Desarrollo Contable Guía de trabajo para hacer un cierre contable confiable y oportuno

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1 Seminario Desarrollo Contable Guía de trabajo para hacer un cierre contable confiable y oportuno Introducción Este es un programa impartido por instructores de la firma de Contadores Públicos y Auditores, Santos, Barrera & Asociados miembros de la firma Baker Tilly International, la cual tiene presencia en más de cien países en todo el mundo. Al final del curso el participante obtendrá un diploma de participación emitido por Santos Barrera & Asociados y Seminart que le permitirá acreditar que ha completado este programa de formación y desarrollo para personal contable. Objetivo: Enriquecer el conocimiento de los participantes al proveerles de una serie de herramientas, checklist y tips para hacer un proceso de cierre que le permita la generación de información contable en forma confiable y oportuna. Contenido: 1. REGISTROS CONTABLES E INFORMACION CONTABLE DE SOPORTE a) Diferencia entre contador y tenedor de libros b) Tips para diseñar una nomenclatura de cuentas c) El mayor general y los registros auxiliares que debe tener toda empresa (auxiliar de bancos, clientes, cheques rechazados, inventarios, activos fijos, cuentas por pagar, proveedores) d) El cuadre que debe haber entre registros auxiliares y mayor general e) Cómo tratar diferencias no aclaradas entre registros auxiliares y mayor general f) La alimentación del sistema contable desde todos los módulos auxiliares g) La cultura de archivo y rotulación que deben tener los leitz en el departamento de contabilidad h) Cómo se hace una verdadera integración de saldos La diferencia entre una integración de saldos y un movimiento de mayor general i) Cada cuánto debemos hacer integraciones de saldos? j) Cuándo un saldo de un activo no corresponde dejarlo registrado como tal? k) Cuando un saldo de un pasivo no corresponde dejarlo registrado como tal l) Responsabilidad de la documentación de soporte y el costo real para los accionistas de los gastos no deducibles m) La función de un contador en cuanto a la propiedad que debe tomar de las cifras contables El enfoque correcto para atacar saldos extraños dejados por otros contadores

2 2. PROCESO DE CONTROL Y CIERRE DE LA CUENTA DE BANCOS a) Aspectos de control importantes en la emisión de cheques y recepción de cobros o ventas al contado b) La importancia de la conciliación bancaria en el proceso de cierre mensual c) Que trabajo realmente implica conciliar una cuenta bancaria No es solamente determinar que partidas existen entre un saldo y el otro! d) Problemas usuales en una conciliación bancaria y como estos pueden incidir en hacer un buen o mal cierre contable e) Que ajustes deben correrse de las conciliaciones bancarias previo al cierre de mes f) Como registrar contablemente una cuenta bancaria en Dólares g) Como ajustar el diferencial cambiario de las cuentas bancarias en Dólares para efectos fiscales y de NIIF h) Conciliaciones bancarias en Dólares? Que no debe hacerse i) La importación de conciliar el saldo en bancos versus el saldo de bancos en contabilidad j) Cada cuanto debemos hacer la conciliación bancaria para tener un cierre efectivo y oportuno k) Saldos de caja general y su tratamiento previo al cierre de fin de mes l) Registro contable de los gastos de caja chica m) Checklist de revisión de la cuenta de bancos previo a determinar que ya se puede hacer el cierre de esta cuenta 3. PROCESO DE CONTROL Y CIERRE DE LA CUENTA DE INVENTARIOS a) Métodos de contabilizar el costo de ventas, la operación por diferencia de inventarios y la operación por medio del descargo por cada factura realizada Cuál es el método correcto? b) De quién es la responsabilidad de hacer inventarios físicos? c) Quién es el responsable de compilar y valuar el inventario físico? d) Forma correcta de aplicar el método de valuación de costo promedio: El costo promedio simple y el costo promedio ponderado, cómo lo calcula el sistema es correcto? e) Es importante ajustar los inventarios físicos previo al cierre mensual? f) Que efecto tiene para la empresa los faltantes y los sobrantes g) Auxiliar de inventarios con ítems con saldos negativos la búsqueda de las causas h) Pasos previos a realizar ajustes de inventario físico i) Validación de saldos de auxiliar de inventarios versus el mayor general j) Saldos negativos de inventarios en el registro auxiliar k) Cómo debe contabilidad validar los inventarios en almacenes generales de depósito o en custodia de terceros? l) Cada cuanto debe hacerse el análisis para establecer que inventarios son obsoletos o de lento movimiento para efectos NIIF? m) Como se calcula el valor de la reserva de inventarios de lento movimiento u obsoletos n) Que efecto tiene en la contabilidad para toma de decisiones no hacer una reserva de inventarios obsoletos o) Análisis de cobertura de seguros de existencias

