Seven ERP. Instructivo Conciliación Bancaria

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1 DIGITAL WARE S.A. Seven ERP Calle 72 # P.2 Bogotá, Colombia 2014 Digital Ware S.A. Todos Los Derechos Reservados Toda la documentación utilizada en Seven ERP está protegida por las leyes de derechos de autor bajo las normas colombianas y otras leyes aplicables, y son propiedad de Digital Ware S.A. Está prohibida toda copia, reproducción, distribución, publicación, ejecución, exhibición, modificación, transmisión, creación de obras derivadas y cualquier otro forma de explotar dichos contenidos, incluyendo bases de datos y links no autorizados previa y expresamente. Ningún aviso de reserva de derechos o copyright debe ser alterado o eliminado de las copias de los contenidos. 1

2 Tabla de contenido Tabla de contenido INTRODUCCIÓN OBJETIVOS CONCEPTOS BÁSICOS PARÁMETROS FLUJO PROCESO DE CONCILIACIÓN BANCARIA PARAMETRIZACION DEL ARCHIVO PLANO Definición Tipos de Archivo Relación de Tablas Definición de Variables Definición de Archivos Planos Relación Documentos del Sistema VS Banco PASOS PARA GENERAR EL PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA Importación del Extracto Bancario Captura del Extracto Bancario Herramientas del Programa de Extractos Bancarios Información Conciliación Bancaria Conciliación Automática Conciliación Manual Cruce Manual de Conciliación Bancaria Reportes de Conciliación OBSERVACIONES

3 1. INTRODUCCIÓN Una de las opciones que actualmente maneja el sistema SEVEN ERP, es el modulo de tesorería, la generación del proceso de conciliación bancaria, que se inicia con la importación del archivo plano entregado por el Banco (según estructura indicada por el Banco) y se procede con la generación del proceso automático y manual de la conciliación. En este instructivo encontrara paso a paso la forma en que podrá realizar estos pagos en el sistema. 2. OBJETIVOS Mostrar el paso a paso de la forma en que se puede realizar pagos por el proceso de conciliación bancaria en el sistema. 3. CONCEPTOS BÁSICOS SEVEN e-business: es un sistema compuesto por pantallas, las cuales muestran el contenido de un programa en forma amigable para el usuario. Por medio de éstas, el usuario podrá ver e ingresar los datos que Encabezado: Funcionalidad del programa cada uno de estos programas requieren Detalles para cumplir con su funcionalidad. A continuación se presenta Detalle: Carpetas con descripciones requeridas para la parametrización un ejemplo de las pantallas que el sistema maneja: Esta pantalla muestra el contenido del programa STSARCHI del Módulo de Tesorería. En la parte superior de esta pantalla se presenta la carpeta que agrupa la información que el programa requiere para cumplir con su funcionalidad, y en la parte inferior se muestran las carpetas requeridas para la parametrización de la información. Esta pantalla contiene una serie de campos y paneles los cuales a su vez agrupan otros datos. Mediante esta estructura de árbol serán presentadas las pantallas asociadas al módulo en este manual. Así mismo, este diagrama presenta mediante convenciones la forma de ingresar los datos en el sistema. A continuación se describe el significado de cada una las convenciones que podemos encontrar en el transcurso del proceso de visualización de los diferentes módulos y programas: Programa: Identifica el código del programa en mención. Carpeta: Identifica que la información que se encuentra en el siguiente nivel de información, pertenece a la carpeta en mención y que en la pantalla del sistema los campos que se mencionen estarán agrupados gráficamente por medio de una carpeta. 3

4 Panel: Identifica que la información que se encuentra a continuación en el siguiente nivel de información, pertenece al panel en mención y que en la pantalla del sistema los campos que se mencionen estarán agrupados gráficamente por medio de un panel. (Ver Manual de navegación en el sistema: Paneles) Campo abierto: Identifica que la información asociada a este icono tendrá que ser digitada por el usuario para ingresarla a la base de datos del sistema. Lupa: Identifica que la información asociada a este icono ya esta almacenada en la base de datos del sistema y que fue ingresada por el programa entre paréntesis que se encuentra a continuación de este icono. Selección excluyente: Identifica que existen varias opciones predefinidas para escoger la información a ingresar en este campo y que cada una es excluyente, es decir, solo se podrá escoger una. Opción excluyente: Identifica cada una de las opciones predefinidas para la selección excluyente. Grilla: Identifica que la información asociada a este icono se ve en pantalla en formato de tabla y debe ser digitada por el usuario para ingresarla a la base de datos del sistema. Grilla de Consulta: Identifica que la información asociada a este icono se ve en pantalla en formato de tabla a manera de consulta y que ésta ya fue ingresada en la base de datos del sistema anteriormente. Check List: Identifica la opción seleccionada. Campo de búsqueda por QBE: Identifica que para estos campos existe una información asociada que debe ser traída mediante consulta por el QBE. Elipsis: Identifica que la información asociada a este icono se ve en pantalla en formato de tabla, y existe una información asociada que debe ser traída haciendo clic sobre éste Combo Box: Identifica que para estos campos existe una información predefinida que debe ser traída haciendo clic sobre éste. Reportes: Permite visualizar en forma de reporte la información requerida de acuerdo a unos parámetros de búsqueda definidos. 4

