FORMULARIO N 02 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

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1 Oficina de Administración PROCEDIMIENTO Nº / 044 Captación, Registro y Consolidación de Ingresos GSRMH OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACION Responsable de Caja atiende al Administrado y recepciona pago de dinero en efectivo, cheque ó Boleta de Depósito (voucher) que ha efectúa do a favor del GSRMH. Emite a favor del usuario C/P. autorizado por la SUNAT donde se registra el monto y concepto. por algún concepto de trámite administrativo. Emite Comprobante de Pago autorizado por la SUNAT donde registra el monto y concepto. Responsable de Caja procede a registrar el ingreso: 1.- En el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP) accede al modulo de Tesorería, en la Fase de Determinado y registra el ingreso concluye cuando en el SIAF - SP se visualiza la opcion "A" de aprobado. Al finalizar el día el responsable de Caja consolida lo recaudado y se constituye a la entidad financiera para realizar los depósitos de dinero en efectivo y cheques girados a nombre de la GSRMH, en concordancia con la Directiva Anual de Tesorería y normas complementarias. Recepciona de la entidad financiera las boletas de depósito (voucher), sólo con este documento sustentatorio accede al registro de la siguiente fase en el SIAF-SP En el plazo establecido por las normas de tesorería accede en el SIAF-SP a la Fase de Recaudado para registrar secuencialmente el proceso. El proceso concluye cuando en la pantalla del SIAF-SP se visualiza la opción "A" de aprobado. La fase de recaudado es considerada como la ejecución del ingreso. Finalizado el mes de ejecución de ingresos por todo concepto y fuente de financiamiento, el responsable de Caja reporta del SIAF-SP el formato "PR Resumen de Recaudación de Ingresos por Fuente de Financiamiento", responsable de tesorería informa al Jefe de la Oficina Sub Regional de Administración. El responsable de conciliaciones accede al SIAF-SP y toma conocimiento de la actualización del Libro Bancos, debido a que el SIAF-SP opera en línea desde el Ministerio de Economía y Finanzas logrando la actualización simultánea en todo su ámbito de acción

2 : Oficina de Administración PROCEDIMIENTO Nº / 039 Nombre del Procedimiento: Pago de Tributos y Leyes Sociales Tiempo de Duración 5 1 ENTIDAD FINANCIERA. El Responsabla de Personal alcanza al Responsabla de tesorería la documentacion sustentatoria referida al pago de Tributos y/o leyes sociales Responsable toma conocimiento, revisa las liquidaciones, coordina con el encargado del giro para procesar en el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP) el giro a favor de la SUNAT y emisión del cheque respectivo La Dirección Nacional del Tesoro Público aprueba la Autorización de Giro a través del SIAF-SP se deriva el expediente al responsable de tesorería para que firme el cheque y remitir al responsable de Contabilidad para la visación del Comprobante de Pago Responsable de de Contabilidad toma conocimiento del pago por leyes sociales, firma el Comprobante de Pago y deriva a Jefe de Administración para la firma del cheque respectivo La OSRA toma conocimiento del pago por leyes sociales y AFPs, firma el Cheque y deriva al responsable de Tesorería para su pago a la SUNAT y AFPs Responsable de pagos recepciona el Comprobante de Pago y Cheque y cancela a la SUNAT y Entidades Financieras, pago por beneficios sociales y AFPs, previamente toma en consideración que la entrega del cheque está condicionada al Gasto Girado en estado "A" en el SIAF-SP Recepciona el Cheque con la Boleta de Pago que consigna el monto, periodo y tributo de los servidores a quienes se les paga los beneficios sociales y AFPs

3 Oficina de Administración Codigo de la Unidad Organica: PROCEDIMIENTO Nº / 040 Conciliar Cuentas Bancarias 5 12 Entidad Financiera Secretaria recepciona extractos bancarios e impreso de Libro Bancos reportado del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP) así como Boletas de Deposito bancario, pone al Despacho del Jefe de la Oficina Sub Regional de Administracion. Jefe de la Oficina toma conocimiento y deriva al(los) responsable(s) de la conciliación bancaria A Responsable(s) toma(n) conocimiento de la conciliación y con documentos sustentatorios (extractos bancarios, boletas de depósitos bancarios, recibos de ingresos, cmprobantes de pago etc) analiza(n) en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP) que los registros coincidan en ambas partes A Responsable(s) de conciliación subsana(n) incongruencias presentadas constituyéndose incluso a las fuentes documentarias ó la entidad financiera No Conforme con la Conciliación? Si Toma conocimiento del requerimiento de información y proporciona la documentación solicitada Responsable(s) de la conciliacion reporta(n) el Libro Bancos conciliado del SIAF-SP y remite al responsable de Tesoreria para su VºBº B B Responsablee de tesorería revisa Libro Bancos conciliado, visa y deriva Jefe de la OSRA Jefe de la OSRA toma conocimiento y deriva al Responsable de Contabilidad Recepciona Libro Bancos conciliado por Tesorería y lo considera en la eleboración de balances