3 p) Qué implicación tiene no seguir oportunamente el procedimiento de destrucción de inventarios para efectos fiscales? q) Checklist de revisión de la cuenta de inventarios previo a determinar que ya se puede hacer el cierre de esta cuenta 4. PROCESO DE CONTROL Y CIERRE DE LA CUENTA DE CLIENTES a) El procedimiento correcto para registrar las transacciones de ventas de contado y crédito (periodicidad de registro) b) La periodicidad de registro del IVA debito c) Los riesgos latentes en la emisión de notas de crédito d) Que aspectos deben cuidarse con las notas de crédito previo al proceso de cierre mensual y de fin de año e) Como registrar contablemente las ventas al crédito de exportación f) Cuadre del saldo del auxiliar versus el saldo del mayor g) Como ajustar el diferencial cambiario de los saldos de la cartera de clientes de exportación para propósitos fiscales y propósitos de NIIF h) Los riesgos que hay de un descuadre entre el auxiliar y el mayor general i) Quien es el responsable de hacer un arqueo de los saldos de clientes contabilidad o auditoria j) La responsabilidad de conciliar cuentas de clientes con los clientes mismos k) Cuál es el formato adecuado de un balance de antigüedad de saldos l) Cuál es el propósito del balance de antigüedad de saldos m) Cada cuánto debe hacerse el análisis para establecer que cuentas necesitan una reserva de cuentas incobrables para efectos fiscales y para efectos bajo NIIF n) En qué momento debe cancelarse una cuenta incobrable de la reserva para efectos fiscales y de NIIF o) Qué aspectos deben cuidarse con las facturas dejadas en blanco al final de cada mes p) Checklist de revisión de la cuenta de clientes previo a determinar que ya se puede hacer el cierre de esta cuenta 5. PROCESO DE CONTROL Y CIERRE DE LA CUENTA CHEQUES RECHAZADOS a) Comparar si el total del listado de cheques rechazados coincide con el total de la cuenta de mayor general b) Establecer que cheques tienen más de 15 días de haber sido rechazados y establecer a que abogado serán trasladados esos cheques para cobro judicial c) Establecer la incobrabilidad de los cheques rechazados incluidos en el listado y revisar al final de cada mes a cuanto debiera ascender la estimación de incobrables de estos cheques bajo NIIF d) Establecer que clientes incluidos en este listado debieran tener limitaciones para hacerles nuevas facturas o aceptar nuevas compras e) Checklist de revisión de la cuenta de cheques rechazados previo a determinar que ya se puede hacer el cierre de esta cuenta

4 6. PROCESO DE CONTROL Y CIERRE DE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO (SEGUROS, PAPELERIA, OTROS) a) Que califica registrarse como un gasto anticipado (seguros, comisiones pagadas anticipadas, formas estándar del negocio, papelería en existencia de montos importantes) b) Control y registro de seguros: Se debe tabular el total de las pólizas de seguro estableciendo el monto de la prima total anual, los meses vencidos y los meses por vencer a la fecha de cierre c) En qué momento debemos registrar el valor de la póliza de seguro d) Registro mensual de los seguros vencidos en el mes e) Control de otros gastos anticipados (comisiones, formas, papelería etc.) en forma mensual f) Partidas de diario para trasladar a gasto rubros incluidos en gastos anticipados que ya fueron usados, consumidos o utilizados para correlacionar con una venta g) Checklist de revisión de la cuenta de gastos anticipados previo a determinar que ya se puede hacer el cierre de esta cuenta 7. PROCESO DE CONTROL Y CIERRE DE ACTIVOS FIJOS a) Activos que son depreciables y activos que no son depreciables b) Políticas o prácticas para iniciar la depreciación c) método usual de depreciación Línea recta para efectos fiscales y línea recta para efectos de NIIF d) Métodos de depreciación para un mismo rubro de activo fijo e) Que información debe contener un registro auxiliar de activos fijos f) La responsabilidad del control físico de activos fijos y de los ajustes por faltantes g) Aseguramiento de cuadre entre registro auxiliar y mayor general h) Aseguramiento de no depreciar en exceso los activos fijos i) Métodos para generar depreciación mensual y aplicación a los centros de costos (gastos de fábrica, gastos administración, ventas, distribución, etc.) j) Partida de depreciación mensual k) Checklist de revisión de la cuenta de activos fijos previo a determinar que ya se puede hacer el cierre de esta cuenta 8. PROCESO DE CONTROL Y CIERRE DE CUENTAS POR PAGAR. a) El procedimiento correcto para procesar facturas recibidas en la Recepción de la empresa (revisión, análisis, autorización, procesamiento de facturas y generación de listados de cuentas por pagar) b) Procedimiento de codificación contable c) Registro contable diario de cuentas por pagar en modulo auxiliar y en mayor general y actualización de IVA crédito d) Generación de reportería de proyección de pagos e) Registro contable de cuentas por pagar en moneda extranjera y su ajuste por variación en tipo de cambio para efectos NIIF y en la contabilidad fiscal f) La responsabilidad de enviar confirmaciones de saldos de las cuentas por pagar

