Todos los centros funcionan bajo los mismos sistemas de gestión de calidad documentados. - Todos los emplazamientos fabrican un producto que es parte del mismo proceso de fabricación. - Los emplazamientos solo suministran a los otros emplazamientos sin que haya otros clientes adicionales. - Los emplazamientos están a una distancia unos de otros de ni más de 50 km. Cualquier sistema gestionado de forma centralizada se debe incluir en el proceso de auditoría, existiendo dos posibles métodos: Solicitar y revisar información en el emplazamiento de producción: Auditoría normal estándar. Se recomienda cuando: - Se puede establecer una conexión apropiada con la sede central: mediante conferencia telefónica o videoconferencia para entrevistar al personal relevante, mediante fax o para solicitar documentos, y estableciéndose una sistemática que asegure la disponibilidad del personal relevante. - La cantidad y tipo de información se puede revisar de forma eficaz y evaluar a distancia. Cuando un emplazamiento elija este método, y no se pueda proporcionar información satisfactoria durante la auditoría, los requisitos no comprobados deben ser reflejados como no conformidades en el informe de auditoría. El Informe de Auditoría dejará claro cuando un requisito se gestiona por una sede central, y sus evidencias. También se registrarán las no conformidades detectadas conforme a los requisitos que se gestionan de forma centralizada, incluyéndose dentro de la suma de no conformidades para calcular el grado correspondiente del emplazamiento. Las acciones correctivas que se detecten se corregirán y evaluarán de la misma manera que las del emplazamiento de producción. Los requisitos de sistemas centralizados se evaluaran y se proporcionarán evidencias del cumplimiento en cada una de las auditorías de los emplazamientos de producción. Auditoría por separado de los procesos gestionados de forma centralizada en el grupo/sede central: Auditoría en dos etapas. Se recomienda cuando: Página 11 de 34

12 - No se puede disponer de una gestión eficaz para permitir la evaluación de los requisitos. - Hay demasiados requisitos que se gestionan de forma centralizada para poder ser revisados a distancia de forma eficaz. Este método se ofrecerá a la empresa que está siendo auditada y se llevará a cabo cuando lo solicite esta. Etapa 1: Auditoría del sistema centralizado. Se completará antes de la auditoría del emplazamiento de producción, y evaluará de que manera el sistema centralizado cumple con los requisitos relevantes de la Norma y como está conectada al funcionamiento del emplazamiento de producción. Certifood emitirá un informe de auditoría sobre el sistema centralizado (con un formato diferente al informe final de auditoría), para información de la empresa, pero no se asignará ningún grado, ni se emite certificado. Este informe no se cargará en el Directorio de BRC, pero los resultados si se incorporarán al informe de auditoría final de cada uno de los emplazamientos asociados. Las no conformidades que se detecten se registrarán en el informe de auditoría del primer emplazamiento de producción que se audite después de la auditoría del sistema centralizado (independientemente de si se han cerrado o no en ese momento). Solo se tendrán en cuenta para calcular el grado del emplazamiento de producción, las no conformidades detectadas en la auditoría de la sede central que no se hayan cerrado de forma satisfactoria en el momento de la auditoría de dicho emplazamiento. Las no conformidades detectadas en la sede central que estén pendientes de cerrar en las posteriores auditorías a emplazamientos (2ª, 3ª ), se incluirán en el informe y se tendrán en cuenta a la hora de calcular el grado del emplazamiento. Etapa 2: Auditorías a los emplazamientos de producción. El auditor dispondrá de toda la información sobre la auditoría de la sede central, y determinará que los componentes evaluados de los sistemas centrales son los mismos que los utilizados en el emplazamiento. También verificará cualquier acción correctiva que se haya tomado después de la auditoría de los sistemas centralizados. La duración de la auditoría se podrá reducir teniendo en cuenta los sistemas que ya se hayan auditado en la sede central. El informe de auditoría final será de aplicación al emplazamiento de producción. En el se registrará la información sobre la auditoría a la sede central en el perfil de la compañía. En el apartado sobre Personal Clave se incluirán los nombres de los miembros del personal clave presentes en la auditoría de la sede central. También se incluirá información sobre la manera en que el emplazamiento y el sistema centralizado cumplen con los requisitos de la Norma. Las acciones correctivas deben aportarse en el plazo de 28 días tras la auditoría del emplazamiento. El emplazamiento se asegurará de proporcionar a Certifood las acciones correctivas necesarias para solventar las no conformidades surgidas en la sede central. Cuando las acciones correctivas del sistema centralizado se hayan aceptado antes de la primera auditoría de los emplazamientos, se indicará en el primer informe de auditoría del emplazamiento, junto con la fecha de aceptación de la acción. Página 12 de 34