4 Oficina de Administración Codigo de la Unidad Organica: PROCEDIMIENTO Nº / 041 Conciliar Cuenta de Enlace AF9 con el Pliego del Gobierno Regional Piura 5 01 PLIEGO GOBIERNO REGIONAL PIURA Jefe de la Oficina toma conocimiento del Cronograma de Conciliaciones establecido por el Pliego y designa a los responsables quienes verifican la información a ser conciliada. Responsables designados toman conocimiento de la conciliación y analiza(n) en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP) los estados de cuentas corrientes (Formato AF-9) y anexos respectivos así como el Formato de reversiones a la Cuenta General del Estado (Formato T-6). Reporta del SIAF listados de ejecución de ingresos y gastos. El responsable verifica los cheques pagados e informados por las entidades financieras con los reportados por el SIAF-SP y estados de cuenta corriente. Responsable de tesorería toma conocimiento, firma formatos y deriva a responsable de Contabilidad para visación luego remite a la Oficina de Administración para su firma Jefe de la Oficina de Administración toma conocimiento, firma formatos y deriva documentación a Pliego, según cronograma establecido Responsable designado por la Oficina de Administración concilia con Pliego ingresos y gastos registrados en el SIAF-SP Trasmite electronicamente Información all Pliego Si Conforme con la Conciliación? No Responsable del Pliego concilia con responsable de GSRMH para firma el Acta de Conciliación Pliego Plantea observaciones a los registros del SIAF-SP para que sean subsanados

5 Oficina de Administración PROCEDIMIENTO Nº / 042 Custodia y Control de Cartas Fianzas 1 01 GERENCIA SUB REGIONAL ENTIDAD FINANCIERA Secretaria de la OSRA recepciona cartas fianzas Jefe de la Oficina toma conocimiento y deriva a responsable de tesorería para su custodia y control correspondiente. Responsable de Tesoreria toma conocimiento entrega a encargado de caja para que este mantenga en custodia las cartas fianzas teniendo en cuenta los vencimientos de las mismas. El Responsable de caja registra las cartas fianzas coordina con la respectiva entidad financiera sobre la veracidad y autenticidad de la misma,corraborado procede a su custodia Con plazo maximo de 5 dias utiles al vencimiento de la carta fianza el Responsable de la custodia informa al Jefe de la OSRA la renovavion o ejecucion de la carta fianza Secretaria de la OSRA recepciona informe y deriva a su Jefe toma conocimiento de la renovacion o vencimiento, de la carta fianza proyecta documento al contratista y deriva documentos a Notario para hacer llegar a contratistas. Gerente Sub Regional toma conocimiento y comunica con carta notarial al contratista y a la entidad financiera de renovacion o ejecucin de la carta fianza La entidad financiera toma conocimiento y procede a la renovacion o ejecucion de la carta fianza haciendo de conocimiento La OSRA deriva el documento para su custodia si es el caso y tramite respectivo si se trata de ejecucion de la carta fianza Gerente Sub Regional recepciona toma conocimiento de la respuesta de la Entidad Financiera de la renovavacion y/ o ejecucion de la carta fianza y la deriva a la OSRA

6 Oficina de Administración PROCEDIMIENTO Nº / 043 Custodia y Control especies valoradas - Dinero en Efectivo y Cheques en Cartera El Responsable de Tesoreria recepciona Cheques por las diferentes fuentes de financiamiento, dinero en efectivo para pago de planillas, pagos de caja chica otros para la firma de cheques y lo deriva al Responsable de Caja. El Responsable de Caja recepciona los cheques para su cancelacion previa revision de la documentacion sustentatoria y teniendo en cuenta la fecha de vencimiento, cuando se t rata de planillas o pagos de caja chica cobra el cheque y mantiene efectivo en caja. Los cheques que no cancelados se mantienen en custodia junto con el l dinero en efectivo los mismos que son guardados en caja fuerte de la entidad, cuando se cuenta con el 30% en efectivo de la caja chica se solicita la reposicion del fondo a la OSRA respectiva con un informe. Archivo de comprobantes de pago Secretaria recepciona rendición de cuentas, administrador toma conocimiento y deriva a responsable de contabilidad para su revisión y afectación correspondiente. rendición conforme? No devuelve rendición a cajero para levantamiento de observaciones Si Afectación y giro correspondiente Al 31 de Diciembre se liquida el fondo

7 Oficina de Administración PROCEDIMIENTO Nº / 044 Captación, Registro y Consolidación de Ingresos GSRMH OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACION Responsable de Caja atiende al Administrado y recepciona pago de dinero en efectivo, cheque ó Boleta de Depósito (voucher) que ha efectúa do a favor del GSRMH. Emite a favor del usuario C/P. autorizado por la SUNAT donde se registra el monto y concepto. por algún concepto de trámite administrativo. Emite Comprobante de Pago autorizado por la SUNAT donde registra el monto y concepto. Responsable de Caja procede a registrar el ingreso: 1.- En el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP) accede al modulo de Tesorería, en la Fase de Determinado y registra el ingreso concluye cuando en el SIAF - SP se visualiza la opcion "A" de aprobado. Al finalizar el día el responsable de Caja consolida lo recaudado y se constituye a la entidad financiera para realizar los depósitos de dinero en efectivo y cheques girados a nombre de la GSRMH, en concordancia con la Directiva Anual de Tesorería y normas complementarias. Recepciona de la entidad financiera las boletas de depósito (voucher), sólo con este documento sustentatorio accede al registro de la siguiente fase en el SIAF-SP En el plazo establecido por las normas de tesorería accede en el SIAF-SP a la Fase de Recaudado para registrar secuencialmente el proceso. El proceso concluye cuando en la pantalla del SIAF-SP se visualiza la opción "A" de aprobado. La fase de recaudado es considerada como la ejecución del ingreso. Finalizado el mes de ejecución de ingresos por todo concepto y fuente de financiamiento, el responsable de Caja reporta del SIAF-SP el formato "PR Resumen de Recaudación de Ingresos por Fuente de Financiamiento", responsable de tesorería informa al Jefe de la Oficina Sub Regional de Administración. El responsable de conciliaciones accede al SIAF-SP y toma conocimiento de la actualización del Libro Bancos, debido a que el SIAF-SP opera en línea desde el Ministerio de Economía y Finanzas logrando la actualización simultánea en todo su ámbito de acción

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