5 Ayudas: corresponde a un archivo anexo facilitador presentando una ayuda de ingreso de información al programa. Link de abreviatura: En el detalle se observa código y nombre de producto, área, proyecto, entre otros, este link permite ocultar los campos de nombre y solo visualizar los de códigos. Links de navegación: permite realizar búsqueda de uno a uno de los registros, el primero o el último. Link de borrado: Elimina el registro que se haya ingresado tanto en el encabezado como en el detalle. Link de modificación: Le indica al programa que se va a realizar una modificación a los datos ingresados. Link guardar: Le indica al programa guardar lo que se ha registrado, para evitar la pérdida de información. Link borrado: Permite cancelar la información que se ha ingresado al programa. Link de aplicación: Envía la orden de aplicar el documento registrado, debe estar diligenciado en su totalidad. Link anulación: Anula el registro del programa puede estar aplicado o inconsistente. Link contable: Permite observar el movimiento contable del documento, debe estar en estado aplicado y que contabiliza para observar el movimiento. Link de reversión: Da orden al programa de revertir el documento aplicado, pero se desactiva con color gris cuando el documento ya tiene transacciones posteriores. Link de favoritos: En el momento de seleccionar el link, permite agregar el programa a favoritos en el menú de SEVEN, como lo indica la imagen. 5

6 Link de historial: Despliega los 10 últimos programas consultados recientemente, al seleccionar alguno del listado el sistema abrirá el programa automáticamente. Link herramientas: Despliega una serie de ayudas como calculadora, contar filas cuando se activa la grilla e indica el número de registros, sumar los valores de las columnas (aplica restricciones conforme la presentación de la información), entre otras funcionalidades, las cuales se restringen conforme al manejo de información base en el sistema. Link búsqueda: Permite realizar una búsqueda rápida dentro del programa de transacciones dentro de un rango de fechas y un usuario específico, en el momento de finalizar la búsqueda solo traerá las transacciones que cumplan con la condición. 4. PARÁMETROS. Los parámetros son los datos que reciben las funciones y que utilizan para realizar las operaciones de la función. Una función puede recibir cualquier número de parámetros, incluso ninguno. A la hora de definir la función, en la cabecera, se definen los parámetros que va a recibir. Los parámetros tienen validez durante la ejecución de la función, es decir, tienen un ámbito local a la función donde se están recibiendo. Cuando la función se termina, los parámetros dejan de existir. Podemos definir valores por defecto para los parámetros. Los valores por defecto sirven para que los parámetros contengan un dato predefinido, con el que se inicializarán si no se le pasa ningún valor en la llamada de la función. Los valores por defecto se definen asignando un dato al parámetro al declararlo en la función. Para este instructivo se tendrá en cuenta únicamente el proceso en el modulo de Tesorería, para descripción de los campos que intervienen en cada uno de los programas los puede consultar en el Manual de Tesoreria, donde se describen los parámetros y programas de los procesos de este modulo. 6

7 5. FLUJO PROCESO DE CONCILIACIÓN BANCARIA 6. PARAMETRIZACION DEL ARCHIVO PLANO Se recomienda que el usuario que recibe esta capacitación tenga conocimiento en el proceso de conciliación bancaria que sigue la compañía, se recomienda la compañía de un integrante del área de Informática. Antes de comenzar la Parametrización del archivo plano para conciliación bancaria, debe solicitar al Banco la cartilla que explica la información que deberá contener el archivo de conciliación bancaria que se subirá al sistema, indicando el Número de caracteres y el formato que debe tener cada campo definido en dicho archivo. Sin esta información no es posible comenzar la Parametrización del archivo plano en el sistema Seven-ERP. 7

8 Tenga presente que Cada Banco maneja una estructura diferente en el archivo del extracto bancario, que utilizamos para importar la información al sistema y generar el proceso de conciliación bancaria. Una vez cuente con la información de los campos que componen el archivo plano, podemos comenzar con su Parametrización en el sistema, para lo cual debe ingresar al modulo de Tesorería/Parámetros donde encontrara un Submenú denominado Definición de Archivos Planos, en el cual encontrara los programas necesarios para la definición en el modulo de Tesorería del archivo plano para conciliación bancaria. El proceso tomara la información importada de los extractos bancarios entregados por los bancos y la conciliara con las transacciones que fueron ingresadas en el sistema Seven-ERP en el módulo de Tesorería y que afectaron las cuentas bancarias. Este proceso concilia la información contenida en las tablas TS_DARCO (Extracto) y TS_COBAN (Seven-ERP), al ser conciliado un registro se actualiza el campo de estado en las dos tablas, el proceso de conciliación será realizado de forma automática y las partidas conciliatorias que no se puedan conciliar, deberán ser conciliadas manualmente, ejemplo: Se utiliza el proceso manual cuando en el banco se genero un registro por $1,000,000.oo, pero en el sistema Seven-ERP se generaron dos registros por $500,000.oo. 8