13 El certificado se emitirá al emplazamiento de producción. La fecha de la nueva auditoría para el emplazamiento será en función del grado obtenido y tendrá lugar 6 o 12 meses desde la fecha de auditoría inicial. Las auditorías de la sede central se realizarán cada 6 o 12 meses y siempre antes de la fecha de la auditoría del primer emplazamiento de producción ACCIONES CORRECTIVAS Tras la identificación de una no conformidad durante la auditoría, la empresa auditada debe emprender una acción para solucionar de forma inmediata el asunto y para realizar un análisis de la causa subyacente del incumplimiento (la causa raíz) y desarrollar un plan de acción correctiva para solucionar dicha causa. El plazo para las acciones correctivas es de 28 días desde la fecha de la auditoría. La empresa deberá aportar el máximo número posible de pruebas que demuestren que las acciones correctivas descritas se están desarrollando con eficacia. El auditor evaluará la idoneidad de esas acciones correctivas y comunicará a la empresa su conformidad o no en el correspondiente Informe de Auditoría INFORME FINAL DE AUDITORÍA Tras la auditoría, el auditor realizará un informe completo, conforme al formato establecido por la organización BRC. El informe contiene las siguientes secciones: 1) Información de la organización. 2) Información de la auditoría. 3) Resumen de las no conformidades. 4) Informe de auditoría detallado. Por otro lado, tal como se ha indicado anteriormente, las acciones correctivas también se reflejarán y validarán en el Informe de Auditoría. Los informes serán enviados a la empresa en un período que habitualmente no será superior a los 42 días desde la fecha de la evaluación. CERTIFOOD indicará en dicho informe el tipo (según el punto 1 del anexo de este documento) y el número de no conformidades surgidas durante la auditoría. Página 13 de 34

14 El objetivo del sistema de diferentes grados (A, A +, B, B +, C, C + y Sin grado) es informar al usuario del informe de auditoría del compromiso de la empresa por conseguir el cumplimiento continuado y además establece la frecuencia de las siguientes auditorías. El grado se obtiene en función del número y tipo de no conformidades surgidas durante la auditoría, tal y como se detalla en el punto 2 del Anexo de este documento. La clasificación + solo se aplica a planes de auditoría no anunciada. El informe deberá permanecer en poder de la empresa y de CERTIFOOD, y no se compartirán con terceras partes salvo que la empresa haya dado su consentimiento. Este consentimiento deberá plasmarse por escrito entre la empresa, el usuario del informe y CERTIFOOD EVALUACIÓN DE EXPEDIENTES Y EMISIÓN DE DICTAMEN CERTIFOOD, a la vista de los resultados y las conclusiones del informe, decidirá si concede o no la certificación, de forma imparcial, objetiva e independiente, dejando constancia de su decisión en un Dictamen de Certificación. Una vez tomada la decisión, el interesado será informado. Las decisiones de certificación serán tomadas en base a lo establecido en el anexo de este Reglamento según el documento normativo de referencia. El dictamen emitido dará origen a dos casos: Dictámenes favorables Cuando la resolución sea positiva, junto con la notificación de la decisión tomada se remitirá un Contrato de Concesión de Certificado. Dictámenes desfavorables Si la resolución del dictamen es negativa, se enviará la correspondiente notificación al interesado. Si el interesado no está conforme con la decisión tomada, puede iniciar un procedimiento de recurso (según se refleja en el punto 4 del capítulo 1 del presente documento). No obstante, en estos casos, CERTIFOOD podrá evaluar la posibilidad de realizar una nueva auditoría de certificación, sin necesidad de que el solicitante vuelva a iniciar el proceso CONCESIÓN DEL CERTIFICADO Cuando la decisión sea favorable y el interesado acepte las condiciones del Contrato de Certificación y lo remita debidamente firmado a CERTIFOOD, se procederá a la emisión de su Certificado de BRC. Página 14 de 34

