FICHA DE REGISTRO DE TRABAJOS

Transcripción

1 FICHA DE REGISTRO DE TRABAJOS Nombre del trabajo Elija el tipo de participante BASE DE DATOS DE INFORMACION PETROLERA Institución pública Categoría en la que se inscribe el trabajo Elija la temática en la que participa el trabajo En el trabajo participa(n) Federal Calidad y disponibilidad de la información Una institución Nombre de la Institución (sin siglas) Especificar el nivel COMISION NACIONAL DE HIDROCARBUROS Federal Fecha de inicio de instrumentación del trabajo: 1. Objetivo del trabajo: El objetivo del proyecto es la creación de una base de datos oficial que centralice la información de la industria petrolera para dar cumplimiento a la Ley de la Comisión Nacional de Hidrocarburos. Dicho repositorio de datos deberá atender las necesidades de información de los integrantes de la CNH y del público en general. 2. Sinopsis del trabajo (antes de llenar este campo, revise el campo 4.11), referente a los anexos: El 20 de mayo de 2009 se creó la Comisión Nacional de Hidrocarburos (CNH) como un órgano desconcentrado de la Secretaría de Energía dotado de autonomía técnica y operativa que fungiera como instrumento de apoyo indispensable para fortalecer al Estado como rector de la industria petrolera. La fracción IX del Artículo 4º de la Ley de la Comisión Nacional de Hidrocarburos establece que le corresponde a la CNH recabar, analizar y mantener actualizada la información y la estadística relativa a: la producción de petróleo crudo y gas natural; las reservas probadas, probables y posibles; la relación entre producción y reservas; los recursos prospectivos; la información geológica y geofísica y otros indicadores necesarios para realizar sus funciones establecidas en esta Ley. No obstante, para dar cumplimiento a este mandato, la CNH enfrentó dos obstáculos que frecuentemente están presentes en cualquier organización pública de reciente creación y que difícilmente son superados. El primero, la falta de disponibilidad financiera para proyectos de tecnologías de información (TI) y; el segundo, la consecuente falta de personal especializado en TI que pudiera ser destinado al desarrollo del proyecto (a la fecha, la CNH tiene un solo empleado en el área de TI). De esta forma, la Dirección General de Operación (DGO) inició el proyecto con un grupo de economistas con conocimientos básicos en bases de datos y TI. En un inicio, utilizaron la licencia de Microsoft Access (incluida en la licencia institucional de