9 6.1 Definición Tipos de Archivo Ingrese al Programa Denominado Tipos de Archivo (STSTIARP), en el cual debe crear un nuevo tipo de archivo, que por ejemplo puede llamarse CONCILIACIÓN BANCARIA. Debido a que el sistema Importa información al sistema, la Clase debe ser Entrada, y por último la tabla base para la conciliación bancaria siempre debe ser TS_DARCO. La clase Salida, es utilizada para Exportar información, y se utiliza para el caso del pago a proveedores por banco. Solo requiere crear un Tipo de archivo para: Pago a proveedores por Banco (Salida), Conciliación bancaria (Entrada) e Importación de Consignaciones directas (Entrada). 6.2 Relación de Tablas La siguiente parametrización solo será necesaria la primera vez que importe un archivo plano, posteriormente las relaciones ya generadas entre las tablas del sistema, serán utilizadas para la importación de los archivos planos de los otros bancos. Ingrese al programa de relación de tablas (STSRETAB), y cree las relaciones ó Joins que existen entre las tablas que serán utilizadas para importar la información a las tablas de la conciliación, la tabla Origen deberá ser TS_ARCON, la cual debe ser relacionada con: TS_DARCO (Tabla en la que quedan importados los detalles contenidos en el extracto bancario), los Joins deben ser generados por los campos que igualan las dos tablas, ejemplo: Entre las tablas TS_ARCON y TS_DARCO, deberá existir un join para los campos EMP_CODI y ARC_CONT. 9

10 El orden es utilizado por el sistema para armar dinámicamente las sentencias SQL, colocando después del Where los joins en el orden que aquí sea definido. Es importante definirlo para el proceso de exportación de planos, para que las consultas a la base de datos sean optimas. A continuación relacionamos la Parametrización mínima que deberá existir para el proceso de conciliación bancaria en la relación de tablas. 6.3 Definición de Variables A continuación deberá crear en el sistema las variables que serán utilizadas para definir la información que contiene el archivo plano, e identificar a que campos de las tablas de la información de conciliación bancaria debe ser importada, Ejemplo: El banco envía el valor de cada transacción, para lo cual creamos una variable denominada Valor Registro que utilice el campo correspondiente DAR_VALO, de tal forma que al importar el archivo plano, los valores de cada transacción sean importados a dicho campo. Ingrese al programa de definición de variables (STSVARIA), en el cual podrá asignarle un nombre genérico a cada campo de la base de datos que requiere utilizar para definir la información contenida en el archivo plano a importar. 10

11 En el campo Nombre deberá colocar la descripción ó nombre genérico que le asignara al campo ó variable que desea crear. En la el campo Tabla, debe identificar el nombre de la tabla a la cual importara la información. En el campo Código, deberá identificar el campo de la tabla que selecciono y que utilizara para definir la información contenida en el archivo Plano. Categorías de las variables: VARIABLE: Identifican que la variable creada en el sistema, corresponde a un campo en la base de datos, e indicara la información contenida en el archivo plano. Ejemplos: SISTEMA: Estas variables solo pueden ser creadas a nivel de base de datos, y son definidas por Digital Ware, son utilizadas para la generación de archivos planos para el pago a proveedores por banco, pueden ser utilizadas cuando el banco solicita realizar operaciones especiales en el archivo plano que será enviado. Ejemplo: Enviar un campo al final de los detalles que indique el número de facturas ó pagos que están siendo enviados en el plano, para esto se creó una variable del sistema denominada Número de registros (S_NREGIS). No olvide que debe existir la Variable Nula. Si desea ver como se utilizan estas variables por favor consulte el instructivo InstS Pago a Proveedores por Banco_V1.pdf 11

12 PARÁMETRO: Las variables correspondientes a la categoría Parámetro, no son utilizadas actualmente para la generación de los pagos a proveedores por Banco, ni para el proceso de conciliación bancaria. 6.4 Definición de Archivos Planos A continuación deberá crear en el sistema la estructura del archivo plano a importar, la cual está sujeta al instructivo entregado por el Banco, para lo cual debe Ingresar al programa de definición de archivos planos (STSARCHI). 12