15 El certificado incluirá como mínimo la siguiente información: 1. Nombre y dirección de CERTIFOOD. 2. Logotipo del organismo de acreditación. 3. Nombre de la empresa auditada. 4. Dirección del centro auditado. 5. Código BRC del emplazamiento. 6. Número de certificado expedido por Certifood. 7. Logotipo de BRC. 8. Referencia a la norma contra la cual se certifica (Norma Mundial de Seguridad Alimentaria 6ª edición, julio de 2011). 9. Actividad y productos que se encuentran dentro del alcance del certificado. 10. Exclusiones específicas de actividades o productos que no se encuentran dentro del alcance de la certificación y se realizan en el mismo centro, cuando corresponda. 11. Calificación obtenida (A, A +, B, B +, C, C + ). 12. Tipo de auditoría (anunciada, o no anunciada opción 1 ó 2). 13. Fecha de la auditoria (día, mes y año). 14. Fecha de emisión del certificado (día, mes y año). 15. Fecha límite prevista para la próxima auditoría (día, mes y año). 16. Fecha de caducidad del certificado (día, mes y año). 17. Firma del Director Técnico de CERTIFOOD. 18. Número identificativo del auditor de BRC que ha realizado la auditoría. En el caso de que se auditen varias instalaciones de la misma empresa que realiza la misma parte del proceso, se emitirá un certificado por centro auditado. En el caso de que varios centros, completen la actividad auditada, se emitirá un certificado dónde aparecerán los dos centros y donde se especificará qué parte del proceso se realiza en cada centro. La frecuencia de las auditorías para el mantenimiento de la certificación, se establecerá según lo especificado en el punto 16 de la Norma Mundial de Seguridad Alimentaria 6ª edición. Página 15 de 34

16 2.8.- CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Y FRECUENCIA DE AUDITORÍA Dependiendo del nivel obtenido por la empresa (A, A +, B, B +, C, C + ), la frecuencia de evaluación será la que se detalla en el punto 2 del Anexo de este documento. En el caso de los productos de temporada (producto cosechado y procesado en unas instalaciones que están abiertas durante 12 semanas o menos), la auditoría siempre debe realizarse durante la fabricación del producto. Existen causas justificas por las que una auditoría se puede retrasar respecto a la frecuencia establecida, sin asignar una no conformidad mayor (ver apartado 16.2 de la Norma BRC, versión 6). En otras circunstancias es posible realizar una auditoría antes de la fecha límite, para reajustar las fechas de auditoría para permitir auditorías combinadas con otros esquemas, o para introducir un producto producido en una temporada diferente (ver apartado 16.3 de la Norma BRC, versión 6). Página 16 de 34

17 3.- SEGUIMIENTO DE LA CERTIFICACIÓN RENOVACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN Las auditorías de renovación o reevaluación se realizarán en el intervalo de fechas fijadas en la anterior auditoría. Unos días antes de ese intervalo de tiempo, CERTIFOOD se pondrá en contacto con la empresa para fijar la fecha definitiva para dicha auditoría. Del mismo modo que en el caso de la auditoría de certificación inicial, la duración de una auditoría se calculará en función del número de empleados, el tamaño de las instalaciones y el número de estudios de APPCC incluidos dentro del alcance. Según lo establecido en el documento normativo, y debido a otros factores menos significativos (complejidad del proceso de producción, el diseño y antigüedad del emplazamiento, dificultades de comunicación, etc.), la duración de la auditoría puede aumentar hasta un 30%. La auditoría constará de las siguientes fases: Reunión inicial: para confirmar el alcance y proceso de la auditoría. Revisión de la documentación o APPCC o Sistema de Gestión de la Calidad Prueba de trazabilidad: incluyendo una auditoría vertical de los registros de producción asociados. Inspección de las instalaciones de producción: para revisar la implantación práctica de los sistemas, incluyendo la observación del procedimiento de cambio de proceso productivo y entrevistas al personal. Revisión de las inspecciones de las instalaciones de producción: para verificar y llevar a cabo más comprobaciones de documentación. Revisión final de los hallazgos encontrados por el auditor. Reunión del equipo auditor como preparación a la reunión final Reunión final Se verificaran todos los puntos del checklist de Auditoría de BRC y en especial se verificaran que se han implantado las acciones correctivas propuestas a las no conformidades encontradas en la anterior auditoría, si las hubiera. Durante la reunión final, el auditor presentará sus conclusiones y las no conformidades detectadas si las hubiera, así como los plazos para resolver dichas no conformidades. Se redactará un resumen de las no conformidades existentes y una copia de dicho resumen se dejará en la empresa. El tratamiento de las no conformidades, plazos de resolución para las acciones correctivas y acciones a emprender por CERTIFOOD en cada caso, se resume en el punto 2 del Anexo del presente documento. Página 17 de 34

