SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA GRUPO ORIZONIA

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1 SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA GRUPO ORIZONIA Este sistema pone a disposición de las agencias las facturas emitidas por cualquiera de nuestros T.O. en formato electrónico a través de un enlace en cualquiera de las páginas web de Grupo Orizonia, Iberojet, Solplan, Vivatours, Condor, etc. pudiéndose e imprimir y descargar en diversos formatos de fichero. Las facturas emitidas estarán disponibles en este sistema durante seis años tras su fecha de emisión y se puede acceder a toda la facturación del Grupo entrando en el acceso a facturación de cualquiera de nuestras Empresas. INDICE 1.Requerimientos 2. Identificación y Acceso 2.1 Reservamos a través de la web de Iberojet 2.2 No Reservamos a través de la web de Iberojet 3. Búsqueda, selección e impresión de facturas 4. Descarga de ficheros 4.1 Descarga Impresión Facturas Zip 4.2 Descarga para Importación Datos Formato Xls, txt y a medida. 4.3 Descarga para Importación Datos Formato Xml 1. REQUERIMIENTOS Puede acceder cualquier ordenador que disponga de conexión a internet así como internet explorer (versión mínima: 5.5) y una resolución mínima en pantalla de 800x600 píxeles 2. IDENTIFICACIÓN Y ACCESO Pueden darse dos casos: si desde el ordenador en el que estamos ubicados hemos realizado reservas en alguna ocasión en la páginas deberemos conectarnos e identificarnos como lo hacemos habitualmente. La única diferencia es que nos aparecerá un nuevo enlace Acceso a Facturación en el menú Operativa de la izquierda de la pantalla: Si no fuera así es posible que el ordenador esté mostrando la imagen de la última vez que nos conectamos a la página, por lo que es recomendable ir a Herramientas, Opciones de Internet y dentro del

2 apartado de Archivos Temporales de Internet - seleccionar la opción de Eliminar Archivos. De esta forma deberíamos ver la página actualizada: Si desde el ordenador en el que estamos nunca nos hemos conectado a las páginas web de Orizonia deberemos hacer lo siguiente: acceder a la página web o apareciéndonos la siguiente pantalla inicial: Haremos clic en el enlace Necesitas registrarte, pulsa aquí situado en la esquina superior izquierda, apareciéndonos a continuación la siguiente pantalla en la cual deberemos introducir los datos solicitados:

3 Una vez cumplimentados los datos (el teléfono será el facilitado por el depto. de Finanzas de Viajes Iberojet, s.a., así como la contraseña para su uso posterior) pulsaremos sobre el botón Enviar, volviendo el sistema a la pantalla inicial donde habrá que introducir el usuario (teléfono) y la contraseña suministrada mediante los cuales se realizará un proceso de identificación y se accederá a la página deseada. Una vez hecho, nos aparecerá el enlace Acceso a Facturación en el menú Operativa de la izquierda de la pantalla sobre el cual pulsaremos con el ratón:

4 Pulsaremos con el ratón sobre dicho enlace Acceso a Facturación en el menú Operativa de la izquierda de la pantalla y se mostrará una pantalla similar a la siguiente:

5 3. BÚSQUEDA, SELECCIÓN E IMPRESIÓN DE FACTURAS Por defecto al clicar en facturas recibidas, la página nos muestra las nuevas facturas que se han emitido desde la última vez que nos conectamos al sistema. En función de si buscamos una o varias facturas, haremos lo siguiente: - si buscamos una factura específica y no sabemos el número, Iremos a búsqueda avanzada y buscaremos por Razón Social Emisor para definir la Empresa que buscamos y por fecha ó periodo entre fechas. - Si no sabemos más que nuestra referencia ó el localizador, desplegaremos el apartado mas campos: el número de localizador es el de la confirmación de la reserva y el número de expediente propio de nuestra agencia, si éste fue informado al booking - Podemos seleccionar las facturas de cualquiera de los T.O. de Orizonia, seleccionaremos el parámetro Fecha Factura, indicaremos la fecha ó periodo deseado. Repetiremos esto con todas las Empresas que queramos. Si queremos imprimir cualquier factura, bastará con pulsar sobre la lupa de la derecha de la factura que queramos imprimir (columna Visualizar ), abriéndose de forma automática una nueva ventana con la factura en formato pdf.:

6 4. DESCARGA DE FICHEROS La descarga se realizará de las facturas que estén selecionadas en dicho momento ; si queremos descargar las que cumplan unas determinadas fechas, Empresas, que todavía no hayan sido exportadas etc deberemos aplicar dichas condiciones en una Búsqueda Avanzada Tenemos tres opciones: 4.1. Descarga Impresión Facturas Zip Con esta opción nos podremos descargar en nuestro ordenador o disco de red un fichero en formato zip que al descomprimirlo- nos permitirá imprimir una o todas las facturas en formato pdf. Al poderlo guardar en nuestros sistemas, las podremos visualizar ó imprimir las veces que haga falta. El procedimiento es el siguiente: - Selecionamos las facturas que queramos descargar, marcando en las casillas de la izquierda, una vez seleccionados los criterios de Empresa y fechas ó parámetros diversos. - una vez seleccionadas, pulsamos sobre el botón de Descarga Impresión facturas zip situado en la parte superior derecha de la pantalla en el dibujo de acrobat reader y nos aparecerá la siguiente pantalla para que introduzcamos nuestra cuenta de correo electrónico y pulsamos el botón aceptar :

7 - una vez hayamos apretado el botón de aceptar, visualizaremos una pantalla indicándonos que en breve recibiremos un correo al respecto: - - según cual sea el número de facturas de las cuales hayamos solicitado el fichero,unos minutos después recibiremos un correo electrónico con el fichero zip conteniendo las facturas ó bien un enlace ( dirección url) donde cliquemos y nos descargue directamente las facturas al ordenador. - Una vez descomprimido el zip, nos habrá creado un fichero de índice y una carpeta con las facturas en formato pdf - Si queremos visualizar una factura en concreto, pulsaremos una vez sobre la factura que queramos ver ( y si la queremos imprimir, simplemente iremos a Archivo e Imprimir ):

8 4.2. Descarga para Importación datos Formato txt Con esta opción nos podremos descargar en nuestro ordenador o disco de red un fichero en formato excel que al descargarse se puede modificar la extensión a txt con los datos más importantes de las facturas, que nos permitirá importar las facturas a nuestro sistema contable El procedimiento es el siguiente: - selecionamos las facturas que queramos descargar - una vez seleccionadas, pulsamos sobre el botón con el dibujo de Excel situado en la parte superior derecha de la pantalla. - una vez hayamos apretado el botón de descarga..., visualizaremos una pantalla indicándonos que en breve recibiremos un correo al respecto ( mismo procedimiento que la descarga de facturas en el punto 4.1 ) - Podemos elegir un fichero con tamaños fijos ó con separadores, según nuestra preferencia - Aparecerá el siguiente mensaje Descarga de facturas en formato xls y nos aparecerá la siguiente pantalla para que introduzcamos nuestra cuenta de correo electrónico y pulsamos el botón aceptar : -

9 - Una vez descargado podremos abrir el fichero desde excel (u otro programa desde el cual se pueda importar y modificar el fichero) y adecuarlo para importar el fichero a nuestro sistema contable. En caso de ser necesario. - Una vez finalizado el proceso con el Asistente para importar texto, nos aparecerá una hoja de excel similar a ésta sobre la cual podremos modificar, eliminar o mover las columnas con los datos que deseemos: Descarga para Importación datos Formato xml Con esta opción nos podremos descargar en nuestro ordenador o disco de red un fichero en formato xml que siempre que nuestro sistema informático esté preparado- nos permitirá importar las facturas a nuestro sistema contable (de no ser así, existe la opción anterior de exportación en formato plano txt). El procedimiento es el siguiente: - selecionamos las facturas que queramos descargar ; una vez seleccionadas, pulsamos sobre el botón de Descarga Importación Datos formato xml en la parte superior derecha de la pantalla - una vez hayamos apretado el botón de aceptar, visualizaremos una pantalla indicándonos que en breve recibiremos un correo al respecto: - según cual sea el número de facturas de las cuales hayamos solicitado el fichero,unos minutos después recibiremos un correo electrónico al igual que en las descargas anteriores de El proceso de descarga y guardado en el ordenador es similar al de facturas y ficheros xls.

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