13 En el campo Archivo asigne un código al plano que desea crear y en el siguiente campo defina el nombre que identifique la estructura, por ejemplo: CONCILIACIÓN BANCARIA BANCOLOMBIA. El campo llave no debe ser modificado, debe quedar CXC_CONT. En tipo de archivo debe relacionar el tipo de archivo que creo en el paso 1, el cual identifica que el archivo plano es de Entrada (Para importar información). En el campo número de registros deberá identificar cuantos tipos de filas hay en el archivo plano, el cual puede combinar registros tipo: Encabezado, Detalle y Totales, Ejemplo: si el archivo plano debe estar compuesto por Encabezado y Detalles, el número de Registros será 2. El campo de archivo alterno es utilizado para aquellos archivos planos en los que cada fila de detalle contiene dos registros. Este campo es utilizado para el proceso de Pago a proveedores por banco, para el caso de la conciliación bancaria en este campo no requiere 13

14 definir ningún tipo de valor, deberá dejar el Archivo alterno Nulo ó Cero (0), que coloca el sistema por defecto al momento de insertar. En el campo Banco, deberá relacionar el código del banco al que pertenece el archivo Plano. En el campo nombre físico, deberá definir el nombre con el que siempre importara el archivo plano, Ejemplo: BANCOLOMBIA, no olvide colocar la extensión con la que estará el plano, que para este caso deberá ser BANCOLOMBIA.TXT, siempre que vaya a importar un extracto lo primero que debe hacer es cambiar el nombre del archivo a Bancolombia.txt, de lo contrario el sistema no encontrara el archivo y no podrá ser importado. En el campo ruta, debe seleccionar mediante el icono de ayuda que encontrara a mano derecha del campo, la ruta del disco duro en la cual deberá estar el archivo plano a importar, si crea una carpeta especial, por ejemplo en la unidad C:\Planos, dicha carpeta deberá ser creada en la maquina cliente en la que se importen los planos de conciliación, de lo contrario el archivo plano no podrá ser importado. El campo Calcular posición, es utilizado para los detalles del archivo plano, este campo será explicado más adelante. A continuación puede definir los formatos que utiliza el archivo plano, para así mismo poder importar la información al sistema. 14

15 Con la opción Separador de campos, podrá definir la forma en que está separada cada columna del archivo entregado por el banco, Ejemplo: Separador de campo: Coma 0001, Proveedor 1, , Proveedor 2, , Proveedor 3, Separador de campo: Punto y Coma 0001; Proveedor 1; ; Proveedor 2; ; Proveedor 3; El formato Número, Se utiliza para aquellos campos en los que requiere importar un valor, por ejemplo para el caso del valor del movimiento, deberá definir el separador de decimales a utilizar, así como el número de decimales a importar, en el campo Ejemplo, podrá ver una muestra de cómo será importado el campo de valor al sistema. Si en el separador de Decimales enviado por el Banco es un espacio en blanco, en el campo de separador decimal coloque una B, al generar el plano este carácter le indicara al sistema que el separador de decimales es un espacio en blanco. 15

16 El campo Tipo de longitud se utiliza para determinar dentro del archivo plano, si las columnas tienen longitud fija ó variable, es decir, en el detalle del registro se parametriza hasta cuantos caracteres puede manejar la columna pero puede tener ó no la longitud correspondiente, Ejemplo: Detalle de registro, posición inicial 5 longitud 10, el valor que viene en el archivo es obsérvese que solo ocupa 5 posiciones, si es variable, una vez termina el registro coloca el separador de campos definido, y si quiero que sea fijo, puedo indicarle al sistema que por ejemplo los espacios en blanco que falta para completar el numero de caracteres del campo sea rellanado con ceros ó blancos, teniendo también en cuenta la justificación del campo (derecha ó izquierda). En el campo Formato Fecha, identifique la forma como son enviados los campos de fecha en el archivo plano, con el icono de ayuda que encuentra al lado derecho del campo, podrá escoger el formato que envía el banco, en el campo ejemplo, vera una muestra de cómo quedaran los campos tipo Fecha. El campo Intercalar registros 2 y 3, se utiliza cuando el banco envía tres registros, pero el 2 y tres son intercalados, Ejemplo: En el Registro tres ira el total y deberá ir al comenzar los registros de los detalles de los movimientos, posteriormente deberá ir el valor correspondiente de cada movimiento, es decir, el registro tipo ENCABEZADO 002 TOTALES 003 DETALLE1 004 DETALLE2 Nota: La configuración especial de cada campo, solo aplicara cuando en el detalle, se indique que SI acepta formato. A continuación, se deberá definir los campos que se importaran al sistema. Un archivo plano puede estar compuesto por ejemplo, por solo registros de tipo detalle, otros bancos envían, un encabezado y los detalles, y hay otros bancos que envían el archivo plano con un Encabezado, los detalles y una fila de totales, en la carpeta de registro, deberá identificar cuantos tipos de líneas existen en el archivo plano que envía el banco, tenga presente que solo podrá existir un registro que deberá corresponder a los detalles. 16