5 g) Cotejar de total del auxiliar versus el mayor general h) El corte para aceptar las facturas a fin de mes i) La responsabilidad de hacer arqueos de facturas pendientes de pago j) La materialidad para registrar o no facturas aún pendiente de pago k) Lo importante del registro de provisiones y estimaciones de gastos incurridos para el cierre contable mensual y anual l) Checklist de revisión de las cuentas por pagar previo a determinar que ya se puede hacer el cierre de esta cuenta 9. PROCESO DE CONTROL Y CIERRE DE PROVEEDORES a) El procedimiento correcto para procesar facturas de compra locales recibidas en la recepción de la empresa (revisión, análisis, autorización, procesamiento de facturas y generación de listados de cuentas por pagar) b) Procedimiento correcto para registrar las compras de proveedores del exterior, a su monto en dólares y su diferencial cambiario c) Procedimientos para hacer más expedito el registro de importaciones d) El control de los reclamos de seguros y las integraciones que deben tenerse e) En qué momento se debe registrar una importación adquirida CIF y otra FOB f) Procedimiento de codificación contable y el proceso de actualización en el módulo de inventarios por las compras realizadas g) Registro contable diario de proveedores en modulo auxiliar y en mayor general y actualización de IVA crédito h) Generación de reporteria de proyección de pagos i) Ajuste de diferencial cambiario en la contabilidad bajo NIIF y en la contabilidad fiscal j) La responsabilidad de enviar confirmaciones de saldos de las cuentas de proveedores k) Cotejar de total del auxiliar versus el mayor general previo al cierre l) El corte para aceptar las facturas a fin de mes m) La responsabilidad de hacer un arqueo de facturas en la cuenta de proveedores n) La materialidad para registrar o no facturas aún pendiente de pago o) Checklist de revisión de la cuenta de proveedores previo a determinar que ya se puede hacer el cierre de esta cuenta 10. PROCESO DE CONTROL Y CIERRE EN NÓMINAS a) La sistematización y parametrización de nóminas temas importantes a considerar b) El registro de planillas quincenales c) El registro de la planilla de fin de mes d) Registro de las prestaciones laborales (Bono 14 y aguinaldo) e) Registro contable de otras prestaciones laborales f) El registro contable y el control de la cuenta vacaciones g) El registro contable en la contabilidad fiscal de las indemnizaciones h) Como probar que las prestaciones acumuladas por bono 14 y aguinaldo pueden ser razonables mediante verificaciones semestrales

6 i) El registro contable en la contabilidad bajo NIIF de las indemnizaciones (bajo indemnización universal) j) El registro contable del seguro social k) El registro mensual de las liquidaciones laborales l) La actualización de los libros de salarios m) Checklist de revisión de la cuenta de Nóminas y prestaciones previo a determinar que ya se puede hacer el cierre de esta cuenta 11. PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE ANTICIPOS A TERCEROS a) Como afecta en la contabilidad gerencial mostrar anticipos por operaciones ya consumadas b) Como afecta en la contabilidad fiscal mostrar anticipos por gastos ya incurridos pero que no tenemos aún la factura c) El proceso de seguimiento para liquidación de anticipos d) Balance de antigüedad de anticipos a terceros La opción correcta para controlar estas operaciones e) Checklist de revisión de los anticipos por liquidar previo a determinar que se puede hacer el cierre mensual o anual 12. PROCESO DE CONTROL Y DE CIERRE DE TEMAS FISCALES a) El momento de registro del impuesto sobre la renta en el cierre mensual b) El momento de registro del impuesto sobre la renta en el cierre anual c) El cálculo de la reserva legal en donde se coloca en los estados financieros d) El control de los créditos de ISO e ISR en su aplicación mensual, trimestral o anual e) Proceso de control y pago de las retenciones mensuales de ISR a terceros f) Checklist de revisión de temas fiscales previo a determinar que ya se puede hacer el cierre mensual o anual 13. EL PROCESO DE CIERRE MENSUAL Y ANUAL a) Tipos de partidas contables (registros en batch, por transacción, partidas recurrentes, partidas de diario rutinarias de acumulación, partidas de diario por estimaciones) b) La numeración de las partidas contables en el mes c) La política de la compañía para reversar operaciones y para reversar las reversiones d) La política de importancia o materialidad para el registro de operaciones en el cierre mensual o anual e) Que operaciones contables debe revisar el Contador General o el primer asistente del contador antes de ejecutar el cierre en el sistema f) La revisión preliminar de cifras con balances de saldos y estados financieros preliminares g) Uso de porcentajes para encontrar sentido a las cifras de los estados financieros(detectando relaciones inusuales o errores) h) La aprobación del cierre mensual i) Porque corremos siempre en el cierre anual Que operaciones debieran ejecutarse únicamente en el cierre anual j) El cierre en el sistema

7 k) La modificación a cifras en el sistema de meses anteriores l) La impresión de las cifras para libros oficiales Dirigido a: Contadores que recién son nombrados como responsables de un departamento, asistentes de contabilidad con potencial de crecimiento en el departamento y auxiliares o asistentes de contabilidad en general