2 Microsoft Office), pero al superar la capacidad de manejo de datos que brinda esta herramienta, se dieron a la tarea de configurar una licencia de SQL Server Express (gratuita) en un equipo de escritorio dispuesto como servidor. La implementación de estos sistemas trajo consigo el reconocimiento de caso de éxito por parte de Microsoft México y una publicación del caso de CNH en la revista Política Digital de febrero de 2012 (Anexo 1). Actualmente, la DGO descarga información mensualmente de las bases de datos de Pemex vía internet, la valida y la actualiza en su base de datos, misma que es operada en SQL Server Express. La información tanto pública como reservada es consultada, al interior de la CNH, a través de cientos de archivos de Excel con conexiones de datos al repositorio de datos central. De esta forma, las hojas de cálculo funcionan como una interfaz de visualización y consulta de la información en SQL Server Express y no como almacenes de información, como en la inmensa mayoría de las organizaciones en el mundo entero. (Anexo 2). Gracias a ello, la CNH ha podido publicar y mantener actualizado un número creciente de reportes disponibles en la página (Anexo 3), mismos que incluyen indicadores clave de la industria petrolera nacional e incluso series históricas con un nivel de detalle mucho mayor al publicado por empresas petroleras internacionales y gobiernos de otros países. Adicionalmente, la CNH dispuso un servicio de envío de reportes a través de listas de distribución, mismas que están conformadas por usuarios que se suscriben a la misma de forma voluntaria. A la fecha, la lista de distribución cuenta con 955 suscriptores a las listas de distribución de los reportes de hidrocarburos (Anexo 4). La CNH publica actualmente 12 reportes en su página de internet con una gran cantidad de indicadores, mismos que son consultados diariamente desde varios países. Sólo durante 2012, se han registrado 2,545 descargas de reportes estadísticos (Anexo 5). Adicionalmente, se publican cuatro series mensuales de datos históricos con producción y pozos productores de petróleo crudo y gas, disponibles en: El uso de un manejador de bases de datos que concentra la información en un solo lugar aunado a que la consulta de información se realiza de forma directa por usuarios finales, a través de hojas de cálculo utilizando conexiones de datos; ha permitido que la información que la CNH recibe de PEMEX de forma oficial, aquélla que utiliza en sus propios análisis y la que publica y distribuye a través de internet sea única y consistente entre sí. Esto resulta un gran avance tomando en cuenta que el sector petrolero nacional está caracterizado por una gran multiplicidad de fuentes de información misma que normalmente es inconsistente entre sí. En suma, el proyecto de base de datos de la CNH destaca por el hecho de que fue desarrollado por usuarios finales de información, librando las restricciones presupuestales y de personal especializado. Utilizando recursos disponibles en cualquier organización pública o privada, como computadoras de escritorio configuradas como servidores, licencias de Microsoft Office y licencias gratuitas como la de SQL Server Express. Finalmente, cabe señalar que paralelamente, el IFAI y esta Comisión acordaron integrar un grupo de trabajo para revisar la clasificación que Pemex da a la información con la que cuenta en sus archivos, a través de la revisión de su Catálogo de Disposición Documental y de los argumentos que ha presentado Pemex a este órgano desconcentrado. El grupo de trabajo se concentró en primera instancia a revisar las causales de reserva de la información geológica y geofísica relacionada con la exploración y explotación de hidrocarburos. En virtud de los resultados de ese grupo de trabajo, esta Comisión, en el ámbito de su competencia como órgano técnico en la materia, señaló al IFAI, a través del Oficio Núm.- D /11, de fecha 23 de diciembre de 2011, varios elementos que podrían ser útiles para la determinación de los criterios que ese Instituto podría emitir, en apego a sus atribuciones, en beneficio de la transparencia de la información geológica y geofísica en el marco de las actividades de exploración de hidrocarburos, y esperando que el grupo de trabajo continúe los análisis en otros temas relevantes para la industria y de interés público. 3. Resultados: Los indicadores que permiten conocer el grado de cumplimiento del objeto del proyecto son básicamente los siguientes:

3 1.- Número de consultas realizadas a través de Internet: 2,545 descargas de reportes estadísticos entre el 1 de enero y el 20 de abril de 2012 (más de 23 reportes diarios). De las cuales, 386 (más de tres reportes al día) fueron descargas realizadas desde otros países. 2.- Número de usuarios de la lista de distribución de reportes de indicadores: 955 suscriptores a las listas de distribución de los reportes de hidrocarburos. 4. Contenido y estructura del trabajo (llene sólo los rubros que apliquen a su trabajo). En caso de que considere que algún rubro no aplica a su trabajo, por favor escriba No aplica. Requisitos Descripción La CNH utiliza intensivamente información que es generada por la empresa que regula, PEMEX Exploración y Producción (PEP). Los primeros trabajos que realizó la CNH (cuando fue creada a mediados de 2009) se elaboraron con información que sus empleados consultaban en las distintas bases de datos de PEP. No obstante, se encontró un sinnúmero de inconsistencias en esta información, ya que la empresa cuenta con varias bases de datos que almacenan la misma información. De esta forma, la CNH enfrentó dos problemas que frecuentemente encaran las organizaciones intensivas en información: el primero, la duplicidad del trabajo, ya que varios empleados de la CNH se conectaban, consultaban y descargaban información proveniente de las mismas bases de datos. El segundo, que la información se almacenaba en un sinnúmero de archivos locales en los equipos de escritorio de estos mismos empleados. Los dos puntos anteriores hacían muy complejo saber quién era la persona que contaba con el dato correcto y se generaban múltiples inconsistencias en la información que la CNH utilizaba en sus tareas diarias Diagnóstico (descripción de la situación original o estado de la cuestión que Adicionalmente, los recursos financieros disponibles para proyectos de TI se pretende transformar el trabajo). encontraban muy limitados y; consecuentemente, la CNH no contaba con personal del área de TI que pudiera participar en el desarrollo de una solución al problema descrito en los párrafos anteriores. Cabe señalar que uno de los obstáculos más interesantes en la implementación del proyecto fue la poca participación que muestran algunos empleados o áreas al interior de una organización para soltar la información y dejar que ésta se maneje de forma centralizada. Por lo anterior, si un proyecto busca centralizar información sin el apoyo de la directiva de una organización, su probabilidad de éxito resulta poco alentadora. Ésta es una de las principales razones por las que Pemex tiene varias bases de datos que manejan la misma información, en lugar de almacenar cada dato en una sola base de datos. En contraste, gracias al apoyo e involucramiento de la directiva de la CNH en este proyecto, se ha logrado sortear este cambio cultural.