18 CERTIFOOD enviará al interesado el Informe de Auditoría con el nivel de cumplimiento obtenido, dicho nivel dará lugar a que se conceda o no el certificado y marcará la fecha de realización de la siguiente auditoría AUDITORÍAS OPCIONALES NO ANUNCIADAS Con objeto de demostrar la confianza en sus sistemas de seguridad y calidad, las empresas pueden decidir participar en el programa opcional de auditorías no anunciadas. Este programa facilita a los clientes de la empresa una revisión independiente no anunciada de los sistemas y procedimientos empleados, constituyendo, por tanto, otra forma de revisar la evaluación de riesgos de los proveedores (ver Norma BRC versión 6, referente a los programas de auditoría no anunciada). Este programa es voluntario y solo está abierto a aquellos emplazamientos que actualmente tengan grado de certificación A +, A, B + o B, tras la auditoría de la Norma BRC. La decisión de participar en este programa será tomada dentro de los 3 primeros meses después de una auditoría de certificación. Existen dos opciones para los programas de auditoría no anunciada: Opción 1: Auditoría no anunciada completa. La participación en este programa es voluntaria, y solo disponible para aquellos emplazamientos que tienen grado A +, A, B +, o B. Si un emplazamiento decide participar en este programa, debe notificarlo a Certifood dentro de los primeros 3 meses desde su última fecha de auditoría. Este programa permite bloquear hasta un máximo 15 días, como días de no auditoría, debido a periodos de cierres planificados de las instalaciones, periodos de remodelación o visitas planificadas. Estas fechas bloqueadas deberán comunicarse a Certifood en el momento de optar por el programa de auditoría no anunciada. Los emplazamientos que elijan unirse a este programa deben permitir al auditor el acceso a las instalaciones en el momento en el que llegue. Si se le denegase el acceso, el emplazamiento es el responsable de los costes del auditor, además de volver al programa de auditoría anunciada. Certifood podrá suspender o retirar el certificado si lo considera oportuno. La duración de la auditoría se calcula de igual manera que si se tratase de una auditoría anunciada normal. Esta auditoría podrá realizarse entre los meses 3 y 12 del ciclo de auditoría, aunque normalmente tendrá lugar durante los últimos 4 meses del ciclo de certificación, y no se notificará la fecha de auditoría al emplazamiento con antelación, debiendo aceptarse obligatoriamente al auditor. El proceso de auditoría consta de las mismas fases que una auditoría anunciada, verificándose la totalidad de los puntos incluidos en el checklist de auditoría. La auditoría comenzará con la inspección de las instalaciones de producción del emplazamiento, no más tarde de 30 minutos desde la llegada del auditor. Página 18 de 34