17 Ubíquese en el registro que va a parametrizar (Ejemplo Encabezado), y de click en la pestaña campos, en la cual deberá identificar las columnas que componen el archivo plano para ese tipo de registro. A continuación, deberá comenzar a definir los campos que serán importados al sistema, dependiendo de lo indicado en el instructivo del archivo plano entregado por el Banco. El campo Nro será dado por el programa, el cual es un consecutivo para cada línea que ingrese en el detalle En el campo Nombre, deberá identificar el nombre del campo correspondiente, por ejemplo NUMERO DE CHEQUE. En el campo Tipo, debe identificar la categoría del campo contenido en el archivo plano, que puede ser: Fija, Variable, Sistema, ó Parámetro. 17

18 Fija: Utilizado cuando el campo definido en el plano siempre es el mismo, se puede utilizar para definir los campos que no importaran al sistema. Variable: Utilizado cuando el campo contenido en el archivo plano, es utilizado para importar información a la tabla de la base de datos de la conciliación bancaria, por ejemplo, el numero de documento utilizara el campo DAR_NUME de la tabla TS_DARCO y fue llamado numero de documento. Sistema: Utilizado cuando el campo que se debe importar, es una operación adicional del programa, por ejemplo Fecha del sistema. Parámetro: Estas variables no son utilizadas para la importación de los extractos bancarios. En el campo Variable deberá relacionar el código de la variable que utilizara para importar información, la ayuda de este campo solo mostrara las variables que correspondan al Tipo seleccionado, según la clasificación que el usuario le haya dado a cada variable creada en el programa de definición de variables (STSVARIA), por ejemplo: al seleccionar el tipo Sistema, le mostrara variables como S_CONSEC, S_NHOSIS, Etc. Cuando el campo es fijo no requiere identificar ninguna variable, al momento de guardar el detalle el sistema automáticamente asignara un Cero (0). En el campo clase, deberá identificar si la variable corresponde a un campo ó si requiere una sumatoria de un campo especifico. En el caso de las variables del sistema y los campos fijos, no requerirá identificar ningún tipo de valor en este campo. El campo Nombre Variable será dado automáticamente por el sistema, dependiendo de la variable relacionada, al relacionar una variable fija el sistema colocara automáticamente VARIABLE NULA. 18

19 La opción valor de campo es utilizada para identificar la información que deben llevar las variables fijas, que puede ser información Numérica ó Alfanumérica. En el caso de las variables tipo campo (ej. DAR_DOCU), no requiere definir ningún tipo de valor, al guardar el sistema asignara automáticamente un punto (.). En el caso de las variables del sistema deberá colocar como mínimo un punto (.), pero para el caso de la variable S_FECVEN, debe identificar el número de días para hallar la fecha de vencimiento, por ejemplo 30. Con la siguiente opción podrá determinar si el campo viene justificado a la derecha ó a la izquierda, dependiendo de lo definido por el Banco, Ejemplo: Justificación a la Derecha del campo valor: 0001 Proveedor Proveedor Justificación a la Izquierda del campo valor: 0001 Proveedor Proveedor

20 En el siguiente campo podrá determinar como viene el relleno de aquellos dígitos que faltan para cumplir con el tamaño del campo, el cual puede ser Ceros ó Blancos, ejemplo: Campo Valor Justificado a la derecha relleno con Ceros: 0001 Proveedor Proveedor Campo Valor Justificado a la derecha relleno con Blancos: 0001 Proveedor Proveedor El campo Posición inicial es calculado automáticamente por el sistema, para el caso del primer detalle la posición inicial es 1, para el caso del segundo detalle la posición inicial será iguala a la posición inicial del detalle anterior más (+) la longitud definida para el campo del detalle anterior, Ejemplo. Detalle Nro Posición Inicial Longitud En la opción longitud deberá identificar la cantidad de dígitos contenida en el campo, la cual es definida en el instructivo entregado por el banco. 20

21 La opción Acepta formato, indica si el campo deberá utilizar los formatos definidos en la configuración del archivo plano, por ejemplo para los campos de valor y para los campos de fecha. NOTA: Si al terminar de configurar el archivo plano, detecta que la longitud definida para alguno de los campos quedo errada, genere la corrección de dicha longitud y posteriormente oprima el icono de calcular posición, el cual verificara y corregirá la posición inicial de todos los campos. 6.6 Relación Documentos del Sistema VS Banco Los bancos identifican el tipo de transacción con un código en particular (puede ser numérico ó alfanumérico), por ejemplo, en el extracto bancario de Davivienda viene un capo denominado transacción 002 en el cual se identificara el tipo de transacción generada: 002 EGRESO 004 TRASLADO 018 NOTA BANCARIA En la parametrización de la conciliación debo ayudarle al sistema a interpretar la información que se está importando, para lo cual debo definir el código que identifica la transacción en el Banco a qué tipo de transacción corresponde en el sistema Seven-ERP, de esta forma al importar el registro el sistema sabrá qué clase de registro es el que se está importando. Debe tener presente que al relacionar los documento del banco con los de Seven- ERP, lo que es nota debito para el banco en seven debe quedar como nota crédito. Ejemplo el documento enviado por el banco es ND COSG NA y en Seven se importara como una NOTA CRÉDITO. 21