4 4.2. Público objetivo (segmento de la población a quien está dirigido el o los beneficios del trabajo) Beneficios públicos o sociales generados Medición de Resultados (descripción de la manera en que se miden los resultados del trabajo). Dado que casi el 40% de los ingresos del gobierno federal provienen de sector petrolero, la información es relevante para cualquiera que se interese en la vida pública del país, tanto a nivel nacional como internacional. La gran variedad de reportes que se publican actualmente en la página de la CNH son de interés para los sectores especializados en temas de la industria petrolera, universidades, centros de investigación, estudiantes, prensa, gobiernos, empresas privadas, banca de inversión, organismos multilaterales, entre otros. La información publicada por la CNH no se encuentra disponible en ningún otro lugar. Por lo anterior existen beneficios públicos y sociales muy importantes toda vez que la información se da a conocer de forma oportuna y con total transparencia. Los costos de generarla han sido mínimos, ya que no se ha incurrido ni en contrataciones ni en inversiones adicionales para ello. La existencia de una fuente de información veraz y oportuna de la industria petrolera que abraca tantos temas con este nivel de detalle, abre un gran abanico de posibilidades a la población interesada. Los reportes que se publican en la página de internet pasan por un proceso de revisión interno que culmina con los comisionados de la CNH (más alto nivel). Adicionalmente, el número de descargas de un reporte (Anexo 5) nos da un indicador de la utilidad del mismo, de modo que aquellos reportes que no sean consultados frecuentemente son sujetos a la modificación de su contenido o bien se dan de baja del sitio de internet de la CNH. Del mismo modo, las consultas internas (Sharepoint) se sujetan a un proceso de evaluación periódica en la cual, aquéllas consultas que no son utilizadas se dan de baja de la Base de Datos. En un principio, la revisión de los reportes involucraba un proceso en el que participaban varios funcionarios de la CNH en el que los errores eran modificados de forma manual Mecanismos de revisión que permitan evaluar y en su caso corregir la implementación del trabajo. Sin embargo, una vez que los reportes se empezaron a elaborar con la información de la base de datos, la validación de información la hace una sola persona sobre el conjunto completo de datos antes de la carga a la base de datos de CNH. Gracias a esto, los funcionarios que participaban en la revisión de los reportes dejaron de ocuparse en ello y la publicación de reportes va libre de errores toda vez que las inconsistencias se detectan antes de actualizar la base de datos. El proyecto de base de datos de la CNH está hecho por y para los usuarios de información de forma que los mecanismos de mejora son definidos por ellos mismos. Por ejemplo, en una primera instancia se utilizó Microsoft Access como manejador de base de datos, pero al ser ésta una herramienta limitada

5 4.6. Elementos que permitan determinar si el trabajo puede realizarse en otro(s) ámbito(s). en cuanto al manejo de altos volúmenes de datos, cuando la información de la CNH fue alcanzando dichos límites, los mismos usuarios lo detectaron y cambiaron a SQL Server Express. En cuanto a los reportes internos y externos, los usuarios monitorean con qué frecuencia se consultan, si no son utilizados se modifica su contenido y en un caso extremo se dejan de actualizar y publicar. La comunicación entre usuarios ha resultado más directa y efectiva que aquélla que se mantiene normalmente con áreas de TI, por lo que la información almacenada en el repositorio de la CNH es información utilizada diariamente tanto por empleados de la CNH como por entidades externas tanto nacionales como extranjeras. El proyecto no fue implementado por especialistas, sino por usuarios de la información. El creciente banco de datos y su consulta directa por usuarios finales, que son desarrollados en la CNH, son un ejemplo que cualquier organización que trabaje con grandes volúmenes de datos podría implementar. Aquellas organizaciones, público, privadas y sociales, que utilizan datos de tipo estadístico, o basados en texto, tienen en la CNH un referente para emprender un proyecto de esta naturaleza con costo adicional cero Personal involucrado (incluir a todos los participantes de todas las instituciones en su caso). CNH: JUAN CARLOS ZEPEDA MOLINA, OSCAR JAIME ROLDAN FLORES, ENRIQUE EDUARDO DOMINGUEZ PAREDES, ALMA PATRICIA ALFARO MARTINEZ, EMMA ELENA PEÑA AVENDAÑO, MARIA ADAMELIA BURGUEÑO MERCADO, YOLANDA SOSA JUAREZ, LOURDES JAMIT SENTIES Y MARCO ANTONIO COTA VALDIVIA Si el trabajo consiste o contiene alguna aplicación informática, debe proporcionar el vínculo electrónico donde pueda verificarse su operación Si el trabajo consiste o contiene alguna aplicación informática, debe adjuntar un documento que permita comprender su funcionalidad (Guía para el usuario). Separe los vínculos con punto y coma (;) Si el trabajo consiste o contiene alguna aplicación informática, debe adjuntar un demo que permita comprobar su funcionamiento sin conexión a Internet (off line), por ejemplo: videos, imágenes, presentación en PowerPoint, etc Anexos (favor de incluir los documentos que den soporte y comprueben los resultados del trabajo:

6 video, imágenes, base de datos, otros). Importante: Los anexos que se incluyan deberán estar referidos en la sinopsis del trabajo (ver campo 2 de este formato). 5. Relación del trabajo con la temática en la que concursa. Temática 1.- Calidad y disponibilidad de la información. A pesar de las restricciones presupuestales y de la falta personal especializado en TI, la CNH ha logrado superar los obstáculos de inconsistencias en la información y duplicidad en el trabajo que existe en la industria petrolera nacional. Asimismo, gracias al apoyo e involucramiento de la directiva de la CNH en este proyecto, se ha logrado sortear este cambio cultural. La información de la industria petrolera había estado oculta hasta la creación de la CNH. Desde el año 2009, se publicó el primer reporte, el de Indicadores de Explotación, mismo que se volvió un referente en un sector que sólo publica información básica del sector a nivel nacional. Al primer trimestre del 2012, los reportes públicos de la CNH se han vuelto una fuente de información de medios de comunicación para difundir los resultados operativos de la empresa petrolera nacional. Por otra parte, la información en la base de datos de la CNH es el insumo principal de dictámenes y resoluciones que emite el Órgano de Gobierno de la CNH. Asimismo, los análisis que se publican en la página de internet de la CNH se realizan con la información contenida en esta base de datos. Gracias a la dirección del proyecto por parte de los usuarios de información, se eligieron las fuentes oficiales de cada variable y la base de datos, sus reportes y consultas, se actualizan cada mes. De este modo, la base de datos de la CNH opera de manera consistente y la carga de información se realiza una vez que la misma es validada, de modo que no se garantiza la publicación de información libre de errores. 6. Aporte elementos que permitan determinar si el trabajo satisface algún(os) criterio(s) previstos en la Base Séptima. Aportaciones a la consolidación de las políticas y prácticas de transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas. El esfuerzo que la CNH ha venido realizando se ha convertido en un referente tanto a nivel nacional como internacional. La transparencia ha sido uno de los principales objetivos de la CNH, mismos que han sido claramente establecidos al más alto nivel dentro de la organización. Beneficios públicos generados. Los reportes públicos de la CNH se han vuelto una fuente de información de medios de comunicación para difundir los resultados operativos de la empresa petrolera nacional. Por otra parte, la información en la base de datos de la CNH es el insumo principal de dictámenes y resoluciones que emite el Órgano de Gobierno de la CNH. Asimismo, los análisis que se publican en la página de internet de la CNH se realizan con la información contenida en esta base de datos. Sostenibilidad y aplicabilidad de la experiencia en otros ámbitos. La base de datos se desarrolla por los mismos usuarios finales de la información, por lo que su sostenibilidad no depende de un área de TI como se hace tradicionalmente. El primer esquema garantiza de mejor manera la continuidad del proyecto que el segundo enfoque. Adicionalmente, el desarrollo del proyecto no requirió contrataciones adicionales de equipo, ni de personas, ni de licencias de software adicionales a las que típicamente se encuentran disponibles en cualquier organización pública.

7 Mejora y calidad de la gestión institucional y Utilidad de la experiencia en relación con el problema atendido. El hecho de que este proyecto no haya sido implementado por especialistas, sino por usuarios de la información, se traduce en una ventana de oportunidad para todas las entidades públicas que no hayan podido abrir su información por falta de consistencia en los datos que utilizan. Aquellas organizaciones, público, privadas y sociales, que utilizan datos de tipo estadístico, o basados en texto, tienen en la CNH un referente para emprender un proyecto de esta naturaleza.