19 La emisión del informe y corrección de las no conformidades sigue el mismo proceso y plazos que para el caso de auditorías anunciadas. El grado otorgado estará basado en el número y nivel de las no conformidades, tal y como se detalla en el punto 1 del anexo de este documento. Este programa de auditoría no anunciada permite a los emplazamientos obtener los grados A +, B + o C + (el grado A + es el más alto disponible bajo la norma). El plazo para la emisión del dictamen y certificado será de 42 días tras la auditoría, con una fecha de vencimiento basada en la fecha de caducidad del anterior certificado más 12 meses, siempre y cuando la empresa siga en el programa de auditoría no anunciada. Si la empresa decide volver al programa de auditoría anunciada, la fecha de vencimiento del certificado será de 6 o 12 meses (según el grado obtenido) a contar desde la fecha de la auditoría no anunciada. Si el emplazamiento obtiene el grado A + o B +, puede mantenerse en el programa de auditoría no anunciada opción 1, pasar a la opción 2, o volver al programa de auditoría anunciada. Si se obtiene el grado C +, la siguiente auditoría será anunciada. En el caso de emplazamientos de producción de temporada, la empresa notificará las fechas previstas de producción a Certifood, en el momento de elegir el programa de auditoría no anunciada, no pudiéndose excluir ninguna fecha dentro de dicha temporada. Opción 2: Auditoría no anunciada realizada en dos partes. Esta opción divide los requisitos de auditoría en dos auditorías separadas. La primera auditoría trata los asuntos considerados como buenas prácticas de fabricación, centrándose en la fábrica, y se realiza como una auditoría no anunciada. La segunda auditoría se basa en la revisión de la documentación y registros, y se puede planificar para garantizar que esté disponible el personal responsable apropiado. La participación en este programa es voluntaria, y solo disponible para aquellos emplazamientos que tienen grado A +, A, B +, o B. Si un emplazamiento decide participar en este programa, debe notificarlo a Certifood dentro de los primeros 3 meses desde su última fecha de auditoría. Este programa permite bloquear hasta un máximo 10 días, como días de no auditoría, debido a periodos de cierres planificados de las instalaciones, periodos de remodelación o visitas planificadas. Estas fechas bloqueadas deberán comunicarse a Certifood en el momento de optar por el programa de auditoría no anunciada. Los emplazamientos que elijan unirse a este programa deben permitir al auditor el acceso a las instalaciones en el momento en el que llegue. Si se le denegase el acceso, el emplazamiento es el responsable de los costes del auditor, además de volver al programa de auditoría anunciada. Certifood podrá suspender o retirar el certificado si lo considera oportuno. La duración de la auditoría se calcula con la calculadora de tiempos de BRC, y se dividirá por igual entre las dos visitas de auditoría. La parte 1 de la auditoría no anunciada tendrá lugar en cualquier momento entre los meses 6 y 10 del ciclo de auditoría. De esta manera el emplazamiento puede corregir las desviaciones encontradas para que se revisen en la parte 2 de la auditoría. Página 19 de 34

20 La auditoría de la parte 1 comenzará con una reunión inicial y una inspección de las instalaciones de producción no más tarde de 30 minutos desde la llegada del auditor. Aunque abarque principalmente la parte de las operaciones de fábrica, podría solicitarse documentación de soporte cuando sea necesario. Las no conformidades surgidas se deberán corregir, definiéndose además un plan para identificar la causa raíz de las mismas, en un plazo de 28 días después de la fecha de auditoría. En la auditoría de la parte 2 se revisarán in situ las no conformidades de la parte 1 y las acciones correctivas. Estas no conformidades, aun estando corregidas por completo al finalizar la auditoría de la segunda parte, afectarán al grado de la auditoría. En el caso de que en la auditoría de la parte 1 se detecte una no conformidad crítica, o el número y nivel de las no conformidades suponga no obtener la certificación, el certificado existente será inmediatamente retirado. Certifood emitirá un informe detallando las no conformidades no más tarde de dos días laborables después de la auditoría (preferentemente se hará al final de la auditoría). En el informe final de auditoría se tomarán los registros necesarios, quedando pendiente de completarse tras la auditoría de la parte 2. La parte 2 de la auditoría no anunciada se planificará en el periodo de 28 días previos a la fecha límite de la auditoría. Esta fecha se acuerda con el emplazamiento antes de realizarse. Abarcará los sistemas y la documentación, pero incluirá también un recorrido por la fábrica para revisar cualquier no conformidad detectada en la parte 1 de la auditoría, y verificar su corrección. Las no conformidades surgidas en esta parte se comunicarán en la reunión final, considerándose de forma conjunta con las encontradas en la parte 1 para determinar el grado final. Si se identifica una no conformidad crítica, el certificado será retirado de inmediato. Las no conformidades mayores y menores se deberán corregir, definiéndose además un plan para identificar la causa raíz de las mismas, en un plazo de 28 días después de la fecha de auditoría. Certifood emitirá un informe final de auditoría después de completar la parte 2 de la auditoría, con todas las no conformidades detectadas en las dos partes y sus acciones correctivas. El grado otorgado estará basado en el número y nivel de las no conformidades detectadas en ambas partes, tal y como se detalla en el punto 1 del anexo de este documento. Este programa de auditoría no anunciada permite a los emplazamientos obtener los grados A +, B + o C + (el grado A + es el más alto disponible bajo la norma). El plazo para la emisión del dictamen y certificado será de 42 días tras completar la parte 2 de la auditoría, con una fecha de vencimiento basada en la fecha de caducidad del anterior certificado más 6 o 12 meses (según el grado obtenido). La fecha límite para realizar la siguiente auditoría será en base e ala fecha de la auditoría inicial, y se aplicará a la parte 2 de la auditoría. Si el emplazamiento obtiene el grado A + o B +, puede mantenerse en el programa de auditoría no anunciada opción 2, pasar a la opción 1, o volver al programa de auditoría anunciada. Si se obtiene el grado C +, la siguiente auditoría será anunciada. En el caso de emplazamientos de producción de temporada, la empresa notificará las fechas previstas de producción a Certifood, en el momento de elegir el programa de auditoría no anunciada, no pudiéndose excluir ninguna fecha dentro de dicha temporada. Además, la auditoría de la documentación y sistemas tendrá lugar en una fecha predeterminada por lo menos 28 días antes del inicio esperado de la temporada. La auditoría de la parte 1 se realizará como una auditoría no anunciada durante la temporada. Página 20 de 34