22 En el campo Documento Banco se deben digitar los nombres de los documentos del banco abreviados, y no puede pasar de más de 10 dígitos ó espacios. Ingrese al programa de relación de registros del sistema Vs Banco (STsRdocu) Seleccione el banco al que corresponde el plano que esta parametrizando, para la importación del extracto bancario que desea generar en el sistema. Según el documento Banco digitado, seleccione el documento que le corresponde en el sistema Seven, de tal forma que al importar la información del banco, cada vez que encuentre en este caso el documento 01, el sistema Seven-ERP interpretara que se trata de un Comprobante de Egreso y asignara su correspondiente Clase de documento. Nota: En la definición del archivo Plano este documento se debe identificar con el campo DAR_DOCU para que el sistema puede generar las relaciones de los documentos con base en la información parametrizada, si esta información no es definida, el sistema importara todos los registros del extracto con la clase de documento Egreso. 22

23 7. PASOS PARA GENERAR EL PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA 7.1 Importación del Extracto Bancario Una vez se encuentre definida la estructura del archivo plano a importar, ingrese al programa STsImcon en el que se solicitaran los datos básicos del archivo plano a Importar (Extracto). La información de Banco y Sucursal Bancaria son relacionadas automáticamente al momento de seleccionar la cuenta bancaria. Esta cuenta corresponde a la cuenta de la cual va a importar el extracto bancario al sistema. Seleccione el Archivo Plano de Conciliación a utilizar (Estructura del archivo plano entregado por el banco). Una vez seleccionada la estructura del plano, el sistema completara automáticamente la información de Archivo plano alterno y ruta Archivo. Si en el archivo plano se cuentea la información de fecha Inicial, fecha final, saldo inicial y saldo final, y usted relaciono la información con los campos de la tabla TS_ARCON en los que se encuentran estos datos, para que sean importado, la información del programa no es necesario que sea diligenciada, la fecha puede colocarlas como una referencia del año y mes al que pertenece la información a importar; si no definió en la estructura estos campos, debe digitar manualmente la información para que sea importada correctamente. Recuerde que debe cambiar el nombre físico del archivo al nombre que usted definió en la estructura del archivo plano (STsArchi) y colocarlo en la ruta definida; una vez valide la información utilice el icono de Procesar para que sea migrada la información. El proceso migra la información a las tablas del modulo de tesorería TS_ARCON y TS_DARCO 23

24 7.2 Captura del Extracto Bancario Ingrese al programa de captura de extracto bancario (STsExtba) En este programa podrá realizar las siguientes operaciones: a) Revisar información importada: Permite revisar los registros importados mediante el proceso de importación del extracto bancario (STsImcon), genere un QBE de la cuenta bancaria de la cual importo la información. En el encabezado encontrara la información básica del Extracto (Cuanta bancaria, saldo inicial, saldo final, fecha inicial y fecha final), y en detalle encontrara la relación de los registros importados al sistema y según lo definido en la estructura del plano (Documento, numero de documento, valor, numero de cheque, clase, fecha de conciliación, estado y tercero). Una vez el registro sea conciliado con un registro del sistema Seven-ERP, se actualizara el estado a Conciliado. La clase asignada a cada registro dependerá de la relación generada en el programa de documentos del sistema vs documentos del banco (STsRdocu). b) Cargar Saldos Iníciales: Sin registros en Seven-ERP: Si se trata del primer proceso de conciliación bancaria que se realiza en el sistema, que se genera solo con saldos iníciales, es decir, no se han registrado transacciones en tesorería, el usuario puede cargar en este programa los saldos que se encuentran pendientes por conciliar de extractos anteriores, este cargue se puede realizar de forma manual, ó puede crear un archivo plano con la estructura utilizada para la importación de extractor, y generar este cargue de saldos iníciales.con registros en Seven-ERP: cuando ya existen registros en Tesorería, y va a generar su primer proceso de conciliación, en el sistema deberá realizar un proceso de conciliación inicial de la información que se encuentra en Seven-ERP, para esto utilice el icono denominado Cargar Datos Seven, que le traerá todos los datos del sistema pendientes de conciliar y los cargara como parte de un extracto bancario, del listado, elimine los registros que debe queda 24

25 pendientes por conciliar en libros (según conciliaciones anteriores), y genere un proceso de conciliación automático que cambiara el estado de los registros a conciliado. Recuerde crear un nuevo documento de forma manual ó a través de un plano, para incluir los saldos pendientes por conciliar de extractos anteriores. Al registrar los saldos iniciales deben tener en cuenta que en campo fecha de conciliación debe ser igual a la fecha del registro que se está ingresando, esa fecha de conciliación alimenta el campo DAR_FECO en la tabla TS_DARCO. c) Actualizar datos: este programa le permite revisar y actualizar la información del extracto bancario, si detecta algún problema con la información importada puede modificarla sin ningún tipo de problema; puede cambiar el valor, la clase, la fecha, según el problema que haya detectado. Así mismo podrá eliminar un registro importado ó adicionar nuevos detalles al extracto. d) Generar Conciliación sin Extracto Bancario: Si no tiene el archivo plano del Extracto Bancario, podrá crearlo por este programa manualmente, relacionado la información de la cuenta bancaria y posteriormente relacionando los detalles, para posteriormente conciliarlos con la información del módulo de tesorería. 7.3 Herramientas del Programa de Extractos Bancarios Esta Opción le permite cargar los datos de la conciliación bancaria cuando no tiene un archivo plano a importar, este icono toma la información que fue registrada en el modulo de tesorería y la lleva al detalle del extracto bancario, para que sea revisada, analizada, y dado el caso editada, para que pueda generar el proceso de conciliación bancaria. Se recomienda utilizarlo para generar el primer proceso de conciliación bancaria, y poder conciliar los saldos iníciales del sistema Seven-ERP vs la información del Extracto. Esta Opción verifica que los datos importados del extracto coincidan, al utilizar este icono, el sistema genera la siguiente fórmula: Salido inicial + Débitos del movimiento importado Créditos del movimiento importado, dicha información debe ser igual al Saldo final. Al terminar la validación, se genera un cuadro resumen, en el que podrá verificar si existen diferencias ó si la información importada es correcta. 25

26 NOTA: Si ya importo la infamación del extracto bancario, no utilice la opción Cargar Datos Seven, si la utiliza la información del extracto le quedara duplicada ya que adicionara los registros pendientes por conciliar de tesorería en Seven-ERP. 7.4 Información Conciliación Bancaria Este programa le permite revisar por pantalla los registros que se encuentran pendientes por conciliar a nivel de Seven-ERP; adicionalmente, le permite cargar los saldos iníciales de los registros pendientes por conciliar de meses anteriores, que no han sido reportados en los extractos bancarios, de esta forma al generar el reporte de conciliación podrá observar los registros pendientes por conciliar de Seven, de meses anteriores y podrá conciliarlos cuando sean reportados en el extracto bancario. 26

27 7.5 Conciliación Automática Una vez se encuentra lista la información del extracto bancario en el sistema Seven-ERP, y los sados iníciales están cargados (para el caso del primer proceso de conciliación bancaria), ingresamos al programa de conciliación Automática (STsCoaut) en el que se definirán los criterios que se utilizaran para conciliar la información que fue definida ó importada del banco contra las transacciones que fueron registradas en el módulo de tesorería del sistema Seven-ERP y que afectaron el saldo de la cuenta bancaria que se va a conciliar. Genere un QBE de la cuenta bancaria, el programa le mostrara todos los registros que se encuentren pendientes por conciliar. A continuación seleccione los criterios que utilizara para generar la conciliación (Fecha, Naturaleza, Clase, Valor, Numero de Cheque, tercero) Seleccione la Fecha de Conciliación. Una vez seleccionados los criterios utilice el icono Conciliar automáticamente En este momento el sistema busca los registros en el Extracto que sean iguales a la información digitada en el Sistema Seven-ERP, que se encuentran en la tabla TS_COBAN y TS_DARCO, a medida que el proceso encuentra registros iguales en las dos tablas, les cambia el estado a Conciliado. Vera que automáticamente desaparecerán de pantalla aquellos registros que fueron 27

28 conciliados. El sistema concilia con la fecha de consignación, de la tabla TS_COBAN toma el campo COB_FECO y de la tabla TS_DARCO toma el campo DAR_FECO. Tenga en cuenta: En el proceso de conciliación automático, el sistema solo cruza los documentos que cumplan con las condiciones señaladas en el cruce automático, con esto se indica que si en Seven-ERP hay un documento que se recaudo en dos consignaciones y en el extracto viene relacionado solo una por el valor total de las dos, estos cruces el sistema no los realiza de manera automática, y se debe hacer de forma manual, lo mismo si las fechas de consignación no coinciden. A continuación revise nuevamente los criterios y quite algunos, como el numero de cheque y procese nuevamente, vera que el sistema conciliara nuevos registros. Todo dependerá de la combinación de criterios que se seleccione. 7.6 Conciliación Manual Este programa permite realizar una conciliación manual de los registros, de tal forma que el usuario decide los registros que deben ser conciliados, aunque el proceso de conciliación es más largo que generar el proceso automático. Tenga presente que si un documento del extracto concilia con más de un registro del sistema Seven-ERP no puede realizar dicho proceso por este programa, debe utilizar el programa de Cruce manual. En este programa no se presentan validaciones, es decir deja cruzar partidas así los valores no coincidan, el uso de este programa es responsabilidad del usuario, se recomienda al usuario, utilizar el programa de cruce manual (STsConma). Nota: cualquier solicitud sobre el programa STSCOMAN se considera una mejora al sistema. Ingrese al programa de conciliación Manual (STsComan). 28