21 3.3.- OTRAS ACCIONES En el caso de empresas certificadas, siempre que se considere oportuno, CERTIFOOD podrá realizar otras visitas o solicitar algún tipo de información relacionada con la certificación para comprobar el cumplimiento con la norma BRC en cualquier momento. Estas visitas podrán ser anunciadas o no anunciadas. Siempre que este justificado CERTIFOOD podrá suspender o retirar la certificación. Si no existe intención por parte de la empresa de adoptar las correspondientes acciones correctivas o si éstas se consideran inadecuadas, se retirará la certificación. Si CERTIFOOD suspende o retira la certificación, la empresa está obligada a comunicar a sus clientes este hecho para que tomen las medidas oportunas MODIFICACIÓN DEL ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN Si durante el periodo de validez del certificado se producen cambios que afecten al alcance de certificación, el titular podrá solicitar un cambio en dicho alcance. El titular es responsable de comunicar a CERTIFOOD todos los cambios en relación a centros de producción o manipulación, actividades realizadas o Sistema de Gestión de Calidad, que se produzcan respecto a las condiciones de la concesión de la certificación por CERTIFOOD. Si el interesado introduce cambios importantes en su proceso productivo, en sus instalaciones o en sus productos, que pudieran repercutir en la certificación concedida, deberá informar obligatoriamente y a la mayor brevedad a CERTIFOOD para que evalúe las modificaciones y analice si afectan a la certificación. Si CERTIFOOD valora que los cambios tienen poca importancia, serán auditados en la siguiente auditoría de seguimiento que tenga lugar. Si, por el contrario, los cambios son importantes, CERTIFOOD considerará la necesidad de realizar una auditoría extraordinaria antes de que finalice el periodo de validez del certificado para comprobar si estos cambios afectan a la certificación, y valorará si es necesario una ampliación o reducción del alcance de la certificación. En ambos casos, las modificaciones se someterán a evaluación y CERTIFOOD comunicará la resolución al interesado. No obstante, en los siguientes mantenimientos anuales se tendrán en cuenta las nuevas circunstancias de los titulares. Página 21 de 34

22 3.5.- SUSPENSIÓN Y RETIRADA DE LA CERTIFICACIÓN CERTIFOOD tiene el derecho de suspender o retirar el certificado de conformidad en cualquier momento. En cualquier caso, CERTIFOOD comunicará al interesado las decisiones tomadas y las acciones desarrolladas (suspensión o retirada de certificados). SUSPENSIÓN: Durante el periodo de mantenimiento del certificado, CERTIFOOD puede decidir la suspensión de la certificación. Esta suspensión supone la inhabilitación para que el concesionario haga uso del certificado y de las marcas hasta que se resuelvan las anomalías encontradas. Las situaciones que pueden dar lugar a la suspensión son: - Superar el tiempo establecido para presentar acciones correctivas adecuadas y suficientes, de modo que se incumplan los criterios de certificación. - Deseo expreso del interesado de no continuar con la certificación de su producción. - El titular realiza intencionadamente un uso fraudulento del certificado o de las marcas. - El titular aporta información falsa a CERTIFOOD de manera intencionada. - El titular incumple las obligaciones contractuales con CERTIFOOD. - Se produce una reclamación justificada que pone de manifiesto una amenaza seria a la seguridad de los consumidores. CERTIFOOD también suspenderá el certificado en los casos establecidos en los puntos 1 y 2 del Anexo del presente documento. CERTIFOOD exigirá al titular, desde el momento de la suspensión y hasta que se le notifique el levantamiento de la misma: - Que no puede utilizar el certificado ni las marcas. - Que no realice declaraciones engañosas referidas a su condición de certificado. - Que informe a sus clientes de su situación. - Que tome acciones correctoras con el producto con posibles defectos que ha motivado dicha suspensión (incluyendo cuando sea necesario su retirada del mercado). Página 22 de 34