29 Genere un QBE de la cuenta bancaria de la cual realizara el proceso de conciliación Manual, una vez los registros se encuentran en pantalla utilice el icono de búsqueda que se encuentra en el campo denominado Conciliación mostrara las transacciones con las cuales podrá conciliar el registro. Solo se mostraran los registros de Seven-ERP que cumplan con las características del documento a conciliar del extracto bancario: Verifique el código de la Cuenta Bancaria, campo CUB_NUME. Verifique el tipo de documento D (Débito) ó C (Crédito), campo COB_TIPO. Verifique la clase del documento T (Traslado), E (Egreso), F (Egreso Directo), G (Consignación), I (Consignación Directa), L (Consignación Línea), D (Nota Débito), C (Nota Crédito) y V (Devolución), campo COB_CLAS. Verifique que el estado del documento sea Estado N (No conciliado), no mostrara los registros en estado C (Conciliado), campo COB_ESTA. 7.7 Cruce Manual de Conciliación Bancaria Este programa (STsConma) permite realizar un cruce manual entre datos del Extracto bancario y los datos del sistema Seven-ERP, en este caso el cruce se genera tomando un registro del Extracto y un registro del sistema y se genera la conciliación, también permite conciliar uno a varios ó varios a uno. Ejemplo: cuando en el banco se registra una transacción por valor de $1,000,000.oo, pero en el sistema Seven se registraron dos transacciones por $500,000.oo. 29

30 Genere un QBE de la cuenta bancaria que esta conciliando, a mano izquierda vera la información del extracto bancario pendiente por conciliar, y a mano derecha Observara las transacciones generadas en el modulo de tesorería que se encuentran pendientes por conciliar. Seleccione el registro del extracto (mantenga oprimida la tecla Control CTRL para que pueda marcar varios registros a la vez. Una vez seleccionados realice lo mismo en la parte de los registros del sistema, que están a costado derecho. Solo podrá conciliar los registros cuando el valor total de los registros seleccionados en el extracto sea igual al valor total de los registros seleccionados de Seven-ERP. Cuando los valores sean iguales utilice el icono Conciliar Registros el cual realizara la conciliación de los registros seleccionados. Al encontrar diferencias se genera el siguiente mensaje: 30

31 Si no encuentra en el listado el registro a conciliar, debido a que hay varios que se registros pendientes, puede utilizar el icono de búsqueda QBE que se encuentra al lado de los campos de total, y con el cual podrá buscar los registros a conciliar. 7.8 Reportes de Conciliación Este informe (StSrconb) mostrara por banco y cuenta bancaria los registros conciliados, No Conciliados ó Todos, dependiendo el tipo de reporte que se seleccione. De no estar todos Conciliados mostrara la diferencia. Este informe (StSrcban) mostrara para un banco la información no conciliada del extracto y del banco, correspondiente a la cuenta seleccionada al generar el informe. 8. OBSERVACIONES El consultor Asignado a su proyecto le ayudara a parametrizar un archivo plano en el sistema, tomando como ejemplo el extracto de un Banco, si requiere generar un nuevo plano de otro banco, el usuario al que se capacito sobre este proceso deberá generar la Parametrización del plano requerido; Sin embargo, cualquier inquietud al respecto no dude en contactar nuestro Call Center. Se recomienda que una vez migrado el plano, renombre el archivo.txt, ó genere una copia del archivo, de esta forma tendrá una bitácora de la información que ha migrado al sistema. Los saldos iniciales, es decir, los registros que están pendientes por conciliar de meses anteriores, deben ser incluidos al sistema, en el caso de los saldos de los extractos pueden ser creados de 31

32 forma manual por el programa de Captura de extracto bancario (STsExtba) ó creando un plano y migrando la información al sistema; en el caso de los saldos del módulo de tesorería pueden ser migrados mediante archivo plano con el programa de importación de información (SGnImpor), ó manualmente mediante la utilización del programa de información de conciliación bancaria (STsCoban). Nota: Por ninguna razón modifique los estados de conciliado a no conciliado o viceversa por Base de datos, si lo hace al generar un proceso de recalculo de saldos, el sistema al no encontrar el documento con el que se concilio el registro, actualiza su estado nuevamente a no conciliado, lo que le originaria problemas en el proceso de conciliación ya generado; siempre utilice los programas de conciliación. FIN DEL DOCUMENTO 32

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