23 - Que cese la comercialización del producto certificado. Para solucionar esta situación el interesado deberá establecer acciones correctivas y aportar pruebas que demuestren que se han puesto en práctica eficazmente. CERTIFOOD las analizará y, si lo considera necesario, puede realizar una auditoría extraordinaria para verificarlo. Después, se tomará la decisión de mantener o retirar el certificado. El periodo máximo que puede permanecer suspendido un certificado será de seis meses desde su notificación. Trascurrido este tiempo, si no se han solventado las deficiencias se procederá a la retirada según se indica a continuación. RETIRADA: CERTIFOOD podrá llevar a cabo la retirada del certificado tras una suspensión que no se resuelve satisfactoriamente. También puede haber retirada de forma directa en otros casos: El titular no ha demostrado satisfactoriamente a CERTIFOOD que se ha resuelto la situación que dio lugar a la suspensión del certificado en el plazo establecido. El titular lo solicita. Cierre de la empresa o cese de la producción certificada. Vencimiento del periodo de validez del certificado y no renovación del mismo. Modificaciones sustanciales en los documentos normativos. Cuando las irregularidades cometidas por el titular sean muy graves. En estos casos, CERTIFOOD podrá proceder a la retirada sin necesidad de que antes haya habido suspensión. En estos casos, CERTIFOOD exigirá al titular: - La devolución en el plazo determinado de todos los documentos de certificación, tal y como se firma en el Contrato de Concesión. Estos documentos serán entre otros el Certificado de Producto, y el Contrato de Concesión de Certificado. - Que no puede hacer uso del certificado ni de las marcas. - Que no realice declaraciones engañosas referidas a su condición de certificado. - Que informe a sus clientes de su situación. Página 23 de 34

24 - Que cese la comercialización del producto certificado, y retire del mercado los productos afectados. Si después de la retirada el interesado quisiera obtener el certificado, tendría que corregir todas las anomalías y someterse de nuevo al proceso de certificación. La retirada del certificado será comunicada por CERTIFOOD al interesado y supone su invalidación total. Si el titular decide durante el periodo de validez de la certificación que no quiere mantener por más tiempo la certificación, éste deberá informar por escrito a CERTIFOOD para que proceda a la retirada del certificado. Página 24 de 34

25 4.- RECLAMACIONES Y RECURSOS PROCEDIMIENTO DE RECLAMACIÓN En caso de que el interesado o una tercera parte estén en desacuerdo con algún aspecto del proceso de certificación, podrán presentar una reclamación a CERTIFOOD. El reclamante dispone de 28 días naturales, para presentar dicha reclamación, contados desde el día siguiente a la actuación con la que no esté de acuerdo. Para que el reclamante tenga constancia de que su reclamación se ha presentado dentro del plazo y que la información aportada es correcta, se recomienda que se presente por correo certificado con acuse de recibo. En el caso de que la información aportada por el interesado no sea completa o no se corresponda con la requerida, CERTIFOOD se pondrá en contacto con el interesado para que facilite los datos necesarios, paralizando el plazo durante el periodo de tiempo que ocupe la respuesta al interesado. Cuando la información aportada sea correcta y suficiente, CERTIFOOD inicia el proceso de reclamación. En función de las alegaciones que el interesado indique en la reclamación, CERTIFOOD determinará los agentes que deban asumir la responsabilidad de analizar el caso y, si procede, los aspectos o fases del proceso de certificación que haya que repetir. Se dará una primera respuesta en el plazo de diez días laborables desde la recepción de la reclamación. La objetividad y neutralidad de este procedimiento se aseguran a través de la designación de personas diferentes de las que realizaron los correspondientes trabajos inicialmente. Una vez realizada una investigación detallada y exhaustiva se dará una respuesta completa por escrito a dicha reclamación PROCEDIMIENTO DE RECURSO Si el interesado no está de acuerdo con la resolución de la reclamación o con un dictamen emitido en el proceso de certificación, dispone de un plazo de 7 días naturales desde la recepción de la decisión de certificación, para la presentación de su recurso o apelación. El plazo para recurrir comienza al día siguiente al que se recibe la notificación de CERTIFOOD comunicando el dictamen de certificación o la resolución de la reclamación. Página 